CÔNG TY TNHH KIỂM ĐỊNH 6

QUY TRÌNH
QUẢN LÝ VẬT TƯ THIẾT BỊ

Ký mã hiệu: QT03/HN Phiên bản: 00 Ngày ban hành 10/01/2016

Tổng số trang: 07 Lần ban hành: 01 Ngày hiệu lực Kể từ ngày ký

Soạn thảo Xem xét Phê duyệt

Họ và tên Đặng Đình Tiến Huỳnh Kim Xuyến Hoàng Bá Giang

Chức vụ BP QLCL TPHN Giám đốc

Ngày ký

Chữ ký
 TRANG KIỂM SOÁT

1. Phân phối
File mềm (qua
STT ĐƠN VỊ Ngày nhận Số bản cứng
email)
1. Giám đốc
2. Phó Giám đốc
3. Trưởng phòng Kiểm Định
4. Trưởng phòng Kinh doanh
5. Trưởng phòng Kế toán
Trưởng phòng Hành chính
6.
nhân sự
7. Trưởng phòng Dịch vụ
8. Bộ phận Quản lý chất lượng
Tổng cộng
2. Sửa đổi
Lần sửa Ngày sửa đổi Trang/ dòng
Tóm tắt nội dung sửa đổi
đổi sửa đổi
QT03/HN – Quy trình quản lý vật tư thiết bị PB:00

1. MỤC ĐÍCH
Quy trình này quy định trình tự xem xét và thực hiện các bước trong quá trình
mua sắm, sử dụng và thanh lý vật tư – thiết bị của Công ty TNHH Kiểm Định 6,
phân định rõ trách nhiệm, hồ sơ, tài liệu, biểu mẫu liên quan, nhằm giúp cho
hoạt động này được triển khai và kiểm soát một cách chuyên nghiệp, hiệu quả.
2. PHẠM VI ÁP DỤNG
Tài liệu này được áp dụng trong toàn Công ty TNHH Kiểm Định 6.
3. THUẬT NGỮ VÀ CHỮ VIẾT TẮT
Thuật ngữ:
 Vật tư: là bộ phận cơ bản trong toàn bộ tư liệu sản xuất bao gồm nguyên
vật liệu, thiết bị máy móc phục vụ hoạt động của Công ty.
 Thiết bị: tổng thể nói chung những máy móc, dụng cụ cần thiết cho hoạt
động kinh doanh của Công ty.
Chữ viết tắt:

 TP: Trưởng phòng  BP: Bộ phận

 NV: Nhân viên  TBP: Trưởng bộ phận
 HN: Hành chính nhân sự  NCC: Nhà cung cấp
 KN: Kế toán  BGĐ: Ban giám đốc
 QLTB: Quản lý thiết bị

1
 QT03/HN – Quy trình quản lý vật tư thiết bị PB:00

4. NỘI DUNG
 Quy trình tổng thể quản lý vật tư thiết bị

BGĐ; TBP; HN; NV

- Yêu cầu vật tư thiết bị
MUA SẮM VẬT TƯ - Tìm nhà cung cấp
4.1 THIẾT BỊ - Báo giá và chính sách bảo hành
- Mua, nhận và kiểm tra hàng hóa
- Giao vật tư thiết bị đến các phòng ban

TBP; NV; BPQLTB

HIỆU CHUẨN; BẢO - Yêu cầu hiệu chuẩn, bảo trì, sửa chữa thiết bị
4.2 TRÌ; SỬA CHỮA - Tiến hành hiệu chuẩn, bảo trì, sửa chữa thiết bị
VẬT TƯ THIẾT BỊ - Nghiệm thu hiệu chuẩn, bảo trì, sửa chữa thiết bị

TBP; HN; NV; BPQLTB

- Yêu cầu mượn vật tư thiết bị
QUÁ TRÌNH MƯỢN - Kiểm tra và mượn vật tư thiết bị
4.3 TRẢ VẬT TƯ - Sử dụng vật tư thiết bị
THIẾT BỊ - Kiểm tra và trả vật tư thiết bị
- Nhập kho vật tư thiết bị

BGĐ; TBP; NV; BPQLTB

- Yêu cầu cung cấp vật tư thiết bị
CUNG CẤP THIẾT - Bàn giao vật tư thiết bị
4.4 BỊ - Ghi nhận hồ sơ quản lý

BGĐ; TBP; HN; BPKN - Kiểm tra, đánh giá thiết bị đang sử dụng
THANH LÝ VẬT TƯ - Yêu cầu thanh lý vật tư thiết bị
4.5 THIẾT BỊ - Đánh giá tài sản cần thanh lý
- Thanh lý và ghi giảm tài sản

2
 QT03/HN – Quy trình quản lý vật tư thiết bị PB:00

4.1 Lưu đồ quá trình mua sắm vật tư - thiết bị

STT Bước công việc Trách Thời gian Tài liệu/ Mô tả

nhiệm dự kiến biểu mẫu
1. TPB; Thường QT03/HN Các phòng ban lập danh sách
Yêu cầu thiết bị & BP.QLTB xuyên _BM01; các thiết bị & vật tư cần mua
vật tư QT02/HN đảm bảo hoạt động của công
ty. BP.QLTB đánh giá và tổng
hợp thiết bị & vật tư cần mua.
2. BGĐ; 01 ngày BGĐ cho ý kiến xét duyệt.
Xét duyệt TPHN Nếu yêu cầu đánh giá lại thiết
bị & vật tư cần mua thì trả về
Bước 1.
3. BP.QLTB 01 tuần QT02/HN BP.QLTB tìm nhà cung cấp
Tìm nhà cung cấp
uy tín, chất lượng. Ít nhất 03
NCC.
4. BP.QLTB 01 ngày QT02/HN BP.QLTB Báo giá, chính sách
Báo giá, chính sách bảo hành vật tư & thiết bị cần
bảo hành mua.

5. BGĐ; 01 ngày QT02/HN BGĐ xét duyệt NCC tùy thuộc

TPHN vào giá thành cũng như chính
sách bảo hành đối với sản
phẩm cần mua. Nếu chưa hợp
Xét duyệt
lý trả về Bước 3. Đối với đơn
hàng giá trị dưới 10.000.000
vnđ, TPHN có quyền xét
duyệt.
6. BP.QLTB 01 tuần QT02/HN BP.QLTB liên hệ với NCC đặt
Mua hàng – nhận
hàng hàng và nhận vật tư thiết bị đã
mua.
7. BP.QLTB 01 ngày BP.QLTB kiểm tra vật tư thiết
Kiểm tra bị nhận từ NCC. Nếu không
đạt trả về Bước 6.

BP.QLTB 15 ngày BP.QLTB hiệu chuẩn các thiết

Hiệu chuẩn thiết bị có bị có yêu cầu kiểm định trước
yêu cầu hiệu chuẩn khi lưu kho, bảo quản.

8. BP.QLTB 01 ngày QT03/HN BP.QLTB Dán tem tài sản ,

_BM02; lưu sổ theo dõi tiến hành tự
Giao vật tự thiết bị đến QT03/HN quản lý hoặc giao thiết bị &
các phòng ban _BM03; vật tư đã mua cho các phòng
QT03/HN ban yêu cầu.
_BM09.
9. BP.QLTB 01 ngày BP.QLTB Lưu hồ sơ, kết thúc
Lưu hồ sơ; Kết thúc Quy trình.

3
 QT03/HN – Quy trình quản lý vật tư thiết bị PB:00

4.2 Lưu đồ quá trình hiệu chuẩn, bảo trì, sửa chữa vật tư thiết bị

STT Bước công việc Trách Thời Biểu mẫu Mô tả

nhiệm gian
dự
kiến
1 TBP; Vật tư thiết bị chịu sự quản
Vật tư thiết bị được BP.QLTB lý của phòng ban, cá nhân
quản lý (đã bàn giao vật tư thiết bị)
và chịu sự quản lý của
BP.QLTB (vật tư thiết bị
chưa bàn giao)
2 TPB; NV; 01 QT03/HN Vật tư thiết bị hư hỏng đột
BP.QLTB ngày _BM04 suất hoặc đến hạn hiệu
Yêu cầu hiệu chuẩn, chuẩn, bảo trì, sửa chữa thì
bảo trì, sửa chữa bộ phận, cá nhân nào quản
lý trực tiếp có trách nhiệm
lập giấy yêu cầu hiệu chuẩn,
bảo trì, sửa chữa.

3 TBP; 01 QT03/HN Các phòng ban, cá nhân giao

Giao thiết bị về
BP.QLTB BP.QLTB ngày _BM02 thiết bị yêu cầu hiệu chuẩn,
bảo trì, sửa chữa về
BP.QLTB
4 BP.QLTB 15 BP.QLTB hiệu chuẩn, bảo
Tiến hành hiệu ngày trì, sửa chữa hoặc liên hệ với
chuẩn, bảo trì, sửa các đơn vị khác tiến hành
chữa hiệu chuẩn, bảo trì, sửa chữa
vật tư thiết bị.
5 BP.QLTB 01 BP.QLTB kiểm tra vật tư
ngày thiết bị sau khi hiệu chuẩn,
Nghiệm thu hiệu bảo trì, sửa chữa đảm bảo vật
chuẩn, bảo hành, tư thiết bị đúng mẫu mã
sửa chữa
chủng loại và hoạt động tốt.

6 QT03/HN BP.QLTB giao vật tư, thiết bị

Giao thiết bị về đơn _BM02 đã hiệu chuẩn, bảo trì, sửa
vị sử dụng hoặc chữa về đơn vị sử dụng hoặc
BPQLTB BP.QLTB.
7 BP.QLTB 0,5 BP.QLTB lưu hồ sơ kết thúc
ngày quá trình.
Lưu hồ sơ
kết thúc quy trình

4
 QT03/HN – Quy trình quản lý vật tư thiết bị PB:00

4.3 Lưu đồ quá trình mượn trả vật tư – thiết bị

STT Bước công việc Trách Thời Biểu mẫu Mô tả

nhiệm gian dự
kiến
1 TPB; Vật tư thiết bị chịu sự quản
Vật tư thiết bị BP.QLTB lý của các phòng ban (đã
được quản lý bàn giao vật tư thiết bị) và
chịu sự quản lý của
BP.QLTB (vật tư thiết bị
chưa bàn giao)
2 TBP;NV Hàng QT03/HN Đơn vị, cá nhân liên hệ
ngày _BM01; BP.QLTB để đăng ký mượn
QT03/HN thiết bị vật tư trước 03 ngày
_BM05 mượn, trường hợp có lịch
Yêu cầu mượn kiểm định gấp lập phiếu đề
thiết bị
nghị cung cấp thiết bị gửi
BP.QLTB.
Nhận thiết bị:
Buổi sáng 11h00 đến 12h00
Buổi chiều 16h00 đến 17h00
3 NV; Đúng BP.QLTB và người mượn
BP.QLTB thời gian thiết bị kiểm tra tình trạng
Kiểm tra tình quy định trước khi mượn, đảm bảo
trạng hàng thiết bị hoạt động tốt, đúng
ngày chủng loại và chất lượng.
4 NV; Đúng QT03/HN Đơn vị, cá nhân liên hệ
BP.QLTB thời gian _BM05 BP.QLTB ký mượn và
Kí mượn và mượn thiết bị quy định mượn vật tư, thiết bị.
hàng Thời gian mượn thiết bị là
ngày 03 ngày làm việc.
5 NV; 03 ngày QT03/HN Sau khi mượn 03 ngày các
BP.QLTB sau bước _BM05 đơn vị, cá nhân liên hệ với
Gia hạn mượn 04 BP.QLTB để trả thiết bị,
Trả thiết bị thiết bị trong trường hợp cần thiết
người mượn thiết bị có thể
gia hạn thời gian mượn.
6 BP.QLTB 01 ngày QT03/QM BP.QLTB kiểm tra tình
Kiểm tra Yêu cầu khắc trạng, phát sinh hư hỏng
tình trạng phục thiệt hại thay đổi tình trạng thì yêu
cầu người mượn thiết bị, vật
tư khắc phục, bồi thường.
7 NV; 0,5 ngày QT03/HN Người mượn vật tư, thiết bị
Kí trả và nhập kho thiết bị BP.QLTB _BM05 kí trả thiết bị. BP.QLTB
nhập kho thiết bị vật tư.
8 BP.QTTB 0,5 ngày Kết thúc quy trình, lưu hồ
Kết thúc, lưu hồ sơ sơ.

5
 QT03/HN – Quy trình quản lý vật tư thiết bị PB:00

4.4 Lưu đồ quá trình cung cấp quản lý thiết bị

STT Bước công việc Trách Thời Biểu mẫu Mô tả

nhiệm gian dự
kiến
1 TPB; Vật tư thiết bị chịu sự quản
Vật tư thiết bị BP.QLTB lý của BP.QLTB (vật tư thiết
được quản lý bị chưa bàn giao)

2 TBP;NV Hàng QT03/HN Đơn vị, cá nhân cần cung

Yêu cầu cung cấp ngày _BM01 cấp vật tư thiết bị liên hệ
thiết bị
BP.QLTB để yêu cầu cung
cấp.
3 BGĐ 03 ngày BP.QLTB tiếp nhận yêu cầu
BP.QLTB trình giám đốc xem xét. Nếu
Xét duyệt không duyệt BP.QLTB
thông báo lý do cho người
yêu cầu.
4 NV; 0,5 ngày QT03/HN BP.QLTB và người nhận
BP.QLTB _BM02 thiết bị kiểm tra tình trạng,
Bàn giao và nhận đảm bảo thiết bị hoạt động
vật tư thiết bị
tốt, đúng chủng loại và chất
lượng.
5 NV; 06 Định kỳ 06 tháng 01 lần,
BPQLTB tháng/ 1 Các cá nhân được giao vật
Kiểm tra lần tư thiết bị có trách nhiệm
định kỳ bàn giao lại vật tư thiết bị
được giao để BPQLTB kiểm
tra, bảo dưỡng.
6 BP.QLTB QT03/HN BP.QLTB ghi nhận giao vật
Ghi nhận, giảm _MB03 tư thiết bị vào sổ theo dõi
thiết bị quản lý thiết bị/Nếu có yêu cầu
thanh lý chuyển qua mục 4.5
7 BP.QTTB 0,5 ngày Kết thúc quy trình, lưu hồ
sơ.
Kết thúc, lưu hồ sơ

6
 QT03/HN – Quy trình quản lý vật tư thiết bị PB:00

4.5 Lưu đồ quá trình thanh lý vật tư – thiết bị

STT Bước công việc Trách Thời Biểu Mô tả

nhiệm gian dự mẫu
kiến
1 TBP; Vật tư thiết bị chịu sự quản
Vật tư thiết bị BP.QLTB lý của các phòng ban (đã bàn
được quản lý giao vật tư thiết bị) và chịu
sự quản lý của BP.QLTB
(vật tư thiết bị chưa bàn giao)
2 TBP; 06 QT03/HN BP.QLTB kết hợp với TBP
BP.QLTB tháng/1 _BM03; kiểm tra thời hạn hiệu chuẩn,
Kiểm tra
Tài sản lần QT03/HN giá trị sử dụng vật tư thiết bị
_BM03A 06 tháng 1 lần
3 TPB; Liên tục QT03/HN Tài sản dư thừa, hư hỏng, hao
BP.QLTB _BM06 mòn, không có khả năng sử
dụng.
Đề nghị
thanh lý TBP; BP.QLTB lập danh
sách đề nghị thanh lý vật tư
thiết bị do mình quản lý.
4 BGĐ; 05 ngày QT03/HN BP.QLTB Chuẩn bị danh
BP.QLTB từ khi _BM07 sách vật tư thiết bị cần thanh
Chuẩn bị hồ sơ có yêu lý.Trình BGĐ phê duyệt kế
cầu hoạch thanh lý vật tư tài sản.
thanh lý Thông báo thời gian đánh giá
lại tài sản, thời gian thanh lý
tài sản.
5 BGĐ 01 ngày QT03/HN Dựa vào danh sách vật tư
_BM07 thiết bị cần thanh lý BGĐ
Đánh giá
tài sản đánh giá lại giá trị sử dụng
của tài sản cần thanh lý.
6 BP.KN; 01 ngày QT03/HN BP.QLTB thông báo thanh lý
BP.QLTB _BM08 vật tư thiết bị
Thanh lý tài sản BP.QLTB và BP.KN tiến
hành bán, đấu giá, tiêu hủy
lập biên bản bán/ hủy vật tư
thiết bị.
7 BP.QLTB; 0,5 ngày QT03/HN Ghi giảm vật tư thiết bị sau
Ghi giảm tài sản TPB _BM03 khi thanh lý.

8 BP.QLTB 0,5 ngày Lưu các tài liệu, hồ sơ liên

Lưu hồ sơ quan đến thanh lý vật tư thiết
kết thúc quy trình bị theo quy trình hiện hành.