Практичне заняття 17.

Тема: Укладання розпорядчої та організаційної документації.

План.
1. Особливості складання доповідної записки.
2. Структура тексту пояснювальної записки.

Теоретичний матеріал

Пояснювальна записка - це письмове пояснення на вимогу керівника

щодо ситуації, яка склалася, фактів, дій або вчинків працівників
(найчастіше - порушення дисципліни, невиконання службових завдань).
Інколи пояснювальна записка - це вступ до якогось документа (плану,
звіту, проекту).
Пояснювальна записка — це документ, в якому:
- особа викладає причини якихось подій, фактів, допущених нею
порушень (укладається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника
структурного підрозділу чи установи);
- міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому
пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура,
зміст призначення та ін. плану, звіту, проекту тощо).
Доповідна записка - це письмове повідомлення на ім'я керівника
установи, організації, в якому описується певний факт, подія,
повідомляється про виконання окремих завдань, службових доручень.
Доповідна записка укладається з ініціативи її автора або за вказівкою
керівника. Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються
керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні,
адресовані керівникові вищої організації. Доповідні записки бувають
також інформаційного, звітного й ініціативного характеру.
Зміст доповідної записки має бути точним і лаконічним; найкраще
поділити його на частини, подавши в кінці чітко сформульовані висновки
й пропозиції. Доповідні записки пишуть від руки або передруковують.

Завдання 1. Продовжте речення:

Пояснювальні записки поділяються на два основних види:

Внутрішні пояснювальні записки - це документи, які адресуються

керівнику підприємства, організації, установи. Вони складаються
працівниками підприємства, організації, установи для пояснення причин
відхилення від встановлених норм, правил, процедур, а також для
пояснення причин допущених помилок, порушень.

Зовнішні пояснювальні записки - це документи, які адресуються

органам державної влади, контролюючим органам, іншим організаціям.
Вони складаються працівниками підприємства, організації, установи для
пояснення причин виникнення певних ситуацій, подій, для надання
інформації про діяльність підприємства, організації, установи.

Залежно від змісту пояснювальні записки також можна поділити на

такі види:

Пояснювальні записки про відхилення від встановлених норм,

правил, процедур - складаються для пояснення причин відхилення від
встановлених норм, правил, процедур, наприклад, відхилення від плану
роботи, відхилення від технологічного процесу, відхилення від вимог
пожежної безпеки тощо.

Пояснювальні записки про допущені помилки, порушення -

складаються для пояснення причин допущених помилок, порушень,
наприклад, помилок у звітності, порушень трудової дисципліни, порушень
правил техніки безпеки тощо.

Пояснювальні записки про причини виникнення певних ситуацій,

подій - складаються для пояснення причин виникнення певних ситуацій,
подій, наприклад, причин виникнення аварії, причин виникнення
конфлікту тощо.

Пояснювальні записки про діяльність підприємства, організації,

установи - складаються для надання інформації про діяльність
підприємства, організації, установи, наприклад, про фінансовий стан
підприємства, про виконання плану роботи, про виконання договорів
тощо.

При складанні пояснювальної записки необхідно дотримуватися

таких вимог:
  Пояснювальна записка повинна бути написана діловим стилем, без
емоційних висловлювань.

 Пояснювальна записка повинна містити чіткі та конкретні пояснення

причин відхилення від встановлених норм, правил, процедур,
допущених помилок, порушень, причин виникнення певних
ситуацій, подій тощо.

 Пояснювальна записка повинна бути підписана автором і завірена

керівником підприємства, організації, установи.

Службова пояснювальна записка містить такі реквізити:

Назва документа - "Пояснювальна записка".

Дата - дата складання пояснювальної записки.
Адресат - посада, прізвище, ім'я, по батькові особи, якій адресується
пояснювальна записка.
Текст пояснювальної записки - виклад обставин, пояснення причин
відхилення від встановлених норм, правил, процедур, допущених
помилок, порушень, причин виникнення певних ситуацій, подій тощо.
Підпис - підпис автора пояснювальної записки.

Додатково до обов'язкових реквізитів у пояснювальній записці можуть

бути вказані такі реквізити:

Номер документа - номер пояснювальної записки, який присвоюється в

межах підприємства, організації, установи.

Відмітка про затвердження - зазначається, якщо пояснювальна записка

була затверджена керівником підприємства, організації, установи.

Розміри пояснювальної записки зазвичай не перевищують одного аркуша

формату А4.

Доповідні записки поділяються на такі види:

Залежно від адресата:

Внутрішні доповідні записки - це документи, які адресуються керівнику

підприємства, організації, установи.

Зовнішні доповідні записки - це документи, які адресуються органам

державної влади, контролюючим органам, іншим організаціям.

Залежно від змісту:

Інформаційні доповідні записки - складаються для надання інформації

про певні події, процеси, явища.

Пропозиції доповідні записки - складаються для внесення пропозицій

щодо поліпшення діяльності підприємства, організації, установи.

Розрахунково-аналітичні доповідні записки - складаються для аналізу

певних показників, ситуацій, для проведення розрахунків.
Звітні доповідні записки - складаються для подання звіту про виконання
певних завдань, функцій.

Залежно від терміну виконання:

Термінові доповідні записки - повинні бути розглянуті та виконані

протягом певного терміну.

Нетермінові доповідні записки - можуть бути розглянуті та виконані в

будь-який час.

При складанні доповідної записки необхідно дотримуватися таких вимог:

 Доповідна записка повинна бути написана діловим стилем, без

емоційних висловлювань.
 Доповідна записка повинна містити чіткі та конкретні відомості про
те, що доповідається.
 Доповідна записка повинна бути підписана автором і завірена
керівником підприємства, організації, установи.

Внутрішні доповідні записки складаються працівниками підприємства,

організації, установи для надання інформації керівнику підприємства,
організації, установи. Внутрішні доповідні записки можуть бути як
інформаційними, так і пропозиційними, розрахунково-аналітичними,
звітними.
Зовнішні доповідні записки складаються працівниками підприємства,
організації, установи для надання інформації органам державної влади,
контролюючим органам, іншим організаціям. Зовнішні доповідні записки,
як правило, є інформаційними або пропозиційними.

Інформаційні доповідні записки складаються для надання інформації

про певні події, процеси, явища. Інформаційні доповідні записки можуть
бути як внутрішніми, так і зовнішніми.

Пропозиції доповідні записки складаються для внесення пропозицій

щодо поліпшення діяльності підприємства, організації, установи.
Пропозиції доповідні записки можуть бути як внутрішніми, так і
зовнішніми.

Розрахунково-аналітичні доповідні записки складаються для аналізу

певних показників, ситуацій, для проведення розрахунків. Розрахунково-
аналітичні доповідні записки можуть бути як внутрішніми, так і
зовнішніми.

Звітні доповідні записки складаються для подання звіту про виконання

певних завдань, функцій. Звітні доповідні записки можуть бути як
внутрішніми, так і зовнішніми.

Термінові доповідні записки повинні бути розглянуті та виконані

протягом певного терміну, який зазначається в доповідній записці.
Термінові доповідні записки можуть бути як внутрішніми, так і
зовнішніми.

Нетермінові доповідні записки можуть бути розглянуті та виконані в

будь-який час. Нетермінові доповідні записки можуть бути як
внутрішніми, так і зовнішніми.

Доповідна записка складається з таких реквізитів:

  Назва документа - "Доповідна записка".

 Дата - дата складання доповідної записки.

 Адресат - посада, прізвище, ім'я, по батькові особи, якій адресується

доповідна записка.

 Заголовок до тексту документа - зазначається у випадку, якщо

доповідна записка містить інформацію про певне питання,
проблему, подію.

 Текст доповідної записки - виклад обставин, подій, фактів,

інформації, про які доповідається.

 Висновки та пропозиції - зазначаються, якщо доповідна записка

містить висновки та пропозиції щодо вирішення певного питання,
проблеми, події.

 Підпис - підпис автора доповідної записки.

Завдання 2. Використовуючи поданий теоретичний матеріал, складіть

mind map або постер. Виконану роботу прохання надіслати окремим
файлом.

Завдання 3. Складіть доповідну записку за зразком.

Генеральному директору
ТОВ «Digital Fantazy»
Лозікову Владиславу Миколайовичу
 Доповідна записка
про виявлення факту порушення техніки безпеки
22 листопада 2023 року о 20:35 перебуваючи на робочому місці, за
адресою:м. Київ, вул. Драгоманова 34,Коваленко Олексій Іванович,
порушив заходи особистої безпеки при роботі з електроприладами,.
Внаслідок чого отримав опік та пошкодив електрообладнення. В
результаті підприємству завдано матеріальний збиток на суму 28000
грн.
Подія підтверджена актом № 288, який було складено в
присутності голови виробничого цеху та поясненням Коваленка Олексія
Івановича.
На підставі викладеного,
Вважав би:
Повністю покласти вину на Коваленка Олексія Івановича з
подальшим вирішення питання про перебування останнього на посаді
головного майстра з ремонту електронної техніки.
Накласти штрафні санкції на суму в розмірі 100% на
відшкодування завданих ним матеріальних збитків, згідно з
розпорядженням компанії №203.

Інженер з охорони праці Іванов О.В

«22» листопада 2023 року

Завдання 4. Прочитайте текст документа. Висловіть свої зауваження

щодо змісту й оформлення. Відредагуйте текст.
Пояснювальна записка для мого начальника, Іваненка Петра Дмитровича.
Шановний Петре Дмитровичу, я дуже хотів 10 квітня потрапити на
роботу, але на жаль, загубив ключі від квартири. З повагою, Ваш
підлеглий, Доценко Антон Павлович. 11 квітня 2023 року.

До директора ТОВ «»
Іваненка Петра Дмитровича
Від Доценка Антона Павловича

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Про відсутність на роботі

10 квітня 2023 року

Я, Доценко Антон Павлович, інженер-програміст, повідомляю, що

10.04.2023 був відсутній на робочому місці з 9:00 до 18:00. Причина моєї
відсутності полягає в тому, що я загубив ключі від квартири. У зв'язку з
цим я не зміг потрапити додому і, відповідно, не мав можливості
приступити до роботи. Я розумію, що моя відсутність на робочому місці є
порушенням трудової дисципліни. Я прошу вибачення за це перед
керівництвом та колегами. У майбутньому я докладу всіх зусиль, щоб
уникнути подібних ситуацій.

11.04.2023 Антон ДОЦЕНКО