Lesson 17.

Odering Supplies

- order
place order (v) đặt hàng
take order (v) nhận hàng
- diversify (v) = broaden: mở rộng
diversity (n)
diverse (a)
- enterprise (n) = business: doanh nghiệp
enterprising (a)
enterpriser (n) = entrepreneur
- essentially (adv) cần thiết
essential (a)
essense (n)
- everyday (a) hằng ngày = routine (a)
(n) thói quen
- function (n) chức năng
(v)
functional (a)
- maintain (v) duy trì
maintainable (a)
maintainability (n)
- obtain (st) from … (v) xin, có được (cái gì) từ … = acquire
- prerequisite (n) điều kiện tiên quyết
prosicute (v) truy tố
- quality (n) phẩm chất, chất lượng
- smooth (a) trôi chảy
smoothly (adv)
smooth out (v)
- source (n) nguồn
- stationery (n) văn phòng phẩm
- spare (a) dự phòng

34
 All businesses, large and small, must
maintain an inventory of supplies. In most
business offices, there are several essential
everyday items, including stationery, pens,
staples, and folders. These are easily
obtained from office supply stores that
provide the most commonly used items
under one roof. Some of these stores will
even take orders by telephone with free
delivery.
However, some businesses require a
more diverse range of supplies. For
example, businesses that ship their
products usually need cartons, Styrofoam
peanuts, mailing tape, and shipping labels
on handat all times. Though these items
may be available from general office supply
stores, there are other specialty stores that
only sell packing and shipping supplies.
No matter what the type of business,
the office administratoris in charge of
ordering supplies and maintaining an
inventory. Having the essential supplies on
hand at all times is a prerequisite for the
smooth and efficient functioning of the
enterprise. The administrator should try to
locate the cheapest source of the supplies
required, but also pay attention to the
quality of the goods.
35
Tất cả các doanh nghiệp, lớn và nhỏ,
phải duy trì các vật tư tồn kho. Trong hầu
hết các văn phòng kinh doanh, có một số
mặt hàng thiết yếu hàng ngày, bao gồm văn
phòng phẩm, bút, ghim kẹp, và bìa kẹp
giấy. Chúng thì dễ dàng có được từ các
cửa hàng vật tư văn phòng cái mà cung cấp
các mặt hàng được sử dụng phổ biến nhất
dưới một mái nhà. Một số cửa hàng thậm
chí sẽ nhận đơn đặt hàng qua điện thoại với
việc giao hàng miễn phí.
Tuy nhiên, một số doanh nghiệp đòi
hỏi một phạm vi đa dạng hơn cácvật tư. Ví
dụ, các doanh nghiệp vận chuyển sản phẩm
của họ thường cần thùng giấy, đậu phộng
xốp, băng gửi thư, và nhãn vận chuyển có
sẵnvào mọi lúc. Mặc dù các mặt hàng này
có thể có sẵn từ các cửa hàng vật tư văn
phòng nói chung, có những cửa hàng
chuyên môn khác chỉ bán các vật tư đóng
gói và vận chuyển.
Cho dù loại hình kinh doanh nào,
người quản trị văn phòng phụ trách đặt
hàng vật tư và duy trì một hàng tồn kho. Có
các vật tưthiết yếucó sẵn vào mọi lúc là một
điều kiện tiên quyết cho sự hoạt độngtrơn
tru và hiệu quả củadoanh nghiệp. Quản trị
viên nên cố gắng định vị nguồn cung rẻ
nhất các vật tư được đòi hỏi, nhưng cũng
chú ý đếnchất lượng của hàng hóa.
 Lesson 18. Shipping

- accurately (adv) một cách chính xác

accuracy (n)
accurate (a)
- carrier (n) người vận chuyển
- catalog (n) danh mục sản phẩm
- fulfill = finish = finalize (v) hoàn tất
requirement
fulfill
request
meet
need
accommodate
order
fulfilling (G)
fulfillment (n)
- integral = necessary (a) cần thiết
integrate (v)
integration (n)
- inventory (n) hàng tồn kho
- minimize (v) giảm thiểu
minimal (a)
minimum (n)
- on hand = available (a) có sẵn
- remember (v) nhớ lại
- retain (v) giữ lại
- memory (n) kỉ niệm
memorable (a) đáng nhớ
memorial (a) thuộc về kỉ niệm
- ship (v) vận chuyển = transport
shipper (n)
shipment (n)
- sufficiently (adv) một cách đủ
sufficient (a)
suffice (n)
- supply (n) hàng hóa, vật dụng
(v) cung cấp = provide

36
 For Mr. Park’s Asian housewares Đối với cửa hàng đồ gia dụng châu Á
store, shipping is an integral part of the của ông Park, vận chuyển là một phần
business. Many customers need to send không thể thiếu của doanh nghiệp. Nhiều
their purchases to friends or relatives who khách hàng cần gởi những món hàng cho
live far away. Other customers, who do not bạn bè hoặc người thânở xa. Các khách
live near one of his stores, shop by catalog hàng khác, những người không sống gần
and need their orders sent by mail. một trong các cửa hàng của ông ấy, mua
sắm bằng danh mục sản phẩm và cần các
đơn hàng của họ được gởi bằng đường
bưu điện.
Shipping is, of course, the process of Vận chuyển là, tất nhiên, quá trình
getting goods delivered to a customer, but it mang hàng hóa được giao cho một khách
is more than just getting a box in the mail. hàng, nhưng cùng lắm chỉ mang một hộp
Goods must be packaged carefully to qua đường bưu điện. Hàng hóa phải được
minimizebreakage and ensure that they đóng gói cẩn thận để giảm thiểuviệc vỡ và
arrive safely. Staff members must keep đảm bảo rằng chúng đến nơi an toàn. Nhân
accurate records of the inventory shipped, viên phải giữ hồ sơ chính xác của hàng tồn
so Mr. Park knows at all times the answers kho được vận chuyển, vì vậy ông Park biết
to these questions: When did a box leave ở mọi lúc câu trả lời cho những câu hỏi: Khi
the store? Who was the carrier who nào một hộp rời khỏi cửa hàng? Người vận
delivered it? When did it arrive at its chuyểnngười mà giao nó cho ai? Khi nào
destination? Customers will have nó đếnđiểm đếncủa nó? Khách hàng sẽ có
confidence in Mr. Park’s business when he sự tự tin trong doanh nghiệp của ông Park
can give quick and accurate answers. khi ông có thể cung cấp các câu trả lời
nhanh chóng và chính xác.
The shipping process must be tied to Quá trình vận chuyển phải được gắn
the store’s inventory. When orders are liền vớihàng tồn kho của cửa hàng. Khi
taken, the shipping staff must know that đơn đặt hàng được thực hiện, các nhân
there is sufficient inventory of the product viên vận chuyển phải biết rằng có đủ hàng
on hand to fulfill the request. If a product is tồn kho của các sản phẩm sẵn có để hoàn
on order, the sales staff should advise the tất yêu cầu. Nếu một sản phẩm đang được
customer to expect a delay. When orders đặt hàng, nhân viên bán hàng nên tư vấn
are shipped out, they must be deleted from cho khách hàng để mong đợi một sự trì
the inventory records so Mr. Park knows hoãn. Khi đơn đặt hàng được vận chuyển
exactly how many items are on hand in his ra ngoài, chúng phải được xóa từ các hồ
warehouse. It takes a good computer sơ tồn kho nên ông Park biết chính xác có
program to keep track of the additions and bao nhiêu mặt hàng sẵn có tại nhà kho của
deletions to the inventory. ông ấy. Phải mất một chương trình máy tính
tốt để theo dõi những bổ sung và những
xóa bỏ cho các hàng tồn kho.
Sales staff must remember to charge Nhân viên bán hàng phải nhớ để tính
for shipping and appropriate taxes. Mr. Park phí cho thuế vận chuyển và thích hợp. Ông
must keep good records on the cost of the Park phải giữ hồ sơ tốt về chi phí của các
shipping and packing materials and other vật liệu đóng gói và vận chuyển và cácvật
supplies, the cost of the carriers, and staff tư khác, chi phí của người vận chuyển, và
time to assess whether he is billing enough thời gian nhân viên để đánh giá xem liệu
to cover his shipping expenses. anh ta có thanh toán đủ để trang trải các chi
phí vận chuyển của anh ta.
houseware (n) đồ gia dụng warehouse (n) nhà kho

37