МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ ТА НАУКИ УКРАЇНИ

Волинський національний університет імені Лесі Українки

Кафедра музеєзнавства, пам’яткознавства та інформаційно-аналітичної діяльності

СИСТЕМА ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ «elDoc»:

ЗАСТОСУВАННЯ ТА ФУНКЦІОНАЛ
ІНДИВІДУАЛЬНЕ НАУКОВО-ДОСЛІДНЕ ЗАВДАННЯ

Виконала: ст. гр. Док-35

Харчук Світлана Анатоліївна

Перевірила: доц. Герасимчук О. Б.

Луцьк 2023
 2

ЗМІСТ

ВСТУП................................................................................................................................. 3
РОЗДІЛ 1. ВПРОВАДЖЕННЯ СИСТЕМ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ:
ЗНАЧЕННЯ ТА ПРОЦЕДУРА.............................................................................................5
РОЗДІЛ 2. СИСТЕМА ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ ELDOC............................7
ВИСНОВКИ....................................................................................................................... 13
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ.............................................................................15
ДОДАТКИ.......................................................................................................................... 16
 3

ВСТУП

На сьогодні важко уявити повноцінне функціонування підприємств без

використання документів. За останні 20 років великі корпорації усього світу майже
повністю автоматизували свій документообіг з метою збереження часу, грошей та
підвищення ефективності, яке забезпечує використання електронного
документообігу. Обмін фізичних документів зазвичай відбувається у декілька етапів:
складання документа, роздруківка, накладання підписів та печаток, надсилання
документа контрагенту і отримання документа контрагентом. Масове впровадження
електронного документообігу дозволить заощадити значну кількість коштів, що
витрачаються на обіг та обробку фізичних документів.
За даними Forrester Research, 38% компаній зі списку Fortune 500 вважають,
що придбання сучасної СЕД є критично важливим для успішного ведення їхнього
бізнесу. Вигоди для корпоративних користувачів при впровадженні СЕД досить
різноманітні. Наприклад, за даними Siemens Business Services, при використанні СЕД
продуктивність праці персоналу збільшується на 20-25%, вартість архівного
зберігання електронних документів на 80% нижче в порівнянні з вартістю зберігання
паперових архівів. Отож, першим і, мабуть, найважливішим мотивом переходу на
електронний документообіг є ціна. Час, витрачений на доставку документів
контрагентам, також є вагомим аргументом на користь електронного документообігу.
При впровадженні СЕД здобуваються не тільки тактичні вигоди (наприклад,
скорочення витрат при впровадженні СЕД в результаті звільнення місця для
зберігання документів тощо), а й стратегічні переваги, пов'язані з підвищенням
ефективності роботи організації, зокрема: забезпечення прозорості та керованості,
підвищення рівня інформаційної безпеки, поява можливості колективної роботи над
документами, істотне прискорення пошуку і вибірки документів за різними
атрибутами, підвищення рівня безпеки інформації, збереження документів і зручності
їх зберігання, так як вони зберігаються в електронному вигляді на сервері, посилення
контролю за виконанням документів та їх якістю, створення електронних архівів, які
забезпечують зручність і надійність зберігання документації.
Варто зазначити, що процес обміну документами не обмежується лише
великими комерційним підприємствами, скористатись усіма перевагами
електронного документообігу можуть також органи державної влади, некомерційні
організації та звичайні громадяни.
За різними оцінками, в світі зараз існує більше 500 систем електронного
документообігу, що відрізняються одна від одної як за функціональними
можливостями, так і за технологічними рішеннями. Розробкою інтегрованих систем
електронного документообігу в світі займаються десятки компаній, наприклад:
Microsoft (SharePoint), Citrix (ShareFile), Evernote (Evernote Business) тощо. В Україні
до найпопулярніших систем електронного документообігу відносять: FossDoc,
DOCS.UA, АСКОД, Megapolis та інші. До цього переліку також можна додати і продукт
української компанії «DMS Solutions» – elDoc.
elDoc – це система електронного документообігу, яка дозволяє
автоматизувати процеси створення, обробки та збереження документів у різних
 4

організаціях. Вона забезпечує можливість створювати, підписувати, зберігати та

шукати документи в електронному вигляді. Система підтримує стандарти
документообігу та забезпечує відповідність до вимог законодавства. Також вона
дозволяє контролювати доступ до документів та забезпечує високий рівень безпеки і
захисту інформації.
Система електронного документообігу elDoc доступна як у хмарі, так і
локальна на будь-яких пристроях. Вона забезпечує можливість ефективної роботи у
режимі доступу 24/7 з будь-яких пристроїв та має простий і зрозумілий інтерфейс, що
доступний трьома мовами, в тому числі українською. Окрім того, elDoc підтримує та
розпізнає понад 120 мов у встановленій програмі та понад 60 мов при використанні у
хмарі. Система електронного документообігу elDoc має вбудований функціонал CRM
(Customer Relationship Management), який дозволяє зберігати та обробляти
інформацію про клієнтів та контакти.
Головною перевагою цієї системи електронного документообігу розробники
називають можливість автоматизованої обробки різноманітних рахунків, банківських
виписок та аплікаційних документів за допомогою вдосконалених математичних
моделей та алгоритмів штучного інтелекту, що розпізнають друковані знаки і числа,
заповнені прапорці та комірки в опитувальниках та навіть рукописні знаки і числа.
 5

РОЗДІЛ 1
ВПРОВАДЖЕННЯ СИСТЕМ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ: ЗНАЧЕННЯ ТА
ПРОЦЕДУРА
Функціонування підприємства в сучасних умовах потребує підвищення рівня
інформаційного забезпечення, що передбачає інформатизацію управлінської
діяльності, а ефективна діяльність працівників, у свою чергу, завжди є запорукою
якісного обслуговування населення. В наш час звичайні методи обробки інформації є
застарілими, тому необхідно скорочувати витрати часу та ресурсів для виконання
доручень, використовуючи інформаційні технології.
Електронний документообіг – це сучасний і технологічний підхід до
покращення якості і збільшення швидкості роботи державних органів, підприємств та
організацій будь-якої форми власності. Автоматизоване розмноження документів,
відстеження історії руху паперів на підприємстві, контроль конфіденційності даних
значно зменшує втрати часу працівників. Контроль виконання кожного з етапів
роботи за допомогою автоматизованої системи покращує якість роботи діловодів,
дає можливість більш точного прогнозування термінів виконання доручень, що
дозволяє розширити можливості у керуванні персоналом.
Електронний документообіг охоплює не тільки рух готових документів як
усередині організації, так і за її межами, а й стадії підготовки документів і вільний
обмін інформацією з комп’ютерних мереж. Важливою властивістю універсальних
систем електронного документообігу є те, що вони надають можливість комплексного
вирішення великої кількості завдань управління документами.
Система електронного документообігу – це програмне забезпечення,
головними завданнями якого є організація і підтримка життєвого циклу електронних
документів. Всі робочі процеси в них можна гнучко налаштувати, що дозволяє
враховувати особливості здійснення будь-яких функцій. Системи зазвичай надають
доступ до розвинутої аналітики та звітності, які дають змогу аналізувати бізнес-
процеси та приймати ефективні управлінські рішення. Основною перевагою систем
електронного документообігу є те, що тільки у них стає можливим централізоване
зберігання великого обсягу цифрових документів.
Системи електронного документообігу часто мають інтеграцію з
багатофункціональними сховищами даних. Це надає можливість систематизації та
поєднання даних, що робить створення та аналіз звітів легким та швидким. Також
з’являється можливість пошуку закономірностей серед збереженої інформації, тож
можна приймати виважені та ефективні рішення, використовуючи аналіз даних.
Системи електронного документообігу сприяють покращенню організаційної
культури, роблячи працю діловодів легшою, продуктивнішою та більш значущою.
Вони дають можливість якісно вирішувати різноманітні проблеми спільними
зусиллями та дозволяють прискорити перехід на новий рівень обслуговування
клієнтів.
До цілей впровадження систем електронного документообігу можна віднести:
 покращення контролю виконавчої дисципліни;
 скорочення числа втрачених документів;
 6

 скорочення часу узгодження;

 зменшення кількості помилок у роботі з типовими документами.
Виокремлюють три основні етапи переходу до електронного документообігу в
організаціях:
I. початковий етап – для нього характерним є впровадження
автоматизованої системи документообігу (АСД). Автоматизація
документообігу забезпечує підвищення виконавської дисципліни
(покращується контроль за виконанням документів, усіх працівників
попереджують про терміни виконання завдань за допомогою системи
сповіщень та нагадувань); формує індивідуальні маршрути документів і
визначає найоптимальніші шляхи їх руху в установі; зменшує час
обробки і реєстрації документів.
II. розширений етап – під час якого створюють «образ» електронного
документообігу. Цей етап дає змогу додавати до електронної
реєстраційної картки скановану копію документа без електронного
цифрового підпису. Використовуючи технології сканування,
розпізнавання та друку документів, працівники мають змогу оперативно
отримувати електронні версії документів, що робить перехід від
паперового документообігу до електронного набагато легшим.
III. розвинений етап – його називають «електронний документообіг». Під
час цього етапу забезпечується циркуляція електронних документів, які
є важливими для нового взаємозв’язку між державою та суспільством.
Проте кожен документ обов'язково має мати електронний цифровий
підпис.
Отож, усі вищезазначені можливості доступні тільки в системах електронного
документообігу. Вони значно полегшують процеси управління даними у порівнянні з
паперовим документообігом. Це основні рішення, що забезпечують автоматизацію і
централізацію обміну даних та агрегацію даних лише з потрібних джерел. Тому
актуальним на сьогоднішній день є завдання всебічного аналізу програмних засобів,
які представлені на сучасному ринку України.
 7

РОЗДІЛ 2
СИСТЕМА ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ ELDOC
У виборі системи електронного документообігу сучасні компанії керуються
загальною стратегією розвитку, цілями, наявністю конкурентного середовища,
бажаною структурою і очікуваним економічним ефектом від впровадження такого
рішення. Наразі на ринку є багато різноманітних систем електронного
документообігу. Серед них однією із найпоширеніших є elDoc.
elDoc – це високотехнологічне рішення рівня Enterprise, що розроблене на
сучасних web 2.0 технологіях для автоматизації процесів обміну документами та
організації електронного документообігу. elDoc є системою нового покоління для
комплексної автоматизації процесів обміну документами. Ця система електронного
документообігу розроблена компанією «DMS Solutions» з головним офісом у
Гонконзі. Основними напрямками її діяльності є:
- автоматизація бізнес-процесів, обміну інформацією;
- інтелектуальна обробка документів;
- роботизація бізнес-процесів.
DMS Solutions є першим українським провайдером, що пропонує послуги у цих
сферах. Так, наприклад, їхніми постійними клієнтами є найбільша авіакомпанія
України – Міжнародні авіалінії України. Проте їхніми послугами користуються й у
всьому світі. Зокрема, такі відомі компанії, як: Mercedes-Benz, Bionorica, Arricano,
Samsonite, MOL тощо.
DMS Solutions наголошує на таких перевагах цієї системи електронного
документообігу:
- можливість ефективної колективної роботи з документами;
- організація доступу з будь-якої точки світу і з будь-яких пристроїв;
- побудова кастомного документообігу без необхідності програмування;
- контроль за виконанням доручень, резолюцій і завдань в організації в
режимі реального часу.
elDoc дає усі можливості для ефективної колективної роботи з документами:
має функції погодження, підписання документів, делегування повноважень,
призначення завдань, накладання резолюцій, встановлення зв'язків між
документами, дозволяє сумісне онлайн-редагування документів, відхилення,
блокування, призупинення процесів обробки документів тощо. Окрім цього, elDoc має
зручну організаційну структуру: доступні розширені профайли користувачів,
вбудовані елементи гейміфікації, персоналізовані директорії управління
документами, особисті робочі кабінети, управління правами доступів до документів –
все, що необхідно для ефективної роботи (Додаток А).
У системі електронного документообігу elDoc є можливість керувати версіями
документа за допомогою можливостей контролю версій документа, миттєво ділитися
своїми думками, ідеями й коментарями з колегами по команді в режимі реального
часу за допомогою вбудованого онлайн-чату. Користувачі elDoc можуть створювати
різноманітні форми документів, ділитися ними для перегляду із членами своєї
команди та відстежувати хід роботи в режимі реального часу. У системі є зручна
 8

функція стандартизації шаблонів документів для різних підрозділів організації,

застосування однакових шаблонів для різноманітного спектру документів, а також
забезпечення більшої узгодженості даних завдяки використанню функціоналу
автоматичного заповнення шаблонів документів.
Задля безпеки розробники elDoc рекомендують надавати права доступу до
контенту тільки авторизованим користувачам, за необхідності встановлювати
суворий контроль над переглядом контенту, обмежувати несанкціоноване
завантаження та обмін контентом. Для вирішення цих завдань у цій системі
електронного документообігу передбачено можливості авторизації, аутентифікації
користувачів, контролю доступу, гранульованого управління правами доступу до
документів та конфіденційної інформації, контролю версій документів, аудиту дій
користувачів, моніторингу дій користувачів у реальному часі.
Дана система забезпечує можливість ефективної роботи у режимі доступу
24/7 з будь-яких пристроїв та має простий і зрозумілий інтерфейс. elDoc дозволяє
здійснювати контроль дій on-line, оперативно, в режимі реального часу, відстежувати
статус документа, здійснювати контроль виконання доручень та будувати звітність.
Система elDoc підтримує функціонал автоматичних нагадувань про події в системі
шляхом надсилання повідомлень на електронну пошту. Навіть якщо користувач
випустив з уваги щось важливе, дана система сповістить користувачів про
необхідність виконати дії згідно із встановленими резолюціями.
Вбудовані конструктори процесів та форм документів дозволяють створювати
нові форми документів та маршрути процесів без додаткового залучення
розробників. Конструктор процесів передбачає можливість користувачеві самостійно
встановлювати та змінювати логіку процесу як на рівні адміністратора системи, так і
на рівні ініціатора документа, а форми документів легко, за лічені хвилини,
кастомізуються під вимоги організації. Завдяки цьому можна створювати свій
власний документообіг, адже конструктор процесів elDoc – це автоматизований
автономний механізм, за допомогою якого користувач має змогу під власні потреби
створювати документообіг різної складності та робити це швидко, без необхідності в
спеціальних технічних навичках написання коду. За допомогою конструктора
процесів elDoc користувачі можуть створювати необмежену кількість багаторазових
шаблонів документообігу та масштабувати їх для різних підрозділів і відділів своєї
компанії.
Для того, щоб створити новий процес, потрібно натиснути кнопку «Почати
робочий процес» у головному меню та обрати його тип. Робочі процеси одного типу
адміністратор може згрупувати в каталоги для більш зручної навігації. Після цього
відкриється сторінка новоствореної форми робочого процесу. Поле ініціатора
заповнюється автоматично під час створення ім'ям поточного користувача. Також
автоматично заповнюються поля дати та часу створення процесу, та їх за
необхідності можна змінити. (Додаток Б)
Поле вкладень надає можливість прикріплювати пов’язані з робочим процесом
файли, такі як текстові документи, електронні таблиці, презентації, зображення тощо.
Щоб додати файл, необхідно натиснути «Прикріпити файли», у діалоговому вікні
 9

вибрать потрібний документ на локальному ПК та натиснути «Відкрити». Файл буде

завантажено, а посилання буде додано в поле вкладень. Поле опису може містити
коментарі щодо робочого процесу (наприклад, «Прохання узгодити перелік товарів»).
Після цього, ініціатор процесу може додати до нього учасників (зокрема, і для
кожної його фази), призначити відповідальних осіб, встановити терміни виконання,
увімкнути сповіщення, щоб кожен користувач отримував сповіщення та нагадування
про майбутні дедлайни або дії, які необхідно виконати для себе та колег, аби не
пропустити нічого важливого.
Після запуску робочого процесу його ініціатор має змогу отримувати усю
інформацію щодо його виконання завдяки розширеним можливостям моніторингу.
Наприклад, відслідковувати життєвий цикл документів за допомогою візуалізації,
контролювати процес онлайн, отримувати сповіщення про будь-яку активність та усі
оновлення у процесі та коментарі до нього у вбудованому чаті або на електронну
пошту, нагадування про необхідність переглянути певний документ, затвердити його,
накласти резолюцію або поставити перед командою нові завдання тощо.
На вкладці моніторинг розпочатого процесу ініціатор може побачити деталі
кожного процесу: його поточний статус, дату початку та закінчення, учасників. Також
тут він чи виконавець етапу може делегувати певні завдання, що одразу
відобразиться у таблиці (Додаток В).
elDoc надає всі необхідні дані для своєчасного прийняття рішень та дає
можливість команді користувачів контролювати кожен етап процесу, який є критично
важливим для бізнесу. Розширені можливості моніторингу й аудиту дозволяють як
бізнес-користувачам, так і ІТ-персоналу краще розуміти та керувати процесами
документообігу.
Ще однією корисною функцією системи електронного документообігу elDoc є
можливість створювати власні форми документів будь-якої складності та
прив’язувати створені форми до процесів документообігу, не пишучи жодного рядка
коду. За допомогою зручного, інтуїтивно зрозумілого й багатофункціонального
конструктора форм elDoc будь-який співробітник організації без додаткової
підготовки може створювати форми документів (Додаток Г).
Конструктор форм документів elDoc підтримує безліч типів полів форм, що
дозволяє створювати форми різної складності практично для будь-яких потреб.
Контроль дозволів і доступу, бібліотека форм документів, попередній онлайн-
перегляд форм документів, управління шаблонами форм документів, розширені
параметри конфігурації форм документів, можливість підключення процесів до
створених форм документів – усе це сприяє швидкому та інтуїтивно зрозумілому
створенню форм документів за допомогою elDoc. У цій системі можливо створити
необмежену кількість форм документів багаторазового використання й забезпечити
доступність їх для відповідних користувачів, груп користувачів чи підрозділів з
можливістю внесення змін та повторного використання. За допомогою elDoc можна
легко масштабувати автоматизацію документообігу, наприклад вибрати існуючу
форму документа з бібліотеки форм документів і модифікувати її відповідно до
поточних потреб автоматизації за лічені хвилини.
 10

Точна інформація в потрібний час є чи не найціннішим активом будь-якого

бізнесу. Система elDoc надає чудові гнучкі можливості для побудови звітності та
аналітики з метою більш ефективного управління процесами документообігу. За
допомогою вбудованого інструментарію аналітики та звітності у систему
електронного документообігу elDoc користувачі мають змогу отримати нові
статистичні відомості щодо дій працівників, продуктивності процесів обробки
документів, проблемних етапів документообігу в організації. Можливості аналітики та
звітності доступні без жодних додаткових налаштувань. Вони допомагають
користувачам впоратися з постійно зростаючою кількістю документів, що підлягають
обробці, дозволяють отримати більш повне уявлення про продуктивність системи,
чергу обробки документів з метою підвищення операційної ефективності обробки
документів для прийняття відповідних дій щодо оптимізації документообігу.
Дана система електронного документообігу полегшує управління великими
обсягами контенту. Працівники організацій можуть отримувати інформацію за
допомогою користувацьких звітів, які можна створювати на різних рівнях, за різними
критеріями, наприклад:
 середній час простою при обробці документів;
 використання апаратних ресурсів під час обробки черги розпізнавання;
 середній час обробки документів;
 кількість оброблених документів;
 кількість документів у системі (на одного користувача);
 кількість оброблених документів (на одного користувача);
 кількість ініційованих документів кожним користувачем.
Також важливим засобом є наявність електронного архіву документів,
функціональні можливості якого полягають у наступному: архів та потужна система
пошуку документів у ньому; архівування документів за заданими параметрами згідно
маршрутів проходження документів; миттєвий пошук картки документа за
сканованим штрих-кодом або ж контекстний пошук дозволить знайти оперативно
потрібний документ або фрагмент запису серед сотень тисяч документів,
зареєстрованих в системі.
Значно сприяє зручному та легкому використанню системи електронного
документообігу elDoc можливість пошуку необхідного контенту за фільтрами та за
тегами. Також elDoc значно економить час користувачів завдяки своїм потужним
можливостям повнотекстового пошуку, знаходячи будь-який потрібний документі в
системі. Повнотекстовий пошук в elDoc дозволяє здійснювати пошук у документах та
базі даних не тільки за назвою документа або іншими його атрибутами, а й за
контентом, що зберігається у файлах-вкладеннях. Повнотекстовий пошук в elDoc
займає лічені секунди для виконання простого або складного запиту. elDoc надає
можливість індексування документів, що робить пошук серед тисяч записів швидким і
точним. Можливості повнотекстового пошуку elDoc дозволяють шукати конкретний
контент, створений у системі, а також усередині документів / файлів-вкладень. Для
повнотекстового пошуку elDoc підтримує сотні різних типів файлів, таких як Word,
Excel, Powerpoints, PDF, можна здійснювати повнотекстовий пошук у розпізнаних
 11

документах, за сканованими зображеннями. Для цього elDoc використовує провідну в

галузі технологію OCR.
Управління документами та взаємовідносинами з клієнтами (CRM) – це два
компоненти, які можуть підвищити або знизити продуктивність будь-якої команди.
elDoc надає взаємопов'язаний з електронним документообігом CRM функціонал:
база контрагентів, клієнтів, їхні контактні дані, облік дій в розрізі кожного контрагента,
нагадування про необхідність виконати перелік дій по контрагенту, можливість
створювати, редагувати, обробляти, підписувати, зберігати та пов’язувати документи
з відповідними контактами й діями в CRM. Основними перевагами використання
функцій CRM в системі електронного документообігу elDoc є:
 розмежування права доступу та надійне керування ним, що є ключовим
компонентом для захисту конфіденційної інформації користувачів;
 можливість створити необмежену кількість профілів для контрагентів,
клієнтів, партнерів, де будуть зазначені найменування, контактні дані,
контакти співробітників тощо;
 можливість використовувати дані контрагента чи клієнта при створенні
нового документа або ініціюванні нового процесу;
 можливість стандартизації даних контрагентів та клієнтів компанії;
 можливість пов’язати свої файли з відповідним контрагентом або
клієнтом для кращого управління взаєминами, швидкого знаходження
відповідних документів, що позначені в обліковому записі партнера чи
клієнта.
Проте найважливішою перевагою системи електронного документообігу elDoc
є можливість автоматизованої обробки різноманітних рахунків, банківських виписок
та аплікаційних документів. elDoc зчитує дані зі сканованих чи сфотографованих
паперових документів за допомогою вдосконалених математичних моделей та
алгоритмів штучного інтелекту, розпізнає друковані знаки і числа, заповнені прапорці
та комірки в опитувальниках та навіть рукописні знаки і числа. Система електронного
документообігу elDoc у разі традиційного локального встановлення програми
підтримує понад 120 мов для розпізнавання тексту та понад 60 мов розпізнавання
при використанні elDoc у хмарі (SaaS).
Відскановані документи можуть надходити на обробку в різній якості: з різним
масштабом, неправильно повернуті, надмірно яскраві або надто темні, розмиті або
знебарвлені, зігнуті, із занадто великими або надто маленькими полями тощо. elDoc
самостійно, використовуючи технологію комп’ютерного бачення (Computer Vision,
CV), здійснює корекцію розміру зображень, повертання, очищення фону, усунення
непотрібних артефактів та шумів, вирівнювання зображень, підвищення контрасту
тощо – усе, що потрібно для якнайкращого розпізнавання документа. Варто
зазначити, що elDoc здатний зчитувати не лише односторінкові документи:
виробники зробили можливою обробку багатосторінкових файлів, що містять різні
типи документів та охоплюють сотні сторінок, а також документи, де табличні дані
динамічно розташовуються на декількох десятках сторінок.
 12

Наступним етапом автоматизованої обробки документів є заповнення картки

документа на основі зчитаної інформації. Якщо рівень розпізнавання даних був
нижче встановленого порогу, система пропонує користувачу самостійно здійснити
перевірку даних через зручний інтерфейс задля уникнення будь-яких помилок.
Перевірка даних є важливою складовою в рамках інтелектуальної обробки
документів, оскільки вона гарантує, що бізнес може повністю довіряти даним. Вимоги
до верифікації даних визначаються конкретними потребами бізнесу. Після
зчитування даних їх можна переглядати, перевіряти та виконувати їх подальшу
обробку. elDoc надає розширені налаштування конфігурації для застосування
додаткової логіки, перехресної перевірки та постобробки даних, де це необхідно.
Зокрема, для перетворення розпізнаних даних в єдиний необхідний формат,
здійснення перехресної перевірки та верифікації даних з необхідними значеннями,
заміни даних іншими з попередньо затвердженого переліку значень тощо.
Використовуючи Low Code можливості постобробки даних в elDoc, ви можете легко
створювати власні правила верифікації та перехресної перевірки для отримання
узгоджених і цілісних даних. elDoc має надійне управління чергою перевірки: якщо ви
працюєте з документом, то можете заблокувати його у цей момент для іншого
користувача, також є розділення черги перевірки на основі походження рахунків
тощо.
Після цього elDoc здійснює автоматизовану ідентифікацію та когнітивну
класифікацію документів шляхом виявлення варіацій та відмінностей між ними,
незалежно від їх виду, структури, форми та типу (чи то односторінковий рахунок, чи
то файл, що містить кілька типів рахунків). Також система пропонує переглянути
автоматичну звітність та аналітику щодо документів, які пройшли процес
розпізнавання та обробки.
Можливості експорту даних, доступні в elDoc, дозволяють у разі необхідності
легко експортувати усі ці оброблені дані в необхідний формат для подальшої роботи
з ними. Наприклад, у форматі CSV для подальшого перетворення даних, у форматі
PDF / MS Word для подальшого використання всередині компанії, або отримати їх у
форматі JSON, доступному через API, для автоматичної передачі даних в інші
додатки.
 13

ВИСНОВКИ

Отже, задля ефективного функціонування та раціональної витрати ресурсів

багато підприємств, установ та організацій в сучасних умовах переходять на
електронний документообіг. На українському ринку інформаційних продуктів у цій
сфері є багато систем електронного документообігу, однією з яких є elDoc, що
виготовлена компанією розробників українського походження. Наразі головний офіс
компанії знаходиться у Гонконзі, оскільки це місто є стратегічним для розвитку
бізнесу та сприяє зручній взаємодії з клієнтами з різних країн світу.
elDoc є системою нового покоління для комплексної автоматизації процесів
обміну документами. Вона доступна користувачам у режимі 24/7, дозволяє
здійснювати контроль дій онлайн, оперативно, в режимі реального часу,
відстежувати статус документа, здійснювати контроль виконання доручень та
будувати звітність.
elDoc має чудову організаційну структуру, відмінний функціонал для
ефективної колективної роботи з документами: кожен користувач має свій профіль та
бачить профайли своїх колег, може надавати права доступу до створених ним
документів, делегувати завдання у робочих процесах документообігу, можливе
спільне онлайн-редагування документів, їх погодження, підписання, накладання
резолюцій.
У системі електронного документообігу elDoc є можливость керувати версіями
документа, миттєво ділитися своїми думками, ідеями й коментарями з колегами по
команді в режимі реального часу за допомогою вбудованого онлайн-чату.
Використання можливостей авторизації, аутентифікації користувачів, контролю
доступу, управління правами доступу до документів та конфіденційної інформації,
контролю версій документів, аудиту та моніторинг дій користувачів у реальному часі
дозволяє вирішувати завдання забезпечення безпеки інформації у системі
електронного документообігу elDoc.
Важливою перевагою цією системи є можливість створення кастомних
процесів документообігу та форм документів без написання коду. Вбудований у
elDoc конструктор дозволяє користувачам робити це швидко та без жодної
додаткової підготовки.
Головною особливістю elDoc розробники вважають функцію автоматизованої
обробки різноманітних документів, рахунків та банківських виписок. elDoc зчитує дані
зі сканованих чи цифрових паперових документів за допомогою вдосконалених
математичних моделей та алгоритмів штучного інтелекту, розпізнає друковані та
рукописні знаки і числа, заповнені прапорці та комірки в опитувальниках. Окрім того,
система самостійно покращує якість цих зображень за допомогою використання
технології комп’ютерного бачення (Computer Vision) з метою якнайякіснішого
розпізнавання даних. Наступним етапом більшість зчитаних даних можуть бути
перевірені в автоматизованому режимі за допомогою можливості перехресної
перевірки і верифікації. Перевірка даних за участі людини здебільшого
застосовується тоді, коли рівень розпізнавання даних є нижчим встановленого
порогу.
 14

Дана система електронного документообігу сприяє підвищенню операційної

ефективності за допомогою аналітики та можливостей вимірювання продуктивності.
elDoc надає розширені можливості для створення користувацьких звітів, що
дозволяють швидше виявляти проблемні місця в пов’язаних з документообігом
процесах.
Система електронного документообігу elDoc має зручний вбудований
функціонал CRM, який дозволяє зберігати та обробляти інформацію про клієнтів та
контакти. Функціонал CRM дає змогу вести історію взаємодії з клієнтами, планувати
зустрічі, відправляти повідомлення, створювати індивідуальні завдання для
співробітників та відстежувати їх виконання. Крім того, у системі можливо створювати
звіти про роботу з клієнтами, що дозволяє аналізувати та планувати подальшу
роботу з ними. Функціонал CRM є важливим компонентом системи elDoc для
підвищення ефективності роботи з клієнтами та забезпечення якісного сервісу.
elDoc надає автоматизований «No Code» функціонал для побудови процесів з
комплексної обробки документів. elDoc – це централізоване управління документами
з поглибленими можливостями моніторингу, контролю доступу та аудиту, зберігання
та архівування документів, інтелектуального пошуку документів, включаючи
повнотекстовий пошук.
 15

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ

1. Офіційний сайт компанії DMS-Solution. URL: https://dms-solutions.co/uk/eldoc/

(дата звернення: 07.05.23).
2. Бойко Н. І., Кунанець Н. Е., Кунанець О. О. Процедури експертного оцінювання
функціональностей інструментальних комплексів систем електронного
документообігу. Науковий вісник НЛТУ України. Серія економічна. 2017. № 2.
С. 168–173. URL: https://nv.nltu.edu.ua/Archive/2017/27_2/38.pdf
3. Гайдич Н. Д. Програмний модуль захисту інформаційних потоків в
автоматизованій системі електронного документообігу. Київ: НАУ. 2020. 67 с.
4. Гаркуша С. А. Електронний документообіг: переваги та недоліки впровадження
/ С. А. Гаркуша. Інфраструктура ринку, 50, с.259–262.
5. Горупа І. В. Особливості впровадження електронного документообігу
підприємства. Міжнародний науковий журнал «Інтернаука». 2018. № 7 (47). С.
17–20.
URL: https://www.inter-nauka.com/uploads/public/15252386289952.pdf#page=18
6. Копняк К. В., Костунець Т. А. Автоматизація документообігу як складова
підвищення ефективності діяльності підприємства. Економіка. Фінанси.
Менеджмент: актуальні питання науки і практики. 2017. № 11(27). С. 57‒68.
7. Микитенко Н. В. Системи електронного документообігу як імператив сучасних
тенденцій інформатизації. Наукові записки Національного університету
«Острозька академія». Серія «Економіка» : науковий журнал. Острог : Вид-во
НаУОА, березень 2019. No 12(40). С. 213–217.
URL: https://journals.oa.edu.ua/Economy/article/view/2217/1991
8. Сидорець Ю. М. Система електронного документообігу на основі технології
блокчейн. Київ: Національний технічний університет України «Київський
політехнічний інститут імені Ігоря Сікорського». 2019. 105 с.
9. Шкураток А. В., Стечак Т. Є., Білоусько Т. М. Технологічні рішення для
автоматизації документообігу сучасних установ. Полтава: ПУЕТ. 2020. С. 201–
203. URL: http://dspace.puet.edu.ua/bitstream/123456789/8988/1/201-203.pdf
 16

ДОДАТКИ

Додаток А
 17

Додаток Б
 18

Додаток В
 19

Додаток Г