‫رهنمود مراسالت اداری‬

‫قوس ‪1397‬‬
 ‫فهرست مطالب‬
‫مقدمه ‪4 .............. ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫مبنا ‪4 ............ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫اهداف ‪4 ........................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫بخش ‪5 ........... ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ 1‬‬

‫اصول کلی حاکم بر مراسالت اداری ‪5 ................... ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫‪ .1‬اصل وضاحت ‪5 ................. ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫‪ .2‬اصل بیطرفی ‪5 ................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫‪ .3‬اصل حفظ اسرار اداری ‪5 ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫‪ .4‬اصول اخالقی ‪6 ................. ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫‪ .5‬اصل رعایت زبانهای رسمی کشور ‪6 ........... ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫‪ .6‬اصل رعایت تشریفات رسمی ‪6 ...................... ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫‪ .7‬اصل مستند و مستدل بودن مراسالت اداری ‪6 .......................... ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫‪ .8‬اصل شفافیت و پاسخگویی ‪7 ......................... ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫‪ .9‬اصل برابری و عدم تبعیض ‪7 ......................... ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫‪ .10‬اصل رعایت مهلت معقول(اصل سرعت و ممنوعیت تأخیر نامعقول) ‪7 ................. ................................ ................................ ................................‬‬

‫بخش ‪8 .......................................... ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ 2‬‬

‫انواع مراسالت اداری ‪8 ............... ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫‪ .1‬مکتوب ‪8 ............................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫انواع مکاتیب ‪8 .................. ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫‪ .2‬استعالم ‪9 ........................... ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫‪ .3‬پیشنهاد ‪9 .......................... ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫بخش ‪9 .......................................... ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ 3‬‬

‫شرایط مراسالت اداری ‪9 ............ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫‪ .1‬شرایط شکلی ‪9 ................. ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫‪ .2‬شرایط ماهوی ‪10 ............. ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫بخش ‪11 ....................................... ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ 4‬‬

‫شیوۀ نگارش ‪11 ............................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫‪ .1‬اسلوب نوشتاری ‪11 ......................................... ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫‪ .2‬تنظیم حاشیه و خطوط مراسالت اداری ‪11 ............................... ................................ ................................ ................................ ................................‬‬

‫‪ .3‬آشنایی با قواعد نشانهگذاری ‪12 ................... ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬
‫‪ .4‬نمونههای مراسالت اداری ‪14 ........................ ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬
‫ضمیمۀ ‪ :1‬مکتوب ‪14 ..................................... ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬
‫ضمیمۀ ‪ :2‬پیشنهاد ‪14 ................................... ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬
‫ضمیمۀ ‪ :3‬استعالم ‪14 .................................... ................................ ................................ ................................ ................................ ................................‬‬
 ‫مقدمه‬

‫مراسالت و مکاتبات یکی از ابزارهای مهم ارتباطات است که به اهمیت و ضرورت آن روز به روز افزوده میشود‪ .‬به نحوی که‬
‫آخرین و تازهترین اخبار و اطالعات در عرصههای مختلف اجتماعی‪ ،‬فرهنگی‪ ،‬اقتصادی و اداری را میتوان از البهالی نوشتهها‪،‬‬
‫روزنامهها‪ ،‬مجالت‪ ،‬کتابها و ‪ ...‬به دست آورد‪.‬‬

‫مراسالت اداری به مکاتیب و نوشتههای رسمییی گفته میشود که به عنوان وسیلۀ ارتباط در داخل و خارج از اداره استفاده‬
‫میشود‪ .‬مراسالت اداری زبان رسمی اداره است و نقش مهمی را در ایجاد ارتباطات اداری ایفا میکند‪ .‬بنا بر این‪ ،‬نقش و اهمیت‬
‫مراسالت اداری در پیشبرد و تحقق اهداف اداری انکارناپذیر است‪ ،‬ولی اگر این وسیلۀ ارتباطی‪ ،‬مؤثریت و کارآیی الزم را نداشته‬
‫باشد‪ ،‬سبب به هدر رفتن وقت ادارات و کارکنان میشود‪ ،‬پیآمد نامطلوب دارد و اداره را به ناکامی مواجه میسازد‪ .‬پس با توجه‬
‫به اهمیت موضوع و به منظور معیاریسازی تنظیم مکاتبات و مراسالت اداری‪ ،‬این رهنمود تدوین شده است تا با به کارگیری‬
‫آن گام مهمی در نیل به معیاریسازی مکاتبات و مراسالت اداری برداشته شود‪.‬‬

‫قابل ذکر است که مراسالت و مکاتبات اداری انواع و اشکال متعدد دارد که بحث روی تمام آنها در این رهنمود نمیگنجد‪ .‬این‬
‫رهنمود به منظور تهیه و تنظیم مهمترین و رایجترین مراسالت و مکاتبات اداری افغانستان (مکتوب‪ ،‬پیشنهاد و استعالم) تدوین‬
‫شده است‪ .‬رهنمود حاضر شامل چهار بخش است‪ :‬در بخش اول‪ ،‬مطالبی دربارۀ اصول کلی حاکم بر مراسالت اداری ارائه گردیده‬
‫است‪ .‬در بخش دوم‪ ،‬ضمن تعریف مراسالت اداری به انواع مراسالت اداری اشاره شده است‪ .‬در بخش سوم‪ ،‬در مورد شرایط‬
‫شکلی و ماهوی مراسالت اداری صحبت شده است‪ .‬در بخش چهارم‪ ،‬برای کامل نمودن نوشته‪ ،‬مطالبی پیرامون نگارش و‬
‫ویرایش مراسالت اداری مطرح شده است و در اخیر برای درک و فهم بهتر‪ ،‬نمونههایی از مراسالت بر اساس معیارات مندرج این‬
‫رهنمود تنظیم و ارائه شده است‪.‬‬

‫مبنا‬

‫این رهنمود بر مبنای جزء (‪ )5‬مادۀ (‪ )2‬قانون کارکنان خدمات ملکی و فقرۀ (‪ )1‬مادۀ ‪ 27‬قانون اجراات اداری وضع میگردد‪.‬‬

‫اهداف‬

‫‪ -1‬معیاریسازی مراسالت اداری؛‬

‫‪ -2‬تأمین ارتباطات مؤثر در ادارات خدمات ملکی؛‬
‫‪ -3‬ایجاد مهارتهای نوشتاری در ادارات خدمات ملکی؛ و‬
‫‪ -4‬تأمین شفافیت و پاسخگویی از طریق مراسالت مؤثر اداری در خدمات ملکی‪.‬‬

‫‪4‬‬
 ‫بخش ‪1‬‬

‫اصول کلی حاکم بر مراسالت اداری‬

‫این بخش در برگیرندۀ اصول کلی است که باید در مراسالت اداری رعایت شود‪.‬‬

‫‪ .1‬اصل وضاحت‬

‫صراحت و وضاحت یکی از بایستههای مراسالت و نوشتههای اداری است‪ .‬برای واضح بودن مراسالت اداری‪ ،‬عالوه بر رعایت‬
‫نکات دستوری زبانهای رسمی‪ ،‬همیشه باید از کاربرد کلمات مبهم‪ ،‬مجمل و نامأنوس پرهیز کنیم و سعی شود تا مراسالت‬
‫اداری روان و آسان نوشته شود و از پیچیدهنویسی و آوردن عبارتهای متعدد و جمالت طوالنی پرهیز شود‪ .‬بنا بر این‪،‬‬
‫اصل وضاحت اقتضا دارد تا ادارات خدمات ملکی در مراسالت خویش‪ ،‬کلمات واضح و مأنوس را که معنای دقیق و صریح‬
‫داشته باشند‪ ،‬به کار برده و قواعد دستوری زبان را در آن رعایت کنند‪.‬‬

‫‪ .2‬اصل بیطرفی‬

‫اصل بیطرفی از اصول مهم حقوق اداری است و بدین معنا ا ست که کارکنان دولتی در اتخاذ تصمیمات اداری از هر نوع‬
‫جانبداری و یا ترجیح شخصی بر دیگری و یا تأثیر عوامل غیر قانونی بپرهیزند و در اقدامات و تصمیمات خویش صرفاً‬
‫عوامل قانونی مرتبط با تصمیم را مد نظر قرار دهند‪ .‬از لوازم تحقق اصل بیطرفی‪ ،‬وجود استقالل در کارکنان دولتی است‪.‬‬
‫لذا‪ ،‬عواملی که به استقالل کارکنان دولتی خدشه وارد میکند و آنها را تحت تأثیر قرار میدهد‪ ،‬بر اساس اصول و قواعد‬
‫حقوق اداری سبب سلب صالحیت کارکنان دولتی میگردد‪ .‬پس اقدامات اداری نباید در منافع شخصی‪ ،‬خانوادگی و مالی‬
‫کارکنان خدمات ملکی مؤثر باشد‪ .‬برای رفع این مشکل و جهت تحقق اصل بیطرفی و تضمین استقالل کارکنان دولتی‪،‬‬
‫امروز در اکثر نظامهای حقوقی دنیا مقرر گردیده است که کارکنان دولتی باید در صورت داشتن منفعت شخصی در یک‬
‫موضوع‪ ،‬از مشارکت در آن تصمیم اداری خودداری کنند‪ .‬زیرا این نفع شخصی باعث تخریش استقالل و بیطرفی کارکن‬
‫شده و منافع او در اتخاذ تصمیم اداری تاثیرگذار است‪ .‬پس اقتضای اصل بیطرفی این است که کارکنان اداری از اتخاذ‬
‫تصمیمات جانبدارانه پرهیز کنند و تصمیمات اداری را صرفاً بر طبق احکام اسناد تقنینی بگیرند‪.‬‬

‫‪ .3‬اصل حفظ اسرار اداری‬

‫اصل حفظ اسرار اداری یکی از اصول مهم اداره است که بر مبنای آن معلومات محرم در چارچوب اسناد تقنینی‪ ،‬به‬
‫خصوص قانون دسترسی به اطالعات‪ ،‬حفظ می گردد و بدین اساس اسرار شهروندان و یا اسناد محرمانۀ اداره که در دست‬
‫مقامات و کارکنان دولت است‪ ،‬باید حفظ گردد‪.‬‬

‫‪5‬‬
 ‫‪ .4‬اصول اخالقی‬

‫یکی از اصول مهم اداری‪ ،‬لزوم پایبندی به اصول و ارزشهای اخالقی است‪ .‬اخالق اداری مبین این موضوع است که‬
‫کارکنان ادارات دولتی اشخاص صادق و شریف است و باید رفتار مناسبی داشته باشند‪ .‬بنابراین‪ ،‬در نوشتن مراسالت اداری‬
‫از کاربرد کلمات و جمالت توهینآمیز‪ ،‬تهدیدآمیز و مشکلآفرین پرهیز شود و سلسلهمراتب اداری‪ ،‬موقف و مقام گیرنده و‬
‫لزوم احترام به گیرندۀ مراسالت اداری رعایت گردد‪ .‬اصول اخالقی اقتضا دارد تا در پروسۀ اتخاذ تصامیم اداری و در تمام‬
‫روابطی که میان ادارهکنندگان و ادارهشوندگان مطرح است‪ ،‬از اصول حسن نیت و صداقت تبعیت گردد‪.‬‬

‫‪ .5‬اصل رعایت زبان های رسمی کشور‬

‫طبق صراحت حکم مادۀ (‪ )16‬قانون اساسی جمهوری اسالمی افغانستان‪ ،‬از جملۀ همه زبانهای مختلفی که در افغانستان‬
‫رایج است‪ ،‬زبانهای پشتو و دری که اکثریت اتباع این کشور به این دو زبان صحبت میکنند‪ ،‬زبانهای رسمی کشور به‬
‫شمار میآیند و سایر زبان هایی که در یک منطقه اکثر ساکنین آن بدان تکلم میکنند‪ ،‬زبان رسمی سوم به شمار میآید‪.‬‬
‫پس با توجه به اینکه قانون اساسی زبانهای رسمی را مشخص کرده است‪ ،‬مراسالت اداری نیز میتواند به یکی از زبانهای‬
‫رسمی کشور نوشته شود‪ .‬قابل یادآوری است که بر اساس احکام مادۀ (‪ )11‬مصوبۀ شماره (‪ )12‬مؤرخ ‪ 1397/7/11‬کابینۀ‬
‫دولت جمهوری اسالمی افغانستان‪ ،‬ادارات مکلف اند تمامی اسناد مهم و نیز آنعده اسنادی را که دارای حیثیت تقنینی‬
‫است‪ ،‬به هر دو زبان رسمی (دری و پشتو) تهیه و ترتیب نمایند‪.‬‬

‫‪ .6‬اصل رعایت تشریفات رسمی‬

‫تشریفات عبارت از مجموعه آداب و رسوم پذیرفتهشدهیی است که در تمام ادارات رعایت میشوند‪ .‬تشریفات اداری به این‬
‫معنی است که کارکنان اداری باید اصول و مقررات اداری و همچنان آداب و رفتارهای اداری را رعایت کنند‪ .‬تشریفات‬
‫اداری مستلزم این است که اتخاذ تصمیمات اداری توسط مراجع ذیصالح صورت بگیرد‪ ،‬به صورت کتبی باشند‪ ،‬مراسالت‬
‫و مکاتبات اداری با امضای مقام عامۀ ذی صالح مزین باشند و ذکر دالیل تصمیمات اداری و سایر موارد ضروری در آن‪ ،‬به‬
‫عنوان یک اصل رعایت گردد‪.‬‬

‫‪ .7‬اصل مستند و مستدل بودن مراسالت اداری‬

‫اصل مستند و مستدل بودن اقدامات و تصمیمات اداری یکی از الزاماتی است که نقش مهمی در اتخاذ تصمیم در چارچوب‬
‫قوانین و مقررات و جلوگیری از خودسریها و اعمال سلیقههای شخصی مقامات اداری ایفا میکند‪ .‬اصل مستند و مستدل‬
‫بودن تصمیمات اداری به این معنا است که مقامات اداری باید مبنا و مستندات قانونی تصمیمات خویش را به وضاحت بیان‬
‫کنند‪ ،‬به طوری که واضح و مشخص گردد که تصمیم اداری با چه توجیهی و بر اساس چه قوانینی اتخاذ گردیده است‪ .‬بر‬
‫اساس این اصل‪ ،‬هر شخص حق دارد تا از دالیل اتخاذ تصمیم توسط مقام اداری اطالع پیدا کند‪ .‬مثالً‪ ،‬اگر درخواست‬
‫شهروندان به منظور اخذ جواز کار یا تأسیس یک شرکت و امثال آنها رد میگردد‪ ،‬صرف رد درخواست کفایت نمیکند‬
‫بلکه باید مبنای قانونی رد درخواست نیز بیان شود‪ .‬قابل ذکر است که عبارات مستند و مستدل بودن در اینجا میتواند به‬

‫‪6‬‬
‫عنوان دو جنبه این اصل در نظر گرفته شود‪ .‬مستند بودن ناظر به استناد قانونی تصمیم است و مستدل بودن بیانگر توجیه‬
‫اعمال تصمیم مورد نظر در راستای تأمین منافع عمومی میباشد‪ .‬به عبارت دیگر‪ ،‬اتخاذ تصمیمات اداری باید مستند به‬
‫م واد قانونی و مستدل به توجیه در راستای تأ مین منافع عمومی باشد تا بدین وسیله از تصمیمات خودسرانه و سلیقهیی‬
‫جلوگیری شود‪.‬‬

‫‪ .8‬اصل شفافیت و پاسخگویی‬

‫اصل شفافیت یکی از اصول مهم حکومتداری خوب است‪ .‬اصل شفافیت بستر پاسخگویی مقامات دولتی را فراهم کرده و‬
‫امکان نظارتهای مردمی و قضایی را بر اعمال اداری میسر می سازد‪ .‬تحقق اصل شفافیت به لوازمی ضرورت دارد که بدون‬
‫آنها نمیتوان انتظار تحقق کامل و مؤثر آن را داشت‪ .‬یکی از این لوازم‪ ،‬ارائۀ دالیل و مستندات تصمیمات اداری به طور‬
‫روشن و واضح است‪ .‬به طوری که این دالیل و مستندات گویای زوایای مختلف عمل اداری باشد و جوانب مختلف تصمیم‬
‫اداری را برای همه روشن سازد به شکلی که به خوبی نقاط ضعف‪ ،‬غفلتها و اشتباهات مقام تصمیمگیرنده هویدا گردد‪ .‬بنا‬
‫بر این‪ ،‬بیان دالیل و مستندات‪ ،‬در شفاف سازی تصامیم اداری کمک کرده و از این راه امکان پاسخگویی و نظارتهای‬
‫مردمی و اداری را فراهم میکند‪ .‬پاسخگو بودن ادارات دولتی یکی از لوازم تضمینکنندۀ حقوق شهروندی است‪ .‬اصل‬
‫پاسخگویی‪ ،‬کارکنان خدمات ملکی را موظف میسازد تا دربارۀ اقدامات و تصمیمات خویش به شهروندان توضیح دهند و به‬
‫این اساس شفافیت کامل گردیده و حقوق شهروندی تضمین میگردد‪.‬‬

‫‪ .9‬اصل برابری و عدم تبعیض‬

‫برابری یکی از اصول اساسی و بنیادین حقوق بشر است‪ .‬از منظر حقوق بشری‪ ،‬فرض بر این است که انسانها در حیثیت و‬
‫منزلت انسانی با هم برابر اند و از این رو‪ ،‬در شرایط برابر باید با آنها رفتار برابر شود‪ .‬بر اساس اصل برابری‪ ،‬تبعیض ناروا‬
‫ممنوع است‪ ،‬به این معنا که هر گونه تمایز‪ ،‬محدودیت و رجحانی که علیه فرد یا افراد بر مبنای نژاد‪ ،‬رنگ‪ ،‬جنس‪ ،‬زبان‪،‬‬
‫عقیده‪ ،‬قومیت‪ ،‬وضعیت اقتصادی‪ ،‬اجتماعی و یا جسمانی اعمال میشود و هدف و نتیجۀ آن خدشه دار کردن حقوق آن‬
‫فرد یا افراد باشد‪ ،‬مردود است‪ .‬برابری و عدم تبعیض در اسناد ملی و بینالمللی از جایگاه ویژهیی برخوردار است‪ .‬چنانکه‬
‫اعالمیۀ جهانی حقوق بشر و میثاقین حقوق بشر‪ ،‬به طور خاص به اصل برابری و عدم تبعیض تأکید کرده است‪ .‬قانون‬
‫اساسی جمهوری اسالمی افغانستان نیز برابری را به عنوان یک اصل حقوق بشری پذیرفته است‪ .‬طبق حکم مادۀ بیست و‬
‫دوم آن‪ ،‬هر نوع تبعیض و امتیاز بین اتباع افغانستان ممنوع است‪ .‬اتباع افغانستان‪ ،‬اعم از زن و مرد‪ ،‬در برابر قانون دارای‬
‫حقوق و وجایب مساوی هستند‪ .‬بنابراین‪ ،‬کارکنان دولتی باید در اتخاذ تصمیمات و انجام وظایف خویش اصل برابری را‬
‫رعایت کرده و عواملی چون نژاد‪ ،‬قومیت‪ ،‬زبان‪ ،‬جنسیت و امثال آنها را نباید در اعمال اداری دخالت دهند‪.‬‬

‫‪ .10‬اصل رعایت مهلت معقول (اصل سرعت و ممنوعیت تأخیر نا معقول)‬

‫اصل رعایت مهلت معقول یکی از اصول ادارۀ سالم و خوب است‪ .‬این اصل بیانگر آن است که کارکنان و مقامات دولتی باید‬
‫از تأخیر در پروسههای اداری و پاسخگویی به شهروندان پرهیز نموده و امور تحت رسیدگی آنها به سرعت و در وقت‬
‫معقول انجام شود‪ .‬به این اساس‪ ،‬هر شهروند حق خواهد داشت تا تقاضایش به صورت مناسب و در کوتاهترین زمان ممکن‬

‫‪7‬‬
 ‫رسیدگی شود‪ .‬لذا‪ ،‬کارکنان و مقامات دولتی باید در انجام وظایف اداری‪ ،‬مهلت و قلمرو زمانی مشخص شده در قوانین و‬
‫مقررات را رعایت کرده و از تأخیر بیجهت در انجام تکالیف قانونیشان اجتناب ورزند‪ .‬اصل رعایت مهلت معقول در‬
‫نظامهای حقوقی اکثریت کشورهای دنیا به شمول افغانستان‪ ،‬به رسمیت شناخته شده است‪ .‬چنانکه قانون اجراات اداری‬
‫افغانستان در مادۀ سی و سوم‪ ،‬مدت مهلت معقول را سی روز قید کرده است‪ .‬به این معنی که از روز نخست یعنی تاریخ‬
‫ثبت تقاضا در اداره‪ ،‬کارکنان دولت مکلف به انجام تکالیف خویش ظرف مدت سی روز هستند‪ .‬در صورتی که در موعد‬
‫مقرر تکالیف خویش را انجام ندهند‪ ،‬تخلف اداری محسوب شده و طبق احکام قانون تأدیب میشوند‪.‬‬

‫بخش ‪2‬‬

‫انواع مراسالت اداری‬

‫مراسالت اداری بر اساس معیارها و مالکهای متعددی به انواع مختلفی تقسیم گردیده است‪ ،‬اما در این رهنمود قصد تبیین و‬
‫توضیح تمام انواع مراسالت اداری را نداریم بلکه صرف انواع مراسالت اداری را از لحاظ موضوع و شکل که بیشتر در ادارات‬
‫خدمات ملکی معمول است‪ ،‬به بحث و بررسی میگیری م‪ .‬مراسالت اداری از لحاظ موضوع و شکل به انواع ذیل تقسیم گردیده‬
‫است‪:‬‬

‫‪ .1‬مکتوب‬

‫مکتوب در لغت عربی اسم مفعول و به معنای متن نوشته شده است و در اصطالح اداری‪ ،‬مکتوب به سند رسمییی گفته‬
‫میشود که به وسیلۀ آن موضوع معین به توجه طرف مقابل رسانیده میشود‪ .‬به عبارت دیگر‪ ،‬مکتوب عبارت از سند رسمی اداره‬
‫است که بر مبنای قانون جهت ابالغ‪ ،‬مطالبه و یا انجام عمل اداری به شکل کتبی صورت میگیرد و دارای شرایط شکلی و‬
‫ماهوی مشخص میباشد‪.‬‬

‫انواع مکاتیب‬

‫مکاتیب اطالعدهنده یا خبری‪ :‬محتوای این نوع مکاتیب‪ ،‬اطالعرسانی و ارائۀ نتایج یک اقدام و تصمیم اداری است‪.‬‬ ‫•‬
‫مکاتیب ابالغیه‪ :‬به مکاتیبی گفته میشود که جهت ابالغ تصمیمات اداری صادر میشود و نیاز به پاسخ نمیداشته‬ ‫•‬
‫باشد‪.‬‬
‫مکاتیب اطمینانیه‪ :‬عبارت از مکاتیبی است که یک اداره از انجام یک عمل به ادارۀ درخواستکننده‪ ،‬اطالع میدهد‪.‬‬ ‫•‬
‫مکاتیب بازدارنده‪ :‬محتوای این نوع مکاتیب‪ ،‬دستورها و اوامری است که انجام کار و یا اقدام و حرکتی را ممنوع‬ ‫•‬
‫میکند‪.‬‬
‫مکاتیب دستوردهنده‪ :‬این نوع مکاتیب از جانب مقامات بلند پایه به کارکنان زیر اثر‪ ،‬برای انجام کاری‪ ،‬صادر و ابالغ‬ ‫•‬
‫میشود‪.‬‬

‫‪8‬‬
‫مکاتیب همآهنگکننده‪ :‬محتوای این نوع مکاتیب‪ ،‬ایجاد همآهنگی میان واحدهای اداری یک سازمان به منظور‬ ‫•‬
‫تحقق بهتر اهداف اداره است‪.‬‬
‫مکاتیب عادی و فوری‪ :‬مکتوب عادی مسیر ارتباطی خود را از مبدأ تا مقصد و برعکس‪ ،‬به صورت عادی طی میکند‪.‬‬ ‫•‬
‫ولی مکتوب فوری که محتوای آن ایجاب رسیدگی فوری را میکند‪ ،‬از مبدأ توسط عالمه یا مهر خاصی که بیانگر فوریت‬
‫موضوع است‪ ،‬مشخص گردیده و در مسیر ارتباطی خود تا مقصد بدون رعایت روال عادی و خارج از نوبت رسیدگی‬
‫میشود‪.‬‬
‫مکاتیب محرم و غیر محرم‪ :‬مکتوب محرم آن است که از محتوای آن کسی دیگری (به استثنای مراجع ذیربط)‬ ‫•‬
‫اطالع نداشته باشد؛ برعکس آن مکتوب غیرمحرم نامیده میشود‪.‬‬

‫‪ .2‬استعالم‬

‫استعالم کلمۀ عربی از ریشۀ علم است که به باب استفعال تغییر شکل داده شده است‪ .‬فایدۀ این تغییر شکل در کلمه افادۀ طلب‬
‫است‪ .‬بنابراین‪ ،‬استعالم طلب علمآوری از موضوع یا موضوعات خاص است‪ .‬در اصطالح اداری‪ ،‬استعالم سند رسمی اداره است که‬
‫ذریعۀ آن معلومات از یک مرجع خواسته میشود‪ .‬معموالً‪ ،‬استعالم طوری نوشته میشود که در یک طرف سؤال یا همان‬
‫معلومات خواسته شده‪ ،‬و در طرف دیگر آن جواب مرجع مربوطه درج میشود‪.‬‬

‫‪ .3‬پیشنهاد‬

‫پیشنهاد سند رسمی اداره است که در آن ضرورتهای یک اداره از قبیل منظوری کارکن جدید‪ ،‬ارایۀ نظر و معرفی راه حل یک‬
‫مشکل‪ ،‬اکمال منابع مورد ضرورت اداره و سایر مسایل اداری از مقامات ذیصالح خواسته میشود‪.‬‬

‫بخش ‪3‬‬

‫شرایط مراسالت اداری‬

‫‪ .1‬شرایط شکلی‬

‫شرایط شکلی مکتوب‪ ،‬پیشنهاد و استعالم قرار ذیل است‪:‬‬

‫‪ )1‬اسم و آرم رسمی دولت و اداره؛‬
‫‪ )2‬شماره و تاریخ صدور؛‬
‫‪ )3‬نام ادارۀ گیرندۀ مکتوب؛‬
‫‪ )4‬خلص مطلب؛‬

‫‪9‬‬
 ‫‪ )5‬بدنۀ مکتوب؛‬
‫سبب اصدار مکتوب‪ :‬در این بخش مکتوب‪ ،‬دلیل اصدار مکتوب ذکر میشود‪ .‬دلیل اصدار مکتوب ممکن است جوواب بوه‬ ‫أ‪.‬‬
‫مکتوب ادارۀ دیگر باشد و یا به لزوم دید اداره صورت گرفته باشد‪ .‬مثالً‪ ،‬به جواب مکتوب شماره ( )‪ ،‬موؤرخ ‪ / /‬ادارۀ‬
‫محترم شما‪...‬‬
‫ب‪ .‬مبنا و دالیل اصدار مکتوب طبق مواد ‪ 27‬و ‪ 28‬قانون اجراات اداری در صورتی کوه محتووای آن تصومیم اداری باشود و‬
‫تصمیم اداری خالف خواست متقاضی باشد؛‬
‫ج‪ .‬نتیجۀ مکتوب‪ :‬هر مکتوب یک منظور و مقصود را بیان میکند و یا به وسیلۀ آن ابراز مشوره مویگوردد‪ ،‬یوا اصودار یوک‬
‫تصمیم اداری توسط آن ابالغ می گردد‪ .‬با این بیان‪ ،‬الزم است نتیجۀ مکتوب به شکل واضح و مختصور در آخور مکتووب‬
‫بیان گردد تا مخاطب به راحتی‪ ،‬به شکل کامل و دقیق مطلب گوینده را درک کند؛‬
‫د‪ .‬ختم مؤدبانۀ مکتوب‪.‬‬
‫‪ )6‬امضای مقام عامۀ ذیصالح؛‬
‫‪ )7‬ذکر مراجع شکایت از تصمیم اداری در مکتوب طبق مادۀ ‪ 29‬قانون اجورآات اداری در صوورتی کوه محتووای تصومیم اداری‬
‫خالف خواست متقاضی باشد؛ (طبق قانون اجراآت اداری)‬
‫‪ )8‬ذکر نام شرکای کاری؛‬
‫‪ )9‬آدرس‪ ،‬ایمیل آدرس و شمارۀ تماس ادارۀ صادرکننده در پاورقی‪.‬‬

‫‪ .2‬شرایط ماهوی‬

‫‪ )1‬مراسالت اداری توسط مقام عامۀ ذیصالح امضا شود‪ .‬مقام عاموۀ ذیصوالح عبوارت اسوت از‪ :‬وزیور یوا ریویس عموومی اداره‪،‬‬
‫کارکنانی که طبق قانون برایشان تفویض صالحیت شده است و یا هم سایر کارکنان خودمات ملکوی کوه بوه موجوب قوانون‬
‫دارای صالحیت امضای مراسالت اداری هستند‪.‬‬
‫‪ )2‬مراسالت اداری توسط باالترین مقامات اداره از لحاظ سلسلهمراتب اداری امضاء گردد‪.‬‬
‫‪ )3‬مکتوب را شخصی نیز میتواند امضاء کند که به وی تفویض صالحیت شده باشد و محتوای مکتوب نیز مربوط به امور عوادی‬
‫و یومیۀ اداره باشد‪.‬‬
‫‪ )4‬در جواب مراسالت اداری که توسوط بواالترین مرجوع اداره یوا مقوام عاموۀ ذیصوالح اداره امضواء گردیوده اسوت‪ ،‬بوین ادارۀ‬
‫صادرکننده و ادارۀ گیرندۀ مکتوب تناسب وجود داشته باشد‪.‬‬
‫‪ )5‬احترام لفظی در خطاب به گیرنده‪ ،‬شخص ثالث و اشخاص ذیربط رعایت گردد‪.‬‬
‫‪ )6‬در نوشتن مراسالت اداری‪ ،‬از کاربرد کلمات و اصطالحات خارجی و نا مأنوس خودداری شود‪.‬‬
‫‪ )7‬در نوشتن مراسالت اداری‪ ،‬از مفاهیم و اصطالحات رسمی طبق اسناد تقنینی نافذه و تصریح زبان های رسمی کشور‪ ،‬استفاده‬
‫صورت گیرد‪.‬‬
‫‪ )8‬از صدور احکام مجمل و غیر صریح‪ ،‬و جمالت مبهم مانند "قانوناً اجراآت گردد"‪ ،‬اجتناب صوورت گیورد‪ .‬الزم اسوت احکوام و‬
‫هدایات به صورت واضح بیان گردد تا از یکطرف زمینه برای گریز از مسؤولیت فراهم نگردد و از جانب دیگر رهنمایی مشخص‬
‫و قابل فهم جهت انجام اجراآت به کارکنان تحت اثر صادر گردد‪.‬‬
‫‪ )9‬دستور زبان و اصول نشانهگذاری مطابق به این رهنمود رعایت گردد‪.‬‬

‫‪10‬‬
 ‫بخش ‪4‬‬

‫شیوۀ نگارش‬

‫‪ .1‬اسلوب نوشتاری‬

‫‪ -1‬زبانهای رسمی کشور برای هر کلمه معادلهای کوتاه و بلندی دارند‪ .‬برای این که مفهوم و پیام به شکل قابل فهم به‬
‫مخاطب منتقل گردد و مطلب به شکل بهتر رسانیده شود‪ ،‬الزم است از کلمات و جمالت کوتاه استفاده گردد‪.‬‬
‫‪ -2‬یکی از اصولی که بیتردید باید آن را رعایت کرد‪ ،‬یکنواختی در متن است‪ .‬نویسنده باید یک شیوه برای نوشتن انتخاب کند‬
‫و در همه جا به آن پایبند باشد‪ .‬برای مثال‪ ،‬اگر حین نوشتن‪« ،‬جدانویسی» مبنا قرار گرفته است باید این اصل در تمام متن‬
‫رعایت شود‪.‬‬
‫‪ -3‬گاهی پیش میآید که نویسنده بین دو گونه رسمالخط – که البته هر دو از لحاظ دستوری صحیح است‪ ،‬تردید میکند‪ ،‬در‬
‫اینجا او باید با توجه به «اصل اختیار اشهر»‪ ،‬گزینهیی را که در بین مردم معروفتر و پذیرفتهتر است‪ ،‬انتخاب کند‪.‬‬
‫‪ -4‬واژههایی که به کار برده میشوند‪ ،‬باید دارای معنای واضح باشند‪ .‬این کار باعث میشود که از کاربرد واژههای ناآشنا اجتناب‬
‫گردد؛ هر گاه الزم باشد واژهیی به کار برده شود که معنایش روشن نیست‪ ،‬به فرهنگ لغات مراجعه و مفهوم آن در بین‬
‫نشانههای کمانک نوشته شود‪.‬‬
‫‪ -5‬جملهها هر چه ممکن است کوتاه نوشته شود؛ زیرا جملۀ کوتاه باعث میشود که از یک سو رشتۀ نوشتن از دست نرود و از‬
‫سویی دیگر‪ ،‬خواندن و فهمیدن آن برای خواننده آسان شود‪.‬‬
‫‪ -6‬هنگامی که نوشتن تمام شد‪ ،‬متن یک بار خوانده و اصالح شود‪ .‬هنگام اصالح کردن مطالب‪ ،‬باید چنین فرض شود که متن را‬
‫شخص دیگری نوشته و به شما داده است که بخوانید و اصالحش کنید‪.‬‬
‫‪ -7‬یکی از بدترین اتفاقها زمانی میافتد که به متن به اندازۀ کافی دقت نشود و خواننده به خطای متن پی ببرد‪ .‬بنابراین‪،‬‬
‫پاکنویس که تمام شد‪ ،‬حتماً یک بار دیگر آن را بخوانید‪.‬‬

‫‪ .2‬تنظیم حاشیه و خطوط مراسالت اداری‬

‫کاغذ اِی چهار (‪ )A4‬معیاری استفاده شود‪.‬‬ ‫•‬

‫برای مراسالت در زبان دری‪ ،‬از خط بی نازنین )‪ (B Nazanin‬و برای مراسالت در زبان پشتو از خط پشوتو نوازو ‪(Pashto‬‬ ‫•‬
‫)‪ Nazo‬استفاده گردد‪.‬‬
‫موارد کلیدی متن با خط تیره تحریر گردد‪.‬‬ ‫•‬
‫فاصله بین سطور ‪ 1.15‬باشد‪.‬‬ ‫•‬
‫نام مقام عامۀ ذیصالح‪ ،‬با خط (‪ )14‬تیره تحریر گردد‪.‬‬ ‫•‬

‫‪11‬‬
 ‫‪ .3‬آشنایی با قواعد نشانهگذاری‬

‫نشانهگذاری در حقیقت به کار بردن عالیم و نوشانههوای موشخص است که باعث خواهد شد تا خواننده‪ ،‬مطلب را خوب و‬
‫صحیح بخوانود و مفاهیم جمالت را درست بفهمد‪ .‬معمولترین عالیم نشانهگذاری قرار ذیل اند‪:‬‬

‫‪ -1‬نقطه (‪).‬‬
‫موارد استفاده و یا عدم استفاده از نشانۀ نقطه‪ ،‬به شرح زیر است‪:‬‬
‫پس از پایان جملههای خبری یا انشایی میآید‪ ،‬مثالً؛ بستهای خالی اداره به اعالن گذاشته شد‪.‬‬ ‫•‬
‫بعد از حروف اختصاری به کار میرود‪ ،‬مثالً؛ ‪ 4۵2‬ق‪.‬م‪( .‬قبل از میالد)‬ ‫•‬
‫پس از شمارههای ترتیب در سرفصلهای متن یا شمارههوای ارجاعی در پانویس‪ ،‬مثالً؛ عدل الهی‪ ،‬ص ‪.78‬‬ ‫•‬
‫بعد از کلمهیی که به جای جمله کامل به کار میرود‪ ،‬مثالً؛ بله‪ .‬نه‪ .‬ﭼطور‪.‬‬ ‫•‬

‫‪ -2‬کامه (ویرگول) (‪)،‬‬

‫همانگونه که از نام این عالمت پیدا است‪ ،‬کامه‪ ،‬نشانۀ توقف یوا مکث کوتاهی در خواندن جمله اسوت کوه در مووارد زیور‬
‫بوه کوار میرود‪:‬‬
‫میان عبارتهای یک جمله که با مکث زیبواتر و بوا مفهووم بهتر خوانده میشوند‪ ،‬مثالً؛ در سالهای اخیر‪ ،‬وضعیت‬ ‫•‬
‫تعیینات بهبود یافته است‪.‬‬
‫وال با "و"‪" ،‬اما"‪" ،‬ولی"‪" ،‬زیرا" و امثال آن آغاز می شود – جدا میسازد‪:‬‬
‫جملۀ اصلی را از جملۀ توابعی و کوه معمو ً‬ ‫•‬
‫مثالً؛ دربارۀ امتحان رقابت جمعی ﭼندان اطالعی نداریم‪ ،‬ولی باید در اخیر ماه آینده برگزار گردد‪.‬‬
‫پس از جملۀ قیدی که بر جملۀ اصلی مقدم باشد‪ ،‬مثالً؛ وقتی ﭘی برد که در امتحان رقابت آزاد موفق نشده است‪،‬‬ ‫•‬
‫به بورد رسیدگی به شکایات خدمات ملکی شکایت کرد‪.‬‬
‫جایی که کلمه یا عبارتی به عنوان توضیح یا عطف بیان در ضمن جمله یا عبارتی دیگر آورده شود‪ ،‬مثالً؛ دیروز‪ ،‬روز‬ ‫•‬
‫امتحان جمعی‪ ،‬به کابل آمدم‪.‬‬
‫در صورتی که چند کلمه را در یک جمله از هم جدا کنیم‪ ،‬مثالً؛ برای سیمینار قانون اجراات اداری الزم است آب‪،‬‬ ‫•‬
‫غذا‪ ،‬قرطاسیه و مکان برگزاری سیمینار تهیه شود‪.‬‬
‫برای جدا کردن دو کلمه در جملهیی واحد که احتمال میرود خواننده آنها را با کسرۀ اضافه بخواند‪ ،‬مثالً؛ برای‬ ‫•‬
‫مسلمان‪ ،‬مسلمان در هر جا گرامی است‪.‬‬
‫پیش از حروف تعلیل‪ ،‬مانند؛ زیرا‪ ،‬ﭼون‪ ،‬ﭼون که‪ ،‬ﭼراکه‪ ،‬ﭼه؛ مثالً‪ ،‬تاالر جدید کمیسیون مستقل اصالحات‬ ‫•‬
‫اداری و خدمات ملکی تا هنوز آمادۀ استفاده برای برگزاری سیمینارها نیست‪ ،‬زیرا هنوز کار ساختمانی آن‬
‫تکمیل نشده است‪.‬‬
‫برای عنوانهایی که پس از نام میآیند‪ ،‬مثالً؛ احمد فالح‪ ،‬آمر مشورتهای حقوقی‪ ،‬دو ماه قبل در این بست‬ ‫•‬
‫گماشته شد‪.‬‬

‫‪12‬‬
 ‫میان واژههای دو تا دوتایی‪ ،‬مثالً؛ سیاه و سفید‪ ،‬زرد و سرخ همه در انسانیت مشترکاند‪.‬‬ ‫•‬
‫وقتی احتمال غلط خواندن جمله وجود داشته باشد‪ ،‬مثالً؛ الزم نیست‪ ،‬ﭘولش را بپردازید‪.‬‬ ‫•‬

‫‪ -3‬سیمی کولن (؛)‬

‫این عالمت در مکثی بیشتر از کامه و کمتر از نقطوه کاربرد دارد؛ مثالً‪:‬‬
‫هر گاه جملهیی از نظر دستوری کامل باشد‪ ،‬اما رابطۀ فکری آن با جملۀ بعد‪ ،‬بیش از دو جملهیی باشود کوه میوان آنهوا‬ ‫•‬
‫نقطوه قورار میگیرد‪ ،‬در این صورت میوان مکث آن جمله و جملۀ بعد‪ ،‬نشانۀ سیمی کولن قرار خواهد گرفت؛ مثالً او‬
‫ﭘیشنهادی نوشت؛ ﭘیشنهادی بسیار مهم و سودمند‪.‬‬
‫در جملههای توضیحی و پیش از کلماتی مانند یعنی‪ ،‬مثالً‪ ،‬به عبارت دیگر و غیره‪ ...‬به کار میرود‪ .‬مانند‪ :‬مراسالت‬ ‫•‬
‫اداری انواع مختلف دارد؛ مثالً مکتوب‪ ،‬ﭘیشنهاد و استعالم‪.‬‬
‫میان متن اصلی آیت و حدیث و ترجمۀ آنها‪ ،‬مثالً؛ هوالفتاح العلیم؛ او گشایندهیی دانا است‪.‬‬ ‫•‬

‫‪ -4‬شارحه (‪):‬‬
‫در موارد زیر به کار میرود‪:‬‬
‫قبل از نقل قول؛ مثالً؛ رئیس کمیسیون مستقل اصالحات اداری و خدمات ملکی گفت‪« :‬ما در استخدام کارکنان‬ ‫•‬
‫اداری قوۀ قضائیه همکاری مینماییم‪».‬‬
‫هنگام برشمردن اجزای یک امر کلی؛ مثالً؛ علوم اسالمی عبارتاند از‪ :‬تفسیر‪ ،‬کالم‪ ،‬حدیﺚ‪ ،‬علمالرجال‪ ،‬و‪...‬‬ ‫•‬
‫هنگام معنا کردن واژهها‪ ،‬مثالً؛ آزادی‪ :‬رهایی از قید استعمار و استثمار‪ ،‬منع اجبار‪.‬‬ ‫•‬

‫‪ -۵‬سؤالیه (؟)‬
‫در موارد زیر به کار میرود‪:‬‬
‫در پایان جملههای پرسشی مستقیم‪ ،‬مثالً؛ در کدام ادارۀ خدمات ملکی عالقمند کار هستید؟‬ ‫•‬
‫بعد از کلمهها و یوا واژههوایی کوه بوه جوای جملوۀ پرسوشی میآید‪ ،‬مثالً؛ ﭼطور؟ کﺠا؟‬ ‫•‬
‫بعد از هر کلمه یا عبارتی که جای جملۀ استفهامی موستقیم را بگیرد‪ ،‬مثالً؛ کدام را میﭘسندی؟ جنگ یا صلح؟‬ ‫•‬

‫‪ -6‬ندایه (!)‬
‫در مواردی مانند‪ :‬نشان دادن حالتهایی مثل تعجب‪ ،‬تحذیر‪ ،‬دعا‪ ،‬دشنام‪ ،‬افسوس‪ ،‬خطاب‪ ،‬امر و مانند آن به کار میرود؛ مثالً‪،‬‬
‫به کمیسیون مستقل اصالحات اداری و خدمات ملکی!‬

‫‪ -7‬نشانۀ نقل قول ‪ /‬گیومه ("")‬

‫در موارد زیر به کار میرود‪:‬‬

‫‪13‬‬
‫برای نقل عین عبارت کسی یا نوشتهیی در جمله (نقل قول مستقیم)‪ ،‬مثالً؛ مادۀ ‪ 16‬قانون کارکنان خدمات ملکی‬ ‫•‬
‫چنین صراحت دارد‪" :‬ارزیابی اجراات کارکنان خدمات ملکی ‪."...‬‬
‫در ابتدا و پایان واژهها‪ ،‬اصطالحها و کلمه یا عبارتهای تأکیدی‪ ،‬مثالً؛ «تقرر مﺠدد»‬ ‫•‬

‫‪ -8‬نشانۀ تعلیق(‪)...‬‬
‫در موارد زیر به کار میرود‪:‬‬
‫برای نشان دادن افتادگیهای عمدی‪ ،‬مثالً؛ عﺼر خودکامگی‪ ،‬خویشتنداری یا واسطه‪ ،‬رشوتستانی و‪ ...‬در‬ ‫•‬
‫ادارات خدمات ملکی خاتمه یافته است‪.‬‬
‫هنگام قطع مطلبی که بخشی از آن نقل شده است؛ چه قطع در اول عبارت منقول باشد و چه در آخر آن؛ مثالً‪ ،‬مادۀ‬ ‫•‬
‫(‪ )66‬قانون کار‪ :‬کار در محالتی با شرایط نامساعد طبیعی‪...‬‬

‫‪ .4‬نمونههای مراسالت اداری‬

‫ضمیمۀ ‪ :1‬مکتوب‬

‫ضمیمۀ ‪ :2‬پیشنهاد‬

‫ضمیمۀ ‪ :3‬استعالم‬

‫‪14‬‬