Professional Documents
Culture Documents
-1-5الضوابط الشكلية
تصاغ مختلف الوثائق والنصوص إلادارية في قوالب خصوصية تضفي عليها الصفة الرسمية وتحدد هويتها إلادارية ،فسواء تعلق ألامر
باملراسالت أو الوثائق أو النصوص فإنها جميعا تحرر في أشكال متميزة.
هذه الشكلية تبرز مصدر الوثيقة ،طبيعتها ،وجهتها ،مرجعيتها ،وغيرها من العناصر الضرورية والالزمة إلضفاء الصبغة الرسمية على
الوثيقة ،والتي تندرج ضمن إلاطار القانوني والتنظيمي املسير للنشاط إلاداري ،وسنأتي على ذكر هذه العناصر الشكلية بالتفصيل عند تناول كل
نوع من الوثائق على حده نظرا لتباين شكليات كل وثيقة وتميزها عن الوثائق ألاخرى.
-2-5الضوابط واملتطلبات القانونية
تشكل ّ
املحررات إلادارية دعائم أساسية للنشاط إلاداري ،ووسائل تستعملها إلادارة إلنجاز مهامها ،وعليه يتوجب على املحرر امتثال إلاطار
القانوني املحدد واملنظم لهذه ألانشطة ،فسواء تعلق ألامر باملراسالت إلادارية أو بباقي النصوص والوثائق ،فإن التحرير إلاداري يراعي مضامين
النصوص التشريعية والتنظيمية املتعلقة بالشأن موضوع املراسلة أو الوثيقة.
إن حجية الوثيقة إلادارية وما يترتب عليها من آثار والتزامات قانونية ،وتوخيا ملبدأ املشروعية التي يجب أن تتحلى بها كل التصرفات
إلادارية ،يفرضان على املحرر إلاداري الحرص التام على مطابقة محرراته للنصوص القانونية السارية ،دفعا ألي عيب شكلي أو موضوعي قد
يعتري هذه املحررات.
إن الوثيقة إلادارية تتضمن عددا من العناصر تعكس طبيعة الوثيقة وهوية الجهة إلادارية املصدرة لها ،هذه العناصر ال تتحدد اعتباطا
بل تستند إلى النصوص املنظمة للهياكل ولألنشطة إلادارية املعنية بمضمون الوثيقة.
كل هذه الاعتبارات تقتض ي إملاما بحد أدنى من املعارف القانونية التي من شأنها أن تمكن املحرر من إنجاز مهمته على أحسن وجه ،السيما
فيما يتعلق باملبادئ العامة للقانون ،مبدأ تدرج النصوص ،مبدأ التدرج إلاداري...وغيرها مما سنشير إليه في ثنايا الدروس الخاصة بمختلف الوثائق
والنصوص إلادارية.
-3-5الضوابط واملتطلبات اللغوية
يتطلب التحرير إلاداري قدرا كبيرا من الدقة والوضوح تجنبا لاللتباسات الداللية التي تؤدي حتما إلى سوء الفهم وتباين التأويالت ،لذلك
ينبغي على املحرر الحرص على الكتابة الصحيحة والفصيحة والبعيدة عن كل ما يشين التراكيب اللغوية أو يعيق إلابانة عن املعاني املقصودة
كاإلعراب أو بناء الجملة أو ِدالالت الصيغ الصرفية أو غيرها.
ً والسبيل إلى تحقيق هذه الغاية هو تمكين املحرر من حيازة قدرات لغوية متنوعة (مفردات -تراكيب -مترادفات ...إلخ) تجعله ُي ّ
عبر تعبيرا
ِ
ً
صحيحا عما يراد تبليغه أو تدوينه ،لذلك ينصح أهل الاختصاص أن "يكون أسلوب (املحرر) بسيطا :فال حاجة إلى تنميق العبارة والتأنق في
التركيب ،إنما املهم هو إيضاح املعنى وإيصاله إلى ذهن القارئ بسهولة ويسر خاليا من الصناعة اللفظية والتكلف ،مع املحافظة على قواعد اللغة
وروابطها".
ويندرج ضمن هذه الضوابط مراعاة الاستعمال الصحيح واملنضبط للمصطلحات ،السيما املصطلحات القانونية وإلادارية ،توخيا للدقة
والوضوح ،وفي هذا الصدد ننصح املتكونين باالطالع على املفاهيم واملصطلحات القانونية وإلادارية باللجوء إلى املعاجم والقواميس املتخصصة.
-6خصائص ألاسلوب إلاداري
تتطلب قابلية القراءة السليمة للمحررات إلادارية توفر قدر كبير من الوضوح والدقة في املعاني والبساطة في التراكيب اللغوية ،مما يفرض
على املحرر الاعتناء باألسلوب والحرص على الكتابة بشكل متميز ،يبرز طبيعة وهوية الهيئة إلادارية مصدر الوثيقة ،والشخصية الوظيفية ملحرر
الوثيقة.
ويخضع التحرير إلاداري ملجموعة من القواعد ،تؤهله لتحقيق غاياته على أوسع نطاق ممكن ،هده املواصفات والقواعد تشكل ما يصطلح
عليه "ألاسلوب إلاداري".
ويقصد باألسلوب طريقة إلانشاء واختيار ألالفاظ وتأليفها للتعبير عن املعاني قصد إلافصاح ،وهناك أنواع كثيرة من ألاساليب :ألاسلوب
ألادبي ،وألاسلوب العلمي ،وألاسلوب الصحفي ،ألاسلوب إلاداري ،وغيرها...
ويتميز ألاسلوب إلاداري عن ألاساليب ألاخرى بعدد من املواصفات الخصوصية ،نستعرض أهمها فيما يلي بإيجاز:
-1-6املوضوعية
يتوجب على املحرر إلاداري ،حفاظا على مصداقية إلادارة العمومية وحرصا على تحقيق املصلحة العامة ،تجنب الانقياد إلى املؤثرات
الذاتية أو الخارجية والتجرد من ألاحكام املسبقة أو الانحياز لجهة معينة.
وتنعكس هذه املوضوعية على أسلوب الخطاب إلاداري الذي ينبغي أن يترفع عن الصيغ العاطفية أو العبارات الانفعالية ،وكل ما من
شأنه أن يخل بمبدأ التجرد والحياد ،ويستحسن في هذا السياق استعمال أفعال مبنية للمجهول ،ولغة خطاب تتسم بالتناسق وتبرز الصفة
الوظيفية للمحرر ال صفته الشخصية.
ومن مقتضيات املوضوعية أيضا نقل الوقائع أو سرد ألاحداث على حقيقتها ،أي كما حدثت فعليا ،وتجنب أي محاولة لتوجيهها وجهة
ذاتية أو التأثير على القارئ بغية تكريس دالالت وأفكار معينة.
-2-6الدقة
يقصد بالدقة انتقاء ألفاظ وصيغ تجنب القارئ الوقوع في مزالق الالتباس الداللي وسوء التأويل ،وذلك بالحرص على اختيار املفردات
والعبارات التي تفيد املعاني املقصودة بدقة متناهية وتعبر عن الحدث أو الواقعة بشكل مباشر.
وعليه يتوجب على املحرر التدقيق في الصياغة إلادارية ،بحيث يختار من الكلمات أدقها للتعبير عن املعنى الذي يجول في ذهنه ،ويتجنب
الصيغ التي تؤدي إلى تشويه املعاني أو تعيق استيعابها بسهولة ويسر.
-3-6البساطة والوضوح
املحررات إلادارية هي وثائق موجهة إلى فئات مختلفة ومتفاوتة من حيث املستويات العلمية واملعرفية ،وحتى تكون هذه املحررات مفهومة
وواضحة للجميع ينبغي على املحرر استخدام أسلوب بسيط وواضح.
وترتكز هذه البساطة على استخدام املفردات املتداولة بكثرة في الحياة إلادارية والتي يستطيع القارئ استيعاب مدلوالتها بسرعة وبدون
عناء ،وتقصير العبارات بما يسمح بقراءتها بسهولة ويسر ،وتجنب التكرار والتكلف والصيغ الطويلة والغامضة.
-4-6إلايجاز
يقصد باإليجاز التعبير عن الفكرة أو ألافكار التي يشتمل عليها موضوع املحررات إلادارية بأقل ما يمكن من ألالفاظ والعبارات ،وتجنب
تحميل الوثيقة مواضيع متعددة أو غير متجانسة ،وكذلك الحرص على خلو التحرير من الحشو والتطويل غير الالزم.
-5-6احترام السلم إلاداري أو التدرج الوظيفي
التسلسل إلاداري أو التدرج الوظيفي هو التنظيم الهرمي السائد في إلادارات واملؤسسات ،والذي يحدد لألفراد مجموعة من القواعد
الهيكلية الهادفة إلى فرض الانضباط والاحترام وامتثال املرؤوسين ألوامر رؤسائهم إلاداريين على شتى املستويات التدرجية من أسفل الهرم إلى
القمة.
ومن مقتضيات احترام السلم إلاداري مراعاة مبدأ ألاولويات الرئاسية ،إذ ال يحق للمرؤوس الكتابة إلى رئيسه ألاعلى في السلم إلاداري
دون إشعار الرئيس إلاداري املباشر.
وألاسلوب إلاداري يعكس هذا التدرج ويبرزه من خالل استعمال تعابير وصيغ خاصة تحترم الفوارق التسلسلية ،بحيث ال يخاطب املحرر
رئيسه كما يخاطب مرؤوسيه أو نظرائه ،بل ينتقي لكل جهة أسلوبا خاصا وعبارات مناسبة.
الرئيس :يلفت الانتباه ،يشير ،ينهي إلى علم ،يدعو ،يلزم ،يفرض ،يشيد ،يولي أهمية كبرى ،يرجو السهر
على ،يرجو من مرؤوسه بأن يتفضل ...
واملرؤوس :يعرض ،يرجو ،يشكر ،يقترح على رئيسه ،يفيد ،يوافي ،يرسل ،يقدم ،يرجو من رئيسه بأن
يقبل التفضل ،ويرجو من رئيسه بأن يتقبل عبارات الاحترام وإلاخالص...
-6-6املجاملة
يقصد باملجاملة استعمال عبارات يراعى من خاللها احترام مشاعر املخاطبين وتجنب استعمال العبارات املحقرة أو املضايقة ،وتتجلى هذه
املجاملة بالخصوص في استعمال صيغ خاصة عند الرد على طلبات املواطنين أو املستخدمين ،حيث يتوجب على املحرر التحلي باللباقة وانتقاء
العبارات إلايجابية التي تترك باب ألامل مفتوحا في حس املخاطب.
ومن مقتضيات املجاملة استعمال الصيغ التشريفية (يشرفني ،لي الشرف )...عند افتتاح املراسالت ،والعبارات املهذبة (يسرني ،يؤسفني)...
للرد على الطلبات بالقبول أو الرفض.
-7شروط التحرير الفعال
تتطلب جودة التحرير التزام املحرر بجملة من الشروط املوضوعية خالل مختلف مراحل عملية التحرير ،نوجزها فيما يلي:
-1-7أثناء مرحلة التحضير
يتطلب التحضير الجيد للتحرير إلاداري معرفة تامة باملوضوع ،إعداد مخطط العمل واستعمال املسودة:
-معرفة املوضوع وتحديد الهدف :ينبغي على املحرر إلاداري أن يكون على علم تام بموضوع الوثيقة املزمع تحريرها ودراية كاملة بكل
ما يتعلق بهذا املوضوع من الناحية إلادارية ،القانونية ،التقنية...وغيرها ،ومن ثم يتوجب على املحرر أن:
* يجمع كل املعلومات واملعطيات الخاصة باملوضوع ،بواسطة الدراسات ،التحقيقات ،الاستشارات...
* يحدد الهدف الجوهري وألاهداف الفرعية من تحرير الوثيقة.
-إعداد مخطط التحرير :قبل الشروع في صياغة نص الوثيقة يتوجب على املحرر إلاداري وضع خطة عمل بغرض تنظيم وترتيب ألافكار
واملعلومات ،وتسهيل عملية الصياغة التقنية بما يضمن فهمها من قبل القارئ وتحقيقها للهدف املنشود.
-استخدام املسودة قبل إنجاز التحرير النهائي :يساعد استخدام املسودة على تفادي الكثير من ألاخطاء والهفوات التي من شأنها أن
تشوب الكتابة في الوهلة ألاولى ،وعليه ينبغي على املحرر قراءة املسودة أكثر من مرة ،ويستحسن أن تكون القراءات في أوقات متباعدة نسبيا ،ثم
إدخال التعديالت الالزمة.
إن القراءة املتأنية للمسودة تسمح إضافة أفكار تكون قد غابت عن الذهن أثناء التحرير ،تصحيح أخطاء لغوية ،وإعادة ترتيب الفقرات
وفق التسلسل املنطقي لألفكار الواردة في نص الوثيقة.
-2-7أثناء مرحلة الصياغة
يتحرى املحرر ،خالل هذه املرحلة ،الضوابط اللغوية املتمثلة في الاستخدام الدقيق للمصطلحات واملفاهيم ،وضوح املعاني وترابطها،
سالمة ألاسلوب من العبارات الركيكة وألالفاظ املكررة وألاخطاء النحوية والصرفية ،وحسن استخدام عالمات الوقف والترقيم.
التزام هذه العناصر من شأنه أن يساهم في تحقيق كتابة نصوص صحيحة املبنى واضحة املعنى ومؤدية للغرض من تحريرها بفعالية كبيرة.
وفيما يلي بيان موجز لعالمات الوقف في اللغة العربية ،وهي عبارة عن إشارات توضع بين أجزاء الكالم املكتوب لتمييز بعضه عن بعض
تسهيال للفهم والاستيعاب:
الفاصلة ( :)،سكوت القارئ سكوتا قصيرا لتمييز بعض أجزاء الكالم عن بعض ،وتستعمل على هذا النحو:
أ -تستعمل بين الجمل القصيرة املترابطة املعاني التي يتكون من مجموعها كالم تام.
مثال :قمت بتحليل املوضوع ،وقدمته إلى رئيس التحرير ،أخذه مني ولم ينشره.
ب -كما تكون بين املفردات التي تفصل مجمال.
مثل :فليس بيني وبينك إال كتاب هللا ،وسنة رسوله ،ووصايا الصحابة الراشدين.
فاكهة الصيف كثيرة منها :العنب ،البطيخ ،والرمان ،والتفاح.
ت -بين أنواع الش يء وأقسامه .مثل :فصول السنة أربعة :الربيع ،الصيف ،الخريف ،والشتاء.
ث -بعد لفظ للمنادى .مثل :يا بني ،قم للصالة.
الفاصلة املنقوطة (؛) :الغرض منها للتمييز بين الجمل الطويلة ،وسكتة القارئ هنا أطول من سكتته في الفاصلة بحيث يتمكن من التنفس،
وتستعمل هكذا:
أ -إلاسالم ليس دين تباغض وتنافر؛ ولكنه دين محبة ووئام.
ب -بين جملتين تكون الثانية منها سببا في حدوث ألاولى.
مثل :نالت فاطمة جائزة؛ ألنها تفوقت على رفيقاتها.
النقطة ( :).الغرض منها سكوت القارئ سكتة أطول من الفاصلة املنقوطة .إشعار بنهاية جملة أوجمل وإتمام معناها .وتوضع في نهاية كل جملة
-في التأني السالمة ،وفي العجلة الندامة. مفيدة ،واستقلت عما بعدها .مثل - :الخبر مفرح.
النقطتان ( :):أ -توضعان بعد القول ،مثل :قال املدير :التزموا باحترام الوقت.
ب – كما توضعان بين املجمل وما يفصله.
مثل :شهور السنة اثنا عشر شهرا :يناير ،فبراير ،مارس ،أبريل ،ماي ...إلخ.
النقط الثالث ( :)...توضع بعد كالم أخذ من كالم آخر ،وحذف باقي الكالم ،فتوضع للداللة على الكالم املحذوف.
مثل :تقرير عدد ...بتاريخ ...
عالمة الاستفهام (؟) :تكون في نهاية الجملة الاستفهامية .وفي آخر الاستفهام الذي هو طلب للعلم بش يء لم يكن معلوما من قبل .مثل :هل قمتم
بإنجاز كل املهام ؟
عالمة التعجب (!) :توضع في نهاية الكالم الذي يحمل معنى الدهشة أو الاستغراب أو التأثر من ش يء معين.
مثل :عجب ملا تقول !
وقد تجتمع مع عالمة الاستفهام إذا كان يحمل معنى التعجب وسيق في صورة استفهام أيضا.
مثل :كيف تعنفني واملذنب غيري ؟!
الشرطة ( :)-تسمى أيضا العارضة ،توضع بعد العدد في أول سطر ،أو حالة حوار ،أو تحديد عناصر ومحاور موضوع أو فروعه.
............................ -2 مثل........................ -1 :
جدول ألاعمال يحتوي على النقط التالية:
.............................................. -
............................................... -
............................................... -
الشرطتان ( :)--تسميان أيضا بالعارضتين ،توضع بينهما الجمل الاعتراضية فتصل ما قبل الشرطة ألاولى بما بعد الشرطة الثانية .مثل :هذه
شكاوي – يا سيدي – أرفعها إليك.
تقنيات تحرير املراسالت إلادارية
الجزء ألاول :الرسالة إلادارية
-1مفهوم الرسالة إلادارية
الرسالة أو املراسلة إلادارية هي وسيلة اتصال وتبادل للمعلومات كتابيا بين املصالح إلادارية أو مع ألاشخاص الطبيعيين أو الاعتباريين
(املؤسسات ،الجمعيات ،)......وتهدف الرسالة إلادارية إلى إيصال أفكار أو معلومات ال يمكن أوال ينبغي إيصالها شفهيا ،وعليه يمكننا التمييز بين
نوعين من الرسائل إلادارية :الرسائل إلادارية بين املصالح ،والرسائل إلادارية ذات الطابع الشخص ي.
تكمن أهمية هذا التمييز في وجوب مراعاة الاختالف بين الصيغ املستخدمة في كل نوع ،فاملحرر إلاداري يستعمل عددا من الصيغ والتعابير
في الرسالة بين املصالح غير تلك التي يستعملها في الرسالة ذات الطابع الشخص ي نظرا الختالف طبيعة العالقة التي تربط بين املصلحة املرسلة
والجهة املرسل إليها.
وعلى الرغم من تطور تكنولوجيات ووسائل الاتصال في الوقت الراهن (الهاتف ،البرق ،البريد الالكتروني ،وغيرها) تبقى الرسالة املكتوبة
ألاداة ألاكثر استعماال في إلادارات واملؤسسات العمومية ألسباب أوردناها في مستهل املقطع ألاول.
تستخدم الرسائل إلادارية ألغراض شتى وأهداف متنوعة ،نورد أهمها فيما يلي:
-رسالة إلاحالة :يستعمل هذا النوع من الرسائل لتبليغ وثيقة أو ملف إلى الغير.
-رسالة التذكير :تهدف رسالة التذكير إلى دعوة املرسل إليه إلى القيام بعمل طلب منه سلفا أو الرد على رسالة لم يرد عليها في ألاجل املحدد أو
املعقول.
-رسالة إلاخطار :توجه إلى شخص بغرض إلزامه بإنجاز عمل أو الامتثال ألمر ،كما هو الشأن في إخطار املتغيب عن منصب عمله إللزامه بالعودة
في أجل محدد ،أو إخطار ممتنع عن دفع مستحقات معينة وغيرها.
-2عناصر الرسالة إلادارية
تشتمل الرسالة إلادارية على العناصر التالية:
** الرأسية (اسم الدولة) :تكتب عبارة "الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية" أعلى ووسط الصفحة ،وفي سطر واحد بأحرف بارزة،
إلضفاء الطابع الرسمي على الرسائل والوثائق إلادارية وتمييزها عن غيرها من الوثائق واملراسالت املتبادلة بين ألاشخاص الطبيعية واملعنوية
الخاصة.
** الطابع (اسم إلادارة املرسلة) :يكتب اسم إلادارة املرسلة في أعلى وعلى يمين الصفحة ويشمل بيانات تؤدي إلى تحديد املصلحة املرسلة بدقة
الش يء الذي يساعد املرسل إليه على معرفة مصدر الرسالة وعنوانه ،ويراعى في الطابع ذكر الجهة الوصية إن كانت عليه وصاية قانونية مثال
ذلك :الرسالة الصادرة عن إدارة البلدية يظهر طابعها الجهة الوصية التي هي الوالية والدائرة:
والي ـ ــة ..............
دائ ـ ــرة.............
بلدي ـ ــة..............
كما يراعى التسلسل إلاداري الداخلي وفقا للهيكل التنظيمي املحدد لتنظيم إلادارة أو املؤسسة املعنية:
مديرية ................................ .....
املديرية الفرعية املكلفة بـ .................
مصلحة (أو مكتب) .........................
** الرقم التسلسلي :ترقم الرسالة إلادارية وفقا لتسلسل البريد الصادر ،بحيث يسجل عليها رقم بعد إمضائها وتسجيلها في سجل البريد الصادر،
يكتب هذا الرقم مباشرة أسفل الطابع مع إضافة الحروف ألاولى لإلدارة املرسلة ،ويمكن إضافة ألاحرف ألاولى من لقب واسم كل من محرر
الرسالة أو الناقل لها على الحاسوب ،مفصوال بين كل مجموعة أحرف ،وذلك حتى يتسنى معرفة املرسل وتحديد املسؤولية عند الاقتضاء،
باإلضافة إلى ذلك يسهل رقم الرسالة الرجوع إليها عند الحاجة ،كما أن الرقم التسلسلي يعتبر مرجعا للرسالة إلادارية ويضمن حسن سير العمل
باملصلحة.
** املكان والتاريخ :يكتس ي تاريخ ومكان تحرير الرسالة أهمية كبيرة من الناحية القانونية ،على اعتبار أن الرسالة إلادارية وثيقة رسمية ،وعليه
يتوجب تسجيل املكان والتاريخ في أعلى وعلى يسار الصفحة ،أوفي ألاسفل مباشرة بعد عبارة املجاملة ،على النحو التالي:
اسم املدينة في اليوم /الشهر /السنة؛ مثال ذلك :غليزان في 12فيفري 2020
ويستحسن كتابة الشهر بالحروف ،ويعتمد مبدئيا كتاريخ للرسالة يوم إمضائها من قبل املرسل.
** بيان صفة املرسل :يقصد بصفة املرسل املنصب الخصوص ي أو الوظيفة التي تخول للموقع على الرسالة أومن ينوب عنه صالحية إصدار هذه
الوثيقة باسم املصلحة العمومية التي يديرها أو يمثلها ،وتكتب هذه الصفة في الوسط من الجزء العلوي للرسالة ،ميال إلى يسار.
السيد والي والية ............. مثال ذلك:
** صفة املرسل إليه :صفة املرسل إليه هي تعيين الشخص (الطبيعي أو املعنوي) املوجهة إليه الرسالة إلادارية ،يكتب الاسم الشخص ي للمرسل
إليه إ ذا كان شخصا طبيعيا متبوعا بعنوانه ،والاسم الوظيفي للرئيس إلاداري للجهة املرسل إليها إذا تعلق ألامر بشخص اعتباري ،ومقره
الاجتماعي ،مسبوقين بصيغة :إلى السيد (ة) أو آلانسة.....؛ تكتب صيغة املناداة هذه أسفل صفة املرسل مباشرة.
مثال ذلك:
السيد والي والية .............................
إلى
السيد وزير ..................................
** املوضوع :يعتبر املوضوع بمثابة العنوان الرئيس ي للرسالة لكونه يلخص مضمونها في كلمات وجيزة ،بحيث يفهم القارئ مضمونها قبل أن يقرأ
التفاصيل في جسم الرسالة ،ربحا للوقت وتسهيال لعملية التسجيل ولتوثيق.
يكتب املوضوع قبل الشروع في كتابة جسم الرسالة ،ويتوخى املحرر في كتابته الدقة وإلايجاز بحيث ال يتجاوز سطرا أو سطرين.
** املرجع :يعتبر املرجع السند الذي ترجع إليه إلادارة عند إلاجابة على رسالة ما ،فقد يكون املرجع رسالة واردة إليها من جهة معينة ،عندئذ
يتضمن املرجع رقم وتاريخ الرسالة الواردة؛ مثال ذلك:
رسالتكم رقم..........املؤرخة في.............. املرجع :
وفي صلب الرسالة يعيد إلاشارة إلى املرجع كأن يكتب في مستهل رسالته:
ردا على رسالتكم املشار إليها في املرجع أعاله واملتعلقة ب،......يشرفني أن ......الخ .
أما حين يتعلق ألامر برسالة تذكير يكون املرجع هو الرسالة أو الرسائل السابقة ،فيكتب املرجع كالتالي:
رسالتي رقم .........املؤرخة في............ املرجع:
ويكتب في مستهلها:
تبعا لرسالتي (أو تذكيرا برسالتي) املشار إليها في املرجع أعاله واملتعلقة ب،..... :يشرفني أن......الخ .
وقد يكون املرجع نصوصا تشريعية و/أو تنظيمية إذا اقتض ى موضوع الرسالة ذلك ،أومن أجل إضفاء الصبغة القانونية على مضمون
الرسالة ،وقد يكون املرجع عبارة عن إشارة إلى مكاملة هاتفية أو حدث استدعى تحرير الرسالة.
** املرفقات (أو الوثائق املرفقة) :قد يتضمن إلارسال عددا من املرفقات يتوجب إلاشارة إليها في الرسالة ببيان طبيعتها وعددها ،وتسجل هذه
املرفقات عقب املرجع مباشرة إن وجد وإال فتسجل عقب املوضوع ،وفي حالة استحالة تسجيل كل الوثائق املرفقة في الرسالة يمكن إرفاق قائمة
يسجل عليها كل الوثائق إذا اقتض ى ألامر ذلك (كأن يتعلق ألامر بملف يحتوي عددا كبيرا من الوثائق مثال).
** صلب الرسالة أو مضمونها :هو النص املعبر عن املعلومات أو ألافكار املراد تبليغها إلى املرسل إليه ،ويتشكل صلب الرسالة من عدد من
الفقرات يتحدد طولها أو قصرها بحسب طبيعة الرسالة وأغراضها ،ويضم نص الرسالة ثالثة محاورة متناسقة هي:
التقديم :ويهدف إلى التنبيه إلى موضوع الرسالة ،أهميته أو دوافع الاهتمام به؛ ()1
العرض :يتمثل في طرح املعلومات ،عناصر التحليل أو املبررات املتعلقة بموضوع الرسالة؛ ()2
الخاتمة :تتمثل في تحديد الهدف املنشود ،كالتماس طلب أو إصدار أمر أو إبالغ مقترحات أو غيره مما يصبو املرسل إلى تحقيقه. ()3
** عبارة املجاملة :تختم الرسالة إلادارية عادة بعبارة املجاملة وهي عبارات الشكر والتقدير والاحترام الواجبة عرفا وأخالقا بين املتراسلين ال
سيما بين إلادارة واملتعاملين الخارجيين ،وبين املرؤوس ورئيسه ،وتختلف عبارات املجاملة باختالف املرسل إليهم.
** التوقيع :تذيل كل رسالة بتوقيع املرسل وبيان صفته الوظيفية واسمه الشخص ي ،وقد يتولى التوقيع شخصا مفوضا نيابة عن الرئيس إلاداري
َّ
للمفوض. يتعين على املوقع بالنيابة إضافة عبارة التفويض وذكر الصفة الوظيفية أو صاحب السلطة القانوني ،وفي هذه الحالة ّ
تسجل هذه املعلومات ،والتوقيع وختم املصلحة أسفل الرسالة إلى اليسار ،ويكون التوقيع باليد ،والغاية من ذلك تحميل املوقع تبعات ّ
الرسالة وما يترتب عنها من التزامات قانونية.
** وجهة نسخ الرسالة :قد توجه نسخ من الرسالة إلى جهات أخرى لإلعالم ،وفي هذه الحالة تسجل هذه الجهات أسفل الرسالة إلى اليمين ،مع
مراعاة التسلسل الهرمي في ذكر هذه الجهات ،بحيث يذكر الرئيس إلاداري ألاعلى في املقام ألاول ثم الذي يليه.
-3صيغ الرسالة إلادارية
تنفرد الرسالة إلادارية بصيغ وعبارات خاصة تبرز طابعها الرسمي وتعكس خصائص وضوابط ألاسلوب إلاداري كما سبق أن عرضناها في
املقطع ألاول من هذا الدرس ،وتتعلق هذه الصيغ بمختلف أجزاء الرسالة:
** صيغ النداء :تستخدم هذه الصيغ للتعبير عن التقدير والاحترام الذي يكنه املرسل للمرسل إليه وكذلك من أجل جلب انتباهه إلى فحوى
الرسالة ،وتختلف هذه الصيغ باختالف الصفات الوظيفية:
يخاطب رئيس الجمهورية مثال بصيغة "فخامة رئيس الجمهورية"؛
والوزير بصيغة "معالي الوزير"؛
والسفير بصيغة "سعادة السفير"؛
والوالي ،ورئيس الدائرة ورئيس املجلس الشعبي البلدي بصيغة "سيدي "......؛
** صيغ التقديم :تستهل الرسائل إلادارية بعبارات وصيغ ّ
تتميز بالتهذيب واللباقة ،تمهد لعرض املوضوع وتسترعي انتباه القارئ من خالل إبداء
مشاعر التقدير والاحترام ،وتختلف صيغ التقديم بحسب نوع الرسالة أو هدفها ،فالرسائل التي تحرر ابتداء تستخدم صيغ استهالل بدون مرجع
يشرفني ...أو يسعدني ...أو يسرني ...أو يؤسفني .... مثل:
أما الرسائل التي تحرر ردا على رسالة أخرى أو تذكيرا برسالة سابقة ...فهذه تستخدم صيغ استهالل بمرجع ،مثل:
** صيغ الختام :وتختتم الرسائل إلادارية غالبا بعبارات تترك في حس القارئ انطباعات إيجابية أو تشحذ همته وترغبه في املبادرة بالسلوك أو
املوقف املطلوب أو الاستجابة للطلب امللتمس ،وتقرن هذه العبارات بصيغ املجاملة والتقدير ،على النحو التالي:
وفي الختام......................................
وخالصة القول.................................
ونتيجة لذلك....................................
سأكون معترفا بجميلكم لو تفضلتم...............
سأكون شاكرا لكم (أو ممتنا لكم)................
أولي اهتماما كبيرا..............................
أولي أهمية كبرى...............................
أن تتفضلوا باتخاذ كافة إلاجراءات..............
أن تتفضلوا باتخاذ كامل الاحتياطات.............
أن تسهروا على....وتحقيق......................
................ وتقبلوا فائق الاحترام والتقدير.
................. وتقبلوا جزيل الشكر والتقدير.
تعني تحديد الهدف من الاتصال الذي ال ينجح إال إذا كان املرسل عارفا لحقيقة ما يريد ملاذا
نقله إلى غيره.
تحديد املضمون ألافضل للرسالة الكفيل باإليصال إلى الهدف ،لذا على املوظف أن ماذا
يجمع أكبر قدر من املعلومات املتوفرة عن موضوع اتصاله حتى يسنده بالوقائع والحجج الالزمة
مما يرفع من قدرته على إلاقناع.
من هم على وجه التحديد املطلوب إرسال مضمون الرسالة إليهم ،أي ما هي الفئات التي من
يتكون منها جمهور املرسل إليهم ،ما هي خصائصه ،وما هي مصالحه ،وما هي توقعاته ،ما هو
نظام العالقات الذي يربطه ،ويستطيع املوظف أن يطور إمكانياته على التواصل بقدر ما يجمع
من حقائق ومعلومات توفر له املعرفة الدقيقة فيمن يتوجه إليهم في اتصاالته.
وتعني ما هي أنسب الصيغ التي يفرغ فيها مضمون الرسالة ؟ فكل شخص حسب طبيعته كيف
حساس ألسلوب معين في التعامل ويتقبل لغة معينة وعلينا أن نكشف ذلك سواء بالنسبة
لإلدارة املرسلة التي يعمل بها املوظف أو بالنسبة لإلدارة املستقبلة.
ما هو أنسب ألاوقات إلرسال الرسالة ،إن ألاسلوب النفاذ إلى آلاخرين يتضمن دراسة متى
التوقيت ،وهناك بالطبع ظروف ال تسمح باالنتظار والتريث.
-4نماذج الرسالة إلادارية
نموذج رسالة إدارية من مرؤوس إلى رئيس:
إلى
معالي وزير . . ......................
املوضوع :تنفيذ برنامج .......................................................
املرجع :تعليمتكم رقم ..........املؤرخة في ..............................
تنفيذا لتوجيهاتكم املتضمنة في التعليمة املذكورة أعاله ،يشرفني أن أبلغكم أننا اتخذنا
كافة التدابير الالزمة لتنفيذ برنامج ،. .......................................................كما ال يفوتني أن أعلم
سيادتكم بأن مصالحي تسهر على املتابعة املستمرة لسير العملية ،وسوف نطلعكم بكل ما قد
يعترض حسن تنفيذ البرنامج.
وتقبلوا مني فائق التقدير والاحترام.
والي والية
. ...................
(الختم والتوقيع)
نموذج رسالة من رئيس إلى مرؤوس:
واملتعلقة بـ ..............................................................
في إطار التحضيرات الجارية لتنفيذ برنامج . .....................................طبقا للتعليمة الوزارية املذكورة
أعاله ،أذكركم بضرورة تكفلكم شخصيا بمتابعة عملية تشكيل اللجان البلدية املتخصصة بـ
،. ...................وموافاتي بكل املستجدات والصعوبات التي تعترض عملكم.
وفي ألاخير أؤكد على ضرورة إشراك كل إلاطارات إلادارية والتقنية التابعة ملصالح البلديات املعنية،
واتخاذ كافة التدابير الكفيلة بإنجاح العملية.
ع /الوالي وبتفويض منه
مدير الجماعات املحلية
.......................
(الختم والتوقيع)
الجزء الثاني :جدول إلارسال
جدول إلارسال (ويسمى أيضا حافظة إلارسال) هو عبارة عن وثيقة إدارية تستخدم في نقل أو تحويل الوثائق واملستندات بين املصالح
إلادارية داخل نفس الوحدة أوبين وحدات إدارية مستقلة ،ويهدف أساسا إلى الاحتفاظ بسند قانوني يثبت انتقال وتسليم تلك الوثائق واملستندات
إلى املرسل إليه ،بحيث يتم التأشير باالستالم على النسخة إلاضافية للجدول من طرف هذا ألاخير ،قبل أن يسترجعها املرسل.
-1عناصر جدول إلارسال :يتضمن جدول إلارسال العناصر ألاساسية املتعلقة ببيان املرسل واملرسل إليه كما هو الشأن بالنسبة للرسالة إلادارية:
الرأسية؛
الطابع؛
الرقم التسلسلي؛
املكان والتاريخ؛
صفة املرسل؛
صفة املرسل إليه.
يكتب عقب ذلك بالبنط العريض عبارة "جدول إرسال" لبيان طبيعة الوثيقة ،ثم يرسم جدول يتضمن ثالثة أعمدة:
العمود ألاول :بيان الوثائق املرسلة والتعريف بها بإيجاز ،مصدرة بصيغة مجاملة:
يشرفني أن أوافيكم بالوثائق التالية.................: -
يشرفني أن أبعث لكم طيه الوثائق املبينة أدناه.... : -
العمود الثاني :بيان عدد الوثائق املرسلة؛
العمود الثالث :املالحظات أو التوجيهات ،وقد جرت العادة على كتابتها بصيغ عامة وموجزة ،مثل :لإلعالم ...قصد
الاطالع ...من أجل التنفيذ ...لكل غاية مفيدة ...من أجل اتخاذ القرار ...من أجل التأشيرة ...
ويسجل العدد الكلي للوثائق املرفقة أسفل الجدول بمحاذاة عبارة :املجموع ،ويستحسن ـ من باب الاحتياط ـ عدم ترك أي فراغ أو بياض
داخل الجدول يسمح بإضافة بيانات أخرى ،وكذلك ينبغي تجنب أي شطب أو كتابة مثقلة ،وكل ما من شأنه أن يخل بخاصية إلاثبات القانوني
لهذه الوثيقة.
يتبع هذا الجدول بتسجيل املعلومات املتعلقة بمصدر إلارسال:
جدول إرسال
(التوقيع والختم)
الجزء الثالث :الاستدعاء والدعوة
الاستدعاء والدعوة عبارة عن رسائل إدارية تهدف إلى طلب حضور شخص أو أشخاص معينين بصفة إلزامية (الاستدعاء) أو طوعية
(الدعوة) لغرض يتوجب تحديده في نص الرسالة.
تستخدم هاتان الوثيقتان ألغراض شتى أهمها الدعوة (حين توجه إلى رؤساء إداريين) أو الاستدعاء (حين توجه للنظراء أو املرؤوسين)
لحضور الاجتماعات ،وكذلك استدعاء املرشحين للمشاركة في امتحان أو مسابقة ،أو شخص طبيعي من أجل إتمام معاملة إدارية ،أو دعوة
شخصيات معينة لحضور حفل أو محاضرة أو استقبال زائر رسمي ،وغيرها.
توجه إلادارة العمومية هذه الدعوات والاستدعاءات كتابيا ،مع وجوب احترام ألاجل الزمني الالزم لوصول وتلبية الدعوة أو الاستدعاء،
أو ألاجل القانوني (املحدد بموجب النصوص التنظيمية) ،وتحتفظ إلادارة بنسخ من هذه املراسالت الستخدامها كإثباتات عند الحاجة.
وفي حاالت الاستعجال أو ضيق الوقت يمكن إرسال الاستدعاء عبر الفاكس أو الاستعاضة عن الاستدعاء التقليدي بالوسائل السريعة
كالبرقية ،لضمان سرعة وصولها والحفاظ في نفس الوقت على أثر مادي يثبت إلارسال.
-1عناصر الدعوة والاستدعاء
العناصر الشكلية لالستدعاء والدعوة ال تختلف عن عناصر الرسالة ،بحيث تتضمن هذه الوثائق:
الرأسية؛ -
الطابع؛ -
املكان والتاريخ، -
صفة املرسل؛ -
صفة أو اسم املرسل إليه وعنوانه؛ -
املرجع إن وجد؛ -
املرفقات إن وجدت؛ -
توقيع وختم املكلف بالعملية. -
أما مضمون الدعوة والاستدعاء فيحدد وجوبا الغرض أو السبب ،التاريخ والتوقيت ،املكان ،وما يتوجب على املستدعى إحضاره من
وثائق أو وسائل.
في حالة الاستدعاء أو الدعوة لحضور اجتماع يتوجب تسجيل بنود جدول ألاعمال مباشرة عقب النص أو صلب املوضوع ،وتسجل هذه
البنود في شكل محاور موجزة بما يسمح للمعني معرفة أغراض الاجتماع والتحضير له بجدية.
ومما ينبغي التنبيه عليه في هذا السياق ضرورة تجنب استخدام العبارات الغامضة واملبهمة مثل ما درجت عليه بعض إلادارات في
استعمال عبارة "ألمر يهمكم" ،وهو ما يترك املدعو في حالة حيرة وتردد ،بل ينبغي ذكر ألامر سبب الاستدعاء سواء تعلق ألامر باملواطنين أو فيما
بين املصالح إلادارية.
-2نماذج الدعوة والاستدعاء
الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية
في ............................ والية
مديرية ...............
مصلحة .............
الرقم.................
استـدعــــــاء
السيد (ة) /اآلنسة ......................................... ................
العنوان .....................................................................
الرجاء منكم الحضور إلى ....................................................................
يوم ................ ...................................على الساعة .........................
الموضوع (سبب االستدعاء)...................................................................
...............................................................................................
الرجاء إحضار الوثائق التالية.................................................................:
..................................................................
الصفة الوظيفية واالسم الشخصي
(ختم المصلحة)
الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية
في ............................. والية
مديرية ...............
مصلحة .............
الرقم.................
دعــــــوة
السيد (ة) /اآلنسة ..........................................................
العنوان .....................................................................
- 3عناصر التقرير
يشتمل التقرير على العناصر الشكلية املعتادة في املراسالت والوثائق إلادارية ألاخرى:
الرأسية؛ -
الطابع؛ -
الرقم التسلسلي؛ -
الصفة الوظيفية للمرسل إليه؛ -
موضوع التقرير. -
يضاف إليها تسجيل عبارة "تقرير" وسط الصفحة على النحو التالي:
الطابع
الرقم التسلسلي
تـقــريـر
(نص التقرير)
ّ
يذيل التقرير بذكر املكان والتاريخ متبوعا بالصفة الوظيفية للموقع وتوقيعه في نهاية الصفحة ألاخيرة.
ويتضمن نص التقرير مجموعة من ألاجزاء املتناسقة:
التقديم :يهدف إلى جلب الانتباه إلى أهمية املوضوع املطروح؛ -
العرض والتحليل :يطرح املحرر الشروح واملبررات والتفاصيل املتعلقة بموضوع التقرير؛ -
-الخاتمة :تشتمل على الاستنتاجات ،املقترحات والتوصيات إن وجدت.
وقد يرفق بالتقرير وثيقة أو مجموعة وثائق مما يقتض ي تسجيل هذه املرفقات أو إلاشارة إليها في نهاية التقرير أو عقب العنوان (املوضوع)
مباشرة.
-4خطوات كتابة التقرير
يتطلب إلاعداد ّ
الجيد للتقارير انتهاج طريقة عمل عقالنية ومنظمة عبر إتباع مجموعة من الخطوات املنهجية:
تحديد الهدف بدقة :ينبغي أن يكون هدف التقرير أو غايته محددة بدقة في ذهن املحرر ،إذ ال يمكن جمع معلومات أو إجراء -
استشارات والشروع في صياغة تقرر مبهم الغرض وغير محدد املعالم؛ لذلك يشكل تحديد الهدف الخطوة ألاساسية ألاولى في
عملية التحرير ،لكون باقي الخطوات مرتبطة بها.
جمع وتحليل البيانات :بعد تحديد الهدف يشرع املحرر في جمع البيانات وتحليلها بغية توظيفها في نص التقرير ،ويقصد بالبيانات -
املعطيات الخام ،والتي يتم تحويلها إلى معلومات عن طريق معالجتها وتحضيرها لالستخدام.
يعتمد جمع البيانات على الدراسات وألابحاث والتحقيقات والاستشارات وغيرها من الوسائل التي تمكن من الحصول على
البيانات الالزمة ،السيما إذا تعلق ألامر بالتقارير التقنية.
وضع الخطة :بعد الحصول على املعلومات تأتي مرحلة إعداد الخطة ،وهي عملية تسمح للمحرر بتنظيم أفكاره وترتيب املحاور -
الواجب إدراجها ضمن نص التقرير ،وفي هذا السياق ينبغي مراعاة التسلسل املنطقي لألفكار والانتقال التدريجي من التقديم إلى
العرض إلى الاستنتاجات والتوصيات.
صياغة التقرير :تتطلب صياغة التقارير قدرة كبيرة على تركيب الصيغ والعبارات بأسلوب علمي يستجيب ملوضوع التقرير ،وإملاما -
باملادة أو الاختصاص موضوع املعالجة؛ ويراعى في صياغة التقارير ـ السيما التقارير التحليلية ـ إلاسهاب في عرض املوضوع ودعم
ذلك بالرسوم وألارقام وكل ما من شأنه أن يبرر ويؤكد الاستنتاجات ويدعم املقترحات.
مراجعة التقرير :بعد الانتهاء من تحرير التقرير ينبغي على املحرر إعادة قراءة النص أكثر من مرة بتأني وانفتاح ذهني ،ألن ذلك -
من شأنه أن يوقف املحرر على ما وقع منه من هفوات أو أخطاء وتدارك ذلك قبل تسليم التقرير إلى وجهته النهائية.
هيكل التقرير
الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية
رقم ............/..../....
)1مقدمة تتضمن:
)2العرض:
)3الخاتمة:
الصفة الوظيفية
الختم و التوقيع
الجزء الثاني :املحضر
املحضر هو وثيقة إدارية تكتس ي طابع املستند القانوني الحائز على قوة إلاثبات ،إذ يتم بموجبه إثبات حادث أو معاينة واقعة أو التصريح
بالشروع في إنجاز أعمال أو الانتهاء منها ...ويشكل املحضر مرجعا أساسيا فيما يتعلق باملوضوع الخصوص ي الذي يتضمنه.
ّيدون املحضر كافة املعلومات املتعلقة باملسألة أو الحدث ،مع مراعاة إلايجاز والدقة في سرد الوقائع والحياد التام في عرض ألافكار أو املشاهدات،
لذلك يتطلب تحرير املحضر حيازة مؤهالت خاصة تمكن املحرر من التعبير عما سمع أو شاهد بعبارات وجيزة ومستوفية للغرض ،بحيث ال يخل
باملعنى وال يتغاض ى أو يهمل ذكر مسائل ذات أهمية.
-1أنواع املحاضر
هناك أنواع كثيرة من املحاضر ،وتختلف صياغتها باختالف أهدافها وإن اتحدت جميعها في الطبيعة القانونية وألاهمية إلادارية ،ومن بين أهم
أنواع املحاضر نذكر:
-محضر الاجتماع :يحرر فيه مجريات الاجتماع والقرارات أو التوصيات التي تم التوصل إليها ،على أن يراعي املحرر تدوين التدخالت والتعقيبات
واملواقف بصيغة العموم (تجنب التشخيص) ،ويقع عليه كافة املشاركين في الاجتماع ،السيما إذا تعلق ألامر بمداوالت تفض ي إلى اتخاذ قرارات.
-محضر التنصيب :يثبت بموجبه شروع املوظف الجديد (أو املوظف الذي تمت ترقيته إلى رتبة أعلى) في عمله بشكل رسمي ،ويمثل تاريخ
التنصيب املسجل على املحضر بداية عالقة العمل بين املوظف وإلادارة أو املؤسسة ،بكل ما يستتبع ذلك من حقوق والتزامات؛ يوقع على املحضر
املوظف املعني والرئيس إلاداري الحائز على سلطة التعيين.
-محضر املعاينة :يحرر من طرف املوظف العمومي املكلف قانونيا بذلك ،أي أن تكون املعاينة موضوع املحضر مندرجة ضمن صالحياته القانونية
أو بتكليف من الرئيس إلاداري املخول له هذه الصالحيات ،على أن يتولى املوقع على املحضر عملية املعاينة بنفسه.
-2عناصر املحضر
يتضمن املحضر عناصر شكلية وأخرى موضوعية:
-العناصر الشكلية :تتمثل في محددات الهوية إلادارية كما ّ
بيناها في مقطع الرسالة:
الرأسية؛
الطابع؛
الرقم التسلسلي وفقا للترتيب املعتمد في سجل املداوالت؛
عنوان املحضر ،ويكتب في وسط الصفحة على النحو التالي:
محضر اجتماع
اللجنة (أو الجمعية أو املجلس....... ).....
محضر تنصيب
محضر معاينة
(إلادارة املستخدمة)
محضـر تنصيـب
عام ....................وفي يوم ..............من شهر ............نحن (ذكر السلطة املعنية) ،نصبنا السيد(ة) ........................في
مهامه ،بصفته ...................وذلك بناء على القرار (أواملقرر) رقم .........املؤرخ في ...............الصادر عن ...................
املتضمن تعيين املعني (ة) في الرتبة (أوالوظيفة) املذكورة أعاله.
وإثباتا لذلك حررنا هذا املحضر وأمضيناه مع املعني باألمر في اليوم والشهر والسنة املذكورين أعاله.
وزارة ........................
مديرية .......................
..............................
رقم ..........................
محضـر اجتمـاع
عام ......................وفي يوم .......من شهر ....................انعقد اجتماع ................على الساعة ......بمقر مديرية
.........تحت رئاسة السيد ......................
........................... )2
..............................
التوقيعات
الجزء الثالث :عرض الحال
عرض الحال ،هو وثيقة إعالمية تهدف إلى إبالغ الرئيس إلاداري وإحاطته علما بحادث أو واقعة أو مجريات مهمة عمل أو اجتماع ،...يتحرى
محرره نقل الواقع وسرد الحوادث كما حدثت بالضبط وبشكل مفصل يتيح للرئيس معرفة الحقيقة بكل أبعادها ،وفي الوقت املناسب ،أي قبل
فوات ألاوان.
املبادرة بتحرير هذه الوثيقة تكون إما تلقائية ،بحيث يتولى املحرر كتابتها بمجرد حصول الحادث أو الواقعة أو ما يدعو إلى تحرير عرض
حال ،أو بأمر من الرئيس إلاداري ،وفي كال الحالتين ينبغي على املحرر التزام الحياد قدر إلامكان وعرض الحالة بدون إبداء رأيه الشخص ي.
و ّ
يتميز عرض حال الاجتماع عن محضر الاجتماع بكون ألاول أكثر تفصيال بحيث يسجل مجريات الاجتماع بشكل مفصل خالفا للمحضر
بغية الحفاظ على آثار مكتوبة للنقاشات أو املداوالت ،بينما يهدف املحضر أساسا إلى تشكيل دعامة قانونية ومرجعية للقرارات املتخذة.
-هو وثيقة إعالمية تهدف إلى إعطاء صورة صادقة عن الحدث ،الواقعة أو الاجتماع؛
-يوجه إلى الرئيس إلاداري بهدف اطالعه على وقائع ذات عالقة بصالحياته أو نطاق إشرافه؛
-يستخدم عرض الحال كوسيلة للحفاظ على آثار كتابية عن الحوادث أو الوقائع موضوع الاهتمام؛
شأنه شأن الوثائق إلادارية ألاخرى ،السيما املحضر ،يتضمن عرض الحال العناصر الشكلية املحددة لهوية إلادارة أو املؤسسة ،طبيعة
الوثيقة وموضوعها ،والشخص املوجهة إليه ،على النحو التالي:
الطابع
الرقم التسلسلي
عـرض حـال
مديرية .............
مصلحة ............
إلى السيد........................................
.......................................
وقع حادث سير يوم . ............على الساعة.......على الطريق الوطني رقم . .............بين سيارة سياحية
من نوع . . ...........وشاحنة لنقل البضائع من نوع ، . ................وأدى الحادث إلى عطب جسيم بالسيارة وانقالب
الشاحنة على جانب الطريق ،مما نتج عنه جروح خطيرة لسائق السيارة وأحد مرافقيه ،وتلف البضاعة
. ..........التي كانت محملة في الشاحنة.
نقل الجريحان إلى مستشفى . ...............بينما تولت مصالح البلدية بالتعاون مع أعوان الخدمة املدنية
إعادة تهيئة الطريق لتسهيل حركة املرور.
وقد قمنا بمعاينة الحادث والاستماع إلى الشهود ،وتأكد لنا بعد التحري أن الحادث ناجم عن إلافراط
في السرعة من طرف السائقين ،وعدم احترام قواعد املرور؛ غير أنه ينبغي التأكيد على أن مكان وقوع الحادث
عبارة عن منعرج ضيق يشكل خطرا على املارة ،السيما وأنه وقعت حوادث شبيهة سابقا في نفس املكان.
(الختم والتوقيع)
الجزء الرابع :املذكرة إلادارية
املذكرة إلادارية هي وثيقة يجري تداولها داخل إلادارة لنقل تعليمات من الرئيس إلاداري إلى مرؤوسيه أو لتبليغ معلومات أو توجيهات إلى بعض
املستخدمين أو جميعهم ،وتسمى أيضا مذكرة مصلحة.
وهناك نوع آخر من املذكرات تسمى مذكرة التلخيص ،تتضمن دراسة تلخيصية لكتاب أو تقرير أو مقاالت صحفية أو أي وثيقة أخرى يراد تبليغ
ملخص عنها إلى الرئيس إلاداري لتمكينه من أخذ فكرة عامة عن محتوى الوثيقة في وقت قصير ،يتولى تحريرها موظف مختص أو مستشار لدى
الرئيس إلاداري املعني.
وتعتبر املذكرة إلادارية ألاداة ألاكثر استعماال داخل إلادارات واملؤسسات العمومية لنقل معلومات أو توجيهات أو أوامر من الرؤساء إلاداريين إلى
املرؤوسين في مختلف املستويات التدرجية.
أنها تتضمن تعليمات موجهة إلى املستخدمين العاملين تحت سلطة الرئيس إلاداري مصدر املذكرة؛ -
توزع املذكرة أو تنشر بطريقة تسمح لكل املعنيين الاطالع عليها ،وإن اقتض ى ألامر يلزم املستخدمون بالتوقيع عليها إلثبات ذلك؛ -
تشكل املذكرة أداة اتصال سريعة وفعالة؛ -
ينبغي أال تتشعب مضامين املذكرة بل تنصب على تنظيم موضوع واحد ومحدد بدقة؛ -
تحرر املذكرة بأسلوب واضح ودقيق وبعبارات الئقة؛ -
تحوز املذكرة على الصفة إلالزامية ،ما لم تخالف نصا تشريعيا أو تنظيميا ساريا ،ومتى استوفت شروط التبليغ إلى علم املعنيين؛ -
تجسد مذكرة املصلحة ممارسة الرئيس إلاداري للسلطات املخولة له قانونا ،مما يستلزم مراعاة الصالحيات القانونية ونطاق إلاشراف -
إلاداري.
-3عناصر املذكرة
تتضمن املذكرة ،على غرار باقي الوثائق واملراسالت إلادارية ،عددا من العناصر:
ينبغي استخدام أسلوب إداري يتسم بالصرامة والعقالنية بغرض تحفيز وإقناع املخاطبين ،وبطريقة تضمن امتثال هؤالء للتعليمات وألاوامر
الواردة في املذكرة ،ويمكن عند الاقتضاء ذكر املبررات وألاسباب الدافعة إلى تحرير املذكرة أو إلى اتخاذ التدابير الواردة فيها.
يتوجب على املحرر توخي إلايجاز قدر املستطاع والاكتفاء بطرح التوجيهات أو املعلومات بصيغ مجملة ،وكذلك ينبغي تجنب الاسترسال والتطويل
في الشرح والتبرير ،مما يؤدي إلى الانحراف باملذكرة عن مقصدها ألاساس ي؛ ألن املذكرة ،خالفا للتقرير ،ال تتطلب عمال تحليليا وال عرضا مفصال.
نموذج مذكرة
جامعة ............................
ألامانـة العامـة
رقم . ..............................
مذكرة مصلحة
ننهي إلى علم كل املستخدمين إلاداريين والتقننين وأعوان املصلحة أو توقيت العمل اليومي لشهر رمضان
املعظم سيكون كالتالي:
-من ألاحد إلى ألاربعاء :من الساعة التاسعة صباحا إلى الساعة الثالثة والنصف؛
-يوم الخميس :من الساعة التاسعة صباحا إلى الساعة الثالثة.
ألامين العام
..............
(الختم والتوقيع)