ΕΛΕΓΧΟΣ ΕΜΠΟΡΕΥΜΑΤΩΝ

 Καθήκοντα του υπεύθυνου προμηθειών

Τα καθήκοντα του υπεύθυνου των προμηθειών, διαφέρουν από επιχείρηση σε επιχείρηση, βασικά όμως θα
μπορούσε να περιλαμβάνονται τα παρακάτω:
• Είναι υπεύθυνος για την αποτελεσματική λειτουργία και έλεγχο του τμήματος των αγορών, του τμήματος
παραλαβής και των αποθηκευτικών χώρων.
• Είναι υπεύθυνος για την αγορά όλων των ειδών, σύμφωνα με τις ανάγκες της επιχείρησης.
• Είναι υπεύθυνος για την εξεύρεση των καλύτερων και φθηνότερων πηγών προμήθειας (για την ίδια ποιότητα,
λαμβάνοντας υπόψη την τελική χρήση του προϊόντος).
• Τη συνεχή προμήθεια όλων των ειδών στα τμήματα παραγωγής και κατανάλωσης.
• Την έρευνα για νέες αγορές, προϊόντα, συσκευασίες, τάσεις τιμών κ.ά, δεδομένου ότι στον τομέα Τ+Π,
ιδιαίτερα τα τελευταία χρόνια, υπάρχουν θεαματικές εξελίξεις.
• Τη συνεχή ενημέρωση σχετικά με την κατάσταση της αγοράς, αναφορικά με τις εξελίξεις, την αξιολόγηση
νέων προϊόντων, συσκευασιών κ.λπ.
• Tη συνεργασία με τα τμήματα ελέγχου και λογιστηρίου.
• Την τήρηση αρχείου προμηθευτών και την περιοδική αξιολόγησή τους με προκαθορισμένα αντικειμενικά
κριτήρια.

 Ορισμός των προμηθειών

Οι προμήθειες μπορεί να οριστούν σαν μια λειτουργία που αφορά την έρευνα αγοράς, επιλογή, αγορά,
παραλαβή, αποθήκευση και την τελική χρησιμοποίηση των προϊόντων, σύμφωνα με την πολιτική της
διεύθυνσης επισιτιστικών τμημάτων της επιχείρησης.
Ειδικότερα, το έργο του τμήματος των προμηθειών, πέρα από τα παραπάνω, είναι να καθορίζει τις ανάγκες
της επιχείρησης σε τρόφιμα & ποτά (ποσοτική πρόβλεψη κατά είδος με τη χρησιμοποίηση διαφόρων μεθόδων
και τεχνικών), να βρίσκει και να επιλέγει κατάλληλους προμηθευτές, να επιλέγει τις καλύτερες μεθόδους
προμήθειας, να πετυχαίνει συμφέρουσες συμφωνίες με τους προμηθευτές (ως προς την ποιότητα, τιμές,
παράδοση κ,ά), να διαβιβάζει τις συγκεκριμένες παραγγελίες και να φροντίζει την παραλαβή σύμφωνα με τους
όρους που έχουν συμφωνηθεί, να παρακολουθεί και να ελέγχει τα αποθέματα και τέλος να αξιολογεί την όλη
διαδικασία προκειμένου να προβαίνει στις απαραίτητες αλλαγές.

 Καθορισμός προτύπων

Bασικές αρχές του τμήματος των αγορών είναι η συνεχής αγορά ικανοποιητικών ποσοτήτων Τ+Π, σύμφωνα με
τις ανάγκες τις επιχείρησης, το καθένα απ' αυτά στην κατάλληλη ποιότητα, ανάλογα με τη χρήση για την
οποία προορίζεται, στην πλέον συμφέρουσα τιμή. Επομένως, θεωρείται απαραίτητη προϋπόθεση για την
ορθολογική λειτουργία του τμήματος να καθοριστούν:

• Τα ποιοτικά επίπεδα αγορών Τ+Π (πρότυπα ποιότητας).

• Τα ποσοτικά επίπεδα αγορών Τ+Π (ποσοτικά πρότυπα).
• Τα επίπεδα των τιμών για τις αγορές Τ+Π (πρότυπα τιμών).

 Test προϊόντος

Προαναφέραμε, ότι για να καθοριστούν οι προδιαγραφές ποιότητας ενός προϊόντος, εκτός από τη θεωρητική
μελέτη της καταλληλότητας του (και των ποιοτικών χαρακτηριστικών του), είναι απαραίτητο να δοκιμαστεί και
στην πράξη. Αυτό επιτυγχάνεται με το test του προϊόντος που μπορεί να γίνει από την ίδια επιτροπή που
συντάσσει και την προδιαγραφή.
Για το test ακολουθούνται οι παρακάτω διαδικασίες: (α) Παρόντες είναι μόνο τα μέλη της επιτροπής και το
test γίνεται σε ώρες που δεν λειτουργεί η κουζίνα, (β) Οι προμηθευτές δεν πρέπει να γνωρίζουν ότι θα γίνει test
στο προϊόν τους, γι αυτό είναι προτιμότερο τα δείγματα να αγοράζονται από super market. Και αυτό, γιατί
υπάρχει περίπτωση να εφοδιάσουν την επιχείρηση με "εξαιρετικής ποιότητας" προϊόντα μια και πρόκειται να
δοκιμαστούν, (γ) Τα μέλη της επιτροπής δεν πρέπει να γνωρίζουν ποιό δείγμα αντιστοιχεί σε ποιόν προμηθευτή
για να μην επηρεαστεί η κρίση τους. Αυτό το γνωρίζει μόνο ο υπεύθυνος της επιτροπής που είναι συνήθως ο
Food & Beverage Manager, (δ) Η επιτροπή αποφασίζει ποιά θα είναι τα κριτήρια αξιολόγησης του προϊόντος με
σειρά σπουδαιότητας. Ακόμη η υπευθυνότητα του προμηθευτή, η ακρίβεια εκτέλεσης των παραγγελιών, οι
εγγυήσεις που παρέχει για συνεχή τροφοδότηση του ξενοδοχείου, είναι στοιχεία που προσμετρούνται στο
τέλος, αμέσως μετά την αποκάλυψη της ταυτότητας του υποψήφιου προμηθευτή του προϊόντος, (ε) Στη
συνέχεια γίνεται το test και τα μέλη βαθμολογούν το προϊόν σύμφωνα με τα παραπάνω, (στ) Αποφασίζεται (με
βάση την βαθμολογία) ποιο είναι το κατάλληλο προϊόν, καθώς και το δεύτερο και τρίτο καλύτερο που θα
χρησιμεύσουν σαν πιθανές εναλλακτικές λύσεις στο μέλλον.

 Προμήθεια προϊόντος/ων για πρώτη φορά

Η ανάγκη για προμήθειες (αγορές) προϊόντων που χρησιμοποιούνται για πρώτη φορά, παρουσιάζεται όταν:
(α) Το ξενοδοχείο ή κάποιο τμήμα του λειτουργεί για πρώτη φορά και (β) όταν το ξενοδοχείο ή κάποιο τμήμα
του βρίσκεται μεν σε λειτουργία, αλλά απαιτείται η προμήθεια νέων προϊόντων. Αυτό συμβαίνει όταν αλλάζει
για παράδειγμα ο κατάλογος ενός τμήματος, ή προστίθεται κάποιο "πιάτο". Και στις δύο περιπτώσεις, οι
διαδικασίες για αποτελεσματικές προμήθειες ακολουθούν την πιο κάτω διαδικασία:
(I) Καθορισμό των ποιοτικών και ποσοτικών αναγκών της επιχείρησης σε Τ+Π, δηλ. ακριβή προσδιορισμό
των ειδών και των ποσοτήτων (με δεδομένα τα ποιοτικά κριτήρια) που χρειάζεται η επιχείρηση. Με άλλα
λόγια, θα πρέπει να απαντηθούν τα ερωτήματα: Τι και πόσο χρειάζεται να αγοράσω; (καθορισμός
επομένως των ποιοτικών και ποσοτικών επιπέδων). Ακριβής και υπεύθυνη απάντηση στα παραπάνω
ερωτήματα θα δοθεί μόνο αν πραγματοποιηθούν οι παρακάτω εργασίες:
- Ανάλυση των καταλόγων προκειμένου να προσδιοριστούν οι πρώτες ύλες σε τρόφιμα και ποτά που
απαιτούνται.
- Καθορισμός και σύνταξη των προδιαγραφών των τροφίμων και ποτών αυτών.
- Tests στα βασικότερα είδη τροφίμων και ποτών.
- Υπολογισμός της απόδοσης των προϊόντων.
- Καθορισμός πρότυπων συνταγών και πρότυπων μερίδων.
(II) Το επόμενο στάδιο είναι η ανεύρεση πηγών και τρόπων προμήθειας για τα είδη, τις ποιότητες και τις
ποσότητες που έχουμε καθορίσει και θα μας εξασφαλίσουν τα επιθυμητά επίπεδα τιμών. Δηλαδή θα
πρέπει να απαντηθούν τα ερωτήματα από πού και με ποιά μέθοδο θα αγοράσω την ποιότητα και την
ποσότητα που θέλω, στη χαμηλότερη τιμή; Και στην περίπτωση αυτή, οι απαντήσεις θα είναι αξιόπιστες
όταν γίνουν οι εργασίες:
- Ανεύρεση πηγών προμήθειας.
- Επιλογή των κατάλληλων προμηθευτών.
- Επιλογή των κατάλληλων μεθόδων προμήθειας.
- Διαπραγμάτευση και κλείσιμο της συμφωνίας.
(III) Το επόμενο στάδιο περιλαμβάνει την κύρια διαδικασία της αγοράς του προϊόντος ή των προϊόντων:
- Παραγγελία προϊόντος/ων.
- Παρακολούθηση της παραγγελίας.
(IV) Ακολουθεί η διαδικασία της παραλαβής
(V) Η αποθήκευση και τέλος,
(VI) Η παράδοση στα τμήματα απ' όπου ξεκίνησε η ανάγκη της προμήθειά τους, για να κλείσει ο κύκλος.

 Επιλογή των προμηθευτών

Η επιχείρηση μπορεί εύκολα να επιλέξει ένα προμηθευτή μεταξύ αυτών που συνεργάστηκε στο παρελθόν,
με κριτήριο την ποιότητα των προϊόντων, την τιμή και το επίπεδο των υπηρεσιών που πρόσφερε. Όταν όμως η
επιχείρηση ψάχνει για νέο προμηθευτή, η απόφαση επιλογής είναι δυνατόν να βασιστεί στη φήμη του
υποψήφιου προμηθευτή και στην έρευνα που πρέπει να πραγματοποιηθεί από τον υπεύθυνο των προμηθειών.
Ειδικότερα, θα πρέπει να εξεταστούν με προσοχή ορισμένα σημεία και να ζητηθούν στοιχεία, όπως:
• Πληροφορίες για την επιχείρηση του προμηθευτή.
• Η ποικιλία των προϊόντων που διαθέτει.
• Τιμοκατάλογο των προϊόντων που διαθέτει.
• Οι τρόποι διακανονισμού πώλησης προϊόντων, που χρησιμοποιεί η επιχείρηση.
• Πληροφορίες για την πελατεία που εξυπηρετεί. (Αν υπάρχει κατάλογος των επιχειρήσεων που εφοδιάζει
ο υποψήφιος προμηθευτής).
• Προσβασιμότητα
• Δείγματα των προϊόντων που διαθέτει.
Μετά την επιλογή των προμηθευτών και την τοποθέτηση τους στον κατάλογο των "εγκριμένων προμηθευτών"
πρέπει να γίνουν οι απαραίτητες διαπραγματεύσεις και είναι πιθανόν να επιτευχθούν καλύτερες τιμές και
υπηρεσίες. Μετά τα παραπάνω, υπάρχουν όλες οι προϋποθέσεις να κλειστεί η συμφωνία.