Тема 6.

Документація з кадрово-контрактних питань

та довідково-інформаційні документи
1. Резюме.
2. Характеристика.
3. Рекомендаційний лист.
4. Заява. Види заяв.
5. Автобіографія.
6. Наказ щодо особового складу.
7. Прес-реліз.
8. Звіт.
9. Службова записка.
10.Довідка.
11.Протокол, витяг з протоколу.
«Автобіографія – видумана історія, написана людиною,
яка відмінно знає факти»
Л. Левінсон.

Документація з кадрово-контрактних питань (документи

щодо особового складу) містять інформацію про особовий склад
установи, підприємства, організації, фірми тощо. Це: заяви (про
прийняття на роботу, звільнення з роботи, переведення чи зміщення
на іншу посаду), накази щодо особового складу (про прийняття на
роботу, звільнення з роботи, переведення чи зміщення на іншу
посаду, заохочення, стягнення, відрядження, відпустки), виробничі
характеристики, трудові договори, контракти, трудові угоди, особові
листки з обліку кадрів, особові картки, трудові книжки, графіки
відпусток, журнали обліку працівників, що відбувають у
відрядження, анкети, автобіографії, резюме, витяги з трудових
книжок.
Згідно зі статтею 2 Кодексу законів про працю України (КЗпП)
[6] «працівники реалізують право на працю шляхом укладення
трудового договору про роботу на підприємстві, в установі,
організації або з фізичною особою». З моменту прийняття
працівника на посаду створюються документи, що підтверджують
його статус, обліковують трудовий стаж. Ці документи
оформлюються в особову справу працівника,ведуться відповідною
посадовою особою канцелярії (управління справами). Зберігаються,
як правило, в сейфах. З метою спрощення пошуку інформації про
кадри в установах заводять алфавітні картки на кожного працівника,
які містять необхідну інформацію про особу, її освіту, рівень
кваліфікації, трудову діяльність.
Резюме. Для участі в конкурсі на заміщення вакантної посади
особи, які претендують на ту чи іншу посаду, повинні надати
резюме. Резюме (фр. – стисло викладати) – це документ, в якому
подаються короткі відомості про навчання, здобуту освіту, трудову
діяльність та професійний досвід і досягнення особи, яка його
складає. Мета створення документа – переконати роботодавця про
наявність у претендента необхідних знань, навичок, практичних
умінь та досвіду, що дозволять йому якісно виконувати посадові
обов’язки.
Серед основних вимог до укладання резюме такі: об’єктивність
та достовірність наданих відомостей про претендента, вичерпність
даних,чіткість та структурованість викладу, стислість і грамотність.
Важливе значення має й оформлення документа: його вигляд,
охайність. За обсягом резюме не повинно перевищувати 1-2
сторінки. Резюме складається у довільній формі, проте є ряд
обов’язкових складових. Це - відомості про мету, освіту, досвід
роботи, професійні навички, досягнення, особисті відомості,
рекомендації. Рекомендовано на конкретну вакансію складати
окреме резюме. Також у документі не слід зазначати національність,
політичні та релігійні переконання, свої недоліки, невдачі чи
причини, через які довелося звільнитися з попереднього місця
роботи.
Реквізити документа:
 Назва виду документа (посередині рядка).
 Ім’я та прізвище (у називному відмінку, бажано виділити жирним
шрифтом; ім’я по батькові писати необов’язково).
 Особисті відомості (дата народження або вік; родинний стан).
 Контактна інформація (номер телефону, адреса електронної
пошти;домашня адреса – можна зазначити лише місто, коли
резюме подається на сайти пошуку роботи у мережі Інтернет).
 Мета написання документа (заміщення вакантної посади, участь у
конкурсному відборі).
 Відомості про навчання (повна назва навчального закладу,
спеціальність, кваліфікація, рік вступу і рік закінчення;
проходження курсів, тренінгів, що відповідають напряму роботи,
на яку претендує особа).
 Досвід роботи (період роботи, повна назва установи, галузь
діяльності, посада; відомості про тимчасову роботу, роботу за
сумісництвом, стажування, якщо вони відповідають посаді, на яку
претендує особа).
 Професійні уміння і навички (рівень володіння іноземними
мовами, комп’ютерні навички, наявність сертифікатів про
стажування, друкованих праць, водійського посвідчення).
 Додаткові відомості (ділові та моральні якості, відомості про
 суспільну діяльність, зазначення готовності до роботи з
відрядженнями, ненормованим робочим днем).
 Вказівка на можливість надання рекомендацій (за наявності таких
– зазначаються конкретні посадові особи та їх контактні дані).
 Дата укладання (ліворуч).
 Особистий підпис (праворуч, без розшифрування).

У резюме слід надавати правдиву інформацію, оскільки її можна легко перевірити. Служби безпеки
великих установ швидко перевірять надані відомості. А щодо ваших навичок та особистих якостей,
якими не володієте, то при першій же співбесіді чи перевірці все з’ясується.

Залежно від способу викладання інформації про претендента

виділяють такі види резюме:
 хронологічне (або європейський, британський варіанти) - перелік
місць роботи подається у хронологічній послідовності із
зазначенням посадових обов’язків та набутого професійного
досвіду;
 хронологічне (або американський варіант) – подають досвід
роботи у зворотному хронологічному порядку: від останнього
місця роботи до попереднього;
 функціональне – акцентують увагу на успіхах претендента за
певним напрямом діяльності, зазначаючи посадові обов’язки,
навички і досягнення. Якщо досвід роботи незначний, то саме
такий виклад дозволить акцентувати увагу на освіті чи набутих
навичках;
 комбіноване – поєднує попередні, дозволяє найбільш повно
продемонструвати кваліфікацію та досягнення претендента,
відслідкувати хронологію його трудової біографії. Зразок резюме
подано у додатку 1.
Коли претендент немає стажу роботи не слід лишати багато порожніх рядків або ставить прочерки у
резюме. Слід зазначити свої досягнення за період навчання: участь у конференціях, семінарах,
стажування, громадська діяльність.

Автобіографія(гр. – життя) є обов’язковою складовою

особової справи працівника. Це – документ, що містить у
хронологічній послідовності опис життя та діяльності особи й
складається нею самою. Зазвичай автобіографія подається при
оформленні на роботу. Пишеться від руки на аркуші паперу або на
бланку. Текст викладається від першої особи. Інформація може
подаватися у формі розповіді з елементами опису (біографії відомих
діячів культури, політиків) та у формі документа із точним поданням
фактів. Автобіографія пишеться у довільній формі, проте кожна
установа може пред’являти свої вимоги щодо повноти і обсягу
інформації, яка надається у автобіографії.
Реквізити автобіографії:
 Назва виду документа (посередині рядка).
 Прізвище, ім’я та ім’я по батькові (у Н. відмінку; для заміжніх
зазначається і дівоче прізвище).
 Дата народження: число, місяць, рік (16 грудня 1996 року) та місце
народження (місто, село, селище, район, область, країна).
 Громадянство, національність (за потреби).
 Відомості про навчання: повне найменування всіх навчальних
закладів (як вони зазначені у дипломах, свідоцтвах) у
хронологічній послідовності, із зазначенням років; назви
спеціальностей та кваліфікацій, які присвоєно (за дипломом).
 Перебування на військовій службі.
 Відомості про трудову діяльність (у хронологічній послідовності
повне найменування місць роботи та посад).
 Нагороди, стягнення, заохочення (назви й дати їх отримання).
 Відомості про громадську роботу (стисло).
 Короткі відомості про склад родини (без займенників):
для неодружених – батько, мати (прізвище, ім’я та ім’я по
батькові, рік народження, посада, місце роботи);сестри, брати,
якщо вони не мають своєї родини (прізвище, ім’я та ім’я по
батькові, рік народження, місце навчання чи роботи, посада);
для одружених – дружина/чоловік (прізвище, ім’я та ім’я по
батькові, рік народження, місце навчання чи роботи,посада); діти
(прізвище, ім’я та ім’я по батькові, рік народження, місце
навчання чи роботи, посада).
 Повна домашня адреса.
 Дата укладання (ліворуч).
 Підпис укладача (праворуч, без розшифрування).
Зразок автобіографії подано у додатку 2.
Характеристика – документ, у якому надається оцінка ділових
та моральних якостей працівника. Характеристики видаються
адміністрацією установи, підприємства, організації на прохання
працівника (практиканта). Укладає документ керівник структурного
підрозділу, а підписує керівник установи (або і керівник установи, і
керівник структурного підрозділу). Документ засвідчується
гербовою печаткою. Оформляється на стандартному аркуші паперу
у двох примірниках: перший видається особі, а другий підшивають
до особової справи працівника. Текст характеристики викладається
від третьої особи.
Характеристика подається при висуванні на виборні посади,
при оформленні на роботу чи для проходження стажування, при
атестаціях,при вступі до навчальних закладів та в інших випадках.
Відповідно до призначення характеристика буває виробничою,
атестаційною, рекомендаційною, нейтральною.
Реквізити характеристики:
 Назва виду документа (посередині рядка).
 Анкетні дані особи: прізвище, ім’я, ім’я по батькові особи, посада,
вчений ступінь і звання (якщо є),рік народження (все в родовому
відмінку), освіта (з правого боку в стовпчик).
 Дані про трудову (навчальну) діяльність (фах, посада, тривалість
роботи в установі, просування по службі, рівень професійної
майстерності; для студентів – з якого часу навчаються, за яким
фахом).
 Оцінка ділових і моральних якостей особи: рівень професійної
компетентності,ставлення до службових обов’язків (навчання)та
трудової дисципліни, підвищення професійного та наукового
рівня, стосунки у колективі, ставлення до колег, риси характеру,
відомості про найбільш значущі досягнення,нагороди, заохочення
(стягнення).
 Призначення характеристики: висновки про особу, на яку
складається характеристика.
 Підпис відповідальної службової особи (з розшифровкою назви
посади).
 Печатка.
 Дата складання(ліворуч).
Зразок характеристики подано у додатку 3.
Рекомендаційний лист (лат. – доручення) – письмовий або
усний відгук про роботу (навчання) певної особи, чи про діяльність
установи, організації, фірми. Рекомендаційний лист – це різновид
ділового листа, службовий документ, що складається у ситуації
влаштування на нову відповідальну роботу,клопотання про
підвищення на посаді,подання на здобуття стипендії, гранту тощо.
Зацікавленою в рекомендації може бути або сама людина, або ж
організація чи установа, куди влаштовується особа-претендент.
Рекомендаційний лист може подаватися від імені попереднього
керівництва (викладача), проте не обов’язково рекомендацію
подають з місця роботи. За нею можна звернутися до того, хто добре
знає особу-претендента, його професійні та моральні якості,
практичні здобутки, коло інтересів тощо. Головне, щоб особа, яка
надає рекомендацію, була авторитетною, мала визнання у своїй
галузі. Той, хто рекомендує, несе відповідальність за рекомендовану
особу, тому інформація у листі має бути чесною, об’єктивною,
неупередженою. Обов’язковим елементом тексту є висновок, який
містить слова: «рекомендую» або «не рекомендую».
Рекомендаційний лист, як правило, пишеться на загальному
бланку установи (попереднього місця роботи особи-претендента),
підписується керівником установи або іншою посадовою особою,
засвідчується печаткою, видається зацікавленій особі на руки. У
випадку, коли рекомендацію надає не службова особа, то наприкінці
рекомендаційного листа вказуються контактні дані: телефон, адреса
електронної пошти тощо. Підпис такої особи має бути засвідчений
згідно з чинним законодавством.
Рекомендаційні листи, що містять негативну інформацію про
претендента (так звані закриті), як правило, надсилаються поштою
на адресу установи, що здійснила запит. У таких листах
зазначаються причини (недостатній рівень кваліфікації, відсутність
практичних навичок, особистісні якості претендента), що не
дозволяють претендентові зайняти бажану посаду;можуть міститися
поради щодо виправлення ситуації, особливо якщо це стосується
професійних якостей.
За своєю суттю рекомендаційний лист є характеристикою на
працівника, який претендує на певну посаду, і може складатися у
вільному стилі. Однак, має ряд обов’язкових реквізитів:
 Назва документа(посередині рядка).
 Заголовок(ліворуч).
 Текст:
 у першому абзаці зазначається період, протягом якого часу особа-
претендент працювала в установі, які обов’язки виконувала, які
досягнення має; у разі надання рекомендації не посадовою особою –
стисло викладаються обставини знайомства автора листа з
рекомендованою ним особою;
 у другому абзаці надається детальна характеристика професійних
навичок претендента: ефективність діяльності, досягнуті
результати,рівень професійної майстерності,уміння виконувати
певні завдання. Зазначаються як позитивні, так і негативні якості
особи-претендента, особлива увага акцентується на тих, які важливі
для організації або посади, куди здобувач прагне потрапити;
 у третьому абзаці надається оцінка особистісних якостей та
особливостей поведінки: авторитетність серед колег, роль у
командній роботі, відповідальність, доброзичливість тощо;
 у висновку повідомляється про рішення у такому формулюванні:
«безумовно рекомендую», «з деякими застереженнями», «не
рекомендую».
 Підпис (з розшифровкою назви посади, або регалій особи, що
 надає рекомендацію);
 печатка (або засвідчення підпису);
 дата.
Зразок рекомендаційного листа подано у додатку 4.
Заява – це документ, який містить прохання чи пропозицію
приватних чи юридичних осіб і адресується до установи, організації
чи посадової особи з метою реалізації своїх прав та інтересів. Заява є
підставою для призначення особи на певну посаду.
Розрізняють два види заяв:
– особиста, яка містить прохання (звертання) до посадової особи,
пишеться власноручно в одному примірнику;
– службова, що укладається посадовою особою від власного імені
або від імені установи, організації, підприємства, які він
представляє, до посадової особи іншої установи, організації, її
структури тощо. Такі заяви друкуються на бланках у декількох
примірниках і підлягають спеціальному обліку в діловодстві,
повинні містити реквізити (назву та адресу установи, організації,
вихідний номер документа тощо).
За місцем виникнення розрізняють внутрішні та зовнішні заяви.
У зовнішній особистій заяві обов’язково зазначається повна
домашня адреса чи/або дані документа (паспорта, військового
білета, посвідчення тощо). Це – заяви про працевлаштування, різні
види позовних заяв, заява-зобов’язання (прохання про надання
позики), заява про відкриття рахунка, інші види заяв, що містять
клопотання, звернення тощо до різного роду установ, організацій,
підприємств, їх структурних підрозділів. У зовнішніх службових
заявах подається повна поштова та юридична адреса
установи,підприємства, організації з усіма належними реквізитами.
Для внутрішніх заяв перелічені вище вимоги не є
обов’язковими. Це – заяви про звільнення, переведення на іншу
посаду, про надання відпустки, про зміну прізвища, про надання
частково оплачуваної відпустки по догляду за дитиною тощо.
Реквізити заяви:
 Адресат (з великої літери праворуч) – назва установи, прізвище та
ініціали керівника, на ім’я якого подається заява, у Д. відмінку,
чергуючи закінчення – ові (-еві, -еві) з -у (-ю).
 Адресант (без прийменника від):
– у зовнішній особистій заяві: прізвище, ім’я та ім’я по батькові
(повністю), домашня адреса особи, яка звертається із заявою, у Р.
відмінку (без крапки в кінці останнього слова).
– у внутрішній заяві: посада, прізвище, ім’я та ім’я по батькові
(ініціали) особи, яка звертається із заявою, у Р. відмінку (без
крапки в кінці останнього слова).
 Назва документа (посередині).
 Текст (з абзацу).
 Додаток: перелік інших документів, доданих до заяви на
підтвердження її правомірності.
 Дата написання (ліворуч).
 Підпис адресанта (праворуч).
Зразок заяви подано у додатку 5.
У заяві-зобов’язанні, що пишеться для одержання додаткових
авансів чи позик тощо, у тексті документа зазначають:обґрунтоване
прохання про надання певної суми на відповідний термін,спосіб її
повернення, відомості про постійне місце роботи,про заробітну
плату особи, що звертається з проханням, та дані її особистого
документа (паспорта).
Позовна заява подається особою-позивачем до суду з метою
реалізації своїх прав та інтересів і містить такі реквізити:
 Назва суду.
 Прізвище, ім’я та ім’я по батькові (повністю) позивача,
відповідача та їх домашня адреса або місце проживання.
 Назва документа(посередині).
 Текст, що місить зміст вимоги позивача, аргументовані
(документальні) докази, що підтверджують позов;
 Дата(ліворуч).
 Підпис позивача(праворуч).
Слід пам’ятати, що позивач повинен послідовно й детально
викласти конкретні факти, що стали причиною звернення до суду,
зазначивши місце та роль відповідача у цій справі, указати прізвища
свідків, сформулювати позовні вимоги тощо відповідно до змісту
заяви.
Особовий листок обліку кадрів – один з основних документів
особової справи працівника. Це – документ, що заповнюється
особою при прийнятті на посаду (навчання, стажування, для участі в
певному конкурсі) і складається з переліку запитань про біографічні
дані працівника. Особовий листок з обліку кадрів оформлюється на
бланку, заповнюється чорнилом або кульковою ручкою, розбірливо
без виправлень. Правильність внесених даних про особу обов’язково
звіряється із записом у паспорті, трудовій книжці, документі про
освіту. На бланку документа у відведеному місці обов’язково
клеїться фотокартка.
Реквізити особового листка з обліку кадрів:
 Назва виду документа.
 Прізвище, ім’я, по-батькові, дата і місце народження.
 Фотографія особи, яка заповнює документ.
 Відомості про освіту (із зазначенням років вступу, закінчення або
 вибуття, назви здобутої спеціальності, навчального закладу,
номера диплома, свідоцтва), наукові ступені, вчені звання.
 Якими мовами володіє.
 Наукові праці та винаходи.
 Трудова діяльність (включаючи навчання у вищих і середніх
спеціальних навчальних закладах, військову службу, із
зазначенням місяця і року вступу, звільнення, назви займаної
посади, назви підприємства, установи, організації, її
місцезнаходження).
 Перебування за кордоном (робота, службове відрядження тощо,
із зазначенням терміну перебування, назви країни, мети).
 Державні нагороди.
 Відношення до військового обов’язку і військове звання.
 Відомості про родину на момент заповнення особового листка.
 Паспортні дані.
 Домашня адреса.
 Особистий підпис.
 Дата заповнення.
Наказ – розпорядчий документ, що видається керівником
установи,організації, підприємства на правах єдиноначальності та в
межах його компетенції і стосується організаційних та кадрових
питань. Наказ видається на підставі й для виконання чинних
нормативних актів – законів, постанов, розпоряджень уряду,
Президента, Верховної Ради, наказів і директивних вказівок вищих
органів. Наказ набуває чинності з моменту його підписання
керівником установи, закладу, організації. Усі накази поділяються на
дві групи: накази щодо особового складу (з кадрових питань) та
накази із загальних питань.
Накази щодо особового складу регламентують прийняття на
роботу, переведення на іншу посаду, в інший підрозділ, звільнення з
посади, надання відпусток, відрядження, різні заохочення, нагороди,
стягнення тощо.
Реквізити наказу:
 Назва підприємства або установи, що видає наказ (посередині,
великими літерами).
 Назва виду документа (посередині, великими літерами).
 Назва місця видання наказу(посередині).
 Номер(праворуч).
 Дата підписання(ліворуч).
 Заголовок(короткий зміст наказу).
 Текст.
 Підстава для складання.
 Підпис керівника підприємства (установи).
 Візи (внутрішнє погодження) – у разі потреби.
 Виконавець.
Щодо реквізитів наказу, викладу тексту існують певні вимоги:
- до позначення номера наказу щодо особового складу додають
індекс «К» або «ВК»;
- у заголовку зазначають: «Щодо особового складу», «Про
прийняття (прізвище, ініціали)» тощо
- кожний пункт наказу починається з дієслова у наказовій формі
(призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться
великими літерами. Далі зазначають прізвище, ім’я та по батькові
працівника, яке друкується великими літерами з абзацу. Потім
зазначається посада, найменування структурного підрозділу, дія,
що оголошується наказом. Зокрема:
 у наказі про прийняття на роботу указують: на яку посаду
призначено; з якого числа, місяця, року; до якого структурного
підрозділу установи (організації); вид прийняття на роботу (за
сумісництвом, на постійну, тимчасову); умови прийняття (зі
скороченим робочим днем);
 у наказах про переведення та звільнення вказують вид звільнення;
вид іншої роботи й посаду, на яку переводиться особа;
мотивування та дату (звільнення, переведення);
 у наказах про надання відпустки указують: яка відпустка надається
(додаткова, профспілкова, за сімейними обставинами тощо), на яку
кількість робочих днів, термін (з якого і по яке число, місяць), за
який період надано відпустку;
- наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його
складання;
- проект наказу погоджується з відповідними посадовими особами,
коло яких встановлює керівник установи, організації - у разі
потреби;
- у кінці наказу зазначається інформація про безпосереднього
виконавця (прізвище та ініціали, посада, номер телефону).
Існує певний порядок підготовки наказу: виконавець розробляє
проект наказу, який погоджується з відповідними посадовими
особами (засвідчується їх підписами із зазначенням посади та
прізвища, ініціалів). Завізований проект наказу подається на підпис
керівникові. Після підписання наказ реєструється у книзі реєстрації
наказів та зберігається у відділі кадрів. Відповідальний працівник
відділу кадрів ознайомлює з наказом зазначених у ньому осіб, про
що робиться відповідна позначка «З наказом ознайомлений (-а)»,
проставляється підпис і дата ознайомлення.
У наказі щодо особового складу може бути розглянуто декілька
питань. Рекомендується розміщувати їх у такій
послідовності:прийняття на роботу (призначення на
посаду);переведення на іншу посаду;звільнення з роботи;надання
відпусток;заохочення;стягнення.
Доволі часто на практиці використовують уніфіковані накази.
Це – трафаретний документ, надрукований з обох сторін на бланку
формату А4.
Трудова книжка – це основний документ про трудову
діяльність працівника, який підтверджує його стаж роботи, а також
дає змогу роботодавцеві мати уяву про досвід роботи претендента.
Чинним законодавством [5], [14] на працівників покладається
обов’язок при прийнятті на роботу подати власнику чи
уповноваженому ним органу належно оформлену трудову книжку, а
на власника – забезпечити ведення трудових книжок.
Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на
підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад
п’ять днів, а також на позаштатних працівників при умові, якщо вони
підлягають державному соціальному страхуванню. Проте на осіб, які
працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за
місцем основної роботи. До трудової книжки вносяться
відомості:про працівника (прізвище, ім’я та ім’я по батькові, дата
народження); про трудову діяльність, переміщення, звільнення;про
нагородження і заохочення;про відкриття, на які видані дипломи; про
використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції. При цьому
записи про застосування до працівника стягнень до трудової книжки
не заносяться.
Усі записи в трудовій книжці вносяться власником або
уповноваженою ним особою після видання наказу, але не пізніше
тижневого строку, а в разі звільнення – у день звільнення. Записи
виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилами
чорного, синього або фіолетового кольорів, і засвідчуються
печаткою. З кожним записом, що заноситься до трудової книжки,
власник (або відповідальна особа) зобов’язаний ознайомити
працівника під розписку в особистій картці, в якій має
повторюватися відповідний запис з трудової книжки. У разі
виявлення неправильного або неточного запису відомостей про
роботу, переведення, а також про нагородження та заохочення тощо,
виправлення виконується власником або уповноваженим ним
органом, де було зроблено відповідний запис.
Зберігається трудова книжка у відділі кадрів і видається у
зв’язку зі звільненням, виходом на пенсію. Працівник має право
взяти трудову книжку з відділу кадрів на деякий час за заявою.
Особа, яка загубила трудову книжку, зобов’язана негайно заявити
про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем
останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви заводиться нова
трудова книжка з написом «Дублікат» в правому верхньому куті
першої сторінки. Бланки трудових книжок і вкладок до них
зберігаються в бухгалтерії установи, організації підприємства як
документи суворої звітності і видаються за заявкою у підзвіт особі,
відповідальній за ведення трудових книжок. Чинним законодавством
на керівника установи, організації, підприємства покладено
відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу
трудових книжок [18].
Трудовий договір. Контракт. Трудова угода. Правові
відносини між роботодавцем та працівником регулюють такі види
документів: трудовий договір, контракт, трудова угода.
Трудовий договір - це домовленість між особою, що
наймається на роботу, та керівником установи,організації,
підприємства або ж уповноваженим ним органом чи фізичною
особою. Згідно з цією домовленістю працівник зобов’язується
виконувати визначену цим документом роботу, з підпорядкуванням
внутрішньому трудовому розпорядку,а керівник зобов’язується
виплачувати працівникові заробітну плату й забезпечувати умови
праці, необхідні для виконання роботи, передбачені законодавством
про працю, колективним договором і угодою сторін. Порядок
укладення трудового договору регулюється Кодексом законів про
працю України (Ст. 21-25). Трудовий договір укладається як в усній,
так і письмовій формі.
При прийнятті на роботу за трудовим договором працівник
зобов’язаний надати документи, зазначені у статті24 КЗпП: паспорт,
трудову книжку (за наявності), у визначених законодавством
випадках – документ про освіту, довідку про стан здоров’я та інші
документи, довідку про присвоєння ідентифікаційного номера та
свідоцтво про загальнообов’язкове державне соціальне страхування.
На підставі наданих документів та заяви працівника власник видає
наказ чи розпорядження про прийняття на роботу. До трудової
книжки вноситься запис про прийняття на роботу, а весь час роботи
зараховується до трудового стажу. Особа, яка виконує роботу за
трудовим договором, набуває статусу «працівника» і на неї
поширюються гарантії, пільги та компенсації, визначені
законодавством про працю (право на відпустку, державне
страхування, створення безпечних і нешкідливих умов праці).
Трудовий договір, як правило, є безстроковим, крім випадків,
коли трудові правовідносини не можуть бути встановлені на
невизначений строк, виходячи з характеру виконуваної роботи, умов
її виконання або інтересів працівника (Н.: за строковим трудовим
договором здійснюється прийом на роботу на час відсутності
працівника у зв’язку з відпусткою по догляду за дитиною до
досягнення нею трирічного віку) [22]. При укладенні трудового
договору може бути обумовлене випробування з метою перевірки
відповідності працівника роботі, яка йому доручається.
Контракт (лат. – угода) – особлива форма трудового договору,
у якому засвідчено певну домовленість між установою,організацією,
підприємством і особою, що наймається на роботу, про умови їх
спільної виробничої чи творчої діяльності. У контракті зазначається
термін його дії, права, обов’язки і відповідальність сторін (у тому
числі матеріальна), умови матеріального забезпечення й організації
праці працівника, умови розірвання.
Порядок прийняття на роботу за контрактом майже аналогічний
порядку укладення трудового договору. Особа, яка виконує роботу
за контрактом набуває статусу «працівника» і має всі гарантії, пільги
та компенсації, встановлені законодавством про працю.
Особливості контракту:
- укладення виключно у письмовій формі;
- чітко визначається строк його чинності: від одного до п’яти
років;
- можуть передбачатися додаткові умови, гарантії, матеріальні
компенсації (Н.: переїзд працівника на роботу в іншу місцевість
із компенсацією такого переїзду, забезпечення працівника і
членів його сім’ї житловою площею тощо);
- можуть визначатися додаткові, крім встановлених КЗпП, підстави
його розірвання.
Трудова угода – документ, у якому регламентовано відносини
між установою, організацією, підприємством і особою, яка не
входять до складу цієї організації, про виконання певного виду
робіт. Коли в організації бракує фахівців з певної галузі, то вона
може залучати для виконання деяких видів робіт працівників з
інших установ. Трудова угода регулюється Цивільним кодексом
України (далі – ЦК). За своєю суттю цей документ є цивільно-
правовим договором, тобто договором підряду чи договором про
надання послуг. Відповідно до статті837 ЦК «Одна сторона
(підрядник) зобов’язується на свій ризик виконати певну роботу за
завданням другої сторони (замовника), а замовник зобов’язується
прийняти і оплатити виконану роботу». Отже, особа, яка виконує
роботу за трудовою угодою, набуває статусу «підрядника» або
«виконавця».
Предметом трудової угоди є виконання певної, визначеної
договором, роботи у визначені терміни і передача замовнику її
результатів. Тобто робота має разовий характер. Трудова угода може
бути укладена як в усній, так і письмовій формі. Письмова угода
набирає чинності з моменту підписання, а припиняється після
виконання роботи і передавання її замовнику, про що складається
акт, який підписують сторони.
За трудовою угодою запис до трудової книжки не вноситься, а
період виконання роботи зараховується до стажу роботи, що дає
право на трудову пенсію, лише за умови сплати страхових внесків
(здійснюється на добровільних засадах).
Трудовий договір, контракт, трудову угоду укладають у двох
примірниках (по одному для кожної сторони).
Реквізити :
 Назва документа(посередині).
 Заголовок(посередині).
 Дата і місце складання.
 Перелік сторін, що уклали трудовий договір, контракт, трудову
угоду.
 Текст із зазначенням обов’язків виконавця і замовника;терміни
виконання і оплати роботи;
 Адреси сторін.
 Підписи сторін (на одному рівні);
 Печатка установи, організації,підприємства.
У тексті трудового договору, контракту зазначають такі
розділи: загальні положення; термін дії; функції та обов’язки сторін;
компетенція і права особи, що наймається на роботу; матеріальне і
соціально-побутове забезпечення працівника; відповідальність
сторін; вирішення спорів; зміна і розірвання.У тексті трудової угоди
зазначається зміст зобов’язань виконавця, терміни та умови
виконання, розмір і порядок оплати, відповідальність сторін, умови
дострокового розірвання тощо.

Довідково-інформаційні документи містять інформацію про

діяльність, фактичний стан справ установи, організації,
підприємства або дані про його працівників. У цих документах
надається інформація, на підставі якої приймаються відповідні
управлінські рішення та створюються організаційно-розпорядчі
документи.
До довідково-інформаційних належать такі документи: акти,
анкети, анотації, відгуки, висновки, довідки, службові записки
(доповідна, пояснювальна), запрошення, звіти, оголошення, огляди,
прес-релізи, пропозиції, рапорти, скарги, службові листи,
телеграми,протоколи та витяги з протоколу тощо.
Прес-реліз – це документ, в якому установа, організація чи
публічна особа подає інформацію про певну подію або захід до
засобів масової інформації (далі - ЗМІ). Мета написання прес-релізу
– ознайомлення з подією, яка має привернути увагу громадськості,
залучити якомога більшу кількість учасників або подати для
широкого загалу інформацію у найбільш вигідному чи важливому
для установи, організації аспекті.
За функціональним призначенням і терміном подання
відносно події прес-релізи поділяються на такі види:
- анонс (подається задовго до події, щоб ознайомити з нею);
- запрошення (подається за кілька днів до події для того, щоб
запросити учасників);
- інформація (подається одночасно з подією, яка відбувається, має
на меті – висвітлити проведення заходу);
- резюме (подається після закінчення заходу з метою підбиття
висновків, окреслення перспектив на майбутнє).
Існують певні вимоги щодо написання та підготовки прес-
релізу:
- обсяг документа – до 2-х сторінок;
- заголовок має бути простим за формою, проте
інтригуючим(гучним) за змістом (у формі запитання, твердження,
іноді парадоксального);
- найважливіша частина інформації має подаватися на початку
тексту;
- точний і послідовний виклад інформації;
- містить відомості про контакти;
- лексика має бути загальновживаною, не містити скорочень.
Реквізити прес-релізу:
 Назва і логотип установи (за потреби - назва структурного
підрозділу).
 Прізвище, ім’я контактної особи, номер телефону та адреса (для
отримання детальної інформації про подію, для осіб, що
зацікавилися).
 Дата подання.
 Назва виду документа.
 Заголовок.
 Текст (містить відомості про зміст події, заходу; організаторів та
учасників; місце й час проведення;мету, причини,значення,
вагомість події).
Повідомлення про захід – це різновид службового листа, в
якому викладено запрошення взяти участь в якомусь заході, нараді,
конференції, зборах. Цей документ адресується до установи або
конкретної особи й містить пропозиції щодо участі.
Текст повідомлення про захід містить інформацію про дату, час
та місце проведення заходу;назву (тематику), зміст, мету; порядок
денний (прізвища доповідачів з кожного питання); організаторів та
коло запрошених осіб;спосіб проїзду до місця проведення заходу,
підпис керівника або голови колегіального органу.
Звіт – це службовий документ, що містить повідомлення про
підсумки діяльності особи чи організації, узагальнення зробленого,
результати виконання посадовою особою дорученої роботи
протягом певного періоду. Звіти використовуються для аналізу
діяльності установи, організації, підприємства, окремого
структурного підрозділу. На їх основі здійснюється коригування
діяльності, вдосконалення організаційної структури, кадрові ротації,
зміни постановки завдань та змісту виконуваних робіт,
розробляються фінансові плани тощо.
Звіти бувають статистичні (оформляються на спеціальних
трафаретних бланках) та текстові (оформляються на звичайному
аркуші паперу формату А4); зовнішні (надсилаються до відомчих
установ, міністерств, органів державного управління) та внутрішні
(про роботу підрозділу, про результати відрядження тощо).
Реквізити звіту:
 Штамп установи (або бланк з реквізитами установи) – для
зовнішніх документів.
 Назва документа.
 Заголовок (назва установи, підрозділу або посада, прізвище
посадової особи, напрям діяльності(про що звіт), звітний період).
 Текст:
- вступ (завдання, заплановані до виконання за звітний період);
- основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);
- висновки (зауваження, пропозиції щодо покращення,
перспективи на майбутнє).
 Додатки (за наявності).
 Підпис керівника (посадової особи).
 Дата складання.
 Печатка (для зовнішніх документів).
Якщо обсяг звіту великий, то його розділяють на частини, кожна
з яких має свій заголовок.
Службова записка, рапорт — різновиди інформаційно-
довідкових документів, у яких викладається інформація про події,
ситуацію, що склалася в установі, структурному підрозділі; про
наявні факти;про хід виконання завдання чи розпорядження;про
виробничі досягнення чи будь-які порушення тощо. Ці документи
використовуються для вирішення внутрішніх (здебільшого
організаційних, виробничих) питань установи,організації,
підприємства. Види службових записок – доповідна та
пояснювальна.
Доповідна записка – це документ на ім’я керівника установи
чи структурного підрозділу, у якому повідомляють про певний факт,
подію, подають інформацію про виконання службових доручень чи
будь-які порушення,непередбачені труднощі, що виникли у
виробничому процесі. Може містити прохання, пропозиції,
висновки.
За походженням доповідні записки поділяються на внутрішні
(адресовані керівникові установи, структурного підрозділу;
підписуються особою, що їх уклала) та зовнішні (адресовані
керівництву, у підпорядкуванні якого знаходиться дана установа;
оформляються на загальному бланку установи, підписуються
керівником. Як правило, такі записки готує відповідальна особа за
дорученням керівництва).
За призначенням (відповідно до змісту) доповідні записки
бувають:звітні, інформаційні, ініціативні.
Текст доповідної записки поділяється на дві частини:
- констатуючу, в якій описується ситуація, що склалася, наводять
факти;
- заключну, у якій подається аналіз ситуації, висновки, пропозиції
щодо можливих варіантів її вирішення, прохання.
Інформація викладається максимально точно і лаконічно.
Пояснювальна записка – це документ, що містить роз’яснення
окремих положень основного документа (Н.: вступ плану, звіту,
наказу, проекту тощо) або пояснює причини події, ситуації, що
склалася, певних дій чи вчинків працівника на вимогу керівника.
Рапорт(фр. – приносити) – це усне чи письмове звернення
посадової особи до вищого керівництва з викладом питань
службового чи особистого характеру. Використовується переважно
у військовій сфері, у діяльності органів внутрішніх справ України. У
документі подається повідомлення про важливу подію, звіт про
виконання завдань, взятих на себе зобов’язань, про виявлені
недоліки й пропозиції щодо їх усунення. У рапорті може міститися
прохання (Н.: рапорт про надання відпустки, квартири, про дозвіл на
виїзд, рапорт на звільнення тощо).
Реквізити зовнішньої службової записки, рапорту:
 Місце укладання (повна назва організації, від імені якої
укладається документ, та її реквізити).
 Дата, реєстраційний індекс (ліворуч).
 Адресат – посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи,
якій подається документу Д. відмінку (з правого боку).
 Назва документа.
 Заголовок («Про...» ).
 Текст.
 Додаток (за потреби) із зазначенням кількості сторінок,
примірників тощо.
 Посада керівника організації, підпис та розшифрування підпису.
 Прізвище виконавця і номер його телефону.
Реквізити внутрішньої службової записки, рапорту:
 Назва структурного підрозділу (ліворуч).
 Адресат – посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи,
якій подається документ у Д. відмінку (з правого боку).
 Адресант – посада, звання, прізвище, ім’я та ім’я по батькові
особи, яка подає документ (у Р. відмінку без прийменника від)(з
правого боку).
 Назва документа і номер.
 Заголовок («Про...» ).
 Текст.
 Додаток (за потреби) із зазначенням кількості сторінок,
примірників тощо.
 Підпис укладача (праворуч), без розшифрування підпису, якщо
заповнений реквізит «Адресант».
 Дата цифровим способом (ліворуч).
Зразки доповідної записки подано у додатках 6.1 та 6.2, а
пояснювальної записки – у додатку 7.
Довідка – це документ інформаційного характеру, що
підтверджує певний юридичний факт з життя чи діяльності окремих
осіб, обставини діяльності установ, організацій, підприємств.
Довідки поділяються на службові та особисті. Службову
довідку укладають на запит або за вказівкою вищої організації чи
посадової особи. Особисті довідки видаються на запит зацікавлених
осіб, вони підтверджують факт роботи чи навчання, займаної
посади, розмір заробітної плати, місце проживання тощо.
Відомості, що подаються в довідці, мають об’єктивно
відображати фактичний стан справ, старанно перевіряються. У
довідці можуть наводитись таблиці чи додатки тощо. Довідка, яка
направляється за межі установи, оформляється на бланку установи.
Документ підписується керівником та засвідчується печаткою. Коли
довідка містить інформацію фінансового характеру,то підписується
керівником і головним бухгалтером. Довідка, що не виходить за
межі установи, підписується укладачем. Оформлюється на чистих
аркушах паперу формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту). Для
довідок використовують уніфіковані трафаретні бланки.
Реквізити довідки:
 Назва установи, що видає довідку (штамп установи із зазначенням
усіх її реквізитів).
 Назва документа.
 Дата, номер (ліворуч).
 Прізвище, ім’я, ім’я по батькові особи, якій видається довідка.
 Текст.
 Призначення довідки (куди подається).
 Підпис.
 Печатка.
Протокол – документ, у якому фіксують хід обговорення
питань та прийняття рішень на зборах, засіданнях, нарадах,
конференціях тощо. Протокол складається на підставі записів,
зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез
доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо [15].
За обсягом фіксованих даних розрізняють такі види протоколів:
 стислі: містять прізвища доповідачів, назви обговорюваних
питань, прізвища тих, хто взяв участь у обговоренні, та ухвалені
рішення;
 повні: крім названого вище, містять короткі записи всіх виступів;
 стенографічні:містять дослівний запис усіх виступів.
Залежно від способу фіксації протоколи можуть бути
рукописними (машинописними), стенографічними, фонографічними.
До протоколу може додаватися стенограма, магнітний запис або
тексти доповідей, що оформлюються у вигляді додатків.
Упродовж наради протокол веде секретар або обрана особа. Під
час засідання складається чорновий варіант протоколу, який після
уточнення та редагування оформлюють на чистих аркушах паперу
формату А4 або на загальних чи спеціальних бланках установи,
організації, підприємства. Датою протоколу є дата проведення
засідання. Протоколи засідань колегіальних органів, загальних
зборів, нарад підписують голова і секретар, а протоколи засідань
комісій – голова і усі члени комісій. Протоколи укладають у
п’ятиденний термін. Протоколи групуються у хронологічному
порядку.
Реквізити протоколу:
 Назва документа (посередині рядка).
 Номер протоколу.
 Назва зборів, конференції, засідання (загальні збори, збори
акціонерів, виробнича нарада).
 Назва установи, де відбулися збори (посередині рядка).
 Дата (ліворуч).
 Місце проведення – назва міста(у цьому ж рядку з правого боку).
 Посади, прізвища, ініціали керівників (голови, секретаря, членів
президії).
 Кількісний склад учасників (У списку присутніх зазначаються в
алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціал імені присутніх
постійних членів колегіального органу, потім – запрошених осіб із
 зазначенням посад. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб,
зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що
додається до протоколу).
 Порядок денний (питання, що розглядаються).
 Текст.
 Додатки із зазначенням кількості сторінок.
 Підписи.
У тексті виступи доповідачів подаються після слова
«СЛУХАЛИ», із зазначенням прізвища,ініціалів, теми доповіді, її
змісту. Виступи осіб, що брали участь у обговоренні, подаються
після слова «ВИСТУПИЛИ». Ухвалене рішення, яке може
складатися з одного чи кількох пунктів подається після слова
«УХВАЛИЛИ» без скорочень.
Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні
відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються
арабськими цифрами і будуються за установленою формою
«СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «УХВАЛИЛИ».
Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням, то
їх результати оформляються окремими протоколами лічильної
комісії: в першому зазначається склад комісії, а в другому –
результати голосування.
Зразок оформлення протоколу подано у додатку 8.
Витяг з протоколу – відтворення частини протоколу, у якій
зазначається розгляд та ухвалення рішення з одного окремого
питання порядку денного. Документ укладається на вимогу окремих
осіб, установ, підприємств. Витяг може бути засвідченим підписами
голови та секретаря зборів, печаткою або завізований секретарем
зборів, печаткою.
Реквізити витягу з протоколу:
 Назва виду документа, з якого зроблено витяг.
 Номер протоколу, дата.
 Назва установи, де відбулися збори, засідання, нарада тощо.
 Номер питання, що обговорювалося, прізвище, ініціали
доповідача, тема доповіді, ухвалене рішення (як зафіксовано у
протоколі).
 Зазначення посади та прізвищ, ініціалів осіб, які підписали
оригінал.
 Візування документа секретарем.
 Дата укладання витягу.