ПРЕЗЕНТАЦІЯ НА ТЕМУ:

ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ
ДОКУМЕНТІВ

Роботу виконала
Студентка групи П-21
Постолаті Марина
 Загальні правила оформлення документів
Важливе місце в діловодстві посідають правила оформлення службових
документів, які для сфери державного управління були започатковані ще на
початку XIX ст. російськими дослідниками М. Варадіновим і В.Вельбрехтом,
котрі систематизували офіційну документацію, розподілили її по групам й
закріпили законодавчими актами.
 Згідно з чинними правилами документ повинен:

 - надходити від установи чи юридичної особи, які мають на це

право;
 - бути юридично правильно оформленим;
 - бути достовірним, надавати об'єктивні відомості;
 - базуватися на фактах і містити конкретні пропозиції або вказівки;
 - бути максимально стислим, але не за рахунок зменшення
інформації;
 - мати послідовність викладу, без повторень та вживання слів і
зворотів,
 які не несуть змістовне навантаження;
 - бути переконливим, грамотним і зрозумілим кожному, хто його
читає;
 - бути нормативним;
 - відповідати прийнятим в суспільстві етичним нормам;
 - бути бездоганно відредагованим, мати копії та чернетки;
 - складатися на відповідних носіях стандартного формату;
 - оформлятися за встановленою формою згідно з реквізитами.
 Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура
Times New Roman, шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів.
Дозволяється
використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів для друкування
реквізиту "Прізвище виконавця і номер його телефону", виносок,
пояснювальних написів до окремих елементи" тексту документа або його
реквізитів тощо.
Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний
шрифт (прямий або курсив).
 Зовнішній вигляд документа має важливе значення, оскільки він
уточнює
стиль роботи апарату управління, та особисту культуру його
працівників. Якщо документ оформлений неохайно, значить в установі
низька культура праці і це
викликатиме недовіру до організації.

Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано

друкувати через 1-1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210
міліметрів) - через 1 міжрядковий інтервал.
Текст документа, що подається для реєстрації, друкується на папері формату
А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та
шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 пункту міжрядкового
інтервалу.
 Розміщення заголовкової частини бланка
Бланки кожного виду документів повинні виготовлятися на основі кутового
або поздовжнього розміщення реквізити".
Реквізити заголовкової частини
розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту
однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту
починається від межі площі) способом.
Центрований варіант розташування реквізитів використовується при
друкарському способі виготовлення бланки".
Прапоровий варіант
використовується на чистому аркуші паперу безпосередньо при підготовці
конкретного документу. Такий підхід досить розповсюджений в практиці
документування при складанні внутрішньої документації (наказів,
розпоряджень, протоколів, актів)
 Розмір шрифтів вибирають в залежності від кількості друкованих знаків в
реквізиті. Більшим шрифтом виділяється найменування організації і вид
документу.
При цьому необхідно дотримуватись наступних правил: просте і
зручне розташування, дотримання пропорцій між товщиною ліній друкарського
набору і комп'ютерного тексту.
Друкуються бланки у друкарні на білому папері світлих тонів фарбами
насиченого кольору, що забезпечують неутомлююче читання тексту за
задовільних умов освітлення і отримання якісних копій документів за
допомогою копіювальної техніки
Особливі вимоги до виготовлення, обліку, використання і зберігання гербових
бланків, які виготовлюються лише друкарськими підприємствами, що мають
відповідні ліцензії й сертифікати на відповідний вид діяльності про наявність
технічних можливостей для виготовлення вказаного виду продукції на
відповідному якісному рівні.
Деякі внутрішні документи (окремі службові довідки тощо) та документи, що
створюються від імені двох або кількох організацій, оформляються на
звичайних аркушах паперу
 Розміщення реквізитів

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з

кількох рядків,
друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові
частини реквізитів
"Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження"
відокремлюються один
від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

ПОГОДЖЕНО:
 1,5 Заступник міністра освіти і науки України
 1,0 ____________________________________
 (ініціали, прізвище)
 (підпис)
 (дата)
 Реквізити документа відокремлюються один від
одного через 1,5-3
міжрядкових інтервали, Назва виду документа
друкується великими літерами.
Розшифрування підпису в реквізиті "Підпис"
друкується на рівні останнього
рядка назви посади.
Максимальна довжина рядка багаторядкових
реквізитів (крім реквізиту
тексту) - 73 міліметри (28 друкованих знаків).
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5
рядків), його дозволяється
продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці
заголовка не ставиться.
Розшифрування підпису у реквізиті "підпис"
набирають на рівні останнього
рядка найменування посади без пропуску між
ініціалами і прізвищем.
Під час оформлення документів слід дотримуватися таких
відступів від межі
лівого поля документа:

 12,5 міліметра - для абзаців у тексті;

 92 міліметри - для реквізиту "Адресат";
 104 міліметри-для реквізитів "Гриф затвердження"та
"Гриф обмеження
 доступу до документа";
 125 міліметрів - для розшифрування підпису в реквізиті
"Підпис".
 Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів "Дата документа",
"Заголовок до тексту документа", "Текст" (без абзаців), "Відмітка про наявність
додатків", "Прізвище виконавця і номер його телефону", "Відмітка про
виконання документа і надсилання його до справи", найменування посади у
реквізитах "Підпис" та "Гриф погодження", засвідчувального напису "Згідно з
оригіналом", а також слів "СЛУХАЛИ", "ВИСТУПИЛИ", "ВИРІШИЛИ",
"УХВАЛИЛИ", "НАКАЗУЮ", "ЗОБОВ'ЯЗУЮ".
 За наявності кількох грифів затвердження і
погодження вони розмішуються на
одному рівні вертикальними рядками.
Перший гриф - від межі лівого поля;
другий - через 104 міліметри від межі лівого поля.
Якщо в тексті документа міститься посилання на
додатки або на документ, що
став підставою для його видання, слова "Додаток" і
"Підстава" друкуються від
межі лівого поля, а текст до них - через 1
міжрядковий інтервал.
Під час оформлення документів на двох і більше
сторінках друга та наступні
сторінки повинні бути пронумеровані.
Номери сторінок ставляться посередині верхнього
поля аркуша арабськими
цифрами без зазначення слова "сторінка" та
розділових знаків. Перша сторінка
не нумерується
Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці
аркуша.
Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на
лицьовому і
зворотному боці аркуша.
Набраний текст перевіряє особа, яка підготувала документ.
В разі створення
тексту на ПК завдання виправлення помилок значно спрощується
Для зручності користування документом та його обробки з усіх
боків сторінки залишаються вільні місця - так звані поля (береги).
Поле з лівого боку становить 30 мм. Воно використовується для
резолюцій та інших позначок, а також дає змогу вільно читати текст
підшитого до справи документа.
Праворуч залишається поле не менше 10 мм. Це зберігає текст
від пошкоджень. Треба мати на увазі, що праворуч рядки тексту
закінчуються на неоднаковій відстані від краю аркуша, оскільки в
ділових паперах, як правило, уникають переносів слів. Проте лінія
правого поля не повинна бути аж надто ламаною.
Поля верхнього і нижнього кінця сторінки повинно бути меншим 20
мм. На них можуть розмішуватися позначки діловода й
проставлятись нумерація сторінок.
Якщо документ займає більше ніж один аркуш паперу, на наступний аркуш не можна
переносити самі підписи. Крім них, там має бути не менше двох рядків тексту.
Тільки перша сторінка документа друкується на бланку, друга і наступні – на чистих
аркушах паперу такого самого розміру і якості, що й папір, на якому надруковано бланк.
У документах, що оформляються на двох і більше аркушах паперу, другий і наступні
за ним аркуші нумеруються.
У разі розміщення тексту документа на одному боці аркуша номери
проставляються посередині верхнього поля аркуша на відстані не менше 10 мм від
верхнього його краю арабськими цифрами без слова "сторінка" і пунктуаційних знаків.
Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у
правому верхньому кутку, парні - у лівому верхньому кутку аркуша.
Правила оформлення заголовків і підзаголовків
Заголовок пишеться великими літерами.
Він має бути не довшим ніж 40 знаків.
Не дозволяється у заголовку переносити слова.

Якщо заголовок великий, то його ділять (за змістом) на декілька рядків,

наприклад:
Організація контролю за виконанням розпорядчих документів на
підприємстві
У документах заголовок пишеться з малої літери тоді, коли він розташований
після назви виду документа, а з великої літери, якщо передує їй.
Дякую за увагу !