Управління ефективністю бізнесу

(Business Performance Management – BPM)

(Л1.5)
Зміст
Вступ (Роль ERP-систем в системі управління)………………………..
1. Межі методології і технології ERP…………………………………..
1.1.Корпоративне бюджетування. …………………………………….
1.2. Комплексна система аналізу діяльності підприємства. …………
2. Сутність BPM (Business Performance Management)………………..
3. Основні елементи BPM………………………………………………
4. Цикл управління і функціональність BPM-системи……………….
5. Архітектура BPM-системи…………………………………………..
6. Ринок BPM –рішень………………………………………………….

Вступ (Роль ERP-систем в системі управління)

Як відомо, одним з основних елементів корпоративної системи управління є системи
управління ресурсами підприємства (Enterprise Resource Planning,ERP). Роль ERP-систем
важко переоцінити, адже вони забезпечують управління операціями підприємства,
включаючи фінанси, матеріальні запаси, виробничі потужності, трудові ресурси.
Найчастіше ERP підносить як всеосяжна система управління. Проте, було б невірним
уважати ERP універсальним рішенням, що вирішує абсолютно всі управлінські завдання.
Дійсно, ERP-система має справу з усіма видами ресурсів, але це зовсім не означає, що
вона забезпечує всі види управління.
Які види управління виходять за рамки ERP-системи? Які системи вирішують
завдання, що виходять за рамки ERP?

1. Межі методології і технології ERP

Помітимо, що термін ERP позначає як методологію управління, так і відповідний
клас інформаційних систем. Але й методологія, і технологія ERP мають свої рамки, у яких
вони історично розроблялися й розвивалися.
До завдань, що виходять за межі ERP, відносяться стратегічне управління,
довгострокове і середньострокове корпоративне планування, а також завдання
аналітичного характеру.

1.1 Корпоративне бюджетування.

На перший погляд, в ERP-системі є вся інформація, необхідна для повноцінного
бюджетування, - дані про продажі, закупівлі, запаси, фінансових взаєминах з
контрагентами. Але бюджетний період, як правило, перевищує межі планування,
охоплюваний планами виробництва і рухи матеріалів (які складаються з ERP-системою).
Інакше кажучи, ERP-система носить тактичний характер, а завдання управління
бюджетом підприємства має також і стратегічну складову. Для цього ERP-система може
лише надати деяку частину даних для побудови бюджету, а також забезпечити
фактичну інформацію.

1.2. Комплексна система аналізу діяльності підприємства.

Багато підприємств зіштовхуються із проблемою розрізненого зберігання даних, що,
у свою чергу, приводить до відсутності єдиного погляду на управлінську інформацію. Ця
проблема ERP-системою не усувається (або, принаймні, усувається не повністю). Як
показує досвід, завдання корпоративного аналізу вирішується шляхом застосування
спеціалізованих систем аналітичної обробки даних у режимі реального часу - OLAP-
систем ( On-Line Analysis Processing), які можуть вибирати інформацію одночасно з різних
джерел, працювати з різними форматами даних і формувати багатомірний масив
корпоративної інформації.
Саме спеціалізовані системи (для завдань аналізу, бюджетування, консолідації
звітності тощо.) містять всю необхідну функціональність, включаючи спеціальні функції,
які можуть не повною мірою бути присутнім в ERP-системі.
Наприклад, для системи бюджетування до таких функцій відносяться: аналітичні
напрямки і класифікатори, опис фінансової структури і принципів взаємодії, облік
трендів, аналіз відхилень і деякі інші.
Доречно згадати, що управління буває оперативним, тактичним і стратегічним.
Оперативний рівень управління - найбільш детальний, він має на увазі управління
окремими операціями (транзакціями). Що ж стосується тактичного і стратегічного рівнів,
то тут менеджери вирішують більше загальні завдання, і тому тут використовуються
агреговані дані.
ERP-системи, будучи по суті системами транзакційними, призначені, насамперед,
для управління операціями на детальному рівні. Однак, системи цього класу вирішують
далеко не всі завдання тактичного характеру і практично зовсім не призначені для
рішення стратегічних завдань.
2. Сутність BPM (Business Performance Management)
Так ми підходимо до системам управління особливого класу - Business Performance
Management (BPM), що на українську мову звичайно переводиться як “управління
ефективністю бізнесу”. Поява таких систем логічно виправдано. Більше того, окремі
елементи BPM використовувалися і раніше, але до недавніх пор існували ізольовано один
від однго. Але технології не стоять на місці, та і сучасний бізнес вимагає все більшого
ступеня інтеграції управлінських рішень. Саме тенденція до інтеграції аналітичних
додатків, дозволила міжнародної компанія IDC, що спеціалізується на моніторингу
комп'ютерного ринку, виділити такі системи в особливий клас, що і одержав назву BPM.
Business Performance Management (BPM) - це цілісний, процесно-орієнтований підхід
до прийняття управлінських рішень, спрямований на поліпшення здатності компанії
оцінювати свій стан і управляти ефективністю своєї діяльності на всіх рівнях, шляхом
об'єднання власників, менеджерів, персоналу й зовнішніх контрагентів у рамках
загального інтегрованого середовища управління.
Термин BPM, який уперше початку застосовувати відома аналітична компанія IDC,
має синоніми.
1. Наприклад, інша, не менш відома аналітична компанія Gartner Inc. застосовує
термін Corporate Performance Management (CPM).
2. Також зустрічаються такі терміни, як Enterprise Performance Management (EPM)
3. і Strategic Enterprise Management (SEM).
4. Крім того, є такі близькі BPM поняття, як система підтримки прийняття рішень
(decision support system, DSS)
5. або діловий інтелект (business intelligence, BI).
Але ці поняття відносяться не стільки до концепцій управління, скільки до певних
класів інформаційних систем, у той час як BPM - це, насамперед, управлінська концепція,
і вже потім - особлива категорія інформаційних систем. Важливо відзначити, що BPM - це
саме концепція, а не методологія, тому вона не підмінює методики планування,
управління й аналізу.
3. Основні елементи BPM
Як і практично будь-яка система управління, BPM являє собою комбінацію чотирьох
основних елементів, до яких відносяться:
1. учасники процесу управління;
2. інтерактивні бізнес-процеси управління;
3. методи управління;
4. інформаційні системи і технології.
 Перераховані елементи досить логічні. Дійсно, система управління - це люди
(менеджери), що реалізують певні функції ( бізнес-процеси) управління (або впливають на
ці процеси) відповідно до певних правил (методиками, заснованими на концепціях
загального характеру), за допомогою відповідних інформаційних систем.
Таким чином, поняття BPM-Система може вживатися у двох значеннях: як концепція
управління (тобто певний підхід до прийняття управлінських рішень і їхньої практичної
реалізації) і як інформаційна система (тобто комплекс програмних засобів, що
підтримують ідеологію BPM і обеспечивающих його практичну реалізацію).

4. Цикл управління і функціональність BPM-системи

В основі концепції BPM лежить ідея безперервного циклу управління, що включає:
1. визначення цілей розвитку;
2. моделювання факторів, що визначають досягнення цих цілей, і наявних
обмежень;
3. планування дій, що ведуть до досягнення поставлених цілей;
4. постійний моніторинг, що дозволяє відслідковувати стан ключових
показників ефективності і їхнє відхилення від плану;
5. аналіз досягнутих результатів, що дозволяє краще усвідомити природу “носіїв
ефективності”;
6. складання фінансової й управлінської звітності, що допомагає керівникам
різного рівня приймати економічно обґрунтовані рішення.
Сукупність функцій BPM і їх взаємозв'язок представлені на рисунку 1.

Рис. 1. Цикл управління в BPM-системі

Як видно зі схеми, у циклі управління чітко простежуються три фази - формування

стратегії, планування, виконання планів. На першій фазі відбувається визначення стратегії
й цілей діяльності, а також ключових показників ефективності функціонування
підприємства. Тут же відбувається моделювання бізнесу, що дозволяє оцінити факторів,
що впливають на рентабельність операцій, наявні ресурси й обмеження. На одиній фазі
відбувається трансформація стратегії й цілей у реальні дії - формування планів і бюджетів,
створення системи моніторингу результатів діяльності. На третій фазі відбувається аналіз
діяльності, формування різних видів звітності, а також зіставлення досягнутих результатів
із цільовими показниками, сформованими на першій фазі. Коло, таким чином,
замикається.
 З ідеї безперервного циклу управління логічно випливає функціональність
інформаційної системи класу BPM. Мабуть, однієї з найбільш важливих складових
інформаційної BPM-Системи можна вважати додатки, що реалізують функції цільового
управління. За останні роки, завдяки широкій популярності праць Р.Каплана й Д.Нортону
більшу популярність у цій області придбала методологія Balanced Scorecard. Хоча,
справедливості заради, слід зазначити й інші аналогічні розробки, наприклад, Stern Stewart
Integrated EVA Scorecard або Baldridge Criteria. Застосування відповідного програмного
забезпечення дозволяє вирішувати завдання декомпозиції стратегічних завдань (з обліком
фінансових і нефінансових показників) і доведення цільових показників до нижчестоящих
ланок.
Після визначення цілей виникає логічне запитання про те, як їх досягти. Щодо цього
більшу допомогу може зробити моделювання бізнесу. Щодо цього BPM-Система дозволяє
формувати різноманітні сценарії діяльності, розраховувати собівартість із застосуванням
методів функціонально-вартісного аналізу (Activity Based Costing), ураховувати
використання ресурсів і виявляти “вузькі місця”. Все це дозволяє керівникові краще
зрозуміти явища й процеси, що відбуваються в компанії, і на основі цього - оцінити,
наскільки ті або інші фактори сприяють (або перешкоджають) досягненню поставлених
цілей.
Позначивши мету і усвідомивши фактори, що впливають на їхнє досягнення, варто
запланувати конкретні кроки по їхньому досягненню. Тут ми переходимо до питань
планування й бюджетування. Це предметний напрямок сьогодні є найбільш затребуваним
- серед підприємств, у банківській сфері, у державному секторі. BPM-система повинна
містити всю необхідну для бюджетування функціональність, включаючи ведення
аналітичних напрямків і класифікаторів, опис фінансової структури й принципів
взаємодії, облік трендів, аналіз відхилень. Система також повинна забезпечувати
організаційні функції й функції формування бюджетів для окремих бізнес-одиниць
організації, з можливістю консолідації на кожному з рівнів організаційної структури.
Після того, як плани складені, необхідно організувати моніторинг - регулярне
відстеження стану банку, фіксування відхилень і з'ясування їхніх причин. Багато функцій
контролю й аналізу закладені безпосередньо в додатках для бюджетування, але в складі
BPM-комплексу є елемент, що представляє собою універсальне аналітичне рішення. Мова
йде про OLAP-технології. OLAP-системи не тільки виконують роль платформи для інших
BPM-рішень, але й дозволяє розробляти практично будь-які аналітичні додатки. Така
система здатна збирати необхідну інформацію з різних джерел, структурувати її
відповідно до категорій “предметної області” і, таким чином, забезпечувати “єдину версію
правди” для управлінської інформації.
Особливе місце в BPM-системі займає звітність: адже саме звіти лягають на стіл
керівникові, що приймає рішення. Звітні функції досить добре розвинені в кожному із уже
згаданих функціональних додатків. Проте, слід зазначити ще одну категорію програмних
продуктів, призначених для рішення особливого завдання - завдання складання пакета
консолідованої фінансової звітності. Це завдання здобуває особливе значення у світлі
глобалізації бізнесу й широкого застосування міжнародних стандартів
(МСФО,GAAP).Така система дозволяє організувати збір фінансової звітності філій,
відділень, дочірніх і залежних компаній, виконати коригувальні проводки, забезпечити
консолідацію фінансової інформації (у тому числі відповідно до вимог міжнародних
стандартів) і сформувати комплект фінансових звітів. Роль консолідованої звітності дуже
велика, адже вона використовується не тільки керівництвом банку, але й зовнішніми
користувачами фінансової інформації, включаючи клієнтів банку й банки-контрагенти.
5. Архітектура BPM-системи
Таким чином, функціональність інформаційної системи класу BPM, типова
архітектура якої представлена на мал. 2, відповідає як циклу корпоративного управління,
так і ієрархії управління. Ця архітектура включає платформу “ бізнес-інтелекту” (Business
Intelligence, BI), а також додатки, що безпосередньо реалізують різні функції
корпоративного управління. Серед додатків варто виділити підсистему, що реалізує
методи цільового управління організацією (Balanced Scorecard і інші), саме ця підсистема
забезпечує націленість системи корпоративного управління на ті чотири ключовими
області, які, по теорії Р.Каплана й Д.Нортону, визначають загальне “самопочуття”
компанії (фінанси, організація бізнесу, продукти, клієнти). Також важливо відзначити
інтеграційні можливості - те, що BPM-система має здатність інтеграції з іншими
джерелами корпоративної інформації, включаючи сховища даних, ERP- і CRM-системи,
системи власної розробки.

Рис. 2. Типова архітектура BPM-системи

6. Ринок BPM -рішень

Кількість компаній - розроблювачів систем класу BPM обчислюється декількома
десятками (для порівняння: число постачальників ERP-рішень виміряється сотнями). Всі
розроблювачі BPM-систем можуть бути розділені на дві категорії.
До першої категорії відносяться ERP-вендори - компанії, які вже завоювали місце
на ринку ERP-рішень і сьогодні прагнуть розробляти й розвивати системи класу BPM,
розглядаючи їх як “логічне продовження” своїх ERP-комплексів.
До таких розроблювачів відносяться добре відомі SAP, Oracle і PeopleSoft.
Безумовним перевагою таких вендорів є тісна інтеграція їх BPM-рішень із “своїми” ERP,
але саме ця якість за певних умов може перетворитися в недолік - у тих випадках, коли
корпоративна система є гетерогенною і потрібна інтеграція з “чужими” джерелами даних.
Друга категорія - незалежні постачальники BPM-рішень. У цьому випадку під
“незалежністю” розуміється “рівновіддаленість” від транзакційність систем і інших
джерел даних. Такі системи споконвічно розроблялися з урахуванням необхідності
інтеграції із самими різними джерелами інформації, крім того, існує практика сертифікації
BPM-рішень на предмет їхньої сумісності із провідними ERP-системами. До числа
незалежних BPM-вендорів відносяться такі компанії, як Hyperion, Cognos, SAS,
Geac(Comshare).