73.

Службові листи (офіційна кореспонденція).

Є два види:

а) офіційне листування міждержавних установ чи іноземних

представництв у дипломатичній практиці;

б) ділове (комерційне) листування, яке має напівофіційний характер, для

ділових контактів між фірмами, установами, закладами тощо.

Загальноусталений принцип побудови змісту службового листа: вступ,

докази, висновки й закінчення. Використання ж усіх цих компонентів
зумовлюється характером листа й конкретними обставинами справи.

Вступ має містити виклад причин і безпосереднього приводу, що

спонукав написати листа. Докази з наведенням фактів, цифрових даних і
логічних висновків, у яких повинні переконати адресата в правомірності
постановки питання й необхідності позитивного розв'язання його.
Основним структурним елементом змісту є висновок (закінчення), де
викладають суть питання, основну думку: згоду чи відмову, пропозицію
чи прохання тощо.

За функціональними ознаками службові листи поділяються на два типи:

Листи, що потребують відповіді - запити, прохання, пропозиції,

звернення, вимоги.

Не потребують відповіді - відповіді, попередження, розпорядження,

відмови, подяки, підтвердження, запрошення, комерційні, супровідні,
гарантійні, рекламні, рекомендаційні та інформаційні листи.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні

листи.

Звичайний і колективний листи надсилаються на одну адресу, тільки

останній укладається від імені декількох організацій чи установ.

Циркулярний завжди надсилається керівною установою до своїх

структурних підрозділів, філій тощо.
Текст службового листа повинен бути простим і розкривати бажано
тільки одне питання. Це спрощує його реєстрацію та контроль за
проходженням. Якщо ж лист містить кілька питань чи тем, що
контролюються різними відділами, то доводиться робити копії. Головна
мета листа - поінформувати, пояснити, упевнити, довести і спонукати до
потрібної дії адресата (одержувача). Службовий лист є документом, тому
він повинен бути чітким, лаконічним, зрозумілим, не містити нічого
зайвого, що б заважало сприйманню основної інформації. Але добирати
потрібні слова і тон ви повинні самі залежно від мети листування,
ступеня знайомства, віку, статі та необхідності дотримання субординації.
Безперечна умова - дотримання міри, доречності й такту.

Проте лишається досить умовностей, додержувати яких конче потрібно.

Це передусім стосується структури службового листа: логічних елементів
змісту та правил його оформлення.

Реквізити:

1. Назва міністерства (для державних структур).

2. Назва й адреса адресанта (ліворуч або посередині).

3. Номер і дата листа.

4. Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та

ініціали (праворуч).

5. Заголовок листа ("про...").

6. Текст (зміст).

7. Перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості

сторінок.

8. Посада; звання; ранг; статус адресанта (ліворуч).

9. Підпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч).

10. Печатка (якщо необхідно).

11. Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно).

Будьте лаконічні. Намагайтеся викладати інформацію чітко й по суті, не

зловживаючи чужим часом і увагою.

Слідкуйте за логічністю та послідовністю викладу. Розбивши текст на

смислові абзаци, ви полегшите його сприймання адресатом.
Уникайте багатозначності та не переобтяжуйте лист іншомовними
словами. Суть справи слід викладати чітко, зрозуміло, без двозначностей,
які можуть викликати сумніви чи запитання.

Будьте ввічливі. Стежте за стилем вашої кореспонденції. Уникайте

категоричності. Не забувайте про вступний і завершальний компліменти.

Завершальні речення можуть виражати: повторну подяку, висловлення

сподівання чи надії, запевнення у співробітництві чи надійності,
прохання дати відповідь, зателефонувати тощо, вибачення за турботу чи
затримку з відповіддю.

Прощальні фрази добираються залежно від рівня стосунків

(партнерства) на зразок:

Завжди щиро Ваш...

Із найліпшими побажаннями...

Щиро відданий Вам...

Бажаємо успіхів...

Із повагою...

Із вдячністю й повагою... і т. ін.

Оскільки метою офіційного листування є засвідчення адресатові поваги з

безумовним урахуванням рангів, воно повинно ґрунтуватися на
принципах поваги та обопільної коректності.

Існують певні правила реагування на листи за термінами. Відповідь слід

дати не пізніше, ніж через десять днів. Якщо запит, прохання тощо
потребує ґрунтовнішого вивчення, то протягом трьох днів сповіщають
адресатові, що інформацію отримано й над розв'язанням питання вже
працюють. Остаточну відповідь слід дати не пізніше, ніж через місяць.

Як правило, службові листи укладаються на бланку, що містить

віддруковані реквізити установи, закладу, організації. За характером
інформації листи поділяються на різні групи.

Ініціативні листи містять прохання, пропозицію, звернення чи запит до

адресата.

Лист-відповідь викладає характер проблеми чи вирішення питання,

прийняття чи відмову пропозиції тощо, заявлених в ініціативному листі.
Супровідний лист документ, що інформує адресата про раніше надіслані
документи.

Договірний лист - різновид супровідного листа, що вказує на факт

відправлення (надсилання) попередньо укладеного договору, угоди між
адресатом і адресантом.

Лист-запрошення містить інформацію про дату, характер, місце, час

проведення заходу. Інформаційний лист та лист-повідомлення близькі до
листа-запрошення.

Гарантійний лист - документ, що є юридичним гарантом виконання

викладених у ньому зобов'язань. Укладається з метою підтвердження
певних угод, умов або фінансово-розрахуикових зобов'язань і має
підвищену правову функцію.

Рекламний лист це різновид інформаційного листа, що містить

докладний опис рекламованих послуг чи товарів, пропагує діяльність
закладу чи установи.

Лист-нагадування - це документ, у якому нагадується про наближення чи

закінчення визначеного терміну завчасно обумовлених зобов'язань або
проведення заходів.

Лист-підтвердження містить повідомлення про отримання певного

відправлення (листа, факсу, телеграми, товару тощо), прибуття особи чи
групи, виконання певних дій.

Рекламаційний лист - це документ, який обґрунтовано доводить про

виявлення певних недоліків або дефектів у виконаній роботі, продукції
чи послузі, а саме: недотримання попередньо обумовлених термінів,
технологічних нормативів тощо, обґрунтування недоброякісності може
підтверджуватися доданими копіями актів, висновками фахівців-
експертів.

Лист-претензія - документ, близький до рекламаційного листа, але менш

категоричний за змістом. Цей лист скоріше тактовне нагадування чи
коректне висловлення незадоволення, що повинно передувати
категоричному.
Рекомендаційний лист - документ, близький до характеристики, але не
обов'язковий. Незважаючи на довільний виклад, у ньому слід зазначити
термін роботи працівника в даній організації, установі, просування по
службі, його ділові та моральні якості, коло зацікавлень тощо.
Інформація повинна бути об'єктивною та виваженою, оскільки це справа
честі й імені вашої організації та подальша доля рекомендованого.

Комерційний лист - специфічний вид ділового спілкування, прийнятого

як у внутрішньодержавній, так і в міжнародній практиці. Цей лист може
містити комерційну інформацію про зміни цін, видів і способів платежів,
умови купівлі-продажу тощо.
74 . Звіт - документ, який містить відомості (інформацію) про результати
діяльності за певний період часу, виконання заходів, доручень, завдань і
подається керівникові структурного підрозділу, організації або до
керівного органу. Ревіти бувають статистичні (цифрові) й текстові.
Статистичні звіти пишуться на спеціальних, виготовлених друкарським
способом бланках, текстові — на звичайному папері. Державна
статистична й відомча цифрова звітність укладається на підставі
уніфікованих форм (бланків) й у відповідності до затверджених
нормативних документів, які вказують порядок їх укладання та
оформлення. Внутрішньо-організаційна звітність менш регламентована
щодо форми.

75.Реквізити:

1. Гриф затвердження праворуч (для зовнішніх).

2. Штамп установи (якщо не на бланку) - для зовнішнього документа.

3. Назва документа.

4. Заголовок, який має такі дані, як:

"про роботу атестаційної комісії"; "про роботу відділу...", "про педагогічну

(виробничу) практику..." тощо;

термін звітності (з 09.01. 2002 до 09.02. 2002, за І квартал 2002 р. тощо);

статус, посада й місце роботи (навчання) укладача; прізвище та ініціали

укладача.

5. Текст, який має такі частини:

вступ (зазначається обсяг завдань, які були поставлені перед установою,

відділом чи конкретною особою за звітний період);

основна частина (зміст, аналіз виконаної роботи, практики тощо);

висновки (рекомендації, критичні зауваження щодо поліпшення чи

вдосконалення форм або методів роботи, практики, перспективи на
майбутнє).

6. Додаток (якщо є):

службова (доповідна, пояснювальна) записка; довідкові матеріали;

квитанції, проїзні документи, рахунки тощо про витрачені кошти (для

фінансової звітності).
7. Підпис автора документа.

8. Посада керівника установи, його підпис, ініціали та прізвище (для

зовнішніх).

9. Дата укладання.

10. Печатка (для зовнішніх).

76. Загальна характеристика обліково-фінансових документів

Система фінансово-розрахункової документації покликана забезпечити

своєчасне відображення виробничих операцій.

Основу документаційного забезпечення діяльності будь-якого

підприємства становлять організаційні, розпорядчі, довідково-
інформаційні та обліково-фінансові документи. Будь-який обліково-
фінансовий документ є складовою частиною відповідальної системи
документації. документообігу.

Задля точного виконання фінансових, банківських та ін. операцій,

запобігання фінансовим порушенням і зловживанням документування
обліку повинне бути швидким, точним, доступним та достовірним. Цього
можна досягти лише тоді, коли досконало буде вивчена облікова
документація, буде з’ясовано всі нюанси в оформленні документів.

Система фінансово-розрахункової документації покликана забезпечити:

повну схоронність грошових та ін. коштів;

точне виконання фінансових, банківських та ін. операцій;

своєчасне відображення виробничих операцій;

запобігання фінансовим порушенням і зловживанням;

можливість документального обґрунтування відповідальності службових

осіб;

складання бухгалтерської та іншої звітності;

здійснення грошово-розрахункових операцій у фінансових і банківських

органах.

Для того, щоб виконувалися наведені завдання, до документування

обліку висуваються такі вимоги: швидкість, точність, повнота,
одноманітність, доступність, достовірність. Від інших видів обліку
фінансово-розрахункова документація відрізняється такими ознаками:
Облік суворо документований, тобто кожний запис проводиться лише на
підставі спеціально оформленого документа.

Рух фінансових потоків і господарських процесів відображається в

грошових вимірах.

Облік має цілісний і безперервний характер, у ньому неможливий

вибірковий нагляд.

Відмітна риса фінансово-розрахункової документації – її сувора

стандартизація.

Застосування уніфікованих документів в обліково-фінансових операціях

значно скорочує витрати часу і праці на їх заповнення і оформлення,
зменшує кількість помилок, полегшує візуальне сприйняття документів.
Мінімізація видів фінансових документів створює передумову для
автоматизації процесів обробки документації, застосування електронної
пошти тощо.

До фінансово-облікової документації можна віднести акти, доручення,

розписки, списки, переліки, таблиці, накладні, довіреності.
77. Розписка (рос. расписка) - письмове підтвердження про передавання
чи отримання грошей, документів або матеріальних цінностей певною
особою від установи, підприємства, іншої особи.

Реквізити розписки:

1. Назва виду документа.

2. Текст, у якому зазначаються:

o прізвище, ім'я, по батькові та посада особи, яка дає розписку й

підтверджує отримання цінностей;

o прізвище, ім'я, по батькові особи, яка передала цінності;

o для чого дано розписку (точні найменування матеріальних цінностей,

їхня кількість і вартість - словами та цифрами);

o відомості про документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує особу, яка

отримує цінності;

o підстава передачі й отримання цінностей.

3. Дата укладення документа.

4. Підпис особи, яка отримала цінності.

5. Засвідчення підпису (у приватній розписці).

У розписці на отримання грошей пишуть суму (цифрами й у дужках -

словами); крім прізвища, імені, по батькові одержувача, вказують номер і
серію його паспорта й місце проживання. Будь-які виправлення й
перекреслення не допускаються.

Документ пишуть від руки в одному примірнику. Розписка подається

адресатові (установі, організації, матеріально відповідальній особі). Іноді
в розписці зазначають свідків (осіб, які були присутні під час отримання
цінностей). У цьому разі вони повинні засвідчити документ своїми
підписами.

78. Доручення – це документ, яким організація чи окрема особа надає

іншій особі право на певну діяльність або отримання матеріальних
цінностей від її імені. Залежно від суб’єкта дії доручення поділяються на:

особисті, (особа доручає особі);

офіційні, (установа доручає собі чи установі).

Доручення бувають разові і на тривалий період.

Якщо ж термін дії доручення не вказується, то воно зберігає силу

протягом року.

Максимальне термін дії доручення не може перевищувати 3 років.

Недатоване доручення не має юридичної сили.

Особа чи установа, яка украла доручення, може в будь-який час його

скасувати, а особа, якій доручення видано, -- відмовитися від нього. Угода
про відмову від цього права недійсна. Із припиненням дії доручення
втрачає силу будь-яке передоручення третій особі.

Особисте доручення юридично правомірне лише у тому випадку, коли

підпис особи, що склала доручення, завірив керівник установи печаткою
і своїм підписом.

Реквізити особистого доручення:

1. Назва виду документа.

2. хто доручає (П. І. Б.)

3. кому доручає (П. І. Б. в давальному відмінкові)

4. що доручається (числові дані пишуться словами і цифрами)

5. назва установи чи організації в якій будуть отримані матеріальні

цінності

6. дата видачі доручення

7. Підпис особи, яка склала доручення.

8. Завірення підпису.

Офіційні доручення друкуються на спеціальних бланках.

Реквізити офіційного доручення:

1. Штамп.

2. Номер.

3. Дата.

4. Назва виду документа.

5. Текст.

6. Зразок підпису особи, який видано доручення.

7. Підпис керівника установи.

8. Печатка.

Текст доручення містить такі відомості:

прізвище ім’я, по батькові, посада особи (в офіційному дорученні – назва

установи), яка видає доручення;

прізвище, ім’я, по батькові, посада особи, якій видається доручення;

назва установи, від якої особа повинна отримати матеріальні цінності або
в якій особа здійснює свою діяльність;

напрям діяльності особи або перелік матеріальних цінностей, їх кількість

і вартість;

термін дії доручення;

назва та відомості про документ (паспорт, посвідчення), що засвідчує

особу, якій видається доручення.

Примітка. Усі вільні місця, графи доручення закреслюють, щоб не можна

було нічого дописати.
79. Акт – це офіційний документ правової чинності, що констатує
(підтверджує) певні факти, події, пов’язані з учинками конкретних
приватних або службових осіб, діяльністю підприємств, установ чи їх
структурних підрозділів.

Акти складаються під час випробувань нової техніки, прийняття комісією

ново зведених приміщень чи завершених об’єктів будівництва, якогось
устаткування, обладнання, товарів, грошових цінностей або під час
списання (зняття з балансу) устаткування, що стало непридатним чи
морально застаріло, а також у не передбачуваних випадках (травми на
виробництві й поза ним, пожежі, аварії, смерть). Акти громадянського
стану – державні записи фактів народження, смерті, одруження,
розірвання шлюбу, усиновлення, встановлення батьківства, зміни імені,
по батькові та прізвища – пов’язані з правовим станом особи й
підлягають обов’язковій реєстрації. Актами оформляють наслідки
перевірки фінансової або господарської діяльності установ і організацій
– комісією, створеною за наказом керівника підприємства чи установи
або вищої інстанції.

Акти поділяються на законодавчі та адміністративні.

Законодавчі містять рішення щодо чинних законів, указів, постанов чи їх

розділів або пунктів.

Адміністративні укладають після попередніх ухвал, коли відбувається:

Приймання, передавання матеріальних цінностей, засобів виробництва

тощо.

Приймання до експлуатації після побудови чи ремонту об’єктів будівель,

споруд, машин, механізмів і т. ін.

Проведення випробувань нової техніки чи обладнання.

Розукомплектування, ліквідація, знищення застарілих, непридатних чи

застарілих матеріальних цінностей.

Планове або позапланове обстеження, перевірка, інвентаризація та

експертна оцінка матеріальних цінностей – ревізія.

Нещасний випадок (травми, аварія, стихійне лихо, ДТП).

Зміна керівництва.
Набувши юридичної сили після затвердження вищою інстанцією або
відповідальним керівником закладу, установи, акт є документом суворої
звітності, на підставі якого порушують адміністративну судову чи
кримінальну судову справу.

Текст акта мусить мати дві частини: вступну й констатуючу. У вступній

частині вказується підстава для складання акта, перераховуються ті
особи, що його складали, а також ті, хто був присутній при його
складанні.

Після слова ПІДСТАВА вказується розпорядчий документ або усне

розпорядження службової особи.

Після слова СКЛАДЕНИЙ перераховуються посади, ініціали й прізвища

осіб, які склали акт.

Після слів БУЛИ ПРИСУТНІ перераховуються посади, ініціали й прізвища

осіб, які були свідками складання акта.

Дві останніх позиції можуть бути викладені одним реченням, наприклад:

Колишній директор заводу М. П. Мороз і новопризначений директор В. М.
Петрик з участю представника тресту А. Г. Сагача склали цей акт про
таке.

У констатуючій частині викладаються мета й завдання акта, сутність і

характер проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки.
Оскільки в констатуючій частині можуть бути повторювані відомості, її
можна оформити й у вигляді таблиць.

У кінці акта (перед підписами) повідомляється про кількість примірників

акта та про місце його зберігання. Наприклад:

Складений у 3-х примірниках:

1-й примірник – Головпостачу...

2- й примірник – Облпостачу...

3-й примірник – до справи.

Кількість примірників визначається відповідними нормативними

документами або тим, яке коло організацій чи осіб зацікавлено у ньому.

Акт підписується усіма особами, які брали участь у його складанні.

При наявності особливих думок у складачів акта або присутніх, їх слід
викладати нижче підписів на першому примірнику акта або на окремому
аркуші.

Акти прийому-передачі, а також акти обстеження чи ревізії набувають

юридичної сили лише після затвердження вищою інстанцією або
відповідальним керівником підприємства чи установи.

Акт обстеження або ревізії повинен містити такі відомості:

де, коли, ким, про що складено;

за який період велась перевірка роботи;

конкретні об’єкти перевірки;

детальний опис стану кожного окремого об’єкта роботи;

посади і прізвища осіб, які проявили халатність або злочинне ставлення

до роботи, до державної, суспільно-кооперативної чи соціалістичної
власності;

посади і прізвища осіб, які працюють сумлінно;

загальні висновки й пропозиції, в яких дається спочатку загальна, а потім

часткова (за окремими об’єктами) оцінка роботи з називанням
конкретних осіб; вказуються адміністративні заходи щодо винних
(догана, відшкодування збитків, передача справи до суду), а також
заохочення (подяка, премія, висока оцінка роботи та ін.).

Місце й дата складання акта повинні відповідати місцю й даті події, яка
актується.

Зміст (якщо акт великий) для зручності читання розбивається на пункти.

У вступній частині, коли перераховуються особи, які складали акт або

були присутні при його складанні, обов’язково вказуються їх посади,
ініціали й прізвища. Якщо акт готувався комісією, то першим друкується
прізвище голови; прізвища інших членів комісії розміщуються в
алфавітному порядку.

Підписується акт також усіма особами, які брали участь у його складанні.
Тут посади вже не вказуються. Наприклад:

Голова комісії А. В. Колотов

Члени комісії: Р. А. Петренко

О. П. Савчук

Присутні: В. К. Віденко

А. Д. Голосова

80.Реквізити акта:

Реквізити акта:

1.Автор документа (назва відомства і організації)

2.Назва виду документа

3.Дата

4.Індекс

5.Місце складання і видання

6.Гриф затвердження

7.Заголовок

8.Підстава (наказ керівника організації)

9.Склад комісії, присутні

10.Текст

11.Відомості про кількість примірників акта, їх місцезнаходження

12.Перелік додатків до акта

13.Підписи членів комісії і присутніх

14.Печатка
81. Характерна особливість тексту акта полягає в тому, що він містить
висновки з фіксованих фактів і пропозиції. Акти поділяються на
законодавчі та адміністративні. Законодавчі містять рішення щодо
чинних законів, указів, постанов чи їх розділів або пунктів .

Адміністративні укладають після попередніх ухвал, коли відбувається:

Приймання-передавання матеріальних цінностей, засобів виробництва

тощо.

Приймання до експлуатації після побудови чи ремонту об'єктів.

Проведення випробувань нової техніки чи обладнання.

Списання непридатних чи зіпсованих матеріальних цінностей.

Планове або позапланове обстеження, перевірка, інвентаризація

матеріальних цінностей

Нещасний випадок (травма, аварія, стихійне лихо, ДТП).

Набувши юридичної сили після затвердження вищою інстанцією або

відповідальним керівником закладу, установи, акт є документом суворої
звітності, на підставі якого порушують адміністративну судову чи
кримінальну судову справу.