1. Скориставшись навчальним матеріалом (див. Шевчук С.В.

, Клименко
І.В. Українська мова за професійним спрямуванням: підручник. К.: Алерта,
2010. С. 267–269),
1) подайте визначення поняття документа;
Документ - основний вид ділового мовлення, що містить інформа- цію,
«зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та
передавати її в часі та просторі»
Документ - це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді
інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповід- но до
законодавства юридичну силу. Юридична сила документа - це «властивість
службового документа, надана чинним законодавством, яка є підставою для
вирішення правових питань, здійснювати правове регулювання й управлінські
функції».
Основною одиницею офіційно-ділового стилю є документ. Він
використовується в різних галузях діяльності суспільства, галузях знань, сферах
життя.
Документ - це засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі
інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової
діяльності людини1.
Документ - це результат відображення конкретної інформації на спеціальному
матеріалі за визначеним стандартом чи формою.
Документом називають все те, що використовується для реєстрації, передачі та
збереження інформації про будь-який предмет. Це матеріальний вияв певного
факту чи певної ідеї або ж матеріальне свідоцтво, на якому базуються при
затвердженні факту чи ідеї.
2) назвіть критерії класифікації документів;
Класифікація службових документів – це поділ їх на класи за найбільш
загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає
в підвищенні оперативності роботи апарату управління та
відповідальності виконавців.
Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема
відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи до напряму
діяльності. Перелік критерій у таблиці👇🏻
3) заповніть таблицю «Класифікація документів»:
№ Критерій класифікації Типи документів
1. За найменуванням Заява, лист, телеграма, довідка, інструкція,
службова записка, протокол та інш.
2. За походженням Службові (офіційні) й особисті. Службові
документи створюються організаціями,
підприємствами або службовими особами, які їх
представляють. Вони оформляються в
установленому порядку. Особисті документи
створюються окремими особами поза сферою їх
службової діяльності або виконання суспільних,
 громадських обов’язків. (скарга,
посвідчення, трудова книжка,
оголошення).
3. За місцем виникнення Внутрішні, зовнішні. До внутрішніх належать
документи, що мають чинність лише всередині
тієї організації, установи чи підприємства, де їх
складено. До зовнішніх належать ті документи,
які є результатом спілкування установи з іншими
установами чи організаціями.
4. За призначенням Організаційні (інструкція, положення, статут,
правила), розпорядчі (вказівка, наказ, постанова,
розпорядження), інформаційні (анотація, відгук,
рецензія, довідка, звіт, протокол, оголошення),
кадрові або щодо особового складу
(автобіографія, заява, скарга, характеристика),
обліково-фінансові (акт, доручення, розписка,
список), господарсько-договірні документи
(договір, трудова угода).
5. За напрямом Вхідні, вихідні. Вхідні документи – це документи,
які надійшли ззовні для розгляду й виконання,
вихідні – це документи, які надсилають в інші
установи, заклади.
6. За формою Стандартні (типові) й
індивідуальні(нестандартні). Стандартні – це
документи, які мають однакову форму й
заповнюються в певній послідовності й за
обов’язковими правилами (типові листи, типові
інструкції, типові положення). Індивідуальні
документи створюються в кожному окремому
випадку для розв’язання окремих ситуацій, їх
друкують або пишуть від руки (протоколи,
накази, заяви)
7. За терміном виконання Звичайні (безстрокові), термінові, дуже термінові
(надтермінові).
Звичайні (безстрокові) – це такі, що виконуються
в порядку загальної черги, порядок їх виконання
не визначено ніяким законом. Для термінових
характерним є негайне виконання або виконання
у визначений строк. До них зараховують також
документи, які є термуновими за способом
відправлення (телеграма, телефонограма). До
дуже термінових (надтермінових) належать
документи, які мають позначення «дуже
терміново»
 8. За ступенем гласності Для загального користування, для службового
користування (ДСК), таємні (секретні), цілком
таємні (секретні). Документи двох останніх
різновидів у правому верхньому кутку містять
гриф «для службового користування» або
«таємно». За втрату або розголошення змісту
таких документів відповідальні особи несуть
карну відповідальність.
9. За терміном зберігання Тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10
років), постійного зберігання
10. За носієм інформації На папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці,
перфострічці, дискеті, жорсткому диску

2. Доведіть, що формат документа, бланк, формуляр-зразок, шаблон,

реквізит є елементами уніфікації документів (див. Мацько JI. І., Кравець JI. В.
Культура української фахової мови : навчальний посібник. К. : ВЦ «Академія»,
2007. С. 87).
Документи складаються на основі єдиних стандартів і правил. Результатами
уніфіка­ ції є стандартизовані формати і формуляри-зразки (макети розміщення
реквізитів в однотипних документах), а також сталі синтаксичні конструкції.
Елементами уніфікації документа є:
а) формат — розмір аркуша паперу, на якому розміщу­ ється документ.
Стандартним форматом для більшості ді­ лових паперів є А4 (297x210 мм) та А5
(146x210 мм);
б) бланк — друкована стандартна форма документа з відтвореною постійною
інформацією та відведеним місцем для заповнення конкретними даними;
в) формуляр-зразок — модель документа, на якій поз­ начені місця для розміщення
кожного реквізиту чи групи реквізитів, що сприяє швидкому пошуку потрібних
еле­ ментів інформації;
г) шаблон (трафарет) документа — типова структура до­ кумента, в яку включені
стандартні елементи оформлення;
ґ) реквізити — обов’язкові вихідні дані документа.
У формулярі-зразку усталеними є такі реквізити: дер­ жавний герб; логотип;
зображення державних винагород; код підприємства, установи, організації; код
форми доку­ мента; назва міністерства або відомства (вищої організації або
засновника); повна назва установи, організації або під­ приємства — автора
документа; назва структурного під­ розділу; індекс підприємства зв’язку, поштова
й теле­ графна адреси, номер телетайпа, адреса електронної пошти (E-mail), номер
телефону, факсу, номер рахунка в банку; назва виду документа; дата; індекс;
посилання на індекс та дату вхідного документа; місце складання або видання;
гриф обмеження доступу до документа; адресат; гриф затвердження; резолюція;
заголовок до тексту; відмітка про контроль; текст; відмітка про наявність додатка;
підпис; гриф узгодження; візи; печатка; відмітка про засвідчення копій; прізвище
виконавця та номер його телефону; від­ мітка про виконання документа й
направлення його до справи; відмітка про наявність електронного варіанту; від­
мітка про надходження.
Набір реквізитів, як і вигляд бланка, залежить від ви­ ду документа. Кожен з
названих реквізитів розташовуєть­ ся у чітко визначеному місці за встановленими
правилами оформлення й має певне призначення. Існують два варіан­ ти
розташування реквізитів — кутовий і повздовжній.

3. За чинним стандартом ДСТУ 4163:2020 «Уніфікована система

організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення
документів» https://zakon.help/article/nacionalnii-standart-dstu-
41632020derzhavna?menu=82 назвіть склад реквізитів, з’ясуйте вимоги до
оформлення таких реквізитів: дата документа, місце складання документа,
адресат, підпис.
Склад реквізитів: зображення Державного Герба; зображення емблеми
юридичної особи або торговельної марки (знака для товарів і послуг);
найменування юридичної особи вищого рівня; найменування юридичної особи;
найменування структурного підрозділу юридичної особи; довідкові дані про
юридичну особу; код форми документа; код юридичної особи; назва виду
документа ; дата документа; реєстраційний індекс документа; посилання на
реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь; місце складення
документа; гриф обмеження доступу до документа; адресат; гриф затвердження
документа; резолюція; відмітка про контроль; заголовок до тексту документа;
текст документа; відмітка про наявність додатків; підпис; відбиток печатки; віза
документа; гриф погодження (схвалення) документа; відмітка про засвідчення
копії документа; відомості про виконавця документа; відмітка про ознайомлення
з документом; відмітка про виконання документа; відмітка про надходження
документа до юридичної особи; запис про державну реєстрацію; відмітка про
наявність примірника з паперовим (електронним) носієм інформації.

Дата документа — це, відповідно, дата його підписання, затвердження,

прийняття, реєстрації або складення. Крім того, датують усі службові відмітки,
проставлені на документі, а саме: візу, резолюцію, відмітку про засвідчення копії
документа, відмітку про надходження документа до юридичної особи, відмітку про
виконання документа, відмітку про ознайомлення з документом.
Дату оформлюють цифровим або словесно-цифровим способом.
У разі оформлення дати цифровим способом її елементи зазначають арабськими
цифрами в один рядок у такій послідовності: день місяця, місяць, рік. У цьому разі
день місяця і місяць проставляють двома парами цифр, розділеними крапкою; рік
— чотирма цифрами, крапку наприкінці не ставлять.
У різних реквізитах одного документа дата може бути оформлена як словесно-
цифровим способом, так і цифровим.
У спільних документах, підготовлених від імені двох і більше юридичних осіб,
зазначають одну дату, що відповідає даті проставлення останнього підпису.
Дату документа на бланку проставляють у спеціально відведеному місці. У
внутрішніх службових документах (заявах, доповідних і пояснювальних записках
тощо), оформлених не на бланку, дату проставляють ліворуч від особистого
підпису автора документа.

Місце складення документа зазначають на всіх документах, окрім листів. Місце

складення документа розміщують на рівні або нижче реквізитів «Дата документа»
чи «Реєстраційний індекс документа».
Місце складення документа має відповідати найменуванню населеного пункту.

Адресатами документа можуть бути юридичні особи, їхні структурні підрозділи,

конкретні посадові особи та громадяни.
У разі адресування документа юридичній особі або її структурному підрозділу без
зазначення посадової особи їхні найменування подають у називному відмінку.
У найменуванні адресата допустимо зазначати скорочене найменування
юридичної особи.
У разі адресування документа керівнику юридичної особи або його заступнику
найменування юридичної особи має бути складовою частиною найменування
посади адресата, яке зазначають у давальному відмінку.
Якщо документ адресують керівнику структурного підрозділу юридичної особи, то
найменування юридичної особи зазначають у називному відмінку, а посаду, власне
ім’я та прізвище адресата — у давальному.
Якщо документ адресують багатьом однорідним юридичним особам або їхнім
керівникам, адресата зазначають узагальнено в давальному відмінку.
Документ не може мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед
зазначенням найменувань другого, третього, четвертого адресата не ставлять. У
разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складають список
розсилання, а на кожному документі зазначають лише одного адресата. Реквізит
«Адресат» може містити поштову адресу. Реквізити поштової адреси зазначають
згідно з постановою Кабінету Міністрів України.
Якщо документ адресують фізичній особі, спочатку зазначають власне ім’я та
прізвище адресата в давальному відмінку, потім — поштову адресу.

Підпис має містити найменування посади особи, яка підписує документ (у повній
формі, якщо документ надрукований не на бланку, у скороченій — на документі,
надрукованому на бланку), особистий підпис (окрім електронних документів),
власне ім’я і прізвище.
Якщо документ підписують кілька посадових осіб однієї юридичної особи, то їхні
підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості цих осіб. У
разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові
посади, їхні підписи розміщують на одному рівні.
У разі відсутності посадової особи, найменування посади, власне ім’я і прізвище
якої зазначено в документі, його підписує особа, яка виконує її обов’язки, або її
заступник. У цьому разі обов’язково зазначають фактичну посаду, власне ім’я,
прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або
машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати).
Підпис розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність
додатків.
Особистий підпис у всіх реквізитах електронного документа, до складу яких він
входить, замінюють електронним підписом, що створюється відповідно до законів
України.

4. Розкрийте роль QR-коду електронного документа.

QR-код — матричний код(двовимірний штрих-код), розроблений і

представлений японською компанією «Denso-Wave» в 1994 році. Це
сучасне нововведення дозволяє громадянам не виходячи з дому
отримувати такі електронні документи:

• довідку про доходи пенсіонера (загальний розмір призначеної пенсії);

• довідку про доходи пенсіонера для призначення субсидій, що містить
дані про розмір пенсії без урахування видів виплати;
• індивідуальні відомості про застраховану особу (форма ОК-5), що
містить інформацію про страховий стаж, заробітну плату та сплату
страхових внесків страхувальниками;
• витяг з Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру
загальнообов’язкового державного соціального страхування, що
містить дані про статус застрахованої особи/отримувача страхової
виплати; дані про набутий страховий стаж; відомості щодо нарахованої
заробітної плати, що враховується для розрахунку страхових виплат та
страхового стажу; відомості про особливі умови праці, про суми
добровільних внесків; дані пенсійної справи; відомості про інші види
загальнообов’язкового державного соціального страхування.

5. Скориставшись навчальним матеріалом (див. Шевчук С.В., Клименко

І.В. Українська мова за професійним спрямуванням: підручник. К.: Алерта,
2010. С. 297–299),сформулюйте вимоги до складання тексту документа.
Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:
• Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвалила...; Інститут просить...;
Ректорат клопочеться...
• Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні
записки, накази.
• Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і син- таксичних
конструкцій.
• Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, з огляду
на, на підставі, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку, залежно від.
Повторювані в текстах мовні штампи треба видозмінювати, наприклад:
відповідно до угоди - згідно з угодою - на виконання угоди, щодо органів
виконавської влади - стосовно представників бізнесу.
• Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Ва- шого
відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю...; Упорядку
надання матеріальної допомоги...; Упорядку обміну досвідом...; На підставі
вказівки ...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до
Вашого прохання... Дієприслівникові звороти вживати на початку речення:
Враховуючи ...; Беручи до уваги...; Розглянувши...; Вважаючи...; Користуючись
нагодою...
• Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літе- ратурної
мови і зрозумілі для широкого кола читачів.
• Послуговуватися в текстах питомою українською лексикою, уника- ючи слів
іншомовного походження (синоніми-дублети): бігборд - стенд, екзит-пол -
опитування на виході, пресинг - тиск, провайдер - постачальник, тренінг -
вишкіл, фан -уболівальник тощо.
• Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові,
означення стоїть перед означуваними словами, додатки - після опорного
слова, вставні слова - на початку речення).
• Називаючи виконавця дії, потрібно вживати двоскладне речення: Верховна
Рада ухвалила законопроект; Ви не висловили пропозицій. Форми на -но, -
то виражають результативну дію без зазначення її виконавця. Отже,
помилковим є вживання у контекстах на -но, -то іменників чи займенників
в орудному відмінку, що вказують на виконавця дії.
• Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати
працівників, підготувати обґрунтування, координувати роботу. Інфінітив у
текстах ділових паперів уживають із суфіксом -ти, а не -ть.
• У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі
наказового способу: Наказую...; Пропоную...
• Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури,
які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр.,
канд. філол. наук.
• Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості
за допомоги слів: шановний; високошановний; вельмиша- новний;
високоповажний...
• Нову інформацію в тексті розпочинати з абзацу.