КЗ КОР “Фастівський ліцей-інтернат”

Реферат на тему:
“Ділове листування”
підготувала учениця 11-А класу
Гайдай Анатолій

Фастів, 2022.
1
Зміст
Вступ 3
Розділ 1. Організація діловодства в установі 3
Розділ 2. Функції діловодства 4
Розділ 3. Види листів 5
Розділ 4. Мета листа 8
Розділ 5. Написання ділового листа 10
Розділ 6. Види офісної кореспонденції 12
Розділ 7.Оформлення службових листів. Загальні правила ділового листування 14
Розділ 8. Структура службових листів, їх реквізити та оформлення 16
Розділ 9. Види службових листів та їх характеристика 18
Висновок 20
Література 20

2
Вступ
0рганізація діловодства істотно впливає на оперативність,
економічність і надійність функціонування апарату управління установи,
культуру пращ управлінського персоналу. Якщо процес діловодства в установі
поставлений раціонально, фахівці й керівники вивільняються від виконання
невластивих їм функцій, підвищується результативність ‘їх праці,
скорочуються витрати, пов’язані з функціонуванням апарату управління.

Розділ 1. Організація діловодства в установі

Розглянемо основні поняття діловодства, які стосуються установ
усіх форм власності. Діловодство визначається як діяльність, що охоплює
питання документування та організації роботи з документами у процесі
виконання управлінських дій. Діловодство в установі являє собою повний цикл
обробки та руху документів з моменту їх створення (або одержання) до
завершення виконання і відправлення. Від правильної організації діловодства,
якнайповнішої його механізації і автоматизації заложить ефективність
управління в цілому.
Документування — це створення документів, тобто їх
підготовка, складення, оформлення та виготовлення. Організація роботи з
документами є створення умов, які забезпечують рух, пошук та збереження
документів у діловодстві. Документообіг — рух документів в установі з
моменту створення до Відправлення. Обсяг документообігу визначається
кількістю вхідних, вихідних та внутрішніх документів, наприклад, за рік.
Швидкість документообігу заложить від якості документаційного
обслуговування апарату управління в цілому та від системи організації
діловодства (повної або часткової).
Повну централізацію діловодства рекомендується застосовувати
в установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на piк (IV
категорія) і невеликою кількістю структурних підрозділів. Децентралізована
3
система діловодства має місце в установах з територіально роз’єднаними
структурними підрозділами та кількістю документів понад 100 тис. одиниць на
рік. Загальні правила документування управлінської діяльності викладеш в
Примірній інструкції з діловодства в міністерствах і відомствах України,
місцевих органах державної влади, місцевого та регіонального самоврядування.
Вона регламентує порядок робота з документами з моменту їх створення або
надходження до відправлення або передачі в архів установи. Положення
інструкції поширюються на всю службову документацію, що не має таємного
характеру, у тому числі створену засобами обчислювальної техніки.
Правила і рекомендації про порядок здійснення діловодних
процесів розробляються відповідно до законів України, що встановлюють
порядок організації і діяльності органів державної влади, та актів органів
державної виконавчої влади, місцевого і регіонального самоврядування.
0рганізаційно-методичну допомогу у вдосконалені системи документаційного
забезпечення державного управління і діловодства подають установи державної
архівної служби України, які розробляють і затверджують основні нормативні
документи з відповідних питань, перевіряють і мають право вимагати від
керівників установ усунення виявлених під час перевірок недоліків.

Розділ 2. Функції діловодства

Загальне керівництво організацією діловодства в установі
здійснює її керівник. Уся організаційна робота з раціональної постановки
діловодства в установі покладається на службу діловодства. Остання е
самостійним структурним підрозділом установи і підпорядковується її
керівнику. Факторами, які визначають організаційну побудову служби
діловодства, є її основні функції, обсяг робіт по кожній з них, а також розмір
установи, тобто кількість її структурних підрозділів, їх територіальне
розміщення, загальна кількість працівників, кількість рівнів прийняття рішень,
норми управління, прийнята система документування й організації роботи з

4
документами, рівень механізації і автоматизації документаційних процесів
тощо. Основними завданнями служби діловодства е встановлення єдиного
порядку роботи з документами в установі та підвідомчій мережі,
документаційне забезпечення діяльності на основі використання сучасної
обчислювальної техніки, автоматизованої технологи роботи з документами і
скорочення кількості документів.

Розділ 3. Види листів

Службовий лист — це узагальнена назва різних за змістом
документів, які виділяють у зв’язку із особливим способом передавання тексту
— пересиланням поштою.
Службовий лист є не лише носієм певної інформації, а й
правовим документом. Правильність листа, відповідність його змісту
нормативним актам засвідчує своїм підписом керівник організації, який несе
повну відповідальність за викладену інформацію. Виклад змісту листа мас бути
логічно послідовним, стислим, переконливим, спонукати адресата належним
чином вирішити порушене питання. Службовий лист складається зі вступу,
доведення та заключної частини. У вступі викладають причини та
безпосередній привід, які стали підставою для написання. У доведені
подаються історія питання, докази, факти, посилання на законодавство, цифрові
дані, робляться логічні висновки. Заключна частина містить основну думку
документа: прохання, пропозицію, згоду, відмову тощо. Службовий лист
мусить бути бездоганним. Навіть невелике недотримання вимог до нього може
перетворити лист на дефектний з юридичної точки зору. Всі дані та факти, про
які йдеться в листі, повинні бути перевірені. Кореспонденція поділяється на
такі види листів: — ділові (формальні та неформальні); — особисті (приватні);
— рекомендаційні; — прямої поштової реклами. Формальними є листи,
підготовленні одним підприємством (установою, організацією).

5
 Неформальні складають працівники одного рівня (скажімо,
менеджер кадрової) служби однієї фірми менеджеру кадрової служби іншої) із
пропозицією про особисту зустріч з метою обговорення деяких питань, обміну
інформаційними матеріалами тощо. Всі офіційні ділові листи за
функціональною ознакою можна поділити на такі, що потребують відповіді і
такі, що не потребують відповіді. Серед перших – лист прохання, лист вимога,
лист звертання. лист запит.
Відповіді на них оформляють залежно від змісту вхідного листа.
До другої групи належать лист-попередження, лист-відмова, лист нагадування,
лист-повідомлення, лист-подяка, лист-оповіщення, лист-підтвердження. лист-
розпорядження, інформаційний лист. супровідний лист. В залежності від
адресата їх розрізняють на колективні та циркулярні. Колективний лист
складається від імені певної кількості осіб та спрямовується за одною адресою.
До таких листів можна віднести скарги, прохання ‘га :звернення, що Підписані
групами осіб, які усвідомлюють свою спільність у розв’язанні питань.
Циркулярний лист, навпаки. спрямовується ряду підпорядкованих установ
одним адресатом.
Джерелом циркулярного листа є, як правило, вища організація
(міністерство, корпорація), що інформує свої підрозділи щодо того чи іншого
питання або дає вказівки, розпорядження. 3 огляду на зміст та обсяг листи
поділяють на прості, або одноаспектні, та складні, або багатоаспектні. За
тематичною ознакою листи бувають адміністративно господарчі.
постачальницько-побутові, виробничі, пропагандистські. та інші. За цією
ознакою розрізняють також ділову та комерційну кореспонденцію. Вважається,
що листування, яке стосується економічної, правової, фінансової та інших форм
діяльності підприємства, є діловою кореспонденцією, а листування з питань
матеріально-технічного постачання та збуту – комерційною. Листування може
стосуватися виробничої діяльності підприємств та організацій. та відносин між
суспільними, профспілковими та культовими установами. За структурними
6
ознаками ділову кореспонденцію можна поділити на стандартну
(регламентовану) та нестандартну.
Особистими є листи, якими обмінюються знайомі або родичі.
Така кореспонденція мас приватний характер. Раніше особисті листи займали
багато сторінок. Автор першого тлумачного словника Самуель Джонсон,
скажімо, вважав, що стислий лист, що адресований далекому другові, є
образливим, подібні до короткого кивка або недбалого рукостискання. 0собисті
листи пишуть, як правило. від руки. і якщо інколи їх можна надрукувати, то
запрошення, відповіді, привітання та співчуття завжди складають під руки, що
підкреслює щирість того, хто пише, краще висловлює особисте ставлення до
людини та події в її житті. В багатьох країнах вважають, що в окремих
випадках о6ов’язково потрібно надсилати листи. Наприклад, висловити подяку
господарям, якщо ви гостювали в їх будинку понад добу. 0бов’язковими є
також листи, в яких дякують за подарунки, якщо не було нагоди подякувати
особисто. Рекомендаційними є листи, які заочно представляють людину. Такі
листи допомагають їй швидко заручитися підтримкою за місцем тимчасового
перебування.
Вони означають, що пред’явник цього має право на увагу та
гостинність. (з огляду на це незручно просити кого-небудь дати такий лист).
Якщо ви пишете рекомендаційний лист, разом з ним можна вкласти у конверт
вашу візитну картку. А ім`я того, кого ви рекомендуєте, можна написати
олівцем.
Листи прямої поштової реклами призначені для рекламування
товарів та послуг безпосередньо тим людям, в яких зацікавлений
рекламодавець. Якщо список адресатів добре продуманий, рекламний лист
складений тонко та зі смаком, а товар, що пропонується мас хороший попит,
адресати, як правило, дістають серйозний імпульс до здійснення негайних
покупок. Уявіть собі, що ви як керівник фірми отримали рекламний лист, з
пропозицією придбати конкретний товар, ідеальним, безумовно, буде випадок,
7
якщо на конверту у вступному зверненні ви прочитаєте своє ім’я, прізвище та
правильно вказану посаду. Написаний в довірчому, товариському тоні, такий
лист ви прочитаєте з початку до кінця. Тим більше, якщо у ньому йтиметься
про проблеми, які вас зацікавлять.
Використання для рекламного розсилу завчасно виготовлених
бланків з текстом полегшить ваше завдання. Якщо ж кількість адресатів значна,
перед текстом можна обмежитись словами “Керівнику”, “Шановна Пані або
Пан”. Вкладені у конверт рекламні листівки спрямовуються фактичним
покупцям, дані про яких є в картотеці постійних адресатів. Привабливі невеликі
одноаркушеві вкладники (“стафери”), що виконуються на якісному папері з
використанням багатокольорової поліграфії. Ксерокопія віддрукованого на
машинці тексту, вкладена в пакет з сірого паперу. навпаки, дає зворотню
реакцію.
Один з найбільш відомих в США спеціалістів з маркетингу
К.Дайк говорив, що він вважав би надзвичайною подією факт, якщо б на його
звернення Відповіли 15% адресатів. Дейл Карнегі наводить у своїй книжці ряд
листів, на які відповіли 50% адресатів. Основною мовою міжнародного
ділового листування за останнє сторіччя стала англійська. Лист англійською
мовою зрозумілий діловій людині у будь-якому місці земної кулі. Розглянемо
основні правила складання листів іноземним партнерам.

Розділ 4. Мета листа

Функціональне призначення ділових листів як елемента ділової
комунікації полягає у досягненні згоди між двома та більш партнерами
(організаціями, установами, фірмами. окремими особами тощо). Офіційно-
ділова сфера спілкування, функціональне призначення ділового листування
визначають його особливості. Насамперед, це офіційність, обумовлена, по-
перше. ситуаціями спілкування і, по-друге, характером відносин між

8
партнерами. Письмовій діловій мові притаманне широко використання
ситуаційних кліше, стереотипних виразів та фраз.
Стандартність ділового листування викликана вимогами
економії мови і необхідністю полегшити процес обробки листів. Перед тим, як
взяти ручку чи ввімкнути персональний комп’ютер, варто усвідомити^
 вид листа (супровідний, лист-прохання. лист-повідомлення, лист-
нагадування та ін.);
 чи передбачається відповідь;
 чи зрозуміє адресат зміст листа однозначно; • чи є впевненість у тому, що
лист надійде вчасно (якщо Ні, скористайтесь телефоном, телефаксом, або
модемним зв’язком).
Автор листа мусить ясно уявляти, про що писати, які наводити
аргументи, якої мети досягти. При цьому він повинен бути впевненими, що
саме лист є найефективнішим засобом вирішення даного питання.
Відомий американський менеджер Лі Якока у книжці “Кар’єра
менеджера” зазначає, що підготовка ділового листа — це найкращий засіб
пізнання таємниць, менеджменту. Чіткий порядок письмового викладу будь-
якої ідеї тим самим є першим кроком до її втілення в життя. В розмові можна
викладати різного роду недооформлені ідеї. Якщо ж думка викладається на
папері. відбувається дещо таке, що спонукає заглибитись у конкретні деталі.
При цьому набагато важче ввести в оману самого себе, ніж когось іншого.
Людині, безумовно, значно легше викладати свої думки усно, ніж письмово, але
дійсність вимагає, щоб писати вміли всі.
Мета написання відома: — привернути увагу до певної ситуації
чи проблеми; — дати змогу легко зрозуміти написане; — спонукати діяти так, а
не інакше. Це явна мета. Але є також мета, яку не бачить навіть той, хто пише
лист. Ця мета — краще усвідомити проблему, скласти струнке логічне уявлення
про свою ідею. Висновок Основними= завданнями служби діловодства е
встановлення єдиного порядку роботи з документами в установі та підвідомчій
9
мережі, документаційне забезпечення діяльності на основі використання
сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технологи роботи з
документами і скорочення кількості документів.
Функціональне призначення ділових листів як елемента ділової
комунікації полягає у досягненні згоди між двома та більш партнерами
(організаціями, установами, фірмами. окремими особами тощо). Офіційно-
ділова сфера спілкування, функціональне призначення ділового листування
визначають його особливості.

Розділ 5. Написання ділового листа

Написання ділового листа – це справжнє мистецтво, адже тексти
листів найменшою мірою трафаретизовані й уніковані. Зазвичай ми дбаємо
лише про те, щоб чітко і лаконічно викласти інформацію, а забуваємо, що ця
кореспонденція не просто важлива частина бізнесу, а й наше обличчя.
Це найпоширеніший вид документації в системі управління: в
загальному обсязі документації установ листування займає 80%. Лист охоплює
велику кількість різноманітних тем.
Так, діловий лист є одним з важливих каналів зв’язку
промислового підприємства з зовнішнім світом. Через листування ведуться
переговори, виясняються стосунки між підприємствами, виставляються
претензії. Листи супроводжують матеріальні цінності (правда, останнім часом
значну частину своїх функцій лист віддав телеграмі й телефонній розмові).
Листи слід складати з кожного питання окремо, оскільки це
значно спрощує й пришвидшує всі операції з обробки і і виконання цього
документу.
Якщо в листі виникає потреба назвати якісь інші установи,
організації, підприємства, слід намагатися називати їх якомога точніше і при
цьому вказати адресу: адже в кореспондента може з’явитися потреба

10
звернутися туди за розв’язанням свого питання, а пошуки адреси заберуть у
нього багато часу і зусиль.
Лаконізм листа повинен супроводжуватись точністю викладу:
будь-яка похибка може змінити відтінок змісту інформації, ускладнити
користування ним. Правильно складений текст допоможе розкрити як
найповніше. Залежно від кількості розгляду питань листи поділяються на
прості та складні. Перші присвячені одному питанню, а другі – кільком.
Якщо в листі виникає потреба назвати якісь інші установи,
організації, підприємства, слід намагатися називати їх якомога точніше і при
цьому вказати адресу: адже в кореспондента може з’явитися потреба
звернутися туди за розв’язанням свого питання, а пошуки адреси заберуть у
нього багато часу і зусиль.
Лаконізм листа повинен супроводжуватись точністю викладу:
будь-яка похибка може змінити відтінок змісту інформації, ускладнити
користування ним.
Однак навіть найпростіший текст має скластися не менш як із
двох частин. У першій частині зазвичай обґрунтовують причини, що спонукали
звернутися до адресата, або зазнають підстави для написання листа, у другій –
викладають пропозиції, роблять висновки чи висловлюють прохання. У
грамотно складеному листі, якщо він навіть містить лише одну-єдину фразу,
можна розрізняти ці два логічних елементи.
Втім, у більшості випадків текст складається з таких логічних
елементів: вступу, доведення (доказів) закінчення. Нерідко закінченню
передають висновки, однак їх не можна назвати окремим логічним елементом,
оскільки вони невіддільні від доказів.
У вступі викладаються причини і безпосередній привід до
складання службового документа (листа).У цій частині тексту почасти наводять
посилання на інші, раніше одержані документи, що є підставою для створення
нового документа.
11
 У доведенні (докази) висловлюється сутність питання,
наводяться факти, посилання на цифрові дані, якими обґрунтовують позиці.
Автора листа у порушуваному питанні. Доведення звичайно закінчується
висновком. У цій частині листа важлива переконати адресата у потребі
розглянути пропозиції, задовольнити, прохання чи вимоги.
Закінчення – головна логічна складова листа. У цій частині
формується провідна думка документа: прохання, пропозиція, згода, відмова.
Завершальна частина у службовому документі обов’язкова.
Складаючи ділового листа, не слід забувати, що це все-таки
документ. Отже, він має бути лаконічним і не містити нічого зайвого, що
завадить сприйманню основної інформації. З іншого боку, лист – особливий
вид документації, відмінний від протоколу, наказу чи розпорядження. Це –
письмова розмова з адресатом, а тому навряд чи варто обмежуватись лише
холодними стандартними фразам.
Ділове листування – річ дуже серйозна і відповідальна, яка не
має нічого спільного з жодними виявами гумору. Але не треба плутати гумор з
легковажністю чи несерйозністю – вони не припустимі у сфері ділового
спілкування. Йдеться лише про справжню комунікабельність, коли контакти
ділових людей виходять на зовсім вищий професійний рівень.

Розділ 6. Види офісної кореспонденції

Ведення ділової кореспонденції – це справжнє мистецтво,
осягнути всі таємниці якого вдається аж ніяк не кожному, і яке сьогодні, на
превеликий жаль, на наших тенорах майже втрачене. Відомий американський
публіцист і маркетолог Рон Теппер гірко зауважує, що в “сучасному світі
панують відео та усна мова, а добре написані ділові листи й записки стають
рідкістю”. І з ним можна погодитись. Адже зазвичай дбаємо лише про те, щоб

12
чітко викласти інформацію, і забуваємо, що ця кореспонденція – не просто
важлива частина бізнесу, але й ваше обличчя.
Кореспонденція поділяється на такі види листів:
 ділові (формальні та неформальні);
 особисті (приватні);
 рекомендаційні;
Формальними є листи, підготовленні одним підприємством
(установою, організацією).
Неформальні складають працівники одного рівня (скажімо,
менеджер кадрової) служби однієї фірми менеджеру кадрової служби іншої) із
пропозицією про особисту зустріч з метою обговорення деяких питань, обміну
інформаційними матеріалами тощо.
Всі офіційні ділові листи за функціональною ознакою можна
поділити на такі, що потребують відповіді і такі, що не потребують відповіді.
Серед перших—лист прохання, лист вимога, лист звертання. лист запит.
Відповіді на них оформляють залежно від змісту вхідного листа.
До другої групи належать лист-попередження, лист-відмова,
лист нагадування, лист-повідомлення, лист-подяка, лист-оповіщення, лист-
підтвердження. лист-розпорядження, інформаційний лист. супровідний лист. В
залежності від адресата їх розрізняють на колективні та циркулярні.
Колективний лист складається від імені певної кількості осіб та
спрямовується за одною адресою. До таких листів можна віднести скарги,
прохання га:звернення, що Підписані групами осіб, які усвідомлюють свою
спільність у розв’язанні питань.
Циркулярний лист, навпаки. спрямовується ряду
підпорядкованих установ одним адресатом. Джерелом циркулярного листа, як
правило, вища організація (міністерство, корпорація), що інформує свої
підрозділи щодо того чи іншого питання або дає вказівки, розпорядження.

13
 3 огляду на зміст та обсяг листи поділяють на прості, або
одноаспектні, та складні, або багатоаспектні. За тематичною ознакою листи
бувають адміністративно господарчі, постачальницько-побутові, виробничі,
пропагандистські. та інші. За цією ознакою розрізняють також ділову та
комерційну кореспонденцію. Вважається, що листування, яке стосується
економічної, правової, фінансової та іншихформ діяльності підприємства, є
діловою кореспонденцією, а листування з питань матеріально-технічного
постачання та збуту—комерційною.
Листування може стосуватися виробничої діяльності
підприємств та організацій. та відносин між суспільними, профспілковими та
культовими установами.
За структурними ознаками ділову кореспонденцію можна
поділити на стандартну (регламентовану) та нестандартну.
.Особистими є листи, якими обмінюються знайомі або
родичі.Така кореспонденція мас приватний характер. Раніше особисті листи
займали багато сторінок. Автор першого тлумачного словника Самуель
Джонсон, скажімо, вважав, що стислий лист, що адресований далекому другові,
є образливим, подібні до короткого кивка або недбалого рукостискання.

Розділ 7.Оформлення службових листів. Загальні правила

ділового листування
Не має значення, чи мова йде про запит, чи про підтвердження,
чи рекламацію усе нудно коментується. Ми можемо собі полегшити робочий
день, якщо будемо використовувати зрозумілі тексти. Для цього існує чотири
основних правила.
Правило 1: Простота. Обирайте прості слова. Не використовуйте
часто багатоскладові слова.Дієслова динамічні і живі. Не використовуйте часто
прикметники.Подавайте інформацію в простій і зрозумілій формі. Коли дані
або рішення є добре продуманими, їх можна виразити зрозумілими словами. З

14
усіх інших видів слів пріоритет має дієслово. Намагайтеся кожен другий
іменник замінити на нього.
Правило 2: Лаконічність та чіткістьВиражайте свої думки точно.
Використовуйте короткі речення. Уникайте холостих ходів. Кажіть лише те, що
є для читача важливим. Ставте запитання, якщо Ви очікуєте відповідь.
У тексті повинно з’являтися лише те, що читач мусить знати.
Відступи та повторення відволікають від теми. Кажіть усе необхідне лише один
раз. Уникайте холостих ходів, наприклад, зайвих вступів: …ми хочемо довести
до Вашого відому. Питання вимагають роз’яснення і націлюють на конкретну
відповідь. У реченні краще двокрапкою замінити детальні перечислення
(просимо Вас надалі, крім того ми потребуємо…).
Газета “Ді сюддойче цайтунг” наглядно продемонструвала
лаконічність та точність на такому прикладі. Коротка інформація: Всі на
палубу! Детально сформульоване речення: Гості, які перебувають нижче
палуби, включаючи команду, повинні негайно вирушити на палубу.
Можливо, це нагадає Вам деякі формулювання з ділової
кореспонденції.

Правило 3: Поділ. Частіше ставте крапки. Нову інформацію

подавайте в наступному реченні. Поділяйте головне та підрядне речення на
головну та додаткову інформаціют Розглядайте в абзаці лише одну тему і
завершено. Надайте Вашому листу оптимально логічної побудови. Логічно
побудований текст читається швидше і є легко зрозумілим. Кожне речення
повинне містити тільки одне висловлення. Занадто багато інформації в одному
реченні збивають читача з пантелику. Вставки та посилання назад призводять
до складних речень з кількома підрядними. Пояснення належать до підрядного
речення. У логічній побудові одне речення повинно слідувати за другим
слідувати, наче перлини на нитці.

15
 Кожна нова думка належить до нового абзацу. Викладайте тему
завершено. Не перестрибуйте з думки на думку між абзацами. Наприклад: як
раніше пояснювалося…
Правило 4: Симпатія та визнання. Думайте та формулюйте
позитивно. Пишіть поставивши себе у положення читача. Пишіть
використовуючи активний стан. Висловлення в пасивному стані діють без
особисто. Повідомляйте факти, але не пояснюйте їх. Незважаючи на ділову
стислість, надайте Вашому листу дружню нотку.
Пишіть із позитивним відношенням. Подавайте найважливіше
після першого речення. Цим Ви захопите інтерес читача. Викладайте
положення справи об’єктивно правильно без негативних суджень. Звертайтеся
особисто до одержувача листа, щоб він відчув, що це йому сподобалося.
Пишіть з точки зору одержувача, використовуючи стиль Ви. Якщо Ви бажаєте
чогось досягти, пишіть використовуючи активний стан. Пасивні формулювання
діють безликої. Пасивний стан: Сьогодні товари були відправлені. Активний
стан: Ми надсилаємо Вам сьогодні…або Ви отримаєте...

Розділ 8. Структура службових листів, їх реквізити та

оформлення
Службові листи належать до головних засобів встановлення
офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, фірмами.
За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що
потребують відповіді, й такі, що її не потребують.
Правильність листа, відповідність його змісту нормативним
актам засвідчує своїм підписом керівник організації, який несе повну
відповідність за викладену інформацію.

16
 Виклад змісту листа має бути логічно послідовним, стислим,
переконливим, спонукати адресата належним чином вирішати порушене
питання.
Службовий лист складається зі вступу, доведення та заключної
частини. У вступі викладають причини та безпосередній привід, які стали
підставою для написання. У доведенні подаються історія написання, докази,
факти, посилання на законодавство, цифрові дані, робляться логічні висновки.
Заключна частина містить основну думку документа: прохання, пропозицію,
згоду відмову тощо.
Службовий лист мусить бути бездоганним. Навіть невелике
недотримання вимог до нього може перетворити лист на дефектний з
юридичної точки зору. Всі дані та факти, про які йдеться в листі, повинні бути
перевірені.
Службові листи належать до основних засобів обміну
інформацією між підприємствами, установами, організаціями. Службові листи
рекомендується оформляти тоді, коли неможливо вирішити питання в устному
спілкуванні.
Текст листа складається з двох частин: вступної та основної. У
вступній частині зазначають факти, події, обставини, що спричинили написання
листа, а також посилаються на факти, документи, дати нормативних чи інших
матеріалів.
В основній частині тексту листа викладають його головну мету у
формі пропозиції, відмови, гарантії, зауваження, висновків тощо. Для
активізації й сприйняття інформації рекомендується починати текст
службового листа з основної частини, а докази та підстави викладати нижче.
Службові листи з нескладних питань можуть містити тільки одну частину.
Службовий лист оформляють на бланку для службового листа
або на чистому аркуші паперу. Використовують аркуші формату А4 або А5.

17
 Реквізити:
 Штамп (повна назва установи - автора листа).
 Номер і дата листа(проставляють у день підписання);
 Назва установи-адресата.
 Текст. Позначка про наявність додатка;
 Посилання на індекс і дату вхідного документа (у листах-відповідях);
 Гриф обмеження доступу до документа (у разі потреби);
 Підпис керівника організації.
 Печатка.

Розділ 9. Види службових листів та їх характеристика

Інформаційні листи – це службові листи, в яких адресант
інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило, адресат пропонує
свої вироби чи послуги. Інформація, наведена в такому листі, повинна бути
якомога ширшою.
Рекламні листи – це різновид інформаційних листів. Вони
містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються конкретним
адресатам, щоб спонукати їх скористатися запропонованим. Незважаючи на те,
що рекламні листи оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери
телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у тексті.
Листи-запрошення – це такі службові листи, в яких адресатові
пропонують взяти участь у якихось заходах. Листи-запрошення адресують
конкретним особам, підприємствам, установам, організаціям. Починати ці
слова можна з таких зворотів: “Просимо взяти участь у...”, Запрошуємо...” та ін.
Далі розкривають характер заходів, умови участі в них, зазначають строки їх
проведення.
Супровідні листи – це такі службові листи, в яких адресата
інформують про направлення йому документів, що додаються до листа.
Супровідні листи складають, коли потрібно доповнити чи роз’яснити основні

18
документи. Супровідні листи слід починати словами: “Надсилаємо...”,
“Направляємо...”. У текстах повинні зазначатися заголовки, індекси і дати
документів, що направляються.
Листи-повідомлення – це такі службові листи, в яких
повідомляється про щось чи стверджується якийсь факт. Їх направляють
конкретному адресатові.
Листи-підтвердження – це службові листи, в яких
підтверджується той або інший факт, наприклад одержання переказів, вантажів,
цінних паперів тощо. Текст таких листів починається словами, утвореними від
дієслова “підтверджувати”.
Листи-нагадування – це службові листи, в яких нагадується про
наближення чи закінчення терміну якихось завдань, проведення заходів і
необхідність внаслідок цього вжити відповідних заходів. Тексти таких листів
можуть складатися з одного-двох речень і починаються словами, утвореними
від дієслова “нагадувати”.
Гарантійні листи – це такі службові листи, в яких гарантується
виконання чогось, наприклад оплати за послуги чи товари тощо. Якщо
гарантійний лист містить відомості фінансового чи матеріального характеру,
то, незважаючи на те, що банківські реквізити адресанта є на фірмовому
бланкові, необхідно продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підписують
керівник і головний бухгалтер підприємства.
Ініціативні листи – це такі службові листи, що спонукають
адресата дати відповідь адресантові. Залежно від викладеного в листі відповідь
може бути позитивна чи негативна. У разі негативної відповіді дається
обґрунтування.
Листи-відповіді – це такі службові листи, в яких дають відповідь
на ініціативні листи. Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в
листах-відповідях відповідають на кожне з них.

19
Висновок
0рганізація діловодства істотно впливає на оперативність,
економічність і надійність функціонування апарату управління установи,
культуру пращ управлінського персоналу. Уході роботи ми визначили головні
тезиси для ведення успішного ділового листування.

Література
1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. - К.: А. С. К., 2000.
2. Ділова українська мова: Навч. посіб. - К.: Т-во "Знання", КОО, 2000.
3. Ділова українська мова: Посіб. для студентів вузів / За ред. Н.Д. Бабич. - Чернівці:
Рута, 1996.
4. Пономарів О.Д Стилістика сучасної української мови. - Тернопіль: Навч. книга-
Богдан, 2000.
5. Український правопис. - К: Наук. думка, 1996.
6. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів. - К.: Довіра, 1998.

20