/Лекція 3.

Документ – основна одиниця офіційно-ділового стилю

План

1. Історія офіційно-ділового стилю.

2. Основні поняття лекції.
3. Види бланків. Зразки оформлювання бланків.
4. Склад реквізитів. Особливості оформлювання найважливіших
реквізитів документів.

Рекомендована література
1. Бабич Н. Д. Практична стилістика і культура української мови: Навч.
посіб. – Львів: Світ, 2003. – 432 с.
2. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. – К.: А.С.К.,
2005.
3. Палеха Ю. І. Управлінське документування: Навч. посібник: Ч1. Ведення
загальної документації (зі зразками сучасних ділових паперів). К.: Вид-во
Європ. ун-ту, 2001. 327 с.
4. Універсальний довідник – практикум з ділових паперів /С.П.Бибик, І.Л.
Михно, Л.О.Пустовіт, Г.М.Сюта. – 2-ге вид., доп. і випр. – К.: Довіра:
УНВЦ «Рідна мова», 1999. – 399 с.
5. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до
оформлювання документів. К.: Держпоживстандарт України, 2020. 26 с

6. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: Підручник / Вид. 2-ге, доп. і

переробл. – К.: Атіка, 2004.– 592 с.
7. Шевчук С.В., Клименко І.В. Українська мова за професійним
спрямуванням : Підручник. К.: Атіка, 2022. С. 265 – 388.
8. Повний текст лекції в електронному курсі за посиланням
https://moodle.npu.edu.ua/course/view.php?id=3873

1. Історія офіційно-ділового стилю

 Зародки офіційно-ділового стилю (X – XIII ст.):

 а) виявлено ще в період Київської Русі: елементи ділового письма відчувається і
переліках племен, якими керував Олег (885 р.) та підкорив Ігор (944 р.), в описах
оброків, данини, ловищ, погостів, визначених княгинею Ольгою;
б) в актовій писемності: точному фіксуванні ділянок, предметів, майна, рухомого й
нерухомого, географічних пунктів;
в) у літописах («Повість минулих літ»), актах (міжнародних договорах, зокрема з
Візантією), княжих зведеннях, правових кодексах, зведеннях законів («Руська
правда»), церковних уставах тощо.
 Виникнення грамоти (листів) як спеціального жанру (XIV ст.): відомо 30
різновидів – дарчі, купчі й продажні, заставні, роздільні, підтвердні, присяжні, поручні,
договірні та інші.
 Зростання диференціації документальних джерел у часи Хмельниччини (XVII –
XVIII ст.):
а) розвиток вітчизняного діловодства: універсали, листи гетьманів, акти й документи
гетьманату, міського самоврядування, церковних і культурно-освітніх інституцій,
міжнародні договори, конституції, накази;
б) поява й розвиток процесуально-юридичної та канцелярської документації;
в) джерела іноземного походження: документи міжнародно-правового характеру,
міжнародні літописи, мемуари мандрівників, листи, щоденники, описи ( «Щоденник»
Еріха Ляссоти, «Опис України» Гійома Левассера де Боплана).
 Зародження сучасного офіційно-ділового стилю (кінець XIX – поч. XX ст.).
Здійснюється класифікація документів, їх розподіл на групи:
 Щоденники, листи, мемуари українських діячів XIX – XX ст.
 Акти, документи установ УНР, Української держави Гетьмана Скоропадського
та Західноукраїнської Народної Республіки (1917 – 1921 рр.).
 Документальні матеріали політичної еміграції.
 Документи установ УРСР.
 Ділові папери незалежної України.
 Новітня історія ділового спілкування ( з 20 років XX ст.), її періоди:
а) 20 – 30-ті роки: поява лексикографічних порадників з ділового мовлення;
б) 40 – 80-ті роки: часткове використання української мови як писемної форми офіційно-
ділового стилю; до шкільної програми введено вивчення правил написання ділових документів;
становлення стилю в 50-60-х роках та активне його дослідження у 70-80-х роках. Саме з 80-х років
виокремлюють такі підстилі: законодавчий, дипломатичний, адміністративно-канцелярський.
в) з 90-х років і донині продовжується розвиток офіційно-ділового стилю, удосконалення його
норм.

2. Основні поняття лекції

Документ – інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є

зберігати та передавати її в часі та просторі.
Документообіг - рух службових документів в установі від дати їхнього створення чи
отримання до дати завершення виконання або надання.
Діловодство (справочинство) – сукупність процесів, що забезпечують документування
управлінської інформації та організації роботи зі службовими документами.
Критерії класифікації документів: за найменуванням, походженням, місцем
виникнення, призначенням, напрямком, формою, строками виконання, ступенем
гласності, стадіями створення, складністю, строками зберігання, технікою відтворення,
носієм інформації.
Реквізит – це інформація, зафіксована в службовому документі для його ідентифікування,
організації обігу і надання йому юридичної сили.
Юридична сила (чинність) документа – це властивість, надана документам правовими
нормами, яка засвідчується складом та розміщенням реквізитів, іноді зовнішніми ознаками
документа.
Постійний реквізит – реквізит, що друкується під час виготовлення бланків.
Змінний реквізит – фіксуються на бланку під час його заповнення.
Бланк – це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію.
Штамп – група реквізитів і їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок.
Його види: поздовжнє, у верхній площині бланка від лівого поля до правого, та кутове, у лівому
верхньому куті бланка, розміщення.
Формуляр – сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності.
Формуляр-зразок – певна модель побудови однотипних документів.

3. Класифікація документів

Документи класифікуються за такими критеріями

№ Критерій Види документів

1. За найменуванням Заяви, листи, довідки, службові записки, реферати та ін.

2. За походженням Службові – створюють організації, службові особи, які є їх

представниками;
Особисті – створюють особи поза їх службовою
діяльністю.
3. За місцем виникнення Внутрішні – мають чинність лише всередині організації, де
їх складено;
Зовнішні – є результатом спілкування з іншими
організаціями.
4. За призначенням Організаційні, розпорядчі, довідково-інформаційні,
кадрово-контрактні, обліково-фінансові.
5. За напрямом Вхідні – документ, що надійшов до установи; вихідні –
документ, що надсилають іншій юридичній чи фізичній
особі.
6. За формою Стандартні – мають однакову форму, заповнюють за
суворо визначеними правилами; індивідуальні –
створюють у кожному випадку окремо.
7. За строками виконання Звичайні безстрокові – виконують в порядку загальної
черги; термінові – зі встановленим терміном виконання;
дуже термінові – документи з позначенням «дуже
терміново».

8. За ступенем гласності Загальні, для службового використання, таємні.

9. За стадіями створення Оригінал – основний вид документа, перший і єдиний його

примірник; копія – точне відтворення оригіналу; витяг
(виписка) – копія документа, що відтворює частину
документа; дублікат – повторний примірник офіційного
документа.
 10. За складністю Прості, складні

11. За строками зберігання Постійного, тривалого ( понад 10 років), тимчасового (до

10 років) зберігання
12. За технікою Рукописні, відтворені механічно
відтворення
13. За носієм інформації Оформлені на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці.

4. Види бланків

1. Кожна установа повинна мати такі види бланків:

- загальний бланк для створення різних видів документів;
- бланк листа;
- бланк конкретного виду документа (із зазначенням його виду)
Про особливості оформлювання цих бланків можна з’ясувати в рекомендованому
підручнику [7, 289 - 293].

2. Державні стандарти передбачають такі види бланків: із кутовим та поздовжнім

розміщенням штампа. Саме тому в діловому спілкуванні використовують бланки з
кутовим і поздовжнім розміщенням штампа.
Поздовжнє розміщення доцільне тоді, коли назва установи складається з великої
кількості слів і не може розміститися на площі, відведеній для кутового штампа( бланк 2).
Бланк з кутовим розміщенням штампа доцільніший, оскільки праворуч від штампа на
вільному місці можна заповнити іншими реквізитами: адресат, гриф обмеження доступу
до документа, гриф затвердження, резолюцію (бланк 1).
1.Зразок оформлення бланка з кутовим штампом
Герб
ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ 15 Адресат
УКРАЇНИ
Держкомархів України Адресант
вул. Солом’янська,24, м. Київ, 03110,
тел. 277-27-77, факс 277-36-55,
E-mail:mall@dkau.kiev.ua
Web:http://www.scarch.kiev.ua
Код ЄДРПОУ 00018490

09 назва виду д-та

__10Дата д-та №_реєстр. номер

На № _______ від _____________

19 заголовок

09 Назва виду д-та

19 заголовок

20 Текст д-та

21 відмітка про наявність додатка

22особистий підпис : Назва посади, автограф, розшифрування

23 печатка

24,25 віза,
гриф погодження

2.Зразок оформлення бланка з поздовжнім штампом

 ДЕРЖКОМАРХІВ УКРАЇНИ
Емблема УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ ІНСТИТУТ
АРХІВНОЇ СПРАВИ ТА ДОКУМЕНТОЗНАВСТВА
(УНДІАСД)
вул. Солом’янська,24, м. Київ, 03110, тел/факс (044) 277-53-82, тел. 277-13-74
E-mail: lasd@dkau.kiev.ua Код ЄДРПОУ 22992594
10 Дата д-та_______ № _________________ На № ___________ від ___________

09 Назва виду д-та

19 заголовок

20 Текст д-та

21 відмітка про наявність додатка

22 особистий підпис: Назва посади, автограф, розшифрування

23 печатка

24,25 віза,
гриф погодження

3.Бланк листа
Герб
ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ Адресат
УКРАЇНИ
Держкомархів України
вул. Солом’янська,24, м. Київ, 03110,
тел. 277-27-77, факс 277-36-55,
E-mail:mall@dkau.kiev.ua
Web:http://www.scarch.kiev.ua
Код ЄДРПОУ 00018490

__Дата д-та №_реєстр. номер

На № _______ від _____________

заголовок

Ввічлива форма звертання!

Початкова фраза

Основний текст

Текст листа

Завершальна фраза

відмітка про н-сть додатка

Прощальна фраза

Найменування посади (особистий підпис) Власне ім’ я

ПРІЗВИЩЕ

печатка

Штамп установи
університету
Завідувачеві кафедри
українознавства
(адресант)
Національного університету
харчових технологій
Валерію КОЛОСЮКУ

17 жовтня 2018 року

Про відрядження викладача

Шановний Валерію Олексійовичу!

Просимо повідомити про згоду на відрядження терміном на 15 днів з 10 червня по 25 червні

2015

року доктора історичних наук, професора Тюрменко Ірини Іванівни для виконання обов’язків

голови Державної екзаменаційної комісії історичного факультету Вінницького державного

педагогічного університету.

З повагою

Заступник ректора
ВДПУ (підпис) Антоніна ЛУЦІВ

4.Зразок оформлювання листа

5.Склад реквізитів. Особливості оформлювання найважливіших реквізитів

Національний стандарт України установлює склад реквізитів документів, вимоги до

змісту і розташування їх; вимоги до бланків та оформлювання документів. Державний
стандарт України визначає 32 реквізити документів (ДСТУ 4163_2020).
1 Державний герб України
2 емблема організації
3 найменування юридичної особи
вищого рівня
4 найменування юридичної особи
5 найменування структурного
підрозділу юридичної особи
6 довідкові дані про юридичну
особу
7 код форми документа
8 код юридичної особи
09 Назва виду документа
10 Дата документа вказує на час
створення, підписання,
затвердження, прийняття,
зареєстрування документа
15 Адресат, адресант – сукупність
точних і повних відомостей,
згідно з якими документ має
бути надісланий за
призначенням
16 Гриф затвердження – спосіб
засвідчення документа після
його підписання, який
санкціонує поширення дії
документа на визначене коло
організацій, службових осіб
17 Резолюція – це напис,
Ці реквізити утворюють штамп – групу реквізитів та їх
постійних частин, що відтворюються на бланку у
вигляді єдиного блока, який може розміщуватися на
документі двома способами – кутовим або поздовжнім.
Після реквізиту 8 без відступу від межі лівого поля.
Оформлюється великими літерами в усіх документах,
окрім службових листів.
На бланку – на спеціально відведеному місці (ліворуч
або посередині), на А4 – під текстом ліворуч.
Види датування
1) цифровий – 09. 11. 2020 (у листуванні з
іноземцями -2020. 11. 09);
2) словесно-цифровий – 09 листопада 2020 року
АБО 09 листопада 2020 р.
3) словесний - дев’яте листопада дві тисячі
двадцятого року (фінансові документи).
Праворуч (на відстані 90 мм від межі лівого поля) у
верхній частині бланка та аркуша А4. Кожний
елемент пишеться з великої літери.
1) Директорові СШ № 123 м. Києва
Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
2) Юрію Семенову
пров. Квітневий, 14, кв. 78,
м. Київ, 104106
Праворуч (на відстані 100 мм від межі лівого поля
першого аркуша документа) у верхній частині бланка,
аркуша А4.
Спосіб 1- затверджує посадовець
ЗАТВЕРДЖУЮ
назва посади
особистий підпис
власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ керівника
дата затвердження.
Спосіб 2 – затверджено іншим
документом
ЗАТВЕРДЖЕНО
назва документа,
дата, № документа
Нижче реквізиту Адресат паралельно до основного
 зроблений посадовцем
установи, що містить вказівки
щодо виконання документа
19 Заголовок до тексту містить
короткий виклад змісту
документа
21 Відмітка про наявність
додатка
22 Підпис - обов’язковий реквізит
будь-якого документа, що
свідчить про відповідальність
особи за його зміст. Один із
реквізитів, що надає документу
юридичної сили
23 Печатка слугує для засвідчення
на документі підпису
відповідальної особи. Перелік
документів, на які ставлять
відбиток печатки, визначає
організація
24
Віза –внутрішнє погодження
проєкту документа, висловлює
згоду або незгоду посадовця зі
змістом документа
25 Гриф погодження свідчить про
тексту або на вільній площі першого аркуша.
Прізвище Власне ім’я
Підготувати проєкт заходів щодо відзначення ювілею
старшого менеджера С. Я. Степанова до 13 листопада
2020 року
особистий підпис
дата підписання
Друкується малими літерами, під назвою виду
документа без відступу від межі лівого поля.
Відповідає на питання про що? кого? чого?
Максимальна довжина 72 мм (28 друкованих знаків).
Крапку в кінці заголовка не ставлять.
Наказ (про що) про створення філії
Розміщується під текстом документа без відступу від
межі лівого поля. Друкується через 1 міжрядковий
інтервал.
1 спосіб (якщо цієї назви немає в тексті
документа)
Додаток: Довідка про виконання плану
ремонтних робіт на 5 арк. в 1 прим.
2 спосіб (якщо ця назва є в тексті документа)
Додаток: на 5 арк. В 1 прим.
Ставлять під текстом документа або відміткою про
наявність додатка. До складу підпису входять:
1) найменування посади;
2) особистий підпис;
3) власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ (125 мм
від межі лівого берега).
Головний бухгалтер (підпис) Ірина ТКАЧУК
Ставлять так, щоб захопити кілька останніх літер назви
посади особи, яка підписала документ. Місце для
відбитку печатки може бути заздалегідь визначено на
документі двома великими літерами М.П.
Розміщується нижче реквізиту 22 ліворуч як на
лицьовому боці документа, так і на зворотньому
останнього аркуша документа.
Найменування посади
Особистий підпис
Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ
Дата візування
Розміщується нижче реквізиту 22 ліворуч
 згоду установи, що не є автором
документа, з його змістом ПОГОДЖЕНО
Найменування посади
Особистий підпис
Власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ
Дата погодження

У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий: він залежить від змісту,
призначення і способу оброблення документів. Кожному реквізиту відведене певне місце,
що робить документи зручними для зорового сприймання, спрощує їх опрацювання.

Документи, що їх складають в установі, повинні мати такі обов’язкові реквізити:

- найменування юридичної особи (04);

- назва виду документа (09);
- дата (10);
- реєстраційний індекс документа (11);
- заголовок до тексту документа (19);
- текст документа (20);
- підпис (22).