КЗ КОР «Фастівський ліцей-інтернат»

Реферат на тему
«Ділове листування»

Реферат підготував учень

11-А класу
Мартиненко Михайло

Фастів, 2022.
Зміст
1. Вступ.........................................................................................................................3
2. Критерії для тексту..................................................................................................3
3. Для чого потрібне ділове листування....................................................................4
4. Види листів...............................................................................................................4
5. 8 типових помилок у діловому листуванні...........................................................7
5.1 Помилка №1. Не надавати значення темі листа.............................................7
5.2 Помилка №2. Писати без структури................................................................7
5.3 Помилка №3. Використовувати канцеляризми..............................................8
5.4 Помилка №4. Лист як потік думок..................................................................9
5.5 Помилка №5. Помилки і одруківки...............................................................10
5.6 Помилка №6. Використовувати подразники................................................11
5.7 Помилка №7. Токсичність замість поваги....................................................12
5.8 Помилка №8. Перекладання відповідальності.............................................13
6. Корисні поради та рекомендації..........................................................................15
6.1 Тональність......................................................................................................15
6.2 Дні для листування..........................................................................................15
6.3 Розмір листа.....................................................................................................16
6.4 Зміст листа........................................................................................................16
6.5 Вкладення.........................................................................................................17
6.6 Підписи і листи з різних пристроїв................................................................17
6.7 Учасники листування......................................................................................17
6.8 Час відповіді.....................................................................................................17
6.9 Статус листа і зустрічі, переговори по телефону.........................................18
6.10 Закінчення листа............................................................................................18
6.11 Нагадування, прапорці, мітки......................................................................19
7. Висновок.................................................................................................................19
8. Джерела..................................................................................................................19
9. Вкладення...............................................................................................................20
9.1 Вкладення №1..................................................................................................20

2
1. Вступ
Інформаційно-довідкові документи, чи то електронні повідомлення,
факсабо службові листи, відносяться до ділового листування. Це невід’ємний
засіб зв’язку між підприємствами, партнерами та клієнтами. Ділове
листуваннявключає в себе обмін думками, ідеями і пропозиціями, тобто є
відкритим для ознайомлення зацікавленими особами і носить діловий характер.

2. Критерії для тексту

В основі ділового листування листи, що відповідають таким
критеріям:
1. Лаконічні. Коли в одному реченні є одна головна думка, немає
канцеляризмів, інформація подана коротко і по суті. Ніяких
довгих підводок до основного і складних мовних конструкцій.
2. Структуровані. Коли у листа є конкретна мета, думки
послідовні, візуально лист розділений на кілька частин (як
мінімум, вітання, мета, питання або заклик до дії).
3. Грамотні. Без граматичних помилок і порушень логіки викладу
тексту, з правильно розставленими знаками пунктуації.
4. Людяні. Коли аргументи подані чітко, без емоцій і оцінкових
суджень, немає маніпуляцій і токсичності, проявляється повага до

3
 співрозмовника.

3. Для чого потрібне ділове листування

Ділове листування вирішує ряд завдань — від простого вітання нового
члена команди до закриття великобюджетних угод. Також її використовують в
таких цілях:
● влаштуватися на роботу;
● запропонувати послуги і знайти нове замовлення;
● передати якусь інформацію, новини;
● запропонувати і затвердити якусь ідею;
● розв’язати конфлікт і перетворити незадоволену людину в задоволену;
● домовитися з колегами про щось;
● отримати підтримку або аргументовану критику.

4. Види листів
Розрізняють такі види листів: ділові(формальні та неформальні), особисті
(приватні); рекомендаційні; прямої поштової реклами.
Ділові листи — писані тексти, призначені для повідомлення діловим
партнерам про певні плани, факти, результати тощо, які передаються
поштовим зв'язком, а останнім часом і через електронну мережу.
Формальні листи готуються одним підприємством (установою
організацією) для іншого.
Розрізняють такі формальні листи: лист-прохання, лист-вимог лист-
звертання, лист-запит. Відповіді па них оформлюють залежно від змісту
вхідного листа.
Неформальні листи складають працівники одного рівня (скажімо,
менеджер кадрової служби однієї фірми менеджерові кадрової служби іншої) із
пропозицією про особисту зустріч з метою обговорення деяких питань, обміну
інформацією і т. ін.
4
 Як правило, офіційні ділові листи за функціональною ознакою можна
поділити на такі, що потребують відповіді, і такі, що не потребують відповіді.
Неформальні листи бувають такі:
● лист-попередження,
● лист-відмова,
● лист-нагадування,
● лист-повідомлення,
● лист-подяка,
● лист-оповіщення,
● лист-підтвердження,
● лист-розпорядження,
● інформаційний лист,
● супровідний.
Залежно від адресата неформальні листи поділяють на колективні та
циркулярні.
Колективний лист складається від імені певної кількості осіб і
надсилається на одну адресу. Це можуть бути скарги, прохання та звернення,
підписані групами осіб, які усвідомлюють свою спільність у вирішенні питань.
Циркулярний лист, навпаки, надсилається ряду підпорядкованих установ
одним адресатом. Джерелом циркулярного листа, як правило, є вища
організація (міністерство, корпорація), яка інформує свої підрозділи щодо
конкретного питання або дає вказівки, розпорядження.
З огляду на зміст та обсяг листи бувають прості, або одно-аспектні,
складні, або багатоаспектні.
За тематичною ознакою розрізняють листи адміністративно-господарчі,
постачальницько-збутові, виробничі, пропагандистські та ін. За цією ознакою
виокремлюють також ділову та комерційну кореспонденцію. Листування, яке
пов'язане з економічною, правовою, фінансовою та іншими формами діяльності
підприємства, є діловою кореспонденцією, а листування з питань матеріально-
5
технічного постачання та збуту — комерційною.
За структурними ознаками ділову кореспонденцію можна поділити на
стандартну (регламентовану) та нестандартну.
Особистими є листи, якими обмінюються знайомі або родичі. Така
кореспонденція має приватний характер. Як правило, особисті листи пишуть
від руки. Інколи їх можна надрукувати, однак запрошення, відповіді,
привітання та співчуття завжди пишуть від руки, що підкреслює щирість того,
хто пише, краще засвідчує особисте ставлення до людини та події в її житті.
У багатьох країнах вважають, що в окремих випадках обов'язково
потрібно надсилати листи (наприклад, висловити подяку господарям, якщо ви
гостювали в їхньому будинку понад добу, подякувати за подарунки, якщо не
було нагоди зробити це особисто).
Рекомендаційними є листи, які заочно представляють людину. Вони
допомагають їй швидко заручитися підтримкою за місцем тим часового
перебування. Вони означають: "Пред'явник цього має право на вашу увагу та
гостинність". (З огляду на це незручно просити кого-небудь дати такий лист.)
Разом з рекомендаційним листом можна вкласти в конверт візитну
картку, а ім'я того, кого рекомендують, можна написати олівцем. За формою
рекомендаційний лист може мати такий вигляд:
Шановна Міс Розаліна!
12 січня мій колега, Денис Ковальов, буде у відрядженні у справах нашої
фірми в Тессалопіках. Сподіваюсь, вам буде цікаво зустрітись і поспілкуватись
з ним. Він, у свою чергу, буде радий такій нагоді.
Щиро Ваш Підпис
Степан Гупало 01.06.99.

6
5. 8 типових помилок у діловому
листуванні
5.1 Помилка №1. Не надавати значення темі
листа
Тема листа в діловому листуванні — це ваш перший контакт з людиною.
Від того, наскільки зрозумілою вона буде, залежить те, наскільки швидко вам
дадуть відповідь і чи дадуть взагалі.
І якщо ви хочете, щоб ваша комунікація не перервалася на
першому ж листі, ось як чинити з темою повідомлення НЕ потрібно:
● відправляти повідомлення без теми;
● робити в ній помилки (граматичні, орфографічні);
● писати в цьому полі те, що взагалі не стосується суті листа;
● робити тему занадто довгою;
● написати що-небудь (часто це закінчується темами «Терміново!!!»,
«Важливо!!!», «Швидко прочитай! Терміново! Важливо!»).
Як правильно?
Тема листа повинна відображати основну мету, ідею ділового листування.
Ідеальний розмір — 5 слів, максимум — 7. Якщо більше, то тема обрізається, і
повністю її ваш адресат зможе побачити, лише коли перейде на сам лист. А він
же може цього й не зробити.
І ніяких помилок. Інакше перше враження про вас вже буде зіпсоване.

5.2 Помилка №2. Писати без структури

Структура в листі — це можливість виділити в ньому головні думки,
розставити акценти. Якщо її немає, то одержувачу доводиться розділяти текст
на частини самому, тобто витрачати на це зайвий час. Якось не дуже
шанобливо виходить.
Типові прояви цієї помилки:
7
 ● відсутність мети листа (або ви її не виділили окремим абзацом, або її в
принципі не можна зрозуміти з тексту);
● думки, речення непослідовні;
● немає візуального оформлення (мінімально — поділу на абзаци);
● немає заклику до дії або питання в кінці листа (нагадаю, що ділове
листування — це не монолог, а процес комунікації між двома та більше
людьми).
Як правильно?
Ось так виглядає грамотна, класична структура ділового листа:
Привітання Привітання співрозмовника, презентація автора листа
Мета листа Ідея, проблема, завдання, прохання
Деталі Аргументи, уточнення, ТЗ, опис
Заклик Питання або спонукання до дії
Підпис Ваш підпис, контакти
Основні рекомендації з приводу структури листа:
● самостійно визначте мету листа і виділіть її (а не перекладайте це
завдання на адресата);
● пишіть послідовно;
● кожну структурну частину листа оформляйте у вигляді окремих абзаців (і
не забувайте про правило «1 деталь = 1 абзац»);
● обов’язково ставте питання або в інший спосіб закликайте до
продовження комунікації;
● посилання вшивайте в слова, щоб вони не займали кілька рядків.
Не забувайте, що у нас є ще телеграм-канал, де ми щодня оновлюємо
вакансії, ділимось новинами та статтями!

5.3 Помилка №3. Використовувати канцеляризми

Щоб ваша ділова переписка викликала доброзичливий настрій і бажання
відповісти, забудьте про:
● мовні штампи (на даному етапі, на даний момент, в даний час,

8
 слід зазначити, важливо підкреслити, згідно з…);
● пасивні конструкції (нами було зроблено, інтернет був
підключений співробітниками);
● заміну дієслова на іменник (методи збільшення продажу,
способи підняття активності);
● заміну іменника на прийменник (в силу, за допомогою,
внаслідок, з метою, у зв’язку з, через тощо).
Також не завжди доречно вживати слова іноземного походження. Їх
можна використовувати, якщо ви впевнені, що одержувачі листа точно знають
значення цих слів. Наприклад, ви працюєте в ІТ-компанії, і слова «пофіксити»,
«баг» у вашому внутрішньому листуванні всім зрозумілі. Якщо ж ви
відправляєте лист незнайомій людині і не впевнені, що вас зрозуміють, краще
знайти широковживану альтернативу.
Слід уникати також скорочень слів. Це коли людина не дописує слово до
кінця або дивно його зменшує. Наприклад, часто зустрічаю «дяк» замість
«дякую». Це неповага до колег, отримувачів. Так робити не треба. Не
полінуйтеся і пропишіть слово повністю.
Як правильно?
Правильно писати без канцеляризмів. Перед тим як відправити,
відредагуйте лист: приберіть всі складні фрази, непотрібні мовні конструкції.
Перевірте, чи немає скорочень і чи зрозумілі всі професійні слова іноземного
походження.

5.4 Помилка №4. Лист як потік думок

У діловому листуванні важлива логіка, а саме логічна послідовність
думок. Коли її немає, легко втратити сенс комунікації і в підсумку нічого не
вирішити.
Основні характеристики такої помилки:
9
 ● в одному реченні кілька різних думок;
● багато непотрібної або нерелевантної інформації;
● деталі не пов’язані між собою.
Результат — співрозмовник не розуміє, що вам відповісти і, в кращому
випадку, запитає про це і продовжить комунікацію, в гіршому — ви залишитеся
без відповіді.
Як правильно?
Перечитайте лист кілька разів, щоб побачити, чи дотримуєтеся ви таких
рекомендацій:
● 1 лист = 1 мета;
● 1 речення = 1 думка;
● речення короткі та прості;
● інформація тільки по темі;
● всі деталі пов’язані між собою.
Навіть якщо перший варіант тексту буде схожий на потік думок — нічого
страшного. Головне — в результаті отримати якісний лист. А для цього його
доведеться не раз редагувати.

5.5 Помилка №5. Помилки і одруківки

Один із проявів поваги в діловому листуванні — писати без помилок.
Будь-яких.
Ось ті, які зустрічаються найчастіше:
● граматичні;
● неправильна пунктуація або навіть відсутність розділових знаків;
● дефіс замість тире і навпаки;
● лапки-лапки “” замість лапок-ялинок «»;
● назвати співрозмовника іншим ім’ям.
Як правильно?
Чек-лист для перевірки, чи не припустилися ви помилки:
10
 ● Ім’я співрозмовника написане правильно, а саме так, як він представився
в своєму листі. Ніяких скорочених форм. Якщо співрозмовник представився
Валентином, то вітайте його в листі, використовуючи ім’я «Валентин», а не
«Валя», «Валик», «Святик» тощо. Якщо ініціатор ділової переписки ви і це
перший емейл, звертайтеся до адресата за повним іменем.
● Текст вичитаний, в ньому вистачає ком, крапок, абзаців і немає помилок.
Не впевнені в цьому? Скористайтеся сервісами з перевірки текстів.

5.6 Помилка №6. Використовувати подразники

Є категорія людей, на листи яких відповідати не хочеться. Зазвичай вони
використовують такі прийоми:
● Фамільярність — різкі переходи на «ти» без обопільної згоди, вживання
пестливих слів. Приклад — «Приветик, Олечка!))».
● CAPS LOCK. Приклад — «ТРЕБА ТЕРМІНОВО !!! УВАГА!!».
● Початок речення з малої літери.
● Псевдоввічливість. Приклад — «Будь настільки люб’язна».
● Наказовий тон. Приклад — «Прошу терміново зробити».
А ось список фраз, які особливо дратують:
● Доброго часу доби!
● Як ваші справи? (це дуже особисте
питання і йому не місце в діловому
листуванні. Ним ви порушуєте чужі
особисті кордони, викликаєте неприємну
підозру, що вам щось потрібно, і відразу Зображення 1: Гнів.
задаєте не дуже добрий тон спілкуванню).
● АСАП
● Приносимо вибачення за спричинені незручності
● Ми вас почули

11
 ● Шановний / шановна
● Доводимо до відома
● Що там за часом, встигаєш?
● Зорієнтуйте за термінами
● Переконливе прохання
● На відміну від вас
● Вас це точно зацікавить
● Дякую за розуміння!
Ще декого дратує фраза на завершення листа «З повагою, [ім’я]».
Вважаю, що вона зайва. Якщо ви напишете акуратного, структурованого,
грамотного листа — це вже буде проявом поваги. А якщо з помилками, без
якоїсь виразної мети, то фраза «з повагою» не допоможе.
Як правильно?
Просто не використовуйте вищевказані прийоми-подразники в своїх
листах. А також пишіть «Ви» з великої літери тільки в офіційних документах. А
у листах до людей звертайтеся на «ви» з малої літери. Хоча відповідно до
діючого правопису ви, звісно, можете вживати «Ви» і в буденному листуванні з
однією людиною, це не буде помилкою.
Ще раджу не використовувати метод сендвіча — коли ви починаєте
комунікацію з хорошого, а потім переходите до поганого. Краще почати з
правди, але грамотно її аргументувати і запропонувати різні рішення.
З приводу підпису. В ньому важливо вказати своє ім’я, прізвище,
позиціонування (наприклад, посаду в компанії), компанію, контактну
інформацію (посилання на робочі сторінки в соцмережах, сайт).

5.7 Помилка №7. Токсичність замість поваги

Типові прояви токсичності в діловому листуванні:

12
 ● негативне емоційне забарвлення;
● драматизм;
● претензії замість аргументів;
● спроби зачепити почуття адресата.
Коли співрозмовник використовує Зображення 2: Токсичність.
подібні прийоми в спілкуванні, хочеться відразу ж припинити комунікацію.
Як правильно?
Токсичність часто з’являється там, де не вдається підібрати виразні
аргументи і впоратися з емоціями. Але з цим можна боротися:
● викладати факти і аргументи;
● не використовувати художні оберти;
● не додавати емоційного забарвлення за допомогою смайлів (але такий
варіант допускається, якщо ви пишете колезі і це в рамках корпоративної
культури);
● не переходити на особистості.
Як бути, якщо токсичного листа пишуть вам, а не ви? Мій
лайфхак: подумки перетворити цей поганий лист в хороший і
відповідати на нібито хороший. Так повідомлення простіше
переосмислити, відповісти не токсично, без зайвих емоцій.

5.8 Помилка №8. Перекладання відповідальності

Думаєте, це стосується тільки молодих і ще недосвідчених
співробітників? Ні. Проблема є і серед молоді, і серед більш досвідчених колег.
Проявляється так:
● співрозмовник не визнає свої помилки;
● проблеми перекладаються на когось іншого;
● адресату не дають права вибору;
● ніяких проявів турботи до роботи співрозмовника.

13
 Як правильно?
У діловому листуванні важливо піклуватися. Наприклад, таким чином:
● вміти визнавати помилки;
● не перекладати проблеми і відповідальність на інших;
● давати право вибору (ідеально — самому пропонувати альтернативи);
● поважати роботу співрозмовника.
Маніпуляції в діловому листуванні
Мета маніпуляцій в діловому листуванні — примусити співрозмовника
зробити щось. Зазвичай те, що йому не хочеться або не сподобається. Часто це
проявляється через токсичність і перекладання відповідальності. В результаті
викликає неприємне почуття обов’язку у адресата і небажання вести
комунікацію далі.
Як розпізнати маніпуляцію?
Вона ховається під такими фразами:
● Заздалегідь вдячний! (Це дуже сильна маніпуляція. Зазвичай,
коли ми пишемо людині щось, заздалегідь не можемо знати, як
вона відреагує. А така відповідь змушує погодитися. Тому таку
фразу краще взагалі не використовувати. Ніколи)
● Сподіваюся на вашу позитивну відповідь!
● Чи не бажаєте ви… ?
● Ти ж не відмовишся зробити… ?
● Ви зробите на завтра, правда?
● У тебе ж є час на… ?
● Давайте поставимо це завдання в пріоритет
● Ти ж пам’ятаєш, ми обговорювали… ?
Зображення 3: Маніпуляція.
● Ви ж нам обіцяли!
● Погодьтеся, це потрібно зробити тільки так!
● Сподіваюся на швидку відповідь!

14
 ● Ви не будете проти, якщо… ?
Як боротися з маніпуляцією?
Змусити іншу людину писати нормально у вас навряд чи вийде,
а ось самому не маніпулювати — цілком.

6. Корисні поради та рекомендації

6.1 Тональність
В діловому листуванні намагайтеся уникати емоцій чи передачі
тональності вашого настрою. Пам’ятайте, що текст передає не більш ніж 20%
вашого настрою.
Висловлюйте свої думки чітко і стисло. Електронний лист – послання
особливого формату. В діловому листуванні не повинно бути води, роздумів і
великих вступних преамбул. Якщо ваше повідомлення займає більше третини
висоти екрану монітора, найбільш імовірно, що отримувач відкладе прочитання
на потім; ще з більшою вірогідністю ви не отримаєте від нього відповіді, тому:
● те, про що ви говорите, повинно бути в перших рядках листа;
● продавайте/говоріть заголовком.

6.2 Дні для листування

Вівторок і середа – чудові дні, коли варто почати ділове листування
стосовно питань, які вас цікавлять, у випадку, якщо ви хочете закрити ці
питання до кінця тижня. Прохання надіслати комерційну пропозицію чи запит
на отримання потрібної вам інформації дуже добре спрацює саме в ці дні;
П’ятниця. Як свідчить практика, це особливий день «мертвого»
листування. Отримати відповідь на лист, надісланий після обіду, практично
неможливо. Тому намагайтеся в цей час нічого не планувати, або вирішувати
внутрішні завдання. Писати листи з надією на ранок наступного тижня також
не варто, у них є велика вірогідність бути відкритими в п’ятницю ввечері, в

15
такому випадку вранці на наступний понеділок вони залишаться поза увагою;
Понеділок
Не вирішуйте питання, які потребують аналізу ситуації та ухвалення
рішень про старт нових завдань у понеділки.
Прикладом можуть бути нові пропозиції про співробітництво, запит
вислати комерційну пропозицію, підготовка документа тощо. Тут спрацьовує
стара приказка: «Понеділок – день важкий». Організм чинить спротив новим
завданням і перебуває у стані стресу після вихідних, тому такі прохання часто
сприймаються негативно, якість їхнього виконання буде неналежною.
Хорошою практикою в понеділок вранці можна назвати «листи-нагадування» -
листи з проханням надіслати інформацію, запит на яку ви надсилали раніше, з
турботою про отримання відповіді на старі запитання тощо.

6.3 Розмір листа

Лист повинен вкладатися в робочу область монітора. Якщо лист потребує
прокрутки, будьте впевнені, що відповідь на нього можна чекати довше, ніж
зазвичай.
Іноді зручно застосувати практику «одна тема – один лист». Коли
питання широкі, можна розділити їх на декілька листів або використати в тексті
листа розмежувальні підзаголовки

6.4 Зміст листа

Текст листа повинен бути лаконічним і зрозумілим для всіх учасників
листування. Тому не використовуйте професійну, внутрішньо-корпоративну
лексику, сленг і скорочення, які не є загальноприйнятими.
Якщо листування ведеться в форматі запитань і відповідей, треба
дотримуватися єдиного з відправником формату:
● ставити питання і писати відповіді окремо;
● відповідь на кожне запитання писати безпосередньо під поставленим

16
запитанням, але іншим кольором чи шрифтом.
Не надсилайте відповідь на лист як новий лист. Ваш адресат, імовірно,
буде шукати як первинне повідомлення, так і всю історію листування. Цінуйте
свій і його час.

6.5 Вкладення
Не забудьте приділити увагу вкладенням, якщо вони є. Файли повинні
бути в кількох форматах, їхня назва повинна асоціюватися з листом.
Приклад - PPC_Commercial_offer_promodo.doc,
PPC_Commercial_offer_promodo.pdf
Не рекомендовано називати файли в кириличній розкладці, але все більше
цим правилом нехтують.
Документи, які необхідно буде редагувати, надсилайте в форматі .doc
чи .xls. Якщо це презентація або фінальний документ, який не потребує змін,
використовуйте формат .pdf.
Перед тим, як надіслати лист, перевірте наявність і правильність
вкладених документів, щоб уникнути повторної розсилки.

6.6 Підписи і листи з різних пристроїв

У підписі до листа повинні бути вказані ім’я та прізвище, посада і всі
основні способи зв'язку з вами: номер телефону і skype.

6.7 Учасники листування

Ставте інших у копію, якщо:
● Вони самі про це попросили;
● Вони повинні отримати цього листа.

6.8 Час відповіді Зображення 4: Учасники листування

● Відповідайте на листа завжди і одразу,
якщо це займе у вас 1-2 хвилини.
17
● Якщо співрозмовник важливий для вас (наприклад, він – потенційний чи
реальний клієнт), а відповідь на листа потребує часу – обов’язково напишіть
про те, що ви отримали листа, і про час, коли він отримає на нього відповідь.
Це дуже важливо для співрозмовника, щоб зняти з нього відчуття «підвішеності
завдання».
● Постійний зворотний зв’язок
Навіть якщо питання в email надходить вам від колеги по цеху і потребує
п’ятисекундного натиснення клавіші з вашого боку, не полінуйтесь повідомити
колегу про те, що завдання вирішене. Це знімає з нього відповідальність
відстеження вирішення завдання.
Не виключаємо дзвінки та можливості вирішення завдань по телефону
Якщо ви надіслали три листи, а відповіді немає – зателефонуйте.
Нагадуйте про себе не частіше, ніж через 2-3 дні, якщо питання не
термінове, і двічі-тричі на день, якщо питання термінове.
Не варто кожного дня писати про одне і те ж. Подумайте: чи можна
пришвидшити вирішення питання, зателефонувавши. Листи не найкращим
чином вирішують питання особистих комунікацій. Зустріч або телефонний
дзвінок іноді краще, ніж листування.

6.9 Статус листа і зустрічі, переговори по

телефону
Візьміть собі за правило підбивати підсумки телефонних розмов і
зустрічей невеликим листом-резюме. Не сподівайтесь на пам’ять. Таким чином,
під рукою завжди буде документ, у якому зафіксовані умови, домовленості та
інші важливі моменти роботи з клієнтом.

6.10 Закінчення листа

Останні рядки листа повинні підбивати підсумок: які дії ви очікуєте від
співрозмовника. Або навпаки – що будете робити ви, яким буде наступний

18
етап.

6.11 Нагадування, прапорці, мітки

Листи, які потребують певного аналізу або не одноосібного рішення,
позначайте для себе міткою (наприклад, прапорцем). Щоб не забути відповісти
на них або, наприклад, дочитати до кінця пропозицію взяти участь у заході,
ознайомитися з програмою і учасниками з’їзду, переглядайте позначені листи
один раз на тиждень і закривайте питання.

7. Висновок
Підсумуємо всі рекомендації про те, як вести ділове листування:
1. Скласти приємне перше враження за допомогою теми листа. Розмір — до
5 слів. Вказуємо основну ідею листа.
2. Зазначити мету комунікації 1-2 реченнями.
3. Структурувати лист, щоб в ньому були вітання, мета, деталі, питання,
підпис. Кожен структурний елемент — окремий абзац.
4. Прибрати канцеляризми, емоції, подразники.
5. Перевірити текст на відсутність помилок, одруківок, маніпуляцій. Якщо
потрібно, використовувати сервіси з перевірки текстів.
6. Писати так, щоб подібний лист не було соромно вивісити на білборд.
7. Писати листа так, щоб співрозмовник чітко розумів, з якою метою ми
йому написали.
8. Не писати занадто довгі листи, якщо є така можливість.

8. Джерела
1. promodo.ua
2. loyer.com.ua
3. pozovna.in.ua

19
9. Вкладення
9.1 Вкладення №1
Вих. № __
від __ «_______» 20__ р. Директору
ТОВ «СантехСвіт»
(ПІБ директора)
Повідомлення
про зміну директора східних філіалів ТОВ «СантехМрія»

Шановний (ПІБ директора)!

Цим листом повідомляємо вас про зміну директора східних філіалів ТОВ
«СантехМрія» на підставі протоколу засідання ради деректорів від _____20__
р., новим головним директором призначена (ПІБ нового головного директора).
Копія протоколу засідання № ___ від _____20__ р. додається.

Додатки:
Копія протоколу засідання № ___ від _____20__ р.

З повагою,
Генеральний директор ТОВ «СантехМрія» (підпис) (ПІБ директора)

9.2 Вкладення №2
ТОВ «СантехСвіт»
Повідомлення
«_______» 20__ р. №__
м. Львів Головному бухгалтеру
О.В. Корнієнку
про звільнення

20
 Шановний Олег Володимирович!

У зв’язку з ліквідацією західного філіалу ТОВ «СантехСвіт» доводимо до

вашого відома про звільнення з посади головного бухгалтера на підставі
(вказується підстава), яке відбудиться «_______» 20__ року.

При звільненні вам буде виплачено вихідну допомогу в розмірі

двомісячного середнього заробітку згідно з _________.

Директор ТОВ «СантехСвіт»

Юрченко С. О.

21