ДОКУМЕНТ ТА

ЙОГО ФУНКЦІЇ
Виконала
Студентка 1 курсу
Спеціальності "Прикладна лінгвістика"
Ільків Андріяна
 Що таке
документ?
• Розрізняють декілька значень поняття „документ”
• 1. Письмове офіційне свідчення, доказ юридичної сили, за­
фіксований на спеціальному папері (паспорт, свідоцтво про
народження, диплом про освіту та ін.).
•  2. Документ (від латин. dоситепtит) — доказ, свідоцтво,
взірець, повчальний приклад. Діловий папір, що посвідчує
певний юридичний факт, підтверджує дії, повноваження чи
права конкретної особи (закон, акт, протокол, заповіт,
доручення та ін.).
• 3. Матеріальний об'єкт, у якому міститься певна інформація
(перфокарта, дискета, файл, кіно- та фотоплівка та ін.).
• 4. Історично достовірні письмові джерела (грамота, указ та
ін.)
До загальних
функцій документа
належать:
• +Інформаційна— будь-який документ створюється для збереження
інформації, оскільки необхідність її зафіксувати — причина укладання
документа.
• Соціальна — документ є соціально значущим об'єктом, оскільки його
поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою.
• Комунікативна — документ виступає як засіб зв'язку між окремими
елементами офіційної, громадської структури (закладами, установами,
фірмами тощо).
• Культурна — документ є засобом закріплення та передавання культурних
традицій, що найкраще простежується на ве­ликих комплексах документів
(науково-технічної сфери), де знаходить відображення рівень наукового,
технічного й куль­турного розвитку суспільства.
До специфічних функцій документа
належать:
• Управлінська — документ є інструментом управління; ця функція притаманна низці управлінських
документів (плано­вим, звітним, організаційно-розпорядчим та ін.), які спеціально створюються для
реалізації завдань управління.
• Правова — документ є засобом закріплення і змін правових норм та правових відносин у суспільстві;
ця функція є визначальною в законодавчих та правових нормативних актах, що ство­рюються з метою
фіксації правових норм і правовідносин, а також будь-які документи, які набувають правової функції
тимчасово (для використання як судовий доказ).
• Історична — коли документ є джерелом історичних відомостей про розвиток суспільства; цієї функції
набуває певна частина документів лише після того, як вони виконають свою оперативну дієву роль і
надійдуть до архіву на збереження. Будь-який документ є складовою частиною (елементом)
відповідної системи документації.
• Система документації — це сукупність (спільність) певних документів, взаємопов'язаних за ознаками
походження, призначення, виду, сфери діяльності та єдиних вимог до їх оформлення (укладання).
Властивості
документа
• Документ має певну кількість властивостей, які відрізняють
його від інших об'єктів. Сукупність властивостей — цілісна
система, яка виконує покладені на неї суспільством
функції. Зв'язок між властивостями документа досить
тісний, тому відокремити їх можна лише умовно.
Найбільш значимі властивості такі:
1) атрибутивність, тобто наявність невід'ємних
складових, без яких він не може існувати;
2) функціональність — призначення для передачі
інформації в просторі й часі;
3) структурованість — тісний зв'язок елементів і
підсистем, що забезпечує єдність і цілісність документа.
 Основними
комплексами всієї
документації є:
• -організаційно-правова документація;
• -планова документація;
• -інформаційно-довідкова й довідково-аналітична
документація;
• -звітна документація;
• -документація щодо особового складу (кадрова);
• +- фінансова документація (бухгалтерський облік та звітність);
• -документація з матеріально-технічного забезпечення;
• -договірна документація;
• -документація з документального та інформаційного
забезпечення діяльності закладів.
Складові частини документа
• Інформаційна складова
• 1.Документна інформація — вся інформація документа.
•  2.Документована інформація — зафіксована на
матеріальному носії інформація з певними ознаками,
що дозволяють її ідентифікувати. 3.Інформація про
документ — дані про носія та способи закріплення
повідомлення.
•  4.Інформація на документі — автографи, різні помітки
авторів або видатних особистостей на документі,
резолюції підписи, відбитки печаток, штемпелів,
бібліотек, архівів, музеїв тощо. 5.Документальна
інформація — інформація, що базується на документі,
підтверджена документом.
Матеріальна складова
• Інформація, як така не є достатньою ознакою
Таким чином під матеріальною
документа. Матеріальна складова документа —
складовою документа розуміють:
одна з двох необхідних і обов'язкових складових
1. Матеріальну основу документа;
документа, без якої він не може існувати.
2.  Форму носія інформації;
• Матеріальна складова документа — це його 3.  Спосіб документування чи запису
фізична сутність, форма документа, що забезпечує інформації.
його здатність зберігати і передавати інформацію в
просторі і часі. Матеріальну складову документа
визначає носій інформації це матеріальний об'єкт,
навмисно створений людиною, посередництвом
якого можна зберігати і передавати інформацію.