QUY TRÌNH QUẢN LÝ VẬT TƯ

I. Lưu đồ

STT Trách nhiệm Lưu đồ Mô tả/biểu mẫu

- Phiếu đề xuất sửa

- Các bộ phận, Đề xuất mua, sắm chữa.
1 vật tư, trang thiết bị
phòng ban. - Phiếu đề xuất cấp
vật tư.

- Bộ phận vật tư.

- P. TV-TH Tìm kiếm, lựa chọn nhà cung
2 - Các bộ phận liên cấp
quan.

Không
3 - Ban lãnh đạo Duyệt

Đồng ý - Lập hợp đồng mua

- P. TV-TH bán. Thông báo cho
Lập đơn hàng, hợp đồng mua
4 - Bộ phận mua nhà cung cấp về yêu
bán.
hàng. cầu đặt hàng.

- Tờ trình mua, sửa

Không chữa thiết bị kèm
5 - Ban lãnh đạo Duyệt
hợp đồng/báo giá từ
nhà cung cấp.
Đồng ý
- Biên bản bàn giao
- Tổ Kỹ Thuật Kiểm tra vật tư, hàng hóa. Lập
vật tư từ nhà cung
6 - Thủ kho phiếu nhập kho vật tư. cấp.
- P. TV-TH
- Phiếu nhập kho.

- P. TV-TH - Biên bản bàn giao

7 - Thủ kho Xuất kho vật tư vật tư.
- Tổ kỹ thuật - Phiếu xuất kho.
 - Biên bản thu hồi vật
- Thủ kho tư.
- Tổ Kỹ Thuật Quản lý, bảo quản vật tư. - Biên bản tái sử dụng
8
- P. TV-TH vật tư cũ.
- P. TCKT - Báo cáo kiểm kê vật
tư định kỳ.

1. Diễn giải lưu đồ.

1.1. Đề xuất mua sắm vật tư, trang thiết bị.
- Căn cứ vào nhu cầu sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị. Các đơn vị lập phiếu đề xuất sửa
chữa hoặc phiếu đề xuất cấp vật tư gửi P. TV-TH.
1.2. Tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp.
- Từ đề nghị sửa chữa, cấp vật tư trưởng phòng TV-TH sẽ phân công nhân viên tiến
hành tìm kiếm các nhà cung cấp.
- Sau khi tìm kiếm lựa chọn được đơn vị có khả năng đáp ứng được yêu cầu của công
ty về : Số lượng/chất lượng/nguồn gốc xuất xứ/chất lượng dịch vụ… Trình ban lãnh
đạo phê duyệt.
1.3. Lập đơn hàng, hợp đồng mua bán.
- Bộ phận mua hàng tiến hành yêu cầu gửi báo giá từ nhà cung cấp. Sau đó trình ban
lãnh đạo phê duyệt giá cả.
- Sau khi được ban lãnh đạo phê duyệt. Bộ phận mua hàng tiến hành lập đơn hàng, hợp
đồng mua bán với nhà cung cấp.
1.4. Nhận hàng, kiểm tra vật tư.
- Bộ phận mua vật tư làm việc với nhà cung cấp để xác nhận thời gian giao hàng.
- Thủ kho, kỹ thuật, bộ phận vật tư có trách nhiệm kiểm tra vật tư (số lượng, chủng
loại, chất lượng…). Nếu vật tư không đúng yêu cầu thủ kho thông báo ngay cho bộ
phận mua hàng làm việc với nhà cung cấp để thực hiện thay thế/sửa chữa. Đối với
hàng hóa không đạt yêu cầu trả lại nhà cung cấp khi mang ra cổng phải làm giấy đề
nghị ra cổng theo quy định của công ty.
- Sau khi vật tư được kiểm kê xong các bộ phận liên quan có trách nhiệm ký vào biên
bản giao hàng/nhập kho/biên bản nghiệm thu theo quy định.
- Phòng TV-TH có trách nhiệm theo dõi chất lượng dịch vụ của các nhà cung cấp nhằm
có cơ sở chọn được các đơn vị cung cấp tốt.
1.5. Xuất kho vật tư.
- Các bộ phận có nhu cầu sử dụng vật tư lập phiếu đề xuất vật tư. Thủ kho có trách
nhiệm cung cấp đúng chủng loại vật tư theo phiếu đề xuất vật tư.
- Trong trường hợp trong kho không có vật tư theo yêu cầu thủ kho phải báo cáo cho
cấp quản lý để có phương án bổ sung kịp thời.
- Sau khi công tác xuất kho vật tư xong đơn vị sửa dụng, thủ kho, các bộ phận liên
quan ký vào phiếu xuất kho/biển bản bàn giao vật tư.
- Các vật cũ sau khi thay thế phải có biên bản thu hồi vật tư cũ. Các vật tư này sẽ được
đánh giá nên loại bỏ hay tái sử dụng.
- Trong trường hợp vật tư cấp không đúng hoặc vì lý do nào đó mà không sử dụng phải
có biên bản thu hồi vật tư nhập lại kho vật tư.
1.6. Quản lý, bảo quản vật tư.
- Thủ kho hàng tháng, hàng quý lập báo cáo vật tư gửi về ban lãnh đạo theo yêu cầu.
Căn cứ vào số liệu báo cáo P. TV-TH sẽ tiến hành lên kế hoạch mua sắm các vật tư
dự phòng.
- Hàng tuần, hàng tháng thủ kho tổng hợp chứng từ liên quan (xuất kho/nhập kho/biên
bản bàn giao/thu hồi vật tư…)gửi về P. TV-TH xem xét sau đó gửi về P.TCKT làm
cơ sở đối chiếu thanh toán với nhà cũng cấp và bộ phận mua vật tư.