Лист-прохання.

Лист-відповідь на прохання
Підготувала ПС-23-1
Винник Олеся
 План:
ЩО ТАКЕ ЛИСТ-ПРОХАННЯ?
ОФОРМЛЕННЯ ТА ПРАВИЛА НАПИСАННЯ ЛИСТА-ПРОХАННЯ
ЙОГО ЗРАЗКИ
ЩО ТАКЕ ЛИСТ-ВІДПОВІДЬ?
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ ЛИСТА-ВІДПОВІДІ
ЙОГО ЗРАЗКИ
 Лист-прохання - це офіційний документ, який використовується для прохання до одного
адресата або цілої групі співробітників. Він може бути написаний на папері або в електронній
формі і містити запит на якусь послугу, виділення коштів, сприяння у вирішенні питання,
узгодження будь-яких дій, надання довідки, відомостей тощо. Лист-прохання зазвичай містить
ввічливий тон та аргументацію, яка пояснює, чому прохання має бути враховано або виконано.
Офіційного стандарту написання листа-прохання не передбачено, але все ж існують негласні
шаблони, що спрощують його складання і виділяють серед іншої службової документації,
залишаючись при цьому офіційним документом.
ОФОРМЛЕННЯ ТА ПРАВИЛА НАПИСАННЯ ЛИСТА-ПРОХАННЯ
Лист-прохання – частина корпоративної кореспонденції, в зв’язку з чим при його написанні
рекомендується дотримуватися правил ділової етики. До його структури входить вступна та
основна частини, в яких продумана і викладена суть звернення. Лист-прохання переважно
оформляється на фірмовому бланку відправника, в якому вказані всі реквізити (найменування,
адреса і поштовий індекс, контактні номери телефонів, факс, e-mail). Це додає зверненню
більшої офіційності.
 У вступній частині рекомендується звернутися до адресата персонально по імені, по батькові,
яке варто дізнатися заздалегідь. Цим виражається особисте шанобливе ставлення до конкретної
особи, покладаючи на неї відповідальність за реалізацію вашого прохання. Тут доречно
спробувати заручитися підтримкою адресата, використовуючи реальні заслужені компліменти
(Ваші проекти були визнані …, під Вашим керівництвом був успішно завершений …, Ваша
компанія стабільно працює на позитивний результат і т.п.).
Далі рекомендується послідовно описати ситуацію, використовуючи
стандартні вирази:
сформулювати причину (через відсутність, беручи до уваги, з огляду на
затримки, виходячи з результатів);
визначити мету прохання (для вирішення, в цілях, для узгодження);
при наявності підстав вказати на них посилання (з огляду на те, згідно
з указом, відповідно, на підставі). При необхідності вказати конкретні
законодавчі та нормативно-правові документи.
 Основна частина – це по суті викладення позиції з наданням переконливих аргументів.
Звернення повинно бути обґрунтованим, щоб одержувач зацікавився в його виконанні.
Необхідно привести такі аргументи, які підштовхнуть адресата дочитати текст документа до
кінця, розглянути прохання і знайти можливості його виконання. При викладі прохання
вживають ряд стандартних словосполучень (просимо надати допомогу, звертаємося з проханням
направити, просимо допомогти, переконливо просимо не відмовити та інші.). При наявності в
листі кількох прохань їх слід зазначити окремим списком. До кожного окремого прохання
повинні бути вказані конкретні послуги, ціни, дати і т.п. Адресату потрібно розуміти, де, коли, в
якій кількості йому необхідно надати послуги.
Узагальнене прохання, без конкретних подробиць, може бути виконане адресатом на свій
розсуд. Якщо прагнете допомоги, просіть виконання конкретних дій.
Якщо лист-відповідь повинен бути отриманий в певні строки, необхідно тактовно вказати
бажану дату отримання відповіді.
Текст листа повинен бути стриманим і коротким, не більше 3-4 абзаців. У ньому неприпустимі
орфографічні та пунктуаційні помилки, помарки і виправлення.
 При написанні листа використовуйте стандартний шрифт, утримуйтеся від використання
курсиву, підкреслення. У виняткових ситуаціях слова прохання акцентуються виділенням
жирним шрифтом, але не варто зловживати цим прийомом. При нестачі місця на поточній
сторінці необхідно використовувати ще один лист, тому що запис ведеться лише з однієї
сторони.
Якщо прохання не несе потенційної вигоди адресату, спробуйте детально подати актуальність
проблеми і вагомість її виконання, можливість перспективної фінансової вигоди або
нематеріальних інтересів.
В кінці листа необхідно підвести підсумки, ще раз позначивши своє прохання у видозміненій
формі, зробивши акцент на важливих моментах (від прийнятого Вами рішення залежить …, на
Ваше рішення розраховують …).
Не забувайте про слова подяки, але й не поспішайте дякувати завчасно. Тактовніше
супроводити лист словами вдячності за розуміння, за допомогу у вирішенні питання.
Завершити лист підписом, вказавши ПІБ, посаду і дату. За необхідності завірити печаткою.
ЗРАЗОК ЛИСТА-ПРОХАННЯ ДО ДЕПУТАТА ПРО НАДАННЯ ФІНАНСОВОЇ
ДОПОМОГИ
Від благодійної організації «Час Допомагати»
Депутату Київської міської ради
Грушевському В.В.

Доброго дня, Валентин Васильович! Я представник некомерційної організації «Час Допомагати».

Ми надаємо допомогу безпритульним: безкоштовні обіди, місце для ночівлі, огляд лікаря, даємо
засоби особистої гігієни та деякий одяг.

Наша організація діє на протязі 10 років. Раніше з фінансуванням її діяльності не було жодних
проблем, допомагали волонтери та підприємці міста. Нажаль, сьогодні у багатьох підприємців
скрутне становище, і коштів для повноцінного функціонування організації почало не вистачати.
Якщо на їжу, одяг та речі першої необхідності грошей ще вистачає, то з орендою приміщення вже
виникли труднощі.

На недавньому засіданні мер зауважив, що ситуація з безхатьками потребує уваги, а також дав
доручення розробити план допомоги цим людям. У зв’язку з цим прошу вас допомогти з оплатою
оренди приміщення та комунальних послуг, а це близько 20000 грн на місяць.

З повагою, Куріний І.П.

 Лист-відповідь є частиною ділового листування і складається у відповідь на офіційну
пропозицію, запит або прохання. Він може містити як схвальне рішення (згоду), так і відмову.
Такого роду листи в службовому листуванні підпорядковуються групі правил, яких потрібно
дотримуватись при їх написанні. До них відносяться:
1. Оперативність. При отриманні листа-прохання або запиту, потрібно негайно відреагувати і
надіслати відповідь, щоб виглядати в очах клієнтів і підприємців відповідальним та
надійним партнером.
2. Належне оформлення. Складається на фірмовому бланку з необхідними двосторонніми
реквізитами.
3. Конкретність висловлювань. Лист-відповідь тематично підпорядковується запиту, тому в
ньому повинні зберігатися:
послідовність;
терміни та визначення;
семантичні поняття;
грамотне викладення.
 Лист відповідь з відмовою належить починати зі слів подяки. У тексті використовуються фрази
в доброзичливому тоні, щоб не образити одержувача ( «На жаль, наше підприємство не має
можливості прийняти Вашу пропозицію на цей момент»).
Далі вказуються детальні причини відмови.
Випадки в яких виникає необхідність складати і відправляти лист-відповідь:
У загальнодержавні інстанції (наприклад, до податкової інспекції на
запит про фінансову звітність).
Імпортерам (якщо вони запросили прейскурант для оформлення
замовлення).
У відділення банків (наприклад, на вимогу довідки про ділову
репутацію).
У правові органи (при запиті об’єктивних доказових свідчень).
Покупцям (на прохання про можливість і дату проведення поставки
товарів).
Фізичній особі (при запиті відомостей про вакансії на певну посаду в
організації).
 ПРАВИЛА ОФОРМЛЕННЯ ЛИСТА-ВІДПОВІДІ
Лист-відповідь може бути написаний від руки або в друкованій формі, з витриманим офіційно-
діловим стилем. Це означає застосування мовних прийомів, та викладення інформації відповідно
до прийнятих правил.
Текст листа повинен бути:
офіційним, що підкреслює якусь дистанцію між контрагентами;
адресним, тобто він призначений конкретній людині;
без перекручування фактів;
переконливим і обґрунтованим, що спонукає одержувача здійснювати зазначені дії;
максимально повним для прийняття можливих рішень.
Перш ніж приступати до написання відповідного листа, необхідно вивчити всі питання,
викладені в листі контрагента. Коротко відповісти по кожному з пунктів. Складати лист
доцільніше на фірмових бланках при дотримуванні певних вимог:
Повні реквізити компанії-відправника (назва організації, адреса, номер телефону, факсу та
ін.)
 У реєстраційному журналі проставляється вихідний номер і дата
відправлення листа. Запис потрібен для пошуку даних про
листування в разі виникнення спірних питань.
Коротка тема листа.
Наявність шанобливого звернення до представника, який
отримує відповідь (наприклад, Шановний Сергію Івановичу).
Основний текст (логічні відповіді на поставлені питання).
Додаткова документація прикладається в додаток.
Підпис директора або уповноваженої особи.
Лист-відповідь часто не потребує зворотної відповіді, тому що не
містить пропозицій, запитів або прохань, а тільки інформацію,
необхідну другій стороні. Але він може послужити початковим
етапом у вигідній обопільній співпраці.
 ЗРАЗОК НАПИСАННЯ ЛИСТА-ВІДПОВІДІ

Генеральному директору
ТОВ «ІнженерінгПлюс»
Захарченко Д.В.
Шановний Дмитро Володимирович!

Нами уважно вивчена ваша пропозиція на постачання та обслуговування нового виробничого

обладнання. На жаль, на думку наших фахівців, перелаштування нашого устаткування під нове
виробництво обійдеться нам значно дешевше ніж купівля нового обладнання, тому ми
відмовляємося від вашої пропозиції на постачання, але готові розглянути пропозицію по
обслуговуванню нашого устаткування.

З повагою,
Головний менеджер з продажу
Антонов А.В.
ТОВ «СантехСвіт»
тел: 000-000-00-00
Email: 0011@gmail.com
Дякую за увагу!