МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ УКРАЇНИ

Київський коледж зв’язку

КУРСОВАРОБОТА
з дисципліни «Менеджмент»
на тему: «Організація діловодства та робота з документами на сучасному
підпріємстві»

Студентки Клименко Дарини Василівни

група: МІ 04
спеціальність — «Менеджмент»

Керівник _________________ С.М. Яковенко (підпис)

Київ 2023
 2
ЗМІСТ
ВСТУП......................................................................................................................3
РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА ТА
ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ.......................................................5
1.1. Поняття та сутність документообігу..............................................................5
1.2 Реалізація документообігу на підприємствах.................................................9
РОЗДІЛ 2. ДОСЛІДЖЕННЯ ДІЛОВОДСТВА ТА ДОКУМЕНТООБІГУ НА
ПРИКЛАДІ КИЇВСЬКОГО ВІДКРИТОГО ТОВАРИСТВА «АТП
«АТЛАНТ».............................................................................................................14
2.1. Організаційна структура Київського відкритого акціонерного товариства
«АТП «Атлант».....................................................................................................14
2.2. Організація документообігу Київського відкритого акціонерного
товариства «АТП «Атлант»..................................................................................18
РОЗДІЛ 3. ПЕРСПЕКТИВНІ НАПРЯМИ ПОДАЛЬШОГО РОЗВИТКУ
ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ......................................................29
3.1 Основні напрями оптимізації електронного документообігу на
підприємстві...........................................................................................................29
3.2. Сутність запровадження електронного архіву на основі комплексного
підходу до управління інформацією Hummingbird Enterprise..........................35
ВИСНОВКИ...........................................................................................................41
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ.............................................................43
ДОДАТКИ..............................................................................................................45
 3
ВСТУП
Актуальність роботи. Всі господарські операції, які відбуваються в
організації, необхідно оформити відповідними документами. Рух документів
з моменту їх отримання або створення до завершення виконання, відправки
адресату або здачі на зберігання називається документообігом.
Слід зазначити, що тема організації документообігу в сучасних умовах
має велику актуальність, оскільки від правильного вибору технології роботи
залежить успіх будь-якої організації. Від того, наскільки професійно ведеться
документація, залежить успіх управлінської діяльності в цілому. Правильно
організований документообіг всередині організації – запорука успішної
багаторічної діяльності. Крім того, чинним законодавством передбачені певні
вимоги до організації документообігу, недотримання яких може призвести до
несприятливих наслідків.
Необхідність удосконалення процесів створення та функціонування
службової документації в Україні в умовах входження українського
суспільства в глобальне інформаційне середовище суттєво посилюється, воно
стає можливим за рахунок розроблення теоретичного підґрунтя керування
документацією у різних сферах людської діяльності.
Метою курсової роботи є дослідження організації діловодства та
документообігу на підприємстві. Головними завданнями курсової роботи є:
 визначити поняття та сутність документообігу;
 дослідити реалізацію документообігу на підприємствах;
 визначити організаційну структура Київського приватного
акціонерного товариства «АТП «Атлант»;
 дослідити організацію документообігу Київського приватного
акціонерного товариства «АТП «Атлант»;
 проаналізувати основні напрями оптимізації електронного
документообігу на підприємстві;
 розглянути сутність запровадження електронного архіву на основі
комплексного підходу до управління інформацією Hummingbird Enterprise.
 4
Об’єктом курсової роботи є дослідження діловодства та
документообігу.
Предметом курсової роботи є теоретико-методологічні та
організаційно-правові засади документообігу.
Методами дослідження є: системний аналіз, дослідження операцій,
екстраполяції та аналогій, абстрактно-логічні, дедукції та індукції,
експертних оцінок.
Інформаційною базою для написання курсової роботи є нормативно-
законодавча база, праці українських та зарубіжних науковців, періодичні
видання, інтернет-ресурси.
 5
РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ ОСНОВИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА ТА
ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ
1.1. Поняття та сутність документообігу
Діловодство – це діяльність, що включає процедури створення
документів та організацію роботи з документами: організацію
документообігу, використання інформаційно-пошукових систем документів
органу, контроль виконання документів і підготовку їх для передачі в архів
[11, с. 58].
Документообіг – це рух службових документів з часу їх створення або
одержання суб’єктом документаційного забезпечення управління до часу
завершення виконання, надсилання або знищення.
Документообіг – це рух документів з моменту їх отримання або
створення до завершення виконання, відправлення або здачі в справу.
Розрізняють три основні потоки документації:
 документи, що надходять з інших організацій (вхідні);
 документи, що відправляються в інші організації (вихідні);
 документи, створювані в організації і використовувані
працівниками організації в управлінському процесі (внутрішні).
Документообіг може організовуватись наступним способом:
1) централізований документообіг – централізовано відбувається
реєстрація всієї документації;
2) децентралізований документообіг – документи реєструються в кількох
місцях, структурних підрозділах ;
3) змішаний документообіг – найбільш важлива внутрішня документація
та листування керівництва реєструється в канцелярії, решта документів – у
структурних підрозділах.
Типовий маршрут вхідного документу приведений на рисунку 1.1.
 6

Зовнішнє Секретаріат Керівник Виконавець

середовище

Вхідни Реєстрація вхідних Розгляд, резолюція Виконання,

й документів з виконання контроль, звіт
докуме керівникові
нт

Зняття з контролю, Прийняття рішень

передача в архів з виконання
документа

Рис. 1.1. Типовий маршрут вхідного документу

Отже, в процесі управління інформація у вигляді документів
приймається, опрацьовується, на її основі приймаються рішення, які
доводяться до виконавців, дії яких контролюються. Діяльність, пов’язану із
забезпеченням документування і організацією роботи з офіційними
документами, називають документаційним забезпеченням управління.
Регламентують процес підготовки та оформлення документів
затверджені і діючі в Україні стандарти:
1) ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні
положення;
2) ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації.
Формуляр-зразок. Вимоги до побудови формуляру-зразка документа;
3) ДСТУ 4163-2003 Уніфікована система організаційно-розпорядчої
документації. Вимоги до оформлення документів;
4) ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та
визначення.
Служба документаційного забезпечення управління, яка може бути
представлена в організації як самостійним структурним підрозділом
(канцелярія, загальний відділ, секретаріат), так і окремим співробітником,
(секретар-референт) повинна приймати до обробки тільки правильно
оформлені документи, що мають юридичну силу і отримані в повному
комплекті (при наявності додатків). В іншому випадку прислані документи
 7
повертаються автору з відповідним супровідним листом, де вказуються
причини повернення.
Без розгляду керівником передаються по призначенню документи, що
містять поточну оперативну інформацію або адресовані в конкретні
підрозділи. Це дозволяє звільнити керівника організації від розгляду дрібних
поточних питань, рішення по яких можуть приймати відповідальні
виконавці.
На розгляд керівництва передаються документи, адресовані керівнику
організації, і документи, що містять інформацію з найбільш важливих питань
діяльності організації. Всі документи реєструються і потім передаються
відповідно до попереднім розподілом або керівнику, або в структурні
підрозділи (відповідальним виконавцям).
Розглянуті керівником документи повертаються в службу
документаційного забезпечення, де в реєстраційну форму переноситься
резолюція керівника, що виражає прийняте керівником управлінське рішення
по даному документу. Після заповнення реєстраційної форми ці документи
передаються на виконання в структурні підрозділи .
Обробка і передача документів виконавцям здійснюються в день їх
надходження в службу документаційного забезпечення. Якщо документ
повинен виконуватися декількома підрозділами або посадовими особами,
його розмножують в потрібній кількості примірників [12, с. 45].
Виконані документи підшиваються у справи разом з копіями
відповідей. Робота з вихідними документами починається з підготовки
відповідальним виконавцем проекту тексту документа, який потім
погоджується із зацікавленими посадовими особами. Остаточний варіант
документа після роздруківки підписується керівником, реєструється і
відправляється адресату. Завірена копія вихідного документа підшивається в
справу.
Документи, що підлягають відправці в іншу організацію, сортують,
упаковують, оформляють як поштове відправлення і здають у відділення
 8
зв’язку. Вихідні документи повинні оброблятися і відправлятися в день
реєстрації.
Внутрішні документи організації створюються за тією ж схемою, що і
вихідні: складається проект тексту документа, проводиться його погодження
із зацікавленими посадовими особами; роздруковується остаточний варіант
документа і підписується керівником. Після реєстрації документ
розмножується в потрібній кількості екземплярів (по числу виконавців).
Копії документа завіряються й передаються на виконання в структурні
підрозділи. Оригінал документа підшивається в справу. Документи всередині
організації повинні передаватися виконавцям під розписку.
В управлінні широко використовуються електронні засоби створення
та обробки документів, тому документообіг розглядається як частина
інформаційного забезпечення управління і включає в себе рух інформаційних
потоків організації - їх отримання, обробку, переробку, використання. Яка б
технологія обробки документів не використовувалася, організація
документообігу повинна ґрунтуватися на певних принципах, або правилах,
що забезпечують оперативне проходження документів по найбільш
короткому шляху з мінімальними витратами часу. До таких принципів
організації документообігу відносяться наступні:
 централізація операцій з приймання, первинної обробки та
відправлення документів;
 максимальне скорочення числа інстанцій проходження та
виключення зворотних рухів документа, не обумовлених діловою
необхідністю;
 маршрутизація окремих видів документів;
 однократність реєстрації документів (документи, що надходять в
організацію і створювані в організації, реєструються один раз);
 організація попереднього розгляду документів;
 винесення конкретних резолюцій, по можливості точно
визначаючих виконавця, доручення, термін виконання;
 9

 виключення необґрунтованих погоджень, організація паралельного

узгодження документів одночасно кількома працівниками;
 зниження рівня підписання документів.

1.2 Реалізація документообігу на підприємствах

Документообіг будь-якої компанії – це середовище, яке диктує

проектні рішення майбутніх корпоративних інформаційних систем.
Документування інформації і управління документаційним ресурсом
перетворюються на актуальні напрями діяльності. Підвищення ефективності
роботи та конкурентоспроможності організації вимагає використання
сучасних інформаційних технологій, що визначають «прозорість» бізнес-
процесів [9, с. 22]. Забезпечити «прозорість» дозволяє документованість і
комунікативність.
Детальне дослідження області управлінського документування в
умовах широкого впровадження корпоративних інформаційних систем
здатне подолати наявні збої на інноваційних етапах розвитку. Передбачуване
широке впровадження систем електронного документообігу в ряді
організацій і корпорацій не завжди отримує очікуваної успішної реалізації.
Причини цього слід шукати не в технічній чи фінансовій сферах, а, як
правило, в організаційній сфері, в т.ч. в ігноруванні теоретичних аспектів
електронного документообігу та поверхневому проведенні передпроектного
етапу впровадження систем електронного документообігу.
Електронний документообіг викликаний прискоренням темпів
соціальної комунікації і не більше того. Електронний документообіг і
корпоративні інформаційні системи – черговий етап розвитку засобів і
способів комунікації. Активне використання електронних документів в
діяльності організацій ставить проблему вироблення і нормативного
закріплення стратегії роботи з документами в нових умовах. Повноцінна
стратегія управління документаційним ресурсом повинна відповідати
 10
юридичним нормам, враховувати багатоаспектні інформаційні потреби,
забезпечувати оптимальність управлінського процесу, враховувати вимоги
безпеки, достовірності та доступності інформації.
Не менш важливим аспектом є вбудовуваність в зовнішній
документообіг організації. Саме тут важливе дотримання корпоративних,
відомчих, загальнодержавних, міжнародних регламентів документних
комунікацій. Важливим явищем у цьому напрямку є міжнародний стандарт
ISO 15489-1-2001 «Інформація та документація. Управління документами».
Поява стандарту викликано тенденцією глобалізації світової економіки і
стратегічним значенням документних комунікацій різного рівня. Зазначений
стандарт регламентує управління документами будь-якого формату і на будь-
яких носіях різного виду організаціях. У ньому викладені загальні принципи
управління документацією, визначені складові елементи системи управління
документами і необхідні результати названої діяльності. У стандарті
наведено детальний опис деяких процедур, які забезпечують управління
документами.
Управління документами в стандарті розглядається як частина системи
управління якістю. Відзначено, що впровадження в організаціях систем
управління якістю призводить до підвищення конкурентоспроможності
продукції та послуг, зниженню ризиків і поліпшенню довіри з боку
споживачів, суспільства, партнерів та інвесторів. При цьому спостерігається
певна взаємозумовленість робіт з впровадження систем управління якістю та
управління документами [11, с. 36].
Документація – це основа і механізм реалізації управління організацією
та, зокрема, управління якістю. Будь-яка система управління якістю
базується на забезпеченні об’єктивної інформації про ефективність
діяльності організації шляхом документування існуючих процесів. Як
зазначено в стандарті, стандартизація політики і процедур управління
документацією гарантує, що всі документи отримують належну увагу і
захист, і що необхідна інформація, що міститься в документах, може бути
 11
знайдена більш ефективним способом завдяки застосуванню типових
практичних дій і процедур. Незважаючи на декларативний характер даного
стандарту, значення його для сфери документних комунікацій значне [6,
с. 56].
Організація діяльності та управління будь-якого підприємства
здійснюється за допомогою великого об’єму документації. Пройшли часи,
коли в організації зберігалися багатотонні паперові архіви, оформлення
документів вимагало тривалого часу, кожен наказ доводилося кілька разів
передруковувати при внесенні навіть незначних змін, а відстежити рух
потрібних паперів було дуже складно. З введенням загальної комп’ютеризації
процес обробки документів на конкретній ділянці або робочому місці значно
спростився. Але для того, щоб діяльність підприємства була успішною, а
управління ефективним, необхідний оперативний зв’язок між підрозділами з
можливістю миттєвого обміну інформацією, потрібна прозора схема
відстеження змін в документах підприємства. Ці завдання вирішуються за
допомогою автоматизації документообігу.
Створення програмного забезпечення та інфраструктури для
автоматизації процесу зміни і руху документів – один з головних напрямків
розвитку інформаційних технологій в даний час. Кожне підприємство по-
своєму вирішує завдання автоматизації документообігу. Як правило,
встановлюється програмний додаток, що дозволяє автоматизувати один з
напрямків діяльності: діловодство, бухгалтерський облік, ведення складу,
торгівлі.
Процес автоматизації найчастіше виглядає подібним чином: купляється
додаток, за допомогою якого можна переводити документи в електронну
форму і створювати електронний архів. Потім купується програмний
продукт, що дозволяє автоматизувати бухгалтерський облік; далі
встановлюється додаток, що забезпечує зв’язок між підрозділами всередині
підприємства; потім постає питання про обмеження доступу до тих чи інших
документів. Подібних конкретних завдань документообігу може бути кілька
 12
десятків, і стільки ж додатків необхідно встановити для їх вирішення. Схема
може бути індивідуальною на кожному окремо взятому підприємстві,
головне в цій схемі – послідовне придбання та встановлення програмних
продуктів у міру виникнення необхідності автоматизувати ту чи іншу
ділянку документообігу. Незручність такої схеми в тому, що важко
домогтися інтеграції встановлених послідовно додатків, які до того ж
вимагають досить складного і дорогого супроводу. Щоб забезпечити
злагоджену роботу, працівникам різних ділянок доводиться вивчати
інтерфейси додатків, не потрібних їм за основною діяльності. Домогтися
ефективності управління підприємством при такій схемі автоматизації дуже
важко [10, с. 145].
Існує інший шлях – комплексна автоматизація документообігу, яка
досягається шляхом впровадження спеціальної платформи і подальшої
реалізації на її базі необхідних додатків. Комплексна автоматизація дозволяє
ефективно вирішувати наступні завдання:
 можливість у єдиному інформаційному полі відстежувати
інформацію, що знаходиться в різних додатках, контролювати виконання
бізнес-процесів.
 забезпечення зручного для користувачів уніфікованого інтерфейсу.
 можливість впровадження в єдину систему будь-яких потрібних
програм зі значним здешевленням їх розробки, впровадження, експлуатації
та супроводу.
При прийнятті рішення, яким саме чином автоматизувати
документообіг на підприємстві, треба визначитися з кінцевою метою. Якщо
підприємству достатньо автоматизації одного-двох ділянок, то установка
окремих додатків – недорогий і виправданий в такій ситуації шлях. Якщо ж
організація хоче домогтися максимально ефективної та скоординованої
роботи всіх підрозділів, забезпечити безперервний контроль над якістю
бізнес процесів, налагодити чітке керівництво на всіх рівнях, то найкращий
шлях – впровадження комплексної автоматизації документообігу.
 13
Незважаючи на те, що комплексна автоматизація вимагає досить великих
початкових вкладень, ці витрати незабаром окупляться завдяки здешевленню
процесу подальшого розвитку та модернізації системи і, головне, збільшенню
ефективності роботи всього підприємства
 14
РОЗДІЛ 2. ДОСЛІДЖЕННЯ ДІЛОВОДСТВА ТА ДОКУМЕНТООБІГУ
НА ПРИКЛАДІ КИЇВСЬКОГО ВІДКРИТОГО ТОВАРИСТВА «АТП
«АТЛАНТ»

2.1. Організаційна структура Київського відкритого акціонерного

товариства «АТП «Атлант»

ВАТ «АТП «Атлант» є автотранспортним підприємством, до

функціональних обов’язків якого входить організація перевезення пасажирів,
а також вантажів підприємств і організацій як в межах України, так і за
кордоном. ВАТ «АТП «Атлант» розташоване за адресою
вул. Червонопрапорна, 167 А.
Товариство має статус юридичної особи та реалізує свою діяльність на
базі чинного законодавства України та власного Статуту.
Основна мета діяльності Товариства – одержання прибутків від
фінансово-господарської діяльності і задоволення на їх основі інтересів
акціонерів, а також економічних і соціальних інтересів членів трудового
колективу Товариства.
Предметом діяльності Товариства є:
 забезпечення перевезень пасажирів та вантажів;
 надання послуг пасажирськими та вантажними таксі;
 ремонт та технічне обслуговування автомобільної техніки;
 проведення технічних оглядів автомототехніки;
 виконання будівельно-монтажних, відновлювальних та
пусконалагоджувальних робіт, ремонт та реконструкція будівель та споруд;
 надання послуг в галузі туризму, екскурсій, відпочинку;
 лізингова діяльність;
 діяльність в області маркетингу й реклами.
 15
Слід зазначити, що організаційна структура управління визначається як
склад, взаємозв’язки та супідрядність організаційних одиниць (підрозділів)
апарату управління, які реалізують різні функції управління товариством.
Для обслуговування клієнтів використовуються найновіші моделі
автотранспорту, що відповідають вимогам стандартів щодо сучасних
технологій. З самого моменту заснування метою компанії було забезпечення
безпечне та комфортне перевезення пасажирів, а в вантажних перевезеннях –
постійно розширюючись, завдяки безперервним інвестиціям, створити
мережу, яка би охоплювала всю країну.
Відповідно до наведеного вище, основними елементами організаційної
структури управління є такі: розмір товариства; рівень технології і
спеціалізації товариства; склад та структура функцій управління; кількість
працівників для реалізації кожної управлінської функції; професійно-
кваліфікаційний склад працівників апарату управління; склад самостійних
структурних підрозділів; кількість рівнів управління та розподіл працівників
між ними; інформаційні зв’язки.
Зауважимо, що організаційна структура товариства доволі часто зазнає
змін залежно від потреб виробничо-економічної кон’юнктури, науково-
технічного прогресу і соціально-економічних умов. У свою чергу, на
побудову організаційних структур управління чинить вплив система
факторів, що стосується як об’єкта, так і суб’єкта управлінських процесів.
Організаційна ж структура підприємства складається з організаційної
структури управління та господарської структури.
Залежно від видів підприємств, зазвичай форму і зміст установчих
документів визначають загальні закони про підприємства, а також закони про
окремі види підприємств. Згідно з Законом України «Про підприємництво», у
статті №8 міститься перелік актів, що безпосередньо визначають установчу
документацію. Перш за все, це рішення власників або уповноваженого ними
органу щодо створення даного підприємства. У випадку, коли власників чи
 16
органів два і більше, таким рішенням визначено установчий договір. Другим
важливим документом є статут підприємства.

Генеральний директор Секретаріат

Головний Начальник ремонтно- Начальник Начальник

бухгалтер механічної майстерні господарського товарного
відділу складу

Бухгалтерія

Начальник Начальник Головний Начальник

Планово- маркетинго автотранспортн юрист відділу кадрів
економічний вого відділу ого відділу
відділ

Рис. 2.1. Організаційна структура управління ВАТ «АТП «Атлант»

На підставі вивчення організаційної структури підприємства стає

можливим вичленити структурні підрозділи, що займаються документно-
інформаційним забезпеченням. До них відносяться: апарат при керівництві;
комерційна служба; відділ кадрів; бухгалтерія; планово-економічний відділ;
ремонтно-механічна майстерня; відділ постачання та служба безпеки руху.
Дана структура – лінійно-функціональна. Її особливостями є:
наявність функціональних ланок; функціональні спеціалісти здійснюють не
лінійний вплив на нижній рівень, а функціональний.
Таблиця 2.1
Переваги і недоліки лінійно-функціональної структури ВАТ «АТП «Атлант»
Переваги Недоліки
1. Наявність професіоналів у підготовці рішень і їх 1. Збільшується час руху
відповідальність інформації.
2. Усунення дуалізму розпорядництва і збереження
принципу єдиноначальності
 17
3. Поділ відповідальності між керівником і
функціональними ланками
Київське відкрите акціонерне товариство «АТП «Атлант» у своїй
діяльності спирається на відповідну нормативно-правову базу, яку
формують: Статут товариства (складений у відповідності до вимог Законів
України «Про дорожній рух», «Про автомобільний транспорт», «Про охорону
праці»), постанови Кабінету Міністрів України від 26.09.2007 № 1184 «Про
внесення змін до Правил надання послуг пасажирського автомобільного
транспорту», норми Цивільного Кодексу України та Господарського Кодексу
України.
Статут товариства являє собою кодифікований нормативно-правовий
акт, що є зведенням правил та обов’язків, які регулюють діяльність
товариства, його відносини з іншими організаціями та громадянами, права та
обов’язки в певній сфері державного управління або господарської
діяльності.
У цьому документі зафіксовані основні положення щодо діяльності
товариства: загальні положення створення Товариства; мета та предмет
діяльності Товариства; юридичний статус та відповідальність
Товариства;статутний капітал та акції Товариства; права та обов’язки
акціонерів Товариства; порядок розподілу прибутку і покриття збитків
Товариства; органи управління Товариства; трудовий колектив Товариства;
припинення діяльності Товариства.
В Київському відкритому акціонерному товаристві «АТП «Атлант» діє
також ряд інших документів. Так, до них можна віднести: правила
внутрішнього трудового розпорядку на підприємстві; трудові договори з
працівниками підприємства; посадові інструкції працівників; інструкції з
охорони праці та техніки безпеки; положення про відділи.
 18
2.2. Організація документообігу Київського відкритого
акціонерного товариства «АТП «Атлант»

Київське відкрите акціонерне товариство «АТП «Атлант» в роботі

спирається на Державний класифікатор управлінської документації (ДК 010-
98). Він використовується в ході збирання та обробки документів за
відповідними уніфікованими формами згідно з чинним законодавством, на
базі якого створено Класифікатор управлінських форм документів.
Оптимізація документообігу на підприємстві – його базове завдання.
Варто вказати на те, що ДК 010-98 має 15 класів [5]:
1) код 02 − організаційно-розпорядча документація;
2) код 03 − первинно-облікова документація;
3) код 04 − банківська документація;
4) код 05 − фінансова документація;
5) код 06 − звітно-статистична документація;
6) код 07 − планова документація;
7) код 08 − ресурсна документація;
8) код 09 − торговельна документація;
9) код 10 − зовнішньоторговельна документація;
10) код 13 − цінова документація;
11) код 15 − документація з праці, соціальних питань і соціального
захисту населення;
12) код 17 − документація з побутового обслуговування населення;
13) код 18 − бухгалтерсько-облікова документація;
14) код 20 − документація з Пенсійного фонду;
15) код 21 − словниково-довідкова документація.
Відповідно у класифікаторі управлінських форм документів їх
нараховується в аналогічній кількості (п’ятнадцять).
В основу класифікації та відображення роботи з документами
покладено первинно-облікову документацію (код 03). Маємо вказати на те,
 19
що процес документування на підприємстві відбувається за ДСТУ 4163-2003
«Державна уніфікована система документації. Уніфікована система
організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання
документів», що визначає склад реквізитів.
Існуючий досвід документування управлінських дій переконує у
доцільності застосування при оформленні однотипних управлінських рішень
текстів документів, що мають спільні формулювання і аналогічну структуру.
Використання типових мовних зворотів дає можливість уникнути зайвих
повторень, які «забруднюють» інформаційні мережі, перешкоджаючи
оперативному прийняттю управлінських рішень.
Отже, результатом формальної уніфікації документів є встановлення:
типової структури реквізитів; типових зон для однорідних реквізитів; вимог
до оформлення документів на машинних носіях для їх передачі через
комп’ютерні мережі; порядку надання документів, що містяться в
комп’ютерних системах.
0301 Облік особового складу
1. 0301004 Особова картка (2) (Додаток А)
Особова картка – документ, на якому фіксуються особові дані
співробітників підприємств, установ, організацій. Вони формуються за
роками звільнень робітників і систематизуються за алфавітом прізвищ.
Особові картки можуть бути підшиті до особових справ.
Особова картка є документом, що служить задля аналізу складу і
обліку кадрів, та має типова форму № П-2. Заводиться вона після того, як
відділ кадрів отримав наказ про прийняття працівника на роботу.
Оформлюється вона на кожного співробітника та заповнюється лише на
підставі поданих документів (паспорта, військового квитка, трудової книжки,
диплома). На підставі паспорта записуються: прізвище, ім’я, по-батькові; рік
та місце народження, домашня адреса, номер і серія паспорта, а також термін
його дії, ким і коли виданий. За військовим квитком фіксуються дані про
військовий облік. Записи про стаж роботи переносяться з трудової книжки.
 20
Обов’язковими елементами в особовій картці є дата заповнення і підпис її
власника. Зворотна сторона картки містить відмітки про всі призначення і
переміщення особи на даному підприємстві, інформацію про відпустки, а
також дату та номер відповідного наказу. Особова картка знаходиться та
зберігається у відділі кадрів.
Особова картка заповнюється в такій послідовності [4, с. 83]:
1. Загальні відомості про майбутнього працівника (П.І.Б, дата
народження, громадянство, освіта, останнє місце роботи та причина
звільнення, стаж роботи, відомості про отримання пенсії, родинний стан,
фактичне місце проживання та місце реєстрації, телефон, паспортні дані).
Останні три пункти заповнюються олівцем у зв’язку з можливими змінами.
Всі вказані дані повинні бути підтверджені відповідними документами:
паспорт, трудова книжка, документ про освіту (кваліфікацію, спеціальність),
про стан здоров’я тощо.
2. Відомості про військовий облік. У цьому розділі відображаються всі
необхідні відомості про військовозобов’язаних працівників та призовників,
за якими здійснюється звіряння з військовими комісаріатами. Відомості про
військовий облік заповнюються на підставі військово-облікових документів,
зокрема:
 для військовозобов’язаних − військового квитка або тимчасового
посвідчення, яке видають замість квитка;
 для призовників − посвідчення про приписку до призовної дільниці.
Для невійськовозобов’язаних цей розділ не заповнюється. Заповнення рядків
форми щодо військовозобов’язаних залежить від того, до якого складу
належить працівник: рядового чи офіцерського.
3. Професійна освіта на виробництві (за рахунок підприємства-
роботодавця). Заповнюється у разі здобуття працівником освіти (підвищення
кваліфікації) за рахунок підприємства. Тут вказується дата початку навчання
та її закінчення; структурний підрозділ, в якому працює робітник; період, вид
 21
та форма навчання, а після закінчення вказується документ, що посвідчує її
отримання (назва, номер, ким виданий).
4. Призначення і переведення − відповідний запис здійснюється під час
оформлення на роботу. Надалі тут відображаються переміщення, зміни в
кваліфікації. Всі записи з цього розділу переносять до трудової книжки.
Вносячи на підставі наказів у трудову книжку записи про прийняття,
переведення чи звільнення, фахівець відділу кадрів ознайомлює про це її
власника під розписку в колонці «Підпис працівника».
В даному розділі Особової картки здійснюють такі записи: дата
прийняття на роботу (ця дата відлічується як початок робочого року щорічної
відпустки); назва підрозділу; найменування посади згідно зі штатним
розписом; розряд, категорія, посадовий оклад (прописом); номер і дата
наказу про прийняття працівника на роботу та особистий підпис працівника,
з яким уклали трудовий договір [4, с. 88].
Це може бути і підпис ознайомлення з наказом про прийняття на
роботу, переведення чи переміщення за винятком наказу про стягнення за
порушення трудової дисципліни, де ставиться підпис на самому наказі.
5. Відпустки − ведеться облік щорічник і додаткових відпусток, який
дублюється в журналі обліку відпусток. Тут вказують: вид відпустки
(щорічна, додаткова, без збереження заробітної плати тощо); період, за який
надається щорічна і додаткові відпустки; дата початку і закінчення
відпустки; підстава про надання відпустки (дата і номер наказу).
Окремо в особовій картці за формою № П-2 виділені пункти:
«Додаткові відомості» − у рядку записуються зміни, які відносяться до
першого і другого розділів картки, зміни прізвища, підвищення кваліфікації
тощо.
Особові картки на працівників повинні мати номери, що відповідають
номерам запису в книзі обліку трудових книжок і вкладишів до них.
 22
2. 0302001 Табель обліку використання робочого часу і розрахунку
заробітної плати (Додаток Б)
Табель обліку використання робочого часу (типова форма № П-12) − цe
первинний документ для обліку відпрацьованогo часу, який є такoж
підставою для нарахування заробітної плати працівникaм. Його ведення
обов’язкове для всіх [7, с. 85]. Табель показує фактичні години роботи в
межах норм, понаднормові години роботи кожного працівника ВАТ «АТП
«Атлант», а також їх роботи в нічний час .
З метою табельного обліку (типова форма П-12) кожному працівнику в
ході укладання трудового договору привласнюється табельний номер, який
зберігається за ним після його звільнення не менше трьох років. Після того
номер може бути присвоєний новому співробітнику. Контролем присвоєння і
використання табельних номерів займається відділ кадрів. У жодному разі не
дозволяється змінювати табельний номер працюючій на підприємстві особі.
Співробітник, відповідальний за ведення табелів, призначається наказом
керівника. Через те, що кожна структурна одиниця товариства веде окремий
табель, то і в кожній з них існує свій відповідальний за ведення табелів.
Зазвичай це керівник або бухгалтер структурного підрозділу. Іноді за
потребою окремі табеля складаються для певної категорії працівників.
Щомісячно оформляється окремий табель. Готується документ, зазвичай, за
два-три дні до початку місяця. Відомості про склад працівників, які
табелюються (іменний список працівників структурного підрозділу),
переносяться з табеля попереднього місяця, з урахуванням виданих наказів
типової форми П-1 «Наказ (розпорядження) про прийом на роботу» і П-5
«Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу». Співробітники,
що табелюються, вказуються в табелі в порядку табельних номерів або за
алфавітним принципом.
Після закінчення місяця інформація у табелі підсумовується щодо
кожного працівника і щодо всіх працівників загалом, у розрізі
відпрацьованого і невідпрацьованого часу за місяць у днях та у годинах. Ця
 23
інформація далі використовуватиметься для нарахування зарплати за
зазначений місяць.
3. 0305001 Розрахунково-платіжна відомість
Розрахунково-платіжна відомість за формою П-49 застосовується для
розрахунку та видачі заробітної плати і пенсії всім категоріям працюючих.
Форма складається в одному екземплярі в бухгалтерії на основі даних
«Особового рахунку» (типова форма № П-54). Нарахування заробітної плати
проводиться на основі даних первинних документів з обліку виробітки,
фактично відпрацьованого часу, доплатних листків та інших документів [9, с.
87].
Одночасно проводиться розрахунок всіх утримань із заробітної плати і
визначається сума, що належить до видачі. Графа «Категорія персоналу»
заповнюється на тих підприємствах, в звіті по праці яких передбачене
ділення працюючих за категоріями.
Розрахунково-платіжні відомості складають щомісячно по кожному
цеху, допоміжних і підсобних службах, відділах з групуванням прізвищ
працюючих у розрізі категорій.
Вказана розрахунково-платіжна відомість (типова форма П-49)
зазвичай завіряється підписом керівника установи та головного бухгалтера.
На її основі заповнюється платіжна відомість для видачі заробітної плати
робочим та службовцям, яка передається в касу для виплати заробітної плати
робітникам під розписку, що затверджує одержання грошей або по
дорученню. Заробітна плата виплачується в триденний термін, враховуючи
день отримання грошей з розрахункового рахунку. Після закінчення
встановленого терміну в платіжній відомості проставляються примітки
напроти прізвища особи, яка не одержала заробітну плату. Після
підраховуються по кожній платіжній відомості й записуються на титульній
частині відомості про фактично виплачену суму, суму заробітної плати, яка
підлягає депонуванню і ці дані звіряються із загальним підсумком по
відомості.
 24
4. 0306004 Акт на списання автотранспортних засобів
Вибуття транспортних засобів внаслідок їх зношення, морального
старіння і знищення в результаті аварій, стихійного лиха оформляється
актами на списання автотранспортних засобів [9, с. 102].
Означений акт на списання в двох екземплярах складається
спеціальною комісією, і після його підписання і затвердження керівником
установи, передається головою комісії. Один екземпляр іде до бухгалтерії,
інший віддається матеріально відповідальній особі, у якої в підзвіті значився
об’єкт до його списання.
В акті вказуються найменування транспортного засобу, що підлягає
списанню, причини списання, первісна вартість, термін служби, кількість
капітальних ремонтів і їхня сума. У розділі «Розрахунок результатів списання
автомобіля (причепа, напівпричепа)» форми № 03-4 вказуються витрати,
пов’язані з ліквідацією основних засобів (демонтаж об’єкта, розбирання і т.
ін.), і дані про отримані при цьому матеріальні цінності.
Після здійснення заходів стосовно до ліквідації об’єкта, на зворотній
стороні картки записуються відомості про результати ліквідації. Окремо
наводяться витрати, пов’язані з ліквідацією і надходженням у вигляді ще
придатних до експлуатації частин або деталей, отриманих у результаті
розбирання ліквідованого об’єкта або коштів, виручених за здачу
металобрухту чорних або кольорових металів. Після того головний бухгалтер
установи робить позначку про вибуття об’єкта в його інвентарній картці
типової форми ОЗ-6 і вказує в акті типової форми ОЗ-3, у якій інвентарній
картці (№) і коли (дата) він зробив запис про вибуття основних засобів,
списаних даним актом, і ставить свій підпис. Для списання автотранспортних
засобів заповнюється спеціальний акт типової форми ОЗ-4.
5. 0307002 Доручення
Доручення – письмове повідомлення, за яким організація чи окрема
особа надає право іншій особі від її імені здійснювати певні юридичні
чинності або отримувати матеріальні цінності.
 25
Доручення видаються на розпорядження майном, отримання грошових
і матеріальних цінностей. Вони поділяються на особисті та офіційні.
Особисті доручення видаються окремими особами, які передають свої
права іншим особам (право на отримання заробітної плати, поштового
переказу та ін.). Обов’язковою умовою правомірності особистого доручення
є наявність підпису службової особи й печатка установи, підприємства, що
засвідчує підпис довірителя (доручення, які видаються студентам, можуть
засвідчуватись навчальним закладом).
Офіційні доручення можуть бути разовими, спеціальними й
загальними. Разові видаються на виконання одноразової дії (отримання
товарно-матеріальних цінностей, одержання заробітної платні, пенсії,
стипендії, поштового переказу). Спеціальні – на здійснення приватною чи
службовою особою однотипних дій (представництво в органах суду,
виконання банківських операцій у межах певного терміну). Загальні – на
виконання широких повноважень (отримання документів, ведення справи в
усіх судових, арбітражних і адміністративних установах з усіма правами, що
надані законом позивачеві, відповідачеві; укладання угод, одержання майна
тощо) [3, с. 36].
Конкретне підприємство-одержувач доручає своєму представникові
одержати товарно-матеріальні цінності у постачальника, і «доводить»
постачальникові, що цінності в нього одержує саме його представник,
шляхом видачі особливого документа (доручення). У ньому де разом з
перерахуванням одержуваних цінностей та їхньої кількості обумовлюється,
кому поручається одержати від імені підприємства ці цінності: вказується
П.І.Б. представника і його паспортні дані. Підпис представника підприємства
на дорученні посвідчується підписами перших осіб підприємства і печаткою.
Підприємство-постачальник звіряє дані доручення з даними паспорта
одержувача (або іншого документа, який підтверджує його особу) і
видаткової накладної та видає товарно-матеріальні цінності представникові
підприємства-одержувача під розпис в їх одержанні на екземплярі видаткової
 26
накладної підприємства-постачальника. Проставлений розпис має співпадати
з аналогічним розписом одержувача в дорученні.
У свою чергу облік бланків доручень підприємство веде відповідно до
наказу Міністерства статистики від 11.03.96 р. № 67 «Про затвердження
типових форм первинного обліку бланків суворої звітності», а саме оформляє
надходження бланків доручень «Прибутково-видаткової накладної на бланки
суворої звітності» за формою СЗ-1 на підставі отриманої від постачальника
накладної також за формою СЗ-1. Матеріально-відповідальній особі, яку
керівник підприємства призначає своїм наказом, і на яку покладається
обов’язок виписувати та реєструвати видані, повернуті та використані
доручення (п. 5 Інструкції № 99), видача бланків доручень (і зворотне їх від
нього надходження в місця зберігання) також оформляється накладною за
формою № СЗ-1. Документ підписується керівником і головним бухгалтером
(їхніми заступниками). У випадку відсутності посади головного бухгалтера
(бухгалтера) керівник підприємства або підписує доручення за бухгалтера
сам (лист Міністерства фінансів від 26.09.06 р. № 31-34000-20-23/20039), або:
має визначити особу, яку уповноважує підписувати довіреність на одержання
цінностей та вести реєстрацію таких довіреностей (лист Мінфіну від
07.04.2006 р. № 31-34000-30-25/7186). Реєстрація виданих доручень ведеться
в «Журналі реєстрації доручень» за формою № М-3.
6. 0310001 Товарно-транспортна накладна
Товарно-транспортна накладна належить до первинної транспортної
документації, застосування якої обов’язкове для всіх суб’єктів господарської
діяльності незалежно від форм власності (типова форма 1-ТН) [10, с.49].
Товарно-транспортна накладна – це єдиний первинний документ, що є
підставою для списання товарно-матеріальних цінностей у відправника
вантажу і оприбуткування їх у вантажоодержувача під час перевезення
вантажів у межах України, а також для їх складського, оперативного і
бухгалтерського обліку.
 27
Товарно-транспортна накладна виписується відправником вантажу на
кожну поїздку автомобіля і для кожного вантажоодержувача окремо.
Товарно-транспортну накладну виписують у чотирьох екземплярах:
 перший екземпляр залишається у відправника вантажу і є підставою
для списання товарно-матеріальних цінностей. Другий, третій і четвертий
екземпляри, завірені підписами і печатками (штампами) відправника
вантажу, передаються водієві;
 другий екземпляр, котрий водій здає вантажоодержувачеві, є
підставою для оприбуткування товарно-матеріальних цінностей;
 третій і четвертий екземпляри, завірені підписами і печатками
(штампами) вантажоодержувача, водій передає перевізникові. Третій
екземпляр, що є підставою для розрахунків за виконання транспортних
послуг, перевізник пересилає замовникові автотранспорту для оплати за
перевезення;
 четвертий екземпляр додається до шляхового листа і є підставою
для обліку транспортної роботи і нарахування заробітної плати водієві.
Для вантажів нетоварного характеру, по яких ведеться не складський
облік, а облік шляхом виміру, зважування, геодезичного виміру товарно-
транспортну накладну виписують у трьох екземплярах. Перший екземпляр
служить для обліку виконаних перевезень у відправника вантажу, другий –
для здійснення розрахунків за використаний у перевезеннях автотранспорт,
третій – для обліку транспортної роботи і нарахування заробітної плати
водієві [8, с. 112].
В товарно-транспортну накладну можуть вноситися коректувальні
записи на шляху доставки вантажу у випадку зміни адреси призначення або
при зміні автомобіля.
У випадку зміни адреси призначення відповідний запис вносять у
рядок «Переадресуваня». Графи «Вантажоодержувач» і «Пункт
розвантаження» виправляються так, щоб можна було прочитати раніше
написане. Якщо потрібно перевантажити товар з однієї машини на іншу, то
 28
складається акт, на підставі якого ставляться реквізити і короткий зміст акту
в графі «Оцінки про складенні акти». Для цього виправляються графи
«Автопідприємство», «Водій» і «Автомобіль» і затверджуються підписами
відповідальною за зміни особи.
7. 0319003 Алфавітна книга
Алфавітна книга – складається на всіх робітників та службовців по
підрозділах або категоріям персоналу і служить для одержання інформації
про працівників, переведених, звільнених працівників, їх загальний і
безперервний стаж роботи. Запис в Алфавітну книгу здійснюється одночасно
з оформленням наказів про прийом, перевод, звільнення працівників [8,
с. 121].
Вказана алфавітна книга ведеться з метою оперативного пошуку
особової справи. Вона містить стислу довідкову інформацію про працюючих
та поділяється за алфавітом на частини. До алфавітної книги не включаються
накази про відпустки, відрядження, штрафи, нагороди.
Алфавітна книга повинна мати такі реквізити:
1) прізвище, ім’я та по-батькові працівника;
2) номер особової справи, особової картки;
3) найменування структурного підрозділу;
4) посада;
5) номер, дата наказу про прийняття на роботу (переведення);
6) загальний трудовий стаж;
7) номер і дата наказу про звільнення з роботи;
8) алфавіт.
Як і всі облікові книги, алфавітна та штатно-посадова книги
нумерується, прошнуровується, скріплюється підписом керівника і печаткою.
На підставі аналізу первинно-облікової документації Київського
відкритого акціонерного товариства «АТП «Атлант» слід зазначити, що її
ведення реалізується відповідно до чинного законодавства та Державного
класифікатора управлінської документації.
 29
РОЗДІЛ 3. ПЕРСПЕКТИВНІ НАПРЯМИ ПОДАЛЬШОГО РОЗВИТКУ
ДОКУМЕНТООБІГУ НА ПІДПРИЄМСТВІ

3.1 Основні напрями оптимізації електронного документообігу на

підприємстві

Впровадження систем електронного документообігу – важливий крок

на шляху до ефективної роботи підприємства, що забезпечує безліч переваг.
Використання електронного документообігу значно знижує трудозатрати
діловодів, тому що зникає необхідність вручну розмножувати документи,
відслідковувати їхнє переміщення усередині підприємства. При його
використанні продуктивність праці працівників збільшується на 20-25%.
Крім того, знижуються матеріальні витрати на діловодство. Вартість
архівного зберігання електронних документів на 80% нижче вартості
зберігання паперових документів [9, c. 242].
Іншою перевагою є зникнення таких проблем, як втрата або тривалий
пошук необхідного документа. У цілому, спрощується сама робота з
документацією, підвищується оперативність доступу до документів,
забезпечується злагоджена робота всіх підрозділів підприємства.
За різними оцінками у світі зараз існує кілька сотень програмних
додатків, які можна класифікувати, як системи електронного документообігу.
Розробкою додатків в області електронного документообігу у світі
займаються сотні компаній, до найбільш відомим з яких відносяться ACS
Software, Adobe, Datamax Technologіes, Documentum, Н ІBM, Mіcrosoft та
інші. Ці компанії розробляють як універсальні системи електронного
документообігу, які виконують перелік найбільше часто необхідних функцій
і вирішують основну масу необхідних у діловодстві завдань, так і системи
електронного документообігу, що враховують специфіку роботи того або
іншого конкретного підприємства, що замовляє дану систему «під себе».
Другий варіант, природно, є кращим, тому що в цьому випадку відбувається
 30
концентрація уваги розроблювача на найбільш важливих для функціонування
фірми-замовника нюансах і, разом з тим, вивільнення системи від
непотрібних можливостей.
Однак, і в першому, і в другому випадку використовувані системи
електронного документообігу не є ідеальними. Їхня оптимізація, модифікація
для підвищення ефективності використання є важливим питанням для
розроблювачів.
Оптимізація електронного документообігу на підприємстві повинна
проходити по декількох напрямках, серед яких підвищення безпеки системи
електронного документообігу забезпечення апаратної і програмної
сумісності, легкість у використанні, Web-орієнтованість.
Перший напрямок – безпека документообігу. Питання безпеки систем
електронного документообігу є одним з самих серйозних на сьогоднішній
день. Обрана підприємством система повинна максимально її забезпечувати.
Електронний документообіг може піддаватися ряду небезпек. Атака вірусами
та іншими шкідливими програмами може привести до руйнування бази даних
клієнтів або партнерів, втрати інформації про замовлення. На відновлення
даних іде багато часу, протягом якого в постраждалого підприємства немає
можливості продовжувати нормальне функціонування. А це не тільки веде до
недоотримання прибутку і збільшенню матеріальних витрат, але і негативно
позначається на репутації підприємства [3, c. 43].
Хакерські атаки стали останнім часом досить частим явищем.
Незаконно добута зловмисниками інформація може бути використана в
різних цілях: для зняття коштів з рахунків підприємства, для розголошення
комерційної таємниці, для передачі конкуруючим організаціям за
винагороду, для шантажу. Такі атаки є небезпечнішими, ніж вірусні, тому що
вони спрямовані на конкретну мету, а не діють спонтанно.
Промислове шпигунство. Сьогодні багато фірм готові піти на
порушення господарського законодавства, для одержання необхідної
інформації про конкурента. Можуть бути підкуплені співробітники компанії,
 31
які за грошову винагороду добудуть і передадуть конкурентам будь-яку
необхідну інформацію.
Тому стає очевидним, що для нормального функціонування систем
електронного документообігу повинен бути забезпечений захист від вірусних
і хакерських атак, у ній повинна бути передбачена «ієрархія працівників» –
залежно від займаної посади, працівники мають доступ до документації
різного рівня важливості, таємності.
Другий напрямок оптимізації електронного документообігу –
забезпечення апаратної і програмної сумісності. Сьогодні не всі підприємства
можуть собі дозволити придбати сучасну, потужну комп’ютерну техніку.
Тому, варто звернути увагу на те, що обрана система електронного
документообігу не повинна перевантажувати комп’ютери, всі функції і
завдання повинні виконуватися в системі незалежно від продуктивності і
потужності ПК. Не слід забувати і про програмну сумісність. Обрана система
повинна підтримуватися максимальним числом операційних систем [4, с. 71].
Наступний напрямок оптимізації електронного документообігу
пов’язаний з тим, наскільки легкою і зрозумілою у використанні є система.
Оптимальна система електронного документообігу повинна мати інтуїтивно
зрозумілий інтерфейс, вона повинна бути досить простою для навчання
співробітника роботі з нею.
Зростання популярності доступу в Інтернет сприяє розвитку Web-
орієнтованих систем електронного документообігу. Їхнє використання
дозволяє вирішити таку важливу проблему, як обмеженість ресурсів пам’яті.
Підприємству не потрібно купувати дорогі носії або, тим більше, сервера.
Всю необхідну інформацію можна зберігати в мережі. Крім того,
орієнтованість документообігу дозволить не прив’язувати співробітника до
його ПК: перебуваючи у відрядженні, він з будь-якого комп’ютера, КПК або
мобільного телефону, що має доступ в Інтернет, може переглянути, одержати
або відправити необхідну документацію. Однак, у такому випадку, питанню
 32
безпеки системи електронного документообігу необхідно приділити ще
більше уваги [2, c. 96].
Досліджуючи роботу з документами та використання Класифікатора
управлінських форм документів у Київському ВАТ «АТП «Атлант», було
виявлено ряд недоліків. На підставі цього окреслено можливі шляхи щодо їх
ліквідації та вдосконалення діяльності підприємства.
Так, надзвичайно важливою є автоматизація діловодних процесів.
Застосування електронного документообігу передбачає наявність для всіх
спеціалістів, які безпосередньо працюють з документами:
1) належних засобів обчислювальної техніки та оснащеність
персональними комп’ютерами;
2) відповідних засобів зв’язку необхідної пропускної здатності між
всіма робочими місцями;
3) повної автоматизації усієї системи діловодства;
4) забезпечення програмними продуктами для здійснення переходу до
електронного документообігу.
Запропоновані електронні технології дозволять налагодити повну
взаємодію систем задля здійснення цілого ряду операцій із обробки
первинно-облікової управлінської документації. Маються на увазі такі
технології, як: розпізнавання текстів (трансформують паперові вхідні
документи в цілком електронну форму подання); електронний аналог
власноручного підпису; засоби передачі даних; засоби збереження
електронної інформації; збереження документів та управління електронним
архівом (враховуючи списання та знищення документів); запровадження
сховища для документів із можливістю мобільного доступу працівників та
клієнтів фірми до необхідної інформації.
Створений електронній архів забезпечить:
1) збереження електронних версій документів і облікової інформації;
2) впровадження класифікаторів та рубрикаторів і їх використання для
пошуку документів;
 33
3) забезпечення і підтримку логічних зв’язків між документами;
4) налагодження пошуку документів: за атрибутами реєстраційних
карток, повнотекстовий пошук, за анотаціями;
5) доступ до облікової інформації та електронних документів
відповідно до прав доступу;
6) зручний пошук та ідентифікацію електронних документів за їхніми
реквізитами;
7) складання звітів про роботу користувачів з електронним архівом.
Запровадження електронного архіву є комплексним рішенням щодо
проблеми організації і наповнення його необхідними документами. Це
дозволить також забезпечити їхнє належне збереження та мобільність
доступу. Електронний архів допоможе також у ефективному вирішенні
завдань поточного збереження документів, у тому числі, забезпеченні
швидкого доступу до інформації і можливості її паралельного використання
одразу декількома працівниками. Це також універсалізує процедуру
отримання співробітниками електронної копії відповідного документу
(паперовий оригінал якого зберігається в архіві централізованої служби та по
закінченні терміну зберігання передається в централізований архів установи).
Наведена схема суттєво зменшить можливість втрати документів, а також
дозволить значно інтенсифікувати роботу із пошуку документації [10, с. 41].
Більшість систем документообігу або поставляються з модулями для
сканування документів, або припускають інтеграцію однієї з існуючих
систем введення зображень. Для простих рішень звичайно ніякі
спеціалізовані системи не потрібні, досить будь-якої програми сканування
або розпізнавання. При більших обсягах необхідно вивчити необхідність
використання професійних систем, призначених для одержання зображень
документів, наприклад Accent Capture компанії Kofax або Inputaccel компанії
Actionpoint. Ці системи дозволяють здійснювати масове введення документів
з організацією окремих робочих місць для різних типів робіт, з виділеними
серверами для обробки, конвертації й розпізнавання зображень. Вбудовані в
 34
них алгоритми дозволяють одержувати зображення високої якості з
максимальною швидкістю. Вони орієнтовані на використання промислових
потокових сканерів. Ціни таких систем перебувають у діапазоні від декількох
тисяч до декількох десятків тисяч доларів.
Розпізнавання текстів вхідних документів і зберігання тексту
документа одночасно із зображенням не є необхідним. Але наявність
розпізнаного тексту дозволяє використовувати ті самі механізми
повнотекстового пошуку, створення рефератів і автоматичного виділення
ключових слів як для документів, створених на комп’ютері, так і для тих, які
були відскановані раніше. Крім того, розпізнавання зображень дозволяє
відразу конвертувати документи у формат PDF, який останнім часом став
дуже популярний. Ще одна корисна можливість: користувачі можуть
використовувати існуючі документи для створення нових, вирізаючи з них
частини або просто модифікуючи їх. Якщо передбачається, що така робота
буде вестися постійно, краще передбачити і серверне розпізнавання для цілей
повнотекстового пошуку, і встановлені на робочих місцях користувачів і
інтегровані із клієнтською частиною систем електронного документування
копії програми розпізнавання. У цьому випадку користувач буде мати
можливість самостійно конвертувати зображення документів у текст з
необхідними опціями і зберігати текст у потрібному йому форматі [3, c. 33].
Етап міграції існуючих документів з паперової форми в електронну,
мабуть, є одним із самих небезпечних. Якщо він не спланований ретельно,
організація може зіштовхнутися з проблемами, здатними звести нанівець усю
попередню роботу і провалити весь проект.
Якщо в організації є паперовий архів документів, то намагатися знайти
по всій мережі їх електронні копії для створення електронного варіанта
архіву – справа безнадійна. Більше того, це невірно в принципі, адже
електронні копії могли бути модифіковані ким завгодно, і перевірити це
практично неможливо. Тому електронний архів існуючих документів у цьому
випадку потрібно створювати з паперового шляхом сканування.
 35
Якщо ж ніякого архіву немає, необхідно провести досить тривалу
підготовчу роботу. Спочатку потрібно добитися єдиного порядку зберігання
документів у каталогах. Слід заборонити (у тому числі, якщо це можливо,
технічними засобами) зберігання документів на локальних дисках
комп’ютерів. Треба, щоб у всіх користувачів організації були свої каталоги в
мережі, у яких вони зберігають документи. Це суттєво полегшить подальшу
міграцію документів у систему документообігу.
Деякі системи електронного документообігу дозволяють зберігати
посилання на документи, що фізично перебувають у каталогах у мережі, і не
вимагають обов’язкового переміщення цих документів у сховище системи.
Такий підхід полегшує впровадження, дозволяючи здійснювати роботу з
переміщення документів у сховище системи паралельно з експлуатацією
системи.

3.2. Сутність запровадження електронного архіву на основі

комплексного підходу до управління інформацією Hummingbird
Enterprise

Окремим напрямом оптимізації управлінських процесів на

підприємстві є запровадження електронного архіву на основі Hummingbird
Enterprise. Згадана компанія – світовий лідер у галузі створення систем
управління корпоративною інформацією (Enterprise Information Management
Systems заснована у Канаді в 1984 році). Продукти Hummingbird спеціально
розроблені для управління корпоративною інформацією на усіх стадіях її
життєвого циклу: від моменту надходження до компанії неформалізованих
даних із їх перетворення у знання, що дозволяє компанії отримати
стратегічне бізнес – переваги.
Hummіngbіrd Enterprіse відбиває нову тенденцію на ринку
корпоративних порталів, втілюючи концепцію Smart Enterprіse Suіte
(SES) [6]. Ця платформа являє собою інтегрований комплект додатків для
 36
роботи з корпоративною інформацією різного типу. Всі модулі рішення
мають єдине ядро і поставляються не у вигляді окремих продуктів, а на
одному DVD-диску. Гнучка схема ліцензування дозволяє використати будь-
які модулі Hummіngbіrd Enterprіse у довільних сполученнях [6].
Зважаючи на те, що Hummingbird Enterprise є доступною і надійною
системою для гнучкого управління інформаційними активами, компанія
здійснює підтримку промислових обсягів збереження, багаторівневої
системи обмеження доступу. Наявність механізмів кластеризації і
балансування навантаження дозволяє задовольнити вимоги до налагодження
роботи електронного архіву великої структури.
Hummingbird Enterprise – це комплексне, інтегроване рішення, що
забезпечує організаціям усі необхідні інструменти для управління повним
життєвим циклом корпоративної інформації. Системи управління
інформацією, що входять до Hummingbird Enterprise, дозволяють
співробітникам, партнерам, замовникам і постачальникам організації
отримувати, знаходити, аналізувати, контролювати і спільно
використовувати корпоративні дані в найрізноманітніших форматах, на
різних мовах і платформах.
Основним завданням Hummіngbіrd Enterprіse є управління контентом у
рамках корпорації (Enterprіse Content Management) на протязі всього циклу
життя інформації, причому незалежно від того, має ця інформація
структуровану чи неструктуровану форму.
Під управлінням циклом життя контента (Content Lіfecycle
Management) розуміється здатність систематизовано одержувати,
створювати, управляти, переглядати, розподіляти, публікувати, зберігати і
архівувати інформацію відповідно до ролей визначених в організації або
виділених відповідно до прийнятих процедур.
За допомогою Hummіngbіrd Enterprіse можна створювати
співтовариства, або робочий простір, в рамках організацій. Після первинної
реєстрації в порталі за допомогою програми-майстра необхідно встановити
 37
параметри користувальницького інтерфейсу за замовчуванням і активізувати
системні можливості, включаючи ІM. Інсталювавши настільну систему,
потрібно налаштувати технологію миттєвого обміну повідомленнями
компанії Jabber. Вона надає безпечне SSL-з’єднання із сервером і можливість
контролювати присутність користувачів. Крім того, у продукті Hummіngbіrd
Enterprіse діє сервіс внутрішнього обміну повідомленнями для відправлення і
прийому повідомлень у рамках системи. Однак у ньому відсутня яка-небудь
утиліта для відправлення зовнішніх електронних повідомлень [6].
Процес створення робочого простору для колективного виконання
проекту в середовищі Hummіngbіrd Enterprіse досить складний. Не маючи у
своєму розпорядженні ні шаблона з набором функцій за замовчуванням, ні
програми-майстри, доведеться самостійно додавати можливості для робочих
просторів, такі, як папки для документів і дискусійні списки. Скомпонувавши
робочий простір, можна зберегти його як шаблон для використання в
майбутньому.
Hummіngbіrd Enterprіse комплектується двома шаблонами для
організації документообігу: один – для розгляду документів, інший – для
подання на затвердження звітів про витрати.
У сімейство Hummingbird Enterprise входять наступні продукти [6]:
Hummingbird Portal ™ − робоче середовище на основі веб, що погоджує
воєдино програми та інформацію, надаючи повний огляд корпоративних
даних.
Hummingbird DM ™ − (Document Management) − інтегрована система
управління документами в масштабі підприємства, що дозволяє
перетворювати електронну інформацію з документів у знання, і служить
основою для рішень в області керування вмістом і колективної роботи.
Hummingbird RM ™ − (Record Management) − сумісна з основними
стандартами система управління записами для створення захищеного,
організованого робочого середовища для контролю над життєвим циклом
корпоративних даних від створення до знищення.
 38
Hummingbird KM ™ − (Knowledge Management) − поєднання потужних
технологій, що забезпечують пошук, категоризацію і вилучення інформації
для найбільш швидкого і коректного доступу до корпоративних даних і
накопиченого досвіду.
Hummingbird Enterprise Workflow ™ − це елемент, який об’єднує
процеси управління життєвим циклом інформації з іншими компонентами
рішення Hummingbird та корпоративними додатками. Бізнес-процеси можуть
включати завдання, що виконуються Hummingbird Enterprise, або додатки
інших розробників.
Hummingbird Collaboration ™ − середовище для колективної роботи на
основі проектів / документів, що підвищує ефективність тривалої спільної
роботи між співробітниками, замовниками, партнерами, постачальниками
підприємства та іншими учасниками робочого процесу.
Hummingbird BI ™ − (Business Intelligence) − комплексний пакет для
побудови звітів і аналізу, що дозволяє задавати питання і отримувати
відповіді щодо подальшого використання для створення актуальних і точних
звітів. Це інтегроване і високо масштабне рішення дозволяє отримувати і
аналізувати дані з CRM і ERP систем, кіосків і сховищ даних, успадкованих
додатків і нестандартних архівів даних.
Hummingbird ETL ™ − потужний засіб інтеграції даних, для вилучення,
перетворення і завантаження (ETL) даних між додатками, сховищами даних,
кіосками даних і архівами даних. Це рішення дозволяє здійснювати
оперативний і коректний обмін даними таким чином, що критично важливі
структуровані дані будуть доступні для інтелектуальних працівників
організації для побудови запитів та аналізу [6].
З точки зору організації повноцінної системи документообігу основну
функціональність забезпечує продукт Hummіngbіrd DM, а також, трохи в
меншому ступені, Hummіngbіrd RM (у першу чергу – забезпечення роботи з
архівами), Hummіngbіrd Enterprіse Workflow (графічні засоби розробки і
 39
контролю маршрутів) і Hummіngbіrd KM (розвинені засоби пошуку
інформації).
Також можливе використання Hummіngbіrd E-maіl Management
(автоматизовані засоби сполучення з підсистемою розсилання повідомлень
електронної пошти) і Hummіngbіrd Collaboratіon (зокрема, засоби публікації
документів у загальнодоступних у зовнішніх місцях (порталах) з можливістю
їхньої синхронізації зі змінами основного документа) [6].
Функцій Hummіngbіrd Enterprіse цілком достатньо для забезпечення
функціонування будь-якої системи роботи з документами. Серед недоліків
Hummіngbіrd Enterprіse варто відзначити відсутність розвинутої підсистеми
роботи з «паперовими» документами; зокрема, тут немає потокового
введення і обробки «паперових» документів (особливо явно це виявиться при
великих обсягах вхідної «паперової» кореспонденції), вкрай обмежені засоби
контролю за вихідними «паперовими» документами складно організувати
документообіг, частину ланок якого представлена в паперовому виді.
Ще одним недоліком Hummіngbіrd Enterprіse є складнощі пов’язані з
інтеграцією різних підсистем; у першу чергу це стосується підсистем
Collaboratіon і Іnstant Messagіng.
У цілому застосування інформаційних продуктів Hummingbird
Enterprise дозволить підприємству: забезпечити збереження документів
різного типу з різних носіїв в архіві необмеженого обсягу; суттєво скоротити
час на реалізацію процесів пошуку, сортування, та поширення документів;
використовувати великий та багатоформатний асортимент інформаційних
джерел; встановити надійну захищеність важливої інформації при прозорому
доступі для авторизованих користувачів; цілком відновити дані після збою;
витягати, фільтрувати й обробляти дані з будь-яких корпоративних джерел,
включаючи ERP-системи, CRM, білінгові, банківські, виробничі [6].
Застосування інформаційних продуктів Hummingbird Enterprise
дозволить підприємству: забезпечити збереження документів різного типу з
різних носіїв в архіві необмеженого обсягу; суттєво скоротити час на
 40
реалізацію процесів пошуку, сортування, та поширення документів;
використовувати великий та багатоформатний асортимент інформаційних
джерел; встановити надійну захищеність важливої інформації при прозорому
доступі для авторизованих користувачів; цілком відновити дані після збою;
витягати, фільтрувати й обробляти дані з будь-яких корпоративних джерел,
включаючи ERP-системи, CRM, білінгові, банківські, виробничі та інші;
організувати доступ до всіх джерел інформації через єдиний
користувальницький інтерфейс; розділити фізичне представлення
(файли/сервера) сховища документів від логічного (проекти, користувачі,
бізнес-зміст); готувати звіти; автоматизувати колективну розробку
документів і їх поширення [6].
Отже, продукт Hummіngbіrd Enterprіse є універсальною платформою
для рішення різних завдань обробки документів на всьому протязі їхнього
життя в компаніях середнього і великого розміру. Дана платформа з
технічної точки зору здатна задовольнити замовника, однак має цілий ряд
особливостей, здатних значно утруднити уведення системи і її експлуатацію.
Створення електронного архіву на основі комплексного підходу до
управління інформацією Hummingbird Enterprise дозволить значно
вдосконалити процес використання документальної інформації на
підприємстві, що відкриє цілий ряд нових перспектив.
 41
ВИСНОВКИ

При роботі з документами щодня доводиться вирішувати великий

комплекс питань, пов’язаних з реєстрацією вхідних, вихідних і внутрішніх
документів, з підписанням, узгодженням, відправленням, формуванням їх у
справи, визначенням термінів зберігання, передачею в архів або знищенням.
Без правильної організації роботи неможливо впоратися з потоком
документів, швидко знайти потрібний документ, навести по ньому довідки, а
також проконтролювати його виконання або забезпечити збереження.
Реалії сучасного виробництва та бізнесу диктують певні вимоги в
області документаційного забезпечення управління. При існуючій змішаній
системі діловодства, коли всі документопотоки в організації
розосереджуються структурним підрозділам для їх обов’язкового виконання,
знання в області документообігу необхідні всім. Молодому спеціалісту,
вперше прийшов на роботу, крім знань і навичок складання документів
необхідно мати уявлення про особливості взаємодії та руху документів на
підприємстві. Керівникам, які не є, як правило, конкретними виконавцями
оформлення документів, важливо знати не тільки структуру самого
документа, а й мати уявлення, за допомогою видання якого документа і як
можна вирішити ту чи іншу адміністративну ситуацію.
У зв’язку з впровадженням у діловодство нових технологій дуже
важливі знання про організацію безпаперового діловодства, організація якого
вимагає не тільки застосування сучасних технічних засобів (комп’ютерів,
комп’ютерних мереж і програм), придбання додаткових знань про створення,
використанні, зберіганні документів на машинних носіях. Найголовніше – це
вироблення принципово нових підходів до організації документознавства,
підвищення загальної культури і вироблення загальних моральних норм
роботи в колективній мережі.
ВАТ «АТП «Атлант» є автотранспортним товариством, до
функціональних обов’язків якого входить організація перевезення пасажирів,
 42
а також вантажів підприємств і організацій як в межах України, так і за
кордоном.
Київське відкрите акціонерне товариство «АТП «Атлант» в роботі
спирається на Державний класифікатор управлінської документації (ДК 010-
98). Він використовується в ході збирання та обробки документів за
відповідними уніфікованими формами згідно з чинним законодавством, на
базі якого створено Класифікатор управлінських форм документів.
Оптимізація документообігу на підприємстві – його базове завдання.
Досліджуючи роботу з документами та використання Класифікатора
управлінських форм документів у Київському ВАТ «АТП «Атлант», було
виявлено ряд недоліків. На підставі цього окреслено можливі шляхи щодо їх
ліквідації та вдосконалення діяльності підприємства.
Запровадження електронного архіву є комплексним рішенням щодо
проблеми організації і наповнення його необхідними документами. Це
дозволить також забезпечити їхнє належне збереження та мобільність
доступу. Електронний архів допоможе також у ефективному вирішенні
завдань поточного збереження документів, у тому числі, забезпеченні
швидкого доступу до інформації і можливості її паралельного використання
одразу декількома працівниками. Це також універсалізує процедуру
отримання співробітниками електронної копії відповідного документу
(паперовий оригінал якого зберігається в архіві централізованої служби та по
закінченні терміну зберігання передається в централізований архів установи).
Наведена схема суттєво зменшить можливість втрати документів, а також
дозволить значно інтенсифікувати роботу із пошуку документації.
Окремим напрямом оптимізації управлінських процесів на
підприємстві є запровадження електронного архіву на основі Hummingbird
 43
СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ
1. Авер’янова Є. Усе про кадрове діловодство : метод. посібник /
Є. Авер’янова, О. Антонова, В. Бабак, В. Василенко, О. Голоктіонова. − Д. :
Баланс-Клуб, 2009. – 128 с.
2. Бездрабко В. В. Управлінське документознавство / В. В. Бездрабко.
− К., 2016. − 207 с.
3. Бездрабко В. В. Мітяєв і становлення документознавства /
В. В. Бездрабко // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. –
2018. – № 1. – С. 8−21.
4. Бездрабко В. В. Документознавство в Україні: інституціоналізація
та сучасний розвиток : монографія / В. В. Бездрабко ; Київ. нац. ун-т
ім. Тараса Шевченка. – К. : Четверта хвиля, 2019. − 716 с.
5. Бєлоусова І. О. Основні етапи розвитку документознавства /
І. О. Бєлоусова // Актуальні питання документознавства: Історія та
сьогодення : матеріали І регіональної науково-практичної конференції. –
Луганськ : Альма-матер. – 2008. – С. 10−13.
6. Беспянська Г. В. Раціоналізація документообігу на підприємстві /
Г. В. Беспянська // Секретар-референт. – № 10. – 2017. – С. 21−25.
7. Білоус Н. Деякі питання теорії та практики збереження
документних ресурсів [Текст] / Н. Білоус // Вісн. Книжк. палати. – 2010. –
№ 1. – С. 28–32.
8. Стратегія розвитку аграрного сектору економіки на період до 2020
року, схвалена розпорядженням Кабінету М іністрів України від 17.10.2013 р.
№ 806-р [Електронний ресурс] — Режим доступу до ресурсу:
http://zakon.rada.gov.ua/laws/show/806-2013-%D1%80.
9. Вольська В.В. Методичні підходи до обліково-аналітичного
забезпечення та аудиту управлінської діяльності аграрних підприємств / В.В.
Вольська // Проблеми теорії та методології бухгалтерського обліку,
контролю і аналізу.-2012.-№ 3 (24).-С. 83-88.
 44
10. Чумаченко М. Г. Економічний аналіз: Навч. посібник. — К.: КНЕУ,
2003
11. Економічна інформація [Електронний ресурс] — Режим доступу до
ресурсу: http://esu.com.ua/search_articles.php?id=18772.