Professional Documents
Culture Documents
ABSTRACT
The effective process of planning and procurement is to ensure the availability of drugs both type
and right amount that appropriate with the requirement to get an economical price so that it can avoid
with the deficiency and the excess of drugs. Evaluation of the planning and procurement of antibiotics by
using ABC analysis can make it easier to control the supply of drugs based on investment value and value
in use of the highest value to the lowest. The objective of this study to identify and evaluate the planning
and procurement the effect of antibiotic drugs inventories using ABC analysis in Pharmacy Installation
department of Prof. Dr. R. D. Kandou Manado. This research is a descriptive study with data collection
by retrospective prospective based on documents of antibiotics used and interviews in the pharmacy
installation department of Prof. Dr. R. D. Kandou Manado. This research was conducted to record the
planning and procurement of antibiotic drugs in the period of January - April 2016 and interviewed with
five respondents. The results showed that the planning and procurement of antibiotic drugs in the
pharmacy installation department of Prof. Dr. R. D. Kandou is still got an inanition of drugs, retardation
of drugs dispatch, retardation of payment, a distributor did not undertake the supply of drugs because of
the unavailability of raw materials and pricing of drugs that are less precise. The used of ABC analysis of
the value of inventories of antibiotic drugs influence on hospital budgets, this is caused by the budget of
the drugs increased as a result of the incorrect drugs price. The high price of an drug items will affect the
entire budget of the hospital.
ABSTRAK
Proses perencanaan dan pengadaan yang efektif ialah dengan menjamin ketersediaan obat baik
dalam hal jenis dan jumlah yang tepat sesuai dengan kebutuhan guna mendapatkan harga yang ekonomis
sehingga dapat menghindari adanya kekurangan dan kelebihan obat. Evaluasi perencanaan dan pengadaan
obat antibiotik dengan menggunakan analisis ABC dapat mempermudah untuk mengendalikan persediaan
obat berdasarkan nilai investasi dan nilai pakai dari nilai tertinggi hingga terendah. Penelitian ini
bertujuan untuk mengetahui dan mengevaluasi perencanaan dan pengadaan serta pengaruh penggunaan
analisis ABC terhadap nilai persediaan obat antibiotik di Instalasi Farmasi RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou
Manado. Penelitian ini berupa penelitian deskriptif dengan pengumpulan data secara retrospektif dan
prospektif yang didasarkan pada dokumen penggunaan obat antibiotik dan wawancara di Instalasi
Farmasi RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou Manado. Penelitian ini dilakukan terhadap catatan perencanaan
dan pengadaan obat antibiotik pada periode Januari ± April 2016 serta wawancara terhadap 5 responden.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa perencanaan dan pengadaan obat antibiotik di Instalasi Farmasi
RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou Manado masih terdapat adanya kekosongan obat, terjadi keterlambatan
pengiriman obat, keterlambatan pembayaran, distributor yang tidak menyanggupi penyediaan obat karena
tidak tersedianya bahan baku dan penetapan harga obat yang kurang tepat. Penggunaan analisis ABC
12
PHARMACONJurnal Ilmiah Farmasi t UNSRAT Vol. 5 No. 3 AGUSTUS 2016 ISSN 2302 - 2493
terhadap nilai persediaan obat antibiotik sangat berpengaruh terhadap anggaran belanja rumah sakit, hal
ini disebabkan oleh anggaran pembelian obat yang meningkat akibat penetapan harga obat yang tidak
sesuai. Besarnya harga satu item obat akan mempengaruhi seluruh anggaran pembelian rumah sakit.
13
PHARMACONJurnal Ilmiah Farmasi t UNSRAT Vol. 5 No. 3 AGUSTUS 2016 ISSN 2302 - 2493
14
PHARMACONJurnal Ilmiah Farmasi t UNSRAT Vol. 5 No. 3 AGUSTUS 2016 ISSN 2302 - 2493
bahwa obat antibiotik mempunyai arti yang Analisis data dilakukan dengan
penting bagi rumah sakit, baik menghitung nilai pakai dan nilai investasi
ketersediannya maupun nilai ekonomisnya. setiap obat antibiotik dalam Microsoft Excel
Akibat jumlah pemakaian yang tinggi maka kemudian dilakukan analisis ABC dengan
proses pengendalian perencanaan dan mengelompokkannya ke dalam 3 group
pengadaannya perlu diperhatikan secara yaitu A, B dan C yang didasarkan atas nilai
efektif untuk menghindari adanya investasinya, diurutkan dari nilai terbesar
kekurangan atau kelebihan stok. hingga terkecil. Kelompok A yaitu jenis
antibiotik yang menyerap dana sebesar 70%
METODOLOGI dari keseluruhan pemakaian obat, kelompok
Jenis penelitian merupakan penelitian B yaitu jenis antibiotik yang menyerap dana
deskriptif dengan pengambilan data secara sebesar 20% dari keseluruhan pemakaian
retrospektif dan prospektif yang didasarkan obat dan kelompok C yaitu jenis antibiotik
pada dokumen penggunaan obat antibiotik yang menyerap dana sebesar 10% dari
dan wawancara di Instalasi Farmasi RSUP. keseluruhan pemakaian obat. Kemudian
Prof. Dr. R.D. Kandou Manado. dihitung nilai investasi yang dibutuhkan
Alat yang digunakan yaitu kamera, setiap item obat antibiotik, hitung nilai
interview guide (pedoman wawancara) dan persediaannya, kemudian dibandingkan
Logbook. Bahan yang digunakan yaitu data dengan nilai persediaan pada awal
semua jenis antibiotik yang digunakan oleh perencanan dengan nilai persediaan pada
pasien yang ada di RSUP Prof. Dr. R. D. saat pengadaan. Selanjutnya, data yang
Kandou pada periode Januari ± April 2016. sudah dihitung dideskripsikan ke dalam
Metode pengumpulan data yaitu kalimat naratif.
berdasarkan data primer dan data sekunder.
Data primer yaitu berupa data yang HASIL DAN PEMBAHASAN
diperoleh melalui wawancara dengan 5 Perencanaan
responden yang terdiri dari Kepala Instalasi Perencanaan kebutuhan persediaan obat
Farmasi, Kepala Gudang, Kepala Pejabat antibiotik di Instalasi Farmasi RSUP Prof.
Pembuat Komitmen (PPK), Kepala Unit Dr. R. D. Kandou didasarkan pada jumlah
Layanan Pengadaan (ULP) dan Panitia pemakaian obat sebelumnya yang dijadikan
Pemeriksa Penerima Hasil Pekerjaan. Data sebagai dasar untuk perencanaan/pemesanan
sekunder yaitu data yang diperoleh dari obat selanjutnya. Selain dilihat dari jumlah
laporan-laporan atau catatan-catatan yang pemakaiannya, disesuikan juga dengan
ada di Instalasi Farmasi RSUP Prof. Dr. R. alokasi dana yang tersedia. Namun,
D. Kandou. Data-data yang diperoleh berupa penerapan analisis dengan menggunakan
: laporan stock opname obat antibiotik, metode ABC masih kurang efektif, karena
laporan mengenai jenis antibiotik yang semua obat antibiotik di rumah sakit
digunakan, laporan jumlah pemakaian obat diprioritaskan sama sehingga pada proses
dan laporan mengenai harga obat antibiotik. pengendaliannya kita tidak dapat
mengetahui obat yang menjadi prioritas
15
PHARMACONJurnal Ilmiah Farmasi t UNSRAT Vol. 5 No. 3 AGUSTUS 2016 ISSN 2302 - 2493
untuk dikendalikan dan menyerap dana yang mampu mengatasi masalah tersebut. Hal ini
besar. Oleh karena itu, dapat dikatakan berhubungan dengan perencanaan
bahwa perencanaan obat antibiotik di kebutuhan persediaan obat rumah sakit,
Instalasi Farmasi RSUP Prof. Dr. R. D. jumlah pemesanan tergantung pada
Kandou belum berjalan dengan baik yaitu permintaan obat dari setiap depo. Untuk
obat antibiotik yang direncanakan tidak mengendalikan persediaan obat antibiotik,
sesuai dengan pengadaan, kemudian perlu memperhatikan penentuan jumlah
penetapan harga pada saat perencanaan pemesanan, perencanaan pembelian sebagai
berbeda dengan harga pada saat pengadaan, titik awal pengendalian untuk
serta terjadi kekosongan obat yang mengantisipasi ketersediaan obat antibiotik
menyebabkan dilakukan pemesanan secara di Instalasi Farmasi. Adapun masalah -
urgen ke apotek lain. masalah yang terjadi pada saat perencanaan
Hasil ini diperkuat dengan teori yaitu kurangnya volume obat antibiotik pada
Anshari (2009), yang menjelaskan bahwa saat direncanakan/dipesan dengan volume
hal-hal yang harus diperhatikan dalam obat pada saat obat datang (penerimaan).
perencanaan yaitu alokasi dana yang Hal ini disebabkan oleh supplier yang
tersedia, harga per item obat dan penentuan terlambat mengantarkan barang dan terjadi
berapa besar serta kapan pemesanan harus kekosongan barang pada distributor.
dilakukan. Apabila hal ini tidak sesuai, maka Menurut Anshari (2009), ini merupakan
pengendalian perencanaan belum bisa salah satu masalah yang sering timbul dalam
dikatakan efektif. Efektif yang dimaksud proses perencanaan dan pengadaan yaitu
yaitu perencanaan yang mendapatkan jenis obat yang datang tidak sesuai dengan yang
dan jumlah obat yang tepat dan sesuai dipesan dan kehabisan jenis obat tertentu.
kebutuhan serta menghindari adanya Sehingga kekosongan obat tidak dapat
kekosongan obat. Perencanaan dilakukan dihindari.
untuk memenuhi kebutuhan rumah sakit
dalam periode tertentu secara tepat terhadap Pengadaan
pemilihan jenis obat, jumlah dan spesifikasi Pengadaan merupakan kegiatan untuk
yang harus dipenuhi (Nadia, 2012). memenuhi sejumlah kebutuhan barang dan
Menurut Rangkuti (2007), persediaan jasa berdasarkan perencanaan yang telah
diharapkan mampu mengantisipasi fluktuasi dibuat dengan kualitas barang dan jasa yang
permintaan barang selama periode tertentu. terbaik dengan harga yang murah (Nadia,
Dalam menghadapi fluktuasi permintaan, 2012). Dalam KeMenKes No.
maka persediaan obat yang ada di instalasi 1197/MENKES/X/2004 tentang Standar
farmasi khususnya gudang medik mampu Pelayanan Farmasi Rumah Sakit, pengadaan
memenuhi permintaan setiap unit. Dalam merupakan kegiatan untuk merealisasikan
mengantisipasi fluktuasi permintaan, jumlah kebutuhan yang telah direncanakan dan
pemesanan terhadap obat dapat menjadi titik disetujui, melalui pembelian, produksi dan
awal dalam pengendalian persediaan. sumbangan/hibah. Pembelian dapat
Jumlah pemesanan yang optimal diharapkan dilakukan secara tender oleh Panitia
16
PHARMACONJurnal Ilmiah Farmasi t UNSRAT Vol. 5 No. 3 AGUSTUS 2016 ISSN 2302 - 2493
Pembelian Barang Farmasi dan secara Presiden No. 54 Tahun 2010 tentang
langsung dari pabrik/distribusi/PBF/rekanan. pengadaan barang/jasa pemerintah.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Masalah yang terjadi dalam pengadaan
pengadaan antara lain sejumlah obat antibiotik berdasarkan hasil wawancara
supplier/pemasok, harga dan kondisi pasar, yaitu pada ketersediaan dan
pelayanan pengiriman serta pembayaran dana/pembayaran. Hal ini sangat
pemesanan. mempengaruhi proses pengadaan persediaan
Hasil wawancara terkait dengan obat antibiotik, terjadinya kesalahan dalam
pengadaan obat antibiotik di Instalasi pembayaran pesanan maka akan
Farmasi RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou mempengaruhi ketersediaan obat. Menurut
dilakukan dengan pemilihan jenis antibiotik Nadia (2012), setiap obat yang tersedia di
dan penentuan harga obat antibiotik. rumah sakit memiliki nilai investasi dan
Mashuda (2012), menyatakan bahwa suatu jenis persediaan farmasi dapat
pengadaan yang efektif adalah pengadaan menghabiskan sejumlah anggaran, baik itu
yang ekonomis, menjamin ketersediaan banyak maupun sedikit. Jadi, masalah dalam
dalam jenis dan jumlah yang tepat, serta pembayaran akan sangat mempengaruhi
harga yang ekonomis. Penentuan harga obat ketersediaan suatu obat. Selain itu, masalah
antibiotik pada saat perencanaan obat lain yang terjadi pada proses pengadaan
antibiotik sudah merupakan harga yang yaitu pada proses lelang E-Katalog seperti
paling murah, tetapi pada saat obat diterima adanya gangguan sistem internet, terdapat
harga yang dicantumkan lebih mahal dari sanggahan dari peserta lelang dan adanya
harga yang direncanakan, sehingga terjadi distributor yang tidak menyanggupi proses
pengurangan jumlah item obat antibiotik permintaan kebutuhan obat. Hal ini dapat
yang akan dipesan. Sehingga, pengadaan di diatasi dengan cara mencari distributor lain
Instalasi Farmasi RSUP Prof. Dr. R. D. yang mampu menyanggupi permintaan
Kandou belum dikatakan efektif. Proses kebutuhan obat yang diperlukan dan
pengadaan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit penjelasan masalah tetap mengacu pada
dilakukan oleh Unit Pelayanan Pengadaan PERPRES No. 54 Tahun 2010 (Anonim,
(ULP) dan jenis pengadaan ada dua yaitu 2010).
pengadaan E-Katalog dan Non-Katalog.
Setelah ULP mengadakan lelang maka Analisis ABC
selanjutnya akan diserahkan ke Pejabat Tabel 1 menunjukkan presentase obat
Pembuat Komitmen (PPK), kemudian antibiotik yang telah dianalisis
setelah barang ada maka akan diperiksa oleh menggunakan analisis ABC di Instalasi
panitia penerima dan pemeriksa hasil Farmasi RSUP Prof. Dr. R. D. Kandou. Dari
pekerjaan yang bertugas menerima dan hasil yang diperoleh, terlihat bahwa jumlah
memeriksa obat sesuai pemesanan atau obat yang termasuk kelompok A sebanyak
tidak. Rumah sakit juga memiliki dua 4 item (10%) dengan biaya sebesar Rp.
sumber anggaran yaitu anggaran APBN dan 217.000.000,- (70%), sedangkan yang
BLU. Hal ini sesuai dengan Peraturan termasuk kelompok B sebanyak 7 item
17
PHARMACONJurnal Ilmiah Farmasi t UNSRAT Vol. 5 No. 3 AGUSTUS 2016 ISSN 2302 - 2493
(20%) dengan biaya sebesar Rp. sesuai dengan anggaran dan dana yang
106.304.500,- (20%) dan yang termasuk dimiliki rumah sakit sehingga kebutuhan
kelompok C sebanyak 24 item (70%) obat belum dapat terjamin dan kekosongan
dengan biaya sebesar Rp. 41.096.630,- obat juga masih terjadi. Hal ini karena
(10%). Dari sejumlah presentase tersebut, penerapan metode ABC yang belum terlalu
jumlah item dan nilai investasi obat efektif, sehingga obat yang menyerap
antibiotik antara kelompok A hingga anggaran besar tidak diprioritaskan karena
kelompok C memperlihatkan bahwa semua obat yang ada di rumah sakit
semakin tinggi nilai investasi maka semakin memiliki prioritas yang sama yaitu sama-
kecil jumlah item obat. sama penting. Pengadaan obat antibiotik
Semakin kecil nilai investasi obat maka dilakukan setelah perencanaan kebutuhan
semakin banyak jumlah item obat. obat tiap depo sudah disetujui dan
Berdasarkan analisis dengan pengadaannya dilakukan melalui pembelian
menggunakan analisis ABC perencanaan dengan sistem tender, kemudian ada juga
dan pengadaan obat di RSUP Prof. Dr. R. D. pembelian secara langsung dimana hal ini
Kandou belum berjalan dengan efektif, dilakukan apabila bersifat urgen, obat yang
dimana berdasarkan data perencanaan dan dibutuhkan tidak ada di rumah sakit maka
pengadaan obat antibiotik serta data stock akan dilakukan pemesanan/pembelian ke
opname pemilihan jenis, jumlah dan Apotek pelengkap kimia farma.
penetapan harga perbekalan farmasi belum
Tabel 1. Pengelompokkan Antibiotik dengan Analisis ABC berdasarkan Jumlah Item Obat
dan Besarnya Biaya
No. Kelompok Jumlah Item Biaya (Rp) Item (%) Biaya (%)
1 A 4 217.000.000 10 70
2 B 7 106.304.500 20 20
3 C 24 41.096.630 70 10
Jumlah 35 364.401.130 100 100
termasuk dalam kelompok C. Antibiotik fast
Data Antibiotik Fast Moving moving juga sangat mempengaruhi
Tabel 2 menunjukkan jumlah antibiotik perencanaan dan pengadaan persediaan
yang memiliki pemakaian paling banyak farmasi di rumah sakit, terutama untuk obat
selama periode Januari ± April 2016 yaitu antibiotik yang memiliki jumlah kecil
dengan pemakaian rata-UDWD • LWHP dengan penyerapan nilai investasi yang
obat. Berdasarkan data analisis ABC dari 35 besar. Menurut Noerbiant dalam
obat antibiotik terdapat 15 antibiotik yang Wahyuningsih (2011), bahwa item
digolongkan ke dalam antibiotik fast persediaan lebih penting dari yang lainnya.
moving. Dari 15 item obat tersebut 4 item Item kelompok A merupakan item kritis,
diantaranya masuk dalam kelompok A, 2 kelompok B merupakan penting dan
item masuk dalam kelompok B dan 9 item kelompok C tidak penting, jika dihitung dari
18
PHARMACONJurnal Ilmiah Farmasi t UNSRAT Vol. 5 No. 3 AGUSTUS 2016 ISSN 2302 - 2493
nilai investasinya. Kelompok C bukan benar perlu diadakan dan mana yang tidak
berarti kelompok yang tidak dibutuhkan, perlu diadakan kembali karena terlalu
hanya pemantauannya terhadap item banyak item obat dengan moving yang
kelompok C tidak memerlukan perhatian rendah akan menyulitkan pemantauan dan
yang lebih (Roy, 2005). Adanya beresiko kadaluarsa (Pujawati, 2015).
perhitungan ini dapat digunakan untuk
menyeleksi item obat mana saja yang benar-
19
PHARMACONJurnal Ilmiah Farmasi t UNSRAT Vol. 5 No. 3 AGUSTUS 2016 ISSN 2302 - 2493
20
PHARMACONJurnal Ilmiah Farmasi t UNSRAT Vol. 5 No. 3 AGUSTUS 2016 ISSN 2302 - 2493
21
PHARMACONJurnal Ilmiah Farmasi t UNSRAT Vol. 5 No. 3 AGUSTUS 2016 ISSN 2302 - 2493
22