Professional Documents
Culture Documents
292993
292993
ЛИСТУВАННЯ
Підготувала учениця 10-го класу Дух Евеліна
ВСТУП
Уявіть, ви пообіцяли колегам
надіслати важливі дані та забули
про це за купою справ. Або вам
потрібно повідомити кандидату
на посаду про відмову, чи
партнерам – про те, що наразі ви
більше не можете продовжувати
співпрацю. Деякі моменти при
діловому листуванні змушують
замислитися навіть досвідчених
менеджерів або посадовців. Тому
ми зібрали декілька основних
правил для правильного
написання листа, за допомогою
яких ви уникнете помилок та
подальших непорозумінь.
1. Привітання
До керівників організацій,
клієнтів, партнерів,
інвесторів часто доводиться
звертатися з проханнями.
Для цього можна
використати такі фрази
як: «просимо прийняти
замовлення», «просимо вас
терміново оплатити
рахунок», «будемо вдячні,
якщо ви повідомите про…».
ВІДМОВА
Що відомо? Відмовляй ввічливо!
Досить часто представникам компаній або
установ доводиться повідомляти адресатам про
якусь відмову від імені організації, яку він
представляє. Іноді це буває досить складним
завданням для самого адресанта. Тут можна
застосувати форму: «повідомляємо про те, що…».
Говорити «ні» слід аргументовано та
доброзичливо. Сформулювати відмову можна
таким чином: «докладно вивчивши ваш проект,
ми з прикрістю повідомляємо, що не маємо
змоги…», «дякуємо за докладені вами зусилля, але
ми не можемо прийняти вашу пропозицію…».
Якщо існувала попередня домовленість, але
потім з певних причин обставини змінилися, і ви
мусите надсилати відмову, то варто дати
пояснення, у зв’язку з чим змінюєте рішення. Для
цього краще вживати конструкції «у зв’язку з
тим, що», або «на основі того, що». Пояснення
важливе, бо виконання ділової домовленості
свідчить про рівень ділової репутації.
ПІДПИС
Чітко підписуйся! Що відомо?
У діловому листуванні, особливо при
використанні e-mail, люди складають
постійну форму підпису. Часто
можна зустріти приклади: «з повагою,
Іван Іванов», або «з найкращими
побажаннями, Іван Іванов». В обох
цих та інших подібних випадках кому
перед ім’ям ставити не потрібно!
Тому що це конструкція неповного
речення, де опущено присудок.
Замість нього можна поставити тире,
але воно не є обов’язковим. Отже,
правильно писати: «З повагою Іван
Іванов», «З найкращими
побажаннями Іван Іванов».
ЧИ МОЖНА НЕ
ВІДПОВІДАТИ НА ЛИСТИ?
Краще відповісти! Що відомо?
Відповідь на звернення від
партнерів/клієнтів/інвесторів тощо –
дуже важливий елемент для репутації
фірми. Якщо компанія про неї дбає, то
буде давати зворотній відгук про
перебіг подій та результати. Не
надавати письмову відповідь можна в
межах компанії, якщо ви плануєте
відповісти колезі в усній формі при
зустрічі. Але відсутність відповіді на
«зовнішній» лист, якщо він передбачає
продовження спілкування, вважається
не ввічливим. Відповісти можна у
формах: «Ми отримали ваш лист та
взяли його до уваги», «Ми наразі
розглядаємо ваш лист».
ДЯКУЮ ЗА УВАГУ!