МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ ДЕРЖАВНИЙ ВИЩИЙ

НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД «КИЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ

ЕКОНОМІЧНИЙ УНІВЕРСИТЕТ ім. Вадима Гетьмана»

Кафедра інформаційного менеджменту

Звіт про виконання Лабораторної роботи №1

«Основні вимоги до системи

електронного документообігу (СЕД)»

Виконали:

Студенти ІДС-501
Феденко Д.
Сайко В.
Бобрик К.

Перевірив:

кандидат економічних наук,

доцент Камінський О. Є.

Київ – 2020

1
 Зміст

Вступ......................................................................................................................................................................3
Основна частина..................................................................................................................................................6
Висновки.............................................................................................................................................................15
Список використаної літератури...................................................................................................................16

2
 Вступ

Основним джерелом ухвалення управлінських рішень для якісної

реалізації державної політики є достовірна та повна задокументована
інформація про діяльність усіх державних органів. Оперативне отримання
такої інформації на сьогодні можливе лише за допомогою сучасних
інформаційно-телекомунікаційних технологій. Ефективність управління
державних органів у сучасних умовах значною мірою залежить від
вирішення завдань оперативного створення електронних документів,
контролю за їх виконанням, від організації збереження, а також пошуку і
використання. Електронний документообіг1 дозволяє суттєво підвищити
ефективність роботи, можливість скоротити часові витрати на розв’язання
задач, пов’язаних із діяльністю державних органів. Автоматичний
контроль виконання документів підвищує якість роботи виконавців,
робить результати підготовки документів більш прогнозованими і
керованими.

Система електронного документообігу (далі – СЕД) – це

організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення,
управління доступом і поширення електронних документів у
комп’ютерних мережах, а також забезпечує контроль за потоками
документів в організації. Головне призначення СЕД – автоматизувати весь
комплекс робіт із електронними документами: введення у систему, їх
реєстрацію, розподіл і розсилання, редагування, оперативне збереження,
пошук і перегляд, відтворення, контроль виконання, розмежування
доступу до них тощо. Впровадження СЕД сприяє підвищенню культури
діловодства, забезпеченню суттєвої економії коштів на тиражування та

3
пересилання значної кількості документів, що вкрай актуально нині за
умов обмеженого фінансування державних органів. Крім цього,
застосування СЕД дозволяє прискорити терміни опрацювання документів,
удосконалити механізм організації та виконання документів,
автоматизувати виконання однотипних операцій, спростити використання
інформації документів за рахунок розширення можливостей їхнього
пошуку. На цей час існує два альтернативних підходи до автоматизації
завдань документообігу в державних органах. Перший полягає у
послідовній реалізації окремих програм, що автоматизують конкретні
ділянки управління документообігу. Другий – у впровадженні платформи
для реалізації комплексної системи автоматизації документообігу та
управління процесами і створення на цій базі модулів, інтегрованих в
єдиний комплекс.

Перший підхід реалізує фіксовану функціональність (реєстрація

вхідних, вихідних, внутрішніх документів та контроль за їх виконанням
тощо). Прикладами таких модулів є системи автоматизації канцелярії,
засоби автоматизації контролю виконання та ін. Основна перевага даної
реалізації у відносно невисокій вартості та досить швидкому ефекті від
впровадження відповідних модулів. Програми цієї групи ідеально
підходять для автоматизації спеціалізованих робочих місць, орієнтованих
на виконання однотипних операцій. Потреби оперативного одержання і
обробки великих обсягів різнопланової інформації, колективної роботи з
підготовки документів, створення і надання електронних адміністративних
послуг визначають об’єктивну необхідність впровадження в управлінській
діяльності державних органів комплексної автоматизації документаційних
процесів.

У даний час майже усі СЕД, що представлені на українсько-

російському ринку, пропонують комплексний підхід для вирішення
4
завдань автоматизації документообігу. Електронний документообіг є
важливою складовою документаційного забезпечення діяльності
державного органу. Електронний документообіг з використанням
електронного цифрового підпису (далі – ЕЦП) є однією з основних
складових електронного урядування, адже саме він забезпечує циркуляцію
електронних документів, які є підґрунтям для нової юридично значущої
форми взаємодії: держави та суспільства (government to citizen – G2C),
держави та бізнесу (government to business – G2B), державних органів між
собою (government to government – G2G). Розвиток електронного
урядування – це складний процес, що потребує значних матеріальних,
інтелектуальних і фінансових ресурсів та вимагає вирішення комплексу
правових, організаційних і технічних проблем. Питання унормування в
Україні електронного документообігу набувають значної політичної та
економічної ваги у зв’язку з розвитком інформаційно-комунікаційних
технологій.

5
 Основна частина

Незважаючи на очевидні переваги, основним стримуючим фактором

використання хмарних сервісів в органах державної влади є проблема
забезпечення безпеки та низький рівень довіри до поставщиків хмарних
послуг. Не менш вагомою проблемою є поточне законодавство України,
яке виключає розміщення та обробку важливих даних за її межами. Деякі
провайдери (наприклад, Google, Symantec) декларують послуги
розміщення своїх ресурсів в відповідній країні, але такі гарантії є скоріше
виключенням для поставщиків послуг, та й перевірити це практично
неможливо.
Крім того, стримуючим фактором є питання прозорості діяльності
сервіс-провайдерів, труднощі з оцінкою фінансової ефективності
використання хмарних сервісів та інтеграції різних хмарних сервісів між
собою та з нехмарними сервісами, неготовність керівних органів до
використання хмарних сервісів, труднощі міграції на хмарні технології та
від одного хмарного провайдера до іншого і ін.
Ефективним шляхом вирішення проблеми безпеки зберігання
інформації є шифрування даних. Провайдер, що надає доступ до даних,
повинен шифрувати інформацію клієнта, а також у випадку відсутності
необхідності подальшого зберігання, оперативно її видаляти. Зашифровані
дані при передачі повинні бути доступні тільки після аутентифікації. Для
забезпечення її більш високої надійності використовуються токени та
сертифікати. Тоді дані будуть захищені навіть у випадку доступу через
ненадійні вузли.
Віртуальні мережі повинні бути розгорнуті із застосуванням
надійних технологій (наприклад, VPN, VLAN і VPLS). Часто провайдери
ізолюють дані користувачів один від одного за рахунок зміни даних коду в
єдиній програмному середовищі. Але даний підхід має певні ризики,
6
пов'язані з небезпекою знайти дірку в нестандартному коді, що дозволяє
отримати доступ до даних. У випадку можливої помилки в коді користувач
може отримати дані іншого.
Скорочення витрат на ведення документообігу в органах державної
влади при використанні хмарних технологій може бути досягнуто
наступними способами:
1. Автоматизація документообігу, яка повинна охоплювати всі етапи,
від розподілу серверів і розгортання операційних систем до управління
життєвим циклом додатків (розгортання, перезапуск в разі відмови і т.д.).
2. Використання стандартної серверної апаратури зі стандартними
мережевими можливостями, відмова від спеціалізованих засобів, таких як
окремі мережі зберігання даних або дорогі високопродуктивні системи.
Для досягнення мети гнучкого розподілу ресурсів потрібна наявність
великих об'ємів практично однорідної апаратури. 3. Додатки повинні
писатися з розрахунку на горизонтальне масштабування з використанням
механізму передачі повідомлень для підтримки комунікацій між різними
компонентами. Пропускна здатність регулюється шляхом додавання або
видалення обчислювальних вузлів, а не нарощуванням обсягів основної
пам'яті і числа процесорів.
Відомо, що ТОВ «Амадео» має власну CRM-систему “CRM”, і
важливо інтегрувати її у роботу із СЕД. Тому був зроблений вибір на
користь Office 365, оскільки вона порівняно проста у інтеграції. Якщо
інтеграцію не вдасться провести особистими силами, то на ринку завжди
наявна велика кількість можливих підрядників, які зроблять можливою
таку інтеграцію. Враховуючи особливість бізнесу ТОВ «Амадео» доцільно
використовувати ERP-систему Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Переваги ERP – системи:
• охоплення практично всіх видів діяльності, всіх бізнес – процесів
підприємства, управління всіма ресурсами;

7
 • керівники організації та її персонал отримують інструмент, що
дозволяє реально планувати і управляти виробництвом;
• побудова від “потреб виробництва”. Тобто первинним для ERP –
систем є оптимізація виробничих процесів, підвищення ефективності
виробничої діяльності.
• ERP – системи дозволяють інтеграцію з CAD/CAM системами для
поєднання розробки, виробництва і постачання;
• ERP включає в себе пакети прикладних програм для вирішення
завдань управління, засоби комплексування завдань в необхідні
конфігурації, засоби сполучення з іншими системами.
Недоліки ERP – систем:
• Безліч проблем, пов’язаних з ERP, виникають через недостатнє
інвестування у навчання персоналу, а також у зв’язку з недоробленістю
політики занесення та підтримки актуальності даних в ERP.
• Невеликі компанії не можуть дозволити собі інвестувати достатньо
грошей в ERP і навчити всіх співробітників.
• Іноді ERP складно або неможливо адаптувати під документообіг
компанії і її специфічні бізнес-процеси.
Відповідно, для ТОВ «Амадео» недоліки системи є значно меншими,
ніж можливі переваги від впровадження.
Microsoft Dynamics 365 Business Central - інтегрована система
управління підприємством (англ. Integrated Business Management Solution)
для середнього та малого бізнесу, що поставляється компанією Microsoft в
лінійці продуктів Microsoft Dynamics, які об'єднують бізнес-рішення ERP і
CRM. Система розроблена для управління фінансами, виробництвом,
взаємовідносинами з клієнтами, ланцюжками поставок, ведення аналітики
і торгівлі. У систему можна вносити модифікації за допомогою вбудованої
мови програмування C / AL.

8
 Створювати документи замовлення на купівлю чи продажу в
Microsoft Dynamics 365 Business Central можна прямо із листа Outlook.

Microsoft Dynamics 365 Business Central охоплює всі необхідні

шаблони документів починаючи від замовлень та закінчуючи
поверненнями так кредит-нотами. Така система дуже спростить та
оптимізує діяльність підприємства, а також надасть додаткові можливості
із відстежування виробництва, складування та логістики в цілому.
Наприклад, стандартний документ замовлення на купівлю виглядає
наступним чином:

9
 Враховуючи особливості ведення бізнесу необхідним стане
створення нових полів - така можливість є стандартною у ліцензії. Також у
системі можна вести облік як фінансовий, так і ресурсний (товари, кадри,
ОЗ і т. д.). На рисунку нижче представлені всі можливі модулі системи:

10
 Формування загальних вимог до можливостей налаштування
обраної СЕД
Основними вимогами для можливостей Microsoft Office 365 є:
1. Щоб офіс став мобільним
Тепер у нас є можливість працювати з офісними додатками з
найрізноманітніших точок, навіть через звичайний веб-браузер або
смартфон. На користь мобільності говорить навіть така дрібниця: коли ви
закриваєте документ, при наступному зверненні до нього, він відкриється
саме на тій сторінці, на якій ви зупинилися в останній раз
2. Щоб офіс став хмарним
Головна особливість Office 365 - робота з віддаленим диском
SkyDrive. Вам більше не потрібно піклуватися про збереження останньої
версії файлу - він завжди буде синхронізований з будь-яким пристроєм, за
допомогою якого ви можете редагувати файл: ваш ноутбук, планшет з
Windows 8 або навіть смартфон з WP8. Зрештою, для нескладних операцій
над документами у власному хмарі цілком підійде один лише веб-браузер.
Досить увійти в свій аккаунт SkyDrive і клацнути на шуканий файл.
Система запропонує переглянути або відредагувати його в Web Apps, який
є спрощеною онлайн-версією пакета Office.
Знову ж таки, з появою хмарного сховища, кардинально змінюється
схема загального доступу до ваших файлів. Тепер ваші колеги не будуть
відчувати труднощів, якщо ви захочете поділитися з ними якимось
загальним документом або папкою.
3. Щоб був новий інтерфейс Modern
Зовнішній вигляд нового "Офісу" насправді не змінився настільки
сильно, як здається з першого погляду. У всякому разі, стрічковий
інтерфейс зберігся повністю. Думаю, це логічно - у версії "Офісу" за 2010
була проведена велика робота над помилками, і меню Ribbon стало
звичним для мільйонів користувачів. Змінився в основному дизайн, в плані

11
максимального спрощення образотворчих елементів. Порівняйте,
наприклад, зовнішній вигляд інтерфейсу Word двох версій: 2007 і Office
365
4. Щоб були виходи до соціальних мереж
"Офіс" пропонує три рівні доступу до ваших документів, в
залежності від формату файлу і підключених служб:
- зображення і відео (ви ділитеся інформацією в Flickr.com і Youtube)
- сховище SkyDrive (загальний доступ до документа з будь-якої
точки світу)
- спільний доступ з соцмереж (ви ділитеся файлами з друзями з
Facebook, Twitter і LinkedIn).
5. Щоб шаблони були завжди з нами
В офісних додатках Microsoft завжди були присутні шаблони
для швидкого створення документів типу резюме, звітів, презентацій.
Упевнений, що на початку можливість вибрати для нового
документа власний стиль і оформлення не здасться настільки важливим.
Але кожен раз, створюючи новий текстовий документ або таблицю Excel,
ви будете помічати, що новий "Офіс" дає вибір стильних шаблонів прямо
при завантаженні програми. І поступово, ви будете кликати на яскраві
картинки, підбираючи стиль майбутнього документа.
Формування загальних вимог до стандартизації та уніфікації
СЕД
Уніфікація СЕД заключається в установленні одностайного складу та
форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипових
управлінських функцій.
Стандартизація - це форма юридичного закріплення проведеної
уніфікації.
Уніфікація документації проводиться з ціллю скорочення
застосованих документів, типізація їх форм, зниження трудомісткості їх

12
обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації
по сумісним функціям управління, більш ефективного використання
обчислювальної техніки.
Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система
документації (УСД).
Уніфікована система електронної документації повинна включати
слідуючі системи:
1. Документація з організаційної системи управління (акт про
створення корпорацій, компаній, наказ про створення підприємства, про
реорганізацію, про виробниче об'єднання, акт про ліквідацію корпорацій,
підприємства і т. д,);
2. Документація з організації процесів управління (посадові
інструкції категорій службовців апарату управління, наказ про розподіл
обов'язків між керівниками, статути, структури та штатні чисельності,
наказ про внесення змін у штатних розкладах апарату управління, правила
внутрішнього розпорядку);
3. Документація з організації пересування кадрів (реєстраційно-
контрольна картка, анкета, наказ про прийняття на роботу, наказ та заява
про переведення на іншу роботу, заява про звільнення, наказ про
звільнення;
4. Документація з оцінки трудової діяльності (подання про
заохочення, доповідна записка, пояснювальна записка, наказ про
накладання дисциплінарного стягнення).
Уніфікована система фінансової електронної документації повинна
включати:
- бухгалтерська документація бюджетних установ та організацій;
- первинна бухгалтерська документація бюджетних установ і
організацій і т. Д.

13
 На сьогоднішній час застосовуються слідуючи основні стандарти
стосовно документів та діловодства, які можна активно використовувати у
нашій СЕДц:
1. ДСТУ 2732-94 з 1.07.1995. Діловодство та архівна справа. Терміни
та визначення.
2. ДСТУ 2394 - 94 з 1.01.1995. Інформація та документація. Терміни
та визначення.
3. ГОСТ 3.1130 - 93. Загальні вимоги до форм і бланків документів.
Київ, Держстандарт, 1996 рік.
4. УСД ГОСТ 6.38 - 90. Система організаційно-розпорядчої
документації. Вимоги до оформлення документів.
5. ДСТУ 3582 - 97 з 1.07.1998. Інформація та документація.
Скорочення слів в українській мові. Загальні вимоги та правила.
6. ГОСТ 7.1 - 84. Бібліографічний опис документа. Загальні вимоги і
правила складання.
7. ДСТУ 3008 - 95. Документація. Звіти у сфері науки і техніки.

14
 Висновки

Таким чином, використання хмарних технологій та сервісів для

організації електронного документообігу потребує законодавчої підтримки.
Але переваги хмарних технологій можуть бути використані і в сучасних
умовах. Перш ніж прийняти рішення про переведення в хмару електронного
документообігу в органах державної влади, необхідно вирішити ряд питань.
Поперше, яка саме інформація буде зберігатися і буде доступна через хмарне
середовище, як буде забезпечуватися режим безпеки для документів, що
мають обмеження по доступу.
По-друге, необхідно відстежувати терміни зберігання та знищення
документів після закінчення терміну давності, а також знищення копій
інформації. Сервери, де зберігається інформація в хмарі, повинні знаходитися
в межах України. Також слід ретельно підходити до вибору оператора
хмарних послуг.
Найпершим аспектом тут є те, як у постачальника організована система
забезпечення інформаційної безпеки. Слід звернути увагу на те, яким чином
постачальник здійснює набір співробітників; дізнатися, чи проходять вони
перевірку служби безпеки; як здійснюється контроль доступу до інформації і
якими системами стеження і контролю користується постачальник. Подальші
дослідження у даному напрямі повинні визначити переваги та ризики
стандартної (референтної) структури хмарних обчислень та проблеми
зберігання даних, зокрема найбільш перспективним можна вважати питання
шифрування даних споживача.

15
 Список використаної літератури

1. Електронний ресурс. – Режим доступу:

http://www.bank.gov.ua/doccatalog/document?id=71174
2. Електронний ресурс. – Режим доступу:
http://news.finance.ua/ua/~/1/0/all/2013/01/05/294124
3. Електронний ресурс. – Режим доступу: http://racurs.ua/130
4. Електронний ресурс. – Режим доступу:
http://www.minfin.gov.ua/control/publish/whatisnew.

16