Лекція 4. Службове листування.

План

1. Історична довідка про листування.

2. Поняття листа. Класифікація службових листів.
3. Реквізити службових листів, способи їх оформлення.
4. Взірці оформлення бланка та службового листа.
5. Особливості листування у міжнародній практиці.
6. Практичне завдання: оформити зразок службового листа, коротко
сформувати його визначення, особливості написання (варіант обрати
самостійно).
 Лист –повідомлення.
 Гарантійний лист.
 Лист-запит.
 Лист-відповідь на запит.
 Лист-підтвердження.
 Супровідний лист.
 Лист-прохання.
 Лист-відповідь на прохання.
 Лист-нагадування.
 Лист-претензія, рекламаційний лист.
 Лист-відповідь на претензію.
 Рекомендаційний лист.
 Лист-подяка.
 Лист-вибачення.
 Лист-вітання.
 Лист-запрошення.

Рекомендована література
1. Шевчук В. С., Клименко І. В. Українська мова за професійним
спрямуванням: підручник. 4-те вид., виправ. і доповнен. К.: Алерта, 2014.
С. 391 – 482.
2. Повний текст лекції 4 в електронному курсі за посиланням
https://moodle.npu.edu.ua/course/view.php?id=3873
 1. Історична довідка про листування

1.Першими пам’ятками листування в Україні вважаються берестяні грамоти,

які було знайдено нещодавно на Львівщині. Хронологічно вони датуються
XIY-XY століття, однак збереглося їх дуже мало. Уже в ті часи вони
слугували діловому спілкуванню людей, а їх авторами були вихідці з різних
соціальних груп населення.
2. Форма листа, якою ми послуговуємося нині, виникла ще у Стародавній
Греції. В античних риториках визначалися основні правила написання листів,
подавалися їхні зразки. Вже тоді в листах мала бути тріада складових: вступ
(прескрипт), головна частина та закінчення (клаузула).
3. Особливої ваги набуло листування в епоху Просвітництва, коли ритори,
вчені проводили наукові дискусії у формі листування. За часів середньовіччя
існувала окрема наука про написання листів, створювалися спеціальні зразки
листів «на всі випадки життя». Такі збірки називалися «Письмовниками».
Але навіть у них автори рекомендували писати не за зразком, а від себе,
надавати листам індивідуального стилю, властивого автору.
4.Зразки приватного спілкування українців, що збереглися до нашого часу,
належать до XYII-XYIII ст., хоч, зрозуміло, що цей вид комунікації виник
значно раніше. Дуже часто приватні листи нагадували офіційно-ділові. Це
стосується, насамперед, їх структури:
 початок, кінцівка, форма звертання з переліком усіх титулів особи, до
якої зверталися;
 використання штампів (фраз-стереотипів) усередині листа;
 обґрунтування думок (пропозицій), наведення доказів, які досить
послідовно повторювалися від одного рукопису до іншого; до нашого
часу дійшли зразки листів численних канцелярій і ратуш, листи, у яких
відображені стосунки між власниками та підлеглими їм дрібними
урядовцями – старостами, війтами;
 особливим типом епістолярії в ті часи були листи гетьманів;
 виникло безліч форм листування: приватні листи, різні типи ділових
листів - реляції, доноси, повідомлення, вимоги тощо.
5.У XIX – XX cт. продовжується формування епістолярного стилю. 15
березня 1917 року Тимчасовий уряд вніс певні зміни у практику
листування: було скасовано «титулування та кінцеві формули ділових
листів».
2.Поняття листа. Класифікація службових листів.

Службовий лист – це головний засіб налагодження офіційних,

службових контактів, спосіб обміну інформацією між підприємствами,
організаціями, установами.

Класифікація листів

№ Критерій Типи листів

1 За походженням 1) службові – надсилають від імені
юридичної особи;
2) особисті – форма вияву стосунків
громадян і державної чи приватної
організації
2 За строками 1) термінові – зазначається термін виконання,
виконання визначений законом, правовим актом,
розпорядженням, наказом
2) нетермінові – не містять вказівки про
термін
3 За ступенем 1) для загального використання;
гласності 2) секретні (таємні);
3) для службового користування
4 За 1) листи, що потребують відповіді:
функціональними листи-прохання, листи-звернення, листи-
ознаками пропозиції, листи-запити, листи-вимоги
2) листи, що не потребують відповіді:
листи-попередження, листи-нагадування,
листи-підтвердження, листи-відмови,
супровідні листи, гарантійні листи,
листи-повідомлення, листи-
розпорядження
5 За кількістю 1) звичайні – надсилаються на адресу
адресатів однієї юридичної особи;
2) циркулярний – адресується низці
юридичних осіб;
3) колективний – на одну адресу, але
пишуть від імені керівників кількох
юридичних осіб
6 За змістом 1) офіційні – відбувається спілкування між
установами та особами;
2) претензіційні – оформлюють вимоги
 однієї юридичної особи до іншої через
порушення договірних зобов’язань
7 За структурними 1) регламентовані (стандартні) – суворе
ознаками дотримання вимог до оформлення;
2) нерегламентовані – являє собою
авторський текст, є менш
формалізованим, стандартним
8 За 1) одноаспектні – розглядають одну
композиційними проблему;
особливостями 2) багатоаспектні – містять кілька
проблем: одночасно викладено
пропозицію, прохання й нагадування.

3.Реквізити службових листів, способи їх оформлення.

Реквізити службового листа на Спосіб оформлення

бланку
1. Державний герб України
2. Емблема організації, установи
3. Найменування юридичної
особи вищого рівня Ці реквізити, оформлені єдиним
4. Найменування юридичної блоком, утворюють штамп, який може
особи розміщуватися кутовим і поздовжнім
5. Найменування структурного способом. Це адресант – автор листа.
підрозділу юридичної особи
6. Довідкові дані про юридичну
особу: поштова адреса, індекс,
номер телефону, факсу
7. Код форми документа
8. Код юридичної особи

9. Назва виду документа Не зазначається, окрім гарантійних

листів.
10.Датування На бланку – словесно-цифровим
способом ліворуч угорі на
спеціальному місці, на аркуші паперу
– під текстом зліва.
11.Реєстраційний номер Проставляється під датою у день
документа – порядковий номер підписання листа.
 листа
15. Адресат – установа, службова або Друкують праворуч у верхній частині
приватна особа сторінки.
19. Заголовок до тесту листа Від межі лівого берега без відступу;
максимальна довжина рядка – 28
друкованих знаків (кутове
розміщення). Крапка не ставиться.
20. Текст листа повинен відзначатися Друкують через півтора або два
стислістю, його обсяг не повинен інтервали від межі лівого берега до
перевищувати 1 – 2 аркуші. правого. Кожна нова думка - з абзацу.
Елементи тексту:
- Звертання + комплімент У кличному відмінку!
- Вступ: початкова фраза У вступі: посилання на попередній лист,
- Основний текст стисла констатація факту
В основній частині: основний зміст листа
- Завершальна фраза
У завершальній фразі; подяка, прохання.
- Прощальна фраза
21. Відмітка про наявність додатка Ліворуч під текстом. Обов’язково
оформлюють у супровідних листах, в
інших – за потреби!
22. Підпис: назва посади, особистий Оформлюють на бланку – лише посаду
підпис, власне ім’я прізвище особи, яка його підписує; на аркуші –
повне найменування юридичної особи
у назві посади.
26. Відбиток печатки Обов’язково оформлюють у
гарантійних листах, в інших – за
потреби!

Підготовка ділового листа – це найкращий засіб пізнання таємниць

менеджменту (Лі Якока, книга «Кар’єра менеджера»)

Хто ясно мислить, той ясно й викладає (Ніколя Буало)

4.Взірці оформлення бланка та службового листа

Бланк листа
Герб
ДЕРЖАВНИЙ КОМІТЕТ АРХІВІВ Адресат
УКРАЇНИ
Держкомархів України
вул. Солом’янська,24, м. Київ, 03110,
тел. 277-27-77, факс 277-36-55,
E-mail:mall@dkau.kiev.ua
Web:http://www.scarch.kiev.ua
Код ЄДРПОУ 00018490

__Дата д-та №_реєстр. номер

На № _______ від _____________

заголовок

Ввічлива форма звертання!

Початкова фраза

Основний текст

Текст листа

Завершальна фраза

відмітка про н-сть додатка

Прощальна фраза

Назва посади (підпис) власне ім’я прізвище

печатка
Штамп установи
університету
Завідувачеві кафедри
українознавства
(адресант)
Національного університету
харчових технологій
Валерію КОЛОСЮКУ

17 жовтня 2018 року

Про відрядження викладача

Шановний Валерію Олексійовичу!

Просимо повідомити про згоду на відрядження терміном на 15 днів з 10 червня по 25 червні

2015

року доктора історичних наук, професора Тюрменко Ірини Іванівни для виконання обов’язків

голови Державної екзаменаційної комісії історичного факультету Вінницького державного

педагогічного університету.

З повагою

Заступник ректора
ВДПУ (підпис) Анатолій ЛУЦІВ

5.Особливості листування у міжнародній практиці

  Письмовій міжнародній діловій комунікації притаманний
високий рівень шаблонності, використання ситуативних кліше,
традиційних виразів.
 Стандартизація (уніфікація) ділового листування зумовлена
вимогами економії мовної комунікації та прагненням спростити
процес роботи з діловими листами.
«Марнотратство в словах означає марнотратство в доларах», -
люблять наголошувати американці.
 Діловий лист має бути лаконічним, стислим, але змістовним!

Відмінності в оформленні
ділових листів в Україні та інших країнах

В Україні Міжнародна практика

Оформлення датування
Словесно-цифровий спосіб Цифровий
2005. 01. 12
Оформлення заголовка
Починається з прийменника про В англійській практиці
Про постачання товарів Re або Reference (тема листа)
або
не пишуть нічого

Оформлення звертання
1.Пошанна форма, яка узгоджена 1. Dear + містер, джентльмен; при
зі звертанням – прізвище, колеги, цьому відбувається розрізнення
пане, посада, вчене або військове за статтю, віком (madame, frau;
звання miss, mademoiselle)
2. Посередині, в кінці 2. Ліворуч, після кома, після якої
використовують ! речення продовжується з малої
літери
Оформлення тексту
1. З абзацу, початок речення з 1. Без абзацу, початок з малої
великої літери літери
2. Поділ на абзаци 2. Без абзаців; абзац починається
3. Не варто писати довгі з нового рядка без абзацних
листи, не більше 4 абзаци, 8 відступів; щоб розмежувати текст
речень! роблять пропуски між абзацами в
один рядок.
 3. Писати довгі листи не
рекомендують, однак, якщо він
має 2 і більше сторінок, у кінці
першого пишуть Continued over
чи See overleaf – Продовження
далі; або “2”. На другій сторінці
повторюють ім’я адресата та
дату.
Оформлення прощання
Без розділових знаків, що запозичено з міжнародної практики!