Giải pháp quản lí phòng cho thuê Ami

Nằm cuối con hẻm cụt trên đường Nguyễn Thông (quận 3, TP HCM), trụ sở Công ty
Cổ phần công nghệ BMG Ami khá bề thế so với một startup mới hình thành hơn 1
năm. Đội ngũ Ami gần 50 người, trong đó có khoảng 35 người là kĩ sư do Ami đào
tạo nên. Anh Lê Hoàng Nhật- tốt nghiệp chuyên ngành Công nghệ - Thông tin Đại
học Bách khoa TP HCM- là giám đốc điều hành công ty cổ phần công nghệ BMG
Ami hiện nay . Ngay từ nhỏ, anh đã tập cho mình thói quen nghĩ về các giải pháp xử
lý khi nhìn thấy một vấn đề nào đó. Môi trường mở của đại học giúp anh có nhiều
điều kiện để sáng tạo và áp dụng các ý tưởng của mình. Trong 4 năm ngồi trên ghế
giảng đường, anh liên tục thử qua các dự án từ bán sách cũ trên blog Yahoo, xây dựng
website giới thiệu các địa điểm vui chơi - giải trí đến kinh doanh cà phê sữa cho phái
đẹp. Đa phần các dự án đều ngừng lại giữa chừng do lợi nhuận không như kỳ vọng.
Nhưng theo anh, nó mang đến nhiều trải nghiệm quý giá cũng như các bài học về
quản lý đội nhóm, sắp xếp công việc, quản lý thời gian…
Ra trường, anh quyết định không đi làm mà tiếp tục theo đuổi những dự án mới. Đến
khoảng tháng 5/2016, anh tham gia vào một câu lạc bộ khởi nghiệp để học hỏi kinh
nghiệm và tìm cho mình ý tưởng thật sự đắt giá. Tại đây, anh được tiếp xúc với dự án
cho thuê nhà trọ của một người bạn là tìm các ngôi nhà cho thuê nguyên căn để đầu tư
thêm nội thất, quản lý và cho thuê lại, đã phát triển thành hệ thống khoảng 10 nhà với
100 phòng cho thuê thuộc nhiều quận, huyện của TP HCM.
Mục tiêu của người này là mở rộng chuỗi lên gấp 10 lần nhưng lại phát sinh vấn đề
quản lý. Trung bình mỗi ngôi nhà, anh phải thuê 2-3 người quản lý nên càng phát
triển, bộ máy nhân sự càng cồng kềnh, khó kiểm soát. Vấn đề đặt ra là làm cách nào
để có thể quản lý chuỗi nhà trọ một cách thông minh và ít chi phí hơn.Đề bài của
người bạn ngay lập tức thu hút sự quan tâm của Nhật. Anh nghĩ ngay đến một phần
mềm có thể tích hợp tất cả các thông tin, hình ảnh về phòng cho thuê, khách thuê, thời
gian khách nhận - trả phòng, thời gian đóng tiền hàng tháng... Anh lao vào nghiên cứu
và tìm cộng sự để phát triển ý tưởng mới. Mất đúng một năm, ứng dụng quản lý nhà
cho thuê Ami ra đời. Không những có khả năng lưu trữ toàn bộ thông tin liên quan
đến phòng trọ và khách thuê, ứng dụng còn cho phép khách hàng gởi yêu cầu sửa
chữa hoặc thay mới trang thiết bị khi xảy ra hỏng hóc. Ami cũng hỗ trợ gởi hóa đơn
online cho người thuê và hẹn thời điểm thanh toán với đơn vị quản lý.
Để thị trường biết đến ứng dụng mới, anh không còn cách nào khác là tự mình thử
nghiệm trước. Anh đề nghị làm quản lý không công cho một ngôi nhà có 10 phòng
cho thuê ở quận 10. Chính anh cũng thuê một phòng trong số đó và trực tiếp ở đó mỗi
ngày để thuyết phục khách thuê cài ứng dụng mới và hướng dẫn họ cách sử dụng.
Sau thời gian kiên trì, ứng dụng bắt đầu ghi nhận những phản hồi tích cực từ phía
khách thuê. Người thuê phòng có thể chủ động thông báo thiết bị bị hư qua phần mềm
và quản lí sẽ lâp tức cử một đội ngũ sửa chữa đến để giải quyết vấn đề.
Hiện tại, ứng dụng bao gồm Ami Manager và Ami Citizen, có thể sử dụng trên hệ
điều hành iOS và Android. Với Ami Manager, chủ nhà khởi tạo và quản lý tất cả
thông tin của bất động sản, cư dân và thời hạn thuê. Ứng dụng giúp tạo và gửi hóa
đơn điện tử đến từng phòng, gửi cả biên lai xác nhận sau khi người thuê thanh toán
xong. Biểu đồ báo cáo tài chính sẽ khởi tạo tự động khi hoàn tất công việc quản lý
trong tháng.
Mức giá cài đặt ứng dụng cho người quản lý mỗi tháng là 19.000 đồng một phòng, đi
kèm cả App cho cư dân và website Amirooms.com hỗ trợ đăng tin phòng cho thuê.
Các gói giá cao hơn sẽ có nhiều dịch vụ cộng thêm.
- Các kênh thông tin bị phân tán: quản lý nhà sử dụng quá nhiều kênh thông tin để
liên lạc với khách, dẫn đến thông tin bị phân tán, khó quản lý
- Quản lý không hiệu quả: vì thông tin bị phân tán, quản lý không nắm bắt thông
tin kịp thời dẫn đến dịch vụ khách hàng kém chất lượng 
- Khó phát triển quy mô: cách quản lý truyền thống phụ thuộc nhiều vào vấn đề nhân
sự, muốn phát triển quy mô phải tăng số nhân sự quản lý, dẫn đến chi phí cao, kém
hiệu quả.
- Trong quá trình sử dụng công nghệ không tránh khỏi việc bị lạm dụng
Vd: Uber: mô hình kinh tế chia sẻ là sử dụng xe hiện hữu, có những người vì lợi ích
ngắn hạn của kinh doanh mà đầu tư xe thì hiệu quả sẽ không cao như việc sử dụng xe
hiện hữu. Lúc đó , họ sẽ quay sang đổ lỗi ngược lại cho mô hình quản lí.
- Khi đã có sản phẩm, anh lại gặp khó khăn khi thuyết phục các chủ nhà trọ sử dụng
nó. Đa phần họ cho rằng đã quá bận rộn với công việc hiện tại, không muốn mất thêm
thời gian để học cách sử dụng một phần mềm mới. Nhưng anh Nhật hiểu rõ nguyên
nhân chính là do các chủ nhà chưa tin vào hiệu quả của ứng dụng.
- Rào cản trong việc vận hành luật pháp trên một nước sở tại, hiểu được quy định luật
pháp của nước đó mới có thể phát triển phần mềm vươn ra thị trường thế giới

- Khó khăn nhất là làm sao để sản phẩm phù hợp với nhu cầu của khách hàng vì chính
họ cũng không biết chính xác mình cần gì và lôi cuốn họ tích cực đóng góp ý kiến để
giúp cho đơn vị cung cấp dịch vụ nhận thức và cải thiện

Hiện nay, Ami đóng vai trò như một công cụ hỗ trợ. Chỉ cần cài phần mềm, ứng dụng
sẽ kết nối trực tiếp người thuê với chủ nhà. Hệ thống này cho phép người dùng theo
dõi, quản lý các thiết bị điện, kiểm soát lượng tiêu thụ điện năng. Đặc biệt, ứng dụng
còn có chức năng cảnh báo rủi ro sự cố điện hướng tới sử dụng điện an toàn. Ngoài ra,
ứng dụng còn giúp nhận hóa đơn điện tử và đặt lịch thanh toán để nhắc người dùng
không trễ hẹn.
Một đội kỹ thuật chuyên sửa chữa các hỏng hóc về điện, nước và điện lạnh được xây
dựng nên. Khi nhận yêu cầu từ khách thuê, người quản lý sẽ gán nhiệm vụ cho kỹ
thuật và cập nhật tiến độ liên tục để khách theo dõi.Nhật cũng cung cấp thêm dịch vụ
quản lý dành cho những chủ nhà không có thời gian để quản lý trực tiếp.
Hệ thống thông báo cho chủ nhà người thuê nào sẽ rời khỏi trong vòng 30 ngày tới,
giúp công việc kinh doanh hiệu quả hơn. Mỗi sự cố của cư dân phản hồi cũng sẽ được
thu thập và sắp xếp phân loại. Ứng dụng cũng cho phép chủ nhà và cộng đồng dân cư
trò chuyện, kết nối qua tin nhắn.
Tháng 12/2017, nhận thấy tiềm năng của dự án, một tập đoàn đã quyết định đầu tư số
tiền 200 tỷ đồng, dành cho việc phát triển sản phẩm.
Năm 2017, dự án giành giải nhất cuộc thi TechFest do Bộ Khoa học Công nghệ tổ
chức và là một trong 30 đội xuất sắc nhất tại cuộc thi của sự kiện về khởi nghiệp công
nghệ Slush tại Singapore. Công ty cũng nằm trong những startup nhận học bổng
chương trình Global Accelerator Program (GAP) để tập huấn tại vườn ươm khởi
nghiệp MaGIC tại Malaysia.
Chỉ sau 6 tháng thử nghiệm, ứng dụng đã áp dụng cho hơn 2.000 phòng, trải rộng ở
15 quận, huyện của TP.HCM. Doanh thu riêng mảng cung cấp ứng dụng và dịch vụ
quản lý đạt trung bình 6.000 USD, tương đương hơn 140 triệu đồng mỗi tháng. Đó là
chưa kể doanh thu từ dịch vụ sửa chữa, khi bình quân mỗi tháng ứng dụng ghi nhận
khoảng 400 sự cố được báo về.
Bằng niềm tin vào bản thân, kiên trì không nản lòng mà anh Nhật đã thiết lập được
mô hình quản lí rất thành công. Nếu không có những nỗ lực và ý chí ấy thì con người
khó có thể thực hiện được mục tiêu mình đề ra. Để thành công, con người luôn gặp
phải những thất bại và nhiều lúc họ buông xuôi cuốn vào vòng xoáy thất bại đó. Cái
quan trọng ở đây không phải là mình đã gục ngã từ thất bại đó như thế nào, mà là
mình đã học được gì từ nó và tiếp tục đứng lên để đi tiếp. Con đường dẫn đến thành
công là con đường dài với nhiều ngã rẽ, chỉ có niềm tin và nghị lực mới có thể giúp ta
không bỏ cuộc và đi đến đích cuối cùng.