‫جملة اكليل ‪ /‬السهة االوىل – العدد (‪)2‬‬ ‫دور نظام إدارة وثائق الهشاط يف إرساء حوكمة وثائقية‬

‫دور نظام إدارة وثائق الهشاط يف إرساء حوكمة وثائقية إسرتاتيجية يف املؤسسات‬

‫اإلدارية‬

‫(*)‬
‫د‪ .‬فتيحة قوميد‬
‫(**)‬
‫مصطفى عمرون‬

‫اإلالخص‬
‫جىضح هره الدزاطت مدي ؤهمُت الدوز الري ًادًه هؽام بدازة وزاثم اليؼاط في جعبُم‬
‫خىهمت وزاثلُت بطتراجُجُت داخل اإلااطظاث التي جدًس هما هبحرا مً الىزاثم واإلافلىماث‪ ،‬مً‬
‫خالٌ جبُان ؤهمُت الفمل وفلا للمفاًحر اإلاىصىص ـلحها دولُا في هرا الؼإن‪ .‬هما ؤجها حظخفسض‬
‫هُفُت الخفامل مق هرا الاهفجاز الىزاثلي مً خالٌ جبني طُاطت وزاثلُت حظاهم في صىق اللساز‬
‫ومساكبت وجبظُغ حمُق الفملُاث اإلافىُت بىزاثم اليؼاط ودـم ـملُت الخدظحن اإلاظخمس لىؽام‬
‫بدازة الىزاثم ودمجه مق ألاهؽمت ألاخسي لإلدازة‪ .‬وجعسكذ هره الدزاطت هرلً بلى مجمىـت مً‬
‫ألادواث التي مً ػإجها مظاـدة اإلااطظت في الظحر هدى بزطاء خىهمت وزاثلُت بطتراجُجُت حفىد‬
‫ـلحها بالسبذ والفاثدة‪.‬‬
‫ملدمت‬
‫جيخج ؤلادازاث واإلااطظاث بمخخلف ؤهىاـها همُاث هاثلت مً البُاهاث واإلافلىماث في‬
‫الىكذ الخاضس‪ ،‬وفي مفؽم هره اإلااطظاث‪" ،‬ؤصبدذ هىان زالزُت (ؤلاهخاج‪ ،‬الاطخخدام‪،‬‬
‫الخفؾ) للىزاثم ألاطاطُت"‪ ،1‬هره الىزاثم التي حفخبر الؼاهد السثِس ي ـلى وؼاظاث اإلااطظت‬
‫وخامُت لخلىكها‪ ،‬هرا الىاكق ًدخم ـلى اإلااطظاث ؤن جخخاز ؤهجق العسق وؤخدثها التي جدلم لها‬
‫ففالُت وطالمت ؤهثر وجىفس لها هىـُت ؤفضل مً اإلامازطاث والخدماث‪.‬‬

‫(*) حامفت وهسان ‪ 11‬ؤخمد بً بلت‬

‫(**) حامفت وهسان ‪ 11‬ؤخمد بً بلت‬

‫‪142‬‬
 ‫جملة اكليل ‪ /‬السهة االوىل – العدد (‪)2‬‬ ‫دور نظام إدارة وثائق الهشاط يف إرساء حوكمة وثائقية‬

‫هرا ما ًفظس ؼهىز ؤهؽمت بدازة الىزاثم وىطُلت لخدلُم ذلً‪ ،‬وجضمً للماطظت ههجا‬
‫ـلمُا ٌظاـدها ـلى الخدىم في وزاثم وؼاظها واإلادافؽت ـلى جساثها الىزاثلي‪ ،‬وجىفس طُاطت‬
‫وزاثلُت جدترم ؤهداف اإلااطظت وبِئتها وؤولُاتها وظبُفتها اللاهىهُت مً ؤحل بزطاء خىهمت‬
‫وزاثلُت بطتراجُجُت حظاـد ـلى اجخاذ وصىق اللساز‪.‬‬
‫أ‪ -‬ؤلاشكاليت‪:‬‬
‫ٌؼيل بوؼاء واطخمالٌ ومؼازهت وخفؾ وزاثم اليؼاط حصء ال ًخجصؤ مً ؤوؼعت‬
‫وـملُاث وؤهؽمت ؤي ماطظت ـامت ؤو خاصت‪ .‬حظاهم وزاثم اليؼاط هاجه في ألاداء وفي الفمل‬
‫الُىمي الجُد وفي بزباث الخلىق والخفاػ ـلحها‪ .‬فلُمتها حىهسٍت هإصىٌ ـملُاجُت ؤو ذاث كُمت‬
‫مالُت ؤو ججازٍت ؤو مفلىماجُت ؤو جازٍخُت ومظاهمتها في بدازة اإلافازف جدخاج بلى ضبغ هره اللُم‬
‫اإلاخفددة ألابفاد والتي جىاحه ؤًضا جددًاث احخماـُت وزكمُت‪.‬‬
‫ولرلً فةن مىاحهت هره الخددًاث ٌفني ضمىُا‪،‬بىاء هؽام مخيامل إلدازة وزاثم اليؼاط‬
‫وبدماحه في الىؽام ؤلادازي الفام للماطظت‪ .‬وجعبُم طُاطت زطمُت جىفرها بدازة اإلااطظت‬
‫وألادواث اإلاسجبعت بها التي مً ػإجها ؤن جإخر ػيل هؽام بدازة وزاثم اليؼاط الري ًلدم جىحها‬
‫واضخا ألداء اإلااطظت‪ ،‬ومً ؤحل جدلُم الىجاح الخىؽُمي‪ ،‬جم جصمُم اإلافاًحر إلاظاـدة ؤي‬
‫ماطظت لخدلُم ذلً وجم اكتراح هرا الىهج بهدف الخدظحن اإلاظخمس لألداء مق مساـاة‬
‫الاخخُاحاث الخالُت واإلاظخلبلُت للماطظت وذلً للىصىٌ بلى خىهمت وزاثلُت بطتراجُجُت جصٍد‬
‫مً ففالُت اإلااطظاث وجدافؾ ـلى حىدة ؤدائها وخدماتها التي جلدمها ومً ول ما طبم جدبادز‬
‫بلى ؤذهاهىا ؤلاػيالُت الخالُت‪ :‬كيف يمكً الىصىل ئلى جطبيم حىكمت وثائليت ئستراجيجيت مً‬
‫خالل جىفير هظام ئدازة وثائم اليشاط ؟‬
‫ب‪ -‬حساؤالث الدزاست‪:‬‬
‫اهعالكا مً الدظائٌ السثِس ي ًمىً ظسح الدظائالث الفسـُت الخالُت‪:‬‬
‫‪ -‬ما هي وزاثم اليؼاط ؟‬
‫‪ -‬ما هى هؽام بدازة وزاثم اليؼاط؟‬
‫‪ -‬فُما جخمثل مفاًحر بدازة وزاثم اليؼاط؟‬
‫‪ -‬ماذا ًلصد بالخىهمت الىزاثلُت ؟‬

‫‪141‬‬
 ‫جملة اكليل ‪ /‬السهة االوىل – العدد (‪)2‬‬ ‫دور نظام إدارة وثائق الهشاط يف إرساء حوكمة وثائقية‬

‫‪ -‬فحها ًخمثل دوز هؽام بدازة وزاثم اليؼاط في الىصىٌ بلى جعبُم خىهمت وزاثلُت‬
‫بطتراجُجُت؟‬
‫ج‪ -‬أهداف الدزاست‬
‫جحاول هره الدزاست الىصىل ئلى مجمىعت مً ألاهداف هأحي على ذكس أهمها‪:‬‬
‫‪ -‬الخفسٍف بىؽام بدازة وزاثم اليؼاط مً خُث اإلافهىم واإلابادت والخصاث وحفدًد‬
‫حملت مً الفىاثد التي ًمىً ؤن جىدظبها اإلااطظاث ؤلادازٍت مً خالٌ جىفُر هرا‬
‫الىؽام‪.‬‬
‫‪ -‬بللاء الضىء ـلى مفاًحر بدازة وزاثم اليؼاط والخىىٍه بالدوز ألاطاس ي الري جلفبه هره‬
‫اإلافاًحر في جلدًم ؤخظً اإلامازطاث وؤلاحساءاث وجىخُدها‪.‬‬
‫‪ -‬الخعسق بلى ألادواث التي حظاـد في جىفُر هؽام بدازة وزاثم اليؼاط ـلى مظخىي‬
‫اإلااطظاث ؤلادازٍت‪.‬‬
‫‪ -‬الخفسٍف بالخىهمت الىزاثلُت وؤهمُتها باليظبت بلى جدظحن ؤداء اإلااطظاث واإلاظاـدة‬
‫في اجخاذ اللساز‪.‬‬
‫‪ -‬الخىض في هُفُت الىصىٌ بلى جعبُم خىهمت بطتراجُجُت داخل اإلااطظاث ؤلادازٍت‬
‫باالـخماد ـلى هؽام بدازة وزاثم اليؼاط‪.‬‬
‫‪ -1‬مفاهيم‪ ،‬مبادئ وفىائد هظام ئدازة وثائم اليشاط‬
‫‪ 1-1‬مفهىم وثائم اليشاط‪:‬‬
‫لخددًد حفسٍف وزاثم اليؼاط‪ ،‬حفازٍف ‪ ISO 15489‬و ‪ ISO30300‬جىمل بفضها البفض‪،‬‬
‫وحفسف ـلى ؤجها "وزاثم جم بوؼائها‪ ،‬اطخالمها وخفؽها هإدلت ومفلىماث مً كبل شخ‬
‫ظبُعي ؤو اـخبازي خالٌ ممازطت التزاماجه اللاهىهُت ؤو اللُام بيؼاظاجه " ؤو " مفلىماث جم‬
‫بوؼائها‪ ،‬اطخالمها وخفؽها هدلُل وؼاط مً كبل شخ ظبُعي ؤو اـخبازي ؤزىاء ممازطت‬
‫التزاماجه اللاهىهُت ؤو حظُحر ؤـماله" ‪.‬‬

‫‪142‬‬
 ‫جملة اكليل ‪ /‬السهة االوىل – العدد (‪)2‬‬ ‫دور نظام إدارة وثائق الهشاط يف إرساء حوكمة وثائقية‬

‫يىضح هران الخعسيفان عدة هلاط مهمت‪:‬‬

‫‪ -‬ال ًُلصد بمصعلح "ؤدلت" اإلافنى اللاهىوي وخظب‪ ،‬وبهما اإلافنى الفملي ؤو الىؼُفي ؤًضا‬
‫والري ٌظمذ للماطظت بةحساء ؤوؼعتها الُىمُت وجبرًس بحساءاتها اإلاخفللت بااللتزاماث‬
‫الداخلُت و‪/‬ؤو الخازحُت‪.‬‬
‫‪ -‬وزاثم اليؼاط هي اإلافلىماث والىزاثم (وؤصبدذ الُىم لالبا زكمُت بؼيل ؤطاس ي ألجها‬
‫جيخج بؼيل متزاًد في بِئت وؤهؽمت بلىتروهُت)‪.‬‬
‫‪ -‬حفخبر وزاثم اليؼاط بمثابت ألازس والدـم لدظُحر ؤوؼعت اإلااطظت‪.‬‬
‫‪ً -‬خعلب الخدىم في الىزاثم التي جم جددًدها ـلى ؤجها وزاثم وؼاط الخدىم في ؼسوف‬
‫بوؼائها مً ؤحل جدظحن الفملُاث اإلاهىُت‪.‬‬
‫للخصىٌ ـلى كُمت ؤلازباث(دلُل)‪ً ،‬جب ـلى وزاثم اليؼاط ؤن جخمحز بالخصائص‬
‫الخاليت‪:‬‬
‫‪ -‬ألاصالت‪ :‬بمياهُت ؤلازباث ـلى الىاكق‪ ،‬ؤو ؤهه جم بهخاحها ؤو اطخالمها بالففل مً كبل‬
‫الصخ الري ًدعي ؤهه ؤهخجها ؤو اطخلمها‪ ،‬وؤهه جم بهخاحها ؤو اطخالمها في ذلً‬
‫الىكذ‪.‬‬
‫‪ -‬اإلاىثىكيت‪ً :‬مىً اـخباز مدخىي الىزُلت بمثابت الخمثُل اليامل والدكُم للفملُاث ؤو‬
‫ألاوؼعت ؤو الخلاثم‪.‬‬
‫‪ -‬النزاهت‪ :‬ؤي ؤن جيىن الىزُلت واملت ولم ًخم الخمُحر فحها‪.‬‬
‫‪ -‬اللابليت لالسخغالل (الاسخخدام)‪ :‬بمياهُت اطخخدام الىزُلت بذا ما وحدث ووصفذ‬
‫وخللذ‪2.‬‬
‫‪ :2-1‬مفهىم ئدازة وثائم اليشاط‬
‫بن جىفحر اإلافلىماث الصخُدت في الىكذ اإلاىاطب للصخ اإلاىاطب‪،‬باخخصاز هى واخد‬
‫مً ألاهداف ألاطاطُت إلدازة وزاثم اليؼاط‪ .‬وجخعلب هره ؤلادازة مجمىـت مً العسق‬
‫والفملُاث واللىاـد بما في ذلً "السكابت الففالت واإلامىهجت إلوؼاء الىزاثم واطخالمها وخفؽها‬
‫واطخخدامها وجلسٍس مصحرها الجهاجي‪ ،‬بما في ذلً ؤطالُب جثبُذ وخفؾ اللُمت ؤلازباجُت اإلاخفللت‬
‫بؼيل الىزاثم" حعسيف ‪ ، iso 15489‬وٍإخر حفسٍف ‪ iso 30300‬هفع اإلافهىم ـً ظسٍم بدخاٌ‬

‫‪143‬‬
 ‫جملة اكليل ‪ /‬السهة االوىل – العدد (‪)2‬‬ ‫دور نظام إدارة وثائق الهشاط يف إرساء حوكمة وثائقية‬

‫مفهىم الفملُت التي جسبغ بؼيل ؤوزم بدازة وزاثم اليؼاط مق الفملُاث اإلافسوفت باطم‬
‫"الصفلاث" الخاصت بماطظت ما‪3.‬‬
‫‪ :3-1‬مفهىم هظام ئدازة وثائم اليشاط ‪SGDA‬‬
‫وهى هؽام وامل ومىخف ذاجُا ٌظمذ بدىفُر طُاطت جخضمً ـملُاث الخدظحن اإلاظخمس‪ .‬ؤي‪:‬‬
‫‪ً -‬لىم بةضفاء العابق السطمي وجىزُم اإلامازطاث؛‬
‫‪ً -‬لىم بةحساء ـملُاث جدكُم للخدلم مً معابلت ما ًخم بهجاشه مق ما هى مىصىف‬
‫ومخىكق (ـملُاث الخدكُم الداخلُت ـلى طبُل اإلاثاٌ)؛‬
‫‪ -‬جدلُل الىخاثج‪ ،‬زصد الىفاءة مً خالٌ اللُاطاث اإلاىضىـُت وبالخالي ؤداء الىؽام؛‬
‫‪ -‬وؤخحرا بدزان الخفدًالث الالشمت وؤلاحساءاث الخصخُدُت‪4.‬‬
‫ًددد هؽام بدازة وزاثم اليؼاط الظُاطاث وألاهداف واإلابادت الخىححهُت للخدىم في‬
‫وزاثم اليؼاط في ألاهؽمت الىزاثلُت وضمان جلً ألاهؽمت جلبُت مخعلباث اإلااطظت‪ .‬وـلى لساز‬
‫وزاثم اليؼاط‪ ،‬فةن هؽام بدازة وزاثم اليؼاط له خصاثصه هرلً ‪:‬‬
‫‪ -‬اإلاىثىكيت‪ٌ :‬فخبر بدازة الىؽام مىزىكا بذا وان بةمياهه جىفحر اإلاصدز ألاوٌ للمفلىماث‬
‫خىٌ ؤوؼعت اإلااطظت‪ .‬لهرا ًجب‪:‬‬
‫‪ ‬الظماح بالخيامل والخصيُف وجددًد هىٍت لجمُق الىزاثم التي جيخجها ؤو حظخلمها‬
‫اإلااطظت في طُاق ؤوؼعتها‪ ،‬فضال ـً ما وزاء بُاهاتها؛‬
‫‪ ‬خماًت الىزاثم وما وزاء بُاهاتها ضد ؤي حفدًل ؤو خرف لحر صخُذ؛‬
‫مً اطترحاؿ ؤي وزُلت ذاث كُمت مفلىماث مسحفُت‬ ‫مثاٌ‪ :‬هؽام ًخإهد فُه الصخ‬
‫‪ -‬النزاهت‪ٌ :‬ؼحر مصعلح هصاهت وزاثم اليؼاط بلى جيامل الىزُلت وؤهه لم ًخم الخفدًل‬
‫فحها‪ .‬ومً الضسوزي خماًت الىزُلت مً الخمُحراث لحر اإلاصسح بها‪:‬‬
‫‪ ‬ضمان خماًت الىزاثم الهامت ألداء اإلااطظت وصالخُتها في خالت وكىؿ واززت؛‬
‫‪ ‬الخدىم في خسهت وزاثم اليؼاط والىصىٌ بلحها؛ ًجب ؤن ًيىن هؽام ؤلادازة‬
‫اإلاخيامل كادزا ـلى ضمان مفاًحر ألامً (الظالمت)‬

‫‪144‬‬
 ‫جملة اكليل ‪ /‬السهة االوىل – العدد (‪)2‬‬ ‫دور نظام إدارة وثائق الهشاط يف إرساء حوكمة وثائقية‬

‫‪ -‬الامخثال‪ً :‬خىحب ـلى هؽام ؤلادازة ؤن ًدترم الخىافم مق البِئت الخىؽُمُت الداخلُت‬
‫والخازحُت التي حفمل فحها اإلااطظت‪ .‬لرلً مً اإلاهم ؤن ًإخر بفحن الاـخباز ما ًلي‪:‬‬
‫‪ ‬مخعلباث الظسٍت وألامان؛‬
‫‪ ‬حمُق اللىاهحن واللىاثذ التي جازس بؼيل مباػس ؤو لحر مباػس ـلى بدازة وزاثم‬
‫اليؼاط؛‬
‫‪ ‬اإلاخعلباث التي ؤفسشتها الظُاطاث وؤلاحساءاث اإلافمىٌ بها داخل اإلااطظت‪ .‬مثاٌ‪:‬‬
‫هؽام ًلترح فتراث (مدد الخفؾ) وفلا لاللتزاماث اللاهىهُت‪5.‬‬
‫‪ -‬الاسخمسازيت‪ً :‬جب ؤن جخم بدازة وزاثم اليؼاط خالٌ حمُق مساخل دوزة خُاتها دون‬
‫اهلعاؿ‪ :‬وـلى هؽام ؤلادازة ؤن ًيىن مىخدا ومظخمسا خالٌ حمُق مساخل دوزة الخُاة‪.‬‬
‫‪ -‬الخكامل‪ :‬وٍلخض ي هرا الؼسط ؤن ًدًس هؽام ؤلادازة حمُق اإلافلىماث والىزاثم الىاججت‬
‫ـً حمُق ؤوؼعت اإلااطظت‪ ،‬ؤو ـلى ألاكل الىُان الري ؤوؼئذ فُه‪.‬‬
‫‪ -‬الخىظيم (اإلاىهجيت)‪ :‬ـلى هؽام ؤلادازة اإلافالجت اإلامازلت للىزاثم بمجسد بوؼائها ؤو‬
‫اطخالمها مً كبل اإلااطظت‪ .‬مثاٌ‪ :‬جففُل هؽام ًىعبم ـلى حمُق مساخل دوزة الخُاة‬
‫واخخالفاتها ( خظب اإلاهىت ؤو البلد)‪.‬‬
‫‪ :4-1‬مبادئ هظام ئدازة وثائم اليشاط‬
‫ًىضح اطخفساض اإلابادت الخاصت بةدازة وزاثم اليؼاط مظاهمتها الففالت في ؤلادازة‬
‫الجُدة لهره الىزاثم في بظاز الخىهمت الفامت إلافلىماث اإلااطظاث‪.‬‬
‫‪ 1-4-1‬مبادئ الحىكمت‪:‬‬
‫الخىهمت طخيىن الترحمت الفملُت (الىؼُفُت) لىؽام ؤلادازة‪ .‬بذا وضفىا همىذحا إلدازة‬
‫وزاثم اليؼاط بعسٍلت ـسض هسمي‪ ،‬فةهىا هدصل ـلى الدظلظل الخالي‪:‬‬
‫‪ ‬اطم اإلااطظت (هُابت ـً اإلااطظت)‪ ،‬جددد اإلادًسٍت الفامت الظُاطت وألاهداف؛‬
‫‪ ‬ؤلاطتراججُت بصفتها مجمىـت مً العسق والىطاثل اإلافخمدة واإلاىفرة(اإلاعبلت)‬
‫لخدلُم ألاهداف؛‬
‫‪ ‬الخىهمت هي الخىفُر الفملي والخعبُلي للظُاطت‪6.‬‬

‫‪145‬‬
 ‫جملة اكليل ‪ /‬السهة االوىل – العدد (‪)2‬‬ ‫دور نظام إدارة وثائق الهشاط يف إرساء حوكمة وثائقية‬

‫بالعبق‪ ،‬فةن الخىهمت حفني جددًد الفاـلحن وؤدوازهم ومظاولُاتهم‪.‬‬

‫‪ 2-4-1‬مبدأ اإلاسإوليت الىثائليت‪:‬‬
‫مبدؤ اإلاظاولُت هى الؼسط ألاطاس ي لىجاح جىفُر ‪ ،SGDA‬وبدازة اإلااطظت اإلاظاولت ـً‬
‫جددًد الظُاطت التي جلدم ألاهداف والماًاث لىؽام بدازة وزاثم اليؼاط‪ ،‬ختى اإلاظخخدم الجهاجي‬
‫الري ًعبم ؤلاحساءاث وٍعىز اإلامازطاث الجُدة‪ .‬وبالخالي‪ً ،‬جب ؤن جيىن اإلاظاولُاث ـً‬
‫مساكبت (الخدىم) وزاثم اليؼاط مدددة بىضىح وٍجب جىفحر الخدزٍب اإلاىاطب لجمُق مىؼفي‬
‫اإلااطظت الرًً ًيؼئىن ؤو ًخفاملىن ؤو ٌظخخدمىن وزاثم اليؼاط‪ .‬وٍىعبم ذلً ـلى اإلاخفاكدًً‬
‫والجهاث الفاـلت ومىؼفي اإلاصالح ألاخسي التي جخلاطم ـملُاث الدؼمُل (الىؼُفُت) واإلافلىماث‬
‫والىزاثم ذاث الصلت‪7 .‬‬
‫حهدف مبدؤ اإلاظاولُت بلى مىذ اإلااطظت هؽام إلوؼاء ودمج ومساكبت وزاثم اليؼاط‬
‫ألاصلُت واإلاىزىكت‪ ،‬والتي طخيىن بمثابت ؤطاض الجخاذ اللساز اللاثم ـلى ألادلت داخل اإلااطظت‪.‬‬
‫ؤداة لدـم اللساز‪ٌ ،‬فعي اإلااطظت اللدزة ـلى ؤلابالك ـً ظسٍم بزباث ؤو الخفاػ ـلى خلىكها‪.‬‬
‫‪ :3-4-1‬مبدأ جىجيه اإلاسخفيديً (العمالء‪ ،‬الصبائً) ‪:‬‬
‫هما هى الخاٌ مق ؤي مؼسوؿ‪ً ،‬جب ؤن ًسجىص الاهخمام ـلى الاخخُاحاث الخالُت‬
‫واإلاظخلبلُت ومظخلبل اإلاظخفُدًً مً اإلااطظت وجىكفاث الؼسواء وؤصخاب اإلاصالح آلاخسًٍ‪،‬‬
‫هره الاخخُاحاث والخىكفاث ًجب ؤن جاخر في الاـخباز ـىد جددًد مخعلباث هؽام بدازة وزاثم‬
‫اليؼاط‪.‬‬
‫لرلً فةن الفمل ألاولي لخددًد الاخخُاحاث ضسوزي‪ .‬حمُق اخخُاحاث ؤصخاب اإلاصلخت‬
‫في اإلافلىماث الىؼُفُت (الدؼمُلُت) والخظاب الخلازٍس والخدكُلاث ولحرها مً اإلافلىماث (ًخم‬
‫حسجُلها وىزُلت وؼاط مق ما وزاء البُاهاث اإلاىاطبت لها) ًيبغي جددًدها وجىزُلها بؼيل مجهجي‪.‬‬
‫ومً خُث الخدظحن اإلاظخمس فهى ًىص ي بؼدة بةحساء ملابالث مىخؽمت مق ؤصخاب اإلاصلخت‬
‫اإلافسفحن لخلُُم ففالُت ‪ SGDA‬واطخجابخه لخىكفاتهم‪.‬‬
‫‪ :4-4-1‬مبدأ الدشغيل البيني‪:‬‬
‫وهىدُجت ظبُفُت إلافهىم هؽام ؤلادازة‪ ،‬حفد كابلُت الدؼمُل البُني لألهؽمت واخدة مً‬
‫الخددًاث السثِظُت للخىفُر الىاجح والاطخمسازٍت لـ ‪ ،SGDA‬ولخىضُذ كابلُت الدؼمُل البُني‪،‬‬
‫ًىفي الخرهحر بإن وزاثم اليؼاط ـبازة ـً ؤدلت وهخِباث ومالخؽاث وجلازٍس جصف وجدـم وجدلل‬
‫وجصادق ـلى الفملُاث (اإلاهىُت) إلهخاج الظلق ؤو الخدماث‪ ،‬وَفد بهخاج وزاثم اليؼاط هره‬

‫‪142‬‬
 ‫جملة اكليل ‪ /‬السهة االوىل – العدد (‪)2‬‬ ‫دور نظام إدارة وثائق الهشاط يف إرساء حوكمة وثائقية‬

‫وصُالتها واإلاصادكت ـلحها وبجاختها وؤزػفتها ـملُت ؤًضا‪ .‬اشدواحُت الفملُاث (اإلاهىُت) والفملُاث‬
‫(الىزاثلُت) ـدًدة وجددر في ؤي وكذ وفي حمُق اإلااطظاث‪ SGDA .‬وألاهؽمت ألاخسي اللابلت‬
‫للدؼمُل البُني‪.‬‬
‫هره اإلافاًحر لىؽام ؤلادازة ‪:‬‬
‫‪ ‬بدازة الجىدة (‪)ISO 9000+9001‬؛‬
‫‪ ‬بدازة البِئت (‪)ISO 14001‬؛‬
‫‪ ‬بدازة اإلاخاظس (‪)ISO 31000‬؛‬
‫‪ ‬بدازة ؤمً اإلافلىماث (‪)ISO 27000+27001‬؛‬
‫‪ :5-4-1‬مبدأ الخحسين اإلاسخمس‪:‬‬
‫ًسجىص هؽام بدازة وزاثم اليؼاط بؼيل ؤطاس ي ـلى دوزة الخخعُغ‪ /‬الخىفُر‪ /‬الخدلم‪/‬‬
‫الخصسف وهى مبدؤ الدؼمُل اإلاسحعي إلافاًحر هؽام ؤلادازة مً ‪ .ISO‬لالبا ما ًخم جىضُذ هرا اإلابدؤ‬
‫بىاطعت عجلت ‪ ،WILLIAM. E‬الخخعُغ الخىفُر الخدلم الخصسف‪ ،‬هره الدوزة‪ ،‬هي مبدؤ بوؼاء‬
‫(جإطِع) مفاًحر هؽام ؤلادازة‪ ،‬وهى الخدظحن اإلاظخمس للمىخجاث والخدماث اإلالدمت للمظخفُدًً‬
‫وهرلً بدخاٌ مفهىم الفملُاث اللابلت لللُاض بالىؽس بلى اإلالُاض اإلافسف مظبلا‪ .‬وبالخالي‪ ،‬فةن‬
‫السكابت اإلاىخؽمت واإلاساحفت والخدظحن اإلاظخمس لألداء الفام لىؽام بدازة وزاثم اليؼاط ًجب ؤن‬
‫ٌمري اإلاساحفت والخدظحن لىؽام ؤلادازة الفامت للماطظت‪.‬‬
‫‪ ‬الخخطيط‪ً :‬خضمً جددًد ألاهداف ووضق الخعغ (جدلُل خالت اإلااطظت وحظعحر‬
‫ألاهداف الفامت وألاهداف ـلى اإلادي اإلاخىطغ وجعىٍس خعغ الىصىٌ بلحها)؛‬
‫‪ ‬الخىفير‪ :‬جىفُر الخعغ (ففل ما جم الخخعُغ له)؛‬
‫‪ ‬الخحلم (الفحص)‪ :‬كُاض الىخاثج (كُاض ومخابفت مدي جدلُم ألاهداف اإلالمىطت ملازهت‬
‫مق اإلاخعغ لها)؛‬
‫‪ ‬الخصسف‪ :‬جصخُذ وجدظحن الخعغ وؤلاحساءاث ووضفها مىضق الخىفُر (جصخُذ‬
‫ألاخعاء والاطخفادة مجها لخدظحن الخعغ مً ؤحل الخصىٌ ـلى هخاثج ؤفضل في اإلاسة‬
‫اللادمت)‪8‬‬

‫‪142‬‬
 ‫جملة اكليل ‪ /‬السهة االوىل – العدد (‪)2‬‬ ‫دور نظام إدارة وثائق الهشاط يف إرساء حوكمة وثائقية‬

‫‪ 6-4-1‬مبدأ دوزة الحياة‪:‬‬

‫جمخلً وزُلت اليؼاط دوزة خُاة جخمحر فحها كُمتها وخظاطُتها خظب فاثدتها‪ .‬وٍخمثل‬
‫الخددي الخلُلي في فهم اللُم اإلاخخلفت لهره الىزُلت ظىاٌ مساخل دوزة خُاتها مىر بوؼائها‬
‫وختى جلسٍس مصحرها الجهاجي‪9.‬‬
‫‪ 5-1‬فىائد جطبيم هظام ئدازة وثائم اليشاط لكل مً البلدان اإلاخلدمت والىاميت بمعنى أنها‬
‫حعصش وجىفس خسيطت طسيم‪:‬‬
‫‪ -‬طُاطاث مؼترهت وؤفضل اإلامازطاث في حمُق ؤهداء الفالم مما ٌظهل الاطخخدام في‬
‫مخخلف البلدان والثلافاث؛‬
‫‪ -‬الامخثاٌ لللاهىن والخماًت اللاهىهُت‪ ،‬والخفسك إلامازطت واحب الُلؽت وؤلاـداد الففاٌ؛‬
‫‪ -‬اللدزة ـلى جلبُت اإلاخعلباث الخىؽُمُت‪ ،‬بما في ذلً اإلاساكبت الففالت للمظاثلت ‪audits‬‬
‫وهرلً الخىصُاث ألاخالكُت والخىهمت الخىؽُمُت‪ ،‬والسكابت اليافُت لفملُاث مساحفت‬
‫الخظاباث اإلاالُت والفملُاجُت؛‬
‫‪ -‬دـم بدازة اإلاخاظس‪ ،‬بما في ذلً ألامً‪ ،‬والخدىم ؤو مساكبت في ـىاكب ضسز الظمفت‪،‬‬
‫وبسمجت وجىفُر اطخمسازٍت الىؼُفُت ؤو الفملُاجُت؛‬
‫‪ -‬اللدزة ـلى جددًد وجلُُم ملاًِع ألاداء؛‬
‫‪ -‬الالتزام الىاضح بالخىهمت واإلاظاثلت وهصاهت اإلااطظت؛‬
‫‪ -‬فسصت لخدظحن ففالُت اإلااطظت وشٍادة زبدها‪10 .‬‬
‫‪ -2‬معايير ئدازة وثائم اليشاط‪ :‬مً أهم اإلاعايير التي ازجكصث عليها ئدازة وثائم اليشاط ما‬
‫يلي‪:‬‬
‫‪iso 15489 1-2‬‬
‫ًلدم هرا اإلافُاز اإلاصعلح ألاهجلىطىظىوي للىزاثم والتي حفسف ـلى الىدى الخالي‪" :‬‬
‫الىزاثم التي جم بوؼائها واطخالمها وخفؽها هإدلت ومفلىماث مً كبل شخ ظبُعي ؤو اـخبازي‬
‫ؤزىاء ممازطت التزاماجه اللاهىهُت ؤو اللُام بإوؼعخه " وَؼخمل ـلى جصأيً‪:‬‬
‫ألاول‪ )iso 15489-1( :‬مبادئ جىجيهيت "ًددد مظاولُت اإلااطظاث في بدازة الىزاثم وَفسض‬
‫الظُاطاث وؤلاحساءاث وألاطالُب الالشمت لخصمُم وجىفُر ـمل هؽام ؤلادازة "فهى ًلدم ؤوال‬

‫‪142‬‬
 ‫جملة اكليل ‪ /‬السهة االوىل – العدد (‪)2‬‬ ‫دور نظام إدارة وثائق الهشاط يف إرساء حوكمة وثائقية‬

‫اإلاساحق اإلافُازٍت ومً زم ًجفل اإلاصعلخاث واإلافاهُم اإلاظخخدمت واضخت‪ .‬زم ٌفسض اإلابادت‬
‫السثِظُت التي حظدىد بلُه بدازة الىزاثم‪ :‬اإلاصاًا واإلاخعلباث إلدازة الىزاثم زم ألاطالُب واللىاـد‬
‫الىاحب بجباـها لخىفُر بدازة الىؽام وهرلً ؤلاحساءاث التي طدىفر (والتي طِخم جعىٍسها بعسٍلت‬
‫ؤهثر واكفُت في الجصء الثاوي)‪ .‬وٍبرش اإلافُاز ـلى وحه الخصىص خصاث الىزاثم التي ًجب ؤن‬
‫جيىن " ؤصُلت ومىزىق بها ومخياملت وكابلت لالطخمالٌ (الاطخفماٌ)"‪.‬‬
‫وؤخحرا‪ ،‬حؼدد اللجىت اإلااطظت لهرا اإلافُاز مً حهت ـلى ضسوزة زصد الىؽام ومساحفت خظاباجه‬
‫مً ؤحل الخدلم مً ففالُخه‪ ،‬ومً حهت ؤخسي‪ ،‬ـلى ضسوزة جدزٍب اإلاىؼفحن داخل اإلااطظاث‪،‬‬
‫وحظمذ بدىفُر زكابت ففاله ومىهجُت ـلى الىزاثم في حمُق مساخل دوزة خُاتهم مىر بوؼائهم‬
‫(بهخاحهم) وختى جلسٍس مصحرهم الجهاجي‪.‬‬
‫الثاوي‪ )iso 15489-2( :‬وهى ـبازة ـً دليل عملي" ًددد اإلاىهجُت التي طخفخمد في الخىفُر‬
‫وجلدًم ؤمثلت ـلى ذلً‪ .‬خُث ٌفسض ؤوال الخعىاث التي ًخفحن اجخاذها لخصمُم هؽام إلدازة‬
‫الىزاثم داخل اإلااطظت‪ :‬الدزاطت الاطخلصاثُت ألاولُت‪ ،‬جدلُل ألاوؼعت‪ ،‬جددًد الاخخُاحاث‪،‬‬
‫جلُُم الىؽم اإلاىحىدة مً كبل‪ ،‬جصمُم الاطتراجُجُاث لخلبُت الاخخُاحاث‪ ،‬جعىٍس هؽام ؤلادازة‪،‬‬
‫جىفُر الىؽام‪ ،‬وؤخحرا بحساء اإلاساكبت‪ .‬ليل واخدة مً هره الفملُاث ًخم جددًد الخعىاث العسق‬
‫وؤلاحساءاث التي ًجب بجباـها‪.‬‬
‫وفي خعىة زاهُت‪ ،‬ؤدزحذ ووصفذ ألادواث التي طخىضق إلوؼاء هؽام إلدازة الىزاثم‪ :‬خعت‬
‫جصيُف‪ ،‬ؤوؼعت اإلااطظت‪ ،‬حدوٌ مدد الاطدبلاء واإلاصحر الجهاجي‪ ،‬والخصيُف آلامً والىصىٌ‬
‫بلى الىزاثم‪ ،‬وما بلى ذلً‪.‬‬
‫زم ًخم ـسض ـملُاث هؽام بدازة الىزاثم‪ :‬الخيامل‪ ،‬الدسجُل‪ ،‬والخصيُف‪ ،‬والىصىٌ وألامً‪،‬‬
‫الخخصًٍ‪ ،‬مظاز الىزُلت‪ .‬الخ‬
‫ؤخحرا‪ ،‬فةن جىفُر السكابت والخدزٍب هى مىضىؿ الخىمُت‪11 .‬‬
‫‪ 2-2‬سلسلت ئيصو ‪30300‬‬
‫طلظلت ‪ iso 30300‬هي مجمىـت مً اإلافاًحر اإلالدمت جدذ ـىىان ـام "ؤهؽمت بدازة وزاثم‬
‫اليؼاط"‪ً iso 30300 ،‬ددد اإلاصعلخاث والثاوي ‪ iso 30301‬الري ًصف مخعلباث هؽام بدازة‬
‫الىزاثم‪.‬‬

‫‪152‬‬
 ‫جملة اكليل ‪ /‬السهة االوىل – العدد (‪)2‬‬ ‫دور نظام إدارة وثائق الهشاط يف إرساء حوكمة وثائقية‬

‫هره اإلافاًحر هي حصء مً طلظلت مفاًحر هؽم ؤلادازة‪ ،‬مثل ‪iso 9000,‬‬
‫‪ 27000,22000,14000‬الخ‪ ،‬والتي حظمذ بالدؼمُل البُني ومساحفت الخظاباث واإلاصادكت ـلى‬
‫الىؽم اإلايؼإة‪.‬‬
‫جلدم طلظلت ‪ iso30300‬ظسٍلت مىهجُت إلوؼاء وبدازة وزاثم اليؼاط التي جخىافم وؤهداف‬
‫اإلااطظت واطتراججُاتها‪ ،‬وَفخمد اطخخدام مفُاز هؽام بدازة وزاثم اليؼاط (‪ )SGDA‬ـلى‬
‫الفملُاث الىؼُفُت الدؼمُلُت اإلاسبدت مثل الخخصًٍ ؤو البدث ؤو بـادة اطخخدام اإلافلىماث‪.‬‬
‫وهرا وما ٌُ ِف ُد اإلاىؽمت الخخماٌ الخلاض ي ؤو الخدلُم‪ ،‬وَفعحها ألاداة الالشمت إلامازطت الُلؽت‬
‫اإلاىاطبت‪.‬‬
‫وجسهص طلظلت اإلافاًحر الدولُت ‪ ISO 30300‬ـلى جىفُر وحؼمُل هؽام (وؼُفي) ففاٌ إلدازة‬
‫وزاثم اليؼاط مً خالٌ مفلىماث مىزىكت والتي حظمذ باجخاذ اللسازاث واإلافامالث فضال ألادلت‬
‫اإلاسجبعت بها‪ ،‬بدازتها وبجاختها لعالبحها (اإلاظخفُدًً) ظاإلاا وان ذلً ضسوزٍا‪ .‬وهره هلعت ؤطاطُت‬
‫ال هلاغ فحها (ال حداٌ) فمصالح الجمهىز ـلى اإلادً والبد مً الخملب ـلى اإلاصاـب الخالُت ؤو‬
‫اإلاظخلبلُت‪.‬‬
‫‪ : ISO 30300 1-2-2‬اإلابادئ واإلاصطلحاث (اإلافاهيم)‬
‫ًلدم هرا اإلافُاز الدولي ػسخا لألطباب التي جدـى بلى بوؼاء ‪ SGDA‬واإلابادت الخىححهُت‬
‫الىاحب بجباـها لضمان هجاخه هما ًىفس اإلاصعلخاث التي جضمً الخىافم مق مفاًحر هؽم‬
‫ؤلادازة(‪ )NSM‬ألاخسي‪ ،‬وٍددد ألاهداف التي ًمىً ؤن ًدللها هؽام بدازة وزاثم اليؼاط‬
‫(‪ ،)SGDA‬وٍصف الىهج اللاثم ـلى الفملُاث‪ ،‬وٍددد ألادواز داخل ؤلادازة‪ً .‬مىً جعبُم ‪ISO‬‬
‫‪ 30300:2011‬مً كبل ؤي ماطظت جسلب في بوؼاء وجىفُر هؽام بدازة وزاثم اليؼاط ‪ SGDA‬مً‬
‫ؤحل دـم وؼاظاتها‪.‬خُث ًىفس ضمان الخىافم مق الظُاطت مفلً ـجها بؼإن وزاثم اليؼاط ‪12 .‬‬
‫‪ً ISO 30300‬لدم ثماهيت مبادئ إلدازة الجىدة وذلً مً ؤحل كُادة اإلااطظت هدى ؤداء‬
‫ؤفضل وهم واآلحي‪:‬‬
‫‪ -‬جىحُه الفمالء (الصباثً) (الجمهىز) (اإلاظخفُدًً) وذلً مً ؤحل فهم اخخُاحاتهم‬
‫والىصىٌ بلى جلبُت مخعلباتهم؛‬
‫‪ -‬مؼازهت اإلاىؼفحن ـلى حمُق اإلاظخىٍاث؛‬
‫‪ -‬مىهجت الفملُاث وضبعها؛‬
‫‪ -‬ؤلادازة بىاطعت هؽام مددد وفهم وبدازة الفملُاث؛‬

‫‪152‬‬
 ‫جملة اكليل ‪ /‬السهة االوىل – العدد (‪)2‬‬ ‫دور نظام إدارة وثائق الهشاط يف إرساء حوكمة وثائقية‬

‫‪ -‬الخدظحن اإلاظخمس في ؤداء اإلااطظت وٍبلى هرا الهدف داثما؛‬

‫‪ -‬الىاكفُت في اجخاذ اللسازاث ـلى ؤطاض جدلُل البُاهاث واإلافلىماث؛‬
‫‪ -‬زبغ ـالكاث مق اإلاىزدًً للمىففت اإلاخبادلت(بكامت ـالكاث جبادٌ اإلاىففت مق اإلاىزدًً)‪.‬‬
‫‪ Iso 30301:2011 2-2-2‬مخطلباث سياست ئدازة وثائم اليشاط‬
‫وٍددد هرا اإلافُاز الدولي مخعلباث الالشمت لخىفُر طُاطت بدازة وزاثم اليؼاط‪ ،‬هما ؤهه‬
‫ًددد ألاهداف التي ًخفحن ـلى اإلااطظت جدلُلها‪ ،‬وما جدخاج بلُه لىضق وجىفُر الخدظِىاث‬
‫بؼيل مجهجي مً خالٌ صُالت وجصمُم الفملُاث والىؽم‪ ،‬وجلدًس الىمُت اإلاىاطبت مً اإلاىازد‬
‫لخخصُ وبوؼاء هؽام مسحعي لسصد الىخاثج اإلادللت وكُاطها وجلُُمها بؼيل طلُم‪ .‬وجضمً‬
‫هره الخعىاث بمياهُت اجخاذ بحساءاث جصخُدُت‪ ،‬وبدخاٌ جدظِىاث مظخمسة ـلى الىؽام لدـم‬
‫اإلااطظت للىفاء بىالًتها ومهمتها وبطتراجُجُتها وؤهدافها‪.‬‬
‫ًمىً جعبُم ‪ iso 30301:2011‬مق مفاًحر ؤخسي لىؽام ؤلادازة‪ ،‬ومً اإلافُد بىحه خاص‬
‫بزباث الخىافم مق اإلاخعلباث اإلاسجبعت بىزاثم اليؼاط للمفاًحر ألاخسي اإلاخفللت بىؽام ؤلادازة ‪،‬‬
‫ٌفسض الجدوٌ الخالي طلظلت ‪ iso 30300‬التي حؼسف ـلحها لجىت ‪13 .sc11‬‬
‫معايير هظام ئدازة وثائم اليشاط‬
‫صىث ـلُه بحماـا باللمخحن ؤلاهجلحزًت‬ ‫‪ Iso 30300‬اإلافلىماث والىزاثم‪ -‬هؽام بدازة ُ‬
‫وزاثم اليؼاط‪ -‬اإلابادت ألاطاطُت واإلافاهُم والفسوظُت‪ .‬وؼس في هىفمبر ‪2111‬‬
‫(مصعلخاث‪ ،‬مفسداث)‬
‫صىث ـلُه بحماـا باللمخحن ؤلاهجلحزًت‬ ‫‪ Iso 30301‬اإلافلىماث والىزاثم‪ -‬هؽام بدازة ُ‬
‫والفسوظُت‪ .‬وؼس في هىفمبر ‪2111‬‬ ‫وزاثم اليؼاط‪ -‬اإلاخعلباث‬
‫‪ Iso 30302‬اإلافلىماث والىزاثم‪ -‬هؽام بدازة اكترح في ‪( 2111‬احخماؿ طُدوي) ‪ .‬وؼس في‬
‫ؤهخىبس ‪2115‬‬ ‫وزاثم اليؼاط‪ -‬دلُل الخىفُر‬
‫‪ Iso 30303‬اإلافلىماث والىزاثم‪ -‬هؽام بدازة اإلالترح مىر ‪( 2111‬احخماؿ طُدوي)‬
‫وزاثم اليؼاط‪ -‬اإلاخعلباث اإلاخفللت بماطظاث‬
‫مساحفت الخظاباث وبصداز الؼهاداث‬
‫‪ Iso 30304‬اإلافلىماث والىزاثم‪ -‬هؽام بدازة اكتراح بىضق اللمظاث ألاخحرة مً ‪ios30302‬‬
‫و ‪ iso30303‬في احخماؿ لىدن (هىفمبر ‪)2111‬‬ ‫وزاثم اليؼاط‪ -‬دلُل الخلُُم‬
‫الجدول ‪ :11‬جدول يىضع سلسلت معايير ‪ iso 30300‬وسىىاث اكتراحها‬

‫‪151‬‬
 ‫جملة اكليل ‪ /‬السهة االوىل – العدد (‪)2‬‬ ‫دور نظام إدارة وثائق الهشاط يف إرساء حوكمة وثائقية‬

‫جخمخع سلسلت ‪ iso30300‬بفىائد محخملت بمعنى أنها حعصش وجىفس خسيطت طسيم لكل مً‬
‫البلدان اإلاخلدمت والىاميت‪:‬‬
‫‪ -‬ففالُت الخىهمت وججاوبها؛‬
‫‪ -‬اإلاظاثلت والخىهمت في اإلااطظاث الفمىمُت والخاصت ولحر السبدُت؛‬
‫‪ -‬امخثاٌ اإلااطظت بجمُق مظخىٍاث باإلافاهداث واللىاهحن واللىاثذ الدولُت؛‬
‫‪ -‬الثلت في بِئاث بدازة الفملُاث بحن الخيىماث ومىاظىحها‪ ،‬والؼسواث وشباثجها‪ ،‬خاصت‬
‫فُما ًخفلم باإلافامالث والاجصاالث ؤلالىتروهُت؛‬
‫‪ -‬الىصىٌ والخفؾ للراهسة الجماـُت‪14 .‬‬
‫‪ -3‬سياست ئدازة وثائم اليشاط مً أجل حىكمت وثائليت ئستراجيجيت‬
‫الخىهمت هي ؤلاطتراجُجُت والخىؽُم اإلادددًً إلدازة اإلافلىماث واإلافازف وجإمُجها وحؼازهها‬
‫وخفؽها وجلُُمها ومساكبتها مً ؤحل جدظحن ففالُت اإلااطظت‪.‬‬
‫الخىهمت الىزاثلُت جىصف بإجها "بدازة الىزاثم‪ ،‬وبصدازاتها اإلاخخالُت‪ ،‬صُاهتها‪ ،‬جددًثها‪،‬‬
‫جخصٍجها‪ ،‬وسخها الاخخُاظُت ‪ ...‬بالعبق ولها مسجبعت بمظاثل الخيالُف وألازباح ومياطب ؤلاهخاحُت‬
‫واللدزة الخىافظُت‪ .‬وما هالخؽه ؤهه ًخم اطخخدام مصعلح خىهمت اإلافلىماث لإلػازة بلى‬
‫الخىهمت الىزاثلُت"‪15 .‬‬
‫‪ 1-3‬حعسيف وأهداف السياست اإلاخعللت بىثائم اليشاط‬
‫في حفسٍفها اإلافُازي‪ ،‬جددد الظُاطت اإلاخفللت بىزاثم اليؼاط ألاهداف والخىحهاث الفامت‬
‫للماطظت اإلاخفللت بإهؽمت بدازة وزاثم اليؼاط التي حفبر ـجها ؤلادازة زطمُا‪ .‬ـلى ؤجها واخدة مً‬
‫اإلايىهاث ألاطاطُت ل ـ ‪ SGDA‬هؽام بدازة وزاثم اليؼاط داخل اإلااطظت‪ ،‬طخترحم الظُاطت بلى‬
‫وزُلت بطتراجُجُت وبدازٍت ( ؤو مجمىـت مً الىزاثم) التي جددد وجصف مجمىـت مً اإلابادت‬
‫الخإطِظُت واللىاـد وألاطالُب والخىصُاث الخلىُت‪ .‬وباليظبت للمىضىؿ الري حهمىا‪ ،‬جىفس‬
‫الظُاطت بظازا ـاما للخىؽُم والخدخل والسكابت وبالخالي خىهمت وزاثم اليؼاط‪16.‬‬
‫بن طُاطت وزاثم اليؼاط تهدف بلى جددًد ومساكبت وجبظُغ حمُق الفملُاث اإلافىُت‬
‫ودـم ـملُت الخدظحن اإلاظخمس‪.‬‬

‫‪152‬‬
 ‫جملة اكليل ‪ /‬السهة االوىل – العدد (‪)2‬‬ ‫دور نظام إدارة وثائق الهشاط يف إرساء حوكمة وثائقية‬

‫ومً زم‪ ،‬فةن ؤلادازة الفامت هي التي جددد الظُاطت وجصادق ـلحها مً كبل اللادة وهباز‬
‫اإلاظاولحن‪ ،‬وجددد هره الظُاطت ؤهدافا مفُىت والتي جىفر مً خاللها ؤلاطتراجُجُت‪ .‬وهىا هددد‬
‫ؤلاطتراجُجُت همجمىـت مً العسق والىطاثل واإلاىازد اإلادخفؾ بها وجىفُرها لخدلُم هره‬
‫ألاهداف‪ .‬وهرا ما ٌظمى بالخىهمت وهي اليؼس الفملي للظُاطت الىزاثلُت ومً زم فةن هره‬
‫الظُاطت جضفي العابق السطمي ـلى التزام اإلااطظت ودـم صىاؿ اللساز للُادة الخىفُر اليامل‬
‫لهره اإلاىؽىمت ـلى هدى ؤهثر فاـلُت لىؽام بدازة وزاثم اليؼاط‪.‬‬
‫وٍيبغي ؤن ٌظمذ هرا الالتزام مً ؤلادازة ب ــ‪:‬‬
‫‪ -‬ضمان جىافم هؽام بدازة وزاثم اليؼاط ‪ SGDA‬مق الخىحه الاطتراجُجي للماطظت؛‬
‫‪ -‬دمج مخعلباث هؽام بدازة وزاثم اليؼاط في الفملُاث اإلاهىُت "الىؼُفُت" للماطظت؛‬
‫‪ -‬ضمان جىفس اإلاىازد "اإلاالُت والبؼسٍت" واإلاهازاث الالشمت للخىفُر الظلُم والخعىزاث اإلاخفللت‬
‫بىؽام بدازة وزاثم اليؼاط؛ ‪GDA‬؛‬
‫‪ -‬حظلُغ الضىء ـلى ؤهمُت ؤداء اإلاىؼفحن ل ـ ‪ SGDA‬بؼيل حُد والامخثاٌ إلاخعلباجه؛‬
‫‪ -‬الخرهحر بالخاحت اإلالخت بلى جىفُر طُاطت الخدظحن اإلاظخمس وألادواث اإلاخفللت به؛‬
‫‪2-3‬خصائص السياست الىثائليت‪:‬‬
‫السثِظُت للظُاطت الىزاثلُت هلاط ًلؽت للمؼازَق وهُئاث الخىهمت‪.‬‬ ‫ًمىً اـخباز الخصاث‬
‫‪ -‬سياست ذاث طابع مىظم هظامي ‪ :systématique‬طِخم وؼس الىعاق والفملُاث اإلادـىمت‬
‫بؼيل مجهجي "مىؽم" بىفع الاخترام للمخعلباث اإلاىضخت في حمُق ؤهداء اإلااطظت‪ .‬وحظخمد‬
‫هره اإلاخعلباث مً مفاًحر الخلُُم الراحي التي طدظخخدم ؤزىاء جدلُل الىزاثم وألازػُف‬
‫الخالي وهلاط اإلاساحفت " اإلاظاثلت" ـىد بدء ـملُت الخدظحن اإلاظخمس‪.‬‬
‫‪ -‬سياست وثائليت اسخعساضيت‪ :‬بدىم الخفسٍف‪ ،‬مجمىؿ الىؼاثف وـملُاث اإلااطظت جيش ئ‪،‬‬
‫حظحر " جدًس" جدُذ‪ ،‬جدفؾ ألازػُف ووزاثم اليؼاط‪ .‬جىعبم اللىاـد اإلاىضخت ـلى الجمُق‪،‬‬
‫مق وحىد ظسق جىفُر ـملُاجُت جخىُف مق ول ـملُت زثِظُت‪ .‬جلىم ؼاهسة الفسضُت بؼيل‬
‫ظبُعي بىضق طُاطت وزاثلُت خىٌ كضاًا ججمق اإلاىازد وؤفضل اإلامازطاث‪17.‬‬
‫‪ -‬سياست وثائليت محددة وفلا للسياق‪ :‬حظخجُب لللضاًا الخاصت بيل اإلااطظت وبِئتها‪ ،‬وهرا‬
‫في الىاكق طِظاـد في جددًد ألاولىٍاث ذاث الىهج بذا خاولىا جصيُف اللضاًا " بدون‬
‫ظمىخاث ـاإلاُت" فةجها ًمىً ؤن جيىن ذاث ظبُفت بطتراجُجُت وكاهىهُت وحؼسَفُت وجىؽُمُت‬

‫‪153‬‬
 ‫جملة اكليل ‪ /‬السهة االوىل – العدد (‪)2‬‬ ‫دور نظام إدارة وثائق الهشاط يف إرساء حوكمة وثائقية‬

‫وؤمىُت واكخصادًت مً دون وظُان جىىىلىحُت‪ .‬طىاء إلزباث ما جم اللُام به‪ ،‬وبزباث ما لم‬
‫ًخم اللُام به‪ ،‬وبالخالي لخبرًس وؼاظاتها مق الظلعاث الىصُت ـلى طبُل اإلاثاٌ‪ ،‬وللظماح‬
‫للماطظت بالفمل ـلى ؤطاض ًىمي‪ ،‬ولخماًت اإلافلىماث الصخصُت‪ ،‬ؤو لبىاء ذاهستها‪ ،‬طخىخد‬
‫هره اللضاًا في جهاًت اإلاعاف خىٌ هدف واخد‪ :‬اإلاؼازهت في ؤلادازة الففالت إلاجمىؿ مفازف‬
‫اإلااطظت‪Connaissances de l'organisme .‬‬
‫سياست وثائليت جحدد بدكت هطاق جدخلها‪ :‬باليظبت للماطظاث الىبحرة ـلى طبُل‬
‫اإلاثاٌ‪ ،‬اإلادُغ "الىعاق" بالعبق ًخفلم بالىُاهاث "‪ "entités‬اللاهىهُت‪ ،‬اإلاىعلت الجمسافُت‪.‬‬
‫ولىً اإلادُغ ألاطاس ي هى اإلادُغ الىزاثلي الري ًدخاج بلى حفسٍف وفلا لإلطتراجُجُت‬
‫واخخُاحاث اإلااطظت مً خُث‪:‬‬
‫‪ ‬هىؿ الىزاثم واإلافلىماث‪ .‬هما طجري الخلا‪ ،‬بجها ـملُت جإهُل ‪ qualification‬وزاثم اليؼاط‬
‫والخظاطُت اإلاسجبعت بها والتي حظاهم في حفسٍف هرا الجصء مً اإلادُغ؛‬
‫‪ ‬دوزة الخُاة‪ً :‬جب ؤن حمعي الظُاطت الىزاثلُت الدوزة بإهملها مً ؤلاوؼاء بلى اإلاصحر‬
‫الجهاجي؛‬
‫‪ ‬الفملُاث‪ :‬جخضمً بدازة وزاثم اليؼاط الخدىم الففاٌ واإلاىخؽم في بوؼاء واطخالم وخفؾ‬
‫واطخخدام واإلاصحر الجهاجي للىزاثم‪ ،‬بما في ذلً الخفاػ ـلى اللُمت ؤلازباجُت لها‪ ،‬هما‬
‫ًددده ‪18 iso 30300‬‬
‫لرلً ًجب جددًد طُاطت واضخت للفملُاث التي ًجب مفالجتها والخدىم فحها‬
‫ومساكبتها‪.‬‬
‫‪ -‬سياست وثائليت مخماسكت ومكخملت كابلت للدشغيل البيني مق الظُاطاث ألاخسي‬
‫للماطظت اإلاظاولت ـً ؤهؽمت ؤلادازة ألاخسي‪ .‬ومً ألامثلت ألاخسي‪ً ،‬جب ؤن ًخم جىضُذ‬
‫الظُاطت الىزاثلُت مق طُاطت اإلاظاولُت في اإلااطظت‪ ،‬التي ـىد وحىدها جلىم ـلى‪:‬‬
‫‪ -‬اإلابادت واللُم اإلاىصىص ـلحها في مُثاق ألاخالق؛‬
‫‪ -‬كىاـد الخىهمت في خدمت ألاداء و‪/‬ؤو حىدة الخدمت‪.‬‬
‫‪ -‬سياست وثائليت طىيلت اإلادي ويجب مساجعتها بصىزة مىخظمت‬

‫‪154‬‬
 ‫جملة اكليل ‪ /‬السهة االوىل – العدد (‪)2‬‬ ‫دور نظام إدارة وثائق الهشاط يف إرساء حوكمة وثائقية‬

‫‪ :3-3‬محخىي السياست الىثائليت‬

‫مً ؤحل مفالجت حمُق اإلاؼىالث اإلاروىزة ؤـاله ووفلا إلاا هى مىضح في ‪، iso 30300‬‬
‫ًجب ؤن جىضح الظُاطت ألاهداف والخىكفاث السثِظُت لـىؽام بدازة وزاثم اليؼاط ‪ SGDA‬وهي‪:‬‬
‫‪ -‬جددًد و‪/‬ؤو بـعاء ألاولىٍت لىعاق (‪ )périmétres‬الىزاثم التي طِخم دـمها؛‬
‫‪ -‬الاطدؼهاد ووصف الفملُاث التي ًجب الخدىم فحها وجىفُرها ومساكبتها؛‬
‫‪ -‬جددًد اإلاظاولُاث الىزاثلُت والطُما دوز ؤلادازة ؤو (" ؤلادازة الفلُا")؛‬
‫‪ -‬بضفاء العابق السطمي ـلى الفالكاث ؤو ختى كابلُت الدؼمُل البُني مق طُاطاث ؤهؽمت‬
‫ؤلادازة ألاخسي‪.‬‬
‫لرلً ًيبغي ؤن ًددد مدخىي الظُاطت الىلاط الخالُت‪:‬‬
‫‪ -‬سياق اإلاإسست‪ :‬ول ماطظت‪ ،‬بظبب ظبُفتها اللاهىهُت‪ ،‬وطبب وحىدها ومجاٌ ـملها الثلافي‬
‫والاكخصادي والاحخماعي والفام والخاص‪ ،‬حفبر ـً كضاًاها وكُىدها وؤولىٍاتها الخاصت بها‪،‬‬
‫والتي ًخفحن وضفها ضمً اإلاخعلباث اإلادددة لىؽام بدازة وزاثم اليؼاط ‪ .SGDA‬وجدلُل‬
‫اإلاخاظس هى مىهجُت ففالت إلضفاء العابق السطمي ـلى هرا الظُاق‪ ،‬وهى طُاق زابذ لحر كابل‬
‫للخمُحر‪ ،‬ومً خالٌ الترهحز ـلى ؤوؼعت اإلااطظت وـملُاتها‪ ،‬جىفل الظُاطت الىزاثلُت‬
‫اطخمسازٍت مفُىت ـلى مس الصمً‪.‬‬
‫ومق ذلً فةن الخعىز الظسَق واإلاخعلب للظُاكاث الىؽامُت والخىىىلىحُاث وؼهىز‬
‫اإلامازطاث والاخخُاحاث وألادواث الجدًدة في اإلااطظاث ًخعلب الخددًث اإلاىخؽم للظُاطت‬
‫الىزاثلُت‪19 .‬‬
‫‪ -‬اإلاسإولياث وآلاثاز اإلاترجبت على مخخلف الجهاث الفاعلت‪:‬‬
‫‪ -‬بػسان صىاؿ اللساز الرًً ٌظخىحب ـلحهم ضمان جددًد ؤدواز واإلاظاولُاث والتراخُ‬
‫لىؽام بدازة وزاثم اليؼاط‪ً ،‬خم حفسٍفها وحفُُجها وهللها بلى اإلااطظت هيل وبلى اإلاىؼفحن‬
‫الفاملحن مق ؤو هُابت ـً اإلااطظت‪ً .‬يبغي ؤن جيىن اإلاظاولُاث مدددة بىضىح لجمُق‬
‫اإلاىؼفحن‪ ،‬الطُما لىباز اإلاظاولحن‪ ،‬للمدزاء في مهىت الخىزُم واإلافلىماث‪ ،‬وبالعبق ألي شخ‬
‫آخس ًخفحن ـلُه بوؼاء وزاثم في بظاز وؼاظه‪.‬‬
‫‪ -‬حفُحن شخ مظاوٌ ـً جىفُر هؽام بدازة وزاثم اليؼاط الري ًجب ؤن ًيىن ممثال‬
‫لإلدازة‪ .‬وفي الخاالث التي ًخعلب حجم اإلااطظت وحفلُدها ذلً‪ً ،‬جب حفُحن مدًس ـملُاث‬

‫‪155‬‬
 ‫جملة اكليل ‪ /‬السهة االوىل – العدد (‪)2‬‬ ‫دور نظام إدارة وثائق الهشاط يف إرساء حوكمة وثائقية‬

‫اإلاسجبعت بىزاثم اليؼاط ذو جدزٍب ومهازاث مفُىت لللُام بهرا الدوز‪ .‬ومً الضسوزي جىزُم‬
‫بطىاد (جىشَق) اإلاظاولُاث وجسابعها مً خالٌ زطاثل بفثاث ؤو بعاكاث ـمل ـلى طبُل اإلاثاٌ‬
‫‪ -‬جىـُت اإلاظخخدمحن الجهاثُحن والفمالء (اإلاظخفُدًً) وؤصخاب اإلاصلخت (الؼسواء) (الؼسواء‬
‫خازج اإلااطظت ؤو ملدمي الخدماث) بمظاولُتهم الىزاثلُت هجهاث فاـلت ومظخفُدة مً‬
‫هؽام بدازة وزاثم اليؼاط‪ً .‬مس هرا الىعي (الخىـُت) ـً ظسٍم ؤو ـبر بحساءاث اإلافلىماث‬
‫وبسامج جدزٍبُت (جيىٍيُت) وهي ألاطاض لظُاطت دـم الخمُحر‬
‫‪ -‬الىطاق الىثائلي اإلاعالج ‪ً :‬جب ؤن ًيىن هىان مخعغ للىعاق اليامل الري ًدـمه هؽام‬
‫بدازة وزاثم اليؼاط والفملُاث السثِظُت اإلاسجبعت به‪ .‬اـخمادا ـلى كُىد ومخعلباث اإلااطظت‬
‫واإلاضمىت في الظُاطت‪ً ،‬مىً دـم دوزة الخُاة بإهملها ؤو حصء مجها‪ .‬وجترحم هره الخُازاث‬
‫ؤلاطتراجُجُت بلى حظمُاث ؤو هعاكاث مخخلفت (طُاطت ألازػفت‪ ،‬طُاطت بدازة اإلافلىماث‬
‫اإلاسحفُت‪ ،‬الظُاطت الىزاثلُت الخ‪ .)..‬هما ذهس طابلا فةن طُاطت بدازة وزاثم اليؼاط هي حصء‬
‫مً مجمىـت ؤوطق جخيىن مً مجمىـت طُاطاث التي ًجب ضمان الاحظاق (الخىاطم)‬
‫(هخددر ـً الاحظاق الىؼُفي بحن ألاهؽمت والظُاطاث ألاخسي) والدؼمُل البُني مفها‪ .‬بن‬
‫طُاطت بدازة وزاثم اليؼاط حظاهم بؼيل هبحر في جعىٍس الخأشز في بدازة اإلافلىماث وبىاء جسار‬
‫مفلىماحي وفي الجهاًت حىدة ألازػُف الخازٍخي للماطظت‪21.‬‬
‫‪ -‬مىهجيت اليشس والدعم‬
‫ؤو وخدة حفمل همسحق مظاوٌ ـً اليؼس‬ ‫‪ ‬حفُحن شخ‬
‫‪ ‬بحساء جدلُل لللاثمت‬
‫‪ ‬جىفُر طُاطت وزاثلُت مصادق ـلحها مً كبل الدظلظل الهسمي (‪ ،)hiérarchie‬جخيىن مً‪:‬‬
‫‪ .1‬الفملُاث (الدفق‪ ،‬الخصيُف‪ ،‬ؤلاظالؿ‪ ،‬ؤلاكصاء ‪ ..‬الخ )‬
‫‪ .2‬حدوٌ الخفؾ ًدخىي ـلى ؤهىاؿ الىزاثم ومدد خفؽها‬
‫‪ .3‬اإلاساحق اللاهىهُت و‪/‬ؤو الخلىُت وفلا للظُاق‬
‫‪ ‬بوؼاء بسهامج خفؾ للىزاثم الجازٍت اليؼُعت‬
‫‪ ‬بـداد الدـم للخمُحر مً خالٌ بسهامج الخدزٍب في ألازػفت وبدازة وزاثم اليؼاط‬
‫‪ ‬جعىٍس وجىطُق خلىٌ لألحهصة والبرمجُاث اإلاخصصت إلدازة وزاثم اليؼاط‬

‫‪152‬‬
 ‫جملة اكليل ‪ /‬السهة االوىل – العدد (‪)2‬‬ ‫دور نظام إدارة وثائق الهشاط يف إرساء حوكمة وثائقية‬

‫‪ ‬مساحفت الظُاطت باهخؽام و الخدكُم في اإلاخابفت لإلحساءاث وففالُتها وبسهامج لدـم حمُحر‬
‫اإلاظخخدمحن‬
‫‪ ‬جعبُم خعت الخدظحن اإلاظخمس‬
‫‪ 4:-3‬أدواث جىفير السياست الىثائليت‬
‫ًمىً جصيُفها بلى طبق ـاثالث هبري‪:‬‬
‫‪ :1-4-3‬أدواث الليادة (الخجسيب)‬
‫ال ًمىً ؤن جيىن هىان طُاطت وال بطتراجُجُت مً دون كُادة (ججسٍب)‪ .‬وٍجب ؤن جادي‬
‫هره اللُادة (الخجسٍب) بلى وحىد ؤدواث ًمىً اطخخدامها مً كبل هُئاث صىق اللساز في هؽام‬
‫بدازة وزاثم اليؼاط (اللجان الخىححهُت‪ ،‬الخىهمت ‪ ..‬الخ) لضمان ؤلاػساف ـلى جىفُر الظُاطت‬
‫مً خالٌ اإلااػساث الىمُت والىىـُت‪.‬‬
‫وبصىزة ؤهثر واكفُت‪ ،‬فةن هره ألادواث الفملُاجُت لللُادة (الخجسٍب) التي هي الىخاثج‬
‫الدوزٍت لخلُُم ‪ – SGDA‬هخاثج ـملُاث الخدكُم‪ً )les résultats d'audits( -‬خم اطخماللها في هرا‬
‫اإلاظخىي هىىؿ مً اإلافلىماث الىازدة اإلاظخخدمت للمساحفت والخدظحن اإلاظخمس للىؽام‪21 .‬‬
‫‪ :2-4-3‬أدواث مىهجيت‬
‫هره الفاثلت مً ألادواث ًمىً اللىٌ ـجها ؤجها هىؿ مفُد حدا مً ألادواث في اإلااطظاث‬
‫الىبحرة خُذ ًخم الخىفُر مً خالٌ بوؼاء ػبىت مً اإلاساطلحن‪ .‬وٍمىً بحساء جدلُل للمخاظس‬
‫الىزاثلُت‪ ،‬وجدلُل إلاا هى مىحىد طىاء وزقي ؤو زكمي‪ ،‬ووضق حدوٌ حظُحر و خفؾ الىزاثم بؼيل‬
‫ؤهثر هفاءة وبعسٍلت مخىاطلت بذا واهذ ؤلاحساءاث الفملُاجُت ( ؤطالُب الفمل) وهماذج الىزاثم‬
‫مخاخت للجهاث الفاـلت اإلاظاولت ـً وؼس الظُاطت ‪.‬‬
‫‪ :3-4-3‬أدواث الدسيير (ؤلادازة)‬
‫هخفامل هىا مق ألادواث الىزاثلُت هما هي مدددة في مفاًحر بدازة وزاثم اليؼاط ابخداء مً‬
‫خعت الخصيُف وحداوٌ الخفؾ ومجمىؿ ؤلاحساءاث اإلاىفرة‪:‬‬
‫‪ -‬وضق خعت جصيُف اطدىادا بلى الىؼاثف اإلاظخخدمت وجددًدها وزبعها مق وزاثم‬
‫اليؼاط؛‬

‫‪152‬‬
 ‫جملة اكليل ‪ /‬السهة االوىل – العدد (‪)2‬‬ ‫دور نظام إدارة وثائق الهشاط يف إرساء حوكمة وثائقية‬

‫‪ -‬جعىٍس كىاـد الدظمُت والخىؼُف‪ ،‬فضال ـً اللىاـد لضمان بدازة وزاثم اليؼاط‬
‫ـلى اإلادي العىٍل؛‬
‫‪ -‬جددًد ظىٍل اإلادي إلايؼإ وملىُت وزاثم اليؼاط؛‬
‫‪ -‬جددًد ممد الخفؾ اإلاىاطبت لىزاثم اليؼاط وبوؼاء لجىت بكصاء؛‬
‫‪ -‬جىفحر ألامً والخماًت لىزاثم اليؼاط وبـداد الخصازٍذ اإلاىاطبت للىصىٌ بلحها‪.‬‬
‫‪ :4-4-3‬ألادواث الخكىىلىجيت ‪ :‬بجها الترحمت الفملُت للدزة هؽام بدازة وزاثم اليؼاط ‪SGDA‬‬
‫ـلى بدازة هم هبحر مً وزاثم اليؼاط ؤلالىترووي‪ .‬جم بوؼائها (ألادواث) وفلا لخدلُالث‬
‫اخخُاحاث ومخعلباث الظُاطت‪ ،‬ولها جسحمذ بلى مىاصفاث ًجب ؤن جيىن كابلت للدؼمُل البُني‬
‫بلى الخد الري ٌظخعُق فُه ‪ SGDA‬الىاجح اطخخدام بِئاث البرامج وألاحهصة اإلاخخلفت لضمان‬
‫بمياهُت جدبق ؤزس الىزُلت والخيامل وألامان واإلاخعلباث ألاخسي‪ .‬مً ؤلاوؼاء بلى الاطترحاؿ‪ ،‬مً‬
‫ؤلادازة (الدظُحر) بلى ألازػفت‪ ،‬ؤهىاؿ مخخلفت مً ألادواث مفا (بِئاث بهخاج الىزاثم‪ ،‬بدازة الىزاثم‬
‫ؤلالىتروهُت‪ ،‬هؽام ألازػفت ؤلالىتروهُت)‪22 .‬‬
‫‪ :5-4-3‬ألادواث اإلاسجعيت‪ :‬في بفض الظُاكاث‪ ،‬حظاـد هره ألادواث اإلااطظاث واإلاخفاوهحن مفها‬
‫ـلى الخدىم الجُد وفهم الىطاثل اللىحِظدُت والخلىُت والخىىىلىحُت التي هفرتها وـلى ؤي‬
‫ؤطاض جم جىفُرها (اإلافاًحر والخىصُاث واإلامازطاث الجُدة وـلى طبُل اإلاثاٌ ألازػفت‬
‫ؤلالىتروهُت)‪.‬‬
‫مثاٌ آخس‪ ،‬ؤلاظاز اللاهىوي اإلاددر الري ٌؼسح الظُاق اللاهىوي والخىؽُمي الخاص باإلااطظت‬
‫(اللاهىن الداخلي للماطظت) وكعاؿ ؤوؼعتها‪.‬‬
‫‪ 6-4-3‬أدواث الدعم‪ :‬جخفلم هره الفاثلت بجمُق ألادواث التي ًمىً جصمُمها إلاظاـدة‬
‫اإلاظخخدمحن في اـخماد هؽام بدازة وزاثم اليؼاط وجعبُله ـلى ؤطاض ًىمي‪ .‬حمُق ألادواث التي‬
‫جم جىفحرها للخىاصل والخىـُت والخدزٍب ـلى اإلامازطاث الجُدة واللىاـد إلدازة وزاثم اليؼاط‬
‫ـلى الىدى اإلاددد في اإلااطظت‪23 .‬‬
‫‪ -4‬هخائج الدزاست‬
‫‪ -‬الخىهمت وفلا لىؽام بدازة وزاثم اليؼاط هي هؽام مظخىحى مً الجىدة التي هي‬
‫مىحىدة في بدازة اإلاجاالث السثِظُت ليؼاط اإلااطظاث‪.‬‬
‫‪ SGDA -‬لِع هؽام بمفنى ألاداة وبهما ًىؽم ـملُت صىق اللساز‪.‬‬

‫‪152‬‬
 ‫جملة اكليل ‪ /‬السهة االوىل – العدد (‪)2‬‬ ‫دور نظام إدارة وثائق الهشاط يف إرساء حوكمة وثائقية‬

‫‪ -‬اللدزة ـلى جىؽُم ـملُت صىق اللساز ذاث الصلت بمساخل بوؼاء وزاثم اليؼاط جخعلب‬
‫جىكق اإلاخاظس وبدازتها‪.‬‬
‫‪ -‬مفُاز بدازة الىؽام لحر كابل للخعبُم مباػسة‪ ،‬فهى لِع " دلُل اطخخدام" ولىىه‬
‫مجمىـت مخماطىت مً مخعلباث ألاهداف التي ًخفحن جدلُلها‪.‬‬
‫‪ -‬بن طُاطت وزاثم اليؼاط تهدف بلى جددًد ومساكبت وجبظُغ حمُق الفملُاث اإلافىُت‬
‫ودـم ـملُت الخدظحن اإلاظخمس‪.‬‬
‫‪ -‬بدون ؤدواث‪ ،‬طخؽل الظُاطت الىزاثلُت مجسد خعاب خظً هُت‪ ،‬هرا هى الظبب في‬
‫الخاحت بلى ؤدواث مدددة للخدىم ومساكبت الخىفُر الظلُم لها‪.‬‬
‫الخاجمت‬
‫ًإحي ‪ SGDA‬هةدازة ففالت ليل اإلافلىماث اإلاىزلت‪ ،‬جم جصمُمه هجهاش بدازة ألداء مخيامل‬
‫ومىخفي ذاجُا ألهه ٌظمذ بةضفاء العابق السطمي والخىاصل مق اإلامازطاث ومساكبت ففالُت الىخاثج‬
‫ملابل ألاهداف اإلادددة وجدظحن ألاداء الخىؽُمي‪ ،‬وطُاطت بدازة وزاثم اليؼاط في خدمت‬
‫ؤلاطتراجُجُت الؼاملت للماطظت‪ ،‬بجها حظاهم في جعىٍس الخفاون في بدازة اإلافلىماث وبىاء الترار‬
‫اإلافلىماحي مً خالٌ اإلاؼازهت في بدازة اإلافسفت الففالت ‪ .‬وللىصىٌ بلى هرا الهدف ًجب ؤن جيىن‬
‫هره الظُاطت واضخت ومدـمت بإوؼعت الخىـُت والخدزٍب اإلاىاطبت‪.‬‬
‫كائمت اإلاساجع‪:‬‬
‫‪1 - Tebourbi, I. 2018. Mise en oevere de la norme iso 30300:‬‬
‫‪systéme de gestion des documents d'activité. Thèse de Master‬‬
‫‪. Université de Technologie de Compiègne. p 4‬‬
‫‪2 - Jules ,A. 2012. Gestion des documents d'activité: définition,‬‬
‫‪principes et concepts. La Gazette des archives. n°228 :p 103-‬‬
‫‪117. (consulté le 11/02/2019). Disponible sur:‬‬
‫‪www.persse.fr/doc/gazar_0016-‬‬
‫‪5522_2012_num_228_4_4988.‬‬
‫‪3 - Ibid. p 106‬‬
‫‪4 - Livre blanc. 2012. Iso 30300-30301-système de gestion des‬‬
‫‪document d'activité: Définition,modélisation,intégration aux‬‬
‫‪autres normes de système de managment.: p 08‬‬

‫‪122‬‬
 )2( ‫ السهة االوىل – العدد‬/ ‫جملة اكليل‬ ‫دور نظام إدارة وثائق الهشاط يف إرساء حوكمة وثائقية‬

5 – Jules ,A. 2012. Op. cit.

6 -Ibid. p 107
7 - Ibid. p 108
8 - Ibid. p 109
9 - Ibid. p 115
10 - Judith, E., Bustelo , C . 2012. Systéme de gestion des
documents d'activité.. (consulté le 12/03/2019). Disponible
sur: www.iso.org.
11 – Cottin ,M. Dessolin Baumann, S. 2012. La famille des
normes ISO sur le records managment. La Gazette des
archives.,n°228:p 120-137. (consulté le 13/02/2019).
Disponible sur: www.persse.fr/doc/gazar_0016-
5522_2012_num_228_4_4989.
12- Ibid.
13- Ibid. p 124
14 - Judith, E., Bustelo , C . 2012.Op. cit.
15- Livre blanc. 2012. Op. cit. p 7
16- Arnaud, J. 2018. Une politique de gestion des documents
d’activité pour une gouvernance documentaire stratégique: La
Gazette des archives. Vol 4. n°228: pp 153-171. (consulté le
13/02/2019). Disponible sur: www.persse.fr/doc/gazar_0016-
5522_2012_num_228_4_4991.
17- Ibid.
18- Ibid. p 158
19 - Ibid. p159.
20- Ibid. p 160.
21- Ibid. p 163-168.
22- Ibid.p169.
23- Ibid.

122
 )2( ‫ السهة االوىل – العدد‬/ ‫جملة اكليل‬ ‫دور نظام إدارة وثائق الهشاط يف إرساء حوكمة وثائقية‬

Le rôle du système de gestion des documents d'activité dans la

mise en place d'une gouvernance documentaire stratégique
dans les institutions administratives.

Dr. Fatiha Qumid

Mustafa Omaroun

Résumé
Cette étude illustre l'importance du rôle du système de
gestion des documents d'activité dans l'application de la
gouvernance documentaire au sein des organisations qui gèrent
une grande partie de la documentation et de l'information. En
démontrant l'importance de travailler conformément aux normes
internationalement établies à cet égard, et en examinant comment
faire face à cette explosion documentaire par l'adoption d'une
politique documentaire qui contribue à la prise de décision, le
contrôle et la simplification des processus liés à la documentation
de l'activité et de soutenir le processus d'amélioration continue du
système de gestion des documents et l'intégrer dans d'autres
systèmes de gestion. L'étude a également abordé une série d'outils
qui aideraient l'organisation à s'orienter vers l'établissement d'une
gouvernance documentaire statégique qui profiterait du profit et
de l'intérêt.
Mot clé :documents d'activité, système de gestion des
documents d'activité, iso15489, iso 30300, gouvernance
documentaire, politique documentaire,

121
 )2( ‫ السهة االوىل – العدد‬/ ‫جملة اكليل‬ ‫دور نظام إدارة وثائق الهشاط يف إرساء حوكمة وثائقية‬

Abstract
This study illustrates how important the role of the activity
document management system is in the implementation of
strategic documentary governance with in organizations that
manage a great deal of documentation and information, By
demonstrating the importance of working in accordance with
international established standards in this regard. It also reviews
how to deal with this documentary explosion by adopting a
documentary policy that contributes to decision-making, monitors
and stream lines processes related to activity documents, and
supports the process of continuous improvement of the document
management system and its integration into other management
systems. The study also touched up on a range of tools that would
help the organization move towards establishing documentary
governance that would be profitable and useful.

122