Lesson 10.

Correspondence

- correspondence /ˌkɒr.ɪˈspɒn.dəns/ (n) thư tín

- assemble (v) = put together = bring together: thu thập, tập hợp
- beforehand (adv) = in advance: trước (đứng cuối câu)
- complication (n) sự phức tạp
complicate (v)
complicated (a)
- courier (n) người đưa thư
- express (a) tốc hành ® send by express mail: gởi bằng thư tốc hành
(v) bày tỏ
- fold (v) gấp lại
- layout (n) bố cục
- mention (n)
(v) đề cập
mentionable (a)
- petition (n) lời thỉnh cầu
(v) thỉnh cầu
petitioner (n) người thỉnh cầu
- proof (v) tìm lỗi sai
(n) chứng cứ = evidence
proofreader (n) người soát lỗi
proofing (G)
- register (n) hồ sơ = record
(v) đăng kí
registration (n)
registered (a)
- revise (v) chỉnh sửa
revised (a)
revision (n)

20
 In small offices, it is often the
executive assistant who must manage all
of the printed material that the firm
produces. The job responsibilities include
typing and printing out the correspondence.
These letters and memos must all be
carefully proofed to make sure they are
error-free. If not, the errors should be
corrected. If the meaning is not clear, the
correspondence should be revised. This
revision should be done beforehand, not
when the letter is ready to be sent.
Before putting correspondence into
an envelope, the executive assistant must
assemble all the various attachments and
other documents to be enclosed with the
letter. When folding the correspondence,
the assistant should make sure that when
opening the envelope, the recipient sees the
letterhead first.
Once prepared, the correspondence
must be sent appropriately. Local, urgent
mail could be hand-delivered by a courier
service. Long-distance, urgent mail could be
sent overnight or by express mail. If a
record is required mail can be registered
and receipts are given.
In addition to transmitting and
receiving faxes, the executive assistant
must work closely with company officials.
When the company executives have to
make a presentation, the executive
assistant often becomes a graphic designer
charged with the layout, or the look of, the
graphics and text for the printed materials
used during the presentations. Did I mention
that these duties generally involve learning
extremely complicated design software? It’s
a wonder that more executive assistants
don’t petition their bosses for a raise.
- firm (v) ấn định(n) công ty
- official (n) quan chức (a) chính thức
- suitable, proper, appropriate, relevant, pertinent ¹ improper
21
Trong các văn phòng nhỏ, thường
thìtrợ lý giám đốc điều hànhphải quản lý
tất cả nguyên vật liệu được in ấn mà công
ty sản xuất ra. Các trách nhiệm công việc
bao gồm đánh máy và in ra thư tín. Những
lá thư này và thông báo nội bộ này tất cả
phải được soát lỗi cẩn thận để đảm bảo
rằng chúngkhông có lỗi. Nếu không,
những sai sót cần được sửa chữa. Nếu ý
nghĩa không rõ ràng, thư tín nên được
chỉnh sửa lại. Việc chỉnh sửanày cần phải
được thực hiện trước, không phải khi thư
sẵn sàng để được gửi.
Trước khi đưa thư tín vào mộtphong
bì, trợ lý giám đốc điều hành phải tập hợp
tất cả các file đính kèm khác nhau và các tài
liệu khác được đính kèm với thư. Khi
gấpthư tín, người trợ lý phải đảm bảo rằng
khi mở phong bì ra, người nhận thấy tiêu
đề thư trước tiên.
Một khi được chuẩn bị, thư tín phải
được gửi một cách thích hợp. Thư khẩn
cấp, địa phương có thể được bàn giao tận
tay bởi một dịch vụ chuyển phát nhanh.
Thư khẩn cấp, đường dài có thể được gửi
qua đêm hoặc bằng thư tốc hành. Nếu một
bản ghi được yêu cầu gởi có thể được đăng
ký và các biên lai được đưa ra.
Ngoài việc truyền và nhận fax, trợ lý
giám đốc điều hành phải làm việc chặt chẽ
với các quan chức công ty. Khi các giám
đốc điều hành công ty phải thực hiện một
bài thuyết trình, các trợ lý điều hành thường
trở thành một nhà thiết kế đồ họa chịu
trách nhiệm với bố cục, hay hình ảnh về,
đồ họa và văn bản cho các tài liệu được in
được sử dụng trong suốt các bài thuyết
trình. Tôi đã đề cập rằng các nhiệm vụ
thường liên quan việc học tập các phần
mềm thiết kế vô cùng phức tạp chưa? Thật
ngạc nhiên khi mànhiều trợ lý điều hành
không kiến nghị ông chủ của họ cho một
khoản tăng lương.
 Lesson 11. Job Advertising and Recruiting

- abundant (a) dồi dào

- accomplishment (n) thành tựu = achievement
accomplish (v) = achieve
accomplished (a)
- in honor of: để vinh danh
- bring together (v) = gather: thu thập, tập hợp
- training session (n) phiên huấn luyện
- candicate (n) ứng cử viên
- come up with (v) đưa ra
- invent (v) phát minh
- be commensurate with: tương xứng với
- match (n) phù hợp
(v) kết nối
matching (a)
- profile (n) nhóm đặc điểm, tiểu sử
(v)
profiled (a)
- qualifications (n) 1. phẩm chất
2. năng lực
3. bằng cấp
qualify (v)
qualified (a)
- recruit (v) tuyển dụng /rɪˈkruːt/
(n) nhân viên
recruitment (n)
recruiter (n)
- submit (v) nộp = turn in
submission (n)
submittal (v)
- time-consuming (a) tốn thời gian

22
 Recruiting employees is a time-
consuming and costly process. Therefore,
employers want to match the right person
with the right job the first time around.
There are many ways to recruit good
employees: advertising in newspapers and
professional journals, recruiting on college
campuses or at conferences, or getting
referrals from headhunters.
Recruiting is a time for a company to
brag about its accomplishmentsand excite
people about its future. Each company is
trying to bring together the best and the
brightest, but they are not alone. Their
competition is trying to do the same thing.
When jobs are abundant and there is low
unemployment, employers may face higher
demands from job seekers. Conversely,
when the economy is slowing down and
jobs are few, employers are in a better
position for attracting the best candidates.
Employers look for certain
characteristics and qualifications in their
employees. Coming up with a very specific
profile that fits the company culture and the
specific job requirements is a difficult job.
Employers want to see a well-rounded
candidate and someone who has related
work experience. They are willing to offer a
salary that is commensurate with that
experience. Employers will make hiring and
salary determinations based on the
information candidates submit throughout
the application and interview process.
23
Tuyển dụng nhân viên là một quá
trình mất thời gian và tốn kém. Do đó, các
nhà tuyển dụng muốn đểkết nốiđúng người
với đúng việcngay từ lần đầu tiên. Có rất
nhiều cách để tuyển dụng những nhân viên
tốt: quảng cáo trên báo và tạp chí chuyên
nghiệp, tuyển dụng tại các khuôn viên
trường học hoặc tại các hội nghị, hoặc
nhận tư vấn từ công ty săn đầu người.
Tuyển dụng là lúc cho một công ty để
khoe vềnhững thành tích của nó và kích
thích mọi người về tương lai của nó. Mỗi
công ty đang cố gắng để tập hợp người tốt
nhất và xuất sắc nhất, nhưng họ không đơn
độc. Đối thủ cạnh tranh của họ đang cố
gắng để làm điều tương tự. Khi công việc
rất dồi dào và có tỷ lệ thất nghiệp thấp, nhà
tuyển dụngcó thể phải đối mặt nhu cầu cao
từ những người tìm việc. Ngược lại, khi
nền kinh tế đang chậm lại và việc làm rất ít,
nhà tuyển dụng đang ở trong một vị trí tốt
hơn để thu hút các ứng viên tốt nhất.
Những nhà tuyển dụng tìm kiếm
những đặc điểm và năng lực nhất định của
nhân viên của họ. Đưa ra một hồ sơ rất cụ
thể cái mà phù hợpvăn hóa công ty và các
yêu cầu công việc cụ thể là một công việc
làm khó khăn. Những nhà tuyển dụng muốn
xem một ứng cử viên hoàn hảo và một
người đã liên quan đến kinh nghiệm làm
việc. Họ sẵn sàng để cung cấp một mức
lương tương xứng với kinh nghiệm đó. Nhà
tuyển dụng sẽ thực hiện tuyển dụng và xác
định tiền lương dựa trên các thông tin mà
ứng viên nộp trong suốt quá trình nộp đơn
và phỏng vấn.