10 універсальних принципів

ефективної письмової комунікації

Підготував студент групи ДС-11мн
Сергєєв Дмитро
 10 універсальних принципів ефективної
письмової комунікації
● Персональність
● Тактовність
● Позитивність
● Активність
● Цілісність
● Зв'язність
● Ясність
● Стислість
● Легкість для читання
● Уніфікація
 Персональність
Персональність інформаційного
повідомлення досягається:
● точно та без помилок вказаним на
конверті ім'ям одержувача;
● зверненням у тексті листа, яке має
відображати соціальний статус
одержувача у його "поважному"
оформленні;
● використанням у рекламних листах
для подальшого розсилання
наступних вітань безособової
форми: "Шановні панове", "Дами та
панове".
 Тактовність
Для ефективних письмових комунікацій тактовність та дотримання правил
загальноприйнятих етичних норм має особливе значення. Щоб лист було
максимально тактовним, необхідно розпочати з ретельної підготовки, з
вивчення та аналізу особистісних рис і особливостей одержувача. При
зверненні до певної цільової аудиторії читачів необхідно скласти збірний образ
читача, звернувши увагу на таке:

● які професійні групи репрезентують адресати;

● які вікові групи;
● який приблизний освітній рівень респондентів;
● до яких соціальних, політичних чи релігійних груп вони належать.

Результатом аналізу має стати найбільш прийнятний та тактовний стиль листа.

 Позитивність тону письма
Тон і стиль листа можуть справити на читача як позитивне, так і негативне
враження. Ефективний текст - це повідомлення, яке складається з позитивних
і нейтральних слів. Щоб досягти позитивності у письмових комунікаціях,
необхідно:
● Уникати вживання слів із негативним забарвленням.
● Використовувати реверсивні слова та фрази.
● Правильно розставляти акценти, розміщуючи інформацію.
 Цілісність і зв'язність тексту
У діловому листуванні кожне речення повинно містити тільки одну
тематичну думку. Досягти цілісності легко, якщо використовувати прості
речення. Однак це може призвести до переривчастого стилю письма з точки
зору читача. Тому прості речення доцільно поєднувати зі складними і
складнопідрядними. Автор повинен досягти чіткого логічного зв'язку між
окремими думками, а також узгодженості всього документа.
У реченнях часто відсутня зв'язність, коли займенники він, вона, воно, цей, той
і це вживаються неправильно.
 Цілісність і зв'язність тексту
Неправильне використання дієприслівникових словосполучень також може
зробити речення незв'язним. Дієслівні конструкції на початку і кінці речення
повинні мати чіткий логічний зв'язок з відповідним іменником або займенником.
 Ясність
Людям-адресатам потрібна зрозуміла, проста і недвозначна мова. Ясність
викладу включає вибір слів, структури речення і абзацу, а також загальну
організацію тексту повідомлення. Введення тематичних речень до кожного
абзацу, складання плану перед тим, як почати писати, допоможуть зробити
текст повідомлення більш чітким та структурованим.

Абзац повинен містити лише одну основну думку, яка зазвичай виражена
тематичним речення. Вживаючи тематичні речення, необхідно стежити за
тим, щоб кожне речення абзацу було пов'язане з тематичним. Тематичне
речення має бути або на початку, або наприкінці абзацу.
 Ясність
Для того, щоб читачеві було легше зрозуміти написане, у тексті не повинно
бути абстрактних слів і виразів, слів, що маскують непривабливу реальність
(евфемізми), незнайомих слів та технічного жаргону.
 Стислість, легкість для читання
Більшість одержувачів письмового повідомлення не мають зайвого часу. Їм
потрібна коротка інформація щодо суті питання, подана в доступній
формі. У письмових комунікаціях варто уникати:

● довгих, важковимовних і неоднозначних у своєму тлумаченні слів;

● багатослівних виразів, які часто вживаються людьми для прикрашання або
уточнення сенсу, підкреслення значущості того чи іншого явища тощо;
● непотрібних повторень;
● заїжджених фраз, специфічного сленгу та кліше.
 Стислість, легкість для читання
Існує дуже простий спосіб скорочення багатослівних висловлювань: виключіть
необов'язкові слова. На практиці це означає, що багато слів і фраз, які
відкривають речення або використовуються в контексті, не несуть смислового
навантаження і тому їх можна видалити з тексту.
 Уніфікація
Уніфікація – процес створення документів на базі єдиних стандартів та
правил. Існують загальноприйняті елементи уніфікації, які багато в чому
визначають те, як виглядатимуть внутрішньофірмові документи та ділова
кореспонденція. До них відносяться:
● Формат - розмір паперового аркуша, де розміщується документ.
Стандартним форматом для більшості ділових листів та документів є
формат "А4" (297 х 210 мм).
● Бланк - стандартний аркуш паперу, на якому розміщено інформацію про
організацію-відправника та відведено місце для тексту повідомлення.
● Шаблон (трафарет) документа - типова структура документа, куди включені
стандартні елементи оформлення.
● Реквізити - невід'ємні частини документа, які забезпечують його розуміння і
легітимність, тобто. законну силу та здатність призвести до необхідних дій.
Дякую за увагу!