Презентація на тему

«Українська мова за професійним спрямуванням:

1. Документація з кадрово-контрактних питань
2. Довідково-інформаційні документи
3. Етикет ділового листування»

Підготувала студентка
2 курсу 232 групи
Криволапова Ангеліна
1. Документація з кадрово–контрактних
питань.
До документації з кадрово-контрактних питань відносять:
1. Резюме - це документ, у якому подаються короткі відомості про навчання, трудову
діяльність та професійні досягнення особистості, яка його складає.
Загалом якихось суворих вимог щодо розташування реквізитів резюме немає. Найчастіше у
ньому подаються:
1) назва документа;
2) прізвище, ім'я та по батькові особи, яка складає резюме;
3) мета складання резюме;
4) досвід роботи;
5) освіта;
6) знання мов;
7) контактний телефон.
Головна вимога до цього документа - вичерпність потрібних відомостей і лаконізм викладу.
2. Характеристика
Характеристика — це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника
(учня).Характеристика дається, як правило, з останнього місця роботи або навчання. Готує її керівник
структурного підрозділу (у школі — класний керівник). Підписується керівником установи або ж
керівником установи й керів­ником структурного підрозділу та засвідчується гербовою чи круглою (що
прирівнюється до гербової) печаткою.Характеристика подається при вступі до навчальних закладів,
висуванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на роботу тощо. Залежно від
призначення може бути виробничою, атестаційною, рекомендаційною, нейтральною.
Характеристика складається, як правило, з таких реквізитів:
1. Назва документа.
2. Прізвище, ім’я, по батькові особи (повністю), на яку складається характеристика, у родовому
відмінку.
3. Посада, науковий ступінь, учене звання (якщо є), місце роботи, навчання.
4. Рік народження (за необхідності — національність, домашня адреса, освіта).
5. Текст.
6. Дата укладання характеристики.
7. Підпис керівника установи (другим може бути під­пис керівника структурного підрозділу, інших по­
садових осіб).
8. Печатка установи.
Текст характеристики містить, як
правило, такі дані:
- короткі анкетні дані про особу, на яку
складається характеристика;
- відомості про трудову (навчальну)
діяльність особи (де, з якого часу
працює, на яких посадах працює або дані
про навчання);
- оцінка ділових і моральних якостей
особи, став­лення до колег, риси
характеру, відомості про стяг­нення,
заохочення, нагороди;
- висновки про особу, на яку складається
характе­ристика;
- місце, куди подається характеристика.
3. Рекомендаційний лист
Рекомендаційний лист - це службовий лист, який містить позитивний або
негативний відгук (відзив) про особу чи організацію, фірму. У разі, якщо це
позитивна рекомендація, то в ній ітиметься здебільшого про готовність узяти
на себе відповідальність за рекомендовану особу.
Рекомендаційного листа подають під час клопотання про посаду,
влаштування на нову роботу, вступу до вищого навчального закладу тощо.
Рекомендаційні листи істотно відрізняються від характеристики. Автори
"Універсального довідника-практикуму з ділових паперів" чітко окреслюють ці
відмінності:
1. рекомендацію не обов'язково подають з місця роботи;
2. за рекомендацією можна звернутися до того, хто добре знає особу, фірму,
компанію;
3. особа, яка дає рекомендацію, повинна мати певний авторитет та визнання у
своїй галузі;
4. у рекомендаційному листі обов'язковим є висновок - "рекомендую" чи "не
рекомендую".
Отже, в
рекомендаційних
листах необхідно
вказати:
- з якого часу ви знаєте
особу чи фірму;
- рівень її професійної
майстерності;
- чи мас вона авторитет;
- які досягнення має
особа тощо.
4. Заява. Види заяв.
Заява - це офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне
прохання.
За місцем виникнення розрізняють заяви внутрішні й зовнішні, які бувають від організацій,
установ (службові) та особисті. У зовнішній особистій заяві обов'язково зазначається
повна домашня адреса, а в службовій - повна поштова та юридична адреса установи,
підприємства. У внутрішній заяві не є обов'язковими викладеш вище вимоги.
У заяві реквізити рекомендується розташовувати в такій послідовності:
1. Праворуч вказується назва організації чи установи, куди подається заява (адресат).
2. Нижче у стовпчик - назва професії, місце роботи, прізвище, ім'я, по батькові, адреса
того, хто подає заяву (якщо заява адресується до тієї організації, де працює автор, не
треба зазначати домашню адресу, а достатньо назвати посаду й місце роботи чи
структурний підрозділ).
3. Ще нижче посередині рядка пишеться слово Заява з великої літери й не ставиться
крапка.
4. З великої літери й з абзацу починається текст заяви, де чітко викладається прохання з
коротким його обгрунтуванням.
5. Після тексту заяви ліворуч вміщується дата, а праворуч - підпис особи, яка писала заяву.
У складній заяві також
подаються відомості про те,
які саме документи додані до
заяви на підтвердження
правомірності висловленого в
ній прохання (документи
перелічуються після основного
тексту перед підписом).
Заява пишеться власноручно в
одному примірнику.
5. Автобіографія
Автобіографія - це документ щодо особового складу, в якому
особа повідомляє основні факти своєї біографії. Документ, як правило,
пишеться власноруч. Характер тексту автобіографії розповідний, виклад
відомостей хронологічний. Кожне наступне повідомлення починається з
нового абзацу.
Автобіофафія відрізняється від анкети тим, що в ній дані
відображаються більш повно, тобто, наприклад, можуть бути зазначені
причини звільнення з попереднього місця роботи, обгрунтовано бажання
працювати саме в цій організації і т. п. Автобіографія підписується і
датується упорядником, зберігається в особовій справі співробітника.
 Реквізити автобіографії:
1. Назва виду документа.
2. Прізвище, ім’я, по батькові (у називному відмінку
однини).
3. Дата народження: число, місяць, рік.
4. Місце народження: село, селище, місто, район. Усі
дані про місце народження пишуться так, як вони
зазначені у свідоцтві про народження.
5. Відомості про навчання: повне найменування
навчальних закладів, назви спеціальностей, які
отримали (за дипломом).
6. Відомості про трудову діяльність.
7. Нагороди, стягнення, заохочення.
8. Відомості про громадську роботу.
9. Короткі відомості про склад сім’ї (подаються без
уживання присвійних займенників). Якщо неодружені чи
незаміжні, вказати прізвище, ім’я, по батькові, рік
народження, місце навчання чи роботи, посаду батька,
матері та сестер, братів, якщо вони не мають своєї сім’ї.
Якщо одружені чи заміжні, вказати прізвище, ім’я, по
батькові, рік народження, місце роботи чи навчання
дружини, чоловіка та дітей.
10. Дата укладання (ліворуч).
11. Підпис укладача (праворуч).
6. Особовий листок з обліку кадрів
Особоливий листок з обліку кадрів - це обов'язковий документ особової
справи працівників установ, організацій, в якому фіксуються автобіографічні
відомості.
7. Накази щодо особового складу.
Накази щодо особового складу - (це, як правило, індивідуальні накази) пов’язані з вирішенням
питань трудової діяльності окремих працівників (зарахування на посаду, звільнення, преміювання тощо).
Накази з питань основної діяльності (нормативні накази) - це документи, які оформляють рішення керівника
щодо організації роботи установи в цілому чи його структурних підрозділів (конкретні заходи щодо
виконання директив вищих органів, планування роботи окремих структурних підрозділів тощо).
Усі накази оформляються на спеціальних або загальних бланках і повинні мати такі обов’язкові реквізити:
Реквізити:
1) Повна назва установи, де видається наказ.
2) Назва виду документа.
3) Місце видання наказу.
4) Номер документа.
5) Дата підписання.
6) Назва (заголовок) наказу (про що наказ).
7) Текст документа. Текст наказу складається, як правило, з констатуючої
та розпорядчої частини.
8) Підпис (посада керівника, підпис, ініціали, прізвище).
9) Візи.
8. Трудова книжка.
Трудова книжка -документ, що підтверджує трудову діяльність і слугує для
встановлення загального стажу, безперервного і спеціального стажу. Має вигляд
паперової книги зазвичай в синій обкладинці.
9. Контракт
Контракт - це угода, що має законну
силу, між двома і більше сторонами про
вчинення чи невчинення певних дій.
Контракт є синонімом поняття «договір»,
що застосовується в цивільних,
господарських, сімейних та трудових
відносинах. Відповідно до ст. 43
Конституції України кожен має право на
працю, що включає можливість заробляти
собі на життя працею, яку він вільно
обирає або на яку вільно погоджується.
10.Трудова угода.
Трудова угода – це документ, яким затверджуються
взаємовідносини між установою (організацією, фірмою
тощо) і працівником, який до цього часу не належав до
її штату.
Трудова угода укладається, якщо в штаті організації
відсутні спеціалісти потрібного профілю (кваліфікації).
За певних умов трудова угода укладається зі штатними
працівниками.
Реквізити трудової угоди:
1. Назва документа.
2. Місце складання.
3. Дата.
4. Повні і точні назви сторін.
5. Зміст з переліком обовязків виконавця та замовника.
6. Юридичні адреси сторін.
7. Підписи.
8. Печатка установи (організації, фірми тощо).
2. Довідково-інформаційні документи
Довідково-інформаційні документи та правила
їх оформлення: адреса, телеграма,
телефонограма, факс.
Довідково-інформаційні документи — це ті
документи, що містять інформацію про фактичний
стан справ у структурі, який є підставою для
прийняття розпорядчих документів. Вони мають
допоміжний характер відповідно до організаційно-
розпорядчих документів, не є обов'язкові для
виконання на відміну від них. Інформація, що в
них міститься, може спонукати до дії або бути
лише доведена до відома.

Адреса - це точна вказівка на місце

проживання чи перебування кого-
небудь або місцезнаходження чого-
небудь, складена за певною формою.
Телеграма - повідомлення, послане
телеграфом, одним з перших видів
зв'язку, що використовує електричну
передачу інформації.
Телефонограма - термінове
повідомлення, передане адресатові
телефоном. Телефонограми
використовують для
документального оформлення усних
телефонних переговорів. Це один з
видів усної ділової кореспонденції.
Факс - документ, що пересилається телефонними лініями.
2.Протокол, вимоги до тексту протоколу.
Витяг з протоколу.
Протокол – документ, що відбиває процес і результат
роботи по­стійних та тимчасових колегіальних органів,
проведення зборів, за­сідань, нарад, конференцій,
обговорень тощо.
Протокол веде секретар або інша спеціально призначена
особа, конспектуючи, стенографуючи або записуючи на
диктофон виступи учасників засідання.
Реквізити протоколу:
Назва виду документа (Протокол).
Індекс (номер).
Дата.
Місце засідання.
Гриф затвердження (якщо протокол підлягає
затвердженню).
Заголовок до тексту.
Текст.
Підпис голови.
Підпис секретаря.
Витяг з протоколу – це відтворення частини
протоколу, яка сто­сується розгляду окремого
питання. Його складають, надсилають (або
передають) окремим особам чи підприємствам
на їхню вимогу.
Реквізити:
Назва виду документа.
Заголовок протоколу.
Дата протоколу.
Текст витягу.
Дата складання витягу.
Підпис секретаря або голови засідання.
Печатка.
Від протоколу витяг відрізняється тим, що в
ньому подається ухвала лише з одного питання,
тому порядок денний не зазначається. Витяг
засвідчується підписами голови та секретаря
зборів і скріплюється печаткою.
У протоколі роблять помітку про витяг, а також
зазначають, кому його вручено або надіслано.
Вимоги до оформлення протоколу:
1. Протокол оформляють на загальному аркуші формату А4.
2. Датою протоколу є дата засідання;
3. Протоколи нумеруються у межах календарного року;
4. Заголовок містить такі відомості: вид роботи (засідання, збори, нарада, назва колегіального органу та питання, які обговорюються).
5. Текст протоколу.
6. Вступна частина має постійну інформацію (голова зборів, секретар, були присутніми).
7. Прізвища членів колегіального органу та запрошених записують у алфавітному порядку (окремо члени комісії, окремо - запрошені).
Їх друкують в один рядок через один інтервал. Прізвища запрошених слід вказувати, якщо їх кількість не перевищує 15. Інакше до
протоколу додається список присутніх.
8. Вступ протоколу закінчується порядком денним. Після слів «ПОРЯДОК ДЕННИЙ» ставлять дві крапки і через два інтервали нижче
друкують з абзацу порядкові номери питань.
9. Головна частина тексту протоколу складається згідно з пунктами порядку денного. Текст будується за схемою: СЛУХАЛИ –
ВИСТУПИЛИ – УХВАЛИЛИ.
10. Слово СЛУХАЛИ друкують великими літерами, перед словом ставиться цифра, що відповідає питанню, після слова ставиться дві
крапки. Ініціали, прізвище, посаду доповідача, назву доповіді та короткий чи повний виклад її змісту (для повних і стенографічних
протоколів). У стислих зазначають «Текст доповіді додається».
11. Слово ВИСТУПИЛИ друкують великими літерами, після нього ставлять дві крапки, ініціали і прізвище пишуть у називному в дм інку
з абзацу, вказують посаду, потім ставиться тире і з малої літери друкують зміст доповіді.
12. У розділі ВИСТУПИЛИ вказують усіх, хто виступив із певного питання. Якщо доповідають більше одного, їх порядок зазначають
арабськими цифрами.
13. Слово У УХВАЛИЛИ друкують великими літерами через два інтервали нижче попереднього тексту. У цьому розділі повністю
записують прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або констатувальної частини й резолюції. Різні за
характером питання ухвали групують і позначають арабськими цифрами з нового рядка.
3.Прес-реліз. Основні вимоги до
оформлення.
Прес-реліз – це офіційний документ певної пресслужби або засобу масової інформації.
Вимоги до оформлення прес-релізу:
Використовуйте білий папір високої якості формату А4 чи фірмовий бланк зі стандартними атрибутами
(логотипом, назвою, адресою, телефонами, адресою електронної пошти), можна також розробити
спеціальний бланк для прес-релізу. Друкувати текст прес-релізу можна на фірмовому бланку, але
враховуйте, що складні логотипи погано передаються через факс, тому фірмовий бланк доречний при
традиційному пересиланні поштою або в електронному вигляді. В кінці тексту, в нижньому лівому куті
аркуша вкажіть ще раз день і час, адресу проведення заходу, телефони, факси та компанії, щоб
зацікавлені особи могли передзвонити чи написати і уточнити деталі.
Заголовок прес-релізу оформлюють жирним шрифтом, великими буквами (кегль - 14), а через подвійний
інтервал – текст (кегль - 12) з інтервалом 1,5.
Документ друкують, дотримуючись берегів: ліве – 30 мм, правий – 15 мм, верхній – 15мм, нижній – 30 мм,
лише з одного боку аркуша. Якщо текст не вміщується на одній сторінці, внизу зазначають продовження
далі.
Прес-реліз подають у ЗМІ та інформаційні агентства декількома способами: поштою, факсом,
електронною поштою, приносять особисто. Обов'язково телефонують до редакції, аби пересвідчитися в
тому, що ваш матеріал надійшов.
Переймаючись долею прес-релізу, не будьте надто настирливими, відчувайте міру. Якщо ж ваша
інформація з'явилася у пресі, обов'язково зателефонуйте в редакцію і чемно подякуйте: дружні відносини
з журналістами - основа тісної співпраці та гарантія появи в ЗМІ інформації про вашу організацію.
4.Звіт. Особливості структурування й
оформлення.
Звіт - це письмове повідомлення про виконання певної роботи за певний проміжок часу.
Звіти бувають статистичні і текстові.
Реквізити:
1 Назва виду документа.
2 заголовок(вказують установу,напрям діяльності,звітний період).
3 Текст,який має такі частини:вступ,(вказуються завдання,які були поставлені за звітній
період),основна частина,(опис та аналіз виконаної роботи),висновки(зауваження,пропозиції).
4 Підпис керівника установи або особи,відповідальної за складання звіту.
5 дата.
6 печатка.
Звіт повинен мати композиційну чіткість,логічну послідовність у викладі,обґрунтованість
висновків,стислість,точність формулювань. Великий за обсягом звіт поділяють на частини,кожна з
яких має свій заголовок. Звіти про виконання одноразових завдань і доручень не затверджуються й
адресуються керівникові . Печатка, штамп установи й підпис керівника мають бути лише у зовнішніх
звітах.
Службові записки: доповідна і
пояснювальна.
Службові аписки – це документи, що інформують
керівника установи чи структурного підрозділу про явища
і факти, виконану роботу, ситуацію.
Доповідна записка — це документ на ім’я керівника
установи, у якому повідомляється про певний факт,
подію, подається звіт про виконання службових доручень
або взятих на себе зобов’язань. Зміст доповідної записки
повинен бути точним і лаконічним; для зручності
поділяється на частини. У кінці подаються висновки й
пропозиції.
Реквізити доповідної записки:
Назва виду документа.
Заголовок.
Посада, прізвище, ініціали керівника, якому вона
подається.
Текст.
Посада, прізвище, ініціали особи, яка подає записку
(може розташовуватися після адресата).
Дата складання.
Підпис.
Пояснювальна записка — документ особистого характеру, в
якому пояснюються певні дії особи (найчастіше — порушення
дисципліни, невиконання роботи).
Пояснювальна записка пишеться працівником на вимогу
адміністрації, в деяких випадках — з ініціативи підлеглого.
Документ, який не виходить за межі установи, оформляється
на бланку або стандартному аркуші із зазначенням таких
реквізитів:
1. Адресат.
2. Посада, прізвище, ім’я, по батькові (при потребі домашня
адреса) адресанта.
3. Назва виду документа.
4. Заголовок.
5. Текст.
6. Дата складання.
7. Підпис.
8. Якщо записка направляється за межі установи, її
оформляють на бланку і реєструють.
Повідомлення про захід.
Повідомлення — це різновид службового листа, в
якому викладено запрошення взяти участь в якійсь
нараді, конференції, зборах.
У повідомленні повинні бути такі реквізити:
1) дата й час засідання;
2) місце засідання;
3) його назва (тематика);
4) порядок денний;
5) прізвища доповідачів з кожного питання;
6) прізвище й телефон відповідальної особи;
7) спосіб проїзду до місця засідання.
Повідомлення підписує голова колегіального органу
або ке­рівник установи.
6.Рапорт.
Рапорт – це письмове звернення працівника до вищої
посадової особи з викладом питань службового чи
особистого характеру.
Рапорти подаються з метою реалізації прав і законних
інтересів працівників (наприклад, рапорт про надання
відпустки, квартири тощо), інформування про
виконану роботу (наприклад, рапорт про приймання
дільниці дільничним інспектором міліції тощо), про
виявлені недоліки й пропозиції щодо їх усунення.
Реквізити рапорта:
1. Адресат.
2. Назва документа.
3. Текст.
4. Дата.
5. Відомості про посаду або спеціальне звання.
6. Підпис та його розшифрування.
3. Етикет ділового листування
1.Класифікація листів
Лист - це поширений вид документації, один із способів обміну
інформацією.
Службові листи належать до головних засобів встановлення офіційних,
службових контактів між підприємствами, організаціями, установами,
фірмами та закладами. Мета їх - пояснити, переконати, поінформувати і
спонукати адресата до певної дії.
За функціональними ознаками службові листи переділяють на такі, що
потребують відповіді, й такі, що її не потребують.
До листів, що потребують відповіді, належать:
1. листи-прохання;
2. листи-звернення;
3. листи-пропозиції;
4. листи-запити;
5. листи-вимоги.
До листів, що не потребують відповіді, належать:
o листи-попередження;
o листи-нагадування;
o листи-підтвердження;
o листи-відмови;
o супровідні листи;
o гарантійні листи;
o листи-повідомлення;
o рекомендаційний лист.
За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи.
Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист -
низці установ, колективний лист - на одну адресу, але пишуть його від імені
керівників кількох установ.
2. Реквізити листів та їх оформлення.
Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним
стандартом такі:
1. Державний Герб. Має бути розташований у центрі верхнього берега або над серединою рядка з назвою організації.
2. Емблема організації, установи чи підприємства (не відтворюють, якщо на бланку розміщено зображення Державного
Герба України).
3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку на рівні реквізитів 07,08.
4. Код організації установи чи підприємства. Зазначається за ЄД-РПОУ після реквізиту "Довідкові відомості про
організацію" (09).
5. Повна назва установи, організації чи підприємства - автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомоги штампа
або друкарським способом.
6. Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку.
7. Індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа, номери телефону, факсу.
Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил. Для здійснення розрахунково-
грошових операцій на бланках листів указують номер розрахункового рахунка у відділенні банку.
8. Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом (24 серпня 2009 р.). На бланках дату
листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату
вказують під текстом зліва.
9. Адресат. Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і
структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище - у давальному.