Основні вимоги до

оформлення документів
 Документ, як основний вид
офіційно-ділового стилю
В латинській мові слово dokumentum означає
взірець, доказ, свідчення. Сьогодні можемо знайти такі
трактування документу:
 письмовий акт, що здатен служити доказом юридичних
відносин чи юридичних фактів, що спричиняють
правові наслідки;
 офіційне посвідчення особи (трудова книга,
посвідчення, паспорт тощо);
 матеріальний об’єкт, у якому міститься певна
інформація;
 достовірне історичне письмове джерело.
 Оформлення сторінки
Управлінські документи оформляють на папері
формату А4(297х210мм) та А5(148х210мм).
З усіх боків сторінки залишають вільні поля: ліве –
30мм;
праве – 1мм;
верхнє – 20мм;
нижнє – 20мм (для формату А4) та 16мм (для формату
А5).
Перша сторінка документу друкується на бланку,
наступні – на чистих аркушах паперу.
 Склад реквізитів службових документів (бланків):
Реквізи́т (attribute) — логічно неподільний елемент виробничої документації,
який описує певну властивість відповідного об'єкта.

Державний Герб України (порядок використання визначається законом),

найменування міністерства, іншого центрального (місцевого) органу виконавчої влади,
найменування загальноосвітнього навчального закладу, ідентифікаційний код,
індекс підприємства зв'язку, поштова адреса, номер телефону, номер рахунку в банку,
дата (проставляють у день підписання документа);
індекс (проставляють у день підписання документа);
посилання на індекс і дату вхідного документа (роблять у листах-відповідях);
 При підготовці службових листів небажано:

відривати один рядок тексту чи слово від попереднього

абзацу;
переносити слово на межі сторінок, краще перенести
це слово на наступну сторінку;
починати один рядок абзацу на сторінці, що
закінчується, краще починати новий абзац з нової
сторінки.
Основні різновидності листів:

 Інформаційні листи — це службові листи, в яких адресант

інформує адресата про якісь факти чи заходи. Як правило,
адресант пропонує свої вироби або послуги. Інформація,
наведена в листах такого типу, має бути якомога ширшою.
 Рекламні листи — це різновид інформаційних листів. Вони
містять детальний опис товарів чи послуг і надсилаються
конкретним адресатам, аби спонукати їх скористатися
запропонованим. Незважаючи на те, що рекламні листи
оформляють на фірмових бланках, поштову адресу, номери
телефонів, розрахункових рахунків зазначають також у
тексті.
 Основні різновидності листів:
Листи-нагадування — це службові листи, в яких нагадується
про наближення чи закінчення терміну виконання якихось
завдань (зобов'язань), проведення заходів. Тексти таких листів
можуть складатися з одного-двох речень і починаються
словами, утвореними від дієслова «нагадувати».
Гарантійні листи — службові листи, в яких гарантується
виконання певних дій, наприклад, оплати за послуги чи товари,
забезпечення проведення заходу, надання робочого місця тощо.
Якщо гарантійний лист містить відомості фінансового або
матеріального характеру, то, незважаючи на те, що банківські
реквізити адресанта є на фірмовому бланкові, необхідно
продублювати їх у тексті. Гарантійні листи підписують
керівник і головний бухгалтер підприємства (установи,
організації, фірми).
Основні різновидності листів:
Ініціативні листи - це листи, що спонукають адресата дати відповідь адресантові.
Тематика ініціативних листів необмежена. Залежно від викладеного в листі, відповідь
може бути позитивною або негативною. В разі негативної відповіді (відмови дається
обґрунтування. Ініціативні листи можуть направлятися на ім'я керівника чи трудового
колективу.
Листи-відповіді — службові листи, в яких дають відповідь на ініціативні листи.
Якщо в ініціативному листі викладено кілька питань, то в листах-відповідях
відповідають на кожне з них, незалежно від того, яка відповідь — позитивна чи
негативна. Текст таких листів має бути чітким, конкретним, у разі відмови —
обґрунтованим.
 Характеристика складається, як
правило, з таких реквізитів:

 Назва документа.
 Прізвище, ім'я, по батькові особи (повністю), на яку
складається характеристика, у родовому відмінку.
 Посада, науковий ступінь, учене звання (якщо є), місце
роботи, навчання.
 Рік народження; домашня адреса, освіта.
 Текст.
 Дата укладання характеристики.
 Підпис керівника установи (другим може бути підпис
керівника структурного підрозділу, інших посадових осіб).
 Печатка установи.
 Текст характеристики містить,
як правило, такі дані:

короткі анкетні дані про особу, на яку складається характеристика;

відомості про трудову (навчальну) діяльність особи (де, з якого часу працює,
на яких посадах або дані про навчання);
оцінка ділових і моральних якостей особи, ставлення до колег, риси характеру,
відомості про стягнення, заохочення, нагороди;
висновки про особу, на яку складається характеристика;
місце, куди подається характеристика.