64.

Особливості тексту довідки

Довідка - документ інформаційного характеру, який описує та встановлює факти та події.
Довідки поділяються на службового та особистого характеру.
Під час оформлення довідок слід мати на увазі, що:
• дату і реєстраційний індекс довідки проставляють у день її підписання;
• внутрішні довідки реєструють окремо від зовнішніх. Реєстраційний індекс зовнішнім
довідкам надають за журналом (картотекою, електронною базою даних) реєстрації вихідних
документів, а внутрішнім —  за відповідною формою реєстрації внутрішніх документів;
• місце складення (місто, село, селище) не вказують лише на зовнішніх довідках,
оформлених на бланку листа, що містить реквізит «Довідкові дані про юридичну особу», або
на яких проставлено відбиток штампа з відтворенням обов’язкових реквізитів юридичної
особи;
• заголовок до тексту довідки має стисло і точно відображати зміст тексту довідки та може
містити відомості про дату та час, коли було зафіксовано наведені факти чи події;
• текст довідки може складатися з 2 частин — вступної та констатуючої, або лише з однієї
констатуючої частини. Констатуюча частина може поділятися на пункти, містити таблиці.
Оскільки ситуації, з приводу яких видають довідки, є досить типовими, то для їх оформлення
можна використовувати трафаретні бланки, де постійну частину тексту надруковано
заздалегідь, а для внесення змінних даних залишено місце;
В тексті довідки особистого характеру визначається назва організації, в яку подається
довідка. Текст довідки особистого характеру оформляється на трафаретному бланку.
65.Протокол як документ колегіальних органів управління.
Протокол — це один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують
хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах відбуваються
всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення
проблем. Вони оформлюються на підставі записів і стенограм, зроблених у ході засідань.
Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів
(нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій — усі члени президії.

66.Реквізити протоколу.
Протокол має такі реквізити:

1. Назву виду документа, яку пишуть посередині рядка;

2. Порядковий номер протоколу;
3. Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори,
виробнича нарада, розширена нарада);
4. Назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція;
5. Дата проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації з
лівого боку. У цьому ж рядку з правого боку пишуть місце проведення (назву міста);
6. Кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. У разі великої кількості присутніх
на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише
загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10 —12 осіб, то вказують усіх присутніх;
7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря,
членів президії);
8. Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції.
Питання у порядку денному формулюють у називному відмінку;
9. Текст;
10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок;
11. Підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).
 67.Особливості тексту протоколу.
Текст протоколу. 
1. Вступна частина має постійну інформацію (голова зборів, секретар, були присутніми).
2. Прізвища членів колегіального органу та запрошених записуються в алфавітному порядку
(окремо члени комісії, окремо - запрошені). їх друкують в один рядок через один інтервал.
Прізвища запрошених слід вказувати, якщо їх кількість не перевищує 15. Інакше до протоколу
додається список присутніх.
3. Вступ протоколу закінчується порядком денним. Після слів «ПОРЯДОК ДЕННИЙ» ставлять
дві крапки і через два інтервали нижче друкують з абзацу порядкові номери питань.
4. Головна частина тексту протоколу складається згідно з пунктами порядку денного. Текст
будується за схемою: СЛУХАЛИ - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)
5. Слово СЛУХАЛИ друкують великими літерами, перед словом ставиться цифра, що
відповідає питанню, після слова ставиться дві крапки. Ініціали, прізвище доповідача
пишуться у родовому відмінку з нового рядка; після прізвища ставиться тире і з великої
літери пишуть зміст доповіді у вигляді прямої мови.
6. Слово ВИСТУПИЛИ друкують великими літерами, після нього ставлять дві крапки, ініціали і
прізвище пишуть у називному відмінку з абзаца, в дужках вказують посаду, потім ставиться
тире і з малої літери друкують зміст доповіді.
7. Запитання доповідачу і відповіді входять до розділу ВИСТУПИЛИ й оформляються так
само.
8. Слово УХВАЛИЛИ друкують великими літерами через два інтервали нижче попереднього
тексту.
68.Витяг з протоколу як документ.
Витяг із протоколу - цей документ оформляють для ознайомлення з рішеннями, прийнятими
під час роботи колегіального органу, посадових осіб або підвідомчих організацій. Документи
підлягають завіренню.
Реквізити витягу із протоколу аналогічні реквізитам протоколу. Окрім того є відмітка про
завірення копії та відмітка про виконання.
Реквізити:
– назва виду документа (ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ),
– дата (переноситься з оригіналу протоколу),
– місце складання чи видання ( з оригіналу),
– заголовок до тексту ( з оригіналу),
– текст (із вступної частини беруть пункти «Голова», «Секретар», «Присутні, » потрібний
номер питання порядку денного, з основної – цитують пункти, що стосуються потрібного
питання порядку денного,
– підпис (переноситься реквізит з оригіналу, але голова і секретар не підписуються),
– позначка про завірення копії (оформляється без слова «копія» у правому верхньому кутку
аркуша).
 69.Службове листування.
Службові листи - це листи, звичайно прості за змістом та невеликі за обсягом. Службові
листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між
підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

70.Класифікація службових листів.

І. За функціональними ознаками службові листи поділяють на дві групи:
1) ті, що потребують відповіді, й  2) такі, що її не потребують.
1) До листів, що потребують відповіді, належать: листи-прохання; листи-запити; листи-
претензія; листи-звернення; листи-пропозиції; листи-вимоги.
2)  До листів, що не потребують відповіді: листи-повідомлення; гарантійні листи; листи-
підтвердження; супровідні листи; листи-нагадування; листи-претензія; листи-попередження;
листи-відмови; листи-розпорядження.
ІІ. За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний
лист надходить на одну адресу, циркулярний лист – кільком установам, колективний лист
– на одну адресу, але від імені керівників кількох установ.

71.Реквізити службових листів.

1. Державний герб розміщується посередині рядка, ліворуч.
2. Емблема організації – поряд із назвою організації.
3. Державні нагороди зображуються у верхньому лівому кутку або посередині.
4. Угорі, праворуч, указується код організації.
5. Повна назва установи, автора листа, відтворюється у верхньому лівому куті за допомогою
штампа або друкарським способом.
6. Назва структурного підрозділу розміщується угорі, ліворуч.
7. У верхньому лівому кутку оформляють згідно з поштовими правилами індекс підприємства
зв’язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу.

72.Структура тексту службового листа.

Службовий лист складається зі вступу, доведення та заключної частини. У вступі викладають
причини та безпосередній привод, які стали підставою для написання. У доведенні
подаються історія написання, докази, факти, посилання на законодавство, цифрові дані,
робляться логічні висновки. Заключна частина містить основну думку документа: прохання,
пропозицію, згоду відмови тощо.
Виклад змісту аркуша має бути логічно послідовним, стислим, упевненим, спонукати
адресата належним чином вирішувати порушений питання.