Тема 1. Документи та їх класифікація.

ПЛАН

1. Значення діловодства для забезпечення ефективності та вдосконалення

управлінської діяльності
2. Нормативно-методична база діловодства
3. Документ, як матеріальний об'єкт з управлінською інформацією. Вимоги до
складання
4. Класифікація офіційно-ділових документів
5. Вимоги до оформлення реквізитів документів

1. Діловодство – це діяльність, яка охоплює питання документування та організації

роботи з документами в процесі управлінської діяльності. Вдосконалення діловодства є
важливою умовою підвищення ефективності управлінської діяльності.
Особливості сучасного діловодства полягають, насамперед, у широкому застосуванні
комп'ютерних систем, оброблення та друкування документів, необхідності дотримання
вимог чинних державних стандартів у цій галузі, впровадження раціональних прийомів
роботи. Дотримання стандартів з діловодства сприяє встановленню чіткого організаційно-
технічного порядку, викоріненню бюрократизму та тяганини.
Головним завданням діловодства є забезпечення швидкої і ефективної роботи
підприємства, установи чи організації.
Складові частини діловодства – система документації, система документування,
організація роботи з документами.
Правильно підготовлений та належним чином оформлений документ – це свідчення
культури виконавця.
Значення діловодства, як однієї зі сфер управлінської діяльності визначає ряд чинників,
перш за все його універсальність. Основу інформаційної сфери будь-якого підприємства,
організації, фірми складають традиційні рукописні, друковані документи. Інформація, яку
вони містять, може бути використана тільки внаслідок здійснення ряду діловодних операцій.
Організація роботи з документами – це створення умов, що забезпечують рух, пошук і
збереження документів в діловодстві. Сюди входить прийом, реєстрація, розподіл, контроль
виконання, формування справ, довідково-пошукова робота, передархівна обробка,
збереження і використання документів.
Організація діловодства впливає на оперативність, економність, надійність
функціонування апарату управління, організацію і культуру праці управлінських
працівників. За умови раціонально організованого діловодного процесу фахівці і керівники
звільняються від невластивих для них операцій. Внаслідок цього підвищується ефективність
праці, скорочуються витрати, пов'язані з функціонуванням апарату управління.
Діловодство, забезпечуючи контроль за виконанням документів і прийнятих рішень,
сприяє зміцненню державної та виконавчої дисципліни.

2. Нормативно-методична база діловодства – це сукупність законів, нормативних

правових актів і методичних документів, які регламентують технологію утворення, обробки,
зберігання та використання документів в поточній діяльності установ, а також
регламентують роботу служби діловодства – її структуру, функції, штати, технічне
забезпечення та деякі інші аспекти.
Нормативно-методична база включає в себе:
 законодавчі акти України у сфері інформації і документації;
 укази і розпорядження Президента України, постанови і розпорядження Уряду, які
регламентують питання документаційного забезпечення;
 2
 правові акти органів виконавчої влади, як загально галузевого так і відомчого
характеру;
 правові акти нормативного та інструктивного характеру, методичні документи по
діловодству установ, організацій та підприємств;
 державні стандарти на документацію;
 уніфіковані системи документації;
 нормативні документи по організації управлінської праці і охорони праці;
 нормативні документи по організації архівного збереження документів.
Наказом Держспоживстандарту України від 01.09.2020р. № 55 затверджено ДСТУ
4163-2020 Національний стандарт. Уніфікована система організаційно-розпорядчої
документації. Вимоги до оформлювання документів. Який вступив в дію з 01.09.2020р. Має
сім розділів і зразки бланків документів.
Основним нормативним документом, який визначає роботу по документаційному
обслуговуванню в установах, підприємствах та організаціях є інструкція по діловодству, яка
розробляється на підставі державних нормативних документів і повинна бути на кожному
підприємстві. Вона встановлює загальні принципи організації діловодства в установі,
визначає відповідальність за ведення діловодства; функції та структуру діловодного
підрозділу; вимоги до підготовки службових документів; порядок прийому і відправки
кореспонденції; реєстрації; виконання і контролю за виконанням документів; формування і
оформлення справ; підготовка їх до здачі в архів.
Затверджується керівником підприємства і вводиться в дію наказом по підприємству.
Інструкції по роботі з документами в закладі повинні бути доведені до відома всіх
працівників у вигляді інструктажів, практичних занять.

3. Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи.

Переважну частину управлінської інформації фіксують Документи, що містять
управлінську інформацію і оформлені відповідно до певних правил, називають
управлінськими, а їх сукупність – управлінською документацією.
Документи використовують в різних галузях суспільної діяльності. Вони є об'єктом
дослідження різних наукових дисциплін.
Латинською мовою слово documentum означає взірець, посвідчення, доказ.
Згідно з ДСТУ 2732-2004 "Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення"
документ – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію,
оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну
силу.
Текст будь-якого документа складається з таких логічних елементів (частин): вступ,
доказ, закінчення.
У залежності від змісту документа застосовують прямий або зворотній порядок
розташування логічних елементів тексту. У першому випадку після вступу йде доказ і
закінчення, при зворотному — закінчення, доказ. Вступ в останньому випадку відсутній.
В офіційно-діловій сфері документ тлумачать як засіб фіксації певним чином на
спеціальному матеріалі інформації про події, факти, явища об’єктивної дійсності та
розумової діяльності за визначеним стандартом чи формою.
Документ створюють з метою реалізації тієї чи іншої суспільної функції. У документі
поєднано багато функцій: інформаційну, правову, соціальну, комунікативну, культурну
управлінську, облікову, історичного джерела. Документи мають правове значення, оскільки є
засобом засвідчення та доведення певних фактів. Їх використовують як джерела і як носія
інформації.
До сучасних ділових документів ставляться певні вимоги: чіткість, ясність,
об’єктивність або достовірність, максимальна стислість, необхідний обсяг, оперативність
інформації, адресність, актуальність, переконливість.
 3
Мовний стиль ділового документа - офіційно-діловий. Це стиль, який задовольняє
потреби суспільства в документальному оформленні різних актів суспільного, політичного,
економічного життя, діяльності, ділових стосунків між державами, організаціями, а також
між членами суспільства і офіційній сфері їх спілкування.
Офіційно-діловому стилю притаманні такі найважливіші визначальні риси:
По-перше, він ґрунтується на логічній основі. Емоційність, образність у документі
будуть зайвими. Послідовність викладення, точність характеристик, конкретний опис,
об’єктивність оцінок, гранична чіткість, відсутність суб’єктивізму, нейтральний тон –
основні якості ділового стилю.
По-друге, він визначається все зростаючою стандартизацією мовних засобів.
По-третє, у зв’язку з технологізацією та розвитком світового ділового спілкування
особливою стає лексика офіційно-ділового стилю.
Широко застосовується професійна (юридична, фінансова, бухгалтерська, економічна
політична) та інша термінологія. Практично відсутніми в документах стають діалектизми, що
мають досить вузьке застосування.
Вимоги до документів, що виготовляють за допомогою комп’ютерних технологій
Управлінські документи переважно друкують розміром шрифту у 12-14 друкарських
пунктів.
Реквізити, які складаються з кількох рядків, друкують через один міжрядковий
інтервал. Складові частини реквізитів відокремлюються один від одного 1,5 міжрядковим
інтервалом, наприклад:

ПОГОДЖЕНО
1,5
Заступник Міністра
1,5
освіти України
1,5
Підпис Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ
1,5
Дата

Реквізити документа відокремлюються один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами.

Назву виду документа друкують великими літерами.
Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" друкують на рівні останнього рядка
найменування посади, наприклад:
Директор Оксана ШИШКА

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів – 73 мм (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволено
продовжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять.
Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега
документа:
- 10 мм – для початку абзаців у тексті;
- 90 мм – для реквізиту "адресат";
- 102 мм – для реквізитів "гриф затвердження" та "гриф обмеження доступу";
- 125 мм – для розшифрування підпису в реквізиті "підпис"
- не роблять відступ від межі лівого берега для реквізитів "дата документа", "заголовок
до тексту", "відмітка про наявність додатка", "прізвище виконавця і номер його телефону",
"відмітка про виконання документа і направлення його до справи", "найменування посади у
реквізитах "підпис" та "гриф погодження", "засвідчувального напису "згідно з оригіналом"; а
 4
також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ,
ПРОПОНУЮ.
Якщо в тексті документа йдеться про додатки або виділене в самостійний абзац
посилання на документ, що став підставою для його видання, слова "Додаток" і "Підстава"
друкують від межі лівого берега, а текст до них – через 1 міжрядковий інтервал.
Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки
повинні бути пронумеровані. Номери сторінок повинні проставлятися посередині верхнього
берега аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

4. Класифікація документів – це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками

схожості та відмінності.
 за призначенням: щодо особового складу, довідково-інформаційні, обліково-
фінансові, господарсько-договірні, організаційно-розпорядчі.
за назвами: заява, лист, телеграма, акт, інструкція, протокол, наказ, довідка
тощо.
 за формою: – стандартні (типові), які мають однакову форму, заповнюються в
певній послідовності і за обов’язковими правилами
– нестандартні (індивідуальні) – створюють на основі типових.
 за структурою: прості і складні.
 за походженням: службові (офіційні) і особисті.
 за матеріальною основою документа: паперові, дискові, плівкові.
 за способом документування: рукописні, механічні, магнітні, фотографічні,
оптичні, лазерні, електронні.
 за місцем виникнення: внутрішні і зовнішні.
 за напрямком руху: вхідні і вихідні.
 за терміном виконання: звичайні (безстрокові), термінові, дуже термінові.
 за ступенем конфіденційності: для загального користування, для службового
користування, таємні, цілком таємні.
 за часом створення: оригінали і копії.
 за терміном зберігання: тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років),
постійного.

5. Кожний документ складається з окремих складових частин реквізитів (з лат. –

елемент, складова частина). Правила їх складання та оформлення зафіксовані в ДСТУ.
Для виготовлення будь-якого з організаційно-розпорядчих документів необхідно
керуватися вимогами формуляр-зразка – це модель побудови форми документа, яка
встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови
конструкційної сітки та основні реквізити. Таким чином, формуляр-зразок встановлює
сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, що необхідно використати
під час документування управлінської діяльності. Кожен вид документів повинен мати свій
формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.
Реквізити – це сукупність обов'язкових відомостей в документі, без яких він не може
бути підставою для обліку і не має юридичної сили.
Розрізняють постійні та змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються під
час виготовлення бланка, змінні — фіксують на бланку в процесі заповнення.
Службові документи оформляють на бланках установ.
Бланк документа – це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною
інформацією і місцем, відведеним для змінної.
Бланк виготовляють згідно з вимогами ДСТУ та Примірної інструкції з діловодства.
Бланки документів повинні мати такі береги, мм: лівий – 30, правий – 10, верхній і
нижній – 20.
 5
Бланки документів виготовляють на білому папері високої якості, друкують фарбами
насичених кольорів.
Для складання службових документів треба використовувати два формати паперу
згідно з ГОСТом 9327 – А-4(210x297 мм), А-5(146x210 мм). Дозволено використовувати
бланки А-3 (297x420 мм) і А-6 (105x148 мм).
Кожна установа, організація, підприємство повинні мати три види бланків:
 загальний бланк для створення різних видів документів (крім листа);
 бланк листа;
 бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку найменування виду
документа).
Група реквізитів та їх постійних частин відтворена на бланку документа як єдиний блок,
називається штампом. ДСТУ передбачає кутове та повздовжнє розміщення реквізитів.
Повздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої
кількості слів і не можна розміститись на площі, відведеній для кутового штампа.
Бланк з кутовим штампом доцільніший, оскільки праворуч від штампа на вільному місці
можна заповнити реквізити (адресат, гриф затвердження, обмеження доступу до документа,
резолюція).
Організації, що ведуть листування з постійними закордонними кореспондентами, можуть
виготовляти бланки двома мовами: ліворуч – українською, праворуч – іноземною.
Залежно від характеру діяльності установи її бланки можна обліковувати. Фірмові бланки
установи нумерують. Порядкові номери, що їх проставляють нумератором, друкарським або
іншим способом, рекомендовано розташовувати на нижньому березі зворотного боку бланка.

Контрольні питання.
1. В чому полягають особливості сучасного діловодства?
2. Які документи формують нормативну базу діловодства?
3. Які юридичні норми встановлено чинним законодавством щодо використання мови
у діловодстві?
4. Які вимоги ставлять до тексту документа?
5. Що таке класифікація документів, її мета?
6. Які види бланків використовують в установах?
7. Які є способи розміщення реквізитів заготовочної частини на бланках?
8. Які вимоги до документів, що виготовляють машинописними засобами?

Рекомендована література
1. Держстандарт України ДСТУ 4163-2020
2. Комова М.В. Діловодство.Львів.Тріада плюс, 2006
3. Блощинська В.А. Сучасне діловодство. Київ, 2005.
4. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. Харків.Фактор, 2006
5. Зубенко Л.Г. Ділові папери в менеджменті. Київ. „ЕксОб2002‫״‬.