‫طرزالعمل آرشیف مرکزی تذکره تابعیت‬

‫الکترونیکی‬

‫جدی ‪1398 :‬‬

 ‫فهرست مطالب‬

‫مقدمه‪1 ............................................................................................................................................ :‬‬

‫فصل اول ‪-‬احکام عمومی ‪2 ....................................................................................................................‬‬
‫ماده اول‪:‬مبنی ‪2 ..............................................................................................................................‬‬
‫ماده دوم ‪:‬اهداف‪2 ............................................................................................................................‬‬
‫ماده سوم ‪:‬اصطالحات ‪2 ....................................................................................................................‬‬
‫فصل دوم ‪3 ........................................................................................................................................‬‬
‫ساختار آرشیف مرکزی تذکره الکترونیکی ‪3 ...............................................................................................‬‬
‫ماده چهارم‪ :‬تقسیم بندی والیات افغانستان براساس زون ‪3 ...........................................................................‬‬
‫ماده پنجم ‪ :‬آرشیف مؤقتی در مراکز ساحوی ‪3 ........................................................................................‬‬
‫ماده ششم ‪:‬ارائـــه معلومات برای خدمات بعد از توزیع ‪3 ...........................................................................‬‬
‫فصل سوم‪-‬ترتیب وتنظیم دوسیه ها‪3 .........................................................................................................‬‬
‫ماده هفتم ‪:‬دسته بندی وطبقه بندی دوسیه ها ‪3 ..........................................................................................‬‬
‫ماده هشتم‪ :‬کدگذاری دوسیه ها ‪4 ..........................................................................................................‬‬
‫ماده نهم‪ :‬مراحل کدگذاری ‪4 ...............................................................................................................‬‬
‫ماده دهم ‪ :‬ثبت معلومات دردیتابیس ‪4 ....................................................................................................‬‬
‫ماده یازدهم‪ :‬آماده سازی ‪4 .................................................................................................................‬‬
‫فصل چهارم‪-‬احکام متفرقه ‪5 ...................................................................................................................‬‬
‫ماده دوازدهم ‪5 ................................................................................................................................‬‬
‫ماده سیزدهم‪5 ............................................................................................................................... :‬‬
‫ماده چهاردهم ‪5 ............................................................................................................................. :‬‬
‫ماده پانزدهم‪5 ................................................................................................................................ :‬‬
‫ماده شنزدهم‪5 ............................................................................................................................... :‬‬
‫مادهفدهم‪5 .................................................................................................................................... :‬‬
‫ماده هجدهم ‪5 ................................................................................................................................:‬‬
 ‫مقدمه‪:‬‬
‫آرشیف دردنیای امروز از اهمیت ویژه ای برخوردار است وبه عنوان یکی‬
‫ازمنابع تحقیقی وپژوهشی به حساب می آید‪ .‬توجه به مسئله سند وسند‬
‫داری سبب شده است که کشورهای مختلف باتآسیس آرشیف های ملی به‬
‫نگهداری اسناد باارزش تاریخی خود همت گمارند واسناد ومدارک را جزء‬
‫میراث ملی وهوبت تاریخی خود پندارند‪.‬‬
‫بنآ رشد جمعیت توسعه ي ﻓعاﻟیت ‪ ،‬اجتماعﻲ‪ ،‬ﻓرهنگﻲ‪ ،‬حقوﻗﻲ‪ ،‬اﻗتصادی‬
‫منﺠر به ایﺠاد روز اﻓزون سوابﻖ اداري مﻲ گردد و در هراداره نتایﺞ‬
‫اندیشه ها‪ ،‬ﻓعاﻟیت ها و اﻗدامات انﺠام شده به ﺻورت اسناد نگهداري‬
‫مﻲ شوند‪ ،‬ایﻦ اسناد‪ ،‬حاوي اﻃﻼعات و تﺠربیات گران بهایﻲ است ﻛه یﻜﻲ‬
‫از ابزارهاي مهﻢ مدیریت در تهیه برنامه ها و تصمیﻢ گیري هاي اداري‬
‫محسوب مﻲ شوند وﻗسمی باید تنظیﻢ شود ﻛه اوال دسترسی سریع به آن ها‬
‫امﻜان پﺬیر باشد و ﺛانیا‪ ،‬در نگهداري اسناد با ارزش نهایت ﻛوشﺶ به‬
‫عمﻞ آید‪.‬درضمﻦ بازیابﻲ اﻃﻼعات ومعلومات جهت انﺠام وﻇایف و پاسخگوﺋﻲ‬
‫به مراجعیﻦ‪ ،‬اهمیت بسزایﻲ دارد ﻛه در ﺻورت رعایت نﻜردن اﺻول اساسﻲ‪،‬‬
‫به ایﺠاد اختﻼل در نظام اداري خواهد انﺠامید ‪ .‬از ﻃرﻓﻲ انﺠام وﻇایف‬
‫ﻗانونﻲ و اجراي مسوﻟیت آن درﻗبال آرشیف ضرورت ایﺠاد تشﻜیﻼت‪ ،‬منسﺠﻢ‬
‫مدیریت اسناد را در هراداره اجتناب ناپﺬیر مﻲ سازد‪.‬‬
‫بدیﻦ ملحوظ الزم است تا پروسه های اراﺋه خدمات بشکﻞ دﻗیﻖ بررسی‬
‫وبعدازساده سازی وحﺬف ﻗدمه های غیر ضروری ﻃرزاﻟعمﻞ ها تهیه وترتیب‬
‫گردد‪ .‬که متناسب با نیازمندی های شهروندان وبه گونه مراجعیﻦ محور‬
‫باشد‪ .‬به گونه که اراﺋه خدمات بهتر وبه موﻗع برای شهروندان میتواند‬
‫میزان اعتماد مردم را بادوﻟت اﻓزایﺶ داده وزمینه ﺛبات بیشتر اجتماعی‬
‫را ﻓراهﻢ سازد‪.‬‬

‫‪1‬‬
 ‫فصل اول ‪-‬احکام عمومی‬
‫ماده اول‪:‬مبنی‬
‫ایﻦ ﻃرزاﻟعمﻞ بر مبنای احکام ﻗانون ﺛبت احوال نفوس منتشره جریده‬
‫رسمی شماره (‪ ) 1154‬مورخ ‪ 1393/9/25‬ه‪.‬ش تدویﻦ گردیده است‪.‬‬
‫ماده دوم ‪:‬اهداف‬
‫‪ .1‬ایﺠادسهوﻟت درآرشیف ‪،‬ﻃبقه بندی‪ ،‬دسته بندی و دسترسی به اسناد‬
‫‪ .2‬ارایه معلومات به خدمات بعدازتوزیع تﺬکره اﻟکترونیکی‬
‫‪ .3‬حفظ ونگهداری اسناد‬
‫‪ .4‬حﺬف عملیات های تکراری و غیر ضروری درآرشیف نمودن اسناد‬
‫‪ .5‬تطبیﻖ و عملی نمودن بهتر ﻗانون ﺛبت احوال نفوس‬
‫ماده سوم ‪:‬اصطالحات‪:‬‬
‫عبارت از مﺠموعه اسناد و مدارکی که براساس ﻗانون ارزش‬ ‫آرشیف‪:‬‬
‫نگهداری دایمی و همیشگی داشته باشد‪.‬‬
‫خدمات بعدازتوزیع‪ :‬اﺻﻼح و تغیر معلومات شهروندان ‪،‬تﺠدید تﺬکره های‬
‫اﻟکترونیکی ‪،‬ﺛبت توﻟدات و واﻓیات و سایر خدمات درکارت های‬
‫اﻟکترونیکی را خدمات بعد از توزیع تﺬکره اﻟکترونیکی می نامند‪.‬‬
‫زون‪ :‬عبارت از زون های پنﺠگانه آرشیف که والیات اﻓغانستان تقسیﻢ‬
‫بندی گردیده است ‪.‬‬
‫کدگزاری‪ :‬عبارت از عﻼمت ونشانه خاص وﻗراردادی که بتوان ذریعه آن‬
‫یک دوسیه را از دوسیه دیگر و سند از سند دیگر جدا کرده و مشخص نمود‪.‬‬

‫‪2‬‬
 ‫فصل دوم‬
‫ساختار آرشیف مرکزی تذکره الکترونیکی‬
‫ماده چهارم‪ :‬تقسیم بندی والیات افغانستان براساس زون‬

‫کابﻞ‪ ،‬غور‪ ،‬بامیان‪ ،‬میدان وردگ‪ ،‬غزنی‪،‬دایکندی‬ ‫‪:‬‬ ‫زون مرکزی‬

‫ننگــــــرهار‪ ،‬کنر‪ ،‬نورستان‪ ،‬ﻟغمان‬ ‫زون شــــرق‪:‬‬
‫هرات‪ ،‬نیمروز‪ ،‬بادغیس‪ ،‬ﻓراه‪ ،‬ارزگان‬ ‫زون غـــرب ‪:‬‬
‫پروان‪ ،‬کاپیسا ‪،‬پنﺠشیر ‪،‬کندز‪ ،‬بغﻼن ‪،‬تخار‪ ،‬بلخ‪،‬‬ ‫شمـال ‪:‬‬ ‫زون‬
‫جوزجان‪ ،‬سرپﻞ‪ ،‬ﻓاریاب‪،‬بدخشان ‪،‬سمنگان‬
‫کندهار‪ ،‬هلمند‪،‬زابﻞ‪ ،‬خوست‪ ،‬ﻟوگر‪ ،‬پکتیا‪،‬پکتیکا‪.‬‬ ‫‪:‬‬ ‫زون جنوب‬
‫ماده پنجم ‪ :‬آرشیف مؤقتی در مراکز ساحوی‬
‫‪ ‬کارمندان ساحوی که مسئوﻟیت پیشبرد امور آرشیف را در مراکز بدوش دارند‬
‫موﻇف اند که دوسیه های شهروندان را بعدازتکمیﻞ پروسه ﺛبت نام از‬
‫کارمند کنترول کیفیت تسلیﻢ گردیده وﻃبﻖ ﻃرزاﻟعمﻞ هﺬا دوسیه هارا دسته‬
‫بندی‪ ،‬ترتیب وتنظیﻢ نموده و درج دیتابیس موﻗت نمایندو هنگام انتقال‬
‫دوسیه ها به آرشیف مرکزی گزارش خودرا باناﻇر ارشیف شریک گردانند‪.‬‬
‫‪ ‬کارمندان ساحوی وﻇیفه دارند تا انتقال کامﻞ دوسیه ها به آرشیف‬
‫مرکزی در ﺻورت نیاز به اسناد مورد ضرورت بخاﻃر سهوﻟت شهروندان‬
‫معلومات را از ﻃریﻖ ایمیﻞ و یا سایر وسایﻞ ارتباﻃی باآرشیف مرکزی‬
‫وخدمات بعداز توزیع شریک سازند‪.‬‬
‫ماده ششم ‪:‬ارائـــه معلومات برای خدمات بعد از توزیع‬
‫ارایه معلومات آرشیف برای متقاضیان که از ﻃریﻖ خدمات بعداز توزیع مراجعه‬
‫می کنند به شرح ذیﻞ میباشد‪.‬‬
‫معلومات ﺻرف از کاپی اسناد مورد ضرورت که در ﻓورم مخصوص ارایه‬ ‫‪-1‬‬
‫معلومات ازآرشیف نشانی میگردد‪ ،‬برای متقاضی ارایه میگردد‪.‬‬
‫ﻓورم اﺻلی به هیچگاه به متقاضی تسلیﻢ داده نمیشود‪ .‬در ﺻورت نیاز‬ ‫‪-2‬‬
‫هارد کاپی آن و یا ذریعه ایمیﻞ و دیگر وسایﻞ ارتباﻃی بابخﺶ های مربوط‬
‫شریک خواهد شد‪.‬‬
‫فصل سوم‪-‬ترتیب وتنظیم دوسیه ها‬
‫ماده هفتم ‪:‬دسته بندی وطبقه بندی دوسیه ها‬
‫دسته بندی اسناد و پیاده سازی روش های بازیابی و جستﺠوی مدارک نقﺶ‬
‫بسیار مهمی درآرشیف سازی دارد‪.‬که درایﻦ مرحله تمام دوسیه مواﺻلت‬
‫ورزیده در ابتدا به اساس والیات وزون های پنﺠگانه تقسیﻢ بندی شده و‬
‫بعداز ترمیﻢ و تعویض وارد مرحله کد گﺬاری میگردد‪.‬‬

‫‪3‬‬
 ‫ماده هشتم‪ :‬کدگذاری دوسیه ها‬
‫کد بندی اسناد به منظور دستیابی سریع به آنها ﺻورت می پﺬیرد‪.‬که جهت‬
‫دسترسی به اسناد باید تمام دوسیه ها به ﺻورت مﺠزا کدگﺬاری گردد‪،‬که‬
‫مراحﻞ مختلف سیستﻢ کدبندی دوسیه های شهروندان را بادرنظرداشت نفوس‬
‫کشور ﻃی ساﻟهای متمادی درنظرگرﻓته ویک روش ترکیبی که عدد وحروف را‬
‫شامﻞ میگردد ﻃرح ریزی گردیده است ‪.‬‬
‫ماده نهم‪ :‬مراحل کدگذاری‬
‫د گﺬاری که مرکب از عدد و حروف میباشد به شرح ذیﻞ میباشد‪.‬‬ ‫سیستﻢ کٌ‬
‫د مﺬکور‬‫د نمبر هر دوسیه را از عدد (‪ )1‬آغاز نموده و به ترتیب کٌ‬ ‫کٌ‬
‫را اﻟی به یک ﺻد هزار (‪ )100000‬باالی دوسیه ها درج می نمایﻢ ‪ ،‬ﻗابﻞ‬
‫ذکر است که هر والیات اﻓغانستان را جداگانه از (‪ )1‬اﻟی به یک ﺻد هزار‬
‫د گﺬاری می نمایﻢ ‪.‬‬ ‫(‪ )100000‬کٌ‬
‫د نمبر هر والیت به یکصد هزار (‪ )100000‬برسد آنرا توﻗف و‬ ‫هنگامیکه کٌ‬
‫جهت ساده سازی سیستﻢ از حروف اﻟفبای انگلیسی استفاده میکنیﻢ بشکﻞ‬
‫)‪ )A3( ، )A2( ،(A1‬اﻟی به (‪ )A‬یکصد هزار (‪ )A-100000‬و به همیﻦ ترتیب‬
‫اﻟی به حرف اخر اﻟفبای انگلیسی یعنی (‪ )Z‬بشکﻞ ذیﻞ ادامه پیدا میکند‬
‫‪.‬‬
‫(‪ (B-1‬اﻟی )‪ (C-1) ، )B -100000‬اﻟی (‪ (C – 100000‬و )‪ )D-100000( ، (D-1‬به‬
‫همیﻦ ترتیب اﻟی به (‪)Z-1‬‬
‫و (‪ )Z-100000‬به پیﺶ میرود ‪.‬‬
‫ً حروف انگلیسی آخر میگردد‪ ،‬یعنی به (‪ )Z‬میرسد دوباره یک‬ ‫اگر احیا‬
‫(‪ (A‬اضاﻓه می نمایﻢ به ایﻦ شکﻞ (‪.(AA-1‬‬
‫ماده دهم ‪ :‬ثبت معلومات دردیتابیس‬
‫دوسیه های شهروندان نظر به ﻓورم های ﻓامیلی و انفرادی واسنادهای‬
‫موجود دریک دوسیه بامحتوای ذیﻞ دیتابیس میگردد‪.‬‬
‫‪ ‬شهرت رﺋیس ﻓامیﻞ ( اسﻢ‪،‬وﻟد)‬
‫‪ ‬شماره ﻓورم ﻓامیلی‬
‫‪ ‬تعداد ﻓورم های ﻓامیلی وانفرادی‬
‫‪ ‬مﺠموعه اسناد‬
‫‪ ‬کد دوسیه‬
‫‪ ‬نمبر اﻟماری‬
‫‪ ‬والیت‬
‫‪ ‬تاریخ ﺛبت دردیتابیس‬
‫‪ ‬ضﻢ ﻓورم های تکراری بااﺻﻞ دوسیه یک ﻓامیﻞ‬
‫ماده یازدهم‪ :‬آماده سازی‬
‫بعدازاجرای مراحﻞ ﻃبقه بندی و کد گﺬاری دوسیه ها به تفکیک و براساس‬
‫ﻃبقه بندی های انﺠام شده دراﻟماری ها گﺬاشته میشوند‪ .‬که درایﻦ مرحله‬
‫برای جداسازی دوسیه های مختلف از برچسپ های بارنگ های مختلف جهت ﺛبت‬
‫کد دوسیه برروی آنهااستفاده میشود‪.‬‬

‫‪4‬‬
 ‫فصل چهارم‪-‬احکام متفرقه‬
‫ماده دوازدهم‬
‫هنگامیکه یکی یا چند نفر از اعضای ﻓامیﻞ از پروسه بایومتریک باﻗی‬
‫مانده باشد‪ .‬و ﻓورم های انفرادی آن بااﺻﻞ دوسیه ﻓامیﻞ آرشیف گردیده‬
‫باشد‪ .‬تنها ﻓورم انفرادی همان شخص بدست شخص مسئول اداره سپرده میشود‬
‫تا پروسه بایومتریک آن تکمیﻞ گردد‪.‬‬
‫ماده سیزدهم‪:‬‬
‫درﺻورت مواﺻلت دوسیه های که که بدون ﻓورم ﻓامیلی و انفرادی بوده‬
‫اما دارای رسید ﻓامیلی و انفرادی باشد دوسیه مﺬکور را میتوان آرشیف‬
‫نمود چون رسید ها عیﻦ محتوای ﻓورم ها بوده و دارای امضاء متقاضی‬
‫میباشد‪.‬‬
‫ماده چهاردهم ‪:‬‬
‫در ﺻورت مواﺻلت دوسیه های که نه ﻓورم ﻓامیلی و انفرادی و نه رسید‬
‫ﻓامیلی و انفرادی داشته باشد دوسیه ﻓوق اﻟﺬکر ناﻗص بوده و مسترد‬
‫میگردد‪.‬‬
‫ماده پانزدهم‪:‬‬
‫در ﺻورت مواﺻلت ﻓورم های ﻓامیلی وانفرادی تکراری (‪ )Duplicat‬ﻓورم‬
‫ذکرشده نظر به شماره ﻓامیلی تشخیص وبااﺻﻞ دوسیه همان ﻓامیﻞ یکﺠا‬
‫میگردد‪.‬‬
‫ماده شنزدهم‪:‬‬
‫دوسیه های کوچی ازاینکه محﻞ سکونت اﺻلی و ﻓعلی آن مشخص نیست بصورت‬
‫جداگانه کد گﺬاری شده آرشیف میگردد‪.‬‬
‫مادهفدهم‪:‬‬
‫ایﻦ ﻃرزاﻟعمﻞ در مراکز ﺛابت و سیار ﺛبت نام ‪ ،‬والیات و کشور های‬
‫بیرون مرزی که در آنﺠا توزیع تﺬکره اﻟکترونیکی جریات داشته باشد‬
‫ﻗابﻞ تطبیﻖ میباشد‪.‬‬
‫ماده هجدهم ‪:‬‬
‫‪ .1‬ایﻦ ﻃرزاﻟعمﻞ در چهار ﻓصﻞ و(‪ )18‬ماده ترتیبب و بعداز از تاریخ‬
‫منظوری ریئس عمومی اداره ملی احصاﺋیه و معلومات ناﻓﺬ و ﻗابﻞ‬
‫تطبیﻖ میباشد‪.‬‬
‫‪ .2‬اعتبار از تاریخ انفاذ ایﻦ ﻃرزاﻟعمﻞ تمام احکام و ﻃرزاﻟعمﻞ‬
‫هایی که ﻗبﻼ ناﻓﺬ گردیده و در مغایرت باایﻦ ﻃرزاﻟعمﻞ مباشد‬
‫ملغی تلقی میگردد‪.‬‬

‫منظور کننده ‪:‬‬

‫احمدجاوید رسولی‬
‫رئیس عمومی اداره ملی احصائیه و معلومات‬

‫‪5‬‬