Tatacara Pengurusan Kewangan Sekolah PDF

TATACARA PENGURUSAN
PERAKAUNAN KUMPULAN
WANG SEKOLAH
BAHAGIAN AKAUN,
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
2012
_____________________________________________________________________________________
HAK CETAK TERPELIHARA

Bismillahirrahmanirrahim
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan
Salam 1 Malaysia.
engetua/Guru Besar selaku Pengurus

engurus Sekolah bukan
sahaja dikehendaki mahir dalam bidang pendidikan
tetapi juga mahir dalam bidang pengurusan,
khususnya pengurusan kewangan sekolah.
Laporan Awal Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (PPPM),

(PPPM)
2013 – 2025 menggariskan 9 bidang keutamaan dan 11 anjakan
yang perlu dilakukan bagi menghasilkan perubahan yang mana
salah
alah satu anjakan yang dibentangkan adalah berkaitan dengan Pengurusan Kewangan yang
cekap bagi memaksimumkan pulangan bagi setiap ringgit yang dibelanjakan
dibelanjakan.
Sehubungan itu, bagi merealisasikan PPPM,, sekolah perlu memastikan segala sumber
s
pendapatan diuruskan dengan cekap dan mematuhi peraturan kewangan supaya segala
peruntukan kewangan di sekolah dapat digunakan secara efisyen dan optimum. Pengurusan
kewangan yang cekap di peringkat sekolah sangat penting kerana pihak sekolah menerima
menerim
pelbagai jenis peruntukan dan bantuan
antuan daripada Kerajaan.
Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah yang telah dikemaskini ini
diharapkan dapat meningkatkan pengetahuan kewangan dan perakaunan di kalangan mereka
yang mengendalikan pengurusan kkewangan
ewangan sekolah seterusnya dapat mengurangkan teguran
audit disebabkan ketidakpatuhan kepada peraturan
peraturan-peraturan
peraturan kewangan yang berkuatkuasa.
Semoga semua pihak yang terlibat dengan pengurusan kewangan sekolah dapat menggunakan
buku panduan ini dengan sebaik mungkin agar wujud satu bentuk kawalan dalaman yang
berkesan di peringkat sekolah.
Saya mengambil kesempatan ini mengucapkan tahniah dan syabas kepada Jawatankuasa
Penerbitan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah kerana telah
berjaya
rjaya menerbitkan edisi yang dikemaskini.
kemaskini. Saya berharap usaha mengemaskini panduan
tidak berhenti setakat ini kerana ia perlu sentiasa dikaji dan diberi ruang penambahbaikan
secara berterusan.
Sekian, terima kasih.
Dato' Dr. Rosli bin Mohamed

Ketua Setiausaha
Kementerian Pelajaran Malaysia
Bismillahirrahmanirrahim
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

abarakatuh dan
Salam Sejahtera,
lhamdulillah, bersyukur saya ke hadrat Illahi kerana

dengan limpah kurnia dan rahmat daripadaNya,
daripadaNya
Bahagian Akaun dapat merealisasikan usaha
menerbitkan Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah Tahun 2012.
Pengurusan perakaunan yang cekap dapat memberikan impak yang penting dalam tadbir urus
di institusi pendidikan Negara. Pengetua/G
Pengetua/Guru Besar selaku pentadbir di peringkat Sekolah
perlu memainkan peranan utama dalam mempastikan setiap sumber yang disediakan oleh
Kerajaan dapat digunakan secara optima bagi melahirkan modal insan yang berjaya.
Buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah ini adalah sebagai garis
panduan dan rujukan utama kepada mereka yang terlibat dengan pengurusan perakaunan dan
kewangan di sekolah. Penerbitan Buku ini telah mengambilkira perubahan dan pindaan
peraturan-peraturan
peraturan kewangan semasa yang berkuatkuasa.. Pentadbir Sekolah adalah juga
disarankan untuk merujuk kepada peraturan yang berkaita
berkaitan
n dengan kewangan, perolehan,
aset,
set, stor dan sebagainya yang dikeluarkan oleh Kementerian dari semasa ke semasa.
Justeru itu, saya berharap buku ini dapa

dapat dimanfaatkan oleh semua pegawai perakaunan
peringkat sekolah untuk menguruskan rekod-rekod kewangan dengan berkesan di samping
meningkatkan akauntabiliti dan integriti dalam pengurusan perakaunan Kumpulan Wang
Sekolah. Moga dengan usaha ini akan dapat me membantu
mbantu dan memudahkan pihak Sekolah untuk
menyediakan penyata kewangan Sekolah yang sempurna setiap tahun serta memperolehi sijil
audit bersih atau tanpa teguran audit.
Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada semua ahli Jawatankuasa

watankuasa Penerbitan Buku
Tatacara
cara Pengurusan Perakaunan Sekolah tahun 2012 ini serta individu yang telah
menyumbangkan tenaga, masa dan pengetahuan mereka samada secara langsung mahupun
tidak langsung. Seterusnya saya juga mengucapkan terima kasih kepada semua warga kerja
Bahagian Akaunaun di atas usaha gigih dan komitmen yang sepenuhnya dalam mempastikan buku
ini dapat diterbitkan mengikut piawaian yang ditetapkan.
Sekian, terima kasih. Wassalam

Wassalam.
Hj. Senin Bin Yusof

Ketua Akauntan
Kementerian Pelajaran Malaysia
KANDUNGAN
BAB TAJUK MUKASURAT
1 PENGENALAN
1.1 Pendahuluan 1
1.2 Tujuan 2
1.3 Penggunaan Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan 2
Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah
1.4 Kesimpulan 3
2 AKAUNTABILITI
2.1 Pendahuluan 4
2.2 Penurunan Kuasa 4
2.3 Serahan Tugas 5
2.4 Penyata Kewangan Sekolah 6
2.5 Melantik Juruaudit Dalam 6
2.6 Pelantikan Jawatankuasa Di Sekolah 7
2.7 Mengadakan Pemeriksaan Mengejut 8
2.8 Penyediaan Rekod/Dokumen Kewangan Untuk 9
Pengauditan
2.9 Menjawab Laporan/Pertanyaan Audit 9
2.10 Kehilangan dan Hapuskira 9
2.11 Surcaj dan Penalti 10
Lampiran 11 - 12
3 KUMPULAN WANG SEKOLAH

3.1 Pendahuluan 13
3.2 Jenis-jenis Kumpulan Wang Sekolah 13
3.3 Kumpulan Wang Kerajaan 13
3.4 Kumpulan Wang SUWA (Sumbangan Wang Awam) 14
3.5 Kumpulan Wang Asrama 16
PERAKAUNAN
4 TERIMAAN
4.1 Pendahuluan 17
4.2 Tatacara Mengakaunkan Terimaan 17
4.3 Kawalan Terimaan dan Pungutan 19
4.4 Kutipan Melalui Bank 22
Lampiran 27 - 40
Carta Aliran 41 - 43
i
KANDUNGAN
BAB TAJUK MUKASURAT
5 PEMBAYARAN
5.1 Pendahuluan 44
5.2 Tanggungjawab Pengurus Sekolah 44
5.3 Daftar Bil 45
5.4 Baucar Bayaran 46
5.5 Tatacara Penyediaan Baucar Bayaran 46
5.6 Pulangan Balik Kutipan 48
5.7 Mengeluarkan Wang Untuk Dibahagi-bahagikan Bagi 49
Aktiviti/Program Yang Telah Diluluskan
5.8 Pembayaran Kepada Penerima Yang Tiada Akaun Bank 49
5.9 Pengeluaran Cek 50
5.10 Kuasa Menandatangan Cek 51
5.11 Pembatalan Cek Tamat Tempoh Laku atau Rosak 52
5.12 Penggantian Cek Hilang 53
5.13 Stok Buku Cek 53
5.14 Caj Bank 54
Lampiran 56 - 63
Carta Aliran 64
6 BUKU TUNAI
6.1 Pendahuluan 65
6.2 Jenis Buku Tunai 65
6.3 Penyelenggaraan Buku Tunai 66
6.4 Maksud/Fungsi Lajur Peruntukan Buku Tunai 67
6.5 Akaun Subsidiari 69
6.6 Akaun Bank 69
6.7 Penyata Bank dan Penyata Penyesuaian Bank 70
6.8 Tatacara Penutupan Akaun Bank Bagi Sekolah Yang 73
Tamat Operasi
Lampiran 75-86
7 PANJAR WANG RUNCIT

7.1 Pendahuluan 87
7.2 Proses Untuk Mewujudkan Panjar Wang Runcit 87
7.3 Proses Penambahan Dana Panjar Wang Runcit 88
7.4 Tatacara Penyelenggaraan Panjar Wang Runcit 88
7.4.1 Buku Tunai Panjar Wang Runcit 88
7.4.2 Penerimaan Dana Permulaan/Rekupmen PWR 88
ii
KANDUNGAN
BAB TAJUK MUKASURAT

7.4.3 Pembayaran PWR 89
7.4.4 Rekupmen 90
7.5 Tatacara Penutupan Buku Tunai Panjar Wang Runcit Pada 90
Akhir Tahun
7.6 Penutupan Panjar Wang Runcit 91
Lampiran 92 - 102
Carta Aliran 103
8 PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN TAHUNAN

8.1 Pendahuluan 104
8.2 Dokumen-dokumen Yang Diperlukan Untuk Menyediakan 104
Penyata Kewangan Tahunan Sekolah
8.3 Format Penyata Kewangan Tahunan Sekolah 105
8.4 Penyata Penerimaan dan Pembayaran 105
8.5 Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan 105
8.6 Kunci Kira-kira 106
8.7 Nota Kepada Akaun 108
8.8 Penyata Lain 109
8.9 Penyerahan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah 109
Lampiran 110 -112
9 AKAUN BELUM BAYAR (ABB)

9.1 Pendahuluan 113
9.2 Perkara-perkara Yang Menyebabkan Berlakunya Akaun 113
Belum Bayar (ABB)
9.3 Daftar ABB 113
9.4 Kelulusan Ketua PTJ 114
9.5 Langkah-langkah Untuk Mengelakkan ABB 114
9.6 Syarat Permohonan Pelarasan ABB 114
9.7 Permohonan Pelarasan ABB 115
9.8 Tindakan Selepas Kelulusan Pelarasan ABB 115
Lampiran 117 - 118
10 AKAUN BELUM TERIMA (ABT)

10.1 Pendahuluan 119
10.2 Perkara-perkara Yang Menyebabkan Berlakunya Akaun 119
Belum Terima (ABT)
10.3 Daftar ABT 119
10.4 Langkah-langkah Bagi Mengelakkan ABT 119
10.5 Tindakan Untuk Hapuskira 120
iii
KANDUNGAN
BAB TAJUK MUKASURAT

10.6 Tindakan Selepas Kelulusan Hapuskira Diperolehi 120
Lampiran 121 - 123
PENGURUSAN PEROLEHAN, ASET DAN STOR
11 PEROLEHAN
11.2 Jenis-jenis Perolehan 124
11.3 Kaedah Perolehan 125
11.3.1 Pembelian Melalui Kontrak Pusat 125
11.3.2 Pembelian Melalui Kontrak Pusat Sistem Panel 126
11.3.3 Pembelian Terus 127
11.3.4 Sebut Harga 128
11.4 Tatacara Perolehan 130
11.5 Proses Kerja Perolehan Di Sekolah 131
11.5.1 Pembelian Terus 131
11.5.2 Sebut Harga 134
11.5.3 Tender 146
11.6 Tatacara Perolehan Peralatan ICT Di Peringkat Sekolah 146
11.7 Permohonan Perolehan ICT 147
11.8 Perolehan Harta Modal 147
Lampiran 148 - 158
Carta Aliran 159 - 165
12 PENGURUSAN ASET ALIH

12.2 Definisi 166
• Aset
• Aset Alih
12.3 Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan 166
12.4 Pelaksanaan Pengurusan Aset Alih Kerajaan 167
13 PENGURUSAN STOR
13.2 Definisi 168
• Stor
• Stok
• Bekalan Pejabat (Barang Gunahabis)
• Pengurusan Kawalan Stok
13.3 Kategori Stor Sekolah 169
iv
KANDUNGAN
BAB TAJUK MUKASURAT

13.4 Pelaksanaan Pengurusan Stor 169
PENGURUSAN AM
14 BANTUAN PERSEKOLAHAN 170
15 MAJALAH SEKOLAH DAN BAHAN MULTIMEDIA

15.2 Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan Multimedia 172
Sekolah
15.3 Panduan Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan 173
Multimedia Sekolah
16 PINDAH PERUNTUKAN
16.2 Bidang Kuasa 175
16.3 Pindah Peruntukan Yang Tidak Dibenarkan 175
16.4 Tatacara Pindah Peruntukan 176
16.5 Tatacara Mengakaun Pindah Peruntukan 177
Lampiran 180 - 183
17 TAKRIFAN 184 - 186
v
Bab 1 PENGENALAN
1.1 PENDAHULUAN
1.1.1 Sekolah merupakan sebuah institusi pendidikan yang mana

pengurusan aset dan kewangan adalah tertakluk pada peruntukan yang
terdapat dalam Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan
Perbendaharaan, Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Dan Audit)
2002 di bawah Akta Pendidikan 1996 (Akta 550) serta peraturan-
peraturan Kewangan yang sedang berkuatkuasa.
1.1.2 Di bawah peruntukan tersebut, pihak sekolah dikehendaki Seksyen

130(m), Akta
menyelenggara dan menyimpan akaun-akaun dan rekod kewangan Pendidikan
1996
dengan sempurna.
1.1.3 Pengurus Sekolah hendaklah bertanggungjawab bagi:
(a) menyediakan suatu penyata kewangan tahunan bagi tahun Peraturan 6,

Peraturan-
berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun mengikut prinsip Peraturan
Pendidikan
perakaunan yang diterima umum; (Akaun Dan
Audit) 2002
Akta
(b) mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut kepada Pendidikan
1996
Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang kemudiannya
dikemukakan kepada Bahagian Audit Sekolah tidak lewat dari
31 Mac tahun berikutnya.
Walau bagaimanapun, pihak sekolah dikehendaki SPK

Bil 4/88
mengemukakan penyata kewangan tahunan tersebut satu (1)
bulan lebih awal iaitu pada 28 Februari atau 29 Februari tahun
berikutnya (yang mana berkenaan). Ini adalah bertujuan untuk
membolehkan pembetulan dibuat pada penyata kewangan
tahunan tersebut jika didapati perlu; dan
(c) memberi jawapan atas Laporan atau pertanyaan Audit tidak AP 306
lewat satu (1) bulan dari tarikh laporan atau pertanyaan.
1
Bab 1 PENGENALAN
1.1.4 Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) bertanggungjawab untuk

Peraturan 7,
memastikan: Peraturan-
Peraturan
Pendidikan
(Akaun Dan
(a) Penyata kewangan tahunan sekolah dikemukakan kepada Audit) 2002
Akta
Bahagian Audit tidak lewat dari 31 Mac tahun yang berikutnya; Pendidikan
1996
dan
(b) Sekolah mengambil apa-apa tindakan, jika keadaan

memerlukan, atas apa-apa laporan atau pertanyaan audit yang
berhubungan dengan sekolah tersebut.
1.2 TUJUAN
1.2.1 Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan

Wang Sekolah dikeluarkan bertujuan untuk memberi panduan
mengenai Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan
Wang Sekolah yang seragam. Semakan semula dan pindaan telah
dibuat untuk mengemaskini isi kandungan buku Tatacara Pengurusan
Kewangan dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah Edisi Keempat –
Tahun 2005, berdasarkan:
(a) Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Malaysia,

Akauntan Negara Malaysia, dan Kementerian Pelajaran
Malaysia sehingga November 2011; dan
(b) maklumbalas yang diterima daripada pengguna buku Tatacara

Pengurusan Kewangan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah
Edisi Keempat – Tahun 2005.
1.3 PENGGUNAAN BUKU TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN

PERAKAUNAN KUMPULAN WANG SEKOLAH
Peraturan 12,
1.3.1 Semua sekolah dikehendaki mematuhi tatacara yang terkandung di Peraturan-
Peraturan
dalam buku Tatacara Pengurusan Perakaunan Kumpulan Wang Pendidikan
(Akaun Dan
Sekolah. Penggunaan tatacara ini juga tertakluk kepada pekeliling dan Audit) 2002
surat pekeliling yang dikeluarkan dari semasa ke semasa. Akta
Pendidikan
1996
2
Bab 1 PENGENALAN
1.3.2 Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan

Wang Sekolah ini berkuatkuasa mulai 1 JANUARI 2013.
1.4 KESIMPULAN
1.4.1 Buku ini dapat memberi faedah khususnya kepada pengurusan sekolah
bagi mempertingkatkan akauntabiliti dan kecekapan dalam
menguruskan kewangan dan perakaunan Kumpulan Wang Sekolah.
3
Bab 2 AKAUNTABILITI
2.1 PENDAHULUAN
Akauntabiliti adalah memikul amanah untuk menjalankan aktiviti yang

ditentukan, secara bertanggungjawab ke atas kejayaan atau kegagalannya.
Ia merupakan obligasi seseorang untuk memberi penjelasan mengenai

tindakan dan prestasinya kepada pihak yang berhak mendapatkan jawapan
tersebut.
Konsep akauntabiliti adalah tanggungjawab Pengurus Sekolah atau individu

yang menjalankan tugas menguruskan sumber-sumber awam melalui
perwakilan kuasa. Mereka yang menerima kuasa perlu melapor kepada pihak
yang mewakilkan kuasa mengenai segala urusniaga dan perubahan yang
berlaku mengikut tempoh yang ditetapkan.
Dalam menentukan akauntabiliti, Pengurus Sekolah perlu:
(a) mematuhi Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan Perbendaharaan,

Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan, Tatacara Pengurusan
Kewangan Dan Perakaunan Kumpulan Wang Sekolah serta arahan-
arahan dari KPM; dan
(b) mewujudkan struktur organisasi yang sesuai dan mengadakan sistem

kawalan dalaman untuk menjalankan tanggungjawab dengan berkesan.
2.2 PENURUNAN KUASA
2.2.1 Surat Perwakilan Kuasa
Dalam menjalankan tugas, Pengurus Sekolah sebagai Pegawai

Perakaunan akan diberi kuasa oleh Pegawai Pengawal untuk
menjalankan tugas-tugas kewangan dan perakaunan sekolah yang
menjadi tanggungjawab kepadanya.
4
Bab 2 AKAUNTABILITI
2.2.2 Kebenaran Menjalankan Tugas
Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat kebenaran bertulis kepada

pegawai yang menjalankan tugas-tugas kewangan dan perakaunan
sekolah (Lampiran 2-1).
2.2.3 Sumber rujukan kuasa:
(a) AP 69 : Kebenaran Bertulis Untuk Menerima Wang

(b) AP 70 : Pengeluaran Resit Rasmi
(c) AP 101 : Kuasa Menandatangan Baucar
(d) AP 119 : Kuasa Menandatangan Cek (AK 52)
(e) AP 11 : Kuasa Kewangan Yang Lain.
Contoh:
- Menyelenggara/mengemaskini/memeriksa dokumen
kewangan
- menyelenggara Panjar Wang Runcit
2.2.4 Ketiadaan Pengurus Sekolah
(a) Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat perwakilan kuasa

kepada pegawai yang lain untuk menjalankan tugas semasa
ketiadaannya.
(b) Sekiranya Pengurus Sekolah bersara atau bertukar dan

menyebabkan kekosongan dalam tempoh yang panjang, menjadi
tanggungjawab pegawai yang paling kanan di sekolah untuk
memaklumkan kepada Ketua PTJ bagi mendapatkan surat
perwakilan kuasa.
2.3 SERAHAN TUGAS
2.3.1 Apabila pegawai bertukar ganti, kedua-dua pegawai ini hendaklah

menandatangan satu kenyataan serahan tugas yang menunjukkan
5
Bab 2 AKAUNTABILITI
kedudukan helaian dokumen kewangan untuk dikepilkan bersama Nota

Serah Tugas. Contoh dan panduan pengisian Borang Serahan
Dokumen Kewangan adalah seperti di Lampiran 2-2.
TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH
2.4 PENYATA KEWANGAN SEKOLAH
2.4.1 Penyediaan Penyata Kewangan
Peraturan-
Pengurus Sekolah bertanggungjawab menyediakan Penyata Kewangan peraturan
Pendidikan
Tahunan bagi tahun berakhir 31 Disember tiap-tiap tahun mengikut (Akaun dan
Audit) 2002
prinsip perakaunan yang diterima umum; dan
2.4.2 Mengemukakan Penyata Kewangan
Pengurus Sekolah hendaklah mengemukakan Penyata Kewangan

Pekeliling
Tahunan kepada Ketua PTJ yang kemudiannya mengemukakan SPK Bil
4/1988
penyata kewangan tahunan tersebut kepada Pejabat Audit Sekolah
Negeri tidak lewat daripada 31 Mac tahun berikutnya.
Walau bagaimanapun, sekolah dikehendaki mengemukakan Penyata

Kewangan Tahunan Sekolah pada atau sebelum 28 Februari kepada
Ketua PTJ.
2.5 MELANTIK JURUAUDIT DALAM
2.5.1 Pengurus Sekolah perlu melantik secara bertulis seorang guru yang
tidak terlibat secara langsung dalam pengurusan kewangan dan
perakaunan sekolah sebagai Juruaudit Dalam untuk memastikan wujud
kawalan dalaman dalam pengurusan kewangan dan perakaunan
sekolah.
6
Bab 2 AKAUNTABILITI
2.5.2 Tugas Juruaudit Dalam adalah seperti berikut:
(a) menyemak rekod kewangan;
(b) memastikan prosedur dan peraturan kewangan dipatuhi; dan
(c) menyediakan laporan hasil pemeriksaan dan mengemukakan

kepada Pengurus Sekolah serta membentangkan dalam Mesyuarat
JPKA.
2.6 PELANTIKAN JAWATANKUASA DI SEKOLAH
2.6.1 JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN

(JPKA)
(a) Ahli-ahli Jawatankuasa adalah terdiri daripada:-
Pengerusi : Pengurus Sekolah

Setiausaha : KPT/PT yang mentadbir kewangan
Ahli : Semua Guru Penolong Kanan
Ketua Bidang/Ketua Panitia
Juruaudit Dalam
Pegawai-pegawai lain yang sesuai
(b) Bidang tugas jawatankuasa adalah untuk membantu Pengurus SPK Bil.
6/2009
Sekolah mengawasi, mengesan dan menyelia semua urusan
kewangan dan akaun supaya berjalan lancar dan menepati
kehendak Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan
Perbendaharaan, Pekeliling, Surat Pekeliling dan Tatacara yang
berkuat kuasa.
(c) Bidang tugas jawatankuasa meliputi pengurusan bajet,

PP
10/2008
perbelanjaan, perakaunan, pungutan dan tunggakan hasil, aset
dan stor, penyediaan dan pembentangan penyata kewangan
7
Bab 2 AKAUNTABILITI
dan laporan tahunan sekolah. Jawatankuasa ini juga perlu

meneliti dan mengambil tindakan susulan terhadap Laporan
Audit serta perancangan latihan untuk kakitangan yang
mengurus hal-hal pengurusan kewangan.
(d) Kekerapan mesyuarat
Jawatankuasa ini hendaklah mengadakan mesyuarat sekurang-

PP 10/2008
kurangnya tiga (3) bulan sekali selepas tamat tempoh setiap suku & SPK6/2009
tahun. Mesyuarat yang diadakan secara tersusun boleh membantu

jawatankuasa mengesan dan mengawasi operasi kewangan dan
perakaunan dengan lebih berkesan.
2.6.2 JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET KERAJAAN (JKPAK) (rujuk

Bab 12)
2.6.3 JAWATANKUASA SEBUT HARGA (rujuk Bab 11)
2.7 MENGADAKAN PEMERIKSAAN MENGEJUT
2.7.1 Pengurus Sekolah hendaklah mengadakan pemeriksaan mengejut

AP 309
secara berkala ke atas peti besi atau peti wang tunai dalam
penyimpanan wang awam, setem atau barang-barang lain yang
berharga.
2.7.2 Pemeriksaan ini hendaklah dilakukan tidak kurang dari sekali dalam
enam (6) bulan dan hasilnya hendaklah direkodkan dalam Buku
Pemeriksaan Mengejut (Am 28). Butir-butir yang perlu dicatat:-
(a) tarikh dan masa pemeriksaan;
(b) nama pegawai yang bertanggungjawab menyimpan wang tunai dan

setem;
8
Bab 2 AKAUNTABILITI
(c) amaun wang dan setem yang diamanahkan kepadanya;
(d) perihal barang-barang berharga yang diamanahkan termasuk buku

resit dan cek yang belum digunakan;
(e) hasil pemeriksaan termasuk catatan nombor siri cek (akaun KWK/
SUWA/ Asrama) yang belum digunakan pada tarikh pemeriksaan;
dan
(f) tandatangan dan jawatan pegawai pemeriksa.
2.8 PENYEDIAAN REKOD/DOKUMEN KEWANGAN UNTUK PENGAUDITAN
Pengurus Sekolah bertanggungjawab:
(a) menyedia dan mengemukakan semua rekod/dokumen kewangan

kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri;
(b) memberi penjelasan atau maklumat yang diperlukan
(c) membenar dan memberi kerjasama ke atas pengauditan atau

pemeriksaan.
2.9 MENJAWAB LAPORAN/PERTANYAAN AUDIT
Pengurus Sekolah hendaklah memberi jawapan ke atas laporan atau

AP 306
pertanyaan audit dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh laporan atau
pertanyaan audit.
2.10 KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA
Sekiranya berlaku kehilangan wang atau aset awam Pengurus Sekolah

hendaklah bertanggungjawab untuk mengambil tindakan seperti yang
digariskan di dalam Bab C (II) Arahan Perbendaharaan.
9
Bab 2 AKAUNTABILITI
2.11 SURCAJ DAN PENALTI
2.11.1Surcaj
Surcaj boleh dikenakan kepada Pengurus Sekolah jika:-
(a) gagal memungut apa-apa wang yang telah dipertanggungjawabkan Seksyen

18 AAK
ke atasnya; 1957
(b) telah bertanggungjawab tentang apa-apa bayaran wang awam yang

tidak disahkan dengan sempurna;
(c) telah menyebabkan berlakunya kekurangan atau kehilangan wang

awam atau harta benda kerajaan;
(d) Gagal menyimpan akaun dan rekod kewangan dengan sempurna

dan teratur; atau
(e) Gagal membuat apa-apa bayaran atau bertanggungjawab bagi apa-

apa kelewatan dalam pembayaran wang awam.
2.11.2 Penalti
Seseorang yang melanggar Peraturan-Peraturan Pendidikan (Akaun Akta

Pendidikan
Dan Audit) 2002 yang terkandung di dalam Akta Pendidikan 1996 1996
Peraturan-
adalah dianggap telah melakukan suatu kesalahan dan apabila peraturan
(Akaun dan
disabitkan boleh didenda tidak melebihi lima ribu Ringgit Malaysia Audit) 2002
(RM5,000) atau dipenjarakan selama tempoh tidak melebihi tiga (3)
bulan atau kedua-duanya.
10
Lampiran 2-1
SURAT KEBENARAN MENJALANKAN TUGAS KEWANGAN
Saya sebagai Pengetua/Guru Besar SM/SK …………………………………….

dengan ini memberi kebenaran kepada …………………………………………………
no. Kad Pengenalan ………………………. Jawatan …………………………………...
untuk menjalankan tugas-tugas kewangan berikut:
1. Menerima wang awam
2. Menandatangan Resit Rasmi Pejabat
3. Menyelenggara Buku Tunai
4. Menyelenggara Panjar Wang Runcit
5. Menandatangan Pesanan Sekolah
6. Memperaku Baucar Bayaran
7. Memasukkan wang ke bank
8. Menyelenggara rekod-rekod kewangan yang lain.
Kebenaran ini berkuatkuasa mulai tarikh surat ini sehingga dibatalkan.
Dengan ini surat kebenaran ………………………………………(no.rujukan)

bertarikh…………… adalah terbatal.
…………………………………..
t.t Pengetua/ Guru Besar Tarikh:………………
Saya ……………………………. No. Kad Pengenalan ………………………….

dengan ini menerima kebenaran bagi menjalankan tugas-tugas kewangan seperti di
atas.
……………………………
Tandatangan Tarikh:………………………..
Lampiran 2-2
BORANG SERAHAN DOKUMEN KEWANGAN
Nama Pegawai Bertukar :

Jawatan :
Nama Pegawai Terima Tugas :
Jawatan :
Perihal, Siri dan Nombor Siri Nombor Siri Catatan

No. Borang Borang yang Borang Belum
digunakan Guna
sehingga tarikh
Mula Akhir Mula Akhir
Resit Rasmi
Pejabat
No. Siri:
Borang Pesanan
Sekolah
No. Siri :
Cek KWK
No. Siri :
Cek KWS
No. Siri :
Cek KWA
No. Siri :
Saya/kami memperakui bahawa dokumen-dokumen yang ditunjukkan dalam

jadual di atas telah disemak oleh saya/kami dan didapati betul.
..............(t.t Penyerah)....................... ..............(t.t Penerima)......................

Nama : Nama :
Tarikh : Tarikh :
Bab 3 KUMPULAN WANG SEKOLAH
3.1 PENDAHULUAN
Kumpulan Wang Sekolah terdiri daripada tiga jenis kumpulan wang yang
dipertanggungjawabkan kepada Pengurus Sekolah untuk diurus dan
diperakaunkan mengikut peraturan dan tatacara yang telah ditetapkan.
3.2 JENIS-JENIS KUMPULAN WANG SEKOLAH
3.2.1 Tiga jenis Kumpulan Wang Sekolah adalah seperti berikut:-
(a) Kumpulan Wang Kerajaan (KWK);

(b) Kumpulan Wang SUWA (KWS); dan
(c) Kumpulan Wang Asrama (KWA).
3.2.2 Setiap kumpulan wang diuruskan secara berasingan dan satu akaun
bank dibuka bagi setiap kumpulan wang tersebut. Walau
bagaimanapun, sekolah yang bilangan muridnya kurang daripada 150
orang atau Sekolah Kurang Murid (SKM) dibenarkan mempunyai satu
akaun bank bagi menguruskan semua Kumpulan Wang Sekolah.
3.2.3 Sekolah tidak dibenarkan untuk mengakaunkan kutipan bayaran balik

yang melibatkan Vot seperti bayaran balik emolumen, bayaran balik
utiliti dan lain-lain yang berkaitan ke dalam akaun bank Kumpulan
Wang Sekolah.
3.3 KUMPULAN WANG KERAJAAN
3.3.1 Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) bertujuan mengakaunkan terimaan

dan bayaran daripada sumber Kerajaan termasuk biasiswa daripada
lain-lain agensi kerajaan dan faedah bank serta dibelanjakan mengikut
maksud setiap terimaan kecuali berkaitan dengan asrama.
13
3.3.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan ke dalam KWK termasuklah:
(a) Bantuan Persekolahan daripada KPM

(b) Bantuan Biasiswa ;
(c) Faedah bank; dan
(d) Pemberian lain bagi program khas Kementerian Pelajaran
Malaysia dan lain-lain agensi Kerajaan.
3.3.3 Walau bagaimanapun, sumber kewangan KWK adalah tertakluk

kepada pekeliling/surat edaran yang berkuat kuasa dari semasa ke
semasa.
3.4 KUMPULAN WANG SUWA (Sumbangan Wang Awam)
3.4.1 Kumpulan Wang SUWA (KWS) bertujuan mengakaunkan terimaan dan

bayaran daripada sumber awam termasuk terimaan daripada murid/
pelajar/orang awam/agensi bukan kerajaan dan faedah bank serta
dibelanjakan mengikut maksud setiap terimaan kecuali berkaitan
dengan asrama.
3.4.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan ke dalam KWS termasuklah:
(a) Semua kutipan daripada murid/pelajar/ibu bapa/penjaga yang SPI

11/2011
telah mendapat kelulusan daripada Pendaftar atau bayaran-
bayaran yang dibenarkan mengikut peruntukan Akta Pendidikan
1996, Peraturan-Peraturan Pendidikan dan Surat-Surat Siaran
berkaitan Bayaran Persekolahan yang masih berkuatkuasa
kecuali yuran PIBG.
(b) Sewa kantin sekolah dan kedai buku sekolah;
(c) Sumbangan daripada kedai buku sekolah/ koperasi sekolah;
(d) Sumbangan daripada orang awam;
(e) Caj yang dikenakan ke atas penggunaan harta dan kemudahan
sekolah;
(f) Deposit diterima;
14
(g) Faedah bank; dan

(h) Terimaan-terimaan lain yang berkaitan.
3.4.3 Kegunaan wang SUWA adalah seperti berikut:
(a) Wang Yang Dikutip Khas Untuk Sesuatu Tujuan
Apabila pihak sekolah membuat kutipan daripada

murid atau orang awam untuk sesuatu tujuan seperti:
(i) Bayaran tambahan di Sekolah Agama Bantuan

Kerajaan (SABK);
(ii) Penerbitan Majalah Sekolah; dan
(iii) Lain-lain kutipan yang diluluskan oleh Pendaftar.
(b) Wang Yang Dikutip Secara Am
Kutipan seperti sewa kantin, derma am, pendapatan daripada

kedai buku sekolah, caj yang dikenakan ke atas penggunaan
harta dan kemudahan sekolah, faedah bank dan pelbagai
merupakan kutipan yang tidak dikhaskan untuk sesuatu tujuan.
Wang yang diterima daripada punca ini boleh digunakan oleh
pihak sekolah untuk:
(i) Perbelanjaan menjalankan aktiviti-aktiviti murid;

(ii) Perbelanjaan membawa murid mendapatkan rawatan
kecemasan;
(iii) Perbelanjaan yang memberi manfaat secara langsung
kepada murid.
(c) Kegunaan Lain Wang SUWA
Perbelanjaan selain daripada perkara (a) dan (b) diwajibkan

mendapat kelulusan daripada Ketua PTJ sebelum sebarang
perolehan dibuat.
15
3.5 KUMPULAN WANG ASRAMA
3.5.1 Kumpulan Wang Asrama (KWA) bertujuan mengakaunkan terimaan

dan bayaran berkaitan dengan asrama daripada sumber kerajaan dan
awam termasuk terimaan daripada murid/pelajar/orang awam/agensi
bukan kerajaan dan faedah bank serta dibelanjakan mengikut maksud
setiap terimaan.
3.5.2 Sumber kewangan yang diperakaunkan di bawah KWA termasuklah:
(a) Bantuan Geran Per Kapita Lain-lain Perbelanjaan Berulang

Tahun untuk asrama (LPBT Asrama);
(b) Bantuan Makanan Asrama (BMA);
(c) Bayaran Kokurikulum Asrama (BKKA);
(d) Derma/Sumbangan dari orang ramai/Agensi Kerajaan/Badan
Berkanun
(g) Faedah bank; dan
(h) Pelbagai pemberian/kutipan lain berkaitan asrama yang
diluluskan oleh Pendaftar dan bayaran-bayaran yang
dibenarkan mengikut peruntukan Akta Pendidikan 1996,
Peraturan-Peraturan Pendidikan dan surat-surat siaran
berkaitan bayaran persekolahan yang masih berkuatkuasa.
3.5.3 Bagi asrama yang disediakan berasingan daripada sekolah (Asrama

Pusat), sekolah yang dilantik oleh Ketua PTJ hendaklah mengurus
serta mengendalikan kewangan dan perakaunan berkaitan dengan
KWA. Ketua Warden bertanggungjawab membuat kutipan bayaran
makanan asrama dan pelbagai pemberian/kutipan lain berkaitan
asrama yang dibenarkan mengikut peraturan-peraturan sedia ada.
16
Bab 4 TERIMAAN
4.1 PENDAHULUAN
Terimaan adalah wang yang diperolehi oleh pihak sekolah daripada Kerajaan
dan orang awam dalam bentuk wang tunai, cek, kiriman wang dan pindahan
dana elektronik (EFT). Semua terimaan hendaklah diperakaunkan dengan
betul dan tepat mengikut prosedur dan peraturan yang ditetapkan bagi
mengelakkan daripada berlaku kehilangan wang sekolah yang mungkin
berpunca daripada kegagalan memungut dan merekod, kecuaian dan
penyelewengan.
4.2 TATACARA MENGAKAUNKAN TERIMAAN
4.2.1 Sekolah hendaklah mengeluarkan resit rasmi yang ditetapkan bagi

memperakui setiap terimaan. Resit rasmi yang digunakan di sekolah
adalah seperti berikut:
(a) Resit Rasmi Pejabat (RP.01) hendaklah dikeluarkan oleh

Pengurus Sekolah bagi setiap terimaan.
(i) Format resit adalah seperti di Lampiran 4-1.

(ii) Panduan pengisian resit seperti di Lampiran 4-1A.
(b) Resit Rasmi Murid (RM.01) dikeluarkan oleh guru kelas/warden/

penyelia asrama kepada murid.
(i) Format resit adalah seperti di Lampiran 4-2.

(ii) Panduan pengisian resit seperti di Lampiran 4-2A.
4.2.2 Sekolah hendaklah menggunakan buku resit yang berasingan bagi

setiap kumpulan wang.
4.2.3 Sekolah hanya dibenarkan memperolehi buku resit daripada

Percetakan Nasional Malaysia Berhad (PNMB).
17
Bab 4 TERIMAAN
4.2.4 Kutipan yang diterima daripada murid hendaklah dikeluarkan resit oleh
guru dan dicatat di dalam Jadual Kedatangan Murid. Pengurus
Sekolah hendaklah memastikan bahawa nombor resit serta jumlahnya
direkod di dalam ruangan yang disediakan dalam buku tersebut.
4.2.5 Pungutan yang dibuat oleh guru kelas hendaklah direkodkan dalam
Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat seperti format di
Lampiran 4-3, diisi dalam dua (2) salinan dan satu salinan diserahkan
bersama-sama buku resit dan wang pungutan kepada Pengurus
Sekolah pada hari yang sama. Panduan pengisian borang ini adalah
seperti di Lampiran 4-3A.
4.2.6 Semua terimaan melalui pos hendaklah direkodkan di dalam Daftar

Penerimaan Wang Melalui Pos seperti di Lampiran 4-4. Resit untuk
terimaan ini hendaklah dihantar melalui pos ke alamat pembayar.
Nombor resit hendaklah dicatat dalam daftar ini dan seterusnya
direkodkan di dalam Buku Tunai.
4.2.7 Berpandukan resit yang telah dikeluarkan, Pengurus Sekolah

hendaklah menentukan jenis kumpulan wang bagi terimaan tersebut
untuk direkod dalam Buku Tunai.
4.2.8 Setiap Resit Rasmi Pejabat yang dikeluarkan termasuk yang dibatalkan
hendaklah direkod dalam Buku Tunai pada hari yang sama.
4.2.9 Pengurus Sekolah yang menerima wang sekolah adalah dikehendaki

jika:
Pungutan wang tunai melebihi RM500.00 atau jumlah pungutan

(termasuk tunai, cek, wang pos dan lain-lain) yang melebihi
RM2,000.00 atau apa-apa jumlah yang lebih kecil yang telah ditetapkan
oleh Pusat Tanggungjawab masing-masing, hendaklah dimasukkan ke
dalam bank pada hari itu juga dan jika lewat diterima, hendaklah
dimasukkan pada hari kerja yang berikutnya. Walau bagaimanapun,
18
Bab 4 TERIMAAN
tiap-tiap cek yang diterima mestilah dikreditkan ke akaun sekolah dalam

tempoh seminggu selepas diterima.
4.2.10 Pungutan tanpa mengira jumlahnya yang masih ada dalam tangan
hendaklah dimasukkan ke akaun bank sekolah pada hari kerja yang
akhir dalam bulan berkenaan. Semua pungutan yang diterima pada
sesuatu tahun hendaklah diperakaunkan pada tahun itu juga.
4.2.11 Slip Bayar Masuk Bank hendaklah disediakan mengikut kumpulan

wang yang berkenaan apabila pungutan hendak dimasukkan ke akaun
bank sekolah. Slip berkenaan boleh didapati dari bank di mana akaun
sekolah dibuka. Pastikan nombor akaun bank di Slip Bayar Masuk Bank
adalah betul sebelum pungutan dibankkan.
4.2.12 Salinan Slip Bayar Masuk Bank yang telah diakui terima oleh bank
hendaklah disemak dengan Buku Tunai oleh Pengurus Sekolah dan
ditandatangan ringkas beserta tarikh sebelum difailkan mengikut jenis
kumpulan wang.
4.2.13 Pungutan juga boleh dimasukkan ke akaun bank melalui Mesin Deposit
Tunai (Cash Deposit Machine). Slip urusniaga dan salinan fotokopinya
hendaklah ditandatangan ringkas beserta tarikh oleh Pengurus Sekolah
dan difailkan dengan sempurna.
4.3 KAWALAN TERIMAAN DAN PUNGUTAN
4.3.1 Setiap kutipan mestilah mengikut peraturan yang berkuatkuasa.
4.3.2 Pengurus Sekolah hendaklah memberi kebenaran khusus secara

bertulis kepada pegawai-pegawai yang membuat pungutan bagi
pihaknya. Pemungut hendaklah menyelenggara rekod mengenai
kebenaran yang telah diberi. Format Surat Kebenaran Menerima Wang
Awam seperti di Lampiran 4-5.
19
Bab 4 TERIMAAN
4.3.3 Pengurus Sekolah adalah dibenarkan menerima cek sebagai bayaran

bagi pihak sekolah. Semua cek yang dibayar kepada pihak sekolah
hendaklah dibuat atas nama jawatan Pengetua/Guru Besar.
4.3.4 Sekiranya cek yang dibayar masuk ke bank ditolak oleh pihak bank,
pihak sekolah perlu mengambil tindakan berikut:
(a) membuat pelarasan di bahagian BAYARAN Buku Tunai dengan

catatan ‘kontra-cek tak laku’.
(b) hendaklah menyelenggara Daftar Cek Tak Laku seperti di

Lampiran 4-6.
(c) segera mendapatkan balik pungutan tersebut.
(d) apabila menerima bayaran gantian, prosedur terimaan hendaklah

dipatuhi semula.
4.3.5 Pengeluaran Resit Rasmi Pejabat (RP.01) hendaklah dikendalikan oleh

dua orang pegawai. Pegawai yang diberi kebenaran untuk menerima
wang awam hendaklah menulis resit dengan menggunakan karbon dua
muka dan hendaklah ditandatangan oleh pegawai yang lain.
4.3.6 Pengeluaran Resit Rasmi Murid (RM.01) boleh ditulis dan

ditandatangan oleh pegawai yang sama.
4.3.7 Pindaan pada resit adalah dilarang. Jika terdapat sebarang kesilapan
semasa resit ditulis, resit itu hendaklah dibatalkan dan resit yang baru
dikeluarkan. Resit yang dibatalkan itu hendaklah dikepilkan bersama-
sama salinannya untuk tujuan pengauditan.
4.3.8. Sebagai langkah kawalan, resit rasmi hanya boleh dibatalkan oleh
pegawai yang menandatangan resit.
20
Bab 4 TERIMAAN
4.3.9. Semua buku resit yang diterima daripada PNMB hendaklah disemak
bagi menentukan nombor siri di dalamnya adalah lengkap dan betul.
Pegawai yang menyemak hendaklah membuat catatan di belakang

helaian pertama salinan pejabat dalam buku resit dengan catatan
perakuan berikut:-
“Diperiksa oleh saya pada hari ini dan didapati mengandungi .............
helai resit berpendua yang bernombor dengan betul daripada nombor
.................. hingga nombor ...........................”
Tandatangan Pemungut ……………....

Nama Penuh Pemungut……………….
Tarikh : ………
4.3.10 Pengurus Sekolah hendaklah menyelenggara Daftar Stok Buku Resit

seperti di Lampiran 4-7 yang menunjukkan semua buku resit yang
diterima dan dikeluarkan.
4.3.11 Buku resit hanya boleh dikeluarkan kepada pegawai yang diberi
kebenaran menerima wang awam. Daftar Stok Buku Resit mestilah
ditandatangan oleh pegawai yang menerima buku resit. Buku resit
hendaklah dikeluarkan mengikut jumlah yang dikehendaki dengan
susunan nombor siri yang betul. Contoh dan panduan pengisian Daftar
Stok Buku Resit adalah seperti di Lampiran 4-7A.
4.3.12 Apabila pemungut bertukar ganti, kedua-dua pegawai ini hendaklah

menandatangan satu kenyataan serahan tugas yang menunjukkan
kedudukan helaian resit.
4.3.13 Baki helaian Buku Resit Murid (RM.01) yang tidak digunakan sehingga
akhir tahun hendaklah dibatalkan. Walau bagaimanapun, baki helaian
Buku Resit Murid tersebut boleh terus digunakan pada tahun berikutnya
dengan merekodkan semula baki helaian tersebut dalam Daftar Stok
Buku Resit.
21
Bab 4 TERIMAAN
4.3.14 Sekolah dibenarkan menggunakan baki helaian Buku Resit Pejabat

(RP.01) pada tahun berikutnya tanpa perlu merekod semula dalam
Daftar Stok Buku Resit.
4.3.15 Semua pungutan yang lewat diterima dan tidak dapat dimasukkan ke
bank pada hari yang sama hendaklah disimpan dalam peti besi. Bagi
sekolah yang tidak mempunyai peti besi, wang tunai melebihi RM500
atau jumlah pungutan termasuk cek melebihi RM2,000 hendaklah
disimpan di Balai Polis yang berdekatan dengan menggunakan karung
berkunci dan suatu resit didapatkan daripada pegawai polis yang
menjaga.
4.3.16 Wang pungutan tidak boleh dibelanjakan atau ditukarkan terlebih

dahulu sebelum dibankkan ke akaun bank sekolah.
4.4 KUTIPAN MELALUI BANK
4.4.1 Sekolah dibenarkan untuk membuat kutipan secara bayaran terus ke

akaun bank sekolah dengan mematuhi syarat-syarat seperti berikut:
(a) Sekolah perlu mendapat persetujuan bertulis daripada bank untuk

memulakan sistem ini dan berbincang dengan pihak bank mengenai
format Slip Bayar Masuk Bank seperti di Lampiran 4-8;
(b) Slip Bayar Masuk Bank perlu dicetak khas bagi tujuan memenuhi
keperluan sekolah dan bank. Maklumat berikut perlu dimasukkan
dalam Slip Bayar Masuk bank iaitu:
(i) Dicetak terus atas borang.

• No. Siri Slip Bayar Masuk Bank (bermula dengan huruf K
(KW Kerajaan), S (KW SUWA), A (KW Asrama).
• Nama dan alamat sekolah.
• Nombor Akaun Bank.
• Tujuan bayaran (Jenis kutipan)
22
Bab 4 TERIMAAN
(ii) Diisi oleh murid.

• Nama.
• Nombor Kad Pengenalan.
• Tingkatan.
• Amaun.
(c) Mendapat kelulusan bertulis daripada Bahagian Akaun, KPM

dengan mengemukakan:
(i) Persetujuan bertulis dari bank.

- persetujuan ini mestilah mengandungi klausa berikut:
‘Dengan ini pihak bank bersetuju untuk tidak menerima
pembayaran yang menggunakan slip bayar masuk bank
selain daripada yang telah dipersetujui’.
(ii) Format slip bayar masuk bank yang telah dipersetujui.
(d) Pastikan Slip Bayar Masuk Bank diserahkan kepada murid untuk
tujuan bayaran sebelum cuti persekolahan akhir tahun. Slip Bayar
Masuk Bank ini perlu direkodkan dalam satu Daftar Slip Bayar
Masuk Bank seperti di Lampiran 4-9. Contoh pengisian adalah
(e) Slip Bayar Masuk Bank perlu disediakan dalam tiga (3) salinan
(berkarbon) untuk kegunaan bank, sekolah dan murid.
(f) Sekolah hendaklah memastikan tiada halangan kepada ibubapa

sekiranya mereka memilih untuk membuat bayaran seperti biasa.
(g) Resit Rasmi Murid (RM.01) hanya dikeluarkan setelah Slip Bayar
Masuk Bank diakui terima oleh bank (cetakan komputer) dan
diserahkan kepada sekolah. Sekiranya berlaku kekeliruan seperti
kehilangan salinan Slip Bayar Masuk Bank, semakan boleh dibuat
dengan Penyata Bank dan Daftar Slip Masuk Bank.
23
Bab 4 TERIMAAN
4.4.2 Tatacara Kutipan Melalui Bank
(a) Guru Kelas/Warden/Penyelia Asrama hendaklah mengeluarkan

Resit Rasmi Murid (RM.01) setelah menerima salinan Slip Bayar
Masuk Bank. Nombor siri Slip Bayar Masuk Bank hendaklah dicatat
pada ruang ‘Tunai/Cek’ di resit. Nombor resit tersebut hendaklah
direkod dalam Jadual Kedatangan Murid/ Daftar Penghuni Asrama
berpandukan nombor siri dan tarikh Slip Bayar Masuk Bank
diterima.
(b) Daftar Slip Bayar Masuk Bank hendaklah dilampirkan bersama

Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat dan dikemukakan
kepada pejabat sekolah pada hari yang sama atau selewat-
lewatnya hari kerja berikutnya.
(c) Sekolah hendaklah mengeluarkan Resit Rasmi Pejabat kepada

guru kelas/warden/penyelia asrama bagi mengakui terima kutipan
sekolah. Tarikh Resit Rasmi Pejabat adalah tarikh penerimaan
Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat.
(d) Catatan di Buku Tunai perlu direkod pada hari yang sama Resit
Rasmi Pejabat dikeluarkan.
(e) Tarikh urusniaga kutipan yang direkodkan dalam buku tunai adalah
berdasarkan tarikh terimaan nota kredit/ penyata bank.
(f) Jika slip bayar masuk bank hilang sebelum pembayaran dibuat,
pihak sekolah hendaklah:
(i) Mengeluarkan slip yang baru dan merekodkan di dalam

Daftar Slip Bayar Masuk Bank; dan
(ii) Membuat catatan kehilangan pada rekod slip yang hilang
di Daftar Slip Bayar Masuk Bank.
24
Bab 4 TERIMAAN
4.4.3 Deposit Diterima
(a) Deposit diterima hendaklah diakaunkan dalam Buku Tunai

Kumpulan Wang SUWA (Bahagian Terimaan) di bawah lajur
Pelbagai dengan menyelenggara Akaun Subsidiari.
(b) Deposit diterima hendaklah dikembalikan oleh sekolah kepada

pendeposit tanpa faedah, tidak lewat dari tujuh (7) hari daripada
tarikh tamat perjanjian, tertakluk kepada apa-apa potongan
bayaran yang tertunggak dan dibenarkan di dalam perjanjian.
Resit Rasmi Pejabat asal perlu dikemukakan bagi tujuan
pemulangan deposit.
4.4.4 Sewaan
(a) Sewa kantin hendaklah diakaunkan dalam Buku Tunai

Kumpulan Wang SUWA di bawah lajur Caj/Sewaan Kantin.
(b) Lain-lain caj dan sewaan hendaklah diakaunkan dalam buku

tunai Kumpulan Wang Suwa di bawah lajur Caj/Sewaan Lain- Lampiran
14 Buku
lain. PPKS m/s
77 dan 78
(c) Sekolah hendaklah menyelenggara satu Daftar Sewaan bagi

setiap jenis sewaan.
4.4.5 Terimaan Bantuan Persekolahan
(a) Resit dikeluarkan berdasarkan tarikh terimaan Nota Kredit/

Penyata Bank/makluman rasmi secara bertulis daripada pihak
yang menyalurkan peruntukan dengan pengesahan daripada
bank.
(b) Terimaan hendaklah dicatatkan di dalam Buku Tunai di bawah

lajur yang telah ditetapkan.
25
Bab 4 TERIMAAN
(c) Perbelanjaan hanya boleh dibuat selepas terimaan direkodkan

di dalam Buku Tunai Kumpulan Wang Sekolah.
4.4.6 Faedah Bank
Faedah bank merupakan terimaan sekolah. Resit Rasmi Pejabat perlu

dikeluarkan berdasarkan tarikh terima penyata bank. Wang ini boleh
dibelanjakan mengikut maksud yang ditetapkan di bawah kumpulan
wang berkenaan.
26
Lampiran 4-1
RESIT RASMI PEJABAT
RP.01(Pin.09) A
ASAL
SEKOLAH: ……………………………………………………….
TAHUN: ………………
Diterima daripada: …………………………………………………………………….

………………………………………………………………………
Bil. Perihal Penerimaan RM Sen

1. Peruntukan PCG
2. Kutipan Murid
JUMLAH
Ringgit Malaysia: ……………………………………………………………

…………………………………………………………...
*Tunai / Cek / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang / EFT

(Potong yang tidak berkenaan)
*No.: ……………………………..
Tarikh: ……………….. ……………………….

(Tandatangan dan Cop)
Pengetua / Guru Besar
No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(20) JD108638 - PNMB., K.L.

Lampiran 4-1A
RESIT RASMI PEJABAT
RP.01(Pin.09) A
ASAL
1
SEKOLAH: ……………………………………………………….
TAHUN: ………………
2
3
Diterima daripada: …………………………………………………………………….
………………………………………………………………………
5
Bil. Perihal Penerimaan 4 RM Sen
1. Peruntukan PCG
2. Kutipan Murid
JUMLAH 6
7
…………………………………………………………...
*Tunai / Cek / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang / EFT 8

*No.: ……………………………..
9
11
10
Tarikh: ……………….. ……………………….
Pengetua / Guru Besar
Panduan mengisi :
1. Nama Sekolah
2. Tahun kewangan
3. Nama pembayar
4. Perihal penerimaan
5. Amaun yang diterima
6. Jumlah amaun yang diterima
7. Jumlah terimaan dalam perkataan
8. Kaedah pembayaran
9. No. Rujukan cek/wang pos/bankdraf/kiriman wang/EFT
10. Tarikh terima wang
11. Tandatangan Pengurus Sekolah
Lampiran 4-2
RESIT RASMI MURID
RM.01(Pin.09) B
ASAL
SEKOLAH: ……………………………………………………………
TAHUN: ………………………….
Diterima daripada: …………………………………………………………...

Kelas: ……………………………………………………………………...
Bagi bayaran Kumpulan Wang: SUWA /Asrama

1 Kokurikulum
2 Kertas Ujian Dalaman
3 Sukan Tahunan Sekolah
4 Skim Perlindungan Diri
5 MSSM
6 Majalah Sekolah
7 Asrama : Makanan
Pendaftaran
Dobi
Lain-lain
8 Pelbagai
JUMLAH

. …………………………………………………………...
*Tunai / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang

*No. : ……………………………..
Tarikh: ……………….. ……………………….

Pengetua/Guru Besar
Lampiran 4-2A
RESIT RASMI MURID
RM.01(Pin.09) B
ASAL

1
SEKOLAH: ……………………………………………………………
2
TAHUN: ………………………….
Diterima daripada: …………………………………………………………...

3
Kelas: ……………………………………………………………………...
Bagi bayaran Kumpulan Wang: SUWA /Asrama 4
5 6
1 Kokurikulum
2 Kertas Ujian Dalaman
5 MSSM
6 Majalah Sekolah
7 Asrama : Makanan
Pendaftaran
Dobi
Lain-lain
8 Pelbagai
JUMLAH
7
8
. …………………………………………………………...
*Tunai / Wang Pos / Bankdraf / Kiriman Wang 9

*No. : ……………………………..10
11 12
Tarikh: ……………….. ……………………….
Panduan mengisi :
Pengetua/Guru Besar
1. Nama Sekolah
2. Tahun kewangan
3. Nama pembayar
4. Kumpulan Wang yang dikenakan
5. Perihal penerimaan
6. Amaun yang diterima
7. Jumlah amaun yang diterima
8. Jumlah terimaan dalam perkataan
9. Kaedah pembayaran
10. No. Rujukan wang pos/bankdraf/kiriman wang
11. Tarikh terima wang
12. Tandatangan Guru Kelas/Pegawai yang diberi kuasa
Lampiran 4-3
BORANG KUTIPAN DAN SERAHAN GURU KE PEJABAT

NAMA GURU : Tahun :
DARJAH / TINGKATAN : Bilangan Murid :
JENIS KUTIPAN Jumlah Bayaran Resit Rasmi Pejabat

No. Siri Resit
Tarikh Bil.Murid Melalui Jumlah
Murid Tunai/Cek Nombor Tarikh
Bank Besar
JUMLAH KUTIPAN HARIAN

JUMLAH KUTIPAN TERKUMPUL
JUMLAH SEPATUTNYA
JUMLAH BELUM TERIMA
Isi dalam 2 salinan setiap kali serahan dibuat (satu salinan disimpan oleh guru Guru/Pegawai yang menyerahkan wang; Pegawai yang menerima wang
dan satu salinan disimpan oleh pejabat).
…………………………………………………… …………………………………………
Tandatangan Guru Tandatangan
(Nama : ……………………………………) (Nama : ………………………………)
Tarikh: ………………………………… Tarikh: …………………………………
Lampiran 4-3A
BORANG KUTIPAN DAN SERAHAN GURU KE PEJABAT

1
NAMA GURU : Puan Norlaila bt. Ali Tahun : 2005 3
DARJAH / TINGKATAN : 2A 2 Bilangan Murid : 30 4
8 9 16
5 6 7 JENIS KUTIPAN Jumlah Bayaran Resit Rasmi Pejabat
No. Siri Resit
Tarikh Bil.Murid Yuran MSSD/ Melalui Jumlah
Murid Kertas Ujian Majalah Insurans Tunai Nombor Tarikh
Khas MSSM Bank Besar
3.1.2005 051-060 10 120 100 120 15 40 395 395 A 001 3.1.2005
3.1.2005 061-070 10 120 100 120 15 40 395 395 A 002 3.1.2005
Panduan mengisi borang:
1. Nama Guru kelas
2. Nama darjah/tingkatan
3. Tahun kewangan
4. Jumlah murid dalam kelas
5. Tarikh terimaan tunai atau Slip Bayar Masuk Bank
6. Nombor siri resit murid (dari - hingga)
7. Bilangan murid membayar yuran (rujuk resit)
8. Amaun mengikut analisa peruntukan yang diterima
9. Jumlah bayaran melalui tunai dan melalui bank
10. Jumlah kutipan harian yang diterima
11. Jumlah kutipan yang telah diterima (jika ada) ditambah jumlah kutipan harian
12. Jumlah sepatutnya diterima mengikut jumlah murid dalam kelas
13. Jumlah belum terima
14. Tandatangan dan tarikh Guru Kelas yang menyerahkan wang ke pajabat
15. Tandatangan dan tarikh pegawai yang diberi kuasa menerima wang diperingkat pejabat
16. Nombor resit pejabat dan tarikh dikeluarkan resit.
JUMLAH KUTIPAN HARIAN 10 240 200 240 30 80 395 395 790

JUMLAH KUTIPAN TERKUMPUL 11
JUMLAH SEPATUTNYA 12 360 300 360 45 120 1185
JUMLAH BELUM TERIMA 13 120 100 120 15 40 395
Isi dalam 2 salinan setiap kali serahan dibuat (satu salinan disimpan oleh guru Guru/Pegawai yang menyerahkan wang; Pegawai yang menerima wang
dan satu salinan disimpan oleh pejabat).
……………………………………………… …………………………………………
14 15
Tandatangan Guru Tandatangan
(Nama : …………………………………) (Nama : ………………………………)
Tarikh: ………………………………… Tarikh: …………………………………
Lampiran 4-4
DAFTAR PENERIMAAN WANG MELALUI POS
NO. NO.
TARIKH NAMA AMAUN NAMA DAN JAWATAN T.T. NO. RESIT
BIL RUJUKAN CEK/WANG PERIHAL CATATAN
TERIMA PENGIRIM (RM) PENERIMA PENERIMA PEJABAT
MEL POS
Lampiran 4-5
SURAT KEBENARAN
MENERIMA WANG AWAM, MENULIS DAN MENANDATANGAN RESIT
(AP 69 dan AP 70(a)(iv))
Saya sebagai Pengetua/Guru Besar SMK/SK ………………………………

dengan ini memberi kebenaran menerima wang awam serta menulis dan menandatangan
Resit Rasmi Murid kepada:
Nama : _________________________________________________________
Kad Pengenalan : _________________________________________________
Jawatan :________________________________
2. Kebenaran menerima wang awam yang diberi adalah seperti berikut :-
i) _______________________________________________
ii) _______________________________________________
iii) _______________________________________________
3. Kebenaran ini diberi mulai ……………………… sehingga …………………….

atau kebenaran ini ditarik balik.
……………………………….. …………
t.t PENGETUA / GURU BESAR TARIKH
COP NAMA DAN JAWATAN
Saya…………………………………………….. dengan ini menerima kebenaran

yang telah diberi seperti di atas.
……………………………………………………. ………..
TANDATANGAN TARIKH
Nota :
i. Gunakan Kepala Surat Rasmi Sekolah
ii. Isi dalam 2 salinan. Tandatangan tidak boleh menggunakan karbon
iii. Asal disimpan oleh penerima kuasa
iv. Pendua disimpan dalam fail sekolah
Lampiran 4-6
DAFTAR CEK TAK LAKU
Perihal Cek Tak Laku

Tarikh Cek Tak Laku
Bil Catatan
Diterima Dari Bank Nama Pengirim No. Cek Tarikh Amaun (RM) Sebab Cek Tak Laku
Lampiran 4-7
DAFTAR STOK BUKU RESIT
TERIMAAN KELUARAN
Tanda
Nombor Siri Nombor Siri Baki
Jumlah Jumlah tangan Catatan
Tarikh Oleh (Nama & Jawatan) Tarikh Kepada (Nama & Jawatan) (Naskah)
Naskah Dari Hingga Naskah Dari Hingga Penerima
Lampiran 4-7A
DAFTAR STOK BUKU RESIT
TERIMAAN KELUARAN
Tanda
Nombor Siri Nombor Siri Baki
Jumlah Jumlah tangan Catatan
Tarikh Oleh (Nama & Jawatan) Tarikh Kepada (Nama & Jawatan) (Naskah)
Naskah Dari Hingga Naskah Dari Hingga Penerima
3.01.10 10 AB251001 AB251500 Hj. Ahmad Karim (GB) ahmad 10

4.01.10 1 AB251001 AB251050 Siti Azrina Daud (PT) sad 9 KWK
5 6 7 8 9 10 11
1 2 3 4
Panduan mengisi :
1. Tarikh terima stok buku resit
2. Jumlah buku resit yang diterima
3. Nombor siri pertama buku pertama hingga nombor siri terakhir buku terakhir
4. Nama Pegawai Pemungut dan jawatan
5. Tarikh buku resit dikeluarkan
6. Jumlah buku resit yang dikeluarkan
7. Nombor siri buku resit yang dikeluarkan
8. Nama Pegawai yang mengendalikan buku resit dan jawatan
9. Tandatangan penerima buku resit
10. Baki stok buku resit yang belum digunakan
Lampiran 4-8
Contoh Slip Bayar Masuk Bank
Nama & alamat Sekolah:. Nama & alamat bank:

Logo Logo
………………………………………………… ……………………………………………...
Sekolah Bank ……………………………………………...
………………………………………………...
TUNAI NO. SIRI: ……………………..

BORANG MASUK KIRA-KIRA SEMASA Tarikh: …………….
BUKAN TUNAI
NAMA PENERIMA: No. Akaun:

ALAMAT PENERIMA: Nama:
Tingkatan:
No. KP
Bank Pembayar No. Cek: Tempat: Amaun
Tujuan Pembayaran (Jenis Yuran/Penggal/Tahun)
Sah apabila ada cetakan komputer
PERHATIAN KEPADA PELANGGAN-PELANGGAN NOTICE TO CUSTOMERS

Resit ini hanya diakui sah apabila ada pengesahan komputer atau This slip is only valid with computer validation or it bears a signature of
ditandatangani oleh pegawai pegawai bank ini. an authorized officer.
Peringatan:
1 Bayaran hendaklah dijelaskan sepenuhnya.
2 Murid dikehendaki mengambil 2 salinan slip selepas pembayaran di bank.
3 Murid mesti menyerahkan salinan ketiga kepada Guru Kelas sebagai bukti bayaran telah dibuat.
4 Pindaan pada slip bank adalah tidak dibenarkan.
Lampiran 4-9
DAFTAR SLIP BAYAR MASUK BANK (UNTUK KUTIPAN YURAN MELALUI BANK SAHAJA)
NAMA GURU/WARDEN/PENYELIA ASRAMA : ……………………………………..

KELAS/BLOK/DORM ASRAMA : ……………….
SERAHAN SLIP TERIMAAN SLIP
NO. SIRI SLIP AMAUN NO. RESIT TARIKH CATATAN

BIL. NAMA MURID BAYAR MASUK (RM) RASMI MURID RESIT
BANK
Lampiran 4-9A
DAFTAR SLIP BAYAR MASUK BANK (UNTUK KUTIPAN YURAN MELALUI BANK SAHAJA)
Hjh. Ramlah bt Ismail

NAMA GURU/WARDEN/PENYELIA ASRAMA : …………………………………….. 1
Asrama Kenanga
KELAS/BLOK/DORM ASRAMA : ………………. 2
SERAHAN SLIP TERIMAAN SLIP
NO. SIRI SLIP AMAUN NO. RESIT TARIKH CATATAN

BIL. NAMA MURID BAYAR MASUK (RM) RASMI MURID RESIT
3 4 BANK 5 6 7 8 9
1. Ainul Maisarah Binti Khairul Anuar 2110 200.00 AK 913413 16.01.2010
2. Dania Aisyah Binti Iskandar 2111 600.00 AK 913410 16.01.2010
3. Nurul Ain Binti Mohd Amin 2112 200.00 AK 913411 16.01.2010
4. Siti Fatimah Binti Ahmad 2113 200.00 AK 913412 16.01.2010
Panduan mengisi :
1. Nama Pegawai yang diberi kuasa membuat kutipan
2. Nama kelas/blok/dorm asrama
3. Bilangan murid/penghuni asrama
4. Nama murid/penghuni asrama
5. Nombor siri Slip Bayar Masuk Bank mengikut setiap murid/penghuni asrama
6. Jumlah kutipan yang perlu dijelaskan oleh murid/penghuni asrama
7. Nombor rujukan Resit Rasmi Murid yang dikeluarkan
8. Tarikh Resit Rasmi Murid dikeluarkan kepada murid/penghuni asrama
BAB 4 - TERIMAAN
TAJUK : 4.1 PROSES PENERIMAAN WANG KUTIPAN DARI MURID / PEMBAYAR (KWS)
Bil. Tindakan Tanggungjawab Carta Aliran
Mula
Murid /
Pembayar
1. Terima kutipan daripada Guru Kelas Terima Kutipan

murid / pembayar.
Guru Kelas Sedia Resit Rasmi Murid

2. Tulis dan tandatangan Resit
(RM01)
Rasmi Murid (RM01)
Resit Rasmi
3. Serahkan kepada murid / Guru Kelas
Murid (RM01)
pembayar
Kutipan terus Ya
4. Rekod dalam Daftar Slip Guru Kelas ke bank?
Bayar Masuk Bank (sekiranya
kutipan terus ke dalam bank)
Tidak
5. Rekod dalam Buku Guru Kelas
Rekod Dalam Buku Rekod Dalam
Kedatangan Murid Daftar Slip Bayar
Kedatangan Murid
Masuk Bank
6. Catat dalam Borang Kutipan Guru Kelas
Dan Serahan Guru Ke
Pejabat Catat Dalam Borang
Kutipan Dan Serahan Guru
Ke Pejabat
Dapatkan Resit Pejabat
7. Serah kutipan bersama-sama Guru Kelas
Borang Kutipan Dan Serahan
Guru Ke Pejabat (Lampiran
5-5) dan buku Resit Murid Serah Ke
1. Wang Kutipan Pejabat
(RM01) berkaitan ke pejabat. 2. Buku Resit Murid
3. Borang (Lampiran 5-5)
8. Dapatkan Resit Pejabat untuk Guru Kelas
dikepil dan dicatat pada
Borang Kutipan dan Serahan
Guru Ke Pejabat. Tamat
BAB 3 - TERIMAAN
TAJUK : 3.2 PROSES PENERIMAAN WANG KUTIPAN DARI MURID / PEMBAYAR (KWA)
Mula
Murid /
Pembayar
1. Terima kutipan dari murid / Warden/Pegawai Terima Kutipan

pembayar. yang diberi
kuasa
Warden/Pegawai Sedia Resit Rasmi Murid

2. Tulis dan tandatangan Resit
(RM01)
Rasmi Murid (RM01) yang diberi
kuasa
Resit Rasmi
3. Serahkan kepada murid / Warden/Pegawai
Murid (RM01)
pembayar yang diberi
kuasa
Kutipan terus Ya
4. Rekod dalam Daftar Slip Warden/Pegawai ke bank?
Bayar Masuk Bank yang diberi
(sekiranya kutipan terus ke kuasa
dalam bank) Tidak
Warden/Pegawai
Rekod Dalam Buku Rekod Dalam
5. Rekod dalam Buku yang diberi
Kedatangan Murid Daftar Slip Bayar
Kedatangan Murid kuasa Masuk Bank
6. Catat dalam Borang Kutipan Warden/Pegawai No Resit Pejabat

Dan Serahan Guru Ke yang diberi Catat Dalam Borang
Pejabat kuasa Kutipan Dan Serahan Guru
Ke Pejabat
Dapatkan Resit Pejabat
7. Serah kutipan bersama- Warden/Pegawai

sama Borang Kutipan Dan yang diberi
Serahan Guru Ke Pejabat kuasa Serah Ke
4. Wang Kutipan Pejabat
(Lampiran 5-5) dan buku 5. Buku Resit Murid
Resit Murid (RM01) berkaitan 6. Borang (Lampiran 5-5)
ke pejabat.
8. Warden/Pegawai
Dapatkan Resit Pejabat yang diberi
untuk dikepil dan dicatat kuasa Tamat
pada Borang Kutipan dan
Serahan Guru Ke Pejabat.
BAB 3 - TERIMAAN
TAJUK : 3.3 PROSES TERIMAAN OLEH PEJABAT

Mula
1. Terima wang tunai/ cek/ PT / Penyelia Terima Kutipan

kiriman wang / terimaan atas Asrama
talian (EFT).
Melalui Pos
2. Rekod terimaan melalui pos PT / Penyelia
ke dalam Daftar Penerimaan Asrama
Wang Melalui Pos (sekiranya Rekod Daftar
menerima kiriman wang/cek Tunai/ Cek/ Mel
melalui pos) EFT
3. Tulis Resit Rasmi Pejabat PT / Penyelia

(RP01) dan dapatkan Asrama & Sedia Resit Pejabat Serah Kutipan
tandatangan Pengurus Pengurus (RP01)
Sekolah Sekolah
4. Serahkan Resit Pejabat PT / Penyelia

kepada pembayar. Bagi Asrama Resit Pejabat
pungutan melalui pos, Resit (RP01) Pembayar
Pejabat hendaklah dikirimkan
melalui pos.
5. Rekod dalam Buku Tunai di PT / Penyelia Rekod Dalam Buku

bahagian Terimaan setiap Asrama Tunai (Terimaan)
Resit Pejabat yang
dikeluarkan termasuk yang
dibatalkan pada hari yang
sama.
6. Sediakan Slip Bayar Masuk PT / Penyelia Sediakan Slip Bayar

Bank untuk memasukkan Asrama Masuk Bank Bank
kutipan (tunai/cek/kiriman
wang) ke bank pada hari yang
sama.
Tamat
Bab 5 PEMBAYARAN
5.1 PENDAHULUAN
Pembayaran merupakan proses menyelesaikan tanggungan sekolah.

Pengurus Sekolah perlu memahami kaedah pembayaran dengan baik untuk AP3 & AP9
Sek.3 Akta
melicinkan lagi pengurusan pentadbiran kewangan. Selaku Pegawai Tatacara
Kewangan
Perakaunan seperti yang ditakrifkan dalam Akta Tatacara Kewangan 1957, 1957
(Akta61)
Pengurus Sekolah bertanggungjawab tentang kesahihan semua perbelanjaan
yang dilakukan berkenaan dengan kumpulan wang yang diselenggarakan di
sekolah.
5.2 TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH
5.2.1 Dalam urusan pembayaran, Pengurus Sekolah hendaklah memastikan

bahawa:
(a) Peruntukan bagi setiap kumpulan wang yang terlibat mencukupi

dan bersesuaian dengan jenis perbelanjaan yang dibuat.
(b) Semua bil/invois/tuntutan dijelaskan dalam tempoh 14 hari dari

tarikh bil/invois/tuntutan diterima dengan lengkap dan
sempurna.
(c) Segala pembayaran yang dilakukan oleh sekolah adalah sah

serta disokong dengan Baucar Bayaran dan dokumen
sokongan.
(d) Pembayaran hendaklah dibuat kepada penerima yang sah.
(e) Sekiranya membenarkan atau mengarahkan sesuatu AP 92b
perbelanjaan tanpa kuasa sepatutnya, akan

dipertanggungjawab bagi jumlah yang dibelanjakan.
44
Bab 5 PEMBAYARAN
5.3 DAFTAR BIL
5.3.1 Daftar Bil merupakan satu daftar yang merekodkan setiap bil yang
diterima dan butiran bayaran oleh sekolah. Format Daftar Bil adalah
seperti di Lampiran 5-1 dan contoh pengisian adalah seperti di
Lampiran 5-1A. Tujuan daftar ini diselenggara adalah bagi
memastikan:-
(a) Semua bil/invois/tuntutan (kecuali bil Panjar Wang Runcit)

AP 103(a)
direkod dan dijelaskan dalam tempoh 14 hari daripada tarikh
ianya diterima dengan lengkap dan sempurna. Bagi tujuan ini
semua bil/invois/tuntutan yang diterima hendaklah dicop tarikh
terima.
(b) Semua bil/invois/tuntutan yang belum dijelaskan pada akhir

tahun kewangan hendaklah diambil kira sebagai Akaun Belum
Bayar.
5.3.2 Catatan dalam Daftar Bil perlu dibuat mengikut turutan tarikh sebaik
sahaja bil/invois/tuntutan diterima dengan lengkap dan sempurna.
Daftar Bil hendaklah dikemaskini selepas Baucar Bayaran disediakan
dan cek bayaran dikeluarkan.
5.3.3 Daftar Bil hendaklah diperiksa sekurang-kurangnya sekali sebulan oleh

AP 103(b)
Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa dan hendaklah
ditandatangan beserta tarikh.
5.3.4 Bil/invois/tuntutan yang tidak direkod ke dalam Daftar Bil dan tidak
diambil kira dalam Akaun Belum Bayar pada akhir tahun kewangan,
hendaklah mendapatkan kelulusan Ketua PTJ sebelum membuat
pembayaran.
45
Bab 5 PEMBAYARAN
5.4 BAUCAR BAYARAN
5.4.1 Baucar Bayaran merupakan dokumen asas untuk membolehkan

sesuatu pembayaran dibuat.
5.4.2 Terdapat dua jenis Baucar Bayaran yang digunakan di sekolah:-
(a) Baucar Bayaran ( DKS 006 )

(b) Baucar Kecil (Panjar Wang Runcit)
5.4.3 Baucar Bayaran
(a) Baucar Bayaran perlu disertakan dengan dokumen sokongan

yang lengkap serta diperakukan dan diluluskan oleh Pengurus
Sekolah/pegawai yang diberi kuasa.
(b) Format Baucar Bayaran seperti di Lampiran 5-2.
(c) Contoh pengisian Baucar Bayaran seperti di Lampiran 5-2A.
5.4.4 Baucar Kecil (Panjar Wang Runcit)
Baucar Kecil disediakan untuk tujuan pembayaran secara tunai melalui

Panjar Wang Runcit (untuk keterangan lanjut, sila rujuk Bab 8 Panjar
Wang Runcit).
5.5 TATACARA PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN
5.5.1 Baucar Bayaran hendaklah disediakan setelah bil/invois/tuntutan yang

lengkap diterima.
5.5.2 Baucar Bayaran disediakan dalam dua (2) salinan. Baucar asal
hendaklah disimpan bersama dokumen sokongan di sekolah dan
salinan kedua dihantar kepada penerima bersama-sama cek.
46
Bab 5 PEMBAYARAN
5.5.3 Baucar Bayaran bernilai kurang daripada RM10,000 hendaklah

diperakukan oleh dua (2) orang pegawai yang diberi kuasa.
(a) perakuan I (Ketua Pembantu Tadbir/Penolong Kanan) -

penyemak dan pengesah.
(b) perakuan II (Pengurus Sekolah) - pelulus
5.5.4 Baucar Bayaran bernilai RM10,000 dan ke atas hendaklah diperakukan

oleh tiga (3) orang pegawai yang diberi kuasa.
(a) perakuan I (Ketua Pembantu Tadbir /Penolong Kanan) -

penyemak dan pengesah
(b) perakuan II (Penolong Kanan)
(c) perakuan III (Pengurus Sekolah)
5.5.5 Setiap Baucar Bayaran mesti disertakan dengan dokumen sokongan

yang asal iaitu bil/invois, pesanan sekolah, nota minta atau satu
penyataan yang telah diperakui seperti kertas kerja terperinci.
5.5.6 Baucar Bayaran tersebut hendaklah disokong dengan maklumat yang AP 99(a)
lengkap mengenai tiap-tiap satu perkhidmatan, bekalan atau kerja
seperti tarikh, nombor dan kuantiti untuk membolehkan ianya disemak
tanpa merujuk kepada apa-apa dokumen selain daripada yang
dikembarkan padanya. Apabila bayaran dibuat bagi sesuatu kontrak,
baucar itu hendaklah mengandungi rujukan mengenai nombor kontrak
tersebut.
5.5.7 Bayaran tidak boleh dibuat atas nama pegawai kerajaan kecuali
AP 99(b)
berkenaan dengan gaji, pendahuluan dan pinjaman atau tuntutan
persendirian yang lain.
5.5.8 Sekiranya bil/invois/Pesanan Sekolah asal hilang, pembayaran

hendaklah dibuat terhadap salinan fotokopi Pesanan Sekolah (salinan
peniga) yang telah diperakukan dengan tandatangan Pengurus Sekolah
seperti berikut :
47
Bab 5 PEMBAYARAN
“Saya mengesahkan bahawa bil/invois/Pesanan Sekolah asal telah

didapati hilang dan saya memperakukan bahawa pembayaran
sebenarnya belum lagi dibuat dan jika bil/invois/Pesanan Sekolah asal
tersebut dijumpai, ia tidak akan digunakan untuk tujuan pembayaran”.
5.5.9 Sebelum meluluskan baucar, Pengurus Sekolah hendaklah

memastikan peruntukan adalah mencukupi dan pembayaran belum lagi
dibuat dengan menyemak Daftar Bil.
5.5.10 Setiap Baucar Bayaran yang telah diluluskan hendaklah direkod di

dalam Buku Tunai.
5.5.11 Sebaik sahaja pembayaran dilakukan, Baucar Bayaran dan semua

dokumen sokongan hendaklah dicop “TELAH BAYAR” bagi
mengelakkan berlaku pembayaran dua kali.
5.5.12 Baucar Bayaran yang telah dibayar hendaklah disusun dan difailkan
mengikut turutan nombor siri dan diasingkan mengikut kumpulan wang.
5.6 PULANGAN BALIK KUTIPAN
5.6.1 Jika mana-mana peraturan/pekeliling membolehkan untuk membuat

pulangan balik kutipan daripada murid, tindakan berikut perlu diambil:
(a) Pemohon hendaklah memperakukan jumlah wang yang hendak

dipulangkan dengan mengemukakan Resit Rasmi Murid; dan
(b) Bayaran pulangan balik tersebut hendaklah dipertanggungkan

kepada butiran peruntukan berkenaan.
48
Bab 5 PEMBAYARAN
5.7 MENGELUARKAN WANG UNTUK DIBAHAGI-BAHAGIKAN BAGI AKTIVITI/

PROGRAM YANG TELAH DILULUSKAN
5.7.1 Baucar Bayaran mestilah disertakan dengan senarai nama murid yang
AP 96(a)
diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa dan perakuan oleh penerima
wang tersebut.
5.7.2 Pengurus Sekolah boleh melantik seorang pegawai lain untuk AP 96(b)
menerima dan menunaikan cek yang disediakan atas nama jawatan
Pengurus Sekolah.
5.7.3 Dalam tempoh 21 hari atau sesuatu tempoh yang lebih singkat, senarai
nama penerima wang beserta tandatangan dan baki hendaklah
diserahkan kepada Pengurus Sekolah untuk dilampirkan bersama
Baucar Bayaran.
5.7.4 Baki wang tersebut hendaklah dimasukkan semula ke dalam

peruntukan asal. Resit Rasmi Pejabat hendaklah dikeluarkan atas
nama jawatan pengurus sekolah tersebut dan dikepilkan bersama
Baucar Bayaran.
5.8 PEMBAYARAN KEPADA PENERIMA YANG TIADA AKAUN BANK
5.8.1 Jika bayaran perlu dibuat kepada sesiapa yang tidak mempunyai akaun
AP 97(b)
bank tetapi terdapat bank yang berhampiran, suatu cek perintah yang
tidak berpalang boleh dikeluarkan atas nama penerima.
5.8.2 Di belakang cek tersebut hendaklah ditandatangan beserta nama

jawatan Pengurus Sekolah dan juga dicatatkan nombor kad
pengenalan penerima.
49
Bab 5 PEMBAYARAN
5.9 PENGELUARAN CEK
5.9.1 Semua cek yang dikeluarkan tidak boleh dibuka palang kecuali cek
yang dikeluarkan bagi tujuan Panjar Wang Runcit, bayaran yang dibuat
kepada penerima yang tiada akaun bank dan pembayaran seperti di
para 5.7.2 sahaja.
5.9.2 Cek yang dikeluarkan bagi Panjar Wang Runcit dan cek pembayaran
agihan secara tunai hendaklah dibuat atas nama jawatan “Pengetua
Sekolah” atau “Guru Besar Sekolah”. Nama dan nombor kad
pengenalan pembawa perlu dicatat di belakang cek dan disahkan oleh
salah seorang pegawai pengesah yang dinyatakan di perenggan 4
borang Kuasa Tetap (borang AK 52).
Contoh:
”Saya dengan ini membenarkan ………….(nama)...................... No.

Kad Pengenalan ................................. menunaikan cek yang bernilai
RM....................... ini.”
Tandatangan: ……………………..
5.9.3 Bagi bayaran kepada penerima yang tiada akaun bank, cek hendaklah
dibuat atas nama penerima.
5.9.4 Semua butiran di atas cek perlu ditulis dengan jelas menggunakan
dakwat kekal. Keratan cek hendaklah dilengkapkan dengan maklumat
seperti yang terdapat di cek.
5.9.5 Jika berlaku kesilapan/kerosakan, cek tersebut hendaklah dibatalkan

AP 117
dan dikepilkan bersama-sama keratan cek. Sekiranya perlu, cek yang
baru perlu dikeluarkan bagi menggantikan cek yang dibatalkan.
5.9.6 Cek-cek yang dikeluarkan hendaklah dihadkan tempoh laku selama tiga
bulan.
50
Bab 5 PEMBAYARAN
5.9.7 Pihak sekolah tidak dibenarkan mengeluarkan cek tarikh tertunda (Post
Dated Cheque).
5.9.8 Pengurus Sekolah atau pegawai yang diberi kuasa dilarang untuk
menandatangan cek yang belum disediakan dengan lengkap dan
sempurna.
5.9.9 Semua cek yang dikeluarkan hendaklah berdasarkan nama penerima

pada Baucar Bayaran. Pengeluaran cek ‘TUNAI’ adalah dilarang.
5.9.10 Nombor, tarikh dan amaun pada cek hendaklah direkod ke dalam
Daftar Bil bagi melengkapkan daftar tersebut.
5.10 KUASA MENANDATANGAN CEK
5.10.1 Cek hanya boleh ditandatangan oleh pegawai yang diberi kuasa melalui SPK Bil
3/1999
Kuasa Tetap (Borang AK 52).
5.10.2 Kuasa menandatangan cek bernilai kurang RM10,000.00 diberi kepada

dua (2) orang pegawai iaitu Pengurus Sekolah dan mana-mana
seorang daripada pegawai berikut:-
(a) Penolong Kanan (Pentadbiran)

(b) Penolong Kanan (Hal Ehwal Murid)
(c) Penolong Kanan (Kokurikulum)
5.10.3 Kuasa menandatangan cek bernilai RM10,000.00 dan ke atas diberi

kepada tiga orang pegawai iaitu Pengurus Sekolah dan mana-mana
dua orang daripada pegawai berikut:-
(a) Penolong Kanan (Pentadbiran)

(b) Penolong Kanan (Hal Ehwal Murid)
(c) Penolong Kanan (Kokurikulum)
51
Bab 5 PEMBAYARAN
5.10.4 Semasa ketiadaan Pengurus Sekolah dalam tempoh yang panjang

seperti cuti belajar, cuti haji dan sebagainya, cek boleh ditandatangan
oleh Penolong Kanan (Pentadbiran)/Guru Kanan untuk menggantikan
Pengurus Sekolah sekiranya ada surat kuasa daripada Ketua PTJ.
5.11 PEMBATALAN CEK TAMAT TEMPOH LAKU ATAU ROSAK
5.11.1 Cek yang tamat tempoh laku atau rosak dan telah direkod dalam Buku
Tunai hendaklah dibatalkan seperti berikut :-
(a) Satu resit perlu dikeluarkan mengikut kumpulan wang atas

nama Jawatan Pengurus Sekolah bagi membatalkan cek
berkenaan dengan keterangan pada resit “Untuk Pembatalan
Cek Nombor …………………………………… bertarikh
……………………..serta No Baucar Asal………..”.
(b) Cek yang dibatalkan perlu direkod ke dalam Daftar Cek Batal
seperti di Lampiran 5-3. Contoh pengisian Daftar Cek Batal
(c) Resit berkenaan hendaklah direkod sebagai terimaan di lajur

peruntukan yang asal dalam Buku Tunai.
(d) Untuk membuat pembayaran semula, satu Baucar Bayaran

yang baru perlu disediakan dan hanya resit asal pembatalan cek
perlu dikepilkan sebagai dokumen sokongan.
(e) Butiran cek gantian perlu direkodkan ke dalam Daftar Cek Batal.
(f) Cek gantian yang tidak dapat dikeluarkan sehingga akhir tahun
hendaklah diambilkira sebagai Akaun Belum Bayar.
(g) Sekiranya cek gantian tidak diperlukan, ia tidak diambilkira

sebagai Akaun Belum Bayar dan catatan ‘Cek Gantian Tidak
Diperlukan’ hendaklah ditulis di dalam Daftar Cek Batal.
52
Bab 5 PEMBAYARAN
5.11.2 Cek rosak yang belum direkod dalam Buku Tunai hendaklah dibatalkan
dan dikepilkan bersama keratan cek dan direkod di dalam Daftar Cek
Batal.
5.12 PENGGANTIAN CEK HILANG
5.12.1 Apabila berlaku kehilangan cek yang masih sah tempoh laku, Pengurus
Sekolah hendaklah mengambil tindakan-tindakan berikut:-
(a) Mendapatkan surat pengesahan tentang kehilangan cek

daripada penerima.
(b) Memaklumkan pihak bank secara bertulis untuk menahan

pembayaran dan mendapatkan pengesahan daripada pihak
bank secara bertulis.
(c) Setelah dipastikan bahawa cek yang hilang itu tidak ditunaikan,
maka tindakan menggantikan cek boleh diambil seperti yang
diterangkan dalam para 5.11.1.
(d) Semakan hendaklah dibuat terhadap Penyata Bank bagi bulan

berkenaan untuk memastikan cek yang hilang tidak ditunaikan
sehingga tarikh arahan menahan pembayaran.
5.13 STOK BUKU CEK
5.13.1 Setiap buku cek yang diterima daripada bank perlu diperiksa oleh
Pengurus Sekolah untuk menentukan ia berada dalam keadaan baik
dan nombor cek adalah berturutan. Sekiranya ada cek yang rosak atau
tidak sempurna, buku cek tersebut hendaklah dipulangkan kepada
pihak bank.
53
Bab 5 PEMBAYARAN
5.13.2 Pengurus Sekolah hendaklah membuat perakuan dengan

AP 115
menandatangan ringkas di belakang keratan cek yang terakhir dengan
catatan seperti berikut :
“Diperakui cek bernombor………hingga………adalah betul.”

Tandatangan :
Nama :
Tarikh :
5.13.3 Semua buku cek yang diterima atau dikeluarkan hendaklah direkod
dengan serta merta dalam Daftar Stok Buku Cek seperti di
Lampiran 5-4. Contoh pengisian format Daftar Stok Buku Cek seperti
di Lampiran 5-4A. Sekolah dibenarkan menggunakan baki cek pada
tahun berikutnya tanpa perlu merekod semula dalam Daftar Stok Buku
Cek.
5.13.4 Buku cek hendaklah disimpan di dalam peti besi sekolah. Manakala
AP 116
bagi sekolah yang tidak mempunyai peti besi, buku cek hendaklah
disimpan di dalam kabinet besi yang berkunci di tempat yang selamat di
premis sekolah.
5.14 CAJ BANK
5.14.1 Caj Bank adalah satu jumlah wang yang dikenakan kepada pemegang
akaun atas perkhidmatan yang diberi oleh pihak bank. Ianya
merupakan perbelanjaan bagi pihak sekolah.
5.14.2 Pengurus Sekolah perlu menyediakan Baucar Bayaran Tanpa Cek

untuk direkodkan di ruang bayaran di buku tunai di bawah butiran
Faedah Bank/Caj Bank mengikut kumpulan wang masing-masing.
5.14.3 Sekiranya tiada faedah bank diberi oleh pihak bank, jumlah wang
tersebut hendaklah dipertanggungkan kepada peruntukan/butiran
seperti berikut:
54
Bab 5 PEMBAYARAN
Bil. Jenis Kumpulan Wang Peruntukan/Butiran

i. Kerajaan LPBT
ii. Asrama LPBT
• Pelbagai (Kantin) atau
iii. SUWA
• Sumbangan
5.14.4 Baucar Bayaran tersebut hendaklah disokong dengan salinan Penyata

Bank yang menunjukkan jumlah amaun dikenakan dan perlu diakui sah.
55
Lampiran 5-1
(DKS 008)
DAFTAR BIL
JENIS KUMPULAN WANG :
PEMBELIAN BARANGAN / PERKHIDMATAN BAYARAN

BIL/INVOIS NO. BAUCAR CEK
BIL TARIKH NAMA
AMAUN PESANAN
BIL/INVOIS PEMBEKAL / PERUNTUKAN CATATAN
TARIKH NOMBOR (RM) SEKOLAH / TARIKH NOMBOR TARIKH NOMBOR
DITERIMA KONTRAKTOR
KONTRAK
No. Kelulusan: BPKS(8.15)248-11(24)

Lampiran 5-1A
(DKS 008)
DAFTAR BIL
1
JENIS KUMPULAN WANG :
PEMBELIAN BARANGAN / PERKHIDMATAN BAYARAN

BIL/INVOIS NO. BAUCAR CEK
BIL TARIKH NAMA
AMAUN PESANAN
BIL/INVOIS PEMBEKAL / PERUNTUKAN CATATAN
TARIKH NOMBOR (RM) SEKOLAH / TARIKH NOMBOR TARIKH NOMBOR
2 DITERIMA KONTRAKTOR
7 8
KONTRAK 1
5 6 10 1
3 4 11 12
9
Panduan mengisi :
1. Jenis Kumpulan Wang
2. Bilangan bil
3. Tarikh bil/invois diterima
4. Nama Pembekal/kontraktor
5. Tarikh bil/invois dikeluarkan oleh pembekal
6. No. rujukan bil/invois
7. Amaun yang tercatat di bil/invois
8. Peruntukan yang akan dikenakan
9. No. rujukan Pesanan Sekolah/kontrak
10. Tarikh baucar bayaran disediakan
11. No. rujukan baucar bayaran
12. Tarikh cek disediakan
13. Nombor cek
14. Sebarang catatan berkaitan bil/baucar/cek

Lampiran 5-2
( DKS 006 )
Tahun Kewangan ...................

BAUCAR BAYARAN
Bayaran Tahun Sebelumnya Bayaran Tahun Hadapan Nombor Baucar Tarikh Baucar
Nama Sekolah :
Nama Penerima :
Nombor Kad Pengenalan/Akaun Bank :
Alamat/Nama Bank :
Perihal :
Pesanan/Kebenaran Invois Pembekal

Amaun Amaun
Tarikh No. Rujukan Tarikh No. Rujukan
RM Sen RM Sen
Jumlah Jumlah
PERBELANJAAN DIKENAKAN KEPADA PERUNTUKAN DI BAWAH
Butiran Cek Amaun
Peruntukan Akaun Subsidiari
Tarikh Nombor RM Sen
Jumlah Bersih
Amaun (Dalam Perkataan) Ringgit Malaysia :
Disediakan oleh : Perakuan I :
Tandatangan dan Tarikh Tandatangan, Nama dan Jawatan
Cop Sekolah : Perakuan II :
Tandatangan, Nama dan Jawatan
Perakuan III:

* bagi pembayaran bernilai RM 10,000.00 dan ke atas, perakuan oleh tiga (3) tandatangan pegawai adalah diperlukan
Lampiran 5-2A
( DKS 006 )
Tahun Kewangan ...................1

BAUCAR BAYARAN
Bayaran Tahun Sebelumnya Bayaran Tahun Hadapan Nombor Baucar Tarikh Baucar
2 3
Nama Sekolah : 4
Nama Penerima : 5
Nombor Kad Pengenalan/Akaun Bank : 6
Alamat/Nama Bank : 7
8
Perihal :
Pesanan/Kebenaran Invois Pembekal

Amaun 11 Amaun 15
Tarikh No. Rujukan Tarikh No. Rujukan
RM Sen RM Sen
9 10 13 14
16
Jumlah 12 Jumlah
PERBELANJAAN DIKENAKAN KEPADA PERUNTUKAN DI BAWAH
Butiran Cek Peruntukan Akaun Subsidiari Amaun 21
Tarikh Nombor 19 20 RM Sen
17 18
Jumlah Bersih
22
Amaun (Dalam Perkataan) Ringgit Malaysia : 23
Disediakan oleh : 24 Perakuan I : 25
Tandatangan dan Tarikh Tandatangan, Nama dan Jawatan
Cop Sekolah : Perakuan II : 25
Perakuan III: 25

* bagi pembayaran bernilai RM 10,000.00 dan ke atas, perakuan oleh tiga (3) tandatangan pegawai adalah diperlukan
Panduan Pengisian:
1. Tahun kewangan semasa

2. Nombor Baucar Bayaran yang berturutan mengikut Kumpulan Wang
3. Tarikh Baucar Bayaran disediakan
4. Nama Sekolah
5. Nama penerima bayaran/pembekal
6. Nombor akaun bank (syarikat) atau nombor kad pengenalan (individu)
7. Alamat penerima atau nama dan alamat bank bagi syarikat
8. Butir-butir pembayaran tentang bekalan/perkhidmatan yang telah dibekalkan/dilaksanakan
9. Tarikh Pesanan Sekolah dikeluarkan kepada pembekal
10. Nombor siri Pesanan Sekolah yang dikeluarkan kepada pembekal
11. Amaun berdasarkan Pesanan Sekolah yang dikeluarkan kepada pembekal.
12. Jumlah berdasarkan Pesanan Sekolah yang telah dikeluarkan kepada pembekal.
13. Tarikh invois dikeluarkan oleh pembekal.
14. Nombor rujukan invois yang telah dikeluarkan oleh pembekal.
15. Amaun berdasarkan invois yang dikeluarkan oleh pembekal.
16. Jumlah berdasarkan invois-invois yang telah dikeluarkan kepada pembekal.
17. Tarikh cek disediakan.
18. Nombor siri cek.
19. Peruntukan yang akan dikenakan bagi perbelanjaan yang terlibat.
20. Akaun Subsidiari yang akan dikenakan (jika ada).
21. Amaun berdasarkan setiap peruntukan yang dikenakan.
22. Jumlah bersih seperti yang tercatat dalam cek.
23. Amaun bayaran dalam perkataan.
24. Tandatangan beserta tarikh oleh penyedia
25. Tandatangan perakuan baucar seperti yang digariskan dalam para 7.5.3 dan para 7.5.4
Lampiran 5-3
DAFTAR CEK BATAL
Cek Yang Dibatalkan Resit Rasmi Pejabat Cek Gantian

Sebab-sebab Cek T.T. Pengurus
Bil. Penerima Cek Amaun (RM) Catatan
Dibatalkan Sekolah
Nombor Tarikh Nombor Tarikh Nombor Tarikh No. Baucar
Lampiran 5-3A
DAFTAR CEK BATAL
Cek Yang Dibatalkan Resit Rasmi Pejabat T.T. Cek Gantian

Amaun
Bil. Penerima Cek Sebab-sebab Cek Dibatalkan Pengurus Catatan
(RM)
Nombor Tarikh Nombor Tarikh Sekolah Nombor Tarikh No. Baucar
1. 251622 3.05.2011 AC234781 23.05.2011 Sykt. Seri Melur 300.00 Kesilapan ejaan nama penerima AC234790 24.05.2011 K53/11
Lampiran 5-4
DAFTAR STOK BUKU CEK
TERIMAAN KELUARAN
Jenis
Jumlah T.T Baki
Tarikh Kumpulan Nombor Siri Oleh Nombor Siri Kepada Catatan
Naskah Penerima Naskah
Wang
Dari Hingga (Nama & Jawatan) Dari Hingga (Nama & Jawatan)
Lampiran 5-4A
DAFTAR STOK BUKU CEK
TERIMAAN KELUARAN
Jenis
Jumlah Baki
Tarikh Kumpulan Nombor Siri Oleh Nombor Siri Kepada T.T Penerima Catatan
Naskah Naskah
Wang
Dari Hingga (Nama & Jawatan) Dari Hingga (Nama & Jawatan)
5.2.2010 1 KWK 265101 265200 En. Yazid b Dollah (GB) Yazid 1
265101 265200 En. Yazid b Dollah (GB) Yazid 0
BAB 5 - PEMBAYARAN
TAJUK : 5.1 TATACARA PENYEDIAAN BAUCAR BAYARAN

Mula
1. Terima bil / invois / tuntutan Pembantu

dan dokumen yang tidak Tadbir Pembekal /
lengkap hendaklah Penerima Terima Bil /
dikembalikan kepada Invois/ Tuntutan
Pembekal / Penerima.
Tidak
Lengkap?
2. Cop tarikh terima pada bil / Pembantu Ya

invois / tuntutan yang Tadbir Cop tarikh terima Rekod Dalam
lengkap dan rekod dalam Daftar Bil
Daftar Bil.
3. Sediakan Baucar bayaran Pembantu Sedia Baucar

dalam dua (2) salinan. Tadbir / Bayaran dan
Dapatkan 2 tandatangan Pengurus dapatkan
peraku baucar bagi amaun Sekolah dan tandatangan
<RM 10,000 dan 3 Pegawai yang
tandatangan peraku bagi diberi kuasa
amaun >RM10,000. Rekod untuk
no. Baucar serta tarikh dalam tandatangan
Daftar Bil. baucar
4. Rekod dalam Buku Tunai di Pembantu Rekod dalam Buku

Tunai (Bayaran)
bahagian Bayaran mengikut Tadbir
Kumpulan Wang masing-
masing.
5. Sediakan Cek serta rekod Pembantu Sedia Cek & Rekod

dalam Buku Tunai dan Tadbir / dalam Buku Tunai
Daftar Bil Pengurus
Sekolah dan
Pegawai yang
diberi kuasa
untuk
tandatangan Cop ’Sudah
cek Bayar ’
6. Cop ’Sudah Bayar’ pada
baucar serta semua Pembantu
dokumen sokongan setelah Tadbir
cek ditandatangan oleh Tamat
Pengurus Sekolah.
Bab 6 BUKU TUNAI
6.1 PENDAHULUAN
Buku Tunai merupakan buku perakaunan utama bagi merekod semua

SPK Bil
urusniaga penerimaan dan pembayaran serta perlu diselenggara mengikut 1/2003
dan SPK
peraturan dan pekeliling yang sedang berkuatkuasa. Buku Tunai merupakan Bil 9/2004
dokumen asas yang penting bagi penyediaan Penyata Kewangan Tahunan

Sekolah.
6.2 JENIS BUKU TUNAI
6.2.1 Terdapat 3 jenis Buku Tunai di sekolah iaitu:-
(a) Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan (KWK) - DKS 009

Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan
Kumpulan Wang Kerajaan. Format Buku Tunai adalah seperti di
Lampiran 6-1 dan Lampiran 6-2.
(b) Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA (KWS) – DKS 010

Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan Kumpulan
Wang SUWA. Format Buku Tunai adalah seperti di Lampiran 6-3
dan Lampiran 6-4.
(c) Buku Tunai Kumpulan Wang Asrama (KWA) – DKS 011

Merekod semua terimaan dan bayaran berkaitan dengan Kumpulan
Wang Asrama. Format Buku Tunai adalah seperti di Lampiran 6-5
dan Lampiran 6-6.
6.2.2 Penerangan berkaitan ruangan yang terdapat dalam Buku Tunai dan
panduan pengisian adalah seperti di Lampiran 6-1A dan Lampiran 6-
2A.
65
Bab 6 BUKU TUNAI
6.3 PENYELENGGARAAN BUKU TUNAI
6.3.1 Buku Tunai hendaklah diselenggara secara berasingan bagi setiap

kumpulan wang iaitu KWK, KWS dan KWA (bagi sekolah yang
mempunyai asrama), termasuk sekolah yang mempunyai satu (1)
akaun bank yang menguruskan lebih daripada satu (1) Kumpulan Wang
Sekolah. Ini bertujuan untuk memudahkan proses penyediaan Penyata
Penyesuaian Bank dan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah.
6.3.2 Buku Tunai perlu diselenggara secara berasingan mengikut tahun

kewangan.
6.3.3 Buku Tunai perlu sentiasa dikemaskini. Catatan terimaan dibuat AP 144
mengikut turutan sebaik sahaja resit dikeluarkan, manakala catatan

bayaran dibuat berdasarkan Baucar Bayaran yang telah disediakan dan
nombor cek dicatat sebaik sahaja cek dikeluarkan.
6.3.4 Pengurus Sekolah hendaklah mengesahkan setiap urusniaga terimaan

dan bayaran dengan menurunkan tandatangan ringkas pada ruangan
tandatangan di Buku Tunai.
6.3.5 Catatan dalam Buku Tunai hendaklah dibuat dengan tepat dan betul. AP 147
Jika berlaku kesilapan, catatan yang salah itu tidak boleh dipadam,
tetapi hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja dan catatan yang
betul perlu ditulis semula di bahagian atas catatan asal serta
ditandatangan ringkas oleh Pengurus Sekolah.
6.3.6 Sekiranya catatan terimaan atau bayaran dalam Buku Tunai

memerlukan lebih daripada satu muka surat, jumlahkan semua
terimaan atau bayaran dalam muka surat itu dan pindahkan kepada
muka surat yang berikutnya.
66
Bab 6 BUKU TUNAI
6.3.7 Pada akhir setiap bulan Buku Tunai hendaklah diimbangkan tanpa
perlu menunggu Penyata Bank. Baki pada akhir bulan berkenaan akan
menjadi baki awal bagi bulan berikutnya.
6.3.8 Barisan kosong sebelum garisan imbangan pada urusniaga terakhir

dalam Buku Tunai hendaklah dibuat garisan lintang dari kiri ke kanan
dan dari atas kanan ke bawah kiri sama ada di Bahagian Terimaan atau
Bahagian Bayaran Buku Tunai.
6.3.9 Buku Tunai yang telah diimbang perlu ditandatangan beserta tarikh
oleh penyedia dan pengesah (Pengurus Sekolah).
4.3.10 Buku Tunai hendaklah disimpan di tempat yang selamat.
6.4 MAKSUD/FUNGSI LAJUR PERUNTUKAN BUKU TUNAI
6.4.1 Lajur Peruntukan Buku Tunai KWK:
Bil Lajur Maksud/Fungsi

1 Bantuan Perkapita - Mata Mengakaunkan semua bantuan PCG
Pelajaran Mata Pelajaran.
2 Bantuan Perkapita - Mengakaunkan semua bantuan PCG

Bukan Mata Pelajaran Bukan Mata Pelajaran.
3 Pra Sekolah Mengakaunkan semua bantuan

berkaitan Pra Sekolah.
4 Pendidikan Khas Integrasi Mengakaunkan semua bantuan
berkaitan Pendidikan Khas Integrasi.
5 Biasiswa Mengakaunkan semua Bantuan
Biasiswa kepada pelajar/murid.
6 Bantuan Persekolahan Mengakaunkan semua bantuan yang

Lain diterima oleh semua sekolah secara
berterusan.
67
Bab 6 BUKU TUNAI

7 Pelbagai Mengakaunkan semua bantuan yang
diterima oleh sekolah tertentu dan
terimaan lain.
6.4.2 Lajur Peruntukan Buku Tunai KWS:

1 Ko-Kurikulum
2 Kertas Ujian
Mengakaunkan kutipan bayaran
tambahan yang diluluskan.
5 MSSM
6 Caj/Sewaan Mengakaunkan kutipan sewaan dan
caj kemudahan sekolah.
7 Sumbangan Mengakaunkan semua sumbangan
untuk sekolah.
8 Pelbagai Mengakaunkan terimaan lain.
6.4.3 Lajur Peruntukan Buku Tunai KWA:

1 LPBT/LPK Mengakaunkan bantuan asrama
2 Bantuan Makanan Asrama yang terlibat.
3 Makanan
Mengakaunkan kutipan yang
4 Pendaftaran
berkaitan.
5 Dobi
6 Pelbagai Mengakaunkan terimaan lain.
68
Bab 6 BUKU TUNAI
6.5 AKAUN SUBSIDIARI
6.5.1 Akaun Subsidiari perlu diselenggara secara berasingan mengikut tahun

kewangan bagi peruntukan yang memerlukan keterangan lanjut .
6.5.2 Akaun Subsidiari yang perlu diselenggara adalah seperti yang

digariskan dalam surat arahan yang dikeluarkan oleh Bahagian Akaun
yang sedang berkuat kuasa.
6.5.3 Format Akaun Subsidiari adalah seperti di Lampiran 6-7. Penerangan

berkaitan dengan ruangan yang terdapat dalam Akaun Subsidiari dan
panduan pengisian adalah seperti di Lampiran 6-7A.
6.6 AKAUN BANK
6.6.1 Akaun bank sekolah (akaun semasa) hendaklah dibuka di bank

tempatan yang diluluskan oleh Pejabat Perakaunan. Bank yang dipilih
hendaklah berhampiran dengan sekolah dan memberi perkhidmatan
yang terbaik.
6.6.2 Satu akaun bank perlu dibuka bagi setiap kumpulan wang yang
diselenggara seperti yang dinyatakan di Bab 2 perenggan 2.2.2.
Pembukaan akaun bank bagi tujuan selain daripada yang dinyatakan
adalah tidak dibenarkan.
6.6.3 Permohonan untuk membuka, menutup atau menukar akaun bank dan
SPK
menukar kuasa menandatangan cek hendaklah diperakukan oleh Ketua Bil
3/1999
PTJ atau pegawai yang diberi kuasa dan dikemukakan kepada Pejabat
Perakaunan di negeri/cawangan masing-masing untuk kelulusan. Lima
(5) salinan asal Borang Kuasa Tetap (AK 52) seperti di Lampiran 6-8
dan lima (5) keping kad/borang contoh tandatangan asal daripada bank
yang berkenaan perlu dilengkapkan.
6.6.4 Akaun bank mesti dibuka atas nama jawatan Pengetua/Guru Besar.
69
Bab 6 BUKU TUNAI
6.7 PENYATA BANK DAN PENYATA PENYESUAIAN BANK
6.7.1 Penyata Bank
(a) Penyata Bank merupakan penyata yang diterima oleh sekolah

daripada bank pada setiap bulan. Sekiranya penyata ini tidak
diterima selepas 10 haribulan bulan berikutnya, pihak sekolah
hendaklah berhubung dengan bank untuk mendapatkannya.
(b) Penyata Bank hendaklah dicop tarikh terima dan difailkan mengikut
kumpulan wang masing-masing.
6.7.2 Penyata Penyesuaian Bank
(a) Penyata Penyesuaian Bank ialah penyata yang disediakan oleh

sekolah bagi menyesuaikan baki Buku Tunai dengan baki Penyata
Bank.
(b) Penyata Penyesuaian Bank perlu disediakan bagi setiap akaun

bank kumpulan wang yang diselenggara. Bagi sekolah yang
mempunyai satu (1) akaun bank dan menguruskan lebih daripada
satu (1) kumpulan wang, sekolah hanya perlu menyediakan satu (1)
Penyata Penyesuaian Bank.
(c) Penyata ini perlu disediakan dalam tempoh tujuh (7) hari daripada
tarikh Penyata Bank diterima.
6.7.3 Penyediaan Penyata Penyesuaian Bank
(a) Penyata Penyesuaian Bank disediakan untuk mengenal pasti

perbezaan yang terdapat antara Buku Tunai dengan Penyata Bank
supaya apa-apa perbezaan yang berlaku boleh diambil tindakan
atau diselaraskan. Antara sebab-sebab berlaku perbezaan adalah
seperti berikut:
70
Bab 6 BUKU TUNAI
(i) Kemasukan wang yang tidak dikreditkan oleh pihak bank ke

akaun sekolah yang berkaitan.
(ii) Cek yang dikeluarkan tidak direkodkan ke dalam Buku
Tunai.
(iii) Amaun cek di Buku Tunai berbeza dengan amaun di
Penyata Bank.
(iv) Kesilapan pihak bank seperti mendebitkan cek pihak lain ke
dalam akaun bank sekolah.
(v) Cek yang telah dikeluarkan masih belum ditunaikan.
(vi) Cek yang dibayar masuk didapati tidak laku.
(vii) Terimaan wang telah dikreditkan terus ke dalam bank yang
belum diambilkira dalam Buku Tunai.
(viii) Faedah bank yang belum diambilkira ke dalam Buku Tunai.
(ix) Caj bank dan caj perkhidmatan yang belum diambilkira ke
dalam Buku Tunai.
(b) Buku Tunai disemak menggunakan teknik rujukan silang dengan:-
(i) Membandingkan catatan di sebelah terimaan Buku Tunai

dengan catatan di sebelah kredit/wang masuk di Penyata Bank.
Senaraikan amaun yang tidak sama:

• Amaun yang tidak terdapat dalam Buku Tunai tetapi ada di
Penyata Bank, contoh faedah bank.
• Amaun yang tidak terdapat dalam Penyata Bank tetapi ada
di Buku Tunai, contoh kemasukan tunai/cek yang belum
diambilkira oleh bank.
(ii) Membandingkan catatan di sebelah bayaran Buku Tunai

dengan catatan di sebelah debit/wang keluar di Penyata Bank.
Senaraikan amaun yang tidak sama:

• Amaun yang tidak terdapat dalam Buku Tunai tetapi ada di
Penyata Bank, contoh caj bank atau caj perkhidmatan.
• Amaun yang tidak terdapat dalam Penyata Bank tetapi ada
di Buku Tunai, contoh cek yang belum ditunaikan.
71
Bab 6 BUKU TUNAI
(c) Jika perbezaan berpunca daripada kesilapan pihak bank maka

pihak bank hendaklah diberitahu segera secara bertulis supaya
pembetulan dapat dibuat.
(d) Jika perbezaan berpunca daripada kesilapan dan kecuaian pihak

sekolah, maka siasatan dan pembetulan hendaklah segera dibuat.
Sekiranya perbezaan tersebut melibatkan kehilangan wang atau
penyelewengan, sekolah hendaklah mengambil tindakan bagi
kehilangan dan hapuskira sepertimana yang digariskan dalam Bab
C (II) Arahan Perbendaharaan (AP).
(e) Sekiranya terdapat perbezaaan, amaun ini hendaklah ditunjukkan di

dalam Penyata Penyesuaian Bank dan tindakan pembetulan
hendaklah dibuat dengan segera antaranya:
(i) Mengeluarkan resit bagi terimaan yang tiada di Buku Tunai.

(ii) Mengambil tindakan bagi cek tamat tempoh seperti di Bab 5
para 5.11.
(f) Penyata Penyesuaian Bank yang disediakan secara berasingan

perlu ditandatangan beserta tarikh oleh penyedia dan pengesah.
Penyata tersebut difailkan secara berasingan. Contoh format
Penyata Penyesuaian Bank adalah seperti di Lampiran 6-9.
6.7.4 Faedah Bank
Faedah bank hendaklah dicatat di bawah lajur Pelbagai dalam Buku

Tunai kumpulan wang yang berkaitan.
72
Bab 6 BUKU TUNAI
6.8 TATACARA PENUTUPAN AKAUN BANK BAGI SEKOLAH YANG TAMAT

OPERASI
Akaun bank hendaklah ditutup apabila akaun bank tersebut tidak lagi
SPKA
diperlukan. Tindakan berikut hendaklah diambil bagi tujuan penutupan: Bil.
5/1979
dan
SPK
(a) Sekolah perlu mengemukakan permohonan kepada Pejabat Bil.
3/1999
Perakaunan melalui Ketua PTJ untuk mendapatkan kelulusan.
(b) Pastikan ABT dan ABB telah diselesaikan serta semua cek bayaran
yang dikeluarkan telah ditunaikan.
(c) Imbangkan Buku Tunai dan Akaun Subsidiari.
(d) Dapatkan Penyata Bank bagi akaun bank yang hendak ditutup dan
sediakan Penyata Penyesuaian Bank berkenaan.
(e) Sekolah menyediakan Penyata Kewangan Akhir dan kemukakan

kepada Ketua PTJ untuk dikemukakan kepada Bahagian Audit
Sekolah, KPM serta disalinkan kepada Bahagian Akaun, KPM.
Dokumen yang perlu disediakan adalah seperti berikut:
(i) Kunci Kira-Kira;

(ii) Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan;
(iii) Penyata Penerimaan dan Pembayaran;
(iv) Nota Kepada Akaun; dan
(v) Penyata lain yang berkaitan (jika ada).
(f) Bahagian Audit Sekolah, KPM akan mengeluarkan sijil pengesahan

audit kepada Ketua PTJ dan satu (1) salinan kepada Seksyen Akaun
Sekolah, Bahagian Akaun, KPM.
(g) Baki wang yang masih ada perlu diselaraskan sebagaimana Surat
Pekeliling Kewangan Dan Akaun Bilangan 5/1979 – Peraturan
Penutupan Akaun Bagi Sekolah-Sekolah Yang Ditutup.
73
Bab 6 BUKU TUNAI
(h) Setelah pelarasan baki dibuat, Ketua PTJ perlu berurusan dengan bank
untuk menutup Akaun Bank dengan menyertakan surat penutupan
rasmi dan cek-cek yang belum digunakan.
(i) Bahagian Akaun, Kementerian Pelajaran Malaysia dan Pejabat

Perakaunan perlu dimaklumkan setelah akaun bank berjaya ditutup.
74
Lampiran 6-1
TERIMAAN (DKS 009)

BUKU TUNAI
Kumpulan Wang Kerajaan
Bagi Bulan ………………………………Tahun……………..
PERUNTUKAN Masuk Bank

Bantuan Perkapita -
Bantuan Perkapita - Mata Pelajaran
Bukan Mata Pelajaran Jumlah
No. Pendidikan Bantuan
Pra
Tarikh Perihal Resit Tambahan/ Pusat Khas Biasiswa Persekolahan Pelbagai Terimaan Jumlah Tarikh T.T
Bimbingan Sekolah
Pejabat Teras Wajib Bahasa Elektif I Elektif II Elektif III LPBT Sumber Integrasi Lain Masuk
Kaunseling
Asing Sekolah
RM RM RM RM RM RM RM RM RM RM RM RM RM RM RM RM

Lampiran 6-2
DKS 009
Bayaran
BUKU TUNAI
Bagi Bulan ………………………………… Tahun …………..
PERUNTUKAN
Bantuan Perkapita -
No. No. Bukan Mata Pelajaran Jumlah
Pendidikan
Tarikh Perihal Pra Peperiksaan T.T
Baucar Cek Tambahan/ Pusat Khas Biasiswa Pelbagai Bayaran
Bimbingan Sekolah Kerajaan
Teras Wajib T.Bahasa Elektif Elektif Elektif LPBT Sumber Integrasi
Kaunseling
Asing Sekolah
Lampiran 6-3
(DKS 010)
TERIMAAN
BUKU TUNAI
Kumpulan Wang SUWA
Bagi Bulan ……………………………… Tahun ……………..

Sukan Skim Caj/Sewaan Jumlah
No. Kertas
Tarikh Perihal Resit Ko-kurikulum Tahunan Perlindungan MSSM Sumbangan Pelbagai Terimaan Jumlah T.T
Ujian Kantin Lain-lain Tarikh
Pejabat Sekolah Diri
RM RM RM RM RM RM RM RM RM RM RM

Lampiran 6-4
(DKS 010)
BAYARAN
BUKU TUNAI
Kumpulan Wang SUWA
Bagi Bulan ……………………………… Tahun ……………..
PERUNTUKAN
Skim Caj/Sewaan Jumlah
Nombor Nombor Kertas Sukan Tahunan
Tarikh Perihal Ko-kurikulum Perlindungan MSSM Sumbangan Pelbagai Bayaran T.T
Baucar Cek Ujian Sekolah Kantin Lain-lain
Diri
RM RM RM RM RM RM RM RM RM RM
Lampiran 6-5
(DKS 011)
TERIMAAN
BUKU TUNAI
Kumpulan Wang Asrama

No. Jumlah
Bantuan
Tarikh Perihal Resit LPBT/LPK Makanan Pendaftaran Dobi Pelbagai Terimaan Jumlah Tarikh T.T
Makanan
Pejabat
RM RM RM RM RM RM RM RM

Lampiran 6-6
(DKS 011)
BAYARAN
BUKU TUNAI
Kumpulan Wang Asrama
PERUNTUKAN
Jumlah
No. Bantuan
Tarikh Perihal No. Cek LPBT/LPK Makanan Pendaftaran Dobi Pelbagai Bayaran T.T
Baucar Makanan
RM RM RM RM RM RM RM
Lampiran 6-1A
TERIMAAN (DKS 009)

BUKU TUNAI
1 2
PERUNTUKAN 6 Masuk Bank

Bantuan Perkapita -
Bukan Mata Pelajaran Jumlah
No. Pendidikan Bantuan
Pra
Tarikh Perihal Resit Tambahan/ Pusat Khas Biasiswa Persekolahan Pelbagai Terimaan Jumlah Tarikh T.T
Bimbingan Sekolah
Pejabat Teras Wajib Bahasa Elektif I Elektif II Elektif III LPBT Sumber Integrasi Lain Masuk
Kaunseling 7 8
3 4 Asing Sekolah
5
9 10
RM RM RM RM RM RM RM RM RM RM RM RM RM RM RM RM
Panduan mengisi :
1. Bulan kewangan
2. Tahun kewangan
3. Tarikh urusniaga
4. Nama Pembayar
5. No. Resit Pejabat
6. Peruntukan yang dikenakan
7. Jumlah terimaan (rujuk resit)
8. Amaun yang dimasukkan ke bank (berdasarkan slip masuk bank)
9. Tarikh masuk bank
10. Tandatangan ringkas Pengurus Sekolah

Lampiran 6-2A
DKS 009
Bayaran
BUKU TUNAI
1 2
Bagi Bulan ………………………………… Tahun …………..
PERUNTUKAN 7
Bantuan Perkapita -
No. No. Bukan Mata Pelajaran Jumlah
Pendidikan
Tarikh Perihal Pra Peperiksaan T.T
Baucar Cek Tambahan/ Pusat Khas Biasiswa Pelbagai Bayaran
Bimbingan Sekolah Kerajaan
5 Teras Wajib T.Bahasa Elektif Elektif Elektif LPBT Sumber Integrasi
3 4 6 Kaunseling 8 9
Asing Sekolah
Panduan mengisi :
1. Bulan kewangan
2. Tahun kewangan
3. Tarikh baucar
4. Nama Pembekal/penerima cek
5. No. Baucar
6. No. cek
7. Peruntukan yang dikenakan
8. Jumlah bayaran (rujuk baucar)
9. Tandatangan Pengurus Sekolah
Lampiran 6-7
(DKS007)
AKAUN SUBSIDIARI
BAGI TAHUN ……………………….
JENIS KUMPULAN WANG : ………………………………………….

PERUNTUKAN : ………………………………………………………..
SUBSIDIARI: ……………………………………………………………….
Jumlah Jumlah
Terimaan Bayaran
No. Br / Terimaan Bayaran Baki
Tarikh Perihal Sehingga Sehingga T.T
No. Resit
Tarikh Tarikh
RM RM RM RM RM

Lampiran 6-7A
(DKS007)
AKAUN SUBSIDIARI
1
BAGI TAHUN ……………………….
2
JENIS KUMPULAN WANG : ………………………………………….
3
PERUNTUKAN : ………………………………………………………..
4
SUBSIDIARI: ……………………………………………………………….
9 1 13
10 12
8 Jumlah Jumlah
Terimaan Bayaran
No. Br / Terimaan Bayaran Baki
Tarikh Perihal Sehingga Sehingga T.T
No. Resit
5 6 Tarikh Tarikh
7 RM RM RM RM RM
Panduan mengisi :
1. Tahun kewangan
2. Jenis Kumpulan Wang
3. Peruntukan yang dikenakan (rujuk Buku Tunai)
4. Akaun Subsidiari yang dikenakan
5. Tarikh urusniaga
6. Nama pembayar/penerima cek
7. No. Resit Rasmi Pejabat/ No. Baucar
8. Amaun yang diterima(berdasarkan Resit Rasmi Pejabat)
9. Jumlah terimaan terkumpul sehingga tarikh urusniaga terakhir
10. Amaun yang dibayar (berdasarkan Baucar Bayaran)
11. Jumlah bayaran terkumpul sehingga tarikh urusniaga terakhir
12. Baki Akaun Subsidiari
13. Tandatangan ringkas Pengurus Sekolah.

Lampiran 6-8
Rujukan : Bertarikh : ( AK 52)
KUASA TETAP
Kepada Bank : ............................................................................ Tarikh :..........................................
Alamat Bank : .........................................................................
.........................................................................
(1) Nama Akaun Bank : .......................................................................................
(2) Jenis Kumpulan Wang : …………………………………………………………

(Kerajaan, SUWA dan Asrama)
(3) Nombor Akaun : .......................................................................................
(4) Kebenaran diberi kepada :-
Nama Penuh Jawatan Contoh Tandatangan

(a)
(b)
(c)
(d)
Untuk menguruskan kira-kira di atas seperti yang ditentukan di bawah :-
i) Seseorang pegawai hanya dibenarkan menandatangan satu penandatangan sahaja di atas satu-satu cek.
ii) Cek-cek yang berjumlah kurang dari RM10,000 hendaklah ditandatangan oleh 2 orang pegawai seperti di atas
iaitu (a) dan (b), ( c) atau (d) untuk menggantikan (b)
iii) Cek-cek yang berjumlah RM10,000 ke atas hendaklah ditandatangan oleh 3 orang pegawai seperti di atas
iaitu (a) dan (b) dan ( c) atau (a)+(b)+(d) atau (a)+(c)+(d)
iv) Dalam keadaan tertentu, cek boleh ditandatangan oleh (b) bagi menggantikan (a), sekiranya ada surat kuasa.
(5) Nama Penuh Dua (2) Pegawai Pengesah ialah :
Nama Penuh Jawatan Contoh Tandatangan
(a)
(b)
Ataupun seseorang daripada mereka yang dibenarkan untuk mengesahkan cek-cek bagi bayaran tunai.
(6) Semua kebenaran sebelumnya mengenai tandatangan pembenar adalah dibatalkan melainkan menandatangan
cek-cek dan lain-lain perkara yang bertarikh sebelum daripada tarikh ini dan diserahkan untuk bayaran
pada atau selepas tarikh ini.
(Sekiranya tidak sesuai potong/pinda seperti yang dikehendaki)
Pegawai Yang Mengesahkan : …………………………… Perakuan Jabatan Pelajaran Negeri/Ketua Pusat Tanggungjawab
Tandatangan : …………………………………………………
Disokong : ...........................................................
Nama Pengurus Sekolah :...........................................................
Jawatan: …………………………………………
Cop Rasmi Sekolah : ...........................................................
Pegawai Yang Meluluskan : …………………………..
Tandatangan : ………………………………………
Nama : (……………………………………..)
Jawatan Rasmi: (…………………...............…..)
Tarikh : (………………….....)
Nota :1) Borang AK 52 lima salinan sahaja

2) Kad Bank lima salinan bagi setiap akaun
Lampiran 6-9
Sekolah :……………………………………………
Penyata Penyesuaian Bank Pada …………………...
1. Nama Bank : …………………………………………………………
2. No. Akaun : …………………………………………………………
3. Jenis Kumpulan Wang : …………………………………………………………
RM RM
Baki seperti di Penyata Bank pada : ………………………………………… XXX
CAMPUR :
1. Terimaan di Buku Tunai yang tiada dalam Penyata Bank
a) Kemasukan tunai/cek yang belum diambilkira oleh bank :

Tarikh No. Resit Amaun
XXX
XXX
2. Debit di Penyata Bank tiada di Buku Tunai
a) Cek bayaran yang telah ditunaikan tetapi

belum direkodkan di Buku Tunai
Tarikh No. Cek Amaun
XXX
XXX
b) Caj perkhidmatan, caj bank XXX XXX

XXX
TOLAK :
1. Bayaran di Buku Tunai yang tiada dalam Penyata Bank
a) Cek-cek yang belum ditunaikan

Tarikh Nama No. Cek Peruntukan Amaun
Penerima
XXX
XXX
2. Kredit di Penyata Bank yang tiada dalam Buku Tunai :
a) Terimaan yang dikreditkan terus ke bank tetapi

belum direkodkan di Buku Tunai
Tarikh No. Rujukan Amaun
XXX
XXX
b) Faedah bank XXX XXX

Baki seperti di Buku Tunai pada ..... ...... ..... ...... ....... ....... ...... XXX
Disediakan oleh Disahkan Oleh

....................................................... ..........................................
Tandatangan Penyedia Tandatangan Pengesah
Tarikh……….. Tarikh………..
(Sila gunakan lampiran bagi ruangan yang tidak mencukupi)

Bab 7 PANJAR WANG RUNCIT
7.1 PENDAHULUAN
7.1.1 Panjar Wang Runcit (PWR) adalah sejumlah wang yang membolehkan AP 3(e)
Pengurus Sekolah membuat pembayaran kecil yang SEGERA dan
perbelanjaan runcit tanpa mempertanggungkannya terlebih dahulu
kepada butiran peruntukan.
7.1.2 Dana permulaan bagi PWR hendaklah dikeluarkan daripada Kumpulan

Wang SUWA di bawah butiran Kantin/Pelbagai.
Bagi sekolah yang tidak mempunyai sumber kantin/pelbagai atau

sumber tersebut tidak mencukupi, dana permulaan PWR boleh
dikeluarkan daripada Kumpulan Wang Kerajaan peruntukan LPBT/LPK.
7.1.3 PWR boleh digunakan untuk semua jenis pembayaran kecil kumpulan SPK
Bil 2/03
wang yang diselenggarakan oleh sekolah.
7.2 PROSES UNTUK MEWUJUDKAN PANJAR WANG RUNCIT
7.2.1 Kebenaran untuk mewujudkan PWR hendaklah diperoleh daripada

Ketua PTJ masing-masing. Permohonan pengendalian PWR hendaklah
dibuat dengan menggunakan format seperti di Lampiran 7-1.
7.2.2 Selepas kelulusan diterima, sekolah perlu menyediakan satu baucar

bayaran untuk mengeluarkan wang daripada butiran peruntukan
mengikut kumpulan wang yang diluluskan.
7.2.3 Had maksimum dana permulaan untuk PWR yang boleh diluluskan oleh
Ketua PTJ adalah seperti berikut:-
(a) Sekolah Menengah - RM 700.00; dan

(b) Sekolah Rendah - RM 500.00.
87
7.3 PROSES PENAMBAHAN DANA PANJAR WANG RUNCIT
7.3.1 Kebenaran untuk menambah dana PWR hendaklah diperoleh daripada

Ketua PTJ masing-masing. Permohonan hendaklah dibuat dengan
menggunakan format seperti di Lampiran 7-1A beserta salinan
kelulusan PWR terdahulu.
7.3.2 Selepas kelulusan diterima, sekolah perlu menyediakan satu baucar

bayaran untuk mengeluarkan wang daripada butiran peruntukan
mengikut kumpulan wang yang diluluskan.
7.4 TATACARA PENYELENGGARAAN PANJAR WANG RUNCIT
7.4.1 Buku Tunai Panjar Wang Runcit
Semua urusniaga secara tunai hendaklah direkod dalam Buku Tunai

PWR dengan menggunakan karbon dua belah muka. Format Buku
Tunai PWR seperti di Lampiran 7-2. Contoh dan panduan pengisian
Buku Tunai PWR seperti di Lampiran 7-2A.
7.4.2 Penerimaan Dana Permulaan/Rekupmen PWR
Cek permulaan/rekupmen yang ditunaikan hendaklah direkod di

bahagian terimaan Buku Tunai PWR seperti berikut:-
(a) Tarikh cek ditunaikan.

(b) Permulaan PWR/Rekupmen PWR
(c) Nombor baucar
(d) Nombor cek
(e) Amaun
88
7.4.3 Pembayaran PWR
(a) Pastikan baki peruntukan yang berkaitan adalah mencukupi

sebelum membuat sesuatu perbelanjaan supaya rekupmen dapat
dibuat.
(b) Bil/tuntutan yang tidak melebihi RM200.00 boleh dibayar daripada

PWR. Arahan ini tidak menghalang bil yang lebih besar jumlahnya
dibayar daripada PWR jika keadaan praktikal dan berfaedah.
(c) Setiap bayaran daripada PWR hendaklah menggunakan baucar

kecil dengan nombor siri berturutan. Setiap baucar kecil hendaklah
disertakan dengan dokumen sokongan yang telah disahkan oleh
Penolong Kanan/Ketua Bidang/Panitia sebelum diluluskan oleh
Pengurus Sekolah.
Format Baucar Kecil PWR seperti di Lampiran 7-3.

Contoh pengisian format Baucar Kecil PWR seperti di Lampiran
7-3A.
(d) Setiap bayaran hendaklah direkodkan di bahagian bayaran Buku

Tunai PWR seperti berikut:-
Bil Perkara Penjelasan
i. Tarikh Tarikh bayaran dibuat
ii. Perihal Nama pegawai yang menuntut

No. Baucar
iii. Nombor siri baucar kecil
Kecil
iv Peruntukan Amaun mengikut jenis peruntukan
v Jumlah Jumlah Baucar Kecil
Amaun Amaun yang didapatkan daripada Kumpulan

vi
Rekupmen Kerajaan/SUWA/Asrama
Jumlah Jumlah Keseluruhan (bersamaan dengan

vii
Besar jumlah kelulusan permulaan PWR)
89
Sekiranya butiran bayaran melebihi lajur yang disediakan, lajur

pelbagai boleh diwujudkan seperti di Lampiran 7-4 dan contoh
pengisian di Lampiran 7-4A.
7.4.4 Rekupmen
(a) Rekupmen adalah proses mendapatkan semula wang yang telah

dibelanjakan.
(b) Pihak sekolah perlu mengawasi baki PWR. Sebelum proses

rekupmen dilakukan, Buku Tunai PWR perlu diimbangkan.
Rekupmen boleh dibuat lebih daripada sekali dalam sebulan.
(c) Perbelanjaan tersebut hendaklah dikenakan kepada butiran

peruntukan di bawah kumpulan wang berkaitan. Jika perbelanjaan
melibatkan lebih daripada satu kumpulan wang maka rekupmen
perlu dibuat dengan menyediakan baucar bayaran berasingan bagi
setiap kumpulan wang.
(d) Baucar bayaran bagi tujuan rekupmen hendaklah disokong

dengan dokumen asal buku tunai, baucar kecil dan dokumen
sokongan. Semua dokumen perlu disimpan/difailkan secara
berturutan mengikut kumpulan wang berkaitan.
(e) Setelah cek rekupmen ditunaikan, ruangan terimaan di Buku Tunai

PWR direkod seperti di para 7.4.2.
7.5 TATACARA PENUTUPAN BUKU TUNAI PANJAR WANG RUNCIT PADA

AKHIR TAHUN
7.5.1 Buku Tunai PWR hendaklah diimbangkan dan ditutup pada akhir tahun
serta membuat rekupmen akhir sebelum 31 Disember tahun kewangan
semasa supaya baki PWR adalah bersamaan dengan amaun PWR
yang diluluskan. Amaun ini hendaklah direkodkan sebagai Wang Dalam
90
Tangan di bawah butiran Aset dalam Kunci Kira-Kira bagi kumpulan

wang yang berkenaan.
7.5.2 Pihak sekolah perlu menyediakan satu Sijil Perakuan PWR seperti di
Lampiran 7-5 pada 31 Disember setiap tahun dan dikemukakan
kepada Ketua PTJ. Satu salinan difailkan untuk tujuan pengauditan.
Contoh pengisian seperti di Lampiran 8-5A.
7.6 PENUTUPAN PANJAR WANG RUNCIT
7.6.1 Kebenaran untuk menutup PWR hendaklah diperoleh daripada Ketua

PTJ masing-masing. Permohonan penutupan PWR hendaklah dibuat
dengan menggunakan format seperti di Lampiran 7-6.
7.6.2 Selepas kelulusan penutupan diterima, sekolah perlu mengambil

tindakan seperti berikut:
(a) mengeluarkan resit rasmi pejabat atas nama jawatan Pengurus

Sekolah;
(b) merekodkan terimaan mengikut butiran peruntukan kumpulan
wang yang diluluskan;
(c) memasukkan amaun ke dalam bank mengikut kumpulan wang
yang berkaitan; dan
(d) resit asal dikepilkan bersama surat kelulusan penutupan PWR
dan difailkan.
91
Lampiran 7-1
PERMOHONAN PENGENDALIAN
PANJAR WANG RUNCIT DI SEKOLAH
Rujukan :
Tarikh :
Ketua PTJ
………………………
Tuan,
PERMOHONAN PENGENDALIAN PANJAR WANG RUNCIT
Merujuk kepada perkara di atas, pihak sekolah memohon mengendalikan Panjar

Wang Runcit sejumlah RM……… daripada peruntukan ……………………………
untuk kemudahan perbelanjaan runcit secara tunai bagi pembelian yang
berharga kurang daripada RM100.00.
2. Anggaran jumlah perbelanjaan runcit bagi sebulan adalah seperti berikut :-
(i) Setem, telefon, telegram .………………………

(ii) Minyak mesin rumput ……………………….
(iii) Tambang untuk murid ke sekolah ……………………….
(iv) Alat tulis …………………….....
(v) Pelbagai perkhidmatan (membaiki mesin taip, ..…………………….
mesin pendua dan mesin potong rumput)
(vi) Lain-lain ..…………………….
------------------------------
JUMLAH
=================
3. Bersama-sama ini disertakan sesalinan Buku Tunai bulan terkini yang

berkaitan. Sukacita sekiranya tuan dapat meluluskan permohonan ini.
“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”
Saya yang menurut perintah,
…………………………
(Tandatangan Pengetua/Guru Besar)
(Cop Rasmi Sekolah)
131
Lampiran 7-1A
PERMOHONAN PENAMBAHAN DANA

PANJAR WANG RUNCIT DI SEKOLAH.
Ketua PTJ
………………………
Tuan,
PERMOHONAN PENAMBAHAN DANA PANJAR WANG RUNCIT
Saya dengan hormatnya merujuk kepada perkara di atas.
2. Pihak sekolah memohon untuk membuat penambahan Dana Panjar

Wang Runcit sebanyak RM………………… daripada peruntukan
……………………………menjadikan jumlah keseluruhan adalah sebanyak RM
……………… yang diluluskan oleh pihak tuan seperti surat rujukan tuan
………………………………….. bertarikh …………………….
3. Sehubungan dengan itu, berikut adalah senarai perbelanjaan sebenar dan

senarai kekerapan rekupmen untuk pertimbangan tuan.
Bil. Tarikh No. Baucar Jumlah Baki Dalam No. Cek

Rekupmen Tangan
(RM) (RM)
4. Bersama-sama ini disertakan sesalinan Buku Tunai bulan terkini dan

baucar rekupmen yang berkaitan serta salinan surat kelulusan terdahulu.
5. Sukacita sekiranya tuan dapat meluluskan permohonan ini.

…………………………
(Tandatangan Pengurus Sekolah)
Lampiran 7-2
BUKU TUNAI PANJAR WANG RUNCIT

Amaun rekupmen
TERIMAAN BAYARAN
daripada Kumpulan Wang (RM)
Tarikh Perihal No. No. Jumlah Tarikh Perihal No. Br. * * * * Jumlah Kerajaan SUWA Asrama
Baucar Cek (RM) Kecil (RM)
Jumlah Bayaran
Baki
Jumlah Besar Jumlah Besar
Nota * Lajur perlu diisi oleh pihak sekolah

Lampiran 7 - 2A
No. Baucar :
BUKU TUNAI PANJAR WANG RUNCIT
Amaun Rekupmen
TERIMAAN BAYARAN
daripada Kumpulan Wang (RM)
No. No. Jumlah No. * * * * Jumlah KW

Tarikh Perihal Tarikh Perihal Teras Wajib LPBT Pelbagai Besar (RM) KW Kerajaan KW Asrama
Baucar Cek (RM) Br. Kecil SUWA
16/07/12 Baki b/h - - 10.00 18/07/2012 Encik A PWR 21/12 50.00 50.00 50.00
17/07/12 Rekupmen K035/12 123456 350.00 18/07/2012 Encik B PWR 22/12 30.00 30.00 30.00
17/07/12 Rekupmen S030/12 654321 140.00 18/07/2012 Encik C PWR 23/12 138.00 138.00 138.00
18/07/2012 Encik D PWR 24/12 50.00 50.00 50.00
18/07/2012 Encik E PWR 25/12 40.00 40.00 40.00
18/07/2012 Encik F PWR 26/12 125.00 125.00 125.00
18/07/2012 Encik G PWR 27/12 65.00 65.00 65.00
Jumlah Bayaran 50.00 30.00 50.00 368.00 498.00 170.00 328.00

Baki 2.00
Jumlah Besar 500.00 Jumlah Besar 500.00
Nota * Lajur perlu diisi oleh sekolah

Disediakan oleh: Disahkan oleh:
……………………………. …………………………….
Nama: Nama:
Jawatan: Jawatan:
Tarikh: Tarikh:
Lampiran 7-3
Sekolah : ........................................................................
BAUCAR KECIL BAYARAN
Bahagian A
Bayar kepada : ............................................................................. No. Baucar Kecil

............................................................................. ...........................
Tarikh Bekalan / Jumlah

Peruntukan Butiran Bekalan/Perkhidmatan
Perkhidmatan
RM
Jumlah
Saya sahkan bahawa bekalan/perkhidmatan di atas telah diterima/dilaksanakan dengan

betul dan bayaran dikenakan berjumlah Ringgit Malaysia .............................................................
.............................................. (RM ...................................................) adalah betul.
Tarikh : ........................................ Tandatangan

Pengetua/Guru Besar : ..............................................
(Cop Rasmi Sekolah)
Bahagian B
Perakuan Penerima
Diterima wang tunai sebanyak Ringgit Malaysia ............................................................................

(RM .............................................)
Tarikh : ................................... Tandatangan Penerima : .........................................
(Nama Penuh : ........................................................)

Lampiran 7-3A
SK Sri Lanang
Sekolah : ........................................................................
BAUCAR KECIL BAYARAN
Bahagian A
En. Ismail b Sabri
Bayar kepada : ............................................................................. No. Baucar Kecil
............................................................................. PWR 001/11
...........................
Tarikh Bekalan / Jumlah

Peruntukan Butiran Bekalan/Perkhidmatan
Perkhidmatan
RM
12.07.2011 Sivik Kewarganegaraan Pembelian Poster Kemerdekaan 70.00
Jumlah 70.00
Saya sahkan bahawa bekalan/perkhidmatan di atas telah diterima/dilaksanakan dengan

tujuh puluh
betul dan bayaran dikenakan berjumlah Ringgit Malaysia .............................................................
70.00
.............................................. (RM ...................................................) adalah betul.
16.07.2011
Tarikh : ........................................ Tandatangan
Ibrahim
Pengetua/Guru Besar : ..............................................
(Cop Rasmi Sekolah)
Bahagian B
Perakuan Penerima
tujuh puluh
Diterima wang tunai sebanyak Ringgit Malaysia ............................................................................
70.00
(RM .............................................)
16.07.2011
Tarikh : ................................... Ismail
Tandatangan Penerima : .........................................
Ismail b Sabri
(Nama Penuh : ........................................................)
Lampiran 7 - 4
No. Baucar :
LAMPIRAN KEPADA LAJUR PELBAGAI BUKU TUNAI PANJAR WANG RUNCIT
Amaun Rekupmen
BAYARAN PELBAGAI daripada Kumpulan Wang (RM)
* * * * * * * * * * * * Jumlah
No. KW KW KW
Tarikh Perihal Besar (RM)
Br. Kecil Kerajaan SUWA Asrama
Jumlah Besar
Nota * Lajur perlu diisi oleh sekolah Disediakan oleh: Disahkan oleh:
** Lampiran ini perlu disediakan dalam dua (2) salinan (salinan Asal dan Pejabat)
Salinan Asal untuk dikepilkan bersama baucar rekupmen
Salinan Pejabat perlu dikepilkan di dalam buku PWR ……………………………. …………………………….
Nama: Nama:
Jawatan: Jawatan:
Tarikh: Tarikh:
Lampiran 7 - 4A
No. Baucar :
LAMPIRAN KEPADA LAJUR PELBAGAI BUKU TUNAI PANJAR WANG RUNCIT
Amaun Rekupmen
BAYARAN PELBAGAI daripada Kumpulan Wang (RM)
* * * * * * * * * * * * Jumlah
No. KW KW KW
Tarikh Perihal Sewa Pusat Faedah Sumbangan Besar (RM)
Br. Kecil Kerajaan SUWA Asrama
Kantin Sumber Bank
18/07/2012 Encik C PWR 23/12 138.00 138.00 138.00
18/07/2012 Encik E PWR 25/12 40.00 40.00 40.00
18/07/2012 Encik F PWR 26/12 125.00 125.00 125.00
18/07/2012 Encik G PWR 27/12 65.00 65.00 65.00
Jumlah Besar 138.00 40.00 125.00 65.00 - - - - - - - - 368.00 40.00 328.00

Nota * Lajur perlu diisi oleh sekolah Disediakan oleh: Disahkan oleh:
** Lampiran ini perlu disediakan dalam dua (2) salinan (salinan Asal dan Pejabat)
Salinan Asal untuk dikepilkan bersama baucar rekupmen
Salinan Pejabat perlu dikepilkan di dalam buku PWR ……………………………. …………………………….
Nama: Nama:
Jawatan: Jawatan:
Tarikh: Tarikh:
Lampiran 7-5
PERAKUAN PANJAR WANG RUNCIT

SEPERTI PADA 31 DISEMBER ………………
RM RM
a) Baki wang di tangan seperti pada 31 Disember…………… XXXX
b) Perbelanjaan Panjar Wang Runcit

yang belum direkup mengikut
jenis kumpulan wang:-
Kumpulan Wang Kerajaan XXXX

Kumpulan Wang SUWA XXXX
Kumpulan Wang Asrama XXXX XXXX
Jumlah Panjar Wang Runcit seperti pada 31 Disember…………..
XXXX
(seperti yang diluluskan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab)
Disediakan oleh, Disahkan oleh,
Tandatangan Tandatangan
Nama : Pengetua/Guru Besar
Jawatan: Cop Sekolah
Tarikh: Tarikh:
Lampiran 7-5A
PERAKUAN PANJAR WANG RUNCIT

2010
SEPERTI PADA 31 DISEMBER ………………
RM RM
2010
a) Baki wang di tangan seperti pada 31 Disember…………… 300.00
b) Perbelanjaan Panjar Wang Runcit

yang belum direkup mengikut
jenis kumpulan wang:-
Kumpulan Wang Kerajaan -

Kumpulan Wang SUWA -
Kumpulan Wang Asrama - -
2010
Jumlah Panjar Wang Runcit seperti pada 31 Disember………….. 300.00
(seperti yang diluluskan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab)
Disediakan oleh, Disahkan oleh,
Idayu Ramlah
Tandatangan Tandatangan
Nama : Nurul Idayu bt Husin Pengetua/Guru Besar
Jawatan: Pembantu Tadbir Cop Sekolah
Tarikh: 31.12.2010 Tarikh: 31.12.2010
Lampiran 7-6
PERMOHONAN PENUTUPAN
PANJAR WANG RUNCIT DI SEKOLAH.
Ketua PTJ
………………………
Tuan,
PERMOHONAN PENUTUPAN PANJAR WANG RUNCIT
Saya dengan hormatnya merujuk kepada perkara di atas.
2. Sekolah ini memohon kelulusan untuk menutup Panjar Wang Runcit

sedia ada sebanyak RM ……………… yang telah diluluskan oleh pihak tuan
seperti surat rujukan tuan ………………………………….. bertarikh
…………………….
2. Bersama-sama ini disertakan sesalinan Buku Tunai bulan terkini, baucar

rekupmen terakhir dan Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit serta salinan surat
kelulusan terdahulu.
3. Sukacita sekiranya tuan dapat meluluskan permohonan ini.
…………………………………..…
(Tandatangan Pengurus Sekolah)
BAB 7 - PANJAR WANG RUNCIT
TAJUK : 7.1 PROSES UNTUK MEWUJUDKAN PANJAR WANG RUNCIT

Mula
1. Sedia surat permohonan Sedia surat permohonan

kelulusan pengendalian kelulusan pengendalian PWR
PWR.
Hantar surat permohonan Hantar surat permohonan

kepada Ketua PTJ masing- kepada Ketua PTJ
masing.
Tidak
Lulus?
Ya
2. Sedia baucar bayaran untuk
mengeluarkan wang Sedia Baucar Bayaran
pendahuluan PWR dan
rekod dalam Buku Tunai Rekod Buku
Tunai
3. Sedia Cek atas nama
jawatan “Pengetua Sekolah” Sedia Cek
atau “Guru Besar Sekolah”
dan rekod dalam
BukuTunai.
Cek tersebut hendaklah
dibatalkan palang dengan
mencatat nama, nombor
Kad Pengenalan pembawa
cek serta disahkan oleh
salah seorang pegawai
pengesah yang dinyatakan
di perenggan 4 borang
Kuasa Tetap (AK52) di
belakang cek tersebut.
4. Tunaikan cek dan simpan Tunaikan Cek dan simpan

wang tunai dalam Peti Wang wang tunai
Tunai (cash box)
5. Rekod wang pendahuluan

PWR dalam Buku Tunai
Rekod Dalam Buku Tunai
PWR di sebelah Terimaan. PWR
Tamat
Bab 8 PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN
TAHUNAN
8.1 PENDAHULUAN
8.1.1 Penyata Kewangan Tahunan Sekolah adalah penyata yang

menunjukkan kedudukan kewangan untuk sesuatu tahun berakhir pada
31 Disember. Penyata ini perlu disediakan untuk setiap kumpulan wang
yang diselenggarakan oleh sekolah mengikut Peraturan Pendidikan
(Akaun Dan Audit) 2002 di bawah Akta Pendidikan 1996.
8.1.2 Penyata Kewangan Tahunan Sekolah mengandungi penyata berikut:
(a) Kunci Kira-Kira;

(b) Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan;
(c) Penyata Penerimaan dan Pembayaran;
(d) Nota Kepada Akaun; dan
(e) Penyata-penyata lain.
8.2 DOKUMEN-DOKUMEN YANG DIPERLUKAN UNTUK MENYEDIAKAN

PENYATA KEWANGAN TAHUNAN SEKOLAH
Dokumen-dokumen dan rekod kewangan yang lengkap, sempurna dan

kemaskini seperti berikut diperlukan untuk penyediaan penyata kewangan
tahunan:
(a) Buku Tunai Kumpulan Wang Kerajaan, SUWA dan Asrama
(b) Buku Tunai Panjar Wang Runcit
(c) Rekod Akaun Subsidiari
(d) Daftar Bil
(e) Daftar Penghuni Asrama
(f) Jadual Kedatangan Pelajar
(g) Senarai Akaun Belum Terima
(h) Senarai Akaun Belum Bayar
(i) Penyata Kewangan Tahunan Sekolah tahun sebelumnya yang telah
diaudit atau jika tiada, penyata belum diaudit yang disahkan (kecuali
sekolah menyediakan penyata ini bagi kali pertama).
(j) Penyata Penyesuaian Bank
104
TAHUNAN
8.3 FORMAT PENYATA KEWANGAN TAHUNAN SEKOLAH
Format penyediaan Penyata Kewangan Tahunan sekolah mengikut susunan

adalah seperti berikut :
(a) Penyata Penerimaan dan Pembayaran (Lampiran 8-1)

(b) Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan (Lampiran 8-2)
(c) Kunci Kira-Kira (Lampiran 8-3)
(d) Nota Kepada Akaun
(e) Penyata lain yang berkaitan (jika ada)
8.4 PENYATA PENERIMAAN DAN PEMBAYARAN
8.4.1 Penyata ini menunjukkan jumlah terimaan yang sebenarnya telah

diterima dan jumlah bayaran sebenarnya yang telah dibayar dalam
tempoh tahun kewangan yang berkenaan serta kedudukan baki wang
yang ada dalam bank pada akhir tahun.
8.4.2 Penyata ini menunjukkan satu ringkasan terimaan dan bayaran

daripada Buku Tunai dengan mengambil kira baki wang dalam bank
pada awal tahun dan dicampurkan jumlah terimaan serta ditolak jumlah
bayaran untuk mendapatkan baki wang dalam bank pada akhir tahun.
Baki wang di bank pada 31 Baki wang di bank pada 1 Januari + jumlah
=
Disember terimaan – jumlah bayaran
8.5 PENYATA PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN
8.5.1 Penyata ini menunjukkan jumlah semua penerimaan yang sepatutnya

diterima dan jumlah semua pembayaran yang sepatutnya dibayar pada
tahun berkenaan. Penyata ini diimbangkan dengan menunjukkan
lebihan/kurangan pendapatan atas perbelanjaan bagi tahun berkenaan.
105
TAHUNAN
8.5.2 Penyata ini disediakan dengan mengambil kira:-
(a) penerimaan yang diterima dan sepatutnya diterima tetapi masih

belum diterima dalam tahun kewangan (Akaun Belum Terima); dan
(b) semua pembayaran yang dibuat dan sepatutnya dibayar tetapi

masih belum dibayar dalam tahun kewangan (Akaun Belum Bayar) .
8.5.3 Amaun ABT ditunjukkan sebagai Aset dan amaun ABB ditunjukkan
sebagai Liabiliti dalam Kunci Kira-Kira pada 31 Disember.
8.6 KUNCI KIRA-KIRA
Kunci Kira-Kira adalah penyata mengenai kedudukan kewangan sesebuah

sekolah pada satu tempoh kewangan. Penyata ini menunjukkan amaun lebihan
Aset berbanding dengan Liabiliti serta diimbangkan dengan jumlah Kumpulan
Wang Terkumpul pada 31 Disember tahun yang dilapor.
8.6.1 Aset
(a) Aset adalah sumber ekonomi yang dimiliki oleh sesebuah sekolah.
Sumber ini boleh memberi faedah untuk mengendalikan aktiviti
sekolah pada masa hadapan.
(b) Perkara yang diambil kira sebagai aset adalah:-
(i) Wang Tunai Dalam Tangan
Wang Tunai Dalam Tangan adalah wang yang telah dikutip dan
belum dimasukkan ke bank pada 31 Disember termasuk baki
PWR.
106
TAHUNAN
(ii) Wang Tunai Dalam Bank
Wang Tunai Dalam Bank adalah baki seperti di Buku Tunai

pada 31 Disember.
(iii) Deposit Dibayar
Wang yang dibayar oleh pihak sekolah khusus bagi sesuatu

maksud di bawah mana-mana undang-undang atau perjanjian
dan dibayar balik kepada sekolah apabila maksud telah
tercapai.
(iv) Bayaran Terdahulu
Perbelanjaan bagi tahun hadapan yang dibayar dalam tahun

kewangan semasa.
(v) Akaun Belum Terima
Terimaan yang sepatutnya diterima tetapi masih belum diterima

sehingga berakhir tahun kewangan semasa.
8.6.2 Liabiliti
(a) Liabiliti adalah tanggungan yang perlu dijelaskan. Liabiliti ini wujud
kerana bekalan/perkhidmatan/kerja telah diterima/disempurnakan
tetapi bayarannya belum dijelaskan.
(b) Perkara berikut diambil kira sebagai liabiliti:-
(i) Deposit Diterima
Wang yang diterima oleh pihak sekolah khusus bagi sesuatu

maksud di bawah mana-mana undang-undang atau perjanjian
107
TAHUNAN
dan dibayar balik kepada pendeposit apabila maksud telah

tercapai.
(ii) Terimaan Terdahulu
Pendapatan tahun hadapan yang diterima dalam tahun

kewangan semasa.
(iii) Akaun Belum Bayar
Perbelanjaan yang sepatutnya dibayar tetapi masih belum

dijelaskan oleh pihak sekolah sehingga berakhir tahun
kewangan semasa.
8.6.3 Kumpulan Wang Terkumpul
Kumpulan Wang Terkumpul adalah baki awal tahun ditambah jumlah

perbezaan antara pendapatan dengan perbelanjaan bagi tiap-tiap
peruntukan.
Baki awal + Pendapatan semasa –
Kumpulan Wang Terkumpul =
Perbelanjaan semasa
8.7 NOTA KEPADA AKAUN
8.7.1 Nota Kepada Akaun mengandungi maklumat berikut:-
(a) Prinsip dan asas perakaunan yang diguna pakai
(b) Penerangan mengenai akaun yang diselenggara
(i) Menerangkan jumlah yang ditunjukkan dalam Kunci Kira-Kira

dan Penyata Pendapatan Dan Perbelanjaan.
108
TAHUNAN
(ii) Membantu memahami kandungan Penyata Kewangan Tahunan

Sekolah.
(iii) Memperincikan sesuatu amaun dalam Kunci Kira-Kira seperti

Akaun Belum Terima, Deposit Dibayar, Bayaran Terdahulu,
Akaun Belum Bayar, Deposit Diterima dan Terimaan Terdahulu.
(iv) Memberi maklumat terperinci mengenai sesuatu butiran

peruntukan dalam Penyata Pendapatan Dan Perbelanjaan
seperti peruntukan Teras, Elektif, Pendidikan Khas Integrasi dan
Pelbagai.
8.8 PENYATA LAIN
Penyata ini merupakan satu penyata yang menyokong kepada Penyata

Kewangan Tahunan Sekolah iaitu:-
(a) Penyata Penyesuaian Bank pada 31 Disember; dan

(b) Sijil Perakuan Panjar Wang Runcit pada 31 Disember.
8.9 PENYERAHAN PENYATA KEWANGAN TAHUNAN SEKOLAH
Pengurus Sekolah hendaklah mengemukakan penyata kewangan tahunan

kepada Ketua PTJ yang kemudiannya mengemukakan penyata kewangan
tahunan tersebut kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri tidak lewat daripada 31
Mac tahun berikutnya.
Walau bagaimanapun, sekolah dikehendaki mengemukakan Penyata Pekeliling

SPK Bil
Kewangan Tahunan Sekolah pada atau sebelum 28 Februari kepada Ketua 4/1988
PTJ.
109
Lampiran 8-1
Format Penyata Penerimaan Dan Pembayaran
SEKOLAH……………………………………..
PENYATA PENERIMAAN DAN PEMBAYARAN

BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER…….
(Kumpulan Wang……………………………..)
20xx 20xx
Nota
RM RM
BAKI WANG DI BANK PADA 1 JANUARI
PENERIMAAN
JUMLAH PENERIMAAN
Tolak :
PEMBAYARAN
JUMLAH PEMBAYARAN
BAKI WANG DI BANK PADA 31 DISEMBER

Lampiran 8-2
Format Penyata Pendapatan Dan Perbelanjaan
SEKOLAH…………………………………..
PENYATA PENDAPATAN DAN PERBELANJAAN

BAGI TAHUN BERAKHIR 31 DISEMBER ……
(Kumpulan Wang…………………………………..)
20xx 20xx
Nota
RM RM
PENDAPATAN
JUMLAH PENDAPATAN
Tolak :
PERBELANJAAN
JUMLAH PERBELANJAAN
LEBIHAN/(KURANGAN)
PENDAPATAN ATAS PERBELANJAAN
Lampiran 8-3
Format Kunci Kira-kira
Sekolah ……………………….
KUNCI KIRA-KIRA
PADA 31 DISEMBER ……
(Kumpulan Wang ………………………………)
20xx 20xx
Nota
RM RM
ASET
Akaun Belum Terima

Bayaran Terdahulu
Deposit Dibayar
Baki wang di bank
Wang Dalam Tangan
JUMLAH ASET
Tolak :
LIABILITI
Akaun Belum Bayar

Deposit Diterima
Terimaan Terdahulu
JUMLAH LIABILITI
ASET/(LIABILITI) BERSIH
Dibiayai Oleh:
KUMPULAN WANG TERKUMPUL
BAKI PADA 1 JANUARI
Pelarasan
Lebihan/(Kurangan) Pendapatan
Atas Perbelanjaan
BAKI PADA 31 DISEMBER

Bab 9 AKAUN BELUM BAYAR
9.1 PENDAHULUAN
Akaun Belum Bayar (ABB) merupakan perbelanjaan yang sepatutnya dibayar

tetapi tidak dijelaskan sehingga berakhir tahun kewangan semasa. Ia
hendaklah dinyatakan sebagai ABB di dalam Penyata Kewangan.
9.2 PERKARA-PERKARA YANG MENYEBABKAN BERLAKUNYA AKAUN

BELUM BAYAR (ABB)
(a) Sekolah gagal membuat pembayaran dalam tahun semasa ke atas

pembelian/perolehan yang telah dibuat.
(b) Peruntukan tidak mencukupi disebabkan sekolah membuat perolehan

tanpa perancangan.
(c) Pembekal tidak dapat dikesan.
(d) Cek batal/cek tamat tempoh tidak diganti.
(e) Pembayaran kepada pihak ketiga tidak dapat diselesaikan pada tahun
kewangan semasa. Contohnya bayaran balik kehilangan skim pinjaman
buku teks, Insuran dan Biasiswa.
(f) Daftar Bil tidak dikemaskini.
9.3 DAFTAR ABB
Perbelanjaan yang tidak dijelaskan sehingga berakhir tahun kewangan

hendaklah didaftarkan di dalam Daftar ABB seperti di Lampiran 9-1.
113
9.4 KELULUSAN KETUA PTJ
Bil/invois yang tidak diambilkira sebagai ABB pada akhir tahun kewangan
hendaklah mendapat kelulusan Ketua PTJ bagi tujuan pembayaran.
9.5 LANGKAH-LANGKAH UNTUK MENGELAKKAN ABB
(a) Memastikan semua bil/invois/tuntutan dikemukakan dengan segera dan

menjelaskannya dalam tempoh 14 hari daripada tarikh diterima.
(b) Memastikan pembayaran kepada pihak ketiga dibuat dengan kadar

segera dalam tahun kewangan semasa.
(c) Mengelakkan pembelian pada akhir tahun.
(d) Menyemak dan mengemaskini Daftar Bil serta memastikan tiada bil AP 130 (a)
yang belum dijelaskan.
(e) Mengambil tindakan segera ke atas cek batal/cek tamat tempoh.
(f) Menghubungi Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM)/Jabatan

Pendaftaran Negara (JPN) bagi tujuan mengesan pembekal.
9.6 SYARAT PERMOHONAN PELARASAN ABB
Permohonan pelarasan ABB perlu dibuat dengan mematuhi syarat-syarat

berikut:
(a) Tempoh ABB telah melebihi tiga (3) tahun.
(b) Segala usaha telah diambil untuk membayar kepada penerima tetapi
gagal.
(c) Tiada unsur-unsur penyelewengan.
114
9.7 PERMOHONAN PELARASAN ABB
9.7.1 Pelarasan ABB hendaklah mendapat kelulusan Bahagian Akaun, KPM.
9.7.2 Pengurus Sekolah perlu menyediakan tiga (3) salinan Permohonan

Pelarasan ABB seperti di Lampiran 9-2. Satu salinan disimpan oleh
pihak sekolah manakala dua (2) salinan lagi dikemukakan kepada
Ketua PTJ masing-masing untuk dipanjangkan ke Bahagian Akaun,
KPM iaitu:
(a) salinan asal untuk Bahagian Akaun, KPM; dan

(b) satu (1) salinan disimpan oleh Ketua PTJ.
9.7.3 Permohonan tersebut hendaklah disokong dengan salinan Laporan

Audit dan Penyata Kewangan Tahunan serta bukti segala usaha telah
diambil untuk menjelaskan bayaran. Contohnya surat-menyurat atau
bukti pos.
12.8 TINDAKAN SELEPAS KELULUSAN PELARASAN ABB
9.8.1 Amaun yang diluluskan untuk pelarasan ABB hendaklah diselaraskan

dalam tahun kelulusan diperolehi seperti berikut:-
(a) Diambilkira sebagai pendapatan di dalam Penyata Pendapatan Dan

Perbelanjaan mengikut peruntukan yang berkenaan.
(b) Mengurangkan amaun ABB dalam Kunci Kira-Kira.
9.8.2 Sekiranya terdapat tuntutan selepas pelarasan dilakukan, Pengurus

Sekolah boleh membuat pembayaran jika bukti yang munasabah dan
boleh diterima dikemukakan untuk menyokong tuntutan tersebut.
Bayaran mesti dibuat menggunakan peruntukan yang berkenaan.
115
9.8.3 Daftar ABB hendaklah dikemaskini selepas:
(a) tuntutan bayaran ABB dijelaskan.

(b) kelulusan pelarasan ABB diperolehi.
116
Lampiran 9-1
DAFTAR AKAUN BELUM BAYAR (ABB)
JENIS KUMPULAN WANG : ………………………………………………..
MAKLUMAT BAYARAN
NAMA INVOIS/BIL/BAUCAR AMAUN KELULUSAN HAPUSKIRA
BIL PERUNTUKAN BAUCAR CEK CATATAN
PEMBEKAL/INDIVIDU (RM)
TARIKH NOMBOR TARIKH NOMBOR TARIKH NOMBOR TARIKH NO.RUJUKAN
Lampiran 9-2
PERMOHONAN PELARASAN AKAUN BELUM BAYAR
(1) Nama dan alamat pemiutang:
.............................................................................................................................
(2) Maklumat Perbelanjaan:
Peruntukan/Subsidiari Amaun (RM) Tarikh Urusniaga
(3) Sila nyatakan sebab-sebab mengapa pembayaran tidak dijelaskan (jika ruang
tidak mencukupi sila sertakan lampiran).
(4) Tindakan yang telah diambil untuk membuat bayaran:
(5) Tandakan ( √ ) dokumen sokongan yang disertakan:-
Salinan Penyata Kewangan Tahunan Sekolah (telah diaudit) terkini

Salinan surat-menyurat kepada pembekal/pemiutang
Salinan surat daripada Suruhanjaya Syarikat Malaysia /Jabatan
Pendaftaran Negara (jika berkenaan)
Dokumen-dokumen lain yang berkaitan (sila nyatakan):
………………………………………………..
(6) Adakah pegawai yang terlibat telah dinyatakan untuk tindakan tatatertib; jika
tidak berikan sebab-sebab. (jika berkaitan)
……………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………
(7) Saya memperakui bahawa maklumat yang diberi di atas adalah benar.
Tarikh: ……………… …………………………...

Tandatangan dan cop
Pengetua/Guru Besar
118
Bab 10 AKAUN BELUM TERIMA
10.1 PENDAHULUAN
Akaun Belum Terima (ABT) merupakan terimaan yang sepatutnya diterima

tetapi masih belum diterima sehingga berakhir tahun kewangan semasa dan
hendaklah diisytiharkan di dalam Penyata Kewangan.
10.2 PERKARA-PERKARA YANG MENYEBABKAN BERLAKUNYA AKAUN

BELUM TERIMA (ABT)
Perkara-perkara yang menyebabkan berlakunya Akaun Belum Terima (ABT)

adalah seperti berikut:
(a) Bayaran-bayaran daripada murid yang tidak dapat dikutip sehingga

berakhir tahun kewangan semasa. Contoh: Bayaran balik atas
kehilangan buku teks.
(b) Caj/sewaan yang tidak dapat dikutip dalam tahun kewangan semasa.
Contoh: sewa dewan, sewa kantin/kedai buku sekolah.
10.3 DAFTAR ABT
Pendapatan yang tidak diterima sehingga berakhir tahun kewangan hendaklah

didaftarkan di dalam Daftar ABT seperti di Lampiran10-1.
10.4 LANGKAH-LANGKAH BAGI MENGELAKKAN ABT
Pengurus Sekolah atau wakil yang diberi kuasa hendaklah mengambil tindakan
seperti berikut:-
(a) Menyemak Jadual Kedatangan Murid/Daftar Penghuni Asrama, Buku Resit

Murid dan Borang Kutipan Dan Serahan Guru Ke Pejabat bagi memastikan
tiada tunggakan bayaran-bayaran daripada murid yang belum dikutip.
119
Bab 10 AKAUN BELUM TERIMA
(b) Menyemak dokumen/daftar yang berkaitan dengan caj/ sewaan kantin/

lain-lain kemudahan dengan salinan Buku Resit Pejabat (RP.01) bagi
memastikan tiada tunggakan caj/ sewaan yang belum dikutip.
(c) Menyemak resit pejabat dengan Buku Tunai bagi memastikan setiap
terimaan telah direkod.
(d) Memastikan tuntutan pelarasan bantuan dibuat mengikut tarikh yang

telah ditetapkan.
(e) Menghantar surat-surat peringatan dan sekurang-kurangnya satu (1)

Surat Berdaftar Akuan Terima (AR registered) kepada penghutang
seperti ibubapa, penyewa Kantin Sekolah, penyewa Kedai Buku
Sekolah dan lain-lain penghutang.
(f) Melaporkan amaun ABT kepada mesyuarat Jawatankuasa Kewangan

dan Akaun di peringkat sekolah untuk tindakan susulan.
10.5 TINDAKAN UNTUK HAPUSKIRA
10.5.1 Semua ABT yang belum diterima selepas enam (6) tahun hendaklah
dilaporkan kepada Bahagian Kewangan, KPM melalui Ketua PTJ
dengan menggunakan format seperti di Lampiran 10-2.
10.6 TINDAKAN SELEPAS KELULUSAN HAPUSKIRA DIPEROLEHI
10.6.1 Amaun yang diluluskan untuk pelarasan ABT hendaklah diselaraskan

dalam tahun kelulusan diperolehi seperti berikut:-
(a) Diambilkira sebagai perbelanjaan di dalam Penyata Pendapatan

Dan Perbelanjaan mengikut peruntukan yang berkenaan.
(b) Mengurangkan amaun ABT dalam Kunci Kira-Kira.
10.6.2 Daftar ABT hendaklah dikemaskini selepas kelulusan pelarasan ABT

diperolehi.
120
Lampiran 10-1
DAFTAR AKAUN BELUM TERIMA (ABT)
JENIS KUMPULAN WANG : …………………………………………………
MAKLUMAT TERIMAAN
AMAUN TAHUN KELULUSAN HAPUSKIRA
BIL NAMA PENGHUTANG JENIS TERIMAAN RESIT CATATAN
(RM) KEWANGAN
TARIKH NOMBOR TARIKH NO.RUJUKAN
Lampiran 10-2
LAMPIRAN L
[ Arahan Perbendaharaan No. 328(b) ]
LAPORAN MENGENAI TUNGGAKAN HASIL/AKAUN BELUM

TERIMA (ABT) YANG TIDAK BOLEH DIDAPATKAN
1. Nama dan alamat pihak yang kena membayar wang itu;
2. Untuk apakah wang yang kena bayar itu, jumlahnya, tarikh mula-mula
dikenakan membayar wang itu kepada kerajaan;
3. Tarikh bil dihantar atau tarikh diberitahu tentang jumlah yang genap masanya
untuk didapatkan balik wang itu;
4. Apakah tindakan yang telah diambil untuk mendapatkan bayaran semenjak bil
dihantar atau bila diberitahu jumlah yang genap masanya untuk didapatkan.
Jika tatacara memberi notis dan mendapatkan wang itu ditetapkan dalam
undang-undang, adakah tatacara tersebut dipatuhi;
5. Nama dan jawatan pegawai yang bertanggungjawab memungut wang itu;
6. Nama dan jawatan pegawai yang bertanggungjawab selaku penyelia;
7. Sama ada kegagalan memungut disebabkan oleh kegagalan mematuhi

sesuatu peraturan atau arahan atau sebab-sebab lain;
8. Sama ada tindakan tatatertib disyorkan terhadap seseorang pegawai. Jika

tiada surcaj disyorkan, sebab-sebab hendaklah diberi;
9. Dalam tiap-tiap satu hal di mana nama seseorang pegawai disebut, nyatakan
sama ada pegawai itu ialah seorang Pegawai Negeri atau Persekutuan, dalam
jawatan tetap atau dalam perkhidmatan sementara.
(i) Pegawai Persekutuan

(ii) Jawatan Tetap
Tarikh : ………………………………...
Tandatangan Pengetua
/Guru Besar
Nama :
Jawatan :
Cop Sekolah :
122
Ulasan dan Syor Pegawai Pengawal
Tarikh:
Tandatangan Pegawai Pengawal
( Ketua Setiausaha Kementerian )
Nama :
Jawatan :
Cop Jabatan :
123
Bab 11 PEROLEHAN
11.1 PENDAHULUAN
11.1.1 Pengurus Sekolah bertanggungjawab sepenuhnya terhadap semua

perolehan yang menggunakan peruntukan daripada Kumpulan Wang
Sekolah.
Pengurus Sekolah hendaklah:-

(a) mematuhi peraturan-peraturan perolehan yang berkuatkuasa;
(b) membuat perancangan perolehan dengan bijak;
(c) melaksanakan perolehan dengan teratur dan sempurna; dan
(d) membuat kajian pasaran supaya harga bekalan/perkhidmatan yang
hendak diperolehi adalah berpatutan dan menguntungkan kerajaan di
samping memastikan perolehan tidak tertumpu kepada pembekal
tertentu selaras dengan prinsip-prinsip perolehan.
11.1.2 Perwakilan kuasa kepada Pengurus Sekolah hanya terhad kepada

perolehan melalui sebutharga dan pembelian terus sahaja.
11.2 JENIS-JENIS PEROLEHAN
Pada umumnya jenis perolehan di sekolah adalah seperti berikut:
11.2.1 Perolehan bekalan
Perolehan bekalan adalah perolehan barangan dan peralatan bagi

sesuatu aktiviti atau program seperti peralatan bantuan mengajar,
perabot, bekalan pejabat, bahan mentah dan pakaian.
124
Bab 11 PEROLEHAN
11.2.2 Perolehan perkhidmatan
Perkhidmatan bermaksud khidmat tenaga manusia atau

kepakaran/kemahiran untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu
kerja tertentu. Bidang perkhidmatan yang dimaksudkan adalah
perkhidmatan bukan perunding seperti pengendalian kursus dan latihan,
penyenggaraan, dan pembaikan, pembersihan, penyewaan, pengurusan
bangunan dan pengendalian makanan.
11.2.3 Perolehan kerja
Perolehan kerja melibatkan pembinaan dan penyelenggaraan fizikal, ia

juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal.
11.3 KAEDAH PEROLEHAN
Sekolah boleh membuat perolehan melalui kaedah berikut:

a) Perolehan Melalui Kontrak Pusat
b) Pembelian Melalui Kontrak Pusat Sistem Panel
c) Pembelian Terus
d) Sebut Harga
11.3.1 Pembelian Melalui Kontrak Pusat
Bekalan/perkhidmatan yang terdapat dalam kontrak pusat hendaklah

dibeli terus daripada pembekal yang disenaraikan dalam kontrak pusat.
Walau bagaimanapun, sekolah dibenarkan membeli di luar daripada
kontrak pusat sekiranya jumlah pesanan itu tidak mencapai had pesanan
minima yang ditetapkan dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan bagi
barangan berkenaan.
125
Bab 11 PEROLEHAN
Bekalan/perkhidmatan yang tidak disenaraikan dalam kontrak pusat,

pembelian hendaklah dibuat daripada pembekal yang mengenakan harga
yang berpatutan dan berkualiti tertakluk kepada nilai
bekalan/perkhidmatan tersebut.
11.3.2 Pembelian Melalui Kontrak Pusat Sistem Panel
(a) Perolehan bagi item di bawah Kontrak Pusat Sistem Panel

hendaklah diuruskan sendiri oleh setiap sekolah di kalangan
syarikat panel pembekal yang dilantik.
(b) Tatacara bagi perolehan ditetapkan seperti berikut:
(i) Perolehan bernilai di bawah RM50,000.00 setahun atau dalam

satu kontrak, sekolah dibenarkan melaksanakan perolehan
secara pembelian terus di kalangan mana-mana syarikat
panel pembekal yang dilantik;
(ii) Perolehan melebihi RM50,000.00 sehingga RM500,000.00

setahun atau dalam satu kontrak, hendaklah diuruskan melalui
kaedah sebut harga di kalangan syarikat panel pembekal yang
dilantik. Pemilihan syarikat panel pembekal yang berjaya
hendaklah diputuskan oleh Jawatankuasa Sebut Harga;
(iii) Perolehan melebihi RM500,000.00 setahun atau dalam satu

kontrak,hendaklah dirujuk kepada Bahagian Perolehan dan
Pengurusan Aset (BPPA) melalui Ketua PTJ;
(iv) Kontrak formal hendaklah ditandatangani bagi kontrak yang

bernilai melebihi RM50,000.00 selaras dengan Arahan
Perbendaharaan (AP)176.1; dan
126
Bab 11 PEROLEHAN
(v) Kajian pasaran yang berpatutan hendaklah dibuat supaya

perolehan yang hendak dilaksanakan adalah yang paling
sesuai dan menguntungkan. Kajian hendaklah mengambil kira
aspek kualiti, harga, kegunaan dan fakta-fakta lain yang
berkaitan.
(c) Pengurus sekolah dikehendaki merujuk kepada Pekeliling Kontrak

Perbendaharaan yang sedang berkuatkuasa bagi mengenalpasti
item di bawah Kontrak Pusat Sistem Panel.
11.3.3 Pembelian Terus
(a) Bekalan dan Perkhidmatan
Pembelian setiap jenis item yang melibatkan jumlah perbelanjaan

SPP
tahunan sehingga RM 50,000 boleh dibuat secara pembelian terus 12/2007
dengan mana-mana pembekal yang berdaftar atau tidak berdaftar

dengan Kementerian Kewangan, sama ada bertaraf bumiputera atau
bukan bumiputera.
Walau bagaimanapun, kelulusan Ketua PTJ hendaklah diperoleh bagi

semua perolehan melebihi RM20,000 setahun bagi setiap jenis item.
(b) Kerja-kerja
Rujuk Jadual 11.3.4 (b) : Perolehan Kerja-kerja Kecil
127
Bab 11 PEROLEHAN
11.3.4 Sebut Harga
Had Perolehan Mengikut Pekeliling Perbendaharaan
(a) Perolehan Bekalan/Perkhidmatan
Cara
Had Nilai Perolehan Pembekal
Perolehan
(i) Melebihi Sebut Harga Lima (5) syarikat/pembekal

SPP
RM50,000.00 hingga bertaraf bumiputra yang 5/2009
RM100,000.00 berdaftar dengan AP

170.1
setahun bagi setiap Kementerian Kewangan.
jenis item.
(ii) Melebihi RM100,000 Sebut Harga Lima (5) pembekal/syarikat

hingga RM500,000 yang berdaftar dengan
setahun bagi setiap Kementerian Kewangan.
jenis item.
(iii) Melebihi RM500,000 Tender -

setahun. (Peringkat
Kementerian)
Jadual 11.3.4 (a): Perolehan Bekalan/Perkhidmatan
128
Bab 11 PEROLEHAN
(b) Perolehan Kerja-kerja Kecil
Had bagi setiap jenis Cara

Pembekal
kerja Perolehan
(i) tidak melebihi Lantikan Kontraktor Kelas F yang

RM20,000. Terus berdaftar dengan Pusat
Khidmat Kontraktor (PKK)
di bawah kepala dan sub
kepala yang berkaitan.
(ii) RM20,000 hingga Secara Kontraktor Kelas F di

SPP
2/2001
RM100,000 pusingan/ daerah/daerah terdekat
Perolehan kerja-kerja undian/Sebut yang berdaftar dengan PKK
kecil/ pembaikan Harga di bawah kepala dan sub
yang tidak mengubah kepala yang berkaitan.
struktur asal yang
berdasarkan Jadual
Kadar Harga
Kejuruteraan Awam.
(iii) RM20,000 hingga Sebut Harga Kontraktor di daerah/daerah SPP

12/2007
RM200,000 terdekat yang berdaftar
Perolehan kerja-kerja dengan PKK dalam kelas,
kecil yang tidak kepala dan sub kepala yang
mengubah struktur berkaitan.
dan yang tidak
mempunyai Jadual
Kadar Kerja
Kejuruteraan Awam.
Jadual 11.3.4 (b): Perolehan Kerja-kerja Kecil
129
Bab 11 PEROLEHAN
(c) Bagi kerja-kerja baru/kerja-kerja penyenggaraan, pembaikan, ubah

suai dan naik taraf yang melibatkan perubahan struktur asal serta
kerja-kerja elektrikal dan mekanikal hendaklah merujuk kepada
Jabatan Teknikal (Jabatan Kerja Raya (JKR) atau Jabatan
Pengairan dan Saliran(JPS)) selaras dengan AP182.
11.4 TATACARA PEROLEHAN
11.4.1 PERANCANGAN
Pengurus Sekolah hendaklah merancang perolehan mengikut keperluan

dengan mengambilkira jumlah peruntukan yang diterima serta mematuhi
perkara-perkara berikut:
(a) perancangan perolehan dibincangkan dalam Mesyuarat

Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun;
(b) peruntukan adalah mencukupi setelah mengambilkira Bil/Pesanan

Sekolah yang belum dijelaskan.
11.4.2 PELAKSANAAN
(a) Pengurus Sekolah hendaklah memastikan:-
(i) semua perolehan perlu mematuhi peraturan, surat pekeliling

kewangan dan surat pekeliling perolehan KPM dibaca bersekali
dengan Arahan Perbendaharaan (AP), Pekeliling Perbendaharaan
(PP) dan Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) yang
berkuatkuasa;
130
Bab 11 PEROLEHAN
(ii) kelulusan Ketua PTJ diperoleh bagi semua perolehan melebihi

RM20,000 setahun bagi setiap jenis item;
(iii) permohonan perolehan bekalan/perkhidmatan untuk setiap

matapelajaran hendaklah dibuat melalui Ketua Bidang/Panitia
masing-masing;
(iv) bekalan/perkhidmatan yang diterima menepati spesifikasi yang

ditetapkan; dan
(v) bekalan yang diterima hendaklah direkod dalam dokumen

berkaitan. Rujuk pekeliling/Surat Pekeliling/garis panduan yang
sedang berkuatkuasa.
(b) Sekiranya peraturan di para 11.3.1 tidak dapat dipatuhi, pihak

sekolah hendaklah mendapat kelulusan khas daripada Bahagian
Perolehan dan Pengurusan Aset (BPPA) melalui Ketua PTJ.
(c) Pengurus Sekolah hendaklah memastikan pembekal

bertanggungjawab untuk mengambil tindakan mengganti/
menyelenggara bekalan/perkhidmatan yang mempunyai tempoh
jaminan/penyelenggaraan berjadual.
11.5 PROSES KERJA PEROLEHAN DI SEKOLAH
11.5.1 Pembelian Terus
(a) Permohonan untuk mendapatkan bekalan dan perkhidmatan

termasuk program yang menggunakan kertas kerja hendaklah
menggunakan Nota Minta seperti di Lampiran 11-1. Nota minta
disediakan oleh Guru Penolong Kanan/ Ketua Bidang/ Ketua Panitia/
131
Bab 11 PEROLEHAN
Penyelia Asrama/ Pembantu Tadbir dan diluluskan oleh Pengurus

Sekolah.
(b) Semua perolehan hendaklah dibuat dengan menggunakan Pesanan

Sekolah (DKS 005) terus kepada pembekal yang terpilih.
(c) Perolehan secara kontrak/perjanjian tidak perlu menggunakan

Pesanan Sekolah kecuali kontrak makanan bermasak dan RMT.
(d) Sekolah perlu menyelenggara satu Daftar Stok Buku Pesanan

Sekolah seperti di Lampiran 11-2. Sekolah dibenarkan menggunakan
baki helaian Pesanan Sekolah pada tahun berikutnya tanpa perlu
merekod semula dalam Daftar Stok Buku Pesanan Sekolah.
(e) Hanya Pengurus Sekolah sahaja boleh menandatangani Pesanan

Sekolah.
(f) Borang Pesanan Sekolah hendaklah diisi dalam tiga (3) salinan.
Salinan asal (kuning) (Lampiran 11-3) dan salinan kedua (merah
jambu) (Lampiran 11-4) hendaklah diserah kepada pembekal.
Salinan asal hendaklah dikembalikan kepada sekolah apabila
bekalan/ perkhidmatan dibekalkan dengan sempurna untuk tujuan
pembayaran. Salinan ketiga (hijau) (Lampiran 11-5) pula ditinggalkan
dalam buku pesanan untuk tujuan rujukan dan pengauditan.
(g) Pengurus Sekolah hendaklah memastikan Pesanan Sekolah yang

dikembalikan telah dilengkapkan oleh pembekal di ruangan
“Perakuan Mengenai Mutu” dengan tandatangan dan cop pembekal
beserta tarikh.
(h) Pengurus Sekolah hendaklah memastikan pegawai memperakui

bekalan/perkhidmatan/kerja yang dipesan telah diterima. Bekalan/
132
Bab 11 PEROLEHAN
perkhidmatan/kerja yang diterima hendaklah didaftarkan dan

disimpan melainkan bekalan untuk kegunaan terus seperti bahan
mentah masakan. Pengurus Sekolah tidak dibenarkan memperakui
penerimaan bekalan/ perkhidmatan/ kerja dalam pesanan sekolah
sebagai langkah kawalan dalaman.
(i) Sekiranya senarai bekalan/perkhidmatan/ kerja yang dipesan melebihi

ruangan dalam borang pesanan sekolah, lampiran berasingan boleh
digunakan dengan diperakukan oleh Pengurus Sekolah. Contoh
format adalah seperti Lampiran 11-6.
(j) Sekiranya dokumen asal Pesanan Sekolah hilang, Pengurus Sekolah

boleh mengeluarkan satu salinan fotostat yang diperakui benar bagi
menggantikan pesanan asal tersebut. Salinan yang telah diperaku ini
hendaklah dilampirkan bersama bil untuk bayaran dan satu perakuan
hendaklah diberi bahawa pesanan tersebut belum pernah dibayar
sebelumnya. Contoh perakuan adalah seperti berikut:
“Saya mengesahkan bahawa dokumen asal Pesanan Sekolah telah

didapati hilang dan saya memperakukan bahawa pembayaran
sebenarnya belum lagi dibuat dan jika dokumen asal Pesanan
Sekolah tersebut dijumpai, ia tidak boleh digunakan untuk tujuan
pembayaran”.
(k) Pengurus Sekolah hendaklah memastikan salinan ketiga Pesanan

Sekolah yang ditinggalkan di dalam Buku Pesanan Sekolah dicop
‘TELAH BAYAR’ sebaik sahaja pembayaran dibuat.
133
Bab 11 PEROLEHAN
11.5.2 Sebut Harga

(Tatacara Pengurusan Sebut Harga adalah berdasarkan AP 170 dan juga
SPP Bil. 5 Tahun 2009)
A. Pengurusan Sebut Harga
(a) Perolehan secara Sebut Harga yang melebihi RM50,000 hingga

RM100,000 hendaklah dipelawa kepada sekurang-kurangnya lima
(5) pembekal/kontraktor yang berdaftar dengan Kementerian
Kewangan atau Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) /CIDB hendaklah
menggunakan borang Lampiran Q seperti di Lampiran 11-7.
(b) Pihak Sekolah adalah dilarang memecah kecilkan nilai bekalan

bagi mengelakkan pelawaan sebut harga.
(c) Pengurus Sekolah hendaklah mempamerkan pemberitahuan

sebut harga (Notis Sebut Harga) di papan kenyataan awam
sekolah masing-masing, selain daripada mempelawa sebut harga
kepada penyebut harga yang telah dikenal pasti.
(d) Tempoh sebut harga hendaklah sekurang-kurangnya tujuh (7) hari

berturut-turut dan pemberitahuan sebut harga hendaklah sentiasa
dipamerkan di papan kenyataan sepanjang tempoh tersebut.
(e) Kaedah pelawaan sebut harga hendaklah dilaksanakan sama ada

melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan.
(f) Satu daftar hendaklah diselenggarakan untuk mencatatkan

senarai edaran sebut harga atau pembuat/pembekal/kontraktor
yang telah mengambil sendiri dokumen sebut harga.
134
Bab 11 PEROLEHAN
(g) Semua borang sebut harga hendaklah diberi nombor siri untuk
pengawalan.
(h) Satu penyebut harga hanya dibenarkan mengemukakan satu

tawaran sebut harga sahaja. Tawaran alternatif adalah tidak
dibenarkan.
(i) Pengurus Sekolah hendaklah mensyaratkan kepada penyebut

harga supaya mengemukakan tawaran harga dan tawaran
teknikal dalam dua (2) sampul surat yang berasingan dan berlakri
bagi bekalan dan perkhidmatan. Bagi sebut harga kerja memadai
tawaran dikemukakan dalam satu sampul surat berlakri sahaja.
(j) Notis Sebut Harga di papan kenyataan awam sekolah hendaklah

menyatakan:
(i) Sekolah yang memanggil sebut harga;
(ii) Tajuk sebut harga;
(iii) Syarat kelayakan penyebut harga;
(iv) Bidang/kelas/kepala/sub kepala/gred pendaftaran;
(v) Tempat sebut harga perlu dihantar,
(vi) Tarikh dan waktu tutup.
(k) Sebut harga hendaklah diterima, dibuka dan dijadualkan

sebagaimana yang dilaksanakan bagi tender mengikut AP 195,
196 dan 197.
B. Tempoh Sah Laku Sebut Harga
Tempoh sah laku tawaran sebut harga hendaklah tidak melebihi 90

hari dari tarikh tutup sebut harga bergantung kompleksiti sebut harga
yang dilaksanakan. Tempoh sah laku tawaran sebut harga tidak boleh
dilanjutkan. Jika tempoh sah laku tawaran telah tamat atau keputusan
135
Bab 11 PEROLEHAN
tidak dibuat dalam tempoh sah laku tawaran, sebut harga hendaklah
dipelawa semula.
C. Penerimaan Sebut Harga
(a) Peti Tawaran
(i) Peti tawaran hendaklah disediakan dengan dilabelkan

tajuk/rujukan sebut harga, tarikh dan waktu tawaran ditutup.
(ii) Peti tawaran hendaklah dikunci dengan dua kunci yang

berbeza dan anak kuncinya hendaklah dipegang secara
berasingan oleh dua orang pegawai kanan sekolah.
(iii) Sekolah hendaklah menyediakan anggaran harga bagi

setiap sebut harga dan memasukkannya ke dalam peti
tawaran sebelum tarikh tutup sebut harga.
(iv) Peti tawaran hendaklah ditutup pada tarikh dan waktu yang
ditetapkan. Waktu sebut harga ditutup hendaklah ditetapkan
pada jam 12.00 tengah hari pada hari bekerja. Bagi tawaran
yang diterima melalui pos sebelum tarikh dan waktu tutup,
sekolah hendaklah memasukkan tawaran tersebut ke dalam
peti tawaran. Dokumen sebut harga yang lewat diterima dari
waktu dan tarikh yang ditetapkan tidak boleh
dipertimbangkan.
(b) Pembukaan Peti Tawaran
(i) Peti tawaran hendaklah dibuka secepat mungkin selepas SPP Bil
5/2009
sebut harga ditutup.
136
Bab 11 PEROLEHAN
(ii) Tawaran hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa Pembuka

Sebut Harga yang dilantik secara bertulis oleh Pengurus
Sekolah. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga hendaklah
terdiri daripada sekurang-kurangnya dua (2) pegawai yang
mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada
pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional. Bagi
sekolah yang tidak mempunyai pegawai Kumpulan
Pengurusan dan Profesional, sekolah boleh melantik
seorang pegawai Kumpulan Pengurusan dan Profesional di
PPD bagi menganggotai Jawatankuasa Pembuka Sebut
Harga.
D. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga
(a) Tugas-Tugas Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga
(i) Membuka peti tawaran pada tarikh dan waktu yang

ditetapkan;
(ii) Memberi nombor kod untuk setiap dokumen tawaran sebut

harga;
(iii) Menandatangan ringkas pada lembaran yang menyatakan

harga dan pada apa-apa pindaan tulisan atau ditaip bertindih
dalam tawaran sebut harga;
(iv) Merekod pada borang jadual sebut harga dengan

mencatatkan nama penyebut harga, kod penyebut harga,
harga yang ditawarkan, tempoh siap/tempoh penyerahan
dan menandatangan borang tersebut;
137
Bab 11 PEROLEHAN
(v) Memastikan bahawa tawaran harga dan tawaran teknikal

telah dikemukakan dalam dua (2) sampul surat yang
berasingan dan berlakri bagi bekalan dan perkhidmatan.
Bagi sebut harga kerja memadai tawaran dikemukakan
dalam satu (1) sampul surat berlakri sahaja; dan
(vi) Mengesahkan penyebut harga telah mengemukakan semua

dokumen yang diperlukan seperti dalam Senarai Semakan.
(b) Penilaian Sebut Harga
(i) Semua sebut harga yang diterima hendaklah dikaji dan

dinilai sebelum syor dibuat kepada Jawatankuasa Sebut
Harga. Sebut harga yang paling menguntungkan Kerajaan
hendaklah disyorkan.
(ii) Dalam penilaian sebut harga, perkara-perkara seperti jangka

masa siap, kadar harga, kekerapan perkhidmatan, kawasan
perlaksanaan, kos penyelenggaraan untuk tempoh tertentu
dan sebagainya perlu diambil kira.
(iii) Bagi semua sebut harga, jika perlu, nasihat daripada

Jabatan Teknik seperti JKR dan JPS atau Agensi yang
seumpamanya hendaklah diperoleh.
(iv) Penilaian sebut harga hendaklah disiapkan dalam tempoh

empat belas (14) hari dari tarikh diterima daripada Urus
Setia.
138
Bab 11 PEROLEHAN
E. Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga, Keahlian dan Tugas

Jawatankuasa
Pelantikan ahli Jawatankuasa Penilaian Sebut Harga hendaklah

dibuat secara bertulis oleh Pengurus Sekolah.
(1) Penilaian Sebut Harga Bekalan Dan Perkhidmatan
Penilaian sebut harga bekalan/perkhidmatan hendaklah dibuat

oleh dua (2) jawatankuasa yang berasingan seperti berikut:
(a) Jawatankuasa Penilaian Teknikal
(i) Keahlian Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah

tidak kurang daripada tiga (3) orang, iaitu seorang
pengerusi dan dua (2) orang ahli.
(ii) Ahli-ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah

terdiri daripada pegawai yang mahir, berpengalaman dan
berkelayakan tentang barangan/perkhidmatan tersebut.
Sekiranya Sekolah tidak mempunyai kemahiran
dalaman, kepakaran dari Jabatan Teknik atau Jabatan
lain boleh digunakan, seperti JKR, JPS, Jabatan Kimia,
Jabatan Perkhidmatan Haiwan, MAMPU dan
sebagainya.
(iii) Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah membuat

penilaian berasaskan kepada spesifikasi perolehan
dalam dokumen sebut harga. Penilaian hendaklah dibuat
berdasarkan dokumen-dokumen yang dikemukakan,
pernyataan pematuhan (statement of compliance)
dan/atau penilaian fizikal.
139
Bab 11 PEROLEHAN
Walau bagaimanapun, maklumat dan teknologi semasa

mengenai barang/perkhidmatan tersebut boleh diambil
kira.
(iv) Penilaian teknikal hendaklah dilaksanakan secara

bermesyuarat. Penilaian teknikal secara edaran adalah
tidak dibenarkan.
(b) Jawatankuasa Penilaian Harga
(i) Keahlian jawatankuasa hendaklah tidak kurang daripada

dua (2) orang, iaitu seorang pengerusi dan seorang ahli.
(ii) Penilaian harga sesuatu sebut harga hendaklah

mengambil kira faktor-faktor seperti syarat pembayaran,
kadar pembayaran, tempoh, diskaun, harga pasaran
terbuka, keupayaan penyebut harga dan sebagainya.
Perbandingan antara satu tawaran penyebut harga
dengan tawaran penyebut harga yang lain hendaklah
dibuat berasaskan kepada faktor atau unsur yang sama
(equal footing).
(iii) Penilaian bagi pembelian harta modal seperti kenderaan,

jentera berat, sistem maklumat dan lain-lain hendaklah
berdasarkan kepada prinsip tawaran harga menyeluruh
(total cost bid), yang bermaksud mengambil kira harga
barangan, alat ganti, latihan, pentauliahan/pemasangan,
jaminan, penyenggaraan dan lain-lain.
140
Bab 11 PEROLEHAN
(iv) Penilaian harga hendaklah dilaksanakan secara

bermesyuarat. Penilaian harga secara edaran adalah
tidak dibenarkan.
(c) Bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan yang tidak

kompleks seperti perolehan pakaian sukan, kasut, perabot,
ubat, rangsum atau catuan basah/kering, beg, alat tulis,
peralatan pejabat dan sebagainya, memadai sekolah
menubuhkan satu Jawatankuasa Penilaian sahaja.
(d) Proses penilaian sebut harga hendaklah disiapkan dan

dilaksanakan seboleh-bolehnya tidak melebihi tempoh empat
belas (14) hari dari tarikh tawaran sebut harga dikemukakan
kepada Jawatankuasa Penilaian.
(e) Laporan penilaian hendaklah ditandatangan oleh semua ahli

Jawatankuasa.
2. Penilaian Sebut Harga Kerja
(a) Penilaian sebut harga kerja hendaklah dibuat oleh satu (1)
Jawatankuasa Penilaian sahaja. Pelantikan ahli Jawatankuasa
hendaklah dibuat secara bertulis oleh Pengurus Sekolah.
(b) Penilaian sebut harga hendaklah dibuat oleh satu

Jawatankuasa yang dianggotai oleh tidak kurang daripada tiga
(3) orang pegawai. Salah seorang ahli Jawatankuasa
hendaklah seorang pegawai teknikal dalam bidang kerja
tersebut.
141
Bab 11 PEROLEHAN
(c) Proses penilaian sebut harga hendaklah disiapkan dalam

tempoh empat belas (14) hari dari tarikh tawaran sebut harga
diterima oleh Jawatankuasa Penilaian.
(d) Laporan penilaian hendaklah ditandatangani oleh semua ahli

Jawatankuasa.
3. Asas Penilaian Sebut Harga
(a) Asas-asas penilaian sebut harga termasuklah perkara-perkara

berikut:
(i) Penyebut harga memenuhi kesemua syarat yang

dinyatakan dalam dokumen sebut harga.
(ii) Keupayaan/kemampuan penyebut harga seperti

pengalaman kerja yang lepas, prestasi kerja/kontrak
semasa, projek yang sedang dilaksanakan/dalam
tangan.
(iii) Analisa harga dengan mengambil kira tempoh

siap/penghantaran.
(iv) Kemampuan kewangan hendaklah dinilai bagi sebut

harga bernilai melebihi RM200,000 hingga RM500,000
dari segi modal minimum sekurang-kurangnya 1.5%
daripada anggaran harga sekolah. Modal minimum
hendaklah dalam bentuk aset mudah cair iaitu campuran
nilai positif purata baki akhir bulan dalam penyata
bulanan bank bagi tiga (3) bulan terakhir termasuk
deposit tetap, baki nilai kemudahan kredit dan nilai
kemudahan kredit
142
Bab 11 PEROLEHAN
tambahan yang layak/akan diperoleh oleh penyebut

harga daripada bank atau institusi kewangan.
F. Penyediaan Kertas Taklimat Sebut Harga
1. Setelah laporan penilaian sebut harga diterima oleh Urus Setia

Sebut Harga, kertas taklimat sebut harga hendaklah
disediakan dengan maklumat-maklumat seperti berikut :-
(a) Salinan borang/notis sebut harga;

(b) Salinan spesifikasi sebut harga;
(c) Jadual sebut harga;
(d) Senarai syarikat yang telah dijemput dan syarikat yang
menjawab/tidak menjawab;
(e) Salinan sijil pendaftaran dengan Kementerian
Kewangan/PKK/LPIPM/CIDB;
(f) Laporan Penilaian Sebut Harga;
(g) Kertas Perakuan/Taklimat Sebut Harga; dan
(h) Maklumat berkaitan yang mungkin dikehendaki atau yang
disyaratkan oleh Jawatankuasa Sebut Harga.
G. Jawatankuasa Sebut Harga
1. Penubuhan Dan Keahlian Jawatankuasa Sebut Harga
(a) Semua ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah dilantik

secara bertulis berdasarkan Perwakilan Kuasa Pegawai
Pengawal Kementerian Pelajaran Malaysia Di Bawah
Arahan Perbendaharaan 11.
(b) Keahlian jawatankuasa hendaklah terdiri daripada

sekurang-kurangnya tiga (3) orang pegawai di mana
143
Bab 11 PEROLEHAN
seorang daripadanya hendaklah pegawai dari Kumpulan

Pengurusan dan Profesional.
(c) Pengerusi dan ahli Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah

dilantik atas nama jawatan secara tahunan/dua tahun
sekali. Pengerusi adalah Pengurus Sekolah dan Ahli
Jawatankuasa Sebut Harga pula hendaklah terdiri
daripada:
(i) Sekolah Menengah – Ahli Jawatankuasa terdiri

daripada sekurang-kurangnya dua (2) orang pegawai
kanan sekolah.
(ii) Sekolah Rendah – Ahli Jawatankuasa terdiri

daripada seorang pegawai kanan sekolah dan
seorang wakil JPN/PPD Kumpulan Pengurusan dan
Profesional.
(d) Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah bersidang secepat

mungkin supaya keputusan dapat dibuat dengan segera.
Jawatankuasa Sebut Harga seboleh-bolehnya hendaklah
bersidang dalam tempoh dua (2) minggu selepas penilaian
dibuat.
(e) Ahli Jawatankuasa Sebut Harga tidak boleh menganggotai

Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga atau mana-mana
Jawatankuasa Penilaian.
2. Pertimbangan Sebut Harga
(a) Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah menimbang sebut

harga dan memilih sebut harga yang paling
menguntungkan sekolah. Jawatankuasa Sebut Harga
144
Bab 11 PEROLEHAN
hendaklah berpuas hati semua penyebut harga telah diberi

peluang yang saksama.
(b) Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah

bersidang/bermesyuarat untuk memutuskan sebut harga.
Pertimbangan sebut harga secara edaran tidak
dibenarkan.
(c) Perbincangan dan keputusan Jawatankuasa Sebut Harga

hendaklah dicatatkan dalam minit dan ditandatangani oleh
pengerusi dan ahli Jawatankuasa Sebut Harga. Asas-asas
pemilihan sebut harga hendaklah dicatatkan dengan jelas.
(d) Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga hendaklah sebulat

suara. Keputusan yang tidak sebulat suara dan/atau
melebihi had nilai hendaklah dikemukakan kepada
Lembaga Perolehan Agensi yang berkenaan untuk
keputusan.
(e) Sekiranya penilaian sebut harga tidak menepati kriteria,

Jawatankuasa boleh memanggil semula sebut harga.
3. Keputusan Jawatankuasa Sebut Harga
(a) Setelah menerima keputusan Jawatankuasa Sebut Harga,

pesanan sekolah hendaklah dikeluarkan dengan segera
kepada pembuat/pembekal/kontraktor yang berjaya.
(b) Sekolah hendaklah mengadakan satu kontrak formal bagi

perolehan bekalan/perkhidmatan bermasa atau perolehan
kerja, yang mana berkenaan, untuk ditandatangani selaras
dengan AP 176.1(c).
145
Bab 11 PEROLEHAN
(c) Bagi bekalan/perkhidmatan/kerja di mana kontrak formal

tidak sesuai, memadai pesanan sekolah dikeluarkan.
Walau bagaimanapun, dokumen sebut harga hendaklah
disertakan bersama pesanan sekolah supaya kontraktor
jelas mengenai obligasinya.
(d) Keputusan muktamad Jawatankuasa Sebut Harga

hendaklah dipamerkan di papan kenyataan sekolah
dengan menyatakan nama syarikat yang berjaya, harga
tawaran dan tempoh siap/penghantaran secepat mungkin
selepas pesanan sekolah dikeluarkan.
11.5.3 Tender.
Tender dikendalikan oleh Bahagian Pembangunan, KPM dan Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset, KPM.
11.6 TATACARA PEROLEHAN PERALATAN ICT DI PERINGKAT SEKOLAH
11.6.1 Pengurus Sekolah dibenarkan menggunakan peruntukan daripada

SPK
Kumpulan Wang SUWA, atau Kumpulan Wang Asrama tidak termasuk 8/2010
peruntukan daripada Kerajaan untuk membuat perolehan peralatan ICT

dengan mendapat kelulusan Ketua PTJ.
11.6.2 Perolehan ICT yang memerlukan kelulusan teknikal termasuklah:
(a) Perkakasan ICT yang dimaksudkan merangkumi semua jenis alat-alat

input/output yang memerlukan CPU untuk beroperasi seperti
pencetak, pengimbas, smart board, kecuali alat ganti seperti papan
kekunci, tetikus, penggantian monitor rosak, barang habis guna
(contoh : disket, pendrive), aksesori (web cam) dan perabot komputer.
146
Bab 11 PEROLEHAN
(b) Perisian komputer merangkumi semua jenis pakej sedia ada (off -the-
shelf) untuk kegunaan tertentu dan seumpamanya. ( Contoh : Sistem
Perakaunan, Sistem Personel, Sistem Pengurusan Inventori).
(c) Talian internet seperti talian streamyx dan talian broadband.
11.6.3 Pengurus Sekolah hendaklah memastikan peruntukan yang mencukupi

untuk membuat perolehan peralatan ICT dan melampirkan surat
kelulusan Ketua PTJ.
11.7 PERMOHONAN PEROLEHAN ICT
Pengurus Sekolah dibenarkan membuat perolehan peralatan ICT dengan

mendapat kelulusan teknikal daripada Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT)
serta mematuhi Surat Pekeliling/garis panduan yang sedang berkuatkuasa.
11.8 PEROLEHAN HARTA MODAL
Pengurus Sekolah dibenarkan menggunakan peruntukan daripada Kumpulan

Wang Kerajaan, Kumpulan Wang SUWA atau Kumpulan Wang Asrama untuk
membuat perolehan harta modal dengan mematuhi pekeliling yang sedang
berkuatkuasa.
Bagi perolehan yang menggunakan peruntukan Kumpulan Wang SUWA,

Sekolah perlu mendapatkan kelulusan Ketua PTJ sebelum perolehan dilakukan.
147
Lampiran 11-1
NOTA MINTA
Rujukan:
Tarikh : _________
Kepada : Pengetua/Guru Besar

Sekolah:____________________________________________________
Daripada :___________________________________________________________
Permohonan Mendapatkan Bekalan Peralatan Bagi Tahun ________
Berhubung dengan perkara tersebut di atas, diharap dapat tuan meluluskan

permohonan mendapatkan bekalan seperti berikut:-
Catatan oleh
Perihal Harga/Unit Anggaran Tarikh
Bil Kuantiti Pengetua/Guru
Barang Harga Diperlukan
Besar
Peruntukan dikenakan :…………………………………….
Baki Peruntukan Semasa : RM……………………………..…
Sekian, Terima kasih

Permohonan di atas
Yang Benar Diluluskan/tidak diluluskan
T.T Pemohon T.T Pengetua/Guru Besar

……………………………. ………………………………
( Nama ) ( Nama )
Tarikh: …………………… Tarikh …………………….
148
Lampiran 11-2
SEKOLAH : ......................................................................................
DAFTAR STOK BUKU PESANAN SEKOLAH
TERIMAAN KELUARAN Tanda

Baki
Jumlah Nombor Siri Oleh Jumlah Nombor Siri Kepada tangan Catatan
(Naskah)
Tarikh Naskah Dari Hingga (Nama dan Jawatan) Tarikh Naskah Dari Hingga (Nama dan Jawatan) Penerima
(DKS 005)
PESANAN SEKOLAH
ASAL
Hendaklah dikembalikan dengan invois
tuan kepada Pesanan ini akan dibatalkan jika barang
-barang tidak diterima sebelum tarikh No.
yang tersebut
(Cop Nama & Alamat Sekolah)

Nama Sekolah :
Kepada
Sila bekalkan barang-barang yang tersebut di bawah ini kepada
laksanakan kerja untuk
pada atau sebelum
Harga Seunit Dan

Harga Bersih
No. Perihal Kuantiti Diskaun
RM Sen RM Sen
BUAT SATU GARISAN DI BAWAH ITEM PESANAN YANG TERAKHIR
Jumlah (dalam perkataan) : Ringgit Malaysia _____________________________________

Jumlah
___________________________________________________
Jenis Peruntukan dikenakan :

Saya mengesahkan bahawa peruntukan mencukupi sebelum pesanan ini dikeluarkan Tandatangan : ___________________
Rujukan Nota Minta :
Jawatan : ___________________
Rujukan Kontrak Perbendaharaan :
Tarikh : ___________________
PEMBAYARAN TIDAK AKAN DIBUAT JIKA PERAKUAN MENGENAI MUTU TIDAK DIPENUHKAN ATAU JIKA
NASKAH INI TIDAK DIKEMBALIKAN
PERAKUAN MENGENAI MUTU
(Hendaklah dipenuhkan oleh Pembekal)
Saya memperakui bahawa saya telah membekalkan barang-barang * atau telah melaksanakan kerja yang tersebut di atas
mengikut *surat saya / tuan ________________________________________________ bertarikh ____________________
Tarikh ________________________
Tandatangan dan Cop Pembekal ___________________________
PERAKUAN
(Hendaklah dipenuhkan oleh sekolah)
Saya memperakui bahawa *(1) barang-barang yang dipesan di atas telah diterima dan *dikeluarkan untuk terus digunakan
/*disimpan dan didaftarkan dalam (no.rujukan) ______________________________________
*(2) kerja yang dibutirkan di atas telah dilaksanakan dengan memuaskan.
Tarikh : ___________________ Tandatangan penerima : _________________________
*Potong mana yang tidak berkenaan Jawatan : _________________________

(DKS 005)
PESANAN SEKOLAH
PENDUA
Hendaklah disimpan oleh Pembekal Pesanan ini akan dibatalkan jika barang
yang tersebut

Nama Sekolah :
Kepada
pada atau sebelum
Harga Seunit Dan

Harga Bersih
RM Sen RM Sen

Jumlah
___________________________________________________

Jawatan : ___________________
Tarikh : ___________________
PEMBAYARAN TIDAK AKAN DIBUAT JIKA PERAKUAN MENGENAI MUTU TIDAK DIPENUHKAN ATAU JIKA
NASKAH INI TIDAK DIKEMBALIKAN
PERAKUAN MENGENAI MUTU
(Hendaklah dipenuhkan oleh Pembekal)
Saya memperakui bahawa saya telah membekalkan barang-barang * atau telah melaksanakan kerja yang tersebut di atas
mengikut *surat saya / tuan ________________________________________________ bertarikh ____________________
Tarikh ________________________
Tandatangan dan Cop Pembekal ___________________________
PERAKUAN
(Hendaklah dipenuhkan oleh sekolah)
Saya memperakui bahawa *(1) barang-barang yang dipesan di atas telah diterima dan *dikeluarkan untuk terus digunakan
/*disimpan dan didaftarkan dalam (no.rujukan) ______________________________________
*(2) kerja yang dibutirkan di atas telah dilaksanakan dengan memuaskan.
Tarikh : ___________________ Tandatangan penerima : _________________________
*Potong mana yang tidak berkenaan Jawatan : _________________________

(DKS 005)
PESANAN SEKOLAH
PENIGA
Ditinggalkan dalam Buku Pesanan Pesanan ini akan dibatalkan jika barang
yang tersebut

Nama Sekolah :
Kepada
pada atau sebelum
Harga Seunit Dan

Harga Bersih
RM Sen RM Sen

Jumlah
___________________________________________________

Jawatan : ___________________
Tarikh : ___________________
Saya sahkan bahawa salinan asal pesanan ini telah ditandatangan oleh Penerima.
Saya sahkan bahawa butir-butir dalam pesanan asal adalah sama dengan butir-butir dalam salinan peniga.
_____________________________
Pegawai yang menyediakan baucar

LAMPIRAN 11-6
PESANAN SEKOLAH (LAMPIRAN)
Tarikh : …………………………..
No. Pesanan : …………………………..
Pembekal : …………………………………………………………
No. Perihal Kuantiti Harga Seunit Harga Bersih

Dan Diskaun
RM Sen RM Sen
JUMLAH
Disahkan oleh,
……………………………..
(t.t Pengurus Sekolah)
Lampiran 11-7
LAMPIRAN Q
(ARAHAN PERBENDAHARAAN 170)
Bila menjawab sila

nyatakan nombor ini
No. Sebut Harga………..
(Kew. 284 - Pin. 5/94)

KERAJAAN MALAYSIA
NEGERI...............................................
SEBUT HARGA UNTUK BEKALAN BARANG-BARANG/PERKHIDMATAN
Kepada (Nama Syarikat) ........................ Pelawaan sebut harga dikeluarkan oleh

Kementerian/Jabatan (Alamat lengkap)
................................................................... ..............................................................
No. Telefon : .......................................... ..............................................................
No. Pendaftaran dengan Kementerian No. Telefon: ........................................

Kewangan ................................................
Kod Bidang Pendaftaran yang relevan Tarikh: ...............................................

dengan pembelian ini .............................
1. Sila beri sebut harga untuk bekalan barang-barang/perkhidmatan yang

disenaraikan di bawah tertakluk kepada syarat-syarat yang ditetapkan:-
1.1 Syarat Penyerahan/Penyempurnaan......................................................
1.2 Tarikh Penyerahan/Penyempurnaan dikehendaki.................................
1.3 Arahan Pengiriman...................................................................................
1.4 Sebut harga hendaklah dimasukkan ke dalam suatu sampul berlakri dan
bertanda No. Sebut Harga..............................................................
1.5 Sebut harga hendaklah dimasukkan ke dalam peti tawaran yang berkenaan
di alamat di atas tidak lewat pada jam 12.00 tengahari .................................
hb. .........................................
1.6 Tempoh sah laku sebut harga hendaklah .........................................hari

selepas tarikh tutup.
Tarikh : ................................... Tandatangan : .....................................
Nama Pegawai : .................................
Jawatan : .............................................
154
Bil. Perihal bekalan/ perkhidmatan Unit Kuantiti/ Kadar Harga
dan Syarat-syarat Khas Ukuran Kelekapan (RM) (RM)
Untuk Diisi oleh Jabatan Untuk diisi oleh

Penyebut Harga
Tarikh Penyerahan/
Penyempurnaan ditawarkan
..............................................
Sila sertakan sesalinan JUMLAH _______

Sijil Pendaftaran dengan
Kementerian Kewangan
(i) Harga yang ditawarkan adalah harga bersih; dan
(ii) Tarikh penyerahan/penyempurnaan ialah...............................................
Saya/Kami dengan ini menawarkan untuk membekalkan bekalan/perkhidmatan di atas

dengan harga dan syarat-syarat yang ditunjukkan di atas dengan tertakluk kepada
syarat-syarat di atas dan di belakang ini.
Tandatangan
Penyebut Harga : ................................
Nama dan K/P : ..................................
Alamat Syarikat : .................................
...............................................................
Tarikh : ......................................................
Mustahak - Lihat Syarat-syarat Am Di Belakang
155
SYARAT-SYARAT AM
Tertakluk kepada apa-apa syarat khas yang ditetapkan di tempat lain dalam pelawaan
ini, syarat-syarat am yang berikut hendaklah dipakai, melainkan setakat mana syarat-
syarat am itu ditolak atau diubah dengan khususnya oleh penyebut harga.
1. KEADAAN BARANG
Semua barang yang dibekalkan hendaklah tulen, baru dan belum digunakan.
2. HARGA
Harga yang ditawarkan hendaklah harga bersih termasuk semua diskaun dan kos
tambahan yang berkaitan.
3. SEBUT HARGA SEBAHAGIAN
Sebut harga boleh ditawarkan bagi semua bilangan item atau sebahagian
bilangan item.
4. BARANG SETARA
Sebut harga boleh ditawarkan bagi barang setara yang sesuai dengan syarat
butir-butir penuh diberi.
5. PENYETUJUAN
(i) Kerajaan tidak terikat untuk setuju terima sebut harga yang terendah atau
mana-mana sebut harga.
(ii) Setiap butiran akan ditimbangkan sebagai satu sebut harga yang
berasingan.
6. PEMERIKSAAN
(i) Kerajaan sentiasa berhak melantik pegawai untuk memeriksa dan menguji
bekalan itu semasa tempoh pembuatan atau pada bila-bila masa lain
sebelum penyerahan bekalan tersebut; dan
(ii) Penyebut harga hendaklah memberi kemudahan pemeriksaan atau

pengujian apabila dikehendaki.
7. PERAKUAN MENYATAKAN SPESIFIKASI TELAH DIPATUHI
Penyebut harga dikehendaki memperakui bahawa bekalan/perkhidmatan yang

dibekalkan oleh mereka adalah mengikut spesifikasi atau piawai (jika ada) yang
dinyatakan di dalam pelawaan ini.
8. PENOLAKAN
(i) Barang yang rendah mutunya atau yang berlainan daripada bekalan yang
telah dipersetujui sebut harganya boleh ditolak;
156
(ii) Apabila diminta penyebut harga hendaklah menyebabkan barang-barang
yang ditolak itu dipindahkan atas tanggungan dan perbelanjaannya sendiri,
dan ia hendaklah membayar balik kepada Kerajaan segala perbelanjaan
yang telah dilakukan mengenai bekalan yang ditolak itu; dan
(iii) Fasal-kecil (i) dan (ii) di atas ini tidaklah memudaratkan apa-apa hak
Kerajaan untuk mendapatkan ganti rugi kerana kegagalan memenuhi
obligasi kontrak.
9. PENGIKLANAN
Tiada apa-apa iklan mengenai persetujuan terhadap mana-mana sebut harga

boleh disiarkan dalam mana-mana akhbar, majalah, atau lain-lain saluran iklan
tanpa kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau Pegawai Kewangan
Negeri terlebih dahulu.
10. TAFSIRAN
Sebut harga ini dan apa-apa kontrak yang timbul daripadanya hendaklah diertikan
mengikut dan dikawal oleh undang-undang Malaysia, dan penyebut harga
bersetuju tertakluk hanya kepada bidang kuasa Mahkamah Malaysia sahaja
dalam apa-apa pertikaian atau perselisihan jua pun yang mungkin timbul
mengenai sebut harga ini atau apa-apa kontrak yang timbul daripadanya.
11. INSURANS
Tiada apa-apa insurans atas barang dalam perjalanan daripada negeri pembekal
atau dalam Malaysia dikehendaki dimasukkan ke dalam sebut harga.
BARANG-BARANG EX-STOK ATAU BARANG-BARANG KELUARAN

MALAYSIA
12. CUKAI
Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk cukai jika berkenaan.
13. PEMBUNGKUSAN
(i) Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk belanja

bungkusan dan belanja pembungkusan; dan
(ii) Apa-apa kerugian atau kerosakan akibat bungkusan atau pembungkusan

yang tidak mencukupi atau yang cacat, hendaklah diganti oleh penjual.
14. PENGENALAN
Nama pembuat, jenama, nombor perniagaan atau nombor katalog dan negeri
tempat asal barang itu, jika berkenaan, hendaklah ditunjukkan.
BARANG DIPESAN DARI LUAR MALAYSIA
15. CUKAI
157
Harga tawaran hendaklah diertikan sebagai termasuk semua cukai dan unsur-
unsur cukai adalah dikehendaki ditunjukkan berasingan.
16. MATA WANG
Sebut harga hendaklah dinyatakan dalam Ringgit Malaysia (RM).
17. PEMBUNGKUSAN
(i) Barang hendaklah dibungkus dengan sesuai untuk dieksport ke Malaysia

melainkan jika mengikut norma perdagangan bekalan itu dieksport dengan
tidak membungkus;
(ii) Harga yang ditawarkan adalah diertikan sebagai termasuk belanja

bungkusan dan belanja pembungkusan; dan
(iii) Apa-apa kerugian atau kerosakan akibat bungkusan atau pembungkusan

yang tidak mencukupi atau cacat hendaklah diganti oleh penyebut harga.
158
BAB 11 - PEROLEHAN
TAJUK : 11.1 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (PEMBELIAN TERUS)

Mula
1. Tentukan bekalan / Guru Panitia / Tentukan bekalan /

perkhidmatan yang hendak Pembantu perkhidmatan yang
diperolehi. Tadbir hendak diperolehi
2. Tetapkan spesifikasi (kuantiti, Guru Panitia / Tetapkan spesifikasi

kualiti, dll). Pembantu
Tadbir
Peralatan Harta Ya
Modal?
3. Tentukan jenis bekalan yang Guru Panitia /
hendak diperolehi. Pembantu
Tadbir
Peralatan Harta
Modal ICT?
Tidak
Ya
Dapatkan kelulusan
4. Dapatkan kelulusan perolehan Guru Panitia / Tidak Pegawai Pengawal
daripada pihak yang Pembantu
berkenaan. (melibatkan Tadbir &
perolehan harta modal dan Pengurus
harta modal ICT sahaja) Sekolah Dapatkan kelulusan
JPICT JPN
Ya
5. Terus kepada proses A Lulus?
seterusnya. (sekiranya
kelulusan diperolehi)
Tidak
Tamat
BAB 11 - PEROLEHAN

6. Pastikan had nilai Guru Panitia /

Pastikan had nilai
bekalan/perkhidmatan yang Pembantu perolehan
hendak diperolehi. Tadbir
Amaun Ya
≥ RM20,000
7. Mohon kelulusan daripada Guru Panitia / Mohon kelulusan

Ketua PTJ bagi perolehan Pembantu Tidak Ketua PTJ
melebih RM20,000 Tadbir &
Pengurus
Sekolah
Ya
Lulus?
8. Pinda perolehan dengan Guru Panitia /

mengulangi proses kedua atau Pembantu
batalkan perolehan. (sekiranya Tadbir Tidak
kelulusan tidak diperolehi) Sediakan Pesanan Pinda/Batal perolehan
Sekolah
9. Sediakan Pesanan Sekolah. Pembantu
(sekiranya kelulusan Tadbir
diperolehi)
Ya
10. Pembantu Kontrak Pusat?
Tentukan samada item
bekalan/perkhidmatan dibawah Tadbir
kontrak pusat atau tidak.
Tidak
Pembelian melalui
11. Keluarkan Pesanan Sekolah Pengurus kontrak pusat
kepada pembekal terpilih atau Sekolah Keluarkan Pesanan
pembekal yang telah Sekolah kepada
ditentukan dalam kontrak pembekal
pusat.
B
BAB 11 - PEROLEHAN

Semak bekalan /
12. Semak bekalan/perkhidmatan Pegawai yang perkhidmatan yang
yang telah diterima. memesan diterima
13. Kembalikan bekalan kepada Pegawai yang

pembekal / minta pembekal memesan Mengikut
sempurnakan perkhidmatan. Tidak
spesifikasi? Pembekal
(sekiranya bekalan tidak
mengikut spesifikasi)
Ya
14. Pastikan pembekal Pegawai yang
menandatangan perakuan memesan Pastikan pembekal
mengenai mutu dalam ruang menandatangan
salinan asal Pesanan Sekolah perakuan mutu
yang dikembalikan.
15. Sahkan pesanan yang diterima Pegawai yang

Sahkan pesanan yang
dengan menandatangan pada memesan
diterima
ruang perakuan terima barang.
16. Daftar dan simpan barang- Pegawai yang

barang yang diterima memesan Daftar dan simpan
melainkan barang-barang bekalan/aset
untuk kegunaan terus seperti
bahan mentah masakan
17. Pastikan pembekal Pegawai yang Pastikan pembekal

mengemukakan bil/invois memesan mengemukakan
bil/invois
untuk tujuan bayaran.
Tamat
BAB 11 - PEROLEHAN
TAJUK : 11.2 PROSES PEROLEHAN BEKALAN/PERKHIDMATAN (SEBUT HARGA)

Mula
1. Pamerkan pemberitahuan Pengurus Pamer Notis Sebut Harga

sebut harga (Notis Sebut Sekolah
Harga) di papan kenyataan
awam sekolah masing-masing.
2. Pelawa sebut harga kepada Pengurus Pelawa Sebut Harga

penyebut harga yang telah Sekolah
dikenal pasti.
3. Catat senarai edaran sebut Urusetia Sebut

harga atau pembuat / harga Catat senarai edaran sebut
pembekal / kontraktor yang harga
telah mengambil sendiri
dokumen sebut harga di dalam
satu (1) daftar.
4. Sediakan peti tawaran dengan Urusetia Sebut

dilabelkan tajuk/rujukan sebut Harga Sedia peti tawaran sebut
harga, tarikh dan waktu harga
tawaran ditutup dan dikunci
dengan dua (2) kunci yang
berbeza dan anak kuncinya
hendaklah dipegang secara
berasingan oleh dua (2) orang
pegawai kanan sekolah
5. Sediakan anggaran harga bagi Pengurus

Sedia anggaran harga
setiap sebut harga Sekolah
6. Masukkan anggaran harga ke Urusetia Sebut Masukkan anggaran harga

dalam peti tawaran sebelum Harga ke dalam peti tawaran sebut
tarikh tutup sebut harga. harga
7. Tutup peti tawaran pada tarikh Urusetia Sebut

dan waktu yang ditetapkan. Harga Tutup peti tawaran sebut
Waktu sebut harga ditutup harga
hendaklah ditetapkan pada jam
12.00 tengah hari pada hari
bekerja.
A
BAB 11 - PEROLEHAN

8. Buka peti tawaran secepat Jawatankuasa Buka peti tawaran sebut

mungkin pada tarikh dan waktu Pembuka Sebut harga
yang ditetapkan. Harga
9. Beri nombor kod untuk setiap Jawatankuasa

dokumen tawaran sebut harga Pembuka Sebut Beri nombor kod
yang diterima. Harga
10. Tandatangan ringkas pada

lembaran yang menyatakan Jawatankuasa
Pembuka Sebut Tandatangan ringkas
harga dan pada apa-apa
pindaan tulisan atau ditaip Harga
bertindih dalam tawaran sebut
harga
11. Rekod nama penyebut harga, Jawatankuasa

kod penyebut harga, harga Pembuka Sebut Rekod maklumat dalam
yang ditawarkan, tempoh Harga Borang Jadual Sebut Harga
siap/tempoh penyerahan
dalam borang jadual sebut
harga dan tandatangan borang
tersebut.
12. Asingkan sampul tawaran Jawatankuasa

harga dan tawaran teknikal. Pembuka Sebut
Asing sampul tawaran
Bagi sebut harga kerja, Harga harga dan tawaran teknikal.
tawaran dikemukakan dalam
satu (1) sampul surat berlakri
sahaja.
13. Sahkan penyebut harga telah Jawatankuasa

mengemukakan semua Pembuka Sebut Sahkan dokumen yang
Harga dikemukakan oleh penyebut
dokumen yang diperlukan
harga.
seperti dalam Senarai
Semakan.
B
BAB 11 - PEROLEHAN

14. Buat penilaian harga dan Ahli Buat penilaian sebut harga
teknikal ke atas semua sebut Jawatankuasa
harga yang diterima. Penilaian Sebut
Harga
Ahli
15. Sedia dan tandatangan Jawatankuasa Bekalan /
Kerja Bekalan perkhidmat
laporan penilaian harga dan Penilaian Sebut /perkhidmatan atau
teknikal. Harga kerja?
Sedia dan Sedia dan tandatangan

tandatangan laporan laporan penilaian harga
penilaian sebut harga dan teknikal
16. Sedia dan tandatangan kertas Urusetia Sebut

taklimat sebut harga setelah Harga Sedia kertas taklimat sebut
laporan penilaian sebut harga harga
diterima.
17. Adakan mesyuarat bagi Jawatankuasa

Adakan mesyuarat
menimbang sebut harga yang Sebut Harga pemilihan
dikemukakan oleh penyebut
harga.
18. Pilih sebut harga yang paling Jawatankuasa Pilih sebut harga paling
menguntungkan sekolah. Sebut Harga menguntungkan
19. Catat perbincangan dan Jawatankuasa

keputusan Jawatankuasa Sebut Harga Catat dan tandatangan minit
Sebut Harga dalam minit dan mesyuarat
ditandatangani. Asas-asas
pemilihan sebut harga
hendaklah dicatatkan dengan
jelas
C
BAB 11 - PEROLEHAN

20. Keluarkan Pesanan Sekolah Pengurus Keluarkan Pesanan

kepada penyebut harga terpilih Sekolah Sekolah kepada
pembekal
21. Semak bekalan/perkhidmatan Pegawai yang Semak bekalan /

yang telah diterima. memesan perkhidmatan yang
diterima
22. Kembalikan bekalan kepada Pegawai yang

pembekal / minta pembekal memesan Mengikut Tidak
sempurnakan perkhidmatan. spesifikasi? Pembekal
(sekiranya bekalan tidak
mengikut spesifikasi)
Ya
23. Pastikan pembekal Pegawai yang
menandatangan perakuan memesan Pastikan pembekal
mengenai mutu dalam ruang menandatangan
salinan asal Pesanan Sekolah perakuan mutu
yang dikembalikan.
24. Sahkan pesanan yang diterima Pegawai yang Sahkan pesanan yang
dengan menandatangan pada memesan diterima
ruang perakuan terima barang.
25. Daftar dan simpan barang- Pegawai yang

barang yang diterima memesan Daftar dan simpan
melainkan barang-barang bekalan/aset
untuk kegunaan terus seperti
bahan mentah masakan
26. Pastikan pembekal Pegawai yang Pastikan pembekal

menngemukakan
mengemukakan bil/invois memesan
bil/invois
untuk tujuan bayaran.
Tamat
Bab12 PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
12.1 PENDAHULUAN
Pengurusan aset alih wajar diberi keutamaan oleh sekolah kerana ia adalah
aspek penting dalam pengurusan kewangan sekolah. Sekolah hendaklah
memastikan pengurusan aset alih kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap
dan berkesan mengikut tatacara yang telah ditetapkan.
12.2 DEFINISI
12.2.1 Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah
kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang
Kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi
melalui proses perundangan.
12.2.2 Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke
satu tempat lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali
dengan bangunan.
12.3 JAWATANKUASA PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
12.3.1 Sekolah hendaklah menubuhkan satu Jawatankuasa Pengurusan Aset

Alih Kerajaan (JKPAK) yang dipengerusikan oleh Pengurus Sekolah
untuk menyelaras pelaksanaan pengurusan aset alih.
12.3.2 Mesyuarat JKPAK perlu diadakan sekurang-kurangnya satu (1) kali

dalam tempoh tiga (3) bulan dan hasil mesyuarat hendaklah dilaporkan
kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun Sekolah.
Agenda Mesyuarat JKPAK merangkumi:
166
Bab12 PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
(a) Kedudukan semasa Aset Alih Kerajaan

(b) Laporan Hasil Pemeriksaan Aset
(c) Laporan Tindakan Pelupusan
(d) Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib; dan
(e) Masalah-masalah berkaitan dengan pengurusan aset.
12.3.3 Pengurus Sekolah bertanggungjawab menamakan pegawai-pegawai

yang hendak dilantik oleh Pegawai Pengawal melalui PPD ke JPN dan
seterusnya kepada Kementerian:
(a) Seorang Pegawai Aset

(b) Dua (2) orang Pegawai Pemeriksa
(c) Dua (2) orang Lembaga Pemeriksa (KEW PA-15)
12.4 PELAKSANAAN PENGURUSAN ASET ALIH KERAJAAN
Semua sekolah dikehendaki mematuhi Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun

2007 berkaitan dengan Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan. Penggunaan
tatacara ini juga tertakluk kepada pekeliling, surat pekeliling dan garis panduan
yang sedang berkuatkuasa.
167
Bab13 PENGURUSAN STOR
13.1 PENDAHULUAN
Sistem pengurusan stor yang cekap dan berkesan perlu bagi memastikan
pengawasan, penggunaan, pembaikan serta pergerakan stok kerajaan adalah
teratur dan selamat.
13.2 DEFINISI
13.2.1 STOR
Stor ialah tempat bagi melaksanakan penerimaan, perekodan,
penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok.
13.2.2 STOK
Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan untuk
tujuan operasi atau penyelenggaraan termasuk bekalan
pejabat, ubat-ubatan, alat ganti, keselamatan, makmal, bengkel,
dokumen atau buku yang dikawal dan sebagainya.
13.2.3 BEKALAN PEJABAT (BARANG GUNAHABIS)

Bekalan pejabat terdiri daripada semua barang yang mana setiap
Pekeliling
satunya bernilai rendah dan tidak ekonomik untuk dikesan Perkhidmatan
Bil 5/2007
penempatannya secara satu persatu. Antara contoh bekalan pejabat
adalah :-
(a) alat tulis cth: kertas, pen, pensil
(b) peralatan sukan cth : bola tangkis, bola hoki
(c) peralatan makmal cth : tabung uji, kanta pembesar
(d) alatan keperluan Kemahiran Hidup cth : kayu, bateri,
(e) testpen, sudu, garpu
(f) buku rujukan guru
168
Bab13 PENGURUSAN STOR
13.2.4 PENGURUSAN KAWALAN STOK
Kawalan Stok adalah bertujuan memastikan stok pada paras keperluan

yang sesuai dapat disediakan untuk memenuhi keperluan pelanggan
pada setiap masa. Bagi tujuan tersebut penggunaan ruang simpanan,
kos memesan, harga pembelian dan modal yang terlibat hendaklah
diambil kira supaya stok berlebihan dan pembaziran dapat dielakkan.
13.3 KATEGORI STOR SEKOLAH
Stor sekolah dikategorikan sebagai stor unit yang menyimpan dan membekal
barang-barang untuk keperluan jangka pendek atau guna terus bagi tujuan
operasi dan penyelenggaraan kepada pelanggan akhir.
13.4 PELAKSANAAN PENGURUSAN STOR
Semua sekolah dikehendaki mematuhi Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun

2009 berkaitan dengan Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan. Penggunaan
tatacara ini juga tertakluk kepada pekeliling, surat pekeliling dan garis panduan
yang sedang berkuatkuasa.
169
Bab 14 BANTUAN PERSEKOLAHAN
14.1 PENDAHULUAN
14.1.1 Bantuan Persekolahan adalah wang atau barangan yang diperuntuk

dan diagihkan kepada sekolah untuk murid bagi menampung keperluan
pengajaran dan pembelajaran, pembekalan makanan bermasak atau
bahan makanan mentah bagi murid prasekolah dan asrama serta
membiayai persekolahan murid.
14.1.2 Dua (2) kategori Bantuan Persekolahan:
(a) Bantuan Persekolahan berdasarkan Per Kapita Murid adalah

wang atau barangan yang diperuntuk dan diagihkan kepada
sekolah yang mana penerima manfaatnya merupakan semua
murid warganegara Malaysia yang bersekolah di Sekolah
Kerajaan dan Sekolah Bantuan Kerajaan.
Bantuan ini bertujuan untuk menampung keperluan pengajaran

dan pembelajaran, pembekalan makanan bermasak atau bahan
makanan mentah bagi murid prasekolah dan asrama, contohnya
Bantuan Per Kapita, Bantuan Makanan Asrama dan Bantuan
Makanan Prasekolah.
(b) Bantuan Persekolahan berdasarkan kriteria/kelayakan ibu

bapa/penjaga adalah bantuan yang diberi bagi membantu
menampung keperluan murid serta membiayai persekolahan.
Bantuan yang diberikan kepada murid sekolah termasuklah
Rancangan Makanan Tambahan (RMT), Bantuan Kumpulan
Wang Amanah Pelajar Miskin (KWAPM) dan lain-lain bantuan
yang ditetapkan dari semasa ke semasa.
14.1.3 Jenis-jenis Bantuan Persekolahan adalah sepertimana yang digariskan

dalam Pekeliling/Surat Pekeliling yang dikeluarkan oleh Bahagian
Kewangan, KPM.
170
Bab 14 BANTUAN PERSEKOLAHAN
14.1.4 Peruntukan ini perlu diakaunkan ke dalam Buku Tunai KWK di bawah
lajur yang telah ditetapkan.
171
Bab 15 MAJALAH SEKOLAH DAN BAHAN MULTIMEDIA
15.1 PENDAHULUAN
15.1.1 Majalah Sekolah
Majalah sekolah adalah merupakan penerbitan dalam apa-apa bahasa

yang mengandungi berita, risikan, laporan kejadian, ulasan,
pemerhatian dan komen yang disumbangkan oleh murid-murid dan
guru-guru. Tempoh penerbitan majalah sama ada secara berkala atau
tidak. Majalah sekolah ini tidak termasuk pengumuman atau notis
tentang aktiviti rutin sekolah.
15.1.2 Bahan Multimedia
Bahan multimedia adalah semua bahan yang dihasilkan oleh media

elektronik.
15.2 PELAKSANAAN PROJEK MAJALAH DAN BAHAN MULTIMEDIA

SEKOLAH
15.2.1 Projek ini merupakan salah satu aktiviti sekolah.
15.2.2 Pihak sekolah hendaklah mengikut peraturan yang sedang SP Pentadbiran

BPSG Bil.2/92
berkuatkuasa mengenai kutipan untuk melaksanakan penerbitan – kuasa
memungut
majalah dan bahan multimedia. Permohonan penerbitan majalah yuran
hendaklah menyatakan bentuk penerbitan majalah sama ada berbentuk

buku, cakera padat atau lain-lain bentuk yang bersesuaian.
15.2.3 Kutipan yuran majalah daripada murid, kutipan bayaran pengiklanan Perenggan 8(2)
(c) – Peraturan
dan sumbangan lain bagi penerbitan majalah dan bahan multimedia Pendidikan
(Majalah Sekolah
hendaklah diakaunkan dalam Buku Tunai Kumpulan Wang SUWA di dan Bahan
Multimedia)’SPK
bawah lajur Pelbagai dengan menyelenggarakan Akaun Subsidiari 1/2003
butiran Majalah.
172
Bab 15 MAJALAH SEKOLAH DAN BAHAN MULTIMEDIA
15.2.4 Pembiayaan penerbitan majalah dan bahan multimedia hendaklah

menggunakan wang yang dikutip khas untuk tujuan majalah dan bahan
multimedia sahaja.
15.2.5 Penerbitan serta pengedaran majalah dan bahan multimedia hendaklah

dibuat dalam tahun yuran majalah dikutip dalam bentuk yang telah
diluluskan.
15.2.6 Perubahan bentuk penerbitan majalah sekolah hendaklah mendapat

kebenaran daripada Pengurus Sekolah dan dimaklumkan kepada
Pendaftar.
15.2.7 Kos penerbitan hendaklah dijelaskan dalam tahun bayaran majalah

dikenakan ke atas murid.
15.3 PANDUAN PELAKSANAAN PROJEK MAJALAH DAN BAHAN

MULTIMEDIA SEKOLAH
Panduan Pelaksanaan Projek Majalah dan Bahan Multimedia Sekolah adalah

seperti yang digariskan dalam Peraturan-peraturan Pendidikan (Majalah
Sekolah Dan Bahan Multimedia), Akta Pendidikan 1996.
173
Bab 16 PINDAH PERUNTUKAN
16.1 PENDAHULUAN
Pindah peruntukan diperlukan jika sesuatu kumpulan wang/peruntukan/butiran

dalam Buku Tunai tidak mencukupi untuk menampung sesuatu perbelanjaan
yang tidak dapat dielakkan. Proses tersebut melibatkan dua transaksi iaitu
peruntukan yang hendak ditambah dan peruntukan yang hendak dikurangkan.
16.2 BIDANG KUASA
Kuasa meluluskan pindah peruntukan antara kumpulan wang/peruntukan/

butiran dan borang yang digunakan adalah seperti berikut:
BIDANG
BIL PINDAH PERUNTUKAN YANG DIBENARKAN KUASA BORANG
MELULUS
1. Kumpulan Wang Kerajaan :
• Di antara kumpulan bantuan Per Kapita (PCG)
mata pelajaran - Teras, Wajib,
Tambahan/Bahasa Asing dan Elektif.
Pengurus
Nota: Pindah Peruntukan di antara mata Borang VPCG
Sekolah
pelajaran Sains, Matematik dan Bahasa SPK 8/2010
Inggeris kepada mata pelajaran lain hendaklah
mendapat persetujuan daripada Ketua
Bidang/Panitia
bukan mata pelajaran - LPBT/LPK, Bimbingan Ketua PTJ
dan Kaunseling dan Pusat Sumber.
Ketua PTJ
mata pelajaran dan bukan mata pelajaran.
• Di antara elaun / bantuan di bawah Program Pengurus
SPK 7/2008
Kelas Dewasa Ibu Bapa Orang Asli dan Penan Sekolah/
(KEDAP) kecuali Elaun Guru PPD
174
BIDANG
BIL PINDAH PERUNTUKAN YANG DIBENARKAN KUASA BORANG
MELULUS
Di antara peruntukan dalam Kumpulan Wang
2. Ketua PTJ Lampiran 16-2
SUWA
Di antara peruntukan dalam Kumpulan Wang
Asrama
Dari Kumpulan Wang SUWA ke Kumpulan Wang
Kerajaan
Dari Kumpulan Wang SUWA ke Kumpulan Wang
Asrama
16.3 PINDAH PERUNTUKAN YANG TIDAK DIBENARKAN

Pindah peruntukan seperti berikut adalah tidak dibenarkan:
BIL. PINDAH PERUNTUKAN YANG TIDAK DIBENARKAN
1. Dari Kumpulan Wang Kerajaan ke Kumpulan Wang SUWA
2. Dari Kumpulan Wang Kerajaan ke Kumpulan Wang Asrama
3. Dari Kumpulan Wang Asrama ke Kumpulan Wang Kerajaan
4. Dari Kumpulan Wang Asrama ke Kumpulan SUWA
175
16.4 TATACARA PINDAH PERUNTUKAN
16.4.1 Sebelum tindakan pindah peruntukan dibuat, Pengurus Sekolah

hendaklah mengambil perhatian terhadap perkara-perkara berikut:
(a) Buku Tunai hendaklah dikemaskini.
(b) Baki butiran yang hendak dikurangkan mesti mencukupi bagi

membiayai perbelanjaan sehingga hujung tahun.
(c) Permohonan pindah peruntukan hanya dibuat bagi menampung

perbelanjaan yang tidak dapat dielakkan dan mendesak.
16.4.2 Sebarang pindahan peruntukan yang telah dipindah keluar tidak

dibenarkan dipindah masuk semula atau sebaliknya dalam tahun
kewangan semasa.
16.4.3 Permohonan pindah peruntukan hendaklah menggunakan borang

permohonan yang berkaitan.
16.4.4 Borang Permohonan pindah peruntukan yang diluluskan oleh Pengurus

Sekolah (Lampiran 16-1) hendaklah diisi dalam tiga (3) salinan di
mana:-
(a) Dokumen asal disimpan di sekolah berkenaan.
(b) Salinan kedua dihantar ke Pejabat Ketua PTJ.
(c) Salinan ketiga dihantar ke Pejabat Audit Sekolah Negeri yang

berkenaan.
176
16.4.5 Permohonan pindah peruntukan yang memerlukan kelulusan Ketua

PTJ, pihak sekolah perlu melengkapkan borang permohonan dalam
empat (4) salinan. Tiga (3) salinan dikemukakan kepada Ketua PTJ
untuk kelulusan dan satu (1) salinan difailkan di sekolah. Selepas
permohonan diluluskan, Ketua PTJ akan mengambil tindakan berikut:-
(a) Dokumen asal dipulangkan kepada pihak sekolah berkenaan.
(b) Salinan kedua dihantar kepada Pejabat Audit Sekolah Negeri yang
berkenaan.
(c) Salinan ketiga disimpan di Pejabat Ketua PTJ.
16.4.6 Bagi pindah peruntukan antara Kumpulan Wang yang berbeza,

tindakan berikut perlu diambil oleh sekolah:-
(a) Sediakan Baucar Bayaran dan cek bagi peruntukan Kumpulan

Wang yang dikurangkan mengikut tarikh kelulusan diperolehi.
(b) Keluarkan Resit Rasmi Pejabat (RP.01) bagi peruntukan Kumpulan

Wang yang ditambah.
16.5 TATACARA MENGAKAUN PINDAH PERUNTUKAN
16.5.1 Sekolah hendaklah mengambil tindakan segera untuk mengakaunkan

pindah peruntukan tersebut di dalam Buku Tunai.
Contoh:
Pada bulan Julai 20xx, pihak sekolah telah memohon untuk membuat
pindah peruntukan sebanyak RM1,000.00 dari peruntukan Teras ke
Wajib. Pengurus Sekolah telah memberi kelulusan pada bulan Ogos
20xx.
177
Berikut adalah pelarasan dalam Buku Tunai:-
BAYARAN TERIMAAN
BUTIRAN
Jumlah Dikurangkan Jumlah Ditambah
PERUNTUKAN
(RM) (RM)
Teras 1,000.00
Wajib 1,000.00
16.4.2 Pelarasan untuk amaun yang telah dipindahkan hendaklah diambilkira

dalam Penyata Penerimaan dan Pembayaran serta Penyata
Pendapatan dan Perbelanjaan pada akhir tahun kewangan seperti
berikut :-
(a) Di dalam Penyata Penerimaan dan Pembayaran RM1,000.00

dicatatkan sebagai penerimaan di lajur Wajib dan sebagai
pembayaran di lajur Teras.
Penyata Penerimaan dan Pembayaran
Baki awal xxxx
Penerimaan
Wajib 1,000.00
Pembayaran
Teras 1,000.00
Baki Akhir xxxx
178
(b) Amaun pindah peruntukan (Wajib) yang telah ditambah hendaklah

diambilkira sebagai pendapatan.
(c) Amaun pindah peruntukan (Teras) yang telah dikurang hendaklah

diambilkira sebagai perbelanjaan.
Penyata Pendapatan dan Perbelanjaan
Pendapatan
Wajib 1,000.00
Perbelanjaan
Teras 1,000.00
Jumlah xxxx
179
Lampiran 16-1
PERMOHONAN PINDAH PERUNTUKAN

BANTUAN PER KAPITA (PCG)
Nama Sekolah : ……………………………………………………………….

Kod Sekolah : ………………...
JUMLAH
JUMLAH DITAMBAH
BUTIRAN PERUNTUKAN DIKURANGKAN
(RM)
(RM)
JUMLAH
1. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK DITAMBAH
BUTIR-BUTIR ANGGARAN TAHUN SEMASA : (Nyatakan Tahun)
(a) Baki pada 1 Januari RM ______________

(b) Peruntukan semasa RM ______________
(c) Tambah (pindah peruntukan) RM ______________
(d) Peruntukan dipinda (a+b+ c) RM ______________
(e) Perbelanjaan pada tarikh permohonan ini RM ______________
(f) Tanggungan yang belum selesai RM ______________
(g) Tanggungan yang diperlukan masa depan RM ______________
(h) Jumlah dikehendaki sekarang untuk tahun ini (e+f+g) RM ______________
(i) Sebab – sebab peruntukan tambahan dikehendaki dan asas-asas pengiraan
jumlahnya:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
2. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK DIKURANGKAN

(b) Peruntukan Semasa RM ______________
(c) Pengurangan (Pindah Peruntukan) RM ______________
(d) Peruntukan dipinda (a+b-c) RM ______________
(g) Baki (d-e-f) RM ______________
(h) Sebab-sebab peruntukan dikurangkan dan asas pengiraan jumlahnya.
Tarikh : ................................ ................................................................

Tandatangan Ketua Bidang / Panitia
(UNTUK KEGUNAAN PENGURUS SEKOLAH)
PINDAHAN DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN
....................................................................
Guru Besar / Pengetua
Lampiran 16-2
PERMOHONAN PINDAH PERUNTUKAN

KUMPULAN WANG SEKOLAH
Nama Sekolah : ……………………………………………………………….

Kod Sekolah : ………………...
JUMLAH JUMLAH
KUMPULAN WANG BUTIRAN
DIKURANGKAN DITAMBAH
SEKOLAH PERUNTUKAN
(RM) (RM)
JUMLAH
1. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK DITAMBAH

(b) Peruntukan semasa RM ______________
(c) Tambah (pindah peruntukan) RM ______________
(d) Peruntukan dipinda (a+b+ c) RM ______________
(g) Tanggungan yang diperlukan masa depan RM ______________
(h) Jumlah dikehendaki sekarang untuk tahun ini (e+f+g) RM ______________
(i) Sebab – sebab peruntukan tambahan dikehendaki dan asas-asas pengiraan
jumlahnya:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
2. ANALISIS BUTIRAN PERUNTUKAN YANG HENDAK DIKURANGKAN

(b) Peruntukan Semasa RM ______________
(c) Pengurangan (Pindah Peruntukan) RM ______________
(d) Peruntukan dipinda (a+b-c) RM ______________
(g) Baki (d-e-f) RM ______________
(h) Sebab-sebab peruntukan dikurangkan dan asas pengiraan jumlahnya.
Tarikh : ................................ ................................................................

Tandatangan Pengurus sekolah
(UNTUK KEGUNAAN KETUA PUSAT TANGGUNGJAWAB)
PINDAHAN DILULUSKAN / TIDAK DILULUSKAN
....................................................................
Pegawai Yang Meluluskan
Bab 17 TAKRIFAN
Berikut adalah senarai takrif istilah yang digunakan dalam Tatacara ini:
Bil Perkara Takrifan
1. AP Arahan Perbendaharaan
2. ABT Akaun Belum Terima
3. ABB Akaun Belum Bayar
4 Baki b/h Baki yang akan di bawa ke tahun/bulan hadapan

atau ke mukasurat berikutnya.
5. Baki b/b Baki bawa ke bawah dari tahun/bulan atau

mukasurat sebelumnya.
6. Cek Dokumen perintah bertulis kepada pihak bank bagi

membayar sejumlah wang atas arahan/permintaan
daripada pemegang akaun semasa
7. Cek Tamat Tempoh Cek yang tidak ditunaikan selepas 3 bulan daripada
tarikh cek dikeluarkan
8. Deposit diterima Wang yang diterima oleh sekolah bagi sesuatu

maksud di bawah mana-mana undang-undang atau
perjanjian dan dibayar balik apabila maksud
tersebut telah dicapai.
9. Deposit dibayar Wang yang dibayar oleh sekolah bagi sesuatu

maksud di bawah mana-mana undang-undang atau
perjanjian dan diterima semula apabila maksud
tersebut telah dicapai
10. DKS Dokumen Kewangan Sekolah
11. Ketua PTJ Ketua Pusat Tanggungjawab Sekolah
(i) Pengarah Bahagian Pengurusan Sekolah

Berasrama Penuh dan Sekolah Kecemerlangan
bagi Sekolah Berasrama Penuh.
(ii) Pengarah Bahagian Sukan bagi Sekolah Sukan
(iii) Pengarah Bahagian Kokurikulum dan Kesenian
184
bagi Sekolah Seni
(iv) Pengarah Bahagian Pendidikan Teknik dan

Vokasional bagi Sekolah Menengah Teknik dan
Sekolah Menengah Vokasional
(v) Pengarah Bahagian Pendidikan Khas bagi

Sekolah Pendidikan Khas; dan
(vi) Pengarah Pelajaran Negeri bagi Prasekolah,

Sekolah Rendah, Sekolah Menengah dan
Program Pendidikan Khas Integrasi di Sekolah
Rendah dan Menengah harian.
(vii) Pengarah Bahagian Pendidikan Islam bagi

Sekolah Agama Bantuan Kerajaan
12. KPT Ketua Pembantu Tadbir
13. MAMPU Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan

Pengurusan Malaysia
14. Pejabat Perakaunan Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Negeri/Cawangan dan Bahagian Akaun, KPM.
15. PIBG Persatuan Ibu Bapa dan Guru
16. PKK Pusat Khidmat Kontraktor, Kementerian

Pembangunan Usahawan.
17. Pegawai Pengawal Ketua Setiausaha , KPM
18. Pegawai Perakaunan Pegawai awam yang bertanggungjawab bagi

memungut, menerima atau mengakaun wang
awam; atau membelanja/membayar apa-apa wang
awam; atau menerima, menyimpan, mengeluar,
melupus atau mengakaun aset awam.
19. Pendaftar Pengarah Jabatan Pelajaran Negeri
20. Penghutang Pihak yang berhutang dengan sekolah
21. Pengurus Sekolah Pengetua/Guru Besar; atau

Pegawai yang diberi kuasa secara bertulis untuk
menjalankan tugas sebagai Pengetua/Guru Besar
semasa ketiadaannya
185
22. Pemungut Pengetua/Guru Besar
23. Pemiutang Pihak yang memberi kredit atau memberi hutang

kepada sekolah.
24. PP Pekeliling Perbendaharaan
25. PT Pembantu Tadbir
26. PTJ Pusat Tanggungjawab
27. Resit Dokumen rasmi bagi memperakukan setiap

terimaan.
28. Sekolah Kurang Sekolah yang bilangan muridnya kurang daripada

Murid (SKM) 150 murid
29. SPBPP & B Surat Pekeliling Pentadbiran Bahagian Pendaftaran

Sekolah Dan Guru, KPM.
(Nama lama bagi salah satu bahagian dalam KPM)
30. SPI Surat Pekeliling Ikhtisas
31. SPK Surat Pekeliling Kewangan yang dikeluarkan oleh

Bahagian Kewangan, Kementerian Pelajaran
Malaysia
32. SPKA Surat Pekeliling Kewangan dan Akaun, Kementerian

Pelajaran Malaysia
33. SPP Surat Pekeliling Perbendaharaan
34. Tahun Kewangan Tempoh perakaunan yang bermula dari 1 Januari

dan berakhir pada 31 Disember tahun yang sama
35. Vot Sejumlah peruntukan yang diakaunkan dalam

akaun PTJ
186

Tatacara Pengurusan Kewangan Sekolah PDF

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Tatacara Pengurusan Kewangan Sekolah PDF

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

TATACARA PENGURUSAN

HAK CETAK TERPELIHARA

engetua/Guru Besar selaku Pengurus

Laporan Awal Pelan Pembangunan Pendidikan Malaysia (PPPM),

Sekian, terima kasih.

Dato' Dr. Rosli bin Mohamed

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

lhamdulillah, bersyukur saya ke hadrat Illahi kerana

Justeru itu, saya berharap buku ini dapa

Saya ingin mengucapkan terima kasih kepada semua ahli Jawatankuasa

Sekian, terima kasih. Wassalam

Hj. Senin Bin Yusof

BAB TAJUK MUKASURAT

3 KUMPULAN WANG SEKOLAH

BAB TAJUK MUKASURAT

7 PANJAR WANG RUNCIT

BAB TAJUK MUKASURAT

8 PENYEDIAAN PENYATA KEWANGAN TAHUNAN

9 AKAUN BELUM BAYAR (ABB)

10 AKAUN BELUM TERIMA (ABT)

BAB TAJUK MUKASURAT

PENGURUSAN PEROLEHAN, ASET DAN STOR

12 PENGURUSAN ASET ALIH

BAB TAJUK MUKASURAT

14 BANTUAN PERSEKOLAHAN 170

15 MAJALAH SEKOLAH DAN BAHAN MULTIMEDIA

17 TAKRIFAN 184 - 186

1.1.1 Sekolah merupakan sebuah institusi pendidikan yang mana

1.1.2 Di bawah peruntukan tersebut, pihak sekolah dikehendaki Seksyen

1.1.3 Pengurus Sekolah hendaklah bertanggungjawab bagi:

(a) menyediakan suatu penyata kewangan tahunan bagi tahun Peraturan 6,

Walau bagaimanapun, pihak sekolah dikehendaki SPK

1.1.4 Ketua Pusat Tanggungjawab (PTJ) bertanggungjawab untuk

(b) Sekolah mengambil apa-apa tindakan, jika keadaan

1.2.1 Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan

(a) Pekeliling dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Malaysia,

(b) maklumbalas yang diterima daripada pengguna buku Tatacara

1.3 PENGGUNAAN BUKU TATACARA PENGURUSAN KEWANGAN DAN

1.3.2 Buku Tatacara Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kumpulan

Akauntabiliti adalah memikul amanah untuk menjalankan aktiviti yang

Ia merupakan obligasi seseorang untuk memberi penjelasan mengenai

Konsep akauntabiliti adalah tanggungjawab Pengurus Sekolah atau individu

Dalam menentukan akauntabiliti, Pengurus Sekolah perlu:

(a) mematuhi Akta Tatacara Kewangan 1957, Arahan Perbendaharaan,

(b) mewujudkan struktur organisasi yang sesuai dan mengadakan sistem

2.2 PENURUNAN KUASA

2.2.1 Surat Perwakilan Kuasa

Dalam menjalankan tugas, Pengurus Sekolah sebagai Pegawai

2.2.2 Kebenaran Menjalankan Tugas

Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat kebenaran bertulis kepada

2.2.3 Sumber rujukan kuasa:

(a) AP 69 : Kebenaran Bertulis Untuk Menerima Wang

2.2.4 Ketiadaan Pengurus Sekolah

(a) Pengurus Sekolah perlu mengeluarkan surat perwakilan kuasa

(b) Sekiranya Pengurus Sekolah bersara atau bertukar dan

2.3 SERAHAN TUGAS

2.3.1 Apabila pegawai bertukar ganti, kedua-dua pegawai ini hendaklah

kedudukan helaian dokumen kewangan untuk dikepilkan bersama Nota

TANGGUNGJAWAB PENGURUS SEKOLAH

2.4 PENYATA KEWANGAN SEKOLAH

2.4.1 Penyediaan Penyata Kewangan

2.4.2 Mengemukakan Penyata Kewangan

Pengurus Sekolah hendaklah mengemukakan Penyata Kewangan