VREDNOVANJE

GRADIVA
pojam
metodologija i svrha vrednovanja
kriteriji vrednovanja
popisi s rokovima čuvanja
planiranje i postupak izlučivanja
Zakon o arhivskom gradivu i arhivima (NN
105/1997, 64/2000, 65/2009)

 Pravilnik o zaštiti i čuvanju arhivskog i registraturnog gradiva

izvan arhiva (NN 63/2004)
 Pravilnik o vrednovanju te postupku odabiranja i izlučivanja
arhivskog gradiva (NN 90/2002)
 Pravilnik o predaji arhivskog gradiva arhivima (NN 90/2002)
 Pravilnik o evidencijama u arhivima (NN 90/02, 106/07)
 Pravilnik o korištenju arhivskoga gradiva (67/99)
 Pravilnik o uvjetima smještaja, opreme, zaštite i obrade
arhivskog gradiva, broju i strukturi stručnog osoblja arhiva (NN
65/04)
 Pravilnik o stručnom usavršavanju i provjeri stručne
osposobljenosti djelatnika u pismohranama (NN 93/04)
 Pravilnik o uvjetima i načinu stjecanja stručnih zvanja u
arhivskoj struci (107/10)
Što je arhivsko gradivo?

 Arhivsko gradivo su zapisi ili dokumenti

koji su nastali djelovanjem pravnih ili
fizičkih osoba u obavljanju njihove
djelatnosti, a od trajnog su značenja za
kulturu, povijest i druge znanosti, bez
obzira na mjesto i vrijeme njihova
nastanka, neovisno o obliku i tvarnom
nosaču na kojem su sačuvani (čl.3)
Što je registraturno gradivo?

 Registraturno gradivo jest cjelina zapisa ili

dokumenata nastalih ili primljenih
djelovanjem i radom pojedine pravne ili
fizičke osobe. (čl.3)
Što je odabiranje?

 Odabiranje je postupak kojim se na

temelju utvrđenih popisa iz registraturnog
gradiva odabire arhivsko gradivo (čl.3)
Odabiranje/Popisi

 Stvaratelji i imatelji javnoga registraturnog

gradiva redovito, po isteku roka za
čuvanje određene vrste gradiva, odabiru iz
njega arhivsko gradivo, prema uputama i
uz odobrenje nadležnog arhiva.
 Odabiranje se obavlja prema popisima što ih
utvrđuju nadležni arhiv i imatelj. (čl.11)
Odabiranje/Pravilnik

 Sam postupak odabiranja arhivskoga gradiva

način vrednovanja, izrada popisa gradiva s
rokovima čuvanja, utvrđeni su posebnim
pravilnikom: Pravilnik o vrednovanju te
postupku odabiranja i izlučivanja
arhivskog gradiva što ga donosi ministar
kulture na prijedlog Hrvatskoga državnog
arhiva. (čl.12)
Odabiranje/Izlučivanje

 Stvaratelji i imatelji dužni su, nakon

odabiranja, uništiti neodabrano (izlučeno)
registraturno gradivo kojemu su protekli
rokovi čuvanja. Pri uništavanju moraju se
poduzeti mjere zaštite tajnosti podataka koji
bi mogli povrijediti javni probitak ili probitak
građana. (čl.13)
Pravilnik o vrednovanju te postupku
odabiranja i izlučivanja arhivskoga gradiva

 Kriteriji vrednovanja
 Kategorizacija stvaratelja
 Popisi gradiva s rokovima čuvanja
 Postupak odabiranja i izlučivanja
Vrednovanje gradiva

 postupak kojim se procjenjuje vrijednost

zapisa/dokumenta
 utvrđuje rok do kojega će se čuvati određena
vrsta gradiva ili jedinice gradiva
 postupak sa svakom vrstom/jedinicom
gradiva po isteku roka čuvanja
Kategorizacija

 postupak kojim se stvaratelji gradiva

razvrstavaju u skupine ovisno o značenju
cjeline gradiva nastalog njihovim djelovanjem
Popis s rokovima čuvanja

 popis jedinica neke cjeline gradiva ili funkcija

obavljanjem kojih je gradivo nastalo
 s označenim rokom čuvanja za svaku jedinicu
popisa i postupkom s jedinicom gradiva po
isteku roka čuvanja
Izvornik

 svaki prvotni zapis, bez obzira na podlogu i

vrstu zapisa, koji ima značajke
vjerodostojnosti i pouzdanosti
Primarno nadležni ured

 stvaratelj ili ustrojstvena jedinica stvaratelja

gradiva koja je nadležna za obavljanje
određene funkcije ili djelatnosti
 čijim radom nastaje gradivo koje sustavno i
pouzdano dokumentira tu funkciju ili
djelatnost
Razredbeni (klasifikacijski) nacrt

 sustavno redanje zapisa u višerazinski

uređen sustav s pripadajućim oznakama
Izlučivanje

 postupak kojim se iz neke cjeline gradiva

izdvajaju jedinice čiji je utvrđeni rok čuvanja
istekao
Vrednovanje/Odabiranje

 cijeli postupak utvrđivanja i odabiranja onih zapisa

koji imaju trajnu vrijednost (odraz vremena u kojem
su nastali, najbolje svjedoče o tom vremenu)
 u postupku vrednovanja odabire se gradivo koje će
se trajno čuvati
 iz cjeline registraturnog gradiva – odabiru se dijelovi
registraturnog gradiva, dokumenti za koje smo
procijenili da imaju trajno značenje za povijest,
kulturu i druge znanosti
 arhivsko gradivo nastaje odabiranjem iz
registraturnog gradiva
Kriteriji vrednovanja
 značenje djelatnosti i funkcija nekoga stvaratelja
 pravni propisi i standardi koji utvrđuju obveze i rokove
čuvanja gradiva
 potrebe poslovanja i nadzora nad poslovanjem
 zaštita prava i interesa pojedinaca ili skupina na koje
se gradivo odnosi
 interes javnosti za uvid u činjenice sadržane u
gradivu
 evidencijska vrijednost gradiva
 informacijska vrijednost gradiva
 značenje gradiva za kulturu, povijest i druge znanosti
 vrijednost gradiva kao kulturnoga dobra
Problem odabiranja i izlučivanja

od 2/2 20 st.
 mnoštvo institucija – vrlo različitih po svom
značenju, vrstama i opsegu djelatnosti
 masovna produkcija - registraturnog gradiva
 registraturno gradivo - različite vrijednosti
Postupak vrednovanja

odvija se na dvije razine

1. vrednovanje stvaratelja gradiva

(kategorizacija stvaratelja)
2. vrednovanje gradiva (posebni popis s
rokovima čuvanja gradiva)
1. Vrednovanje stvaratelja gradiva

Kategorizacija je postupak kojim se stvaratelji gradiva

razvrstavaju u skupine ovisno o značenju cjeline
gradiva nastalog njihovim djelovanjem (3 kategorije)

 status svake institucije/stvaratelja

 hijerarhijski položaj, ustroj i unutarnja strukturu
 funkcije / nadležnosti, ostale hijerarhijske veze s
nadređenim ili s podređenim tijelima/pravnim
subjektima i s drugim ustanovama jednake razine
Značajnija uloga = vrjednije gradivo
Kategorizacija

 Hrvatsko arhivsko vijeće na prijedlog državnih

arhiva za područje njihove nadležnosti
 upravni postupak - rješenje o razvrstavanju u
1-2 -3 kategoriju stvaratelja
 objava u službenim glasilima
 kategorizacija se radi i za stvaratelje javnoga
i za stvaratelje privatnog gradiva
Prva kategorija

 nadležni za utvrđivanje politike, ciljeva i načina

obavljanja pojedine djelatnosti
 gradivo pruža uvid u način, opseg i uvjete
obavljanja pojedinih funkcija u okviru iste
djelatnosti
 imaju visok ili nadređen položaj na području
svoje nadležnosti
 donose ili provode strategije razvoja
gospodarskih, društvenih i kulturnih djelatnosti
 utjecaj na društvena zbivanja na području svoje
nadležnosti
Druga kategorija
 stvaratelji koji su na području određene djelatnosti
nadležni za provođenje utvrđene politike i obavljanje
tekućih i operativnih poslova, a čiji način i opseg
djelovanja nisu dostatno dokumentirani gradivom
stvaratelja prve kategorije
 ustanove manjeg opsega ili nižeg ranga, ograničenog
područja i funkcionalnog opsega od onih u prvoj
kategoriji, ali reprezentativne za pojedina važna
područja gospodarskoga, društvenog i kulturnog
života
 načelo reprezentativnog uzorka za stvaratelje
jednakoga djelokruga.
Treća kategorija

 stvaratelji čiji su način i opseg djelovanja

dokumentirani gradivom stvaratelja prve i
druge kategorije
 manje ustanove ograničenog opsega i
niskog ranga koje podupiru a ne utvrđuju ili
nadziru funkcije stvaratelja prve i druge
kategorije
 Informacije o njima u pravilu se nalaze u
gradivu većih, nadređenih odnosno matičnih
ustanova prve ili druge kategorije.
Akvizicijska politika

 dugoročno planiranje preuzimanja gradiva

koje se nalazi kod stvaratelja
 gradivo I. i II. kategorije stvaratelja obavezno
se preuzima u arhivske ustanove po
službenoj dužnosti
2. Vrednovanje gradiva stvaratelja

Rezultat vrednovanja gradiva je popis gradiva

s rokovima čuvanja

 opći popis
 granski popis
 posebni popis
Opći popis

 popis vrstâ gradiva s rokovima čuvanja koji

se odnosi na gradivo nastalo ili zaprimljeno
obavljanjem administrativnih odnosno
općih poslova
 donosi Hrvatsko arhivsko vijeće na prijedlog
Hrvatskoga državnog arhiva
Granski popis

 popis vrsta gradiva s rokovima čuvanja koji

se odnosi na gradivo nastalo ili zaprimljeno
obavljanjem pojedine vrste djelatnosti
 donosi Hrvatsko arhivsko vijeće na prijedlog
Hrvatskoga državnog arhiva
Posebni popis

 sadržava sve vrste gradiva koje je nastalo ili

nastaje djelovanjem određenoga stvaratelja,
 sukladno razredbenom nacrtu
 sve upravne i poslovne funkcije koje obavlja
pojedini stvaratelj
 na temelju Općega popisa i granskih popisa za
područje djelatnosti svakoga pojedinoga stvaratelja
 obveza je svakog stvaratelja gradiva
 odobrenje nadležnog arhiva
Metodologija izrade

 identificirati dokumentacijske cjeline obzirom

na poslovne funkcije
 unutar poslovnih funkcija identificirati
pojedine poslovne aktivnosti
 unutar poslovnih funkcija identificirati gradivo
koje dokumentira navedene aktivnosti
Na taj način strukturiranome popisu nadodaju
se rokovi čuvanja.
Vrednovanje/Pravilnik

Odabiranje i izlučivanje (čl. 12-17)

1. U pismohranama
2. U arhivima
Postupak odabiranja i izlučivanja u
pismohranama
 temeljem posebnog popisa gradiva
 redovito provoditi izlučivanje (svakih 5
godina)
 obvezno se provodi prije predavanja gradiva
arhivu
Prijedlog za izlučivanje

 način–vrijeme-mjesto izlučivanja i uništavanja

izlučenoga gradiva
 obrazloženje s pravnom osnovom postupka
 podaci o količini i vremenu nastanka gradiva
 popis gradiva za izlučivanje
Odluka o izlučivanju

 donosi odgovorna osoba stvaratelja u skladu

s rješenjem nadležnog arhiva
 odluka sadrži podatke o načinu, vremenu,
mjestu i izvršitelju izlučivanja i uništavanja
izlučenoga gradiva
 arhivu se dostavlja zapisnik o provedenom
izlučivanju
Postupak odabiranja i izlučivanja u arhivima

 Odluka o pokretanju postupka - ravnatelj

 Povjerenstvo koje će provesti postupak
izlučivanja i uništavanja izlučenoga gradiva.
 Prijedlog za izlučivanje
 Popis gradiva za izlučivanje
 Odluka o izlučivanju - ravnatelj arhiva
 Zapisnik o provedenome izlučivanju i popis
izlučenoga gradiva
Vrednovanje

 Čuvati sve, znači ne čuvati ništa

 Čuvati, znači pravilno izlučiti

 Stvaratelj/pismohrana – potrebni za tekuće

poslovanje (5-10-15-25 godina)
 Vrijednost dokumenta=vrijednost informacije
Kako odrediti koji su dokumenti
arhivsko gradivo?
Vrednovanje je postupak u kojemu se vrši
 odabiranje arhivskog gradiva (=najvrjednije
gradivo)
 i izlučivanje registraturnog gradiva (=nevažno
gradivo)
ima dva konačna cilja
 čuvanje povijesnih izvora (arhivskog gradiva)
 oslobađanje pismohrane od bezvrijednog
papira (registraturnog gradiva)
Opća pravila

 dokumenti stariji od 1850.

 spisovodstvene evidencije
 gradivo viših tijela vlasti, centralnih ustanova
i važnijih poduzeća
 fragmentarno sačuvana dokumentacija
 dokumentacija o općem i administrativnom
poslovanju:
Spisi koji dokumentiraju
 osnivanje, proširenje, reorganizaciju i ukidanje institucije
 zapisnici sjednica, skupština i drugih kolegijalnih tijela
 propisi, statuti, pravilnici i dr. normativni akti
 godišnji i strateški planovi rada
 godišnji izvještaji i godišnje statistike
 sistematizacije radnih mjesta i pregledi kadrova
 godišnji proračun s glavnim prilozima
 matične knjige (rođenih, vjenčanih, umrlih, djelatnika, glavni
školski imenici, zemljišne knjige, glavne knjige zemljišnih
zajednica…)
 investicije,
 izgradnju javnih objekata,
 planovi, nacrti i operati (katastarski, komasacioni, regulacioni)
 ljetopis, važniji dnevnici i očevidnici
 spisi istaknutih javnih, političkih, znanstvenih djelatnika
Određivanje rokova čuvanja

 Kakvu vrijednost mogu imati pojedini

dokumenti ???
 Zašto su pojedini dokumenti potrebni, koji su
razlozi čuvanja tih dokumenata ???
Pojam vrijednosti

 primarna vrijednost dokumenta = vrijednost koju

dokument ima za ustanovu čijim je radom nastao
(određuje stvaratelji)
 sekundarna vrijednost dokumenta = koju
dokument ima kao povijesni izvor (određuju arhivi)
 evidencijska vrijednost dokumenta = formalne
obavijesti koje dokument sadržava (karakteristike
dokumenta: pouzdan, cjelovit i autentičan)
 informacijska vrijednost dokumenta = obavijesti
o događajima, osobama, mjestima, predmetima,
društvenim prilikama, pokretima i sl.
Kriteriji vrednovanja
 značenje djelatnosti i funkcija nekoga stvaratelja
 pravni propisi i standardi koji utvrđuju obveze i rokove
čuvanja gradiva
 potrebe poslovanja i nadzora nad poslovanjem
 zaštita prava i interesa pojedinaca ili skupina na koje
se gradivo odnosi
 interes javnosti za uvid u činjenice sadržane u
gradivu
 evidencijska vrijednost gradiva
 informacijska vrijednost gradiva
 značenje gradiva za kulturu, povijest i druge znanosti
 vrijednost gradiva kao kulturnoga dobra