Заняття 6. Тема 6. Довідково-інформаційні документи.

I. ТЕОРЕТИЧНИЙ БЛОК

ПЛАН
1. Звіт.
2. Службові записки.
3. Протокол.
4. Витяг з протоколу.

Звіт – це письмове повідомлення про виконання певної роботи.

Види звітів

Наукові Бюджетні
Анотовані Поліцейські
Рекомендаційні Демографічні
Річні Кредитні
Аудиторські Оціночні
Робочі Перевірочні
Про поїздки Військові
Про розслідування

Реквізити звіту

Назва виду документа Текст, який має такі частини:

o вступ (вказуються завдання,

які було поставлено перед
установою за звітний період);
o основна частина (опис та
аналіз виконаної роботи);

o висновки (пропозиції,
зауваження, перспективи на
майбутнє).

Підпис керівника установи або особи

Вказівка на період за який звітують,
1
 Заголовок відповідальної за складання звіту.

Назва установи, організації, про роботу яких Дата складання та печатка

звітують

У заголовку звіту крім слова «Звіт» зазначають назву організації чи установи,

яка звітує, період, вид роботи.

У зовнішніх звітах, окрім зазначених реквізитів, є такі: печатка, штамп

установи, підпис керівника.

Звіт повинен мати композиційну чіткість, логічну послідовність у викладі,

обгрунтованість висновків і пропозицій, стислість, точність формулювань.

Великий за обсягом текст звіту поділяється на частини, кожна з яких має свій
заголовок. У звітах, які не виходять за межі структурного підрозділу, печатка,
штамп установи не ставляться.

Під загальним терміном службові записки найчастіше розуміють

такі різновиди довідково-інформаційних документів: доповідна записка,
пояснювальна записка, рапорт.

Доповідна записка – це службовий документ, у якому інформують керівни-

цтво про ситуацію, що склалася, факти, які мали місце, виконання роботи
тощо.

Розрізняють такі види доповідних записок: інформаційні, звітні, ініціативні; за

походженням розрізняють:внутрішні і зовнішні.

Реквізити доповідної записки

1.Адресат 5.Текст 1.
2.Андресант 6.Дата 2.
3.Назва виду документа 7.Підпис 3.
4.Заголовок 4.

2
Пояснювальна записка – це документ особистого характеру, в якому
пояснюються певні дії особи; вступна частина основного документа(плану
програми звіту), в якому обгрунтовується мета його створення. Пояснювальну
записку пише працівник на вимогу адміністрації, у деяких випадках з
ініціативи підлеглого.

Пояснювальну записку, що не виходить за межі установи оформлюють на

стандартному аркуші А4, що виходить за межі установи на бланку і
реєструють.

Протокол – це документ що відбиває процес і результат роботи постійних та

тимчасових колегіальних органів, проведення зборів, засідань, нарад,
конференцій, обговорень тощо.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа, конспектуючи

стенографуючи або записуючи на диктофон виступи учасників засідання.

Види протоколів за обсягом

фіксованої інформації

стислі повні стенографічні

Записують порядок Крім порядку денного, Весь хід засідання

денний прізвища ухвали, стисло фіксують записують дослівно.
доповідачів, назву виступи доповідачів,
питання, формулюють інших осіб, які беруть
ухвалу. участь у роботі
колегіального характеру.

Вимоги до оформлення протоколу такі: протокол оформлюють на загальних

бланках формату А4. Датою протоколу є засідання. Протоколи мають
порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає й к-сть проведених
засідань. Правильне ведення протоколу має іважливе значення, оскільки
ухвалені рішення набувають юридичної сили тоді. КОЛИ ВОНИ ОФОРМЛЕНІ

3
ПРОТОКОЛОМ. Протокол дає можливість перевірити правильність прийнятих
рішень контролювати їх виконання.

У тексті протоколу виділяють дві частини:

 вступна частина має постійну інформацію: (голова, секретар, присутні.)

та зміну (ініціали і прізвища голови, секретаря, присутніх) Слова: Голова,
Серетар, Присутні пишуть від лівого берега. Прізвища присутніх і
запрошених подають за абеткою. Якщо к-сть перевищує 15 осіб, до
протоколу подають список присутніх, а у вступній частині протоколу
вказують загальну к-сть: «Були присутні 130 осіб». Вступну частину
протоколу закінчують порядком денним. Слова ПОРЯДОК ДЕННИЙ
друкують від лівого берега, кожний пункт якого нумерують і записують з
нового рядка. Питання формулюють у називному а не знахідному.

 основна частина тексту протоколу складається з розділів, які

відповідають пунктам порядку денного.

Текст кожного розділу будують за схемою: 1.СЛУХАЛИ: 2.ВИСТУПИЛИ:

3.УХВАЛИЛИ:, після двокрапки з абзацу пишуть прізвище й ініціали
доповідача через тире, короткий виклад тексту виступу. У тих випадках, коли
текст доповідають, виступ не записують, а після прізвища доповідача вказують:
ТЕКСТ ДОПОВІДІ ДОДАЄТЬСЯ.

Витяг з протоколу – це відтворення частини протоколу, яка стосується розгляду

окремого питання. Його сакладають, надсилають (або передають) окремим
особам чи підприємствам на їхню вимогу.

Різниця між протоколом та витягом з протоколу: від протоколу, витяг

протоколу відрізняється тим, що в ньому подається ухвала лише з одного
питання, тому порядок денний не зазначається. Витяг засвідчується підписами
голови та секретаря зборів і скріплюється печаткою. У протоколі роблять
помітку про витяг, а також зазначають, кому його вручено або надіслано.

Помітку про витяг роблять у протоколі, а також зазначають кому його вручено,
або надіслано.

4
 II. ПРАКТИЧНИЙ БЛОК

1. Розмістіть реквізити в правильній послідовності. Визначте вид

документів.

І. 1.Особистий підпис. Пояснювальна записка

2. Адресант. 1. Адресат.
3. Назва виду документа. 2. Адресант.
4. Дата складання. 3. Назва виду документа.
5. Текст. 4. Текст.
6. Адресат.
5. Дата складання.
6. Особистий підпис
ІІ. 1. Текст. Службові записки
1. Адресат. 1. Адресат.
2. Підпис.
3. Заголовок
2. Адресант.
4. Адресант. 3. Назва виду документа.
5. Дата складання. 4. Заголовок.
6. Назва виду 5. Текст.
документа. 6. Дата складання.
7. Підпис.
Протокол
ІІІ. 1. Назва виду документа. 1. Назва виду документа.
2.Текст. 2. Індекс (номер).
3. Індекс (номер). 3. Дата.
4. Гриф затвердження. 4. Місце засідання.
5. Підпис голови. 5. Гриф затвердження.
6. Дата. 6. Заголовок до тексту.
7. Заголовок до тексту. 7. Текст.
8. Місце засідання 8. Підпис голови.
9. Підпис секретаря
9. Підпис секретаря.
ІV. 1. Дата складання. Витяг з протоколу
2. Текст. 1. Назва виду документа.
3. Підпис. 2. Заголовок.
4. Назва виду документа. 3. Дата документа.
5. Печатка. 4. Тест.
6. Заголовок.
5. Дата складання.
7. Дата документа.
6. Підпис.
7. Печатка.

3.Знайдіть помилки в оформленні пояснювальної записки. Відредагуйте

документ.

Завідувачеві шкільного відділу

Київського педагогічного коледжа
при Національному ун-ті ім. Т. Г. Шевченка

5
 Пояснювальна записка.

Я, М. І. Мотрич, був відсутнім на заняттях через хворобу. Довідка № 2 18-

05/106 видана поліклінікою № 2 Деснянського района м. Києва 16.04.05,
прикладається.

17.04.05 р. (підпис) Мотрич М. І.

4.Напишіть доповідну записку на ім’я декана вашого факультету.

5. Прочитайте уривки з текстів, відредагуйте їх. Визначте, які це

документи за найменуванням.

1. Витяг з протоколу засідання вченої ради національного педагогічного

університета імені Т. Шевченка 21. О6. 2010.

Витяг із протоколу засідання Вченої ради Національного педагогічного

університету імені Т. Шевченка від 21 жовтня 2010 р. (Витяг із протоколу)

2. Я, студентка Кравець Л.М., не змогла вчасно приступити до занять 9 лютого

2010 року.

Я, студентка Кравець Л.М., не змогла вчасно розпочати заняття 9 лютого

2010 року.(Пояснювальна записка)

3. Займаючи посаду староста, я зіткнувся з проблемою катострофічної нестачі

аудиторії для проведення практичних занять.(Пояснювальна записка)

4. У відповідності з Вашим дорученням мною перевірено стан підготовки вузів

до нового 2004-2005 учбового року.

Відповідно з Вашим дорученням, мною перевірено стан підготовки вузів до

нового 2004-2005 навчального року. (Пояснювальна записка)

5. Вважаю необхідним прийняти щодо Степанова С. Т. сурові міри

дисциплінарної відповідальності.

6
Вважаю необхідним вжити суворих заходів дисциплінарної відповідальності
щодо Степанова С.Т. (Доповідна записка)

6. Постановили: До 20.12.2009 р. ліквідувати всі негативні оцінки студентів.

Ухвалили: До 20.12.2009 р. ліквідувати всі негативні оцінки студентів.

(Протокол)

5.Складіть повний протокол загальних зборів студентів вашої групи,

самостійно визначивши порядок денний.

6.Оформте витяг із вище складеного протоколу загальних зборів

студентів вашої групи.

7.Напишіть звіт про проходження культурологічної практики.

8. Зредагуйте словосполучення.

Піднімати питання
Порушувати питання

Схвалити рішення
Ухвалити рішення

По ініціативі повістка денна

За ініціативою
порядок денний

В заключення
На заключення (наприкінці)

Відложити засідання
Відкласти засідання

Положення справ
Становище справ

Слідуючий раз
Наступний раз

Звідси витікає, що
Звідси випливає, що

7
Слідуюче питання
Наступне запитання

Розробити міроприєства
Розробити заходи

Привести приклади
Навести приклади

Високий покажчик продуктивності праці

Високий показник продуктивності

Найдоцільніший варіант
Більш розумний варіант

Стосовно розглянутих питань

Стосовно розглянутих справ

Головна увага ним приділяється

Головну увагу він приділив

Свідчити факти
Свідчити про факти

Піклуватися за підлеглих
Дбати про підлеглих

Залучити в роботу
Залучити до роботи

Рекомендації по здійсненню
Рекомендації щодо здійснення

Ввести в склад комісії

Ввести до складу комісії

8
9