Lesson 19.

Invoices

- invoice (n) hóa đơn

- charge (v) tính phí
(n) phí (phí dịch vụ lâu lâu mới sử dụng, expense là phí hằng ngày)
- compile (v) thu thập, tập hợp = gather
compilation (n)
compiled (a)
- customer (n) khách hàng
- commodity (n) hàng hóa
một điều gì đó = thing
- discount (v) cắt giảm
(n) = reduction
- efficient (a) hiệu quả
efficiently (adv)
efficiency (n)
- estimate (v) ước tính
estimation (n)
estimating (G)
- impose (v) áp đặt
imposition (n)
imposing (a)
- surcharge (n) phí trả thêm
- mistake (n) lỗi lầm
mistaken (v)
(a)
- order (v) đặt hàng
(n) đơn hàng
- promptly (adv) một cách nhanh chóng
begin promptly bắt đầu một cách nhanh chóng
precisely bắt đầu một cách chính xác
- rectify (v) xoay chuyển
He rectified the situation by writing a letter of apology.
- terms (n) 1. thuật ngữ
2. điều khoản
in terms of: về mặt

38
 Mail-order companies need to have
an efficient process for invoicing and billing
customers. When a customer places an
order, a list of items must be compiled and
an invoice generated. The invoice will list
the items purchased, along with the cost of
each item, and the quantity desired.
Charges that will be incurred in shipping
the items to the customer are also added to
the invoice. Sometimes shipping charges
are simply estimatedbased on the weight or
value of the items ordered.
The invoice also shows the terms of
payment. Payment is usually due within 30
days. Extra charges are often imposed on
overdue accounts. Many companies also
offer a small discount if invoices are paid
promptly.
Sometimes items get damaged or lost
(while) in transit, or customers discover
that the wrong items have been shipped by
mistake. They will usually call the company
to have the problem rectified. Such
complaints should be dealt withpromptly. If
an item is missing, a replacement will be
sent, usually at no additional charge to the
customer.
39
Các công ty đặt hàng qua thư cần
phải có một quá trình hiệu quả cho việc lập
hóa đơn và thanh toán cho khách hàng. Khi
một khách hàng đặt một đơn hàng, một
danh sách các vật dụng này phải được thu
thập và hóa đơn được tạo ra. Hóa đơn sẽ
liệt kê các mặt hàng được mua, cùng
vớichi phí của từng mục, và số lượng được
mong muốn. Chi phí mà sẽ được chịu
trong việc vận chuyển các mặt hàng cho
khách hàng cũng được thêm vào hóa đơn.
Đôi khi chi phí vận chuyển chỉ đơn giản là
được ước tínhdựa trên trọng lượng hoặc trị
giá của các mặt hàng được đặt mua.
Hoá đơn cũng cho thấy các điều
khoản thanh toán. Việc thanh toán thường
là đến hạn trong vòng 30 ngày. Phí tính
thêm thường được áp đặttrên các tài khoản
quá hạn. Nhiều công ty cũng cung cấp một
giảm giá nhỏ nếu hóa đơn được thanh toán
một cách nhanh chóng.
Đôi khi các mặt hàng bị làm hư hại
hoặc thất lạctrong quá trình vận chuyển,
hoặc khách hàng khám phá rằng các món
hàng sai đã được vận chuyển bởi sai lầm.
Họ thường sẽ gọi cho công ty để nhờ xoay
chuyển vấn đề. Khiếu nại như thế phải
được xử lý một cách nhanh chóng. Nếu
một món hàng bị mất tích, một sự thay thế
sẽ được gửi, thường không tính phí thêm
cho khách hàng.
 Lesson 20. Inventory

- inventory (n) hàng tồn kho

- adjustment (n) sự điều chỉnh
adjust (v)
adjustable (a)
- automatically (adv) một cách tự động
automatic (a)
automation (n)
- crucial (a) rất quan trọng
- significant (a) quan trọng, đáng kể
- discrepancy (n) sự bất đồng
- disturb (v) quấy rầy
disturbance (n)
disturbingly (adv)
- interfere (v) can thiệp
- interrupt (v) gián đoạn
- liability (n) trách nhiệm = responsibility
- obligation (n) sự bắt buộc
- reflection (n) sự phản ánh
reflect (v)
reflector (n)
- run (v) vận hành = operate
- scan (v) quét
scanner (n)
scanned (a)
- subtract (v) trừ ra; deduct (v) khấu trừ
subtraction (n)
subtracted (a)
- tedious (a) nhàm chán
- verify (v) xác nhận = confirm = validate  invalidate = cancel: hủy bỏ
- account for (v) giải thích cho cái gì đó

40
 In a retail business, inventory has
multiple meanings. Inventory means all the
goods that a company has on hand or
available to it in a warehouse. Inventory
also means the process by which the
business verifies the number of goods. An
accurate account of the inventory available
is crucial. The amount of stock is a liability
because it is already owned by the
business.
Taking an inventory is a physical
count of the inventory holdings. Today,
almost every business keeps a running
inventory count by having its sales records
tied by computer to its inventory. When a
customer makes a purchase, the computer
system tied to the register subtracts the
purchase from the inventory records. If a
customer makes a return or an exchange,
the inventory numbers will be adjusted by
the computer automatically. That’s often
why scanning the bar code is so important
in stores. If merchandise is broken or
damaged in the stockroom or on the sales
floor, the manager will ask the sales and
stock help to change the stock holdings to
reflect the loss.
As good as the computer records
may be, they are just an estimate. At least
once a year, most businesses do an actual
physical count of the inventory. This
process can be tedious but it is necessary
as there are always discrepancies between
what the computer says you own and what
your physical count says. Often stores close
for a day, or at least close early, so that staff
can perform the inventory without
disturbances.
41
Trong một doanh nghiệp bán lẻ,
hàng tồn kho có nhiều ý nghĩa. Hàng tồn
kho có nghĩa là tất cả các mặt hàng mà
một công ty có sẵn hoặc sẵn có cho nó
trong một nhà kho. Hàng tồn kho cũng có
nghĩa là quá trình mà bằng quá trình
đódoanh nghiệp xác nhận số lượng hàng
hóa. Một lượng chính xác hàng tồn khosẵn
có làrất quan trọng. Số lượng hàng là một
trách nhiệmbởi vì nó đã thuộc sở hữu bởi
các doanh nghiệp.
Đặt hàng tồn kho là một số vật lý của
các thùng hàng tồn kho. Ngày nay, hầu
hết các doanh nghiệp giữ một số lượng
hàng tồn kho đang chạy bằng cách có các
hồ sơ bán hàng của nó được gắn bằng máy
tính đến hàng tồn kho. Khi một khách hàng
thực hiện mua hàng, hệ thống máy tính
được gắn liền với việc đăng ký trừ ra mua
từ các hồ sơ kiểm kê. Nếu một khách hàng
thực hiện việc trả lại hoặc trao đổi, các con
số hàng tồn kho sẽ được điều chỉnh bởi các
máy tínhmột cách tự động. Đó là lý do tại
sao thường xuyên quét mã vạch là rất quan
trọng trong các cửa hàng. Nếu hàng hóa bị
vỡ hoặc bị hư hỏng trong nhà kho hoặc
trên tầng bán hàng, người quản lý sẽ yêu
cầu người bán hàng và chứng khoán giúp
thay đổi sở hữu cổ phần để phản ánh sự
mất mát.
Tốt như các hồ sơ máy tính có thể,
chúng chỉ là một ước tính. Ít nhất một lần
một năm, hầu hết các doanh nghiệp làm
một số vật lý thực tế của hàng tồn kho. Quá
trình này có thể nhàm chán nhưng nó là cần
thiết như luôn luôn có những sự bất đồng
giữa những gì các máy tính nói bạn sở hữu
và những gì mà số vật lý của bạn nói.
Thường thì các cửa hàng đóng trong một
ngày, hoặc ít nhất là đóng cửa sớm, để mà
nhân viên có thể thực hiện việc kiểm kê mà
không có quấy rầy.