Імітаційне моделювання БП УІС: оптимізуємо бізнес-процеси

Зміст
1Актуальність імітаційного моделювання БП в УІС…………………………….
2.Суть імітаційного моделювання БП в УІС…………………………………….
3.Етапи імітаційного моделювання БП в УІС……………………………………..
4.Схема імітаційного моделювання БП в УІС на прикладі………………………….
5.Рекомендації щодо імітаційного моделювання БП в УІС………………………….
6.Переваги та недоліки імітаційного моделювання БП в УІС……………………….

1Актуальність імітаційного моделювання БП в УІС

Застосування імітаційного моделювання для оптимізації бізнес-процесів - метод для
топ-менеджменту. Він дозволяє визначити, як перетворення вплинуть на компанію,
ставлячи експерименти не на "живій" організації, а на її моделі.
Діяльність компанії необхідно оптимізувати... Для одних керівників "оптимізація" -
це наказ, спущений зверху, для інших - гостра необхідність, проект, від результату якого
залежить подальша доля компанії. Так чи інакше, до аналізу й оптимізації діяльності
приступають топ-менеджери компанії або зовнішніх консультантів. З огляду на, що як
об'єкт оптимізації може бути абсолютно будь-який параметр: оператори, що приймають
дзвінки, кількість клієнтів, що обслуговуються, або вироблений продукт, що виникають
ідеї по поліпшенню можуть бути абсолютно різні: від ліквідації відділу до впровадження
нових технологій. Зрозуміти, яка ідея найбільш виграшна - складно. А проводити
експерименти на реальній компанії - занадто дорого.
Побудувати правильний бізнес, не експериментуючи над компанією й
співробітниками, дозволяє імітаційне моделювання, якому й присвячена дана стаття.

2.Суть імітаційного моделювання БП в УІС

Імітаційне моделювання - метод дослідження, заснований на тім, що досліджувана
система заміняється моделлю, що імітує цю систему. Над моделлю проводять
експерименти й у результаті одержують інформацію про реальну систему. Імітаційне
моделювання виконання бізнес-процесів широко застосовується в проектах по
реінжинірингу діяльності компаній, коли необхідно заздалегідь спрогнозувати результати.
Показники, які піддаються оптимізації в першу чергу, це:
витрати процесу,
тривалість процесу,
кількість обслужених клієнтів або кількість зробленого продукту.
Незадовільні значення цих показників неминуче знижують ефективність процесу, що
приводить до втрати коштів компанії й невдоволенню керівника. Чому саме ці показники
виділяються як основні? Висока вартість процесу прямо збільшує витрати компанії.
Тривале виконання процесу збільшує ймовірність того, що його результат буде отриманий
не вчасно й до цього часу вже може бути нікому не потрібний. Недостатня кількість
продукту процесу - коментувати, мабуть, навіть не потрібно.
Метод імітаційного моделювання дозволяє оцінити час виконання процесу й час,
затрачуваний на затримки в ході виконання процесу, наприклад: оператор пішов на обід
або товарно-матеріальні цінності (ТМЦ) не підвезли вчасно. Також метод дозволяє
оцінити кількість продукту, одержуваного за певний інтервал спостереження.
Для визначення вартості процесу разом з імітаційним моделюванням доцільно
проводити функціонально-вартісної аналіз (ФСА). ФСА - метод розрахунку собівартості
продукту, що відрізняється від традиційного тем, що акцентується на підрахунку вартості
процесів, необхідних для виробництва продукту або надання послуги, а не на поділі
витрат на прямому й непрямі й угрупованню цих витрат по статтях калькуляції. В основі
ФСА лежить положення про те, що для виробництва продукту необхідно виконати ряд
процесів, на виконання яких витрачаються ресурси. Вартість процесу розраховується
шляхом переносу вартості ресурсів на вартість кожного кроку процесу. Сума витрат на
виконання всіх кроків процесів становить собівартість продукту.

3.Етапи імітаційного моделювання БП в УІС

Проведення імітаційного моделювання припускає здійснення чотирьох основних
етапів:
1. Побудова моделі одного або декількох процесів, виконання яких необхідно
оптимізувати,
2. Запуск імітації виконання процесів моделі,
3. Аналіз отриманих показників,
4. Повторення п. 1-3 для альтернативних сценаріїв виконання процесу й вибір
найбільш оптимального.
Метод імітаційного моделювання дозволяє імітувати виконання процесу так, як воно
відбувалося б у дійсності, але в режимі прискореного часу. Давайте розглянемо, як
процеси виконуються в житті. Рідкий процес виконується чітко й швидко. Практично
завжди виникають перерви й затримки, пов'язані з тим, що надходить більше пріоритетне
завдання, необхідні співробітники зайняті або вчасно не замовили комплектуючі.

4.Схема імітаційного моделювання БП в УІС на прикладі

Прикладів таких процесів безліч, приведемо лише деякі з них:
1. Менеджер по продажах відповідає клієнтові на лист по електронній пошті й у цей
час надходить телефонний дзвінок. Менеджер відривається від роботи, відповідає на
дзвінок і тільки після цього вертається до написання листа.
2. У процесі виробництва продукту використовуються товарно-матеріальні
цінності, закуповувані в постачальника. Якщо відділ закупівель пізно зробило замовлення
або постачальник не забезпечило поставку ТМЦ в обіцяний термін, виробництво продукту
зупиниться й відновить тільки після надходження необхідної кількості ТМЦ.
3. Коли закінчується робочий день Начальника відділу, що становить план робіт на
наступний місяць, то процес переривається й триває тільки наступного дня, коли
Начальник відділу виходить на роботу.
4. Для виконання процесу "Уведення системи в експлуатацію" необхідно велика
кількість фахівців, і якщо хтось із них зайнятий, то процес не може бути виконаний.

Щоб зімітувати все різноманіття подібних ситуацій, необхідно враховувати ряд

факторів:
1. У який момент часу виникають події, що приводять до запуску деякої діяльності.
2. Графіки роботи співробітників і встаткування (т.зв. трудових ресурсів).
3. Трудовий ресурс в один момент часу може виконувати тільки одне завдання.
4. Значення змінних або ймовірності, на підставі яких вибирається наступний крок.
5. Результати однієї діяльності можуть вплинути на протікання іншої.
Додаючи до цих факторів опис бізнес-процесів, ми одержуємо модель, над якою
можна проводити експерименти й одержувати відповіді на виникаючі питання.
Розглянемо підготовку бізнес-процесу до проведення імітації.
Перше, що необхідно зробити, це виділити подію, що є сигналом для початку
виконання процесу - стартова подія процесу. Наприклад, сигналом для початку виконання
процесу "Підготовка комерційної пропозиції" є подія "Від клієнта надійшов запит на
комерційну пропозицію". Стартова подія може виникати з різною періодичністю,
наприклад, дзвінки від клієнтів надходять кожні 10-20 мінут, здійснювати планову
перевірку працездатності встаткування необхідно один раз в 2-3 місяці, а нарада в
директора проводиться щоп'ятниці й починається рівно в 9 ранки. Очевидно, що частина
подій виникає в певні моменти часу, частина - через інтервали. Причому й момент часу, і
інтервал між повтореннями подій можуть бути випадковими величинами, для яких
вказуються закони їхнього виникнення.
Для кожного кроку процесу необхідно задати тривалість, що може бути константою
або випадковою величиною. Наприклад, тривалість кроку "Шліфування деталі",
виконуваного верстатом зі ЧПУ, становить рівно 5 мінут. Але якщо верстат здійснює крок
за фіксований час, те, як тільки мова заходить про людей, не можна не враховувати, що
люди мають складне й непередбачене поводження. На виконання, здавалося б, простого
кроку "Внесення інформації про заявку клієнта в Інформаційну систему" в одного
виконавця може піти 5 мінут, а в іншого - 20. Крім того час виконання кроку може бути
випадковою величиною по об'єктивних причинах. Процес "Відповідь на дзвінок клієнта"
може займати від 1 до 30 мінут залежно від клієнта й мети його дзвінка.

5.Рекомендації щодо імітаційного моделювання БП в УІС

При описі бізнес-процесу важливо звертати увагу на те, що це не завжди лінійна
послідовність кроків. Часто вибір наступного кроку залежить від ряду умов, таких як
"Поточна дата", "Кількість уже оброблених заготівель". Або вибір подальшого кроку
носить імовірнісний характер, наприклад, імовірність того, що стандартний договір
пройде процедуру узгодження клієнтом, становить 0.7, а ймовірність того, що клієнт
надішле зауваження до тексту договору - 0.3.
Для того щоб у результаті імітації оцінити вартість процесу, для кожного кроку
необхідно задати перелік і вартість ресурсів, використовуваних при його виконанні. Всі
ресурси залежно від логіки переносу вартості на процес діляться на 2 групи: трудові й
матеріальні. Трудові ресурси - це ресурси, вартість використання яких залежить від часу
їхнього використання в процесі. Яскравим прикладом трудового ресурсу є співробітник.
Вартість матеріальних ресурсів від часу їхнього використання не залежить і переноситься
на вартість кроку процесу відразу. Вартість одиниці матеріального ресурсу задається у
вигляді фіксованого значення. Вартість одиниці часу роботи трудового ресурсу може
залежати від зміни, у яку використовується трудовий ресурс.
Наприклад, для виконання кроку "Складання автомобіля" необхідний матеріальний
ресурс "Комплектуючий виріб" і трудовий - "Робітник".
1. Вартість комплектуючого виробу становить 1000 гривень. Вартість робітника -
100 гривень (у денну зміну) або 120 гривень (у нічну зміну).
2. Якщо складання автомобіля виконується протягом 4 годин, причому 2 години на
денну зміну й 2 години на нічну зміну, то вартість використання ресурсу "Робітник"
складе 440 гривень.
3. Відповідно, загальна вартість ресурсів, що буде перенесена на вартість кроку
процесу - 1440 гривень.
Якщо при імітації виникає завдання оптимізувати запаси товарно-матеріальних
цінностей, то для процесів необхідно вказати не тільки ресурси, але й продукти, які
з'являються на складі в результаті їхнього виконання.
Спроектувавши й настроївши модель процесів, можна запускати імітацію. Оскільки
часові параметри процесів і часи виникнення подій - випадкові величини, один
експеримент із моделлю дасть тільки один варіант розвитку процесу. На основі багатьох
повторів вимірів можна одержати більш точні оцінки показників. Доцільно проводити
імітацію за весь період, що цікавить аналітика, наприклад, за квартал.
Таким чином, у результаті проведення імітації виходять розподіли значень вартості й
часу процесу, причому не тільки корисного часу виконання процесу, але й часу,
витраченого на очікування необхідної кількості або доступності матеріальних або часових
ресурсів.

6.Переваги та недоліки імітаційного моделювання БП в УІС

 Але механізм імітаційного моделювання може дати цікаву інформацію не тільки про
виконання бізнес-процесів, оскільки він також імітує роботу трудових ресурсів і
виробництво й споживання матеріальних. У результаті, можна:
1. Ідентифікувати "пляшкові горлечка" серед трудових ресурсів - перевантажені
ресурси, до яких постійно вибудовується черга завдань (кроків процесів), у результаті
чого вони затримують виконання всіх процесів.
2. Виявити трудові ресурси з низьким завантаженням.
3. Проаналізувати виробництво й споживання матеріальних ресурсів і визначити, чи
виникає проблема дефіциту або надвиробництва ресурсів. Дефіцит приводить до
збільшення часу виконання процесу, а надвиробництво або закупівля ресурсів у кількості,
що перевершує потребі, тягнуть витрати на запаси.
Якщо в результаті аналізу отримані значення показників процесу виявилися
незадовільними, модель можна змінити у відповідності з наступною ідеєю по оптимізації
й провести імітацію знову. За результатами всіх експериментів можна вибрати варіант із
найбільш оптимальними значеннями показників. При цьому хочеться ще раз відзначити,
що проведення експериментів не припиняє роботу всього підприємства й не порушує
поточне виконання операцій.
Метод імітаційного моделювання й функціонально-вартісної аналіз також корисні,
якщо необхідно спроектувати новий бізнес.
1. Яка повинна бути організаційна структура цього бізнесу?
2. Як часто повинні виконуватися процеси?
3. Яка тривалість і вартість процесів є оптимальної?

На всі ці питання можна відповісти ДО того, як компанія почне працювати й з'ясує,

що трудові ресурси перевантажені, а матеріальних - постійно не вистачає. Звичайно,
можна спочатку створити компанію, організувати її роботу із принципу "як піде",
переконатися, що спроба виявилася невдалої, і тільки потім приступитися до рішення
завдання оптимізації діяльності. Але якщо спроектувати правильний, ефективно
працюючий бізнес відразу, багато проблем просто не виникнуть, що заощадить
коштовний час, яке можна буде витратити на розвиток молодої компанії.
Нарівні з багатьма плюсами методу імітаційного моделювання процесів існує й ряд мінусів. Не
можна не відзначити той факт, що для одержання валідних результатів необхідна робота з
визначення законів розподілу випадкових величин і уважна робота із внесення всіх даних для
проведення імітації. Відоме вираження найбільше яскраво характеризує цю ситуацію. Крім того,
саме по собі імітаційне моделювання не дає відповідей на питання, чи ефективно працює система,
чи є значення показників оптимальними і як перешикувати бізнес-процес. Для цього необхідний
бізнес-аналітик. Але тільки за допомогою механізмів імітаційного моделювання й функціонально-
вартісного аналізу в ряді випадків бізнес-аналітик може швидко одержати й обробити ту коштовну
інформацію, що абсолютно необхідна керівникові для прийняття важливих управлінських рішень.
Причому прийняти ці рішення керівник зможе на підставі порівняння значень ключових
показників, а не повіривши консультантам на слово