‫رهنمود مراسالت اداری‬

‫سرطان ‪1397‬‬
 ‫فهرست مطالب‬

‫مقدمه ‪4 ......................... ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫مبنا ‪4 ....................... ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫اهداف ‪5 ................... ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫بخش ‪6 ...................... ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ 1‬‬

‫اصول کلی حاکم بر مراسالت اداری ‪6 ..................................... ................................ ................................ ................................‬‬

‫اصل وضاحت ‪6 ....................................... ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫اصل بیطرفی ‪6 ..................................... ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫اصل حفظ اسرار اداری ‪7 ..................... ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫اصول اخالقی ‪7 ...................................... ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫اصل رعایت زبان های رسمی کشور ‪7 ............................... ................................ ................................ ................................‬‬

‫اصل رعایت تشریفات رسمی ‪7 ........... ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫اصل مستند و مستدل بودن مراسالت اداری ‪8 ............... ................................ ................................ ................................‬‬

‫اصل شفافیت و پاسخگویی ‪8 .............. ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫اصل برابری و عدم تبعیض ‪9 ............... ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫اصل رعایت مهلت معقول (اصل سرعت و ممنوعیت تأخیر نامعقول) ‪9 ..................................... ................................‬‬

‫بخش ‪10 ................... ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ 2‬‬

‫انواع مراسالت اداری ‪10 ............................. ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫مکتوب ‪10 .............. ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫انواع مکاتیب ‪10 .................................... ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫استعالم ‪11 ............. ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫پیشنهاد ‪11 ........... ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫بخش ‪12 ................... ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ 3‬‬

‫شرایط مراسالت اداری ‪12 ......................... ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫شرایط شکلی ‪12 ................................... ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫شرایط ماهوی ‪13 .................................. ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫بخش ‪14 ................... ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ 4‬‬

‫شیوۀ نگارش ‪14 ........... ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫اسلوب نوشتاری ‪14 .............................. ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫تنظیم حاشیه و خطوط مراسالت اداری ‪14 .................... ................................ ................................ ................................‬‬

‫آشنایی با قواعد نشانهگﺬاری ‪15 ........................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫نقطه (‪15 .................................... ................................ ................................ ................................ ................................ ).‬‬

‫کامه (ویرگول) (‪15 .................. ................................ ................................ ................................ ................................ )،‬‬
‫سیمیکولن (؛) ‪16 ....................... ................................ ................................ ................................ ................................‬‬
‫شارحه (‪17 ................................. ................................ ................................ ................................ ................................ ):‬‬
‫سؤالیه (؟) ‪17 ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬
‫ندایه (!) ‪17 .................................... ................................ ................................ ................................ ................................‬‬
‫نشانۀ نقل قول‪ /‬گیومه («») ‪17 ................................ ................................ ................................ ................................‬‬
‫نشانۀ تعلیﻖ(‪18 ....................... ................................ ................................ ................................ ................................ )...‬‬
 ‫مقدمه‬

‫مراسالت و مکاتبات یکی از ابزارهای مهم ارتباطات است که به اهمیت و ضرورت آن روز به روز افزوده میشود‪.‬‬
‫به نحوی که آخرین و تازهترین اخبار و اطالعات در عرصههای مختلف اجتماعی‪ ،‬فرهنگی‪ ،‬اقتصادی و اداری‬
‫را میتوان از البهالی نوشتهها‪ ،‬روزنامهها‪ ،‬مجالت‪ ،‬کتابها و ‪ ...‬به دست آورد‪.‬‬

‫مراسالت اداری به مکاتیب و نوشتههای رسمییی گفته میشود که به عنوان وسیلۀ ارتباط در داخل و‬
‫خارج از اداره استفاده میشود‪ .‬مراسالت اداری‪ ،‬زبان رسمی اداره است و نقش مهمی را در ایجاد ارتباطات‬
‫اداری ایفا میکند‪ .‬بنا بر این‪ ،‬نقش و اهمیت مراسالت اداری در پیشبرد و تحقﻖ اهداف اداری انکارناپﺬیر‬
‫است‪ ،‬ولی اگر این وسیلۀ ارتباطی‪ ،‬مؤثریت و کارآیی الزم را نداشته باشد‪ ،‬سبب به هدر رفتن وقت ادارات و‬
‫کارکنان میشود‪ ،‬پیآمد نامطلوب دارد و اداره را به ناکامی مواجه میسازد‪ .‬پس با توجه به اهمیت موضوع و‬
‫به منظور معیاریسازی تنظیم مکاتبات و مراسالت اداری‪ ،‬این رهنمود تدوین شده است تا با به کارگیری آن‬
‫گام مهمی در نیل به معیاریسازی مکاتبات و مراسالت اداری برداشته شود‪.‬‬

‫مراسالت و مکاتبات اداری انواع و اشکال متعدد دارد که بحث روی تمام آنها در این رهنمود نمیگنجد‪.‬‬
‫این رهنمود به منظور تهیه و تنظیم مهمترین و رایجترین مراسالت و مکاتبات اداری افغانستان (مکتوب‪،‬‬
‫پیشنهاد و استعالم) تدوین شده است‪ .‬رهنمود حاضر شامل چهار بخش است‪ :‬در بخش اول‪ ،‬مطالبی دربارۀ‬
‫اصول کلی حاکم بر مراسالت اداری ارائه گردیده است‪ .‬در بخش دوم‪ ،‬ضمن تعریف مراسالت اداری به انواع‬
‫مراسالت اداری اشاره شده است‪ .‬در بخش سوم‪ ،‬در مورد شرایط شکلی و ماهوی مراسالت اداری صحبت شده‬
‫است‪ .‬در بخش چهارم‪ ،‬برای کامل نمودن نوشته‪ ،‬مطالبی پیرامون نگارش و ویرایش مراسالت اداری مطرح‬
‫شده است و در اخیر برای درک و فهم بهتر‪ ،‬نمونههایی از مراسالت بر اساس معیارات مندرج این رهنمود‬
‫تنظیم و ارائه شده است‪.‬‬

‫مبنا‬

‫این رهنمود بر مبنای جزء (‪ )5‬مادۀ (‪ )2‬قانون کارکنان خدمات ملکی و فقرۀ (‪ )1‬مادۀ ‪ 27‬قانون اجراات‬
‫اداری وضع میگردد‪.‬‬

‫‪4‬‬
 ‫اهداف‬

‫معیاریسازی مراسالت اداری؛‬ ‫‪-1‬‬

‫تأمین ارتباطات مؤثر در ادارات خدمات ملکی؛‬ ‫‪-2‬‬
‫ایجاد مهارتهای نوشتاری در ادارات خدمات ملکی؛‬ ‫‪-3‬‬
‫تأمین شفافیت و پاسخگویی از طریﻖ مراسالت مؤثر اداری در خدمات ملکی‪.‬‬ ‫‪-4‬‬

‫‪5‬‬
 ‫بخش ‪1‬‬

‫اصول کلی حاکم بر مراسالت اداری‬

‫این بخش دربرگیرندۀ شماری از اصلهای کلی است که باید در مراسالت اداری رعایت شود‪.‬‬

‫‪ .1‬اصل وضاحت‬

‫صراحت و وضاحت یکی از بایستههای مراسالت و نوشتههای اداری است‪ .‬برای واضح بودن مراسالت‬
‫اداری‪ ،‬عالوه بر رعایت نکات دستوری زبانهای رسمی‪ ،‬همیشه باید از کاربرد کلمات مبهم‪ ،‬مجمل و‬
‫نامأنوس پرهیز کنیم و سعی شود تا مراسالت اداری روان و آسان نوشته شود و از پیچیدهنویسی و آوردن‬
‫عبارتهای متعدد و جمالت طوالنی پرهیز شود‪ .‬بنا بر این‪ ،‬اصل وضاحت اقتضا دارد تا ادارات خدمات‬
‫ملکی در مراسالت خویش‪ ،‬کلمات واضح و مأنوس را که معنای دقیﻖ و صریح داشته باشند‪ ،‬به کار برده‬
‫و قواعد دستوری را رعایت کنند‪.‬‬

‫‪ .2‬اصل بیطرفی‬

‫اصل بیطرفی از اصول مهم حقوق اداری است و بدین معنا است که کارکنان دولتی در اتخاذ تصمیمات‬
‫اداری از هر نوع جانبداری و یا ترجیح شخصی بر دیگری و یا تأثیر عوامل غیرقانونی بپرهیزند و در‬
‫اقدامات و تصمیمات خویش صرف ًا عوامل قانونی مرتبط با تصمیم را مد نظر قرار دهند‪ .‬از لوازم تحقﻖ‬
‫اصل بیطرفی‪ ،‬وجود استقالل در کارکنان دولتی است‪ .‬لﺬا‪ ،‬عواملی که به استقالل کارکنان دولتی خدشه‬
‫وارد میکند و آنها را تحت تأثیر قرار میدهد‪ ،‬بر اساس اصول و قواعد حقوق اداری سبب سلب صالحیت‬
‫کارکنان دولتی میگردد‪ .‬پس اقدامات اداری نباید در منافع شخصی‪ ،‬خانوادگی و مالی کارکنان خدمات‬
‫ملکی مؤثر باشد‪ .‬برای رفع این مشکل و جهت تحقﻖ اصل بیطرفی و تضمین استقالل کارکنان دولتی‪،‬‬
‫امروز در اکثر نظامهای حقوقی دنیا مقرر گردیده است که کارکنان دولتی باید در صورت داشتن منفعت‬
‫شخصی در یک موضوع‪ ،‬از مشارکت در آن تصمیم اداری خودداری کنند‪ .‬زیرا این نفع شخصی باعث‬
‫تخریش استقالل و بیطرفی کارکن میشود و منافع او در اتخاذ تصمیم اداری تأثیرگﺬار است‪ .‬پس‬
‫اقتضای اصل بیطرفی این است که کارکنان اداری از اتخاذ تصمیمهای جانبدارانه پرهیز کنند و‬
‫تصمیمات اداری را صرفاً بر طبﻖ احکام اسناد تقنینی بگیرند‪.‬‬

‫‪6‬‬
 ‫‪ .3‬اصل حفظ اسرار اداری‬

‫اصل حفظ اسرار اداری یکی از اصول مهم اداره است که بر مبنای آن معلومات محرم در چارچوب اسناد‬
‫تقنینی‪ ،‬به خصوص قانون دسترسی به اطالعات‪ ،‬حفظ میگردد و بدین اساس اسرار شهروندان و یا‬
‫اسناد محرمانۀ اداره که در دست مقامات و کارکنان دولت است‪ ،‬باید حفظ گردد‪.‬‬

‫‪ .4‬اصول اخالقی‬

‫یکی از اصول مهم اداری‪ ،‬لزوم پایبندی به اصول و ارزشهای اخالقی است‪ .‬اخالق اداری مبین این‬
‫موضوع است که کارکنان ادارات دولت اشخاص صادق و شریف هستند و باید رفتار مناسبی داشته باشند‪.‬‬
‫بنا بر این‪ ،‬در نوشتن مراسالت اداری از کاربرد کلمات و جمالت توهینآمیز‪ ،‬تهدیدآمیز و مشکلآفرین‬
‫پرهیز شود و سلسلهمراتب اداری‪ ،‬موقف و مقام گیرنده و لزوم احترام به گیرندۀ مراسالت اداری رعایت‬
‫شود‪ .‬اصول اخالقی اقتضا دارد تا در پروسۀ اتخاذ تصامیم اداری و در تمام روابطی که میان ادارهکنندگان‬
‫و ادارهشوندگان مطرح است‪ ،‬از اصول حسن نیت و صداقت تبعیت شود‪.‬‬

‫‪ .5‬اصل رعایت زبانهای رسمی کشور‬

‫طبﻖ صراحت حکم مادۀ (‪ )16‬قانون اساسی جمهوری اسالمی افغانستان‪ ،‬از جملۀ همه زبانهای مختلف‬
‫که در افغانستان رایج است‪ ،‬زبانهای پشتو و دری که اکثریت اتباع این کشور به این دو زبان صحبت‬
‫میکنند‪ ،‬زبانهای رسمی کشور به شمار میآیند و سایر زبانهایی که در یک منطقه اکثر ساکنین آن‬
‫بدان تکلم میکنند‪ ،‬زبان رسمی سوم به شمار میآید‪ .‬پس با توجه به اینکه قانون اساسی زبانهای‬
‫رسمی را مشخص کرده است‪ ،‬مراسالت اداری نیز میتواند به یکی از زبانهای رسمی کشور نوشته شود‪.‬‬

‫‪ .6‬اصل رعایت تشریفات رسمی‬

‫تشریفات عبارت از مجموعه آداب و رسوم پﺬیرفتهشدهیی است که در تمام ادارات رعایت میشوند‪.‬‬
‫تشریفات اداری به این معنا است که کارکنان اداری باید اصول و مقررات اداری و همچنان آداب و‬
‫رفتارهای اداری را رعایت کنند‪ .‬تشریفات اداری مستلزم این است که اتخاذ تصمیمات اداری توسط‬
‫مراجع ذی صالح صورت بگیرد‪ ،‬به صورت کتبی باشند‪ ،‬مراسالت و مکاتبات اداری با امضای مقام عامۀ‬
‫ذی صالح مزین باشند و ذکر دالیل تصمیمات اداری و سایر موارد ضروری در آن‪ ،‬به عنوان یک اصل‬
‫رعایت شود‪.‬‬

‫‪7‬‬
 ‫‪ .7‬اصل مستند و مستدل بودن مراسالت اداری‬

‫اصل مستند و مستدل بودن اقد امات و تصمیمات اداری یکی از الزاماتی است که نقش مهمی در اتخاذ‬
‫تصمیم در چارچوب قوانین و مقررات و جلوگیری از خودسریها و اعمال سلیقههای شخصی مقامات‬
‫اداری ایفا میکند‪ .‬اصل مستند و مستدل بودن تصمیمات اداری به این معنا است که مقامات اداری باید‬
‫مبنا و مستندات قانونی تصمیمات خویش را به وضاحت بیان کنند‪ ،‬به طوری که واضح و مشخص شود‬
‫که تصمیم اداری با چه توجیهی و بر اساس چه قوانینی اتخاذ گردیده است‪ .‬بر اساس این اصل‪ ،‬هر‬
‫شخص حﻖ دارد تا از دالیل اتخاذ تصمیم توسط مقام اداری اطالع پیدا کند‪ .‬مثالً‪ ،‬اگر درخواست‬
‫شهروندان به منظور اخﺬ جواز کار یا تأسیس یک شرکت و امثال آنها رد میگردد‪ ،‬صرف رد درخواست‬
‫کفایت نمیکند بلکه باید مبنای قانونی رد درخواست نیز بیان شود‪ .‬قابل ذکر است که عبارات مستند و‬
‫مستدل بودن در اینجا می تواند به عنوان دو جنبه این اصل در نظر گرفته شود‪ .‬مستند بودن ناظر به‬
‫استناد قانونی تصمیم است و مستدل بودن بیانگر توجیه اعمال تصمیم مورد نظر در راستای تأمین منافع‬
‫عمومی است ‪ .‬به عبارت دیگر‪ ،‬اتخاذ تصمیمات اداری باید مستند به مواد قانونی و مستدل به توجیه در‬
‫راستای تأمین منافع عمومی باشد تا بدین وسیله از تصمیمات خودسرانه و سلیقهیی جلوگیری شود‪.‬‬

‫‪ .8‬اصل شفافیت و پاسخگویی‬

‫اصل شفافیت یکی از اصول مهم حکومتداری خوب است‪ .‬اصل شفافیت بستر پاسخگویی مقامات دولتی‬
‫را فراهم کرده و امکان نظارتهای مردمی و قضایی را بر اعمال اداری میسر میسازد‪ .‬تحقﻖ اصل‬
‫شفافیت به لوازمی ضرورت دارد که بدون آنها نمیتوان انتظار تحقﻖ کامل و مؤثر آن را داشت‪ .‬یکی از‬
‫این لوازم‪ ،‬ارائۀ دالیل و مستندات تصمیمات اداری به طور روشن و واضح است‪ .‬به طوری که این دالیل‬
‫و مستندات گویای زوایای مختلف عمل اداری باشد و جوانب مختلف تصمیم اداری را برای همه روشن‬
‫سازد‪ ،‬به شکلی که به خوبی نقاط ضعف‪ ،‬غفلتها و اشتباهات مقام تصمیمگیرنده هویدا گردد‪ .‬بنا بر‬
‫این‪ ،‬بیان دالیل و مستندات‪ ،‬در شفافسازی تصامیم اداری کمک کرده و از این راه امکان پاسخگویی و‬
‫نظارتهای مردمی و اداری را فراهم میکند‪ .‬پاسخگو بودن ادارات دولتی یکی از لوازم تضمینکنندۀ‬
‫حقوق شهروندی است‪ .‬اصل پاسخگویی‪ ،‬کارکنان خدمات ملکی را موظف میسازد تا دربارۀ اقدامات و‬
‫تصمیمات خویش به شهروندان توضیح دهند و به این اساس شفافیت کامل گردیده و حقوق شهروندی‬
‫تضمین میشود‪.‬‬

‫‪8‬‬
 ‫‪ .9‬اصل برابری و عدم تبعیض‬
‫برابری یکی از اصول اساسی و بنیادی ن حقوق بشر است‪ .‬از منظر حقوق بشری‪ ،‬فرض بر این است که‬
‫انسانها در حیثیت و منزلت انسانی با هم برابر اند و از این رو‪ ،‬در شرایط برابر باید با آنها رفتار برابر‬
‫شود‪ .‬بر اساس اصل برابری‪ ،‬تبعیض ناروا ممنوع است‪ ،‬به این معنا که هر گونه تمایز‪ ،‬محدودیت و‬
‫رجحانی که عل یه فرد یا افراد بر مبنای نژاد‪ ،‬رنگ‪ ،‬جنس‪ ،‬زبان‪ ،‬عقیده‪ ،‬قومیت‪ ،‬وضعیت اقتصادی‪،‬‬
‫اجتماعی و یا جسمانی اعمال میشود و هدف و نتیجۀ آن خدشه دار کردن حقوق آن فرد یا افراد باشد‪،‬‬
‫مردود است‪ .‬برابری و عدم تبعیض در اسناد ملی و بینالمللی از جایگاه ویژهیی برخوردار است‪ .‬چنانکه‬
‫اعالمیۀ جهانی حقوق بشر و میثاق حقوق بشر‪ ،‬به طور خاص به اصل برابری و عدم تبعیض تأکید کرده‬
‫است‪ .‬قانون اساسی جمهوری اسالمی افغانستان نیز برابری را به عنوان یک اصل حقوق بشری پﺬیرفته‬
‫است‪ .‬طبﻖ حکم مادۀ بیست و دوم آن‪ ،‬هر نوع تبعیض و امتیاز بین اتباع افغانستان ممنوع است‪ .‬اتباع‬
‫افغانستان‪ ،‬اعم از زن و مرد‪ ،‬در برابر قانون دارای حقوق و وجایب مساوی هستند‪ .‬بنا بر این‪ ،‬کارکنان‬
‫دولتی باید در اتخاذ تصمیمات و انجام وظایف خویش اصل برابری را رعایت کرده و عواملی چون نژاد‪،‬‬
‫قومیت‪ ،‬زبان‪ ،‬جنسیت و امثال آنها را نباید در اعمال اداری دخالت دهند‪.‬‬

‫اصل رعایت مهلت معقول (اصل سرعت و ممنوعیت تأخیر‬ ‫‪.10‬‬

‫نامعقول)‬
‫اصل رعایت مهلت معقول یکی از اصول ادارۀ سالم و خوب است‪ .‬این اصل بیانگر آن است که کارکنان و‬
‫مقامات دولتی باید از تأخیر در پروسههای اداری و تأخیر در پاسخگویی به شهروندان پرهیز کنند و امور‬
‫تحت رسیدگی آنها به سرعت و در وقت معقول انجام شود‪ .‬به این اساس‪ ،‬هر شهروند حﻖ خواهد داشت‬
‫تا به تقاضایش به صورت مناسب و در کوتاهترین زمان ممکن رسیدگی شود‪ .‬لﺬا‪ ،‬کارکنان و مقامات‬
‫دولتی باید در انجام وظایف اداری‪ ،‬مهلت و قلمرو زمانی مشخص شده در قوانین و مقررات را رعایت‬
‫کرده و از تأخیر بیجهت در انجام تکالیف قانونیشان اجتناب ورزند‪ .‬اصل رعایت مهلت معقول در‬
‫نظامهای حقوقی اکثریت کشورهای دنیا‪ ،‬به شمول افغانستان‪ ،‬به رسمیت شناخته شده است‪ .‬چنانکه‬
‫قانون اجراات اداری افغانستان در مادۀ سی و سوم‪ ،‬مدت مهلت معقول را سی روز قید کرده است‪ .‬به این‬
‫معنا که از روز نخست یعنی تاریخ ثبت تقاضا در اداره‪ ،‬کارکنان دولت مکلف به انجام تکالیف خویش‬
‫ظرف مدت سی روز هستند‪ .‬در صورتی که در موعد مقرر تکالیف خویش را انجام ندهند‪ ،‬تخلف اداری‬
‫محسوب شده و طبﻖ احکام قانون تأدیب میشوند‪.‬‬

‫‪9‬‬
 ‫بخش ‪2‬‬

‫انواع مراسالت اداری‬

‫مراسالت اداری بر اساس معیارها و مالکهای متعدد‪ ،‬به انواع مختلفی تقسیم شده است‪ ،‬اما در این رهنمود‬
‫قصد تبیین و توضیح تمام انواع مراسالت اداری را نداریم‪ ،‬بلکه صرف انواع مراسالت اداری را از لحاظ موضوع‬
‫و شکل که بیشتر در ادارات خدمات ملکی معمول است‪ ،‬بررسی میکنیم‪.‬‬

‫مراسالت اداری از لحاظ موضوع و شکل به انواع ذیل تقسیم شده است‪:‬‬

‫‪ .1‬مکتوب‬

‫مکتوب در لغت عربی اسم مفعول و به معنای متن نوشته شده است و در اصطالح اداری‪ ،‬مکتوب به سند‬
‫رسمییی گفته میشود که به وسیلۀ آن موضوعی معین‪ ،‬به توجه طرف مقابل رسانیده میشود‪ .‬به عبارت‬
‫دیگر‪ ،‬مکتوب عبارت از سند رسمی اداره است که بر مبنای قانون‪ ،‬جهت ابالغ‪ ،‬مطالبه و یا انجام عمل اداری‬
‫به شکل کتبی صورت میگیرد و دارای شرایط شکلی و ماهوی مشخص میباشد‪.‬‬

‫‪ .2‬انواع مکاتیب‬

‫‪ ‬مکاتیب اطالعدهنده یا خبری‪ :‬محتوای این نوع مکاتیب‪ ،‬اطالعرسانی و ارائۀ نتایج یک‬
‫اقدام و تصمیم اداری است‪.‬‬
‫‪ ‬مکاتیب ابالغیه‪ :‬به مکاتیبی گفته میشود که جهت ابالغ تصمیمات اداری صادر میشود‬
‫و نیاز به پاسخ نمیداشته باشد‪.‬‬
‫‪ ‬مکاتیب اطمینانیه‪ :‬عبارت از مکاتیبی است که یک اداره از انجام یک عمل به ادارۀ‬
‫درخواستکننده‪ ،‬اطالع میدهد‪.‬‬
‫‪ ‬مکاتیب بازدارنده‪ :‬محتوای این نوع مکاتیب‪ ،‬دستورها و اوامری است که انجام کار و یا‬
‫اقدام و حرکتی را ممنوع میکند‪.‬‬
‫‪ ‬مکاتیب دستوردهنده‪ :‬این نوع مکاتیب از جانب مقامات بلندپایه به کارکنان زیر اثر‪،‬‬
‫برای انجام کاری‪ ،‬صادر و ابالغ میشود‪.‬‬

‫‪10‬‬
‫‪ ‬مکاتیب همآهنگکننده‪ :‬محتوای این نوع مکاتیب‪ ،‬ایجاد همآهنگی میان واحدهای‬
‫اداری یک سازمان به منظور تحقﻖ بهتر اهداف اداره است‪.‬‬
‫‪ ‬مکاتیب عادی و فوری‪ :‬مکتوب عادی مسیر ارتباطی خود را از مبدأ تا مقصد و برعکس‪،‬‬
‫به صورت عادی طی میکند‪ .‬ولی مکتوب فوری که محتوای آن ایجاب رسیدگی فوری را میکند‪ ،‬از‬
‫مبدأ توسط عالمه یا مهر خاصی که بیانگر فوریت موضوع است‪ ،‬مشخص گردیده و در مسیر ارتباطی‬
‫خود تا مقصد بدون رعایت روال عادی و خارج از نوبت رسیدگی میشود‪.‬‬
‫‪ ‬مکاتیب محرم و غیرمحرم‪ :‬مکتوب محرم آن است که از محتوای آن کسی دیگری (به‬
‫استثنای مراجع ذیربط) اطالع نداشته باشد؛ بر عکس آن مکتوب غیرمحرم نامیده میشود‪.‬‬

‫‪ .3‬استعالم‬

‫استعالم کلمۀ عربی از ریشۀ علم است که به باب استفعال تغییر شکل داده شده است‪ .‬فایدۀ این تغییر شکل‬
‫در کلمه افادۀ طلب است‪ .‬بنا بر این‪ ،‬استعالم طلب علمآوری از موضوع یا موضوعات خاص است‪ .‬در اصطالح‬
‫اداری‪ ،‬استعالم سند رسمی اداره است که ذریعۀ آن معلومات از یک مرجع خواسته میشود‪ .‬معموالً‪ ،‬استعالم‬
‫طوری نوشته میشود که در یک طرف سؤال یا همان معلومات خواسته شده‪ ،‬و در طرف دیگر آن جواب‬
‫مرجع مربوطه درج میشود‪.‬‬

‫‪ .4‬پیشنهاد‬

‫پیشنهاد سند رسمی اداره است که در آن ضرورتهای یک اداره از قبیل منظوری کارکن جدید‪ ،‬ارایۀ نظر و‬
‫معرفی راه حل یک مشکل‪ ،‬اکمال منابع مورد ضرورت اداره و سایر مسایل اداری از مقامات ذیصالح خواسته‬
‫میشود‪.‬‬

‫‪11‬‬
 ‫بخش ‪3‬‬

‫شرایط مراسالت اداری‬

‫‪ .5‬شرایط شکلی‬

‫شرایط شکلی مکتوب‪ ،‬پیشنهاد و استعالم قرار ذیل است‪:‬‬

‫اسم و آرم رسمی دولت و اداره؛‬ ‫‪)1‬‬
‫شماره و تاریخ صدور؛‬ ‫‪)2‬‬
‫نام ادارۀ گیرندۀ مکتوب؛‬ ‫‪)3‬‬
‫خلص مطلب؛‬ ‫‪)4‬‬
‫بدنۀ مکتوب؛‬ ‫‪)5‬‬
‫الف‪ .‬سبب اصدار مکتوب‪ :‬در این بخش مکتوب‪ ،‬دلیل اصدار مکتوب ذکر می شود‪ .‬دلیل اصدار‬
‫مکتوب ممکن استتت جواب به مکتوب ادارۀ دیگر باشتتد و یا به لزومدید اداره صتتورت گرفته‬
‫باشد‪ .‬مثالً‪ ،‬به جواب مکتوب شماره ( )‪ ،‬مؤرخ ‪ / /‬ادارۀ محترم شما‪...‬‬
‫أ‪ .‬مبنا و دالیل اصتتتدار مکتوب طبﻖ مواد ‪ 27‬و ‪ 28‬قانون اجراات اداری در صتتتورتی که‬
‫محتوای آن تصمیم اداری باشد و تصمیم اداری خالف خواست متقاضی باشد؛‬
‫ب‪ .‬نتیجۀ مکتوب‪ :‬هر مکتوب یک منظور و مقصتتتود را بیان میکند و یا به وستتتیلۀ آن ابراز‬
‫م شوره می شود‪ ،‬یا ا صدار یک ت صمیم اداری تو سط آن ابالغ می شود‪ .‬با این بیان‪ ،‬الزم ا ست نتیجۀ‬
‫مکتوب به شکل وا ضح و مخت صر در آخر مکتوب بیان گردد تا مخاطب به راحتی‪ ،‬به شکل کامل و‬
‫دقیﻖ مطلب گوینده را درک کند؛‬
‫ج‪ .‬ختم مؤدبانۀ مکتوب‪.‬‬
‫امضای مقام عامۀ ذیصالح؛‬ ‫‪)6‬‬
‫ذکر مراجع شتتکایت از تصتتمیم اداری در مکتوب‪ ،‬طبﻖ مادۀ ‪ 29‬قانون اجراات اداری‪ ،‬در‬ ‫‪)7‬‬
‫صورتی که محتوای تصمیم اداری خالف خواست متقاضی باشد؛ (طبﻖ قانون اجراات اداری)‬
‫ذکر نام شرکای کاری؛‬ ‫‪)8‬‬
‫آدرس‪ ،‬ایمیلآدرس و شمارۀ تماس ادارۀ صادرکننده در پاورقی‪.‬‬ ‫‪)9‬‬

‫‪12‬‬
 ‫‪ .6‬شرایط ماهوی‬

‫مراسالت اداری توسط مقام عامۀ ذی صالح امضاء شود‪ .‬مقام عامۀ ذی صالح عبارت است‬ ‫‪)1‬‬
‫از‪ :‬وزیر یا رییس عمومی اداره‪ ،‬کارکنانی که طبﻖ قانون برای شان تفویض صالحیت شده ا ست و یا هم‬
‫سایر کارکنان خدمات ملکی که به موجب قانون دارای صالحیت امضای مراسالت اداری هستند‪.‬‬
‫مراسالت اداری‪ ،‬از لحاظ سلسلهمراتب‪ ،‬به دست باالترین مقامات اداره امضاء شود‪.‬‬ ‫‪)2‬‬
‫مکتوب را شتتخصتتی نیز میتواند امضتتاء کند که به وی تفویض صتتالحیت شتتده باشتتد و‬ ‫‪)3‬‬
‫محتوای مکتوب نیز مربوط به امور عادی و یومیۀ اداره باشد‪.‬‬
‫در جواب مراستتالت اداری که توستتط باالترین مرجع اداره یا مقام عامۀ ذیصتتالح اداره‬ ‫‪)4‬‬
‫امضاء گردیده است‪ ،‬بین ادارۀ صادرکننده و ادارۀ گیرندۀ مکتوب تناسب وجود داشته باشد‪.‬‬
‫احترام لفظی در خطاب به گیرنده‪ ،‬شخص ثالث و اشخاص ذیربط رعایت شود‪.‬‬ ‫‪)5‬‬
‫در نوشتتتن مراستتالت اداری‪ ،‬از کاربرد کلمات و اصتتطالحات خارجی و نامأنوس خودداری‬ ‫‪)6‬‬
‫شود‪.‬‬
‫در نو شتن مرا سالت اداری‪ ،‬از مفاهیم و ا صطالحات ر سمی طبﻖ ا سناد تقنینی نافﺬه و‬ ‫‪)7‬‬
‫تصریح زبانهای رسمی کشور‪ ،‬استفاده صورت گیرد‪.‬‬
‫از صدور احکام مجمل و غیرصریح و جمالت مبهم مانند «قانوناً اجراات گردد»‪ ،‬خودداری‬ ‫‪)8‬‬
‫شود‪ .‬الزم است احکام و هدایات به صورت واضح بیان شود تا از یک طرف زمینه برای گریز از مسؤولیت‬
‫فراهم ن شود و از سویی دیگر‪ ،‬رهنمایی م شخص و قابل فهم برای انجام اجراات به کارکنان زیر اثر صادر‬
‫شود‪.‬‬
‫دستور زبان و اصول نشانهگﺬاری مطابﻖ به این رهنمود رعایت شود‪.‬‬ ‫‪)9‬‬

‫‪13‬‬
 ‫بخش ‪4‬‬

‫شیوۀ نگارش‬
‫‪ .1‬اسلوب نوشتاری‬

‫زبانهای رسمی کشور برای هر کلمه برابرهای کوتاه و بلندی دارند‪ .‬برای این که مفهوم و‬ ‫‪-1‬‬
‫پیام به شکل قابل فهم به مخاطب منتقل گردد و مطلب به شکل بهتر رسانیده شود‪ ،‬الزم است از کلمات‬
‫و جمالت کوتاه استفاده شود‪.‬‬
‫یکی از اصولی که بیتردید باید آن را رعایت کرد‪ ،‬یکنواختی در متن است‪ .‬نویسنده باید‬ ‫‪-2‬‬
‫یک شیوه برای نوشتن انتخاب کند و در همه جا به آن پایبند باشد‪ .‬برای مثال‪ ،‬اگر حین نوشتن‪،‬‬
‫«جدانویسی» مبنا قرار گرفته است باید این اصل در تمام متن رعایت شود‪.‬‬
‫گاهی پیش میآید که نویسنده بین دو گونه رسمالخط‪ ،‬که البته هر دو از لحاظ دستوری‬ ‫‪-3‬‬
‫صحیح است‪ ،‬تردید میکند‪ ،‬در اینجا او باید با توجه به «اصل اختیار اشهر»‪ ،‬گزینهیی را که در بین مردم‬
‫معروفتر و پﺬیرفتهتر است‪ ،‬انتخاب کند‪.‬‬
‫واژههایی که به کار برده میشوند‪ ،‬باید دارای معنای واضح باشند‪ .‬این کار باعث میشود‬ ‫‪-4‬‬
‫که از کاربرد واژههای ناآشنا اجتناب شود؛ هر گاه الزم باشد واژهیی به کار برده شود که معنایش روشن‬
‫نیست‪ ،‬به فرهنگ لغات مراجعه و مفهوم آن در بین نشانههای کمانک نوشته شود‪.‬‬
‫جملهها هر چه ممکن است کوتاه نوشته شود؛ زیرا جملۀ کوتاه باعث میشود که از یک سو‬ ‫‪-5‬‬
‫رشتۀ نوشتن از دست نرود و از سویی دیگر‪ ،‬خواندن و فهمیدن آن برای خواننده آسان شود‪.‬‬
‫هنگامی که نوشتن تمام شد‪ ،‬متن یک بار خوانده و اصالح شود‪ .‬هنگام اصالح کردن مطالب‪،‬‬ ‫‪-6‬‬
‫باید چنین فرض شود که متن را شخص دیگری نوشته و به شما داده است که بخوانید و اصالحش کنید‪.‬‬
‫یکی از بدترین اتفاقها زمانی میافتد که به متن به اندازۀ کافی دقت نشود و خواننده به‬ ‫‪-7‬‬
‫خطای متن پی ببرد‪ .‬بنا بر این‪ ،‬همینکه پاکنویس تمام شد‪ ،‬حتم ًا یک بار دیگر آن را بخوانید‪.‬‬

‫‪ .2‬تنظیم حاشیه و خطوط مراسالت اداری‬

‫کاغﺬ اِی چهار )‪ (A4‬معیاری استفاده شود‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫از خط بی نازنین )‪ (B Nazanin‬استفاده شود‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪14‬‬
 ‫اندازۀ خط در عناوین (‪ )14‬تیره و در متن (‪ )12‬عادی باشد‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫موارد کلیدی متن با خط تیره نوشته شود‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫فاصله بین سطور ‪ 1.15‬باشد‪.‬‬ ‫‪‬‬
‫نام مقام عامۀ ذیصالح‪ ،‬با خط (‪ )14‬تیره نوشته شود‪.‬‬ ‫‪‬‬

‫‪ .3‬آشنایی با قواعد نشانهگﺬاری‬

‫نشانهگﺬاری در حقیقت به کار بردن عالیم و نتشانههتای متشخص است که باعث خواهد شد تا‬
‫خواننده‪ ،‬مطلب را خوب و صحیح بخوانتد و مفاهیم جمالت را درست بفهمد‪ .‬معمولترین عالیم نشانهگﺬاری‬
‫قرار ذیل اند‪:‬‬
‫‪ .1‬نقﻄه (‪).‬‬

‫موارد استفاده و یا عدم استفاده از نشانۀ نقطه‪ ،‬به شرح زیر است‪:‬‬
‫‪ ‬پس از پایان جملههای خبری یا انشایی میآید‪ ،‬مثالً؛ بستهای خالی ادارۀ‪ ...‬به اعالن‬
‫گذاشته شد‪.‬‬
‫‪ ‬بعد از حروف اختصاری به کار میرود‪ ،‬مثالً؛ ‪ 4۵2‬ق‪.‬م‪( .‬قبل از میالد)‬
‫‪ ‬پس از شمارههای ترتیب در سرفصلهای متن یا شمارههتای ارجاعی در پانویس‪ ،‬مثالً؛‬
‫عدل الهی‪ ،‬ص ‪.78‬‬
‫‪ ‬بعد از کلمهیی که به جای جمله کامل به کار میرود‪ ،‬مثالً؛ بله‪ .‬نه‪ .‬ﭼﻄور‪.‬‬

‫‪ .2‬کامه (ویرگول) (‪)،‬‬

‫همانگونه که از نام این عالمت پیدا است‪ ،‬کامه‪ ،‬نشانۀ توقف یتا مکث کوتاهی در خواندن جمله‬
‫استت کته در متوارد زیتر بته کتار میرود‪:‬‬
‫‪ ‬میان عبارتهای یک جمله که با مکث زیبتاتر و بتا مفهتوم بهتر خوانده میشوند‪ ،‬مثالً؛ در‬
‫سالهای اخیر‪ ،‬وضعیت تعیینات بهبود یافته است‪.‬‬
‫‪ ‬جملۀ اصلی را از جملۀ تتابعی ت کته معمت ً‬
‫وال با "و"‪" ،‬اما"‪" ،‬ولی"‪" ،‬زیرا" و امثال آن آغاز‬
‫می شود – جدا میسازد‪ :‬مثالً؛ دربارۀ امتحان رقابت جمعی ﭼندان اطالعی نداریم‪ ،‬ولی باید‬
‫در اخیر ماه آینده برگزار شود‪.‬‬

‫‪15‬‬
‫‪ ‬پس از جملۀ قیدی که بر جملۀ اصلی مقدم باشد‪ ،‬مثالً؛ وقتی ﭘی برد که در امتحان‬
‫رقابت آزاد موفق نشده است‪ ،‬به بورد رسیدگی به شکایات خدمات ملکی شکایت کرد‪.‬‬
‫‪ ‬جایی که کلمه یا عبارتی به عنوان توضیح یا عطف بیان در ضمن جمله یا عبارتی دیگر‬
‫آورده شود‪ ،‬مثالً؛ دیروز‪ ،‬روز امتحان جمعی‪ ،‬به کابل آمدم‪.‬‬
‫‪ ‬در صورتی که چند کلمه را در یک جمله از هم جدا کنیم‪ ،‬مثالً؛ برای سیمینار قانون‬
‫اجراات اداری الزم است آب‪ ،‬غذا‪ ،‬قرطاسیه و مکان برگزاری سیمینار تهیه شود‪.‬‬
‫‪ ‬برای جدا کردن دو کلمه در جملهیی واحد که احتمال میرود خواننده آنها را با کسرۀ‬
‫اضافه بخواند‪ ،‬مثالً؛ برای مسلمان‪ ،‬مسلمان در هر جا گرامی است‪.‬‬
‫‪ ‬پیش از حروف تعلیل‪ ،‬مانند؛ زیرا‪ ،‬ﭼون‪ ،‬ﭼون که‪ ،‬ﭼرا که‪ ،‬ﭼه؛ مثالً‪ ،‬تاالر جدید‬
‫کمیسیون مستقل اصالحات اداری و خدمات ملکی تا هنوز آمادۀ استفاده برای برگزاری‬
‫سیمینارها نیست‪ ،‬زیرا هنوز کار ساختمانی آن تکمیل نشده است‪.‬‬
‫‪ ‬برای عنوانهایی که پس از نام میآیند‪ ،‬مثالً؛ احمد فالح‪ ،‬آمر مشورتهای حقوقی‪ ،‬دو‬
‫ماه قبل در این بست گماشته شد‪.‬‬
‫‪ ‬میان واژههای دوتایی‪ ،‬مثالً؛ سیاه و سفید‪ ،‬زرد و سرخ همه در انسانیت مشترکاند‪.‬‬
‫‪ ‬وقتی احتمال غلط خواندن جمله وجود داشته باشد‪ ،‬مثالً؛ الزم نیست‪ ،‬ﭘولش را‬
‫بپردازید‪.‬‬

‫‪ .3‬سیمیکولن(؛)‬

‫این عالمت در مکثی بیشتر از کامه و کمتر از نقطته کاربرد دارد؛ مثالً‪:‬‬
‫‪ ‬هر گاه جملهیی از نظر دستوری کامل باشد‪ ،‬اما رابطۀ فکری آن با جملۀ بعد‪ ،‬بیش از دو‬
‫جملهیی باشتد کته میتان آنها نقطته قترار میگیرد‪ ،‬در این صورت میتان مکث آن جمله و جملۀ‬
‫بعد‪ ،‬نشانۀ سیمیکولن قرار خواهد گرفت؛ مثالً او ﭘیشنهادی نوشت؛ ﭘیشنهادی بسیار مهم و‬
‫سودمند‪.‬‬
‫‪ ‬در جملههای توضیحی و پیش از کلماتی مانند یعنی‪ ،‬مثالً‪ ،‬به عبارت دیگر و غیره‪ ...‬به کار‬
‫میرود‪ .‬مانند‪ :‬مراسالت اداری انواع مختلف دارد؛ مث ً‬
‫ال مکتوب‪ ،‬ﭘیشنهاد و استعالم‪.‬‬

‫‪16‬‬
‫‪ ‬میان متن اصلی آیت و حدیث و ترجمۀ آنها‪ ،‬مثالً؛ هوالفتاح العلیم؛ او گشایندهیی دانا‬
‫است‪.‬‬

‫‪ .4‬شارحه (‪):‬‬

‫در موارد زیر به کار میرود‪:‬‬

‫‪ ‬قبل از نقل قول؛ مثالً؛ رئیس کمیسیون مستقل اصالحات اداری و خدمات ملکی گفت‪« :‬ما‬
‫در استخدام کارکنان اداری قوۀ قضائیه همکاری میکنیم‪».‬‬
‫‪ ‬هنگام برشمردن اجزای یک امر کلی؛ مثالً؛ علوم اسالمی عبارتاند از‪ :‬تفسیر‪ ،‬کالم‪،‬‬
‫حدیﺚ‪ ،‬علمالرجال‪ ،‬و‪...‬‬
‫‪ ‬هنگام معنا کردن واژهها‪ ،‬مثالً؛ آزادی‪ :‬رهایی از قید استعمار و استثمار‪ ،‬منع اجبار‪.‬‬

‫‪ .۵‬سؤالیه (؟)‬

‫در موارد زیر به کار میرود‪:‬‬

‫‪ ‬در پایان جملههای پرسشی مستقیم‪ ،‬مثالً؛ در کدام ادارۀ خدمات ملکی عالقمند کار‬
‫هستید؟‬
‫‪ ‬بعد از کلمهها و یتا واژههتایی کته بته جتای جملتۀ پرستشی میآیند‪ ،‬مثالً؛ ﭼﻄور؟ کﺠا؟‬
‫‪ ‬بعد از هر کلمه یا عبارتی که جای جملۀ استفهامی متستقیم را بگیرد‪ ،‬مثالً؛ کدام را‬
‫میﭘسندی؟ جنگ یا صلح؟‬

‫‪ .6‬ندایه (!)‬

‫در مواردی مانند‪ :‬نشان دادن حالتهایی مثل تعجب‪ ،‬تحﺬیر‪ ،‬دعا‪ ،‬دشنام‪ ،‬افسوس‪ ،‬خطاب‪ ،‬امر و مانند‬
‫آن به کار میرود؛ مثالً‪ ،‬به کمیسیون مستقل اصالحات اداری و خدمات ملکی!‬

‫‪ .7‬نشانۀ نقل قول‪ /‬گیومه («»)‬

‫در موارد زیر به کار میرود‪:‬‬

‫‪17‬‬
‫‪ ‬برای نقل عین عبارت کسی یا نوشتهیی در جمله (نقل قول مستقیم)‪ ،‬مثالً؛ مادۀ ‪ 16‬قانون‬
‫کارکنان خدمات ملکی چنین صراحت دارد‪« :‬ارزیابی اجراات کارکنان خدمات ملکی ‪.»...‬‬
‫‪ ‬در ابتدا و پایان واژهها‪ ،‬اصطالحها و کلمه یا عبارتهای تأکیدی‪ ،‬مثالً؛ «تقرر مﺠدد»‬

‫‪ .8‬نشانۀ تعلیق(‪)...‬‬

‫در موارد زیر به کار میرود‪:‬‬

‫‪ ‬برای نشان دادن افتادگیهای عمدی‪ ،‬مثالً؛ عﺼر خودکامگی‪ ،‬خویشتنداری یا واسﻄه‪،‬‬
‫رشوتستانی و‪ ...‬در ادارات خدمات ملکی خاتمه یافته است‪.‬‬
‫‪ ‬هنگام قطع مطلبی که بخشی از آن نقل شده است؛ چه قطع در اول عبارت منقول باشد و‬
‫چه در آخر آن؛ مثالً‪ ،‬مادۀ (‪ )66‬قانون کار‪ :‬کار در محالتی با شرایط نامساعد طبیعی‪...‬‬

‫‪18‬‬