Самостійна робота №1,2,3

Тема: Організація позамашинної інформаційної бази

Мета: Навчитись організовувати інформаційне забезпечення
інформаційних систем
План
1. Поняття та зміст інформаційного забезпечення (ІЗ) ІС обліку
2. Характеристика позамашинної інформаційної бази
3. Уніфікація і стандартизація документації

Інформаційне забезпечення інформаційних систем обліку передбачає

створення єдиного інформаційного фонду, систематизацію та уніфікацію
показників і документів, розробку засобів формалізованого опису даних
тощо.
Інформаційне забезпечення — важливий елемент автоматизованих
інформаційних систем обліку, який призначений для відображення
інформації, що характеризує стан керованого об'єкта і яке являється основою
для прийняття управлінських рішень.
У процесі розроблення інформаційного забезпечення слід визначити:
 склад інформації, що включає в себе перелік інформаційних одиниць або
сукупностей, які необхідні для розв'язання комплексу задач;
 структуру інформації та перетворення її, тобто формування показників
документів;
 характеристики руху інформації, тобто обсяг потоків, маршрути, терміни;
 характеристика якості інформації;
 способи перетворення інформації.
Організація інформаційного забезпечення ведеться паралельно з
програмним забезпеченням і інформаційною технологією, яка зорієнтована
на кінцевого користувача. Інформаційне забезпечення інформаційної
системи поділяється на позамашинне та внутрішньомашинне.
Структура нформаційного забезпечення представлена на рис..
ІНФОРМАЦІЙНЕ
ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ

МЕТОДИЧНІ ТА СИСТЕМА ІНФОРМАЦІЙНА БАЗА

ІНСТРУКТИВНІ КЛАСИФІКАЦІЇ ТА
ДОКУМЕНТИ КОДУВАННЯ

ПОЗАМАШИННА МАШИННА

НОРМАТИВНО- ІНФОРМАЦІЙНІ ІНФОРМАЦІЙНІ

ДОВІДКОВІ ПОВІДОМЛЕННЯ МАСИВИ
ДОКУМЕНТИ (ДОКУМЕНТИ)
 Рис.1.3. ВХІДНІ
Структура інформаційного
ВИХІДНІ забезпечення

Основою інформаційного забезпечення ІС є інформаційна база (ІБ), яка

використовується при функціонуванні ІС. За складом, змістом вона повинна
відповідати вимогам тих задач проектує мої системи, які розв'язуються на її
основі. За сферою функціонування виділяють позамашинну та
внутрішньомашинну ІБ.

2. Характеристика позамашинної інформаційної бази

Позамашинна ІБ —сукупність повідомлень, сигналів і документів, що

використовуються при функціонуванні ІС, яка використовується без
застосування засобів обчислювальної техніки. Основним носієм інформації у
позамашинному середавищі є документи (наряди, акти, накладні, рахунки
або регістри, відомості тощо).
Всі документи, які мають відношення до ІС можна розбити на вхідні і
вихідні (результатні).
Вхідна документація містить первинну, не оброблену інформацію, що
відображує стан об’єкта управління і заповнюється вручну або за допомогою
технічних засобів. Вихідна документація включає в себе зведено-групові
данні, які одержані у результаті автоматизованої обробки.
Документи класифікуються по ряду ознак, наприклад:
 по сфері діяльності (планові, облікові, статистичні, банківські, фінансові,
бухгалтерські тощо);
 по відношенню до об’єкту управління (вхідні-первинні, вихідні-звітні,
проміжні, архівні);
 по змісту господарських операцій (матеріальні, грошові, розрахункові);
 по призначенню (розпорядні, виконавчі, комбіновані);
 по об’єму операцій які відображаються (одноразові і звітні);
 по способу використання (разові і накопичувальні);
 по способу заповнення (вручну або за допомогою засобів автоматизації
обліку).
Вхідні документи в свою чергу діляться на оперативні і нормативно-
довідкові. Оперативні відображають факти фінансово-господарської
діяльності підприємства. Ця інформація змінюється за кожної фіксації. До
оперативних документів відносяться накладні, платіжні документи,
прибуткові документи, видаткові тощо.
Вхідні інформаційні повідомлення (документи) і розміщена в них
інформація класифікується:
За строками подання:
 регламентні-документи, для яких визначений строк виконання і подання;
 нерегламентовані-документи виконуються за запитом;
За функціональними напрямками діяльності:
 правові і нормативно-довідкові документи (закони, укази, постанови
органів державної влади та управління) і організаційно-методичні документи
(прикази, директиви, інструкції, методики, рішення колегій тощо);
 документи обчислення і обліку;
 документи з контрольної роботи.
Групування документів по функціональним напрямкам у відповідності
з особливостями і призначенням розміщеною в них інформацією визначає
основні потоки інформації в структурі функціонування.
Вихідні документи формуються в процесі автоматизованої обробки і
видаються як результат. Вихідні документи також мають свою класифікацію.
Вони діляться на:
 які призначені кінцевому користувачу,
 які використовуються інформаційною системою при рішенні інших задач
(транзити);
 які використовуються для рішення задач в наступний період рішення.
Вихідна інформація включає звітно-группировочні дані, які одержані у
результаті автоматизованої обробки і одержується, головним чином, на
друкованому пристрої ЕОМ.
До вихідних зведень пред’являються наступні вимоги. Склад показників,
які в них містяться, повинен бути достатнім для управлінських цілей.
Особлива увага приділяється достовірності даних які відображаються, їх
логічному розміщенню. Звіти повинні видаватися в указані терміни, у
регламентному режимі і при відповіді на запит. Все це дозволяє одержати на
ЕОМ готову вихідну форму, яка має юридичну силу і придатну для
використання на любому рівні управління.
Розробка форм первинних і зведених документів виконується на стадії
складання робочого проекту автоматизованої обробки економічної
інформації і знаходить відображення в проектній документації, зв’язаній з
розробкою інформаційного забезпечення.
В бухгалтерському обліку прийняті форми документації регулюються
діючими єдиними нормативними актами, правилами і інструкціями. Вся
документована інформація забезпечує приведення безлічі економічних
показників в певну систему з ціллю установлення термінологічного єдності,
однозначення опису, взаємозв'язку між показниками. Наприклад, структура
системи показників в бухгалтерському обліку розподіляється по різним
ділянкам обліку: труду і заробітної плати, матеріалам, основним засобам
тощо.
Нормативно-довідкові документи належать до умовно-сталої
інформації і містять матеріальні, трудові, технологічні і інші норми та
нормативи, ціни, а також всі довідкові дані (П.І.Б., найменування тощо). На
основі цих документів здійснюється первинне формування файлів
нормативно-довідкової інформації (НДІ), які утворюють нормативно-
довідкову базу інформаційної системи. До нормативно-довідкових
документів належать довідники, класифікатори, номенклатури-цінники тощо.
Розглянемо технологію використання електронного документообігу.
 Велике значення при вивченні інформаційних потоків придається
правильній організації документообігу, тобто послідовності проходження
документу від моменту виконання першого запису до здачі його в архів.
Документообіг виявляється на стадії обстеження економічного об’єкту.
Будь-яка економічна задача оброблюється на основі певної кількості
первинних документів що проходять різні стадії обробки: рух документів до
обробки, в процесі обробки і після обробки.
Критеріями вибору системи автоматизації документообігу являються
масштаби організації. При виборі системи потрібно ураховувати такі
критерії: інтеграції з іншими автоматизованими системами і базами даних,
легкість освоєння, зручність роботи, забезпеченість роботи в мережах,
надійність системи і захист від несанкціонованого доступу.
Вдосконалення документообігу проходить на основі систем електронної
пошти і електронного підпису, що значно підвищує ефективність банківських
операцій.
3. Уніфікація і стандартизація документації
Розвиток систем автоматизованої обробки інформації зажадало
уніфікації і стандартизації всієї документації, які призначені для
відображення економічної інформації. Уніфікація документації була
проведена в державному масштабі в 1970-х роках Так, постановою
Держкомітету стандартів "Уніфіковані системи документації, які
використовуються в АСУ" оприділені вимоги до уніфікованої системи
документації (УСД). Вона включає комплекс взаємопов'язаних документів,
які відповідають єдиним правилам і вимогам побудови. В склад УСД входе
облікова, звітно-статистична, фінансова, банківська, розрахунково-платіжна
та інша інформація. Кожному документу привласнений код у відповідності з
загальнодержавним класифікатором управлінської документації (ОКУД).
Уніфікація видвинула наступні вимоги до документів:
 стандартна форма побудови;
 пристосування до автоматизованої обробки;
 мінімізація показників;
 виключення дублювання;
 включення всіх необхідних для цілей управління показників.
Документація, яка діє у фінансово-кредитних установах являється
повністю уніфікованою для всіх організацій. Що стосується первинної
документації для бухгалтерського обліку, то створити повністю уніфіковані
системи документації по всім ділянкам поки що не представляється
можливим в наслідок різноманіття галузевих форм і методик для деяких
ділянок обліку.
Так для обліку основних засобів, фінансових операцій створені єдині
для всіх підприємств міжгалузеві уніфіковані документи. Для праці і
заробітної плати, обліку матеріалів розроблені галузеві типові форми
документів, які пристосовуються до діючих обліковим методикам і даній
галузі.
 Вимоги до уніфікованої документації вимагають документам мати
стандартну форму побудови, яка передбачає виділення в документі трьох
частин: заголовочної, змістовної, що оформляє.
На попередній стадії проектування автоматизованої обробки
вивчаються всі види і форми первинних документів, які використовуються
при рішенні задач обліку. При цьому виявляються уніфіковані документи,. а
також виясняється можливість заміни діючих документів уніфікованими.
Коли така змога не представляється, то здійснюється розробка нових
первинних документів, тобто заміна діючих документів новими. які повинні
бути пристосованими до автоматизованої обробки. Ця робота виконується
спеціалістами по автоматизації спільно з користувачами.
Контрольні запитання

1. Дати поняття інформаційного забезпечення ІС?

2. Визначити структуру інформаційного забезпечення ІС?

3. Організація інформаційної бази. Що таке машинна інформаційна база?

4. Що містить вхідна і вихідна інформація?

5. По яким признакам класифікуються документи?

6. Яку інформацію включають в себе нормативно-довідкові документи?

7. Технологія застосування електронного документообігу.

8. Що таке уніфікація і стандартизація документів?