Аудиторна робота

ДІЛОВІ ПАПЕРИ ЯК ЗАСІБ ПРОФЕСІЙНОЇ ДІЛОВОЇ

КОМУНІКАЦІЇ

Завдання 1. Робота з текстом.

ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА
оформлення документів
Завдання до тексту
1. Ознайомтеся із загальними правилами оформлення документів (додаток 1
Інструкції з діловодства в Херсонському державному університеті
(https://www.kspu.edu/About/DepartmentAndServices/DClericalWork.aspx?la
ng=uk). До якого стилю належить цей текст? Обґрунтуйте свою думку.

Текст належить до офіційно-ділового стилю. Характеризує точність та

ясність в поєднуванні з лаконічністю, стислістю й послідовністю викладу
фактів. Особливий своєю нейтральність та чіткою організацію тексту:
поділяється на параграфи, пункти, підпункти.
2. Визначте вимоги до змісту та розташування реквізитів на бланках
документів різних жанрів.
Реквізити – це сукупність окремих елементів, які формують документ.
Набір та розташування реквізитів залежить від виду документа.
Розрізняють постійні та змінні реквізити. Постійні друкуються під час
виготовлення бланка, змінні – фіксуються під час заповнення.
Загальні правила оформлення реквізитів такі:
1. Державний герб України.
2. Емблема організації чи підприємства.
3. Зображення державних нагород.
4. Код установи, організації, підприємства за Українським
класифікатором підприємств і організацій (УКПО).
5. Код форми документа за Українським класифікатором
управлінської документації (УКУД).
6. Назва міністерства або відомства (вищої організації
або замовника).
7. Повна назва організації, установи чи підприємства —
автора документа.
8. Назва структурного підрозділу
9. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна
адреса, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер
телефону, факсу, номер рахунка в банку.
10. Назва виду документа.
11. Дата.
12. Індекс.
13. Посилання на індекс та дату вхідного документа.
14. Місце складання або видання.
15. Гриф обмеження доступу до документа.
16. Адресат.
 17. Гриф затвердження.
18. Резолюція.
19. Заголовок до тексту.
20. Відмітка про контроль.
21. Текст.
22. Відмітка про наявність додатка.
23. Підпис.
24. Гриф погодження.
25.Візи.
26. Печатка.
27. Відмітка про засвідчення копій.
28. Прізвище виконавця та номер його телефону.
29. Відмітка про виконання документа й направлення
його до справи.
30. Відмітка про перенесення відомостей на машинний
носій.
31. Відмітка про надходження документа
3. Які вимоги до структурної організації тексту документів?
1. Гарнітура Times New Roman та шрифт розміром 12-14 друкарських
пунктів або 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту «.
2. Розміри полів: ліве – 35 мм; праве – не менше 8 мм; верхнє і нижнє
– 20 мм
3. Шрифт: напівжирний шрифт великими літерами – для назви виду
документа; напівжирний – для заголовків та короткого змісту
документа.
4. Інтервал: 1 – для складових тексту документа, реквізиту «Додаток»
та покликання на документ; 1,5 – для складових частин реквізитів
«Адресат» та «Гриф затвердження»; 1,5-3 – для відокремлення
реквізитів документа один від одного.
4. Власне ім’я та прізвище в реквізиті «Підпис» розмістити на рівні
останнього рядка назви посади.
5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів – 73 міліметри
(28 друкованих знаків).
6. Якщо короткий зміст до тексту перевищує 150 знаків (п’ять рядків), його
дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не
ставиться.
7. При оформленні документів відступ від межі лівого берега документа
становить:
125 міліметрів – для імені та прізвища реквізиту «Підпис»;
100 міліметрів – для реквізиту «Гриф затвердження»;
90 міліметрів – для реквізиту «Адресат»;
10 міліметрів – для абзаців у тексті;
0 міліметрів: для слів: «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ»,
«УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ»;
8. Нумерація сторінок.
9. Номер – арабська цифра посередині верхнього поля.
10. Формат :А4 і А5
11. QR-код розміром 21 на 21 мм розміщується в нижньому лівому куті
першої сторінки документа.

Завдання 2. Дайте відповіді на тестові питання. Свою думку обґрунтуйте.

1. Мета офіційно-ділового стилю:
В Регулювання ділових стосунків.
Офіційно-діловий стиль – це стиль мови ділових паперів: розпоряджень,
постанов, програм, указів, актів ,який слугує для спілкування в державно-
політичному, громадському й економічному житті, законодавстві, у сфері
управління адміністративно-господарською діяльністю.
2. Характерними ознаками офіційно-ділового стилю є:
В Наявність реквізитів, використовуваних за чітким алгоритмом.
3. Документ – це:
В Побудований за чіткою схемою письмовий текст, який повідомляє про
факт, подію тощо.
Іншими словами документ – це засіб фіксації певним чином на
спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної
дійсності то розумової діяльності людини. Це результат відображення
конкретної інформації на спеціальному матеріалі за визначеним
стандартом .
4. Текст документа повинен бути:
А Точним, достовірним, стислим, переконливим, повним.
До основних вимог документу можна віднести ще: належність бути
відредагованим та оформленим, чинним до законодавства та містити конкретні
й змістовні вказівки та пропозиції.
5. Бланк – це:
А Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, які містять постійну
інформацію.
На основі формуляра зразка проектують бланки – друковану стандартну
форму документа, що містить тільки ті реквізити, які відповідають змісту
документа. Бланки мають трафаретний текст – дослівне відтворення
постійної інформації з пропусками для подальшого заповнення.
6. У тексті документа виділяємо такі взаємозумовлені логічні елементи:
Б Вступ, основна частина (доказ), завершальна частина.
У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині
викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у
закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Завдання 3. Відредагуйте фрагмент офіційно-ділового тексту,

дотримуючись орфографічних, пунктуаційних і стилістичних норм
української літературної мови, а також норм офіційно-ділової комунікації.
Учасники договору можуть рівною мірою незалежно від внеску брати
участь в управлінні справами з прагненням досягти спільної мети.
 Учасники вправі самі складати договори в інтересах спільної діяльності
в межах внеску з негайним подальшим повідомленням сторін. Такі угоди
будуть тягнути наслідки для учасників договору після їхнього схвалення .
Майно створене або придбане шляхом/внаслідок внесків ,або в процесі
спільної виробничої дії належить учасникам договору на правах спільної
власності та рівних долях. Кожна зі сторін має право розпорядитися,
продати, закласти своєю долею тільки при згоді інших учасників договору.
Доходи отримані шляхом або в результаті спільної дії поступають на
рахунок кожної зі сторін за підсумками фінансового року (згідно з внеском,
порівну або інший порядок розподілу).

ДОКУМЕНТАЦІЯ З КАДРОВО-КОНТРАКТНИХ ПИТАНЬ

Завдання 4. Дайте розширену письмову відповідь (із наведенням 2-3

аргументів) на питання «Актуальність документації з кадрово-контактних
питань в сучасній діловій комунікації (резюме, характеристика,
рекомендаційний лист, автобіографія, трудова угода, заява)».
На прикладі резюме:
Актуальність використання резюме залишається високою в сучасному світі
праці. Резюме є ключовим інструментом при пошуку роботи, оскільки воно
допомагає висвітлити ваші навички, досвід та освіту потенційному
роботодавцю. Використання зручних форматів, які легко скануються та
адаптуються для конкретних вакансій, може покращити його ефективність.

На прикладі рекомендаційний листів:

Вони можуть бути використані в різних сферах, включаючи академічну та

професійну сфери, для підтвердження кваліфікацій, навичок та досвіду особи.
Рекомендаційні листи є важливим інструментом при пошуку роботи, вступі до
навчальних закладів, отриманні стипендій та інших можливостей. Вони
дозволяють підкреслити позитивні якості та досягнення кандидата з точки зору
іншої довіреної особи.

На прикладі автобіографії:

Автобіографії залишаються актуальними як у професійній, так і у особистій

сферах. Вони можуть бути використані для документування життєвого шляху,
досягнень, важливих подій та впливових взаємодій. У професійному контексті
автобіографія може бути корисною при пошуку роботи, подачі заяв на
стипендії або гранти, а також для особистого розвитку та планування кар'єри.

Завдання 5. Дайте відповіді на тестові питання. Свою думку обґрунтуйте.

1. Від першої особи складають такі документи:
В Заява, автобіографія, розписка, пояснювальна записка
Це документи ,які може написати
 2. Документ, у якому в офіційній формі висловлено колективну думку
про працівника як члена колективу, – це:
Б Характеристика.
Це офіційний документ, який видає адміністрація на прохання
працівника. Характеристику пишуть або друкують у двох примірниках,
один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової
справи.
3. Заява – це:
Б Документ, у якому висловлюють прохання
А саме: офіційне повідомлення ,яке буваєв усній або письмовій формі. За
місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які бувають від
організацій, установ (службові) та особисті. У зовнішній особистій заяві
обов'язково зазначається повна домашня адреса, а в службовій — повна
поштова та юридична адреса установи, підприємства. У внутрішній заяві не є
обов'язковими викладені вище вимоги.
4.Нормативними є словосполучення в рядку:
Б Відповідно до наказу, складати іспит, курси для вивчення української
мови.
Прийменник відповідно вживається з родовим відмінком іменника у
сполученні з прийменником до: відповідно до наказу
здавати іспит- це калька правильний варіант: складати іспит..
Завдання 6. Відредагуйте речення.
1. Секретар пішов у справах служби - Секретар пiшов у службових справах
2. Директор приймає по службовим справам з трьох годин - директор
приймає з питань службових справ з третьої години.
3. Запрошуємо прийняти участь у нараді через організацію конкурсу –
запрошуємо взяти участь у нараді через організацію конкурсу.
4. Першим ділом треба рішити це питання - спершу, треба вирішити це
питання
5. Міністерство дало добро на введення цієї норми в дію – Міністерство дало
згоду на введення цієї норми в дію
6. Вибачаємося, що потурбували Вас із цього приводу – Вибачте нас, що
потурбували Вас щодо цього.

Завдання 7. Напишіть заяву про прийняття на роботу. Скористайтеся

поданими нижче рекомендаціями.
 ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ

Завдання 8. Дайте розширену письмову відповідь (із наведенням 2-3

аргументів) на питання «Актуальність довідково-інформаційних документів у
сучасній діловій комунікації (звіт, рапорт, доповідна записка, пояснювальна
записка, довідка, пресреліз)».
Організація довідково-інформаційних документів дуже важлива для вдалого
розвитку будь-якої установи ,організації чи підприємства.
-Довідково-інформаційна документація носить допоміжний характер відповідно
до організаційно-розпорядчої документації.
Наприклад звіт:
-За допомогою звітів можна переглядати, форматувати та підсумовувати дані.
Створення звітів має практичний формат для контролю ,створення звітів не
займає багато часу, чим і є популярне. Звіти надають можливість публічно
демонструвати ділову діяльність, проводити аналіз різних аспектів діяльності.
Наприклад пресрелізу:
-Написання плесрелізу не вимагає великих витрат часу, проте грамотно
складений прес-реліз надзвичайно ефективний, коли треба представити
інформацію, яка потребує миттєвого висвітлення у ЗМІ (наприклад, дата і місце
проведення громадських слухань).
На прикладі протоколів:
-Використання протоколів залишається надзвичайно актуальним, особливо в
сучасній цифровій епохі. Вони забезпечують стандартизацію комунікацій між
пристроями та програмами, що дозволяє їм ефективно взаємодіяти та
обмінюватися даними.
На прикладі доповідних записок:
Актуальність використання доповідних записок можуть бути корисним
інструментом для фіксації важливої інформації, поділу знань та забезпечення
стійкості в робочих процесах. Доповідні записки можуть слугувати як засіб
звітності, аналізу, планування та спільної роботи.

Завдання 9. Дайте відповіді на тестові питання. Свою думку обґрунтуйте.

1. Виберіть рядок із правильними назвами документів:
2. А Довіреність (калька), довідка, пояснювальна записка.
Б Доручення, довідка, пояснювальна записка.
В Доручення, справка (калька), пояснююча записка.
Г Доручення, справка, пояснювальна записка.
3. Виберіть правильний варіант оформлення фрагмента протоколу:
А Порядок денний.
Б Повістка денна.
В Повістка дня.
Г Порядок дня.
4. Службова записка – це:
А Документ, який використовують для вирішення внутрішніх питань
підприємства, установи тощо.
Завдання 10. Складіть текст наказу Про затвердження Плану заходів щодо
впровадження положень Закону України «Про забезпечення функціонування
української мови як державної». Скористайтеся зразком і рекомендаціями,
поданими у чинному ДСТУ 4163:2020.
 ЕТИКЕТ СЛУЖБОВОГО ЛИСТУВАННЯ

Завдання 11. Дайте письмову відповідь на одне з питань (із наведенням 2-3
аргументів):
Різновиди нормативних етикетних звертань у діловому листуванні.
1. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою
ввічливості.
Приклад: Шановний (ім 'я та по батькові)!
Шановний пане/пані... !
Шановні панове!
Шановні колеги!
2.У листуванні прийнято зазначати звання адресата чи вказувати його
професію:
Високоповажаний міністре!
Вельмишановний (високоповажний) професоре!
Шановний директоре!
До Президента держави слід звертатися так; Вельмишановний Пане
Президенте!
3.Якщо лист – це відповідь на запрошення, запит, подяка ,то в першому
реченні доречним буде ввічливо висловити вдячність.
Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо...
Насамперед (передусім) дозвольте подякувати Вам за...
Прийміть нашу щиру (найщирішу) подяку за...
4. У листах-підтвердженнях варто скористатися такими початковими
фразами:
Із вдячністю підтверджуємо отримання листа-відповіді...
Офіційно підтверджуємо свою згоду на...
На підтвердження нашої попередньої домовленості повідомляємо...
5.У діловому світі з різних причин іноді виникають ситуації, коли потрібно
вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У
такому разі листа слід розпочинати так:
Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю...
Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення...
Хочемо вибачитися за завдані Вам зайві турботи...
6. У листах-повідомленнях доречною буде одна з таких вступних фраз:
Повідомляємо Вам...
Хочемо повідомити про те, що...
З приємністю повідомляємо Вам, що...
На жаль, змушені повідомити Вам, що...
Дозвольте повідомити Вам, що..

Завдання 12. Дайте відповіді на тестові питання. Свою думку обґрунтуйте.

1. Правильно написано звертання в рядку:
А Шановний директоре, Ігоре Святославовичу, пані Інно.
Б Ольга В’ячеславівна, шановний друже, Миколо Геннадійовичу.
В Валерію Федоровичу, високоповажний пане, шановний колего.
Г Оксано Іванівно, шановний доповідачу, ВолодимирЕ Васильович.
Шановний, високоповажний треба писати з великої літери при звертанні.
В останньому реченні в кличному відмінку буде Володимире.
2. Правильно написано словосполучення в рядку:
А Матеріальний стан, не складає винятку, чинне законодавство.
Б Ввести в склад, провідний фахівець, згідно до розпорядження.
В Виключення (виняток) з правил, особистий приклад, взяти до
уваги.
Г Заслуговувати на увагу, вжити заходів, відповідно до наказу.
3. Правильно написано словосполучення в рядку:
А Очолюючий відділ, обіймати посаду, за домовленістю.
Б Забезпечити підготовку, державна скарбниця, захід для студентів.
В По всім правилам – за всіма правилами, поточний рахунок, штатний
розклад.
Г Проживати за адресом – проживати за адресою, громадське
законодавство, споживацький кошик.
4. Неправильно вжито прийменникове сполучення в рядку:
 А У справі, за законом, у вихідні, по пошті - поштою.
Б Ательє по обслуговуванню- ательє для обслуговування, наказ
по університету, з нагоди.
В За схемою, через хворобу, надіслати на адресу.
Г З ініціативи, на прохання, за замовленням – на замовлення.

Завдання 13. Укладіть по 1 зразку ділових листів (жанр обираєте

самостійно): запрошення, вітання, прохання, подяка, рекомендаційний,
інформаційний.
З днем народження
Високошановна пані Ірино!
Прийміть наші найщиріші вітання з нагоди Вашого 50
річного ювілею.
Відповідальна й принципова, уважна й терпелива, Ви завжди були поруч з нами
в усіх справах і починаннях.
Сповна розкриваються Ваші мудрість і душевна щедрість, добро та
милосердя у громадській роботі.
Нехай же Вам випадають щасливі дороги, легкими будуть Ваші думки й ніколи
не болять натруджені руки.
Довгої та світлої Вам долі, здоров 'я, теплого, привіт
ного сонця, злагоди в родині, успіхів, вічного натхнення у
праці.
З повагою.
Колектив...