2.

Довідково-інформаційні документи

 Прес-реліз

Подія може вважатися об’єктом новин, якщо:

• є цікавою, важливою для широкого кола людей;

• походить із джерела, що заслуговує на довіру;

• стосується подій, що відбулися нещодавно чи відбудуться незабаром;

• пов’язана з певним відкриттям, із захистом інтересів громадян.

Якщо ви хочете досягти успіху, треба пам’ятати:

1) не повідомляйте інформацію, що потенційно не здатна привернути увагу громадськості;

+2) визначте ЗМІ (національні або регіональні газети, щотижневики, випуски новин на радіо й
телебаченні, місцеві телеканали, рекламні оголошення), що позитивно відреагують на ваше
повідомлення;

Умовно можна виділити два різновиди прес-релізу:

стандартний (призначений для інформування про планові події);

спеціальний (призначений для інформування про незаплановані події).

За функціональним призначенням і терміном подання стосовно події прес-релізи

поділяють на:

анонс (ознайомлення з подією заздалегідь);

запрошення (запрошення на захід за кілька днів);

інформація (висвітлення заходу одночасно з проведенням);

резюме (підбиття підсумків, визначення планів на майбутнє після закінчення події, заходу).

 Звіт — це письмове повідомлення про виконання якоїсь роботи.

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові.

Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським способом бланках,

текстові — на звичайному папері.
Текстові звіти – це, як правило, звіти про виконання роботи за певний період часу. Матеріал
звіту охоплює точно визначений період часу.

Види звітів: наукові звіти, рекомендаційні звіти, річні звіти, аудиторські звіти, робочі звіти,
звіти про поїздки, звіти про розслідування, бюджетні звіти, поліцейські звіти, демографічні
звіти, кредитні звіти, оціночні звіти, перевірочні звіти, військові звіти тощо.

У кінці звіту даються пояснення причин повного чи часткового невиконання певної роботи (у
разі, якщо таке невиконання є) та викладаються перспективи його виконання з
перерахуванням усіх необхідних заходів.

Якщо звіт дуже великий за обсягом, частини його матимуть заголовки, які повинні бути
короткими й відповідати змістові.

 Службова записка — це документ, який використовується для вирішення внутрішніх

питань підприємства, установи тощо.

Найпоширенішими видами службових записок є доповідна та пояснювальна записки.

1) Доповідна записка — це документ, в якому викладається інформація про ситуацію, що

склалася, про наявні факти, про виконану роботу.

Складається з ініціативи автора або на вимогу керівника. Вона може містити пропозиції,
висновки, прохання автора.

Доповідні записки бувають внутрішні та зовнішні; інформаційного, ініціативного чи звітного

характеру.

Внутрішні – адресуються керівникові установи чи підрозділу, де працює укладач, зовнішні

— керівникові вищої організації.

Зміст доповідної записки повинен бути точним та лаконічним, поділеним на частини. В кінці
подаються висновки і пропозиції. Пишуться від руки чи передруковуються.

2) Пояснювальна записка – це пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків

працівників ( найчастіше – порушення дисципліни, невиконання роботи, недбальство)

 Рапорт – письмове звернення працівника до вищої посадової особи з викладом питань

службового чи особистого характеру; різновид доповідної записки, у якій докладно
викладається суть якої-небудь справи.
Рапорти подаються з метою реалізації прав і законних інтересів працівників (наприклад,
рапорт про надання відпустки, квартири), інформування про виконану роботу (наприклад,
рапорт про приймання дільниці дільничним інспектором міліції тощо), про виявлені
недоліки й пропозиції щодо їх усунення.

 Довідка – це документ інформаційного характеру, що містить опис та підтвердження

біографічних і юридичних фактів, діяльності окремих осіб чи обставин діяльності закладів,
установ.

Довідки поділяються на особисті та службові; внутрішні та зовнішні.

1) Особисті підтверджують той чи інший біографічний або юридичний факт конкретної

особи (місце проживання, навчання, роботи; склад сім’ї; стан здоров’я тощо).
2) Службові повинні об’єктивно відображати стан справ структурного підрозділу, дільниці
чи всього підприємства.

У ній можуть наводитися таблиці, графіки, приєднуватися додатки. Якщо довідка охоплює
відомості з декількох питань, її текст може складатися з розділів.

Як службові, так і особисті довідки укладаються посадовими особами або уповноваженими

органами на вимогу конкретної службової особи та на запит або за вказівкою вищої
організації, установи.

Довідки, що відображають основну діяльність організації (службові), можуть

бути зовнішніми і внутрішніми.

1) Зовнішні довідки укладаються для подання до іншої, як правило, вищої організації і

підписуються, крім укладача, ще й керівником організації чи установи та засвідчуються
печаткою.
2) Внутрішні – укладаються для подання керівництву організації або на розгляд до
колегіального органу, підписуються лише укладачем і не потребують печатки.

 Протокол – це документ, який відбиває процес і результати роботи колегіальних органів,

проведення різних нарад, засідань, конференцій тощо.

Протоколом оформляється також діяльність адміністративних та слідчих органів. У ньому

занотовуються всі виступи з розглянутих питань та прийняті рішення.

Протокол дає можливість перевірити правильність прийнятих рішень, контролювати їх

виконання.
За обсягом фіксованих даних протоколи поділяються на стислі (записано лише ухвалу або
поширену резолюцію), повні (записуються усі виступи доповідачів, запитання, виступи під час
обговорення) та стенографічні (хід засідань записується дослівно).

Витяг з протоколу — відтворення частини протоколу, яка стосується розгляду окремого

питання з порядку денного.

Він надсилається або передається окремим особам чи підприємствам.

 Службовий лист – це документ, що слугує засобом обміну інформацією, встановлення

офіційних контактів між організаціями, закладами тощо.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на такі, що потребують

відповіді ( запити, прохання, пропозиції, звернення, вимоги тощо) й такі, що не потребують
відповіді (повідомлення, розпорядження, нагадування, відмови подяки, підтвердження,
запрошення, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні та інформаційні).

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи.

Звичайний і колективний листи надсилаються на одну адресу, тільки останній укладається

від імені декількох організацій чи установ.

Циркулярний завжди надсилається керівною установою до своїх структурних підрозділів.

Головна мета листа –пояснити, упевнити, довести і спонукати до потрібної дії адресата
(одержувача).

Службовий лист повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого зайвого, що
б заважало сприйманню основної інформації. Добирати потрібні слова адресант повинен
залежно від мети листування, ступеня знайомства, віку, статі та необхідності дотримання
субординації.

Типи листів:

За характером інформації листи поділяються на різні групи.

1) Ініціативні листи містять прохання, пропозицію, звернення чи запит до адресата.

2) Лист-відповідь викладає характер проблеми чи вирішення питання, прийняття чи відмову
пропозиції тощо, заявлених в ініціативному листі.
3) Супровідний лист документ, що інформує адресата про раніше надіслані документи.
4) Договірний лист – різновид супровідного листа, що вказує на факт відправлення
(надсилання) попередньо укладеного договору, угоди між адресатом і адресантом.
5) Лист-запрошення містить інформацію про дату, характер, місце, час проведення заходу.
Інформаційний лист та лист-повідомлення близькі до листа-запрошення.
6) Гарантійний лист – документ, що є юридичним гарантом виконання викладених у ньому
зобов’язань. Укладається з метою підтвердження певних угод, умов або фінансово-
розрахункових зобов’язань і має підвищену правову функцію.
7) Рекламний лист це різновид інформаційного листа, що містить докладний опис
рекламованих послуг чи товарів, пропагує діяльність закладу чи установи.
8) Лист-нагадування – це документ, у якому нагадується про наближення чи закінчення
визначеного терміну завчасно обумовлених зобов’язань або проведення заходів.
9) Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання певного відправлення (листа,
факсу, телеграми, товару тощо), прибуття особи чи групи, виконання певних дій.
10)Рекламаційний лист – це документ, який обґрунтовано доводить про виявлення певних
недоліків або дефектів у виконаній роботі, продукції чи послузі, а саме: недотримання
попередньо обумовлених термінів, технологічних нормативів тощо, обґрунтування
недоброякісності може підтверджуватися доданими копіями актів, висновками фахівців-
експертів.
11)Лист-претензія – документ, близький до рекламаційного листа, але менш категоричний за
змістом. Цей лист скоріше тактовне нагадування чи коректне висловлення
незадоволення, що повинно передувати категоричному.
12)Комерційний лист – специфічний вид ділового спілкування, прийнятого як у
внутрішньодержавній, так і в міжнародній практиці. Цей лист може містити комерційну
інформацію про зміни цін, видів і способів платежів, умови купівлі-продажу тощо.

3. Ділове листування. Класифікація листів. Етикет ділового листування

Лист - це поширений вид документації, один із способів обміну інформацією.

Мета - пояснити, переконати, поінформувати і спонукати адресата до певної дії.

Класифікація листів:

За функціональними ознаками службові листи переділяють на такі, що потребують

відповіді, й такі, що її не потребують.

 До листів, що потребують відповіді, належать:

o листи-прохання;

o листи-звернення;

o листи-пропозиції;

o листи-запити; 9 листи-вимоги.
 До листів, що не потребують відповіді, належать:

o листи-попередження;

o листи-нагадування;

o листи-підтвердження;

o листи-відмови;

o супровідні листи;

o гарантійні листи;

o листи-повідомлення;

o рекомендаційний лист

Етикет ділового листування

І. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості.

Наприклад:

Шановний (ім 'я та по батькові)!

Шановний пане/пані... (ім 'я, ім'я й прізвище)!

Шановні панове!

Шановні колеги!

Вельмишановний добродію!

Глибокошановний (ім 'я та по батькові)!

Високошановний пане...!

II. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, адже саме вона має
переконати адресата у правомірності написання листа.

Якщо цей лист - відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому реченні буде
доречним ввічливо висловити вдячність:

Висловлюємо свою найщирішу вдячність за...

Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо...

Насамперед (передусім) дозвольте подякувати Вам за...

Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за...

Цей лист - вияв нашої вдячності за...

Ми щиро вдячні Вам за те, що Ви...

Дозвольте висловити свою вдячність...

Вдячні Вам за запрошення...

Дякуємо за надану змогу (пропозицію)...

У діловому світі з різних причин іноді виникають ситуації, коли потрібно вибачитися,
перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату.

У такому разі листа слід розпочинати так:

Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося...

Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю...

Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення...

Хочемо попросити вибачення за завдані Вам зайві турботи...

Перепрошуємо за зайві хвилювання з приводу...

Хочемо щиро перепросити Вас за прикру помилку, що сталася...

III. Вибір завершальних речень залежить насамперед від змісту листа.

Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу,

приділену увагу:

Дякуємо за допомогу...

Щиро вдячні за...

Ще раз висловлюємо щиру вдячність за постійну підтримку...

Ще раз дякуємо і висловлюємо надію, що...

Дозвольте ще раз подякувати Вам за...

Запевняємо, що Ви цілковито можете розраховувати на нашу підтримку.

Ми зателефонуємо Вам, щоб домовитися про взаємно зручний час для зустрічі.

Будемо раді співпрацювати з Вами. Запевняємо, що наша співпраця буде плідною.

Будемо раді допомогти Вам.

IV. Не слід забувати про прощальну фразу.

Наприклад:

З повагою

З повагою і найкращими побажаннями

Зудячністю і повагою

З належною до Вас пошаною

Залишаємося з пошаною

Зі щирою повагою (пошаною)

З найщирішою до Вас повагою (пошаною)

З повагою, вдячністю та побажанням успіхів

Із вдячністю і правдивою пошаною

Бажаємо успіхів

VI. Ділові листи не повинні бути надто довгими.

Викладати свої міркування слід чітко, за сутністю, тоді вся запропонована інформація буде
доречною.