POWER SKILLS CAFE

TRAINING SCRIPT TEMPLATE

Slide Theoretical minimum

Тема сьогоднішнього тренінгу : Writing Effective

Business Emails
Сьогодні ми будемо говорити про те, як написати
логічний, структурований, корисний для читача
меседж, який би мав потрібну силу впливу на
читача, і як максимум допоміг досягнути цілі .

Разом з вами ми працюємо у великій міжнародній

компанії, взаємодіємо щодня з представниками
абсолютно різних департаментів, клієнтами,
консультантами, менеджерами, директорами та
іншими колегами чи партнерами.

Всі ці люди абсолютно різні, за особливостями

менталітету чи базовими софтскілами, залежності
від досвіду, екпертизи чи країни в якій живуть чи
працюють.

Те, як максимально ефективно, просто та доступно

передати свій меседж ми і будемо сьогодні
говорити протягом усього воркшопу.

На цьому етапі хочу попросити поділитися вашими

очікуваннями від відвідування сьогоднішнього
воркшопу, щоб ми могли звернути увагу на ключові
запити і можливо вклбчити це в структуру гайдів та
 useful links, якими ми плануємо поділитися з вами
після зустрічі
отож, про що ми поговоримо сьогодні:

1. 3 key principles of good email

2. Email Structure
3. Design
4. Personalization
5. Common mistakes
6. Being polite
структура нашого сьогоднішнього тренінгу містить:
6 теоретичних блоків та 3 практичні завдання.

4 слайд Наведена якісна статистика Альберта Меграбян, Додати приклад Важливо! 3 min
заслужений професор психології Каліфорнійського Потрібно
університету в Лос-Анджелесі. перевірити
Став відомим через публікації присвячені порівнянню розуміння
вербального та невербального спілкування. процесу, бо
далі
Його висновки про непослідовність відчуттів та відношення переходимо
людей стали відомими, як правило «7%-38%-55%», що до частин
відображає відносність впливу слів, тону голосу та мови процесу.
тіла в процесі розмови.
Це правило наочно показує, як співрозмовник сприймає
інформацію.

Наприклад,55; інформації – мова тіла, жести,

артикуляції, міміка
35% - пара лінгвістичні компоненти(тон голосу, паузи в
вимові, тон, тембр голосу)
7% - сенс слів, які говорить та доносить до вас інша
людина

Пример: общение 1х1, из смысла ваших слов доходит до

человека лишь 7%. огда как же нам быть, когда мы хотим в
письменной форме донести до оппонента нашу мысли, где
у нас нет таких инструментов, язык тела и тон голоса)
Именно поэтому, для нас очень важно написание, четких и
понятных бизнес коммуникаций.

6 слайд
Какой же золотой стандарт написания писем?
Ожидаемый результат и ваш читатель
это тот принцип о котором вы не должны забывать при
написании бизнес писем.

7 слайд
Итак, на что следует обратить внимание при написании
бизнес емейла:
3 основных принципа написания удачных емких бп
● Пишите просто
● Делайте это современно
● Будьте партнером вашему читателю

8 слайд
Давайте рассмотрим 1-й принцип:
Принцип КИСС распространен в бизнес сфере, что
означает, что писать нужно просто и кратко

10

Что значит на практике, если в вашем письме:

75 % - 10 -25 слов
95 % - 7-10 слов
4 % - 27 и более

11
Сколько информации должно содержаться в параграфе
письма:
● Не больше 45 слов
● 450 символов
● 5 предложении
● 1 письмо=один кол ту акшн
Как нам поступить если в 1-м письме нам нужно охватить
больше инфо?
пожалуйста групируйте свой текст в несколько параграфов,
чтобы разделить ваши мысли и упростить читателю
задачу.

Simple не значит Primitive

Хочу поделиться с вами приемами, которые помогут

сделать ваше письмо симпл, но не примитив, что также
позволит сократить длину сообщения, и упростить
восприятие смысла:
Informal style

sorry – apologize
help – assistance
ask – enquire Вопрос в зал
tell – inform
get – obtain/ receive
have – possess
give – provide
ask for – request
need – require
end – terminate
so – therefore
14 слайд
Используйте аббревиатуры в качестве сокращений:
OOO – The sender is away on holiday
EOM – The subject line is the entire text of this mail. Нет
смысла открывать письмо, смысл в его заголовке.
FW – This is a mail the sender received from someone else.
NNTR – The sender does not expect an answer. Апронимом.
Не нужно отвечать на данное письмо
BTW – This is something you might find interesting
FYI – This is some additional information. No action.
THX – The sender is grateful for something.
PLS – The sender is giving a polite request or instruction.
LDL/LTL – We should speak about this rather than write about
it. Let’s discuss later. 3 слова которіе можно сократить до 3-х
букв.
ASAP – This action must be done quickly. ООО -
Рекомендую пользоваться этими сокращениями как теме Отправитель
письма для удобства к восприятию, а также и в теле уехал в
письма для сокращения количества слов. отпуск
EOM - строка
15 слайд темы - это
весь текст
Use verbalization. Avoid nominalization (переход в разряд
этого письма.
FW - это
имён существительных других частей речи
письмо,
(прилагательных, глаголов, причастий, числительных), полученное
вследствие приобретения ими способности отправителем
непосредственно указывать на предмет (что значит от кого-то
отвечать на вопрос «кто?» или «что?») другого.
К примеру, we need to get confirmation of your agreement… NNTR ( No
Хотя, человек, который получает ваше письмо хочет всего need to
лишь понять есть ли призыв к действие, и что нужно respond) -
делать. А вам всего лишь необходимо получить его Отправитель
согласие. не ожидает
ответа.
Поєтому гораздо удобнее использовать глагол. Почему, да BTW Кстати,
потому что, когда человек не видит в письме сразу глагол, это может вас
не понимает, что от него что-то требуется. теряет интерес заинтересоват
к вашему месседжу. ь
Человек сподвигнуть к екшену можно через глагол. FYI К вашему
Когда мы пишем более расплывчато, это может запутать сведению -
нашего адресата, а также объем письма будет гораздо это
больше. и есть риск что сам смыл станет не очевиден, дополнительн
ая
соответственно задача не будет выполнена, либо не в
информация.
полном объеме, либо и вовсе не понята.
Бездействие.
THX -
Вот яркие примеры такого, как правильно сокращать,
Отправитель
Где одним словом можно донести суть, к примеру, pls за что-то
consider. Вместо take into consideration, благодарен.
Поэтому я рекомендую избегать номинализацию и PLS -
спользовать гоголизация, здесь яркие примеры того как это отправитель
работает. дает
Примеры существительных, образованных от глаголов: вежливый
отказ (от неудачи) расследование (от расследования) запрос или
движение (с ходу) реакция (от реакции) отказ (от отказа) распоряжение
.
Use – the use of LDL / LTL -
Мы должны
Confirm – the confirmation of говорить об
 этом, а не
Improve – the improvement of писать об
этом.
Implement – the implementation of Как можно
скорее - это
Clarify – the clarification of действие
необходимо
Complete – the completion of выполнить
быстро.
Develop – the development of

Motivate – the motivation of

Promote – the promotion of

Но также есть случаи когда нужно использовать
номинализацию.
Номинализация сама по себе может быть полезна. Когда
нам нужно избегать прямого обвинения кого-то в чем-то,
когда мы держать

18
Вербинг новій тренд, которій активно используют в
Америке превращение из имен существительніх в глагол,
мы уже сталкивались с подобным, к примеру можно взять
имя существительное и сделать его глаголом
К примеру Гугл to google (погуглить)

Практическое задание
31
32
Прочитайте письмо, которое написанное от руководителя
своим подчиненным
Нужно найти ошибки
Понять какой смысл человек хочет донести до адресата
Определить ошибки
Предложить свой вариант
Суть в 3-х предложениях, мі переносим митинг, дляться
будет столько-то, адженда, ознакомьтесь заранее.
23
Modern wording
В чем проблема єтих словосочетаний? Вопрос в студию?
Єто шаблонніе віражения, устаревшие, + некоторые из них
написаны в пассиве, пассив это то от чего современный
бизнес мейлинг старается отходить. Нужно стараться
использовать предложения в активе, т.к. Ясно кому
предназначено действие, от кого вы ждете ответа и что
необходимо сделать
Don’t hesitate
Pls drop me aline, Pls contact me via Skype
Итого как заменить -
PLease find attached
I’m attaching the following materials, you can find smt

● I have attached…

● I have included 2 attachments

Прямые указания человеку, что нужно сделать.

31 ПРАКТИКА
Totaly, urgentelly
Сократить емоциональній окрас
32 at the latest
34
 1. Сроки ответа, по умолчанию, ожидается не
позже 24 часов.

2. Если вы отправили два письма, а ответа нет

— позвоните. Если созвон не решает вопрос,
назначьте встречу.

3. Если не можете ответить, отпишите сразу что

ответите тогда-то ХХ.ХХ. Вопрос в зал.

4. Если письмо не вам, то ответьте «скорее

всего вы ошиблись адресатом». В противном
случае человек будет ждать ответа и
потеряет время, надеясь на вас.
34 Email Structure:

Шаблон структуры письма включает:

● приветствие или заголовок, возможно отсылка на

предыдущие письма; вступление;
● основную информацию;
● призыв к действию;
● Вежливое завершение любого письма -подпись.

38

Отдельно нужно остановиться на теме письма,

делайте это с умом по смарту.

Эффективная тема рассылки имеет такие

характеристики:
 ● Краткая, описывает содержание письма.
Оптимально поместить тему в 4-7 слов или 40
знаков. Большинство email провайдеров
обрезают темы длиннее 60 знаков.
● Увлекает читателя, заставляя открыть письмо.
Тема — это тизер. заглавных букв — ВОТ ТАКИХ
(знаков препинания — слишком много
вопросов??? и восклицаний!!!; символов —
названий валют $$$ и другого біть не должно.

38
Письмо:

1. Суть: То, о чем вы просите или что предлагаете,

должно быть в первых 15 словах в теле письма. Также
указывайте сроки когда вам нужен ответ — задача без
срока выполняется вечно.

2. Контекст: В начале длинного письма опишите

контекст одним предложением, и одним
предложением, о чем пойдет речь ниже. Особенно
для первого письма или при добавлении человека,
который не в курсе переписки.
3. Будьте конкретны. Избегайте открытых
абстрактных вопросов, задавайте закрытые
вопросы. Если у вас есть вопрос, то, чтобы
максимально быстро получить ответ, предложите
 адресату возможные решения:

Тема письма:
Есть несколько простых правил:

1. Одна тема — одно письмо. Если в

результате переписки тема письма
изменилась — измените тему и заголовок
письма.
2. Краткая суть сразу: В теме сразу пишите,
что хотите получить.
3. Добавьте в тему письма статусные теги.
[Info], [Action Required], [Approval], [ASAP],
«FYI» — для писем которые не требуют
действий от получателя. Экономьте его
время.

43 Design

Жирный шрифт-более нейтральный вид

Курсив -название статьи, книг
Подчеркивание - пример
Для чего - дедлайн, и для действия которое вы хотите
подчеркнуть

Все заглавные буквы, лучше не использовать, выглядит

грубо

49 Personalisation

Ответ во время,
Мы можем оперировать сроками, которые были
установлены ранее, тезисами из предыдущих писем\тем,
терминами и т.д., т.е. Делать отсылку на предыдущие
договоренности либо темы разговоров\писем. Т.е. Будьте
внимательны и обращайте внимание на то что пишет вам
ваш собеседник
(конкретный) —
Привожу пример несколько фраз, где вы покажите нацельте на
важность вашего оппонента для вас, при этом человек конкретную
воспримет это как вашу заинтересованность в нем как в область для
собеседнике и оставит как минимум приятное послевкусие. улучшения
(измеримый) —
дайте
53 количественную
на этом слайде приведена статистика, основных ошибок оценку или по
● Граматика крайней мере
● Очень длинные письма предложить
● Тут то что из 125 предложений не всегда понятно показатель
что же вы таки хотите спросить, тут приходят на прогресса
помощь бутилированные списки, абзацы
Assignable —
● Слишком много стилей выделения, сокращений
(назначаемый) —
укажите
55 конкретного
Адресаты: исполнителя
 Realistic —
(реалистичный)
По возможности не тяните всех в копии. Ставьте других
— опишите, какие
в копию, если:
результаты могут
быть реально
они сами тебя об этом попросили; достигнуты при
наличии ресурсов
они должны получить это письмо.
Time related —
Если вопрос явно решается с одним из людей в копии,
(свазнный со
то ответьте всем, что решите его с ним и сообщите всем
временем)
только финальный результат. Помните, что чем больше
людей в цепочке, тем меньше ощущение
ответственности отвечать на него.
Но будьте готовы к тому, что почти никто не читает
письма, где они поставлены в копию.

56 написание даты
Намного упростилось
Не считается ошибкой отсутствие запятой или th

Один из последних трендов не ставить запятіе после

59 Будьте вежливы
Это ваше лицо, не обязательно нагибая человека вы
несете важность своего сообщения и выполнения его в
срок

62 здесь о том что не спешите наезжать) перепроверьте

65 практика
Перформулировать на летс дискасыс, I have a
suggestions.

Есть такая-то
проблема,
предлагаем
следующие
варианты
решения:
Решение А,
Решение Б
=Требует
обсуждения=Како
е решение вам
подойдет?