ЗМІСТ

ВСТУП
РОЗДІЛ 1. РОЛЬ ІНФОРМАЦІЙНИХ ТЕХНОЛОГІЙ В УПРАВЛІННІ.
1.1 Інформаційні технології в сучасній економіці
1.2 Роль інформації в управлінні
1.3 Використання автоматизації на різних рівнях управління
РОЗДІЛ 2. ІНФОРМАЦІЙНІ ТЕХНОЛОГІЇ, що ВИКОРИСТОВУЮТЬСЯ В
СУПЕРМАРКЕТІ «ПЕТРОЛЬ»
2.1. Характеристика супермаркету «Петроль»
2.2. Рух інформації в процесі управління в супермаркеті «Петроль»
2.3. Приклади автоматизації документів в супермаркеті «Петроль»
ВСТУП
Основним напрямом реорганізації структури управління, її докорінного
вдосконалення та адаптації до сучасних умов стало широке використання
сучасної комп'ютерної та комунікаційної техніки і формування на цій основі
високоефективних інформаційних та управлінських технологій. Прикладні
засоби і методи інформатики використовуються в плануванні, менеджменті,
маркетингу та інших сферах управління і регулювання діяльності
підприємств. Нові комп'ютерні технології вимагають докорінних змін в
організаційній структурі управління, його регламентації, кадровому
забезпеченні, системах документації, фіксації та передачі інформації.
Особливого значення набуває впровадження інформаційного менеджменту,
який значно розширить можливості використання інформаційних ресурсів на
підприємствах. Розвиток інформаційного менеджменту пов'язаний з
організацією систем обробки даних і знань та їх послідовним розвитком до
рівня інтегрованої автоматизованої системи управління, що охоплює всі рівні
і ланки виробництва і збуту.
У сучасних умовах ефективний менеджмент є цінним ресурсом організації,
поряд з фінансовими, матеріальними, людськими та іншими ресурсами. Тому
підвищення ефективності управлінської діяльності стає одним із способів
поліпшення загальної ефективності роботи підприємства. Найбільш
очевидним способом підвищення ефективності трудових процесів є їх
автоматизація. Однак, хоча це може бути так, наприклад, у строго
формалізованих виробничих процесах, це аж ніяк не так у такій складній
сфері, як управління. Труднощі, що виникають при вирішенні проблеми
автоматизації підтримки управлінських завдань, пов'язані з їх особливостями.
Управлінська праця характеризується складністю і різноманітністю,
наявністю багатьох форм і видів, багатогранними зв'язками з різними
явищами і процесами. Перш за все, це творча та інтелектуальна праця. На
перший погляд, більшість з них взагалі не піддається формалізації. Тому
автоматизація управлінської діяльності спочатку була пов'язана лише з
автоматизацією деяких допоміжних і рутинних завдань. Однак стрімкий
розвиток інформаційних комп'ютерних технологій, удосконалення
технологічної бази та поява принципово нового класу програмних продуктів
сьогодні змінюють підхід до автоматизації управління виробництвом.
РОЗДІЛ 1. Роль інформаційних технологій в управлінні

1.1 Інформаційні технології в сучасній економіці

Інформаційна система - це сукупність взаємопов'язаних елементів, що
представляють інформаційні, людські та фізичні ресурси і процеси, які
забезпечують збір, обробку, перетворення, зберігання і передачу інформації в
організації.
Організації мають ряд різних типів ІС, від традиційних до складних, що
функціонують на основі локальних і глобальних комп'ютерних мереж.
Інформаційна технологія - це сукупність методів, процедур та інструментів,
які забезпечують процеси збору, обробки, перетворення, зберігання та
передачі інформації.
Використання ІС компанією або організацією визначає ступінь модернізації
системи управління організацією.
Управлінські інформаційні системи - це різні ІС, які забезпечують
керівництво ефективним прийняттям рішень щодо об'єктів управління.
Управлінські інформаційні системи - це комунікаційні системи для збору,
передачі та обробки інформації про об'єкт управління, які надають
працівникам різних рівнів можливість виконувати управлінські функції.
Інформаційні системи можна класифікувати за низкою різних критеріїв. В
основу класифікації, що розглядається, покладено найбільш суттєві ознаки,
які визначають функціональні можливості та конструктивні особливості
сучасних систем. Залежно від обсягу розв'язуваних завдань,
використовуваних технічних засобів і організації функцій інформаційні
системи можна розділити на кілька груп (класів).
Залежно від типу даних, що зберігаються, ІС можна поділити на
фактографічні та документаційні системи. Фактографічні системи призначені
для зберігання та обробки структурованих даних у вигляді чисел або тексту.
Над такими даними можна виконувати різні операції. У документаційній
системі інформація представлена у вигляді документа, що складається з
назви, опису, анотації та тексту. Неструктуровані дані знаходять за
допомогою семантичних ознак. Вибрані документи надаються користувачеві,
і в таких системах практично не відбувається обробка даних.
За ступенем автоматизації інформаційних процесів в системі управління
компанією інформаційні системи можна поділити на ручні, автоматичні та
автоматизовані.
Рис 1. Класифікація інформаційних систем

Ручні ИС характеризуються відсутністю сучасних технічних засобів

переробки інформації і виконанням всіх операцій людиною.
У автоматичних ИС всі операції по переробці інформації виконуються без
участі людини.
Автоматизовані ІС передбачають участь у процесі обробки інформації як
людини, так і технічних засобів, при цьому комп'ютер відіграє основну роль у
виконанні рутинних операцій з обробки даних. Саме цей клас систем
відповідає сучасному поняттю "інформаційні системи".

Залежно від характеру обробки даних ІС можна поділити на інформаційно-

пошукові системи та інформаційні системи прийняття рішень.

Інформаційно-пошукові системи вводять, систематизують, зберігають і

видають інформацію відповідно до вимог користувача без складного
перетворення даних (наприклад, бібліотечні послуги, бронювання і продаж
транспортних квитків, бронювання готелів).

Інформаційні системи та системи прийняття рішень також обробляють

інформацію за певними алгоритмами. Залежно від характеру використання
вихідної інформації такі системи прийнято поділяти на адміністративні та
консультативні, що приймають рішення, які, як правило, здійснюються
людиною. Ці системи характеризуються обчислювальною роботою та
обробкою великих обсягів даних (наприклад, системи планування
виробництва та замовлень, бухгалтерського обліку).

Консультативні ІС виробляють інформацію, яка приймається людиною для

інтеграції і враховується при формуванні управлінських рішень, але не
ініціюють конкретних дій. Вони імітують інтелектуальні процеси, які
обробляють знання, а не дані (наприклад, експертні системи).

Залежно від сфери застосування, ІС можна класифікувати наступним чином

Інформаційні системи організаційного управління призначені для

автоматизації функцій управлінського персоналу на промислових
підприємствах і в непромислових установах (наприклад, у готелях, банках,
магазинах).

Основними функціями таких систем є оперативний контроль і регулювання,

оперативний облік і аналіз, довгострокове та оперативне планування,
бухгалтерський облік, управління продажами і постачанням та інші
економічні та організаційні завдання.

Системи управління технологічними процесами (АСУТП) використовуються

для автоматизації функцій виробничого персоналу, який контролює та
управляє виробничими операціями. Такі системи зазвичай включають складні
інструменти для вимірювання технологічних параметрів (температури, тиску,
хімічного складу тощо), процедури контролю допуску значень параметрів і
регулювання технологічних процесів.

Системи автоматизованого проектування (САПР) призначені для

автоматизації функцій інженерів-конструкторів, будівельників, архітекторів і
дизайнерів при створенні нової техніки і технологій. Основними функціями
таких систем є інженерні розрахунки, створення графічних документів
(креслень, схем і планів), створення проектної документації та моделювання
об'єктів проектування.
Інтегрована (корпоративна) ІС використовується для автоматизації всіх
функцій підприємства, охоплюючи весь робочий цикл від бізнес-планування
до реалізації продукції. Вона містить ряд модулів (підсистем), які працюють в
єдиному інформаційному просторі і виконують допоміжні функції для
відповідних сфер діяльності. Типові завдання, які вирішують модулі
корпоративної системи, наведені в рис2.

Рис 2 Ієрархія планів ERP-моделі підприємства

Аналіз поточної ситуації на ринку ІС показує, що попит на інформаційні

системи управління організацією неухильно зростає. Крім того, продовжує
зростати попит на інтегровані системи управління. Автоматизація окремих
функцій, таких як бухгалтерський облік і збут готової продукції, для багатьох
компаній вважається вже пройденим етапом.
У таблиці 1 перелік найбільш популярних в цей час програмних продуктів
для реалізації ИС організаційного управління різних класів

Таб. 1
Інформаційні системи операційного рівня - підтримують управління шляхом
обробки даних про операції та події (рахунки-фактури, накладні, заробітна
плата, фінансування, потоки сировини та витратних матеріалів).
Інформаційні системи операційного рівня є сполучною ланкою між
компанією та зовнішнім середовищем.
Спеціалізовані інформаційні системи - підтримують роботу з даними та
знаннями, підвищуючи продуктивність та ефективність роботи інженерів та
конструкторів. Завдання таких інформаційних систем - інтегрувати нову
інформацію в організацію та підтримувати обробку паперових документів.

Інформаційні системи управлінського рівня - використовуються керівниками

середньої ланки для моніторингу, контролю, прийняття рішень та управління.
Основними функціями цих інформаційних систем є

Порівняння поточних та історичних показників

Періодичні звіти за певний період часу, а не звіти про поточні події, як це

відбувається на оперативному рівні;

Доступ до архівної інформації, наприклад.

Стратегічні інформаційні системи - це комп'ютерні інформаційні системи, які

забезпечують підтримку прийняття рішень для реалізації стратегічних
довгострокових цілей розвитку організації.

Інформаційні системи стратегічного рівня допомагають вищому керівництву

вирішувати неструктуровані завдання і реалізовувати довгострокові плани.
Основним завданням є порівняння змін у зовнішньому середовищі з
існуючими можливостями підприємства. Ці системи покликані створити
загальне середовище комп'ютерних телекомунікацій для підтримки
прийняття рішень у непередбачуваних ситуаціях. Використовуючи сучасне
програмне забезпечення, ці системи можуть надавати інформацію з багатьох
джерел у будь-який момент часу. Деякі стратегічні системи мають обмежені
аналітичні можливості.
Що стосується програмної та апаратної реалізації, то існує кілька типових
архітектур ІС.

Традиційні архітектурні рішення базуються на використанні виділених

файлових серверів і серверів баз даних. Існують також варіанти архітектур
корпоративних інформаційних систем, що базуються на інтернет-технологіях
(інтранет-додатки). Наступний тип архітектури інформаційних систем
базується на концепції "сховища даних" (DataWarehouse). Нарешті,
інтегрована архітектура інформаційних та обчислювальних компонентів,
заснована на об'єктно-орієнтованому підході, використовується для побудови
глобально розподілених інформаційних додатків.

1.2 Роль інформації в управлінні

Інформація є універсальним ресурсом, що споживається в усіх галузях

економіки і являє собою сукупність відомостей, фактів і знань про
навколишні компоненти, об'єкти і суб'єкти, які передаються прямо або
опосередковано від джерела до споживача.

Інформацію необхідно розглядати в трьох аспектах

Синтетичний - стосується виключно способу передачі інформації;

Семантичний - відображає смисловий зміст інформації; і

Прагматичний - відображає споживчі характеристики інформації.

Економічна інформація одночасно виступає як

Предмет (необроблені первинні дані),

засіб (сукупність знань, навичок та інструментів для обробки інформації); і

результат праці (інформація зі споживчими характеристиками).
Економічна інформація (ЕІ) - це документовані дані, що відображають стан і
перебіг економічних процесів.
ЕІ може бути втілена в декількох знакових формах, об'єднаних у певні
комплекси на основі природної мови. Це інформація про процеси
виробництва, споживання, нагромадження та витрачання матеріальних благ і
різноманітних послуг.
Топ-менеджмент починає усвідомлювати важливий вплив інформаційно-
технологічних рішень на бізнес-процеси та корпоративну культуру. Як
наслідок, топ-менеджмент все частіше відчуває себе в невигідному становищі
з точки зору необхідності делегувати відповідні питання внутрішнім
підрозділам або зовнішнім організаціям. Більше того, власний досвід роботи
з аутсорсинговими ІТ-послугами дає мало підстав для оптимізму щодо їхньої
ефективності у вирішенні цих питань. У зв'язку з цим виникають наступні
ключові питання:
Яким є ставлення вищого керівництва до ІТ і які наслідки більш ефективної
організації та використання ІТ у виробництві нових товарів і послуг?
Що потрібно знати про ІТ вищому керівництву компанії, щоб приймати
правильні рішення, особливо щодо інвестицій?
Наскільки прийнятним є делегування ІТ-функцій?
Яка роль вищого керівництва в управлінні можливостями інформаційних
технологій?
Основні аспекти розвитку та їх вплив на роль ІТ в корпоративному
управлінні наступні
1. децентралізація та зростання інформаційних потреб Посилення акценту на
наближенні до клієнтів вимагало від компаній переходу до горизонтально
децентралізованої структури. Прийняття рішень в умовах децентралізації
призвело до різкого зростання потреби в інформації про виробництво товарів
і послуг. Виникла потреба в більш детальному погляді третьої сторони на
ситуацію у відповідних сферах бізнесу. У нових умовах надання інформації у
всіх сферах повинно функціонувати бездоганно.
Використання ІТ покликане зменшити організаційну складність компаній. У
минулому це досягалося за рахунок використання комп'ютерів для виконання
складних розрахунків і обробки величезних обсягів документів. Сьогодні
предметом обговорення є горизонтальні та вертикальні моделі взаємозв'язку
(структура яких постійно змінюється), які постійно ускладнюються та
вдосконалюються за допомогою нових комунікаційних технологій.
Раніше компанії мали потужні системи обробки даних, створювалися
численні цифрові звіти і на основі цих звітів здійснювалося управління
бізнес-діяльністю. Зараз питання полягає в тому, як розробити технологію,
яка зможе тримати менеджерів та їхніх партнерів, що приймають рішення, в
курсі подій у децентралізованому середовищі. Нові інформаційно-
технологічні системи повинні бути не абстрактними економічними
системами, а підтримувати конкретних партнерів, які по-різному беруть
участь в економічних процесах.
2. від обробки даних через інформаційні системи до управління знаннями. ІТ
більше не потрібно розглядати як засіб обробки даних. Технологія
використовується для вилучення інформації з даних відповідно до потреб
користувачів, а проблема "інформаційного перевантаження", що виникає в
результаті, вимагає величезних коштів на відбір, подальшу обробку та
оновлення інформації. У той же час, необхідно враховувати комерційно
життєздатні інтерфейси, стиснення внутрішньої і зовнішньої інформації та
передачу спільних знань між організаційними підрозділами і партнерами по
співпраці.
Оскільки мережі локальних систем з надрегіональними і навіть
міжнародними структурами швидко розвиваються, класичні напрямки роботи
в інформатиці будуть відходити на другий план, а телекомунікації будуть
широко використовуватися. В організаційному плані це призведе до стирання
корпоративних кордонів. Ставатиме дедалі важче визначити, де і звідки
компанія є корпорацією. Створення та функціонування відповідних
комунікаційних структур для такого "віртуального підприємства" є не лише
класичною функцією забезпечення виробничих процесів та розробки товарів
і послуг на основі ІТ, але й завданням інформаційного менеджменту.
Крім того, організація повинна професійно розглядати всі нові та важливі
аспекти ІТ. Прикладом є питання технічної та економічної важливості
Інтернету. Відповідальність ІТ-відділу полягає в тому, щоб побудувати тут
платформу, яка уможливить кваліфіковану психологічну освіту працівників, у
тому числі менеджерів усієї компанії.
3. інтеграція децентралізованих систем. Наразі інформація в компанії
обробляється великою кількістю різних систем. Зробити їх широко
доступними для всіх співробітників (і зовнішніх партнерів) і сприяти
творчому прийняттю рішень може стати ключовим фактором успіху для
багатьох компаній. Водночас, вертикальна та горизонтальна інтеграція
інформаційно-технологічних систем, створених в умовах децентралізації,
видається майже неможливою. Принаймні в класичному ІТ-секторі такого
досвіду немає. Однак інтеграції необхідно досягти.
Постановка таких цілей необхідна вищому керівництву для управління
змінами. Віртуальні міжгалузеві підприємницькі інтеграційні групи
забезпечують організаційні важелі для досягнення цієї мети. Метою в цьому
випадку є комплексний підхід до взаємопов'язаних технічних, соціальних,
функціональних та бізнес-процесів.
4. ставка на майбутнє. Інвестиції в ІТ сьогодні мають численні наслідки. З
одного боку, вони відкривають певні перспективи, з іншого - можуть
позбавити підприємства деяких можливостей у майбутньому через
залежності, пов'язані зі швидкими технологічними змінами. Тому рішення
про інвестиції в ІТ не слід приймати доти, доки не буде отримано відповідь
на питання, в якому напрямку розвиватиметься наступне покоління
технологій.
5. психологічні фактори. Звичайно, нові технології можуть підвищити
продуктивність і допомогти компаніям досягти кращих результатів у бізнесі.
Водночас, менеджери повинні усвідомлювати, як мислять і працюють люди,
які використовують нові технології. Компанії, які добре в цьому
розбираються, можуть розраховувати на більшу віддачу від своїх ІТ-
інвестицій.
6. рівень володіння мовою. ІТ-спеціалісти повинні навчитися робити
пропозиції не лише у вузькотехнічних термінах. Під час переговорів партнери
ставлять питання, які мають принципове значення для вищого керівництва.
Важливо вийти на новий рівень переговорів, коли обидві сторони
розмовляють однією мовою. В даному випадку мова йде не про якість
обладнання, а про якість ІТ-послуг. Звичайно, обладнання має бути повністю
функціональним і відповідати високим стандартам. Водночас, його виробник
повинен відчувати себе менеджером, який намагається отримати конкурентну
перевагу за допомогою ІТ: чисті продавці в ІТ-системах продажів відходять у
минуле.
Таким чином, можна підсумувати, що сьогодні немає необхідної взаємодії
між зацікавленими групами. Відмінності в "мові" та "культурі" створюють
проблеми співпраці та комунікації. Жага до влади та професійний егоїзм
перешкоджають прийняттю важливих рішень. Сектор інформаційних
технологій погано підготовлений до співпраці та інтеграції. Часто
встановлюються стандарти, які не мають прямого відношення до успіху
підприємства. Спільні цілі встановлюються (якщо взагалі встановлюються) з
дуже обмеженим часовим горизонтом. Управління загальною реалізацією
проекту не є добре організованим. Сфера компетенцій та відповідальності за
вирішення проблем чітко не визначена; зрозуміло, що управління ІТ потребує
нових правил гри.
Використання інформаційних технологій (ІТ) є одним з найбільш
суперечливих питань в компаніях. Керівництво часто відмовляється
вирішувати його, оскільки відчуває, що не є достатньо компетентним.
Рішення, як правило, покладається на директора з інформаційних технологій
або зовнішню спеціалізовану організацію, оскільки бізнес-ризики, пов'язані з
ІТ, постійно зростають, і незрозуміло, як довго керівники компаній будуть
продовжувати недооцінювати цей важливий стратегічний ресурс. Однак
зацікавленість вищого керівництва в ІТ зросла в останні роки, і саме воно має
просувати ключові ініціативи, спрямовані на зміну ситуації в цій сфері.
1.3 Використання автоматизації на різних рівнях управління
Системи початкового рівня. Системи початкового рівня широко
використовуються на малих і середніх підприємствах (МСП), де вони
успішно застосовуються в повсякденній діяльності. Такі інформаційні
системи характеризуються обмеженим охопленням бізнес-процесів
підприємства.
Цей клас програмних продуктів може суттєво відрізнятися один від одного за
своїм призначенням: сюди входять бухгалтерські системи, складські системи,
торгові системи тощо. Тим не менш, ці системи мають багато спільних рис
Низькі вимоги до ресурсів. Цей клас систем може працювати під управлінням
сучасної промислової СУБД, а може працювати на невеликому підприємстві.
Кількість користувачів таких систем варіюється від одного до десятків. Це
означає, що користувачі можуть самостійно придбати, встановити і почати
працювати з системою, але такі системи можуть бути інтегровані з іншими
системами того ж класу або вище, оскільки розробники намагаються
створювати програми з якомога більшою кількістю функцій.
Системи середнього рівня. Поява систем середнього рівня була зумовлена
потребою в програмних продуктах з ширшим набором функцій, ніж у
системах початкового рівня. Тому деякі виробники створили готові рішення,
засновані на новітніх методах та інструментах розробки, щоб задовольнити
широкий спектр потреб компанії. Такі системи зазвичай включають такі
підсистеми
Бухгалтерський облік
Управління виробництвом
Логістика та продажі
Планування
Виробництво.
Незважаючи на те, що такі системи здатні вести облік практично всіх сфер
діяльності підприємства, деякі підсистеми реалізовані в дуже урізаному
вигляді. При цьому кількість різних параметрів конфігурації таких систем є
значною, що призводить до того, що споживачі не можуть самостійно
встановлювати продукти. У багатьох випадках значна частина вартості
програмних продуктів середнього рівня припадає на послуги з інсталяції,
налаштування та обслуговування системи. Висока вартість таких систем є
недоступною для малого бізнесу.
Важливим недоліком таких систем є те, що успіх впровадження системи
проміжного рівня значною мірою залежить від якості аналізу діяльності
компанії.
Системи верхнього рівня. Останні версії систем верхнього рівня
забезпечують планування та управління всіма ресурсами організації.
Кількість різних параметрів конфігурації сягає десятків тисяч. Водночас,
однак, зростають і витрати на впровадження таких систем.
Необхідно також враховувати наступні недоліки впровадження таких систем
Необхідність залучення зовнішніх консультантів, що призводить до значного
збільшення витрат;
Впровадження складних систем часто вимагає реорганізації діяльності;
Впровадження складних систем часто вимагає реорганізації діяльності.
З іншого боку, менеджери та персонал організації матимуть кращі
інструменти для планування та контролю виробництва.