Standard 

Specification  Revision   
Vendor Documents  No  Date  Page 
Specification No.  
PB  2020.01.15  1 
00257650‐0000‐40EG‐0001 

CLIENT:     LITHIUM NEVADA CORPORATION 

PROJECT: THACKER PASS 
 
 
    SIGNATURE    DATE 
   
 
PREPARED BY:  D. Lyon 
   
 
REVIEWED BY:  Y. Zhou 
   
 
APPROVED BY:  T. Van Daele 
 

ISSUE/REVISION HISTORY 

Issue  Revision 
Revision Details 
Code  No.  By  Rev’d.  App.  Date 
RD  PA  DL  YZ  TVD  2020.01.03  Released for Review 
RI  PB  DL  YZ  TVD  2020.01.15  Released for Information 
             
             
             
             
             
             

Issue Codes:  RC = Released for Construction, RD = Released for Design, RF = Released for Fabrication, RI = Released for Information, RP = Released for 
Purchase, RQ = Released for Quotation, RR = Released for Review and Comments. 

This  Specification  is  the  property  of  EXP  U.S.  Services  Inc.  (EXP).    Information  and  know‐how  herein  are 
confidential and may not be used, reproduced, or revealed to others except in accordance with contract or 
other written permission of EXP. 
   

00257650‐0000‐40EG‐0001_rev PB  ‐ Vendor Documents.docx     Page 1 of 4 
 Standard Specification  Revision   
Vendor Documents  No  Date  Page 
Specification No.  
PB  2020.01.15  2 
00257650‐0000‐40EG‐0001 

TABLE OF CONTENTS 
 
1  DESCRIPTION .................................................................................................................................. 3 

2  DOCUMENTATION .......................................................................................................................... 3 

3  ELECTRONIC FORMATS ................................................................................................................... 3 

4  SUBMISSIONS ................................................................................................................................. 4 

5  SUBMISSION SCHEDULE .................................................................................................................. 4 

6  DOCUMENT REVIEW ....................................................................................................................... 4 

 
 
 
 
 
 
 

00257650‐0000‐40EG‐0001_rev PB  ‐ Vendor Documents.docx     Page 2 of 4 
 Standard Specification  Revision   
Vendor Documents  No  Date  Page 
Specification No.  
PB  2020.01.15  3 
00257650‐0000‐40EG‐0001 

1 Description 
This  specification  describes  the  requirements  for  the  submission  of  Vendor/Contractor 
documentation for review and retention in project records. 

2 Documentation 
Documentation includes drawings, schedules, data sheets, instructions, manuals and other pertinent 
data prepared by the Vendor/Contractor.   
Provide all documents in English. 
Provide dimensions in imperial units and process data in S.I. system (metric). 
Locate  drawing  title  blocks  in  the  lower  right  hand  corner.    Include  in  each  drawing  title  block  or 
document cover page: 
a) The document title, the document number and revision number. 
b) Reference project name – Lithium Nevada, Thacker Pass Sulfuric Acid Plant 
c) Reference project number –00257650‐A0 
d) Reference purchase order number 
e) Reference tag or item number. 
Any  change  to  a  previously  issued  document  constitutes  a  revision.  Clearly  identify  document 
revisions on subsequent issues. 
Once a document is issued, do not assign it a  new  number or reassign the number of a  cancelled 
document to another document. 
Provide documents and data in the quantity and format and according to the schedule indicated on 
the Vendor Data Requirements form. 

3 Electronic formats 
Ensure documents prepared in electronic format are compatible with the following software: 
Software  Description 
Microsoft Word  For reports, specifications 
Microsoft Excel  Cost estimate, datasheets 
AutoCAD 3D  All engineering drawings 
STAAD.Pro  Structural steel design 
Mat3d  Foundation design 
SmartPlant  Instrumentation & Controls design 
Instrumentation(SPI) 
Primavera P6  Project Schedule 
Solidworks  For Mechanical 
 
   
00257650‐0000‐40EG‐0001_rev PB  ‐ Vendor Documents.docx     Page 3 of 4 
 Standard Specification  Revision   
Vendor Documents  No  Date  Page 
Specification No.  
PB  2020.01.15  4 
00257650‐0000‐40EG‐0001 

Include support files for special fonts, symbology, etc. with drawing submissions. 
Include  drawings  and  sub‐vendor  drawings  and  data  in  manuals  and  data  books  submitted 
electronically.  Provide hard copies with full size prints. The requirements for compiling manuals are 
given in specification: 00257650‐0000‐45EG‐0004 Installation, Operation and Maintenance Manuals. 

4 Submissions 
Include a document transmittal letter with submissions.  Ensure the transmittal clearly indicates the 
reference project number, purchase order number and equipment tag number. 
Ensure documents are fully checked and approved and in full compliance with P.O. prior to submittal. 
Address all submissions to: ___________________________________________________ 
___________________________________________________ 
___________________________________________________ 

5 Submission schedule 
On Award of contract, prepare and submit a schedule for data submission. Indicate on the schedule 
the data item number from the Vendor Data Requirements form, lead time for the issue of data for 
initial review and the final submission date following review and release for fabrication. 
Provide immediate notification when any slippage to the schedule is foreseen. Update and resubmit 
the schedule every 30 days to reflect their current status. 

6 Document review 
Review of the Vendor/Contractor’s data is for general conformity to the contract documents.  This 
review  does  not  relieve  the  Vendor/Contractor  of  responsibility  for  errors  in  design,  detailing, 
fabrication or performance of the work by the Vendor/Contractor. 
Each document submitted for review will be returned within 14 days after the receipt of the data. 
Returned documents will indicating the status of the review and action required.  
Review  sub‐Vendor/sub‐Contractor  documents.  Do  not  submit  sub‐Vendor/sub‐Contractor 
documents containing errors or non‐conformities. 
 

 
DOCUMENT END 

00257650‐0000‐40EG‐0001_rev PB  ‐ Vendor Documents.docx     Page 4 of 4