ЗАНЯТТЯ

ТЕМА : Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

5

ПЛАН

1. КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ.
2. НАЦІОНАЛЬНИЙ СТАНДАРТ УКРАЇНИ.
3. ВИМОГИ ДО ЗМІСТУ ТА РОЗТАШУВАННЯ РЕКВІЗИТІВ.
4. ОФОРМЛЮВАННЯ СТОРІНКИ ДОКУМЕНТА.

1. ТЕОРЕТИЧНИЙ БЛОК

Документ –це - основний вид ділового мовлення, що містить інформацію,

«зафіксовану на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та
передавати її в часі та просторі»

КЛАСИФІКАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ

Заяви, листи, телеграми, довідки

За най менуванням службові записки, інструкції, протоколи
та ін.

За походженням службові (офіцій ні) й особисті

За місцем виникнення Внутрішні та зовнішні

Організацій ні, розпорядчі,

За призначенням довідковоінформацій ні, обліково-
фінансові, господарсько-договірні, щодо
особового складу

Стандартні (типові) й індивідуальні

За формою (нестандартні)

Звичай ні безстрокові, термінові й дуже

За строками виконання термінові

За ступенем гласності
 Загальні, таємні, для службового
користування (ДСК)

Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації.

Уніфікована система організацій но-розпорядчої документації. Вимоги до
оформлювання документів»
ДСТУ 4163-2020 поширюється на організацій но-розпорядчі документи -
постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи
тощо, створювані в результаті діяльності:

• органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;

• підприємств, установ, організації та їх об'єднань усіх форм власності.

Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і

розташування їх; вимоги до банків та оформлювання документів; вимоги до
документів, що їх виготовляють за допомоги друкувальних засобів

Кожний документ складається з окремих елементів ,

які називаються реквізитами.

Сукупність реквізитів, розташованих в певній послідовності на бланку,

називається формуляром .

Формуляр-зразок - це модель побудови формуляра службового документа, що

встановлює сферу й ого застосування, формат, розміри берегів, вимоги до
побудови конструкцій ної сітки та реквізити.

Обов’язкові реквізити документів

 Назва організації
 Назва виду документа ( не зазначаючи у листах )
 Дата
 Реєстрацій ний індекс документа
 Заголовок до тексту
 Текст документа
 Підпис

Дата – це реквізит, що вказує на час створення і (або) підписання,

затвердження, прий няття, за реєстрування службового документа.
 На бланку дату проставляють нижче назви документа
поряд із реєстрацій ним індексом на спеціально відведеному місці.
Якщо документ складено не на бланку , то дату ставлять під тексом
без відступу від межі лівого берега.
Елементи дати записують арабськими цифрами
в один рядок у послідовності: число, місяць, рік 12 07 2010. Дату дозволено
оформлювати у ПОСЛІДОВНОСТІ рік, місяць, число 201011 07. Цей спосіб
використовують у службовому листуванні з іноземними партнерами, оскільки це
відповідає міжнародній системі датування документа .
Це є цифровий спосіб оформлювання дати. У
Нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-
цифровий спосіб оформлювання дати 17 грудня 2009 року.

Адресат – це сукупність точних і повних відомостей , згідно з якими документ

має бути доставлений за призначенням.

Розміщується цей реквізит праворуч (на відстані 92 мм) у верхній частині бланка
або чистого аркуша паперу.

Підпис - обов'язковий реквізит будь-якого документа, що свідчить про

відповідальність особи за й ого зміст. Підпис є одним з реквізитів, що надає
документу юридичної сили.

До складу підпису входять : най менування посади (повного, якщо док умент
надруковано не на бланку, скороченого - на документі, надрукованому на бланку);
особистий підпис (між назвою посади, ініціалом (ами) й прізвищем);
розшифрування підпису, ініціал (и) й прізвище особи, що підписала документ
(праворуч)

Гриф затвердження - спосіб засвідчення документа після й ого підписання, який

санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних
підрозділів, організацій чи службових осіб.

Елементи грифа затвердження

затверджує посадовець затверджено документом
складається зі складається із
• слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), • слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок),
• назва посади, підпису ініціалу (їв) і • назви (у називному відмінку),
прізвища особи, яка затвердила • дати, номера затверджувального
документ, документа
• дати затвердження
 Гриф погодження - свідчить про згоду установи, підрозділу чи
посадової особи, що не є автором документа, з його змістом

Форми погодження
Внутрішнє Зовнішнє

Взірець: Взірець:
ПОГОДЖЕНО ПОГОДЖЕНО
Міністр юстиції України Протокол засідання Правління
Підпис Ініціали (и), прізвище ОщадногоМанку
09 01 2009 України
29 02 2009 № З

Заголовок до тексту документа містить короткий виклад

змісту документа і розміщується під назвою виду документа .

Взірець заголовка до тексту документа:

Організацій но-розпорядчі документи оформлюють на папері формату А4 (210 х
297 мм) та А5 (210 х 148 мм) (згідно з ГОСТ 9327).
Можна використовувати папір формату АЗ (297 х 420 мм) - для оформлювання
документів у вигляді таблиць та А6 (105 х 148 мм) - для резолюцій.

Поля документа
лівий правий верхній нижній
30 10 20 20

Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого

поля документа:
 90 мм - для реквізиту «Адресат»
 100 мм - для реквізитів ≪Гриф затвердження≫, ≪Гриф обмеження доступу до
документа≫
 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті ≪Підпис≫
Не відступають від межі лівого берега, оформлюючи такі реквізити: ≪Дата
документа≫, ≪Заголовок до тексту документа≫,
≪Текст≫ (без абзаців); ≪Відмітка про наявність додатків≫; ≪Прізвище виконавця і
його номер телефону≫, ≪Відмітка про виконання документа і направлення його до
справи≫; назва посади у реквізиті ≪Підпис≫ та ≪Гриф пого-
дження≫; засвідчувального напису ≪Згідно з оригіналом≫; а також слів СЛУХАЛИ,
ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.
На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні - на чистих
аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу
сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків
тексту.
Рубрикація – це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення
однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін.
Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера.
Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення
документа. Найпростіша рубрикація - поділ на абзаци.

Абзац – це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової

думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.
Середня довжина абзацу має бути 4-6 речень, хоча в текстах документів є абзаци,
що складаються з одного речення. Слід пам'ятати: хоч би якою була його довжина,
абзац - це внутрішньо замкнене значеннєве ціле, що виражає закінчену думку.

Нумерація рубрик тексту

Комбінована Нова

Взірець: Взірець:
А. Б. В. 1
I. II. III. 1.1
1.2.3. 1.2
1);2);3); 1.2.1
а); б); в); 1.2.2.1
Розділ І 1.3
Частина 1 2
Частина 2 і т.д.
пункт 1
§1
§2

2. ПРАКТИЧНИЙ БЛОК
1. Прочитайте визначення. З’ясуйте, які це види документів за
класифікаційними ознаками:

№ Визначення Відповідь
1 документи, створені організаціями, Службові
підприємствами та
службовими(посадовими) особами
2 оформлені на папері, диску, Різні за носієм інформації
фотоплівці, магнітній стрічці,
перфострічці
3 документи, що мають чинність лише Внутрішні
всередині тієї організації, установи
чи підприємства, де їх складено
 4 документи, що надій шли до установи Вхідні
5 документи, що використовуються в Звичайні безстрокові
порядку загальної черги
6 документи створені фізичною особою Особисті
поза службовою діяльністю або
виконанням службових обов’язків
7 документи, що мають однакову форму Стандартні
та заповнюються в певній
послідовності й за суворо
визначеними правилами
8 повторно оформлений службовий Дублікати
документ, що має чинність
оригіналу
9 документи зі встановленим строком Термінові
виконання
10 документи, що є точним знаковим Копії
відтворенням змісту оригіналу чи
іншого документа

2. Прочитайте визначення. Назвіть реквізити, характеристику яких

вони подають.

№ Визначення Відповідь
1 реквізит, що свідчить про час створення або Дата
підписання, затвердження, прий няття,
зареєстрування службового документа;
2 реквізит, що свідчить про згоду установи, її Гриф погодження
підрозділу чи посадової особи, що не є автором
документа, з й ого змістом
3 реквізит, що свідчить про те, кому адресовано Адресат
документ
4 напис, у якому посадова особа висловила Резолюція
вказівки щодо виконання документа
5 цифрова або абетково-цифрова позначка Реєстрацій ний індекс
надана службовому документу під час й ого документа
реєстрування
6 напис, зроблений посадовою особою, що Віза
висловлює згоду або незгоду з й ого змістом
7 реквізит, що є коротким викладом сутності Заголовок до тексту
змісту документа документа
8 реквізит, що є змістом письмового службового Текст документа
документа і є й ого головним реквізитом
9 реквізит, що свідчить про затвердження Гриф затвердження
документа посадовою особою або іншим
нормативним документом
10 реквізит, що свідчить про відповідальність Підпис
особи за й ого зміст і єдиний чи одним із
реквізитів, що надають документу юридичної
чинності
3. Зредагуйте подані зразки оформлення дати в документах.

20 січня 2001 року; 1999.10.15; 06 липня 2006 року; 09 червня 1998

року; 05.10.2003; 07.01.2006; 08 березня 2002 року; 2004.01.01.

4. Виправте помилки в оформленні реквізиту „підпис”, якщо це

потрібно.

а) Директор інтернату № 6 м.Броди підпис /О.Л.Семенко/

б) Головний бухгалтер підпис Ткачук І.Г.

Директор центру соціальної реабілітації підпис Кабіна Н.І.

в) Ректор НАУ підпис Р.Д. Богданович

Ректор КНЕУ підпис Клименко В.І.

г) З оригіналом згідно:

Завідувач відділом кадрів підпис Н.П. Одкидач

5. Зредагуйте зразки оформлення реквізиту адресування.

Міністерству освіти і науки України Міністерству освіти і науки України
Щерба В.І. Щерба В.І.

Інспекторам у справах неповнолітніх Інспекторам у справах неповнолітніх

У вищий арбітражний суд Вищий арбітражний суд України

Відділу листів Відділ листів
Степановій Л.І. Степановій Л.І.
Директорові СШ № 123 Директорові СШ № 123
Корольовій В.П. Корольовій В.П.
м. Київ-106 пров. Квітневий , 14, кв. 78
пров. Квітневий , 14, кв. 78 м. Київ-106
Петропавлівський Петро Петропавлівський Петро Мусій ович
Мусій ович
Полтавська обл. вул. Боровиковського 98
м. Миргород м. Миргород
вул. Боровиковського 98 Полтавська обл.
Кіхно Г.І. Кіхно Г.І.

6. Визначте види реквізитів. Зредагуйте їх за потреби.

 Затверджено Гриф Затверджено
Директор СШ № 7 затвердження, Директор СШ № 7
(підпис) Короленко П.Д. Короленко П.Д. (підпис)
підпис
Начальнику рекламного Адресат, текст
відділу документа,
Стецюк П.Л.
підпис, дата
Підготувати проект
контракту
До 12.09. 2006 р. (підпис)
10.08.2006.
Керівник проекту (підпис) Автор Керівник проекту
Остапенко О.В. документа, Остапенко О.В.
Зауважень немає. Зауважень немає.
текст
18.08. 2005. (підпис)
документа 18.08. 2005.
підпис, дата

7. Прочитайте текст документа. Знайдіть помилки в оформленні

реквізитів та запишіть правильно.
Директору школи № 54

Солдатовій Л.В.

Жовтневий рай он м. Київ

від Губенко В.А.,

Київ-56, вул. Каблукова, 6, кв.30

Заява

Прошу Вас прий няти до 1 класу мою доньку Губенко Світлану Михай лівну 2000
року народження до 01.09.2001.

Додатки: 1) Копія свідоцтва про народження.

2) Медична довідка

Підпис 15 липня 2001року

Прохання прий няте

Директор школи № 54

(підпис) Солдатова Л.В.

15 червня 2001 року