BAB 5

OBJEKTIF ORGANISASI

OBJEKTIF BAB

Selepas mengikuti bab ini, anda seharusnya dapat:

1. Mendefinisi dan mengenal pasti objektif organisasi.
2. Membezakan di antara objektif organisasi dan objektif individu.
3. Menyenaraikan jenis-jenis objektif dalam organisasi.
4. Membincangkan langkah-langkah yang perlu diambil oleh
pengurus untuk mewujudkan objektif organisasi yang berjaya.
5. Membezakan objektif yang berbentuk operasional dan tidak
operasional.
6. Menyatakaan apa yang dimaksudkan dengan ‘Pengurusan Melalui
Objektif’ (MBO).
7. Mengenal pasti langkah-langkah yang terlibat dalam menjalankan
‘Pengurusan Melalui Objektif’.

5.1 PENGENALAN

Sebelum kita mengikuti bab ini dengan lebih mendalam, apa yang anda
faham tentang maksud objektif? Dalam bahasa yang mudah, objektif
sering kita kaitkan dengan tujuan, matlamat dan sasaran sesuatu aktiviti
yang dijalankan. Dari sudut pengurusan pula, maksud ‘objektif’ tidaklah
begitu menyimpang jauh daripada maksud yang dinyatakan di atas.
Untuk memahami dengan lebih lanjut mengenai dengan objektif
organisasi, marilah kita sama-sama mengikuti bab seterusnya.

5.2 DEFINISI OBJEKTIF ORGANISASI

Kebanyakan penulis buku pengurusan mendefinisikan objektif organisasi

sebagai target atau sasaran yang menjadi arah tujuan dalam sistem
pengurusan. Input organisasi, proses, dan output diwujudkan untuk
mencapai objektif organisasi. Pembentukan objektif organisasi yang
komprehensif akan memberi kesan kepada tujuan organisasi ditubuhkan,
iaitu matlamat sesebuah organisasi.

113
Crosby (1997) pula mendefinisikan objektif sebagai sasaran organisasi
dalam jangka masa pendek, khusus dan boleh diukur, yang mesti dicapai
bagi membolehkan organisasi mencapai matlamatnya. Contohnya, firma
yang bermatlamat untuk menubuhkan cawangan di seluruh bandar di
Malaysia mungkin akan membentuk satu objektif jangka pendek, iaitu
memulakan operasi di bandar-bandar kawasan timur Semenanjung
Malaysia dan membentuk objektif jangka panjangnya iaitu beroperasi di
seluruh bandar di Malaysia. Dari keadaan ini, tentu anda dapat bezakan
objektif jangka pendek dan objektif jangka panjang secara keseluruhan
dalam sesebuah organisasi.

Rumusannya, matlamat organisasi adalah wujud daripada misi organisasi,

manakala objektif organisasi terhasil daripada matlamat organisasi. Untuk
melihat dengan lebih jelas hubungan antara misi, matlamat, dan objektif,
anda boleh merujuk kepada Rajah 5.1.

Rajah 5.1
Hubungan di antara Misi, Objektif, dan Matlamat

MISI

MATLAMAT

OBJEKTIF

Perlu kita ketahui juga bahawa objektif membolehkan ahli-ahli di dalam

sesebuah organisasi mengetahui apa yang penting dan perlu diberi
tumpuan. Objektif yang baik perlu relevan, mencabar dan memfokuskan
kepada sesuatu perkara (contohnya, objektif sesebuah syarikat untuk
beroperasi di kawasan timur Semenanjung Malaysia adalah untuk
mencapai tahap pengeluaran sebanyak satu juta unit dan keuntungan
sebanyak RM800,000 setahun).

Tujuan penubuhan sesebuah organisasi adalah merujuk kepada persoalan

kenapa sesebuah organisasi ditubuhkan. Jadual 5.1 menunjukkan dua
contoh objektif organisasi.

114
 Jadual 5.1
Contoh Objektif Organisasi

Du Pont: Du Pont adalah syarikat multinasional berteknologi

tinggi yang mengeluar dan memasarkan produk kimia. Ia
memasarkan produknya pada kumpulan pasaran yang luas di mana
dengan adanya teknologi tinggi ini, menjadi satu kelebihan
persaingan bagi Du Pont.

Central Soya: Misi asas Central Soya adalah untuk menjadi

pengeluar utama dan pengilang barangan pertanian dan makanan
utama dunia.

Sumber: Certo. (1997). Modern management, 113.

SOALAN DALAM TEKS 5.1

1. Berdasarkan pemahaman anda, berikan definisi

objektif organisasi.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

Organisasi wujud kerana berbagai tujuan. Sehubungan dengan itu,

berbagai objektif organisasi telah dibentuk. Contohnya, penubuhan
hospital mempunyai objektif utama iaitu untuk memberi kualiti
perkhidmatan perubatan yang baik kepada masyarakat. Objektif sesebuah
universiti pula adalah untuk mendidik masyarakat menjadi warganegara
yang berkualiti dan mampu menyumbang bakti kepada pertumbuhan
negara. Objektif stesen televisyen pula ialah memberi maklumat terkini
dan menyediakan rancangan yang sensasi dan menarik kepada penonton.

Oleh sebab itu, objektif hospital adalah untuk melengkapkan sebaik

mungkin kemudahan kesihatan kepada masyarakat tanpa mengira umur,
kaum, bangsa, dan agama. Kita semua mungkin biasa mendengar bahawa
sesebuah organisasi perniagaan bertujuan untuk mendapatkan
keuntungan. Oleh itu, objektif utama organisasi perniagaan adalah untuk
memastikan keuntungan dapat diperoleh seperti yang diramalkan.

115
John F. Mee, iaitu seorang penulis buku dalam bidang pengurusan
berpendapat bahawa objektif organisasi perniagaan boleh diringkaskan
kepada tiga rumusan utama, iaitu

(i) keuntungan adalah faktor motivasi para pengurus;

(ii) perkhidmatan kepada pelanggan melalui barang dan
perkhidmatan yang ditawarkan;
(iii) merupakan sebab kenapa sesebuah perniagaan
ditubuhkan;
(iv) pengurus mempunyai tanggungjawab sosial yang
berkaitan dengan kod moral; dan
(v) etika dalam masyarakat di mana sesebuah perniagaan
beroperasi.

Membuat keputusan mengenai pembentukan objektif organisasi

merupakan tindakan penting yang perlu dilakukan oleh seseorang
pengurus. Objektif yang terlalu tinggi dan tidak realistik akan
mengecewakan pekerja (kerana ia sukar dicapai), manakala objektif yang
terlalu mudah pula tidak akan mendorong pekerja memaksimumkan
usaha (kerana pekerja tidak perlu berusaha bersungguh-sungguh untuk
mencapai objektif). Oleh itu, pengurus perlu membentuk objektif yang
mereka tahu (daripada pengalaman), boleh dicapai oleh para pekerja
tetapi bukanlah terlalu mudah untuk dicapai.

Hakikatnya, pengurus perlu membentuk objektif syarikat berdasarkan

matlamat dan misi penubuhan syarikat dengan mengambil kira kapasiti
sedia ada seperti kewangan, sumber tenaga manusia dan peralatan atau
sumber fizikal dalam organisasi supaya objektif tersebut dapat dicapai
dengan jayanya.

5.3 KEPENTINGAN OBJEKTIF ORGANISASI

Daripada perbincangan sebelum ini, anda semua tentu telah dapat

mengagak mengapa perlu membentuk objektif dalam sesebuah
organisasi. Secara amnya, objektif organisasi membolehkan pengurus dan
ahli-ahli organisasi yang lain mendapat panduan mengenai sesuatu
tindakan seperti membuat keputusan, memastikan kecekapan organisasi,
mengawal konsistensi dalam organisasi dan menilai prestasi. Jika dikaji
secara mendalam, kita dapati bahawa objektif organisasi berperanan
sebagai panduan dalam beberapa aspek seperti berikut:

(a) Panduan untuk Membuat Keputusan

Sebahagian besar daripada tanggungjawab pengurus adalah membuat

keputusan yang boleh mempengaruhi operasi harian dan kewujudan

116
organisasi. Apabila pengurus telah mengenal pasti objektif, mereka akan
mengetahui arah yang hendak dituju. Kemudiannya, adalah menjadi
tanggungjawab pengurus untuk membuat keputusan bagi menolong
organisasi mencapai objektifnya.

(b) Panduan bagi Kecekapan Organisasi

Sebarang ketidakcekapan dalam organisasi boleh membawa kepada

pembaziran sumber tenaga. Oleh itu, pengurus perlu sentiasa
meningkatkan kecekapan syarikat sebaik mungkin. Dalam konteks ini,
kecekapan didefinisikan sebagai jumlah keseluruhan usaha manusia dan
sumber yang digunakan oleh organisasi bagi mencapai matlamatnya.
Oleh sebab itu, sebelum kecekapan organisasi boleh ditingkatkan, para
pengurus perlu mempunyai kefahaman yang jelas mengenai matlamat
organisasinya. Dengan cara itu mereka mampu menggunakan sumber
yang terhad sebaik mungkin.

(c) Panduan bagi Mencapai Konsistensi dalam Organisasi

Ahli-ahli dalam organisasi selalunya bekerja mengikut garis panduan

tertentu. Jika objektif organisasi digunakan sebagai asas garis panduan
kerja, objektif tersebut akan berperanan sebagai panduan yang konsisten
bagi aktiviti pengeluaran, proses membuat keputusan dan perancangan
yang berkesan.

(d) Panduan untuk Menilai Prestasi

Prestasi semua ahli dalam organisasi perlu dinilai bagi melihat

produktiviti individu dan menentukan apa yang patut dilakukan untuk
meningkatkannya.

SOALAN DALAM TEKS 5.2

1. Cuba anda jelaskan kenapa objektif penting bagi

sesebuah organisasi.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

117
5.4 JENIS-JENIS OBJEKTIF

Objektif dalam organisasi boleh dibahagikan kepada dua kategori, iaitu

objektif organisasi dan objektif individu. Mengenal pasti kedua-dua
kategori objektif ini dan bertindak balas secara bersesuaian untuk
mencapainya merupakan suatu cabaran kepada para pengurus.

5.4.1 Objektif Organisasi

Objektif organisasi merupakan sasaran organisasi dan dibentuk untuk

membantu organisasi mencapai objektifnya. Ia merangkumi berbagai
bidang seperti kecekapan, produktiviti, dan memaksimumkan
keuntungan. Antara contoh objektif organisasi adalah seperti meluaskan
pasaran di seluruh Semenanjung Malaysia, memaksimumkan kapasiti
pengeluaran kepada seratus ribu unit sehari dan mencapai keuntungan
sebanyak RM14 juta setahun.

Y.K. Shetty dalam kajiannya terhadap 193 syarikat bagi menentukan sifat
dan corak objektif yang wujud dalam organisasi, mendapati bahawa
objektif yang biasa dibentuk adalah yang berkait dengan keuntungan,
pertumbuhan dan syer pasaran (Certo, 1997).

Namun begitu, dalam corak pengurusan hari ini, tanggungjawab sosial

dan kebajikan pekerja juga sering dijadikan sebagai salah satu daripada
objektif organisasi dan ia mempengaruhi dalam aktiviti pengurusan
harian organisasi.

5.4.2 Objektif Individu

Objektif individu yang wujud dalam organisasi merupakan matlamat

personal bagi setiap ahli organisasi yang ingin dicapai melalui aktiviti
organisasi. Objektif-objektif ini merangkumi gaji yang tinggi,
perkembangan dan pembangunan diri, penghargaan dari teman-teman
dan majikan.

Adalah menjadi masalah sekiranya objektif organisasi dan objektif

individu tidak seiring. Contohnya, seorang pensyarah mempunyai
matlamat individu, iaitu bekerja di universiti untuk mendapat
penghargaan melalui perkhidmatan penyelidikan yang dijalankan.
Objektif ini perlu secara signifikan menyumbang kepada pencapaian
matlamat universiti jika pensyarah tersebut berada di universiti yang
menekankan penyelidikan. Objektif individu pensyarah tersebut tidak
mempunyai sebarang sumbangan atau hanya sedikit sumbangan kepada

118
pihak universiti sekiranya dia bekerja di universiti yang berorientasikan
pengajaran semata-mata kerana dia lebih berminat untuk membuat
penyelidikan berbanding meningkatkan kualiti pengajaran (objektif
universiti).

Dalam menghadapi situasi objektif individu dan organisasi yang tidak

seiring, perkara yang boleh dilakukan oleh pengurus ialah dengan
menstrukturkan semula organisasi dengan cara tertentu supaya individu
mempunyai peluang untuk mencapai objektif dan pada masa yang sama
juga boleh menyumbang kepada pencapaian matlamat organisasi.

SOALAN DALAM TEKS 5.3

1. Cuba anda bezakan di antara objektif organisasi dan

objektif individu.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

5.5 BIDANG-BIDANG OBJEKTIF ORGANISASI

Penulis terkenal dalam bidang pengurusan, Peter F. Drucker percaya

bahawa sistem pengurusan organisasi akan tergugat sekiranya pengurus
hanya menekankan objektif keuntungan semata-mata, kerana objektif ini
hanya akan menggalakkan pengurus membuat suatu tindakan yang hanya
mampu untuk menghasilkan keuntungan pada hari ini dan tidak
memikirkan bagaimana keuntungan boleh dihasilkan pada masa akan
datang. Oleh itu, pengurus perlu berusaha untuk membentuk dan
mencapai berbagai objektif dalam semua bidang pengurusan organisasi.
Lapan bidang dalam organisasi yang dicadangkan oleh Peter F. Drucker
yang perlu diberi tumpuan dalam membentuk objektif pengurusan
organisasi, iaitu

(i) Kedudukan pasaran—pengurus perlu membentuk

objektif dengan menetapkan kedudukan pasaran yang
diinginkan berbanding dengan para pesaing.
(ii) Inovasi—pengurus perlu membentuk objektif dengan
menunjukkan sejauh mana komitmennya untuk
membentuk kaedah operasi yang baru.

119
 (iii) Produktiviti—set objektif yang dibentuk perlu
mengambil kira anggaran tahap pengeluaran yang ingin
dicapai.
(iv) Sumber-sumber fizikal dan kewangan.
(v) Keuntungan.
(vi) Sikap dan prestasi pekerja.
(vii) Pembangunan dan prestasi pengurusan.
(viii) Tanggungjawab sosial.

SOALAN DALAM TEKS 5.4

1. Menurut Peter F. Drucker, dalam membentuk

objektif terdapat beberapa bidang yang perlu
diberi perhatian oleh pengurus. Senaraikan
bidang-bidang tersebut.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

5.6 MELAKSANAKAN OBJEKTIF

Pembentukan objektif yang betul menjadi asas kepada kejayaan

organisasi. Theodore Levitt dalam artikelnya telah menyatakan bahawa
terdapat beberapa industri besar di Amerika Syarikat yang terpaksa
menanggung kerugian kerana objektifnya tidak bersesuaian dengan
organisasi (Certo, 1997). Oleh itu pengurus perlu membangun,
mengguna, dan mengubahsuai objektif organisasi sebaik mungkin.

Secara amnya organisasi perlu mempunyai tiga jenis objektif, iaitu

(i) Objektif jangka pendek—sasaran yang hendak dicapai

dalam masa setahun atau kurang dari setahun.
(ii) Objektif pertengahan—sasaran yang hendak dicapai
dalam masa 1-5 tahun.
(iii) Objektif jangka panjang—sasaran yang hendak dicapai
dalam masa 5-7 tahun.

5.6.1 Mewujudkan Objektif Organisasi

Jelas kepada kita bahawa pembentukan objektif telah menjadi sebahagian

daripada tugas pengurus. Pada hari ini adalah menjadi kebiasaan

120
sekiranya pengurus diarah untuk membentuk objektif diri masing-
masing, objektif bahagian dan objektif pekerja.

Dalam hal ini, terdapat tiga langkah utama yang perlu diambil oleh
pengurus untuk mewujudkan objektif organisasi yang berjaya.

(a) Mengkaji Kewujudan Corak Pengurusan

Pengurus dikehendaki menyenaraikan corak pengurusan utama dan

penting dalam persekitaran organisasi dalam tempoh lima tahun lepas
untuk menentukan jika terdapat sebarang impak kepada prestasi
organisasi. Contohnya, perubahan cita rasa pelanggan (memberi impak
terhadap jualan syarikat), perubahan peraturan dan polisi (memberi kesan
terhadap operasi syarikat), kejatuhan ekonomi negara (kesan terhadap
keuntungan syarikat), dan perubahan undang-undang buruh (memberi
kesan terhadap struktur tenaga dalam syarikat). Seterusnya, aliran semasa
dan masa hadapan juga perlu dianalisis yang mana kemungkinan aliran ini
memberi kesan terhadap kejayaan organisasi untuk tempoh lima tahun
akan datang.

(b) Membentuk Himpunan Objektif

Apabila aliran persekitaran telah dianalisis, pengurus perlu membentuk

objektif yang menggunakan hasil daripada analisis ini untuk membentuk
objektif organisasi keseluruhannya.

Sebagai contohnya, analisis persekitaran yang dibuat menunjukkan

bahawa pesaing telah meningkatkan kualiti produknya secara berterusan
sejak lima tahun lepas dan hasilnya pesaing mendapat syer pasaran yang
besar. Sebagai reaksi kepada perubahan ini, pengurus perlu mewujudkan
objektif peningkatan kualiti syarikat, bagi membolehkan syarikat bersaing
di pasaran terbuka. Objektif ini perlu diwujudkan secara langsung hasil
daripada proses mengenal pasti aliran dalam persekitaran organisasi dan
daripada sudut keuntungan syarikat.

Antara bentuk objektif yang terdapat dalam organisasi ialah

(i) Objektif kewangan—Objektif kewangan adalah sasaran

organisasi yang berkaitan dengan isu-isu kewangan. Ia
dipengaruhi sama ada oleh pulangan ke atas pelaburan
atau perbandingan kewangan dengan pesaing-pesaing.

121
 (ii) Objektif percampuran pasaran produk—Objektif
campuran pasaran produk ialah objektif yang
menggariskan jenis-jenis produk dan bilangan atau
campuran produk yang organisasi tawarkan kepada
pelanggan.

(iii) Objektif fungsional—Objektif fungsional adalah sasaran

yang ingin dicapai oleh organisasi yang berhubung
dengan fungsi-fungsi pengurusan dalam organisasi yang
penting seperti pemasaran, perakaunan, pengeluaran dan
personel. Objektif fungsional yang konsisten dengan
objektif kewangan dan campuran pemasaran produk
perlu diwujudkan dalam bidang-bidang ini. Individu
dalam organisasi perlu melaksanakan fungsi masing-
masing bagi membantu organisasi mencapai objektifnya.

(c) Membentuk Hierarki Objektif

Objektif organisasi perlu dipecahkan kepada sub-objektif supaya individu

pada berbagai tahap yang berbeza dalam organisasi tahu apa yang mesti
mereka lakukan untuk mencapai objektif keseluruhan organisasi. Objektif
organisasi hanya akan dicapai apabila sub-objektif telah dipenuhi.
Hierarki objektif adalah objektif keseluruhan dan sub-objektif ialah
objektif yang diberikan (assign) kepada berbagai individu atau unit dalam
organisasi.

Rajah 5.2 menunjukkan hierarki objektif bagi sesebuah organisasi. Dalam

hierarki ini, mungkin akan berlaku sub-optimization. Sub-optimization adalah
keadaan apabila berlaku konflik atau tidak sealiran antara sub-objektif
organisasi. Sub-optimization boleh diminimumkan melalui kefahaman yang
lengkap bagaimana bahagian dalam organisasi berhubung antara satu
sama lain.

5.6.2 Panduan Mewujudkan Objektif yang Berkualiti

Oleh kerana pembentukan objektif begitu penting dalam organisasi,

maka adalah mustahak bagi seseorang pengurus mengetahui bagaimana
cara untuk mewujudkan objektif yang berkualiti. Berikut disenaraikan
beberapa panduan yang boleh digunakan oleh pengurus untuk
meningkatkan kualiti objektif yang dibentuk.

122
 (i) Pengurus perlu membenarkan orang yang
bertanggungjawab untuk mencapai objektif menyuarakan
pendapat mereka.
(ii) Pengurus perlu menyatakan objektif secara terperinci dan
khusus yang mungkin.
(iii) Pengurus perlu menghubungkan objektif dan tindakan
untuk mencapai objektif dalam bentuk yang khusus
(spesifik).
(iv) Pengurus perlu menentukan keputusan yang dijangkakan
dengan tepat.
(v) Pengurus perlu menetapkan matlamat yang agak tinggi
yang mana kakitangan perlu berusaha untuk
mencapainya, tetapi tidak terlalu tinggi sehingga
kakitangan mengalah (tidak meneruskan) daripada
berusaha untuk mencapainya.
(vi) Pengurus perlu menentukan bila matlamat perlu dicapai.
(vii) Pengurus perlu menetapkan objektif dan hubungan
dengan lain-lain objektif organisasi.
(viii) Pengurus perlu menyatakan objektif dengan ringkas dan
jelas.

5.6.3 Panduan Mengoperasikan Objektif

Objektif perlu dinyatakan dalam bentuk yang boleh dilaksanakan

(operasional) dan dalam istilah yang boleh diukur dan di lihat. Jika
pengurus telah mewujudkan objektif yang berbentuk operasional,
pengurus tersebut akan mampu untuk menyatakan sama ada objektif
yang dibentuk telah tercapai atau tidak, iaitu dengan cara
membandingkan hasil sebenar dengan penyataan matlamat.

Di bawah ini diberikan beberapa contoh objektif yang berbentuk

operasional dan yang tidak berbentuk operasional.

(a) Objektif yang Tidak Berbentuk Operasional

(i) Meningkatkan kualiti produk.

(ii) Meningkatkan komunikasi.
(iii) Meningkatkan tanggungjawab sosial.

(b) Objektif yang Berbentuk Operasional (Rujuk Contoh)

(i) Mengurangkan jumlah barangan yang dipulangkan

semula oleh pelanggan sebanyak satu peratus
(meningkatkan kualiti produk).

123
 (ii) Mengadakan mesyuarat mingguan dan mengadakan
buletin dalaman untuk meningkatkan komunikasi
(meningkatkan komunikasi).
(iii) Melibatkan diri dalam memberi sumbangan derma
kepada rumah kebajikan sebanyak RM10,000 setahun
(meningkatkan tanggungjawab sosial).
Rajah 5.2
Hierarki Objektif

PENGURUSAN ATASAN
1. Mewakili kepentingan pemegang saham
– keuntungan 10% atau lebih.
2. Memberi servis kepada pelanggan
melalui servis yang berkualiti.
3. Mengekalkan pertumbuhan aset dan
jualan – pertumbuhan dua kali ganda.

JABATAN PENGELUARAN JABATAN JUALAN JABATAN PERAKAUNAN

1. Mengekalkan kos pengeluaran
tidak melebihi 10% jualan.
2. Meningkatkan produktiviti
buruh sebanyak 2%.
3. Mengekalkan inventori pada
tahap 6 bulan jualan.
1. Memperkenalkan produk baru 1. Pinjaman tidak melebihi nilai
dalam jangka masa 10 tahun. 10% daripada aset.
2. Mengekalkan syer pasaran pada 2. Membayar dividen pada kadar
tahap 10%. 50%.
3. Mengekalkan kos pengiklanan 3. Penyediaan penyata bulanan
pada 4% jualan. kepada jabatan operasi pada
10. haribulan setiap bulan

PENYELIA PENGURUS JUALAN PENGURUS PEJABAT

1. Mengekalkan sokongan (CAWANGAN) 1. Mengekalkan cycle billing
kepada para pekerja. 1. Memenuhi kuota jualan setiap dalam masa 3 hari
2. Mengekalkan standard minggu. daripada tarikh jangkaan.
pengeluaran. 2. Mengunjungi pelanggan penting 2. Menyediakan laporan
3. Meminimumkan kerosakan setiap bulan. seminggu lebih awal.
produk. 3. Memberi sokongan
kepada jurujual.

Sumber: Certo. (1997). Modern management, 122.

5.6.4 Pencapaian Objektif

Pencapaian objektif organisasi merupakan satu matlamat yang ingin

dicapai oleh pengurus. Ini hanya boleh dicapai melalui tindakan yang
dilakukan dengan betul dalam organisasi atau melalui proses analisis
means end. Analisis means end merupakan satu proses menentukan cara-
cara (means) bagaimana berbagai objektif atau ends (matlamat akhir) dalam
organisasi boleh dicapai.

124
Analisis means end memerlukan beberapa langkah

(i) Mulakan dengan matlamat umum yang hendak dicapai.

(ii) Dapatkan satu set cara-cara (means) untuk mencapai
matlamat itu.
(iii) Ambil setiap cara (means) sebagai sub matlamat dan
dapatkan cara-cara (means) yang lebih terperinci untuk
mencapainya.

Seperti yang telah kita pelajari pada awal bab ini, objektif organisasi
wujud ekoran daripada tujuan organisasi dan ia akan dipengaruhi oleh
elemen-elemen dalam persekitaran organisasi. Pengurus perlu memahami
bahawa pengaruh yang membentuk objektif organisasi kerana apabila
pengaruh ini berubah, objektif yang dibentuk juga akan turut berubah.
Pengurus seharusnya tidak melihat objektif sebagai sesuatu yang tidak
boleh diubah, malah adalah menjadi tanggungjawab pengurus untuk
mengemas kini objektif organisasi apabila diperlukan.

5.7 PENGURUSAN MELALUI OBJEKTIF (MBO)

Kebanyakan pengurus mendapati bahawa objektif organisasi merupakan

sesuatu yang penting dan merupakan sebahagian daripada asas dalam
pengurusan. Ini menyebabkan mereka menggunakan pendekatan yang
khusus bagi objektif. Pendekatan ini dikenali sebagai Pengurusan Melalui
Objektif (MBO) yang telah dipopularkan oleh Peter Drucker. Walaupun
pendekatan ini selalu dibincangkan dalam konteks syarikat yang
berorientasikan keuntungan, namun MBO juga boleh diaplikasikan bagi
organisasi yang tidak bermotifkan keuntungan.

Strategi MBO ini mempunyai tiga ciri utama, iaitu

(i) semua individu dalam sesebuah organisasi diberikan satu

set objektif khusus yang perlu dicapai dalam suatu jangka
masa yang ditetapkan. Objektif ini kebiasaannya telah
dibentuk dan dipersetujui bersama oleh individu dan
pengurus;
(ii) Penilaian prestasi dibentuk secara berskala untuk
menentukan sejauh mana individu telah mencapai
objektif masing-masing; dan
(iii) Ganjaran akan diberikan kepada individu yang terlibat
atas dasar sejauh mana mereka mencapai matlamat yang
ditetapkan.

125
Proses membentuk Pengurusan Melalui Objektif meliputi lima langkah,
iaitu

(i) Pengurus perlu mengkaji semula objektif organisasi

kerana pengurus perlu memahami dengan jelas objektif
keseluruhan organisasi.
(ii) Menetapkan objektif pekerja—perlu wujud persetujuan
bersama antara pekerja dan majikan mengenai objektif
yang perlu di capai.
(iii) Dalam satu skala masa tertentu, pengurus dan pekerja
akan sama-sama melihat kemajuan yang telah dicapai.
(iv) Pada akhir tempoh yang telah ditetapkan, prestasi pekerja
akan diukur untuk mengetahui sejauh mana objektif telah
dicapai.
(v) Ganjaran diberikan kepada pekerja mengikut sejauh mana
objektif telah dicapai.

SOALAN DALAM TEKS 5.5

1. Berikan maksud Pengurusan Melalui Objektif

(MBO).

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

5.8 RUMUSAN

Objektif organisasi merupakan sasaran yang menjadi arah tuju sesebuah

organisasi, tidak mengira saiz atau tujuan organisasi diwujudkan. Secara
amnya, objektif boleh di lihat dari dua sudut, iaitu objektif organisasi dan
objektif individu. Kepentingan objektif kepada organisasi tidak perlu
dipertikaikan kerana ianya adalah matlamat penubuhan organisasi.
Objektif boleh menjadi panduan kepada tindakan yang perlu diambil
dalam organisasi, menjadi alat pengukur kecekapan organisasi dan
sebagai alat untuk menilai prestasi individu dalam organisasi.

Seorang pengurus bukan sahaja bertanggungjawab untuk memastikan

objektif yang diwujudkan adalah berkualiti tetapi juga perlu memastikan
yang ia mampu dilaksanakan. Dalam aliran pengurusan moden hari ini,
wujud satu bentuk pendekatan yang menggunakan objektif sebagai asas
dalam aktiviti pengurusan yang dikenali sebagai Pengurusan Melalui
Objektif (MBO).
126
 Cuba anda cari dalam keratan akhbar atau sumber-
sumber bacaan yang lain mengenai objektif organisasi di
Malaysia. (Contohnya, objektif organisasi seperti MAS,
STM, Perwaja, Hotel Hilton, dan lain-lain).

Cuba anda fikirkan bagaimana MBO boleh dijalankan

dalam sebuah syarikat yang memberi perkhidmatan
seperti hotel, hospital, perpustakaan, dan lain-lain.

SOALAN PENILAIAN KENDIRI

Jawab betul atau salah bagi penyataan berikut:

1. Objektif organisasi perlu menggambarkan tujuan dan misi

organisasi.
Betul/Salah

2. Sub-optimization adalah keadaan di mana sub-objektif organisasi

dibentuk bagi mencapai objektif organisasi keseluruhannya.
Betul/Salah

3. Objektif jangka panjang adalah sasaran organisasi untuk dicapai

dalam jangka masa satu hingga lima tahun.
Betul/Salah

4. Objektif dibentuk berdasarkan tujuan dan persekitaran

organisasi.
Betul/Salah

5. Salah satu daripada tugas pengurus yang penting adalah membuat

keputusan mengenai objektif organisasi.
Betul/Salah

Soalan Esei

1. Terdapat bentuk objektif dalam sesebuah organisasi. Nyata dan

jelaskan objektif-objektif tersebut.

2. Nyatakan lima langkah proses membentuk Pengurusan Melalui

Objektif.

Semak jawapan anda di akhir modul kursus ini.

127
 JAWAPAN SOALAN DALAM TEKS

SDT 5.1

Objektif organisasi adalah target/sasaran yang menjadi arah tujuan

sesebuah sistem pengurusan.

SDT 5.2

Ia membolehkan pengurus dan ahli-ahli organisasi yang lain mendapat

panduan mengenai sesuatu tindakan.

SDT 5.3

Objektif organisasi adalah sasaran/target organisasi secara keseluruhan

dan merangkumi berbagai bidang, manakala objektif individu adalah
matlamat yang berbentuk personal bagi ahli-ahli dalam organisasi.

SDT 5.4

(i) kedudukan pasaran

(ii) inovasi
(iii) produktiviti
(iv) sumber fizikal dan kewangan
(v) keuntungan
(vi) pembangunan dan prestasi pengurusan
(vii) sikap dan prestasi pekerja
(viii) tanggungjawab sosial

SDT 5.5

Pengurusan Melalui Objektif adalah satu pendekatan pengurusan yang

menggunakan objektif organisasi sebagai satu cara (means) atau kaedah
utama untuk mengurus organisasi.

128
 BAB 6

ASAS-ASAS PERANCANGAN

OBJEKTIF BAB

Setelah anda mengikuti bab ini, anda seharusnya boleh:

1. Mendefinisikan perancangan dan mengenal pasti tujuan
perancangan.
2. Menyatakan kebaikan dan keburukan perancangan.
3. Membincangkan proses yang terlibat dalam membuat
perancangan.
4. Menyatakan maksud sub sistem perancangan.
5. Mengaitkan hubungan di antara perancangan dan ketua pegawai
eksekutif dalam organisasi.
6. Membincangkan beberapa panduan untuk memaksimumkan
kejayaan proses perancangan organisasi.
7. Menyatakan maksud perancangan berorentasikan perlaksanaan.

6.1 PENGENALAN

Dalam bab ini anda akan didedahkan kepada pengenalan umum

perancangan yang merangkumi perbincangan berkenaan dengan definisi
perancangan, tujuan membuat perancangan, kebaikan dan keburukan
perancangan, serta primasi perancangan.

Seperti yang telah anda pelajari dalam bab sebelum ini, pengurus
bertanggungjawab untuk membuat perancangan, mengorganisasikan
organisasi, mempengaruhi ahli-ahli dalam organisasi dan mengawal
perjalanan dalam organisasi. Bab ini akan memfokuskan perhatian anda
kepada salah satu dari empat tanggungjawab/fungsi pengurus, iaitu
membuat perancangan.

Teknologi yang semakin berkembang menyebabkan persaingan global

semakin sengit dan semakin banyak produk baru yang muncul dalam
pasaran. Perancangan yang efisien dapat membantu firma untuk bersaing
dalam persekitaran yang dinamik dan volatile, membolehkan firma
bertindak balas terhadap permintaan, situasi pasaran, dan kehendak
pelanggan.

129
Untuk membentuk sesebuah organisasi yang mampu bersaing, organisasi
memerlukan perancangan yang fleksibel, mudah bertindak balas dan
perlu melibatkan input daripada semua individu dalam organisasi tanpa
mengira kedudukan seseorang dalam pengurusan organisasi. Dalam hal
ini, perancangan tidak semestinya dibuat oleh pengurus peringkat atasan
sepenuhnya.

6.2 DEFINISI PERANCANGAN

Crosby (1997), mentakrifkan perancangan sebagai suatu proses di mana

pengurus akan melihat faktor persekitaran dalaman dan luaran,
bertanyakan mengenai asas tujuan penubuhan firma, membentuk misi
dan matlamat, membentuk objektif dan seterusnya mengambil tindakan.
Menurut Crosby lagi, perancangan merangkumi semua aktiviti yang
boleh membawa kepada definisi objektif dan penentuan tindakan-
tindakan yang sepatutnya untuk mencapai objektif. Menurut Certo
(1997), perancangan adalah satu proses menentukan bagaimana sistem
pengurusan akan mencapai objektifnya. Perancangan menentukan
bagaimana organisasi mampu menuju ke arah yang dikehendaki.

Dalam bab yang lepas, anda telah mempelajari tentang kepentingan

objektif organisasi. Justeru itu, perancangan adalah proses menentukan
apa sebenarnya yang perlu dilakukan bagi mencapai objektif ini. Dalam
istilah yang lebih formal, perancangan adalah satu proses pembentukan
program tindakan yang sistematik yang bertujuan untuk mencapai
objektif perniagaan yang dipersetujui melalui proses menganalisis,
menilai dan memilih peluang yang wujud.

Perlu juga kita ketahui bahawa perancangan merupakan satu proses yang
dinamik kerana ia melibatkan banyak pembolehubah daripada
persekitaran dalaman dan luaran organisasi serta nilai-nilai organisasi.
Perancangan, seperti yang dinyatakan di atas adalah proses yang
sistematik dan melibatkan: ramai individu dalam organisasi; kos dan
belanjawan (budget) yang tinggi; spesifikasi teknikal; dan sokongan
perkakasan (hardware) dan perisian (software) tertentu. Daripada
penerangan di atas, dapat disimpulkan bahawa perancangan adalah suatu
aktiviti pengurusan yang kritikal tanpa mengira jenis organisasi yang
diuruskan.

Pengurus masa kini menghadapi cabaran dalam membuat perancangan

bukan sahaja dalam sebuah organisasi kecil dan ringkas seperti
perancangan bagi sebuah kedai runcit, tetapi juga dalam organisasi yang
besar dan kompleks seperti perancangan bagi sebuah pusat membeli-
belah, malah organisasi yang tidak berorientasikan keuntungan seperti
perpustakaan juga memerlukan perancangan.

130
 SOALAN DALAM TEKS 6.1

1. Berdasarkan pemahaman anda, berikan definisi

perancangan.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

6.3 TUJUAN PERANCANGAN

C.W. Roney menyatakan bahawa perancangan mempunyai dua tujuan

utama, iaitu untuk meminimumkan risiko ekoran daripada ketidaktentuan
yang wujud di dalam persekitaran perniagaan (akibat daripada tindakan
pengurusan yang proaktif), dan yang kedua adalah untuk meningkatkan
tahap kejayaan organisasi (affirmative).Tujuan perancangan yang lain
adalah untuk mewujudkan usaha yang selaras dalam organisasi bagi
membantu organisasi mencapai objektifnya.

Certo (1997), menegaskan bahawa perancangan adalah proses untuk

menukarkan tujuan kepada tindakan. Tanpa perancangan, firma akan
hanya mampu bertindak terhadap perubahan pada persekitaran,
teknologi dan permintaan pelanggan, sebaliknya firma tidak mampu
menjangka dan mempengaruhi perubahan terhadap perubahan
persekitaran masa hadapan.

Ringkasnya, dapat kita katakan bahawa tujuan perancangan adalah untuk

membantu organisasi mencapai objektifnya dan bertindak balas terhadap
perubahan dalam persekitaran yang bakal wujud.

6.4 KEBAIKAN DAN KEBURUKAN PERANCANGAN

Program perancangan yang dilakukan dengan baik boleh memberi

banyak kebaikan. Pertama, ia menolong pengurus untuk menjadi seorang
yang dapat berfikir ke arah masa hadapan (future oriented). Dalam hal ini,
pengurus yang membuat perancangan akan melihat dengan lebih jauh, di
luar daripada masalah yang dihadapi sekarang bagi meramalkan situasi
yang bakal dihadapi pada masa akan datang. Kedua, perancangan
membantu memperkukuhkan pengkoordinasian keputusan, dan yang
ketiga ialah perancangan menentukan objektif organisasi dapat dicapai.

Disebabkan objektif organisasi merupakan titik tolak kepada

perancangan, pihak pengurusan perlu sentiasa tanamkan dalam fikirannya
131
bahawa perancangan yang dibuat perlulah dapat mencapai objektif
organisasi.

Kesimpulannya, perancangan begitu berfaedah kepada organisasi.

Menurut satu kajian yang dijalankan, sebanyak 65 peratus syarikat yang
baru ditubuhkan tidak dapat bertahan sehingga lima tahun. Kegagalan
beroperasi untuk jangka masa yang lama ini adalah disebabkan oleh
ketidaksempurnaan dalam membuat perancangan.

Walaupun perancangan tidak boleh menghapuskan risiko tetapi sedikit

sebanyak ia membantu pengurus mengenal pasti dan mengendalikan
masalah organisasi sebelum keadaan yang lebih buruk berlaku.

Walau bagaimanapun, perancangan yang tidak dilakukan dengan baik

boleh membawa kerugian kepada organisasi. Contohnya, masa yang
terlalu lama diambil untuk membuat program perancangan boleh
membazir masa pengurus. Oleh itu, pengurus mesti seimbang dalam
menggunakan masa untuk membuat perancangan dan untuk
melaksanakan fungsi-fungsi pengurusan yang lain seperti
pengorganisasian, pengawalan dan pengaruh.

Pada hakikatnya kebaikan membuat perancangan mengatasi keburukan

perancangan. Keburukan perancangan hanya timbul bila fungsi ini tidak
dilakukan dengan sebaik mungkin.

SOALAN DALAM TEKS 6.2

1. Berdasarkan perbincangan di atas, cuba anda

senaraikan kebaikan dan keburukan perancangan.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

6.5 LANGKAH-LANGKAH DALAM PROSES PERANCANGAN

Proses perancangan terbahagi kepada enam langkah, iaitu

(a) Menentukan Objektif Organisasi

Penyataan yang jelas mengenai objektif organisasi perlu diketahui

sebelum seseorang pengurus membuat perancangan organisasi. Melalui

132
objektif organisasi yang jelas, gambaran terhadap elemen-elemen yang
perlu dibuat perancangan dapat diperoleh. Contohnya, sebuah syarikat
elektronik, mempunyai objektif untuk memperluaskan pasaran
produknya di Asia Tenggara.

Dalam hal ini, perancangan mungkin perlu dibuat dalam bidang-bidang

seperti pemilihan lokasi pasaran di Asia Tenggara, penentuan harga
produk, kaedah promosi yang digunakan, dan pembangunan jenis
produk yang hendak dipasarkan supaya objektif tersebut dapat dicapai.

(b) Senaraikan Alternatif

Apabila objektif organisasi telah dikenal pasti pengurus perlu

menyenaraikan alternatif yang difikirkan sesuai bagi mencapai objektif.
Dalam contoh di atas, pengurus perlu menyenaraikan alternatif-alternatif
lokasi pasaran, pembangunan produk, kaedah promosi dan penentuan
harga barang. Contohnya, pengurus mendapati bahawa alternatif yang
ada untuk pembangunan produk adalah dengan meningkatkan jualan
produk yang telah dikeluarkan oleh syarikat (sedia ada) dan
mengeluarkan produk yang baru bagi tujuan meluaskan pasaran di Asia
Tenggara.

(c) Membina Premis atau Andaian

Dalam konteks yang lebih luas, kesesuaian menggunakan alternatif untuk

mencapai objektif organisasi ditentukan oleh premis atau andaian yang
menjadi asas pada setiap alternatif dibentuk. Contohnya, pengurus
mungkin dapat memikirkan dua alternatif, iaitu meningkatkan jualan
produk yang dipasarkan sekarang dan mengeluar serta menjual produk
yang baru. Alternatif pertama adalah berasaskan andaian bahawa
organisasi boleh memperoleh syer pasaran yang lebih besar dalam
pasaran yang sedia ada. Alternatif kedua wujud berasaskan premis
bahawa produk baru mampu mendapat syer pasaran yang lain dalam
pasaran yang baru. Oleh itu, pengurus perlu menyenaraikan semua
premis yang digunakan sebagai asas bagi setiap alternatif yang difikirkan.

(d) Memilih Alternatif Terbaik

Penilaian bagi alternatif yang wujud perlu mengambil kira juga premis
bagi setiap alternatif. Pengurus adakalanya mendapati bahawa premis
yang menjadi asas pembentukan sesetengah alternatif adalah tidak wajar
dan tidak menguntungkan, oleh itu alternatif tersebut tidak perlu diambil
kira. Proses pengguguran alternatif yang tidak bersesuaian ini
menentukan alternatif terbaik yang boleh digunakan untuk mencapai
objektif. Katakan dalam contoh di atas pengurus menilai bahawa

133
tindakan syarikat mengeluar dan menjual produk baru adalah tidak begitu
menguntungkan kerana syarikat masih kekurangan pengalaman dan
belum mendapat pelanggan yang tetap. Oleh itu, alternatif untuk
mengeluar dan menjual produk yang baru akan diabaikan. Manakala
alternatif syarikat untuk meningkatkan jualan produk yang sedia ada
dianggap wajar kerana syarikat telah mempunyai pelanggan yang tetap
dan telah tahu selok-belok dalam pasaran tersebut.

(e) Membentuk Rancangan

Selepas alternatif terbaik telah dipilih, pengurus mula membentuk

perancangan strategik (jangka panjang) dan taktikal (jangka pendek).
(Penerangan mengenai perancangan strategik dan taktikal akan
dibincangkan dalam bab seterusnya). Dalam contoh di atas, selepas
memilih alternatif untuk meningkatkan jualan produk sedia ada,
pengurus perlu membentuk rancangan untuk tujuan tersebut seperti
menambahkan promosi, menurunkan harga dan sebagainya.

(f) Menjadikan Rancangan Sebagai Tindakan

Apabila perancangan untuk jangka masa panjang dan pendek telah

dibentuk, ia akan dilaksanakan. Contohnya, pengurus akan mula
mempergiatkan promosi melalui berbagai-bagai cara supaya jualan dapat
ditingkatkan.

6.6 SUB-SISTEM PERANCANGAN

Apabila pengurus telah memahami asas perancangan, mereka boleh

mengambil beberapa langkah tertentu untuk menukarkan perancangan
kepada tindakan dengan berkesan dan melaksanakan proses perancangan
dalam organisasi. Perlaksanaan adalah kunci kejayaan kepada proses
perancangan. Walaupun seseorang pengurus mungkin pakar dalam teori
yang berkaitan dengan perancangan dan proses perancangan tetapi jika
teori ini tidak dapat ditukarkan kepada tindakan yang bersesuaian,
perancangan organisasi yang baik tidak dapat dihasilkan.

Satu pendekatan yang boleh digunakan untuk membuat perancangan

adalah dengan melihat aktiviti perancangan sebagai satu sub-sistem
dalam organisasi. Sub-sistem ialah satu sistem yang diwujudkan sebagai
sebahagian daripada sistem pengurusan keseluruhannya. Dalam hal ini,
perancangan akan di lihat sebagai satu bahagian yang terasing daripada
sistem keseluruhan organisasi dan ia mempunyai elemen-elemennya yang
tersendiri.

134
Rajah 6.1 menunjukkan hubungan antara sistem pengurusan keseluruhan
organisasi dengan sub-sistem perancangan.

Rajah 6.1
Hubungan antara Organisasi dan Sub-Sistem Perancangan

INPUT PROSES (Proses perancangan) OUTPUT

Satu bahagian daripada
sumber organisasi: Perancangan
• Manusia (Mengandungi enam langkah yang organisasi
• Kewangan terlibat dalam membuat perancangan)
• Bahan mentah
• Mesin

Sumber: Certo. (1997). Modern management, 139.

Seperti mana yang anda dapat lihat, Rajah 6.1 menunjukkan elemen-
elemen yang terdapat dalam sub-sistem perancangan. Tujuan diwujudkan
sub-sistem ini adalah untuk

(i) Meningkatkan keberkesanan sistem pengurusan

keseluruhannya melalui perancangan yang lebih efektif.
(ii) Membantu pengurus mengenal pasti aktiviti dalam sistem
keseluruhan.
(iii) Memimpin dan mengarah aktiviti tersebut.

SOALAN DALAM TEKS 6.3

1. Apakah sub-sistem perancangan? Jelaskan dengan

ringkas.

Semak dan bandingkan jawapan anda di akhir bab ini.

6.7 PERANCANGAN DAN KETUA PEGAWAI EKSEKUTIF

Dalam Bab 1, anda telah mempelajari bahawa pengurus atasan dan ketua
eksekutif dalam organisasi memainkan peranan yang berbeza-beza.
Antara peranan yang dimainkan adalah sebagai tunggak organisasi,
pemimpin, pegawai perhubungan, penyebar maklumat, pengagih sumber,
dan pengaman kekacauan (sila rujuk semula Bab 1).

135
(a) Tanggungjawab Akhir

Sebagai tambahan kepada berbagai peranan di atas, ketua pegawai

eksekutif atau pengurus atasan mempunyai satu lagi tanggungjawab, iaitu
membuat perancangan organisasi. Mereka perlu mencari jawapan kepada
persoalan-persoalan umum seperti berikut:

(i) Apakah hala tuju organisasi pada masa akan datang?

(ii) Ke manakah arah hala tuju organisasi sekarang?
(iii) Perlukah dilakukan sesuatu untuk menukarkan hala tuju
sekarang?
(iv) Adakah organisasi berterusan berada dalam arah yang
bersesuaian?

(b) Bantuan Perancangan

Oleh kerana pengurus atasan mempunyai banyak tugas lain yang

mengambil masa untuk dilaksanakan, kebanyakan daripada pengurus ini
bergantung kepada pembantu perancang untuk membantu dan memberi
nasihat dalam membuat keputusan dan membentuk rancangan
organisasi.

6.8 MEMAKSIMUMKAN KEBERKESANAN PROSES

PERANCANGAN

Kejayaan dalam melaksanakan sub-sistem perancangan bukanlah sesuatu

yang mudah. Disebabkan saiz organisasi semakin besar, tugas membuat
perancangan menjadi semakin sukar dan memerlukan ramai individu di
samping memerlukan banyak maklumat dan melibatkan keputusan yang
kompleks. Beberapa panduan di bawah dapat menolong memastikan
kejayaan perancangan organisasi.

(a) Sokongan Pengurusan Atasan

Ahli-ahli dalam organisasi biasanya tidak akan memandang berat kepada

aktiviti perancangan tanpa sokongan daripada pengurus atasan.
Sokongan ini penting tanpa mengira jenis organisasi, kecil atau besar,
domestik atau antarabangsa. Dalam banyak keadaan, pengurus atasan
perlu melibatkan diri secara aktif dalam aktiviti perancangan.

(b) Kecekapan dan Keberkesanan Organisasi Perancangan

Perancang perlu mereka bentuk satu organisasi perancangan yang cekap

dan berkesan. Oleh itu, masa perlu di ambil untuk membentuk organisasi
perancangan sedemikian rupa.

136
Organisasi perancangan perlu mempunyai tiga ciri dalaman (built in
characteristics) iaitu

(i) Perlu direka bentuk untuk menggunakan sistem

pengurusan yang telah wujud dalam organisasi.
(ii) Perlu cukup kompleks untuk memastikan usaha daripada
ahli-ahli yang membuat perancangan dikoordinasikan
seberapa ringkas yang mungkin.
(iii) Perancangan perlulah fleksibel dan mampu bertindak balas
dengan perubahan-perubahan dalam persekitaran.

(c) Perancangan yang Memfokus kepada Perlaksanaan

Semua perancangan perlu bertujuan untuk dilaksanakan

(diimplementasikan) disebabkan hasil akhir proses perancangan
merupakan beberapa jenis tindakan yang akan membentuk pencapaian
objektif organisasi yang telah ditetapkan.

(d) Penglibatan Individu yang Bersesuaian

Sesuatu perancangan didapati akan gagal kecuali jika proses perancangan

melibatkan orang atau individu yang sesuai. Perancangan perlu
mendapatkan input daripada pengurus bidang/jabatan di mana mereka
sedang membuat perancangan.

Pengurus perlu melibatkan diri dalam perlaksanaan rancangan yang

dibentuk dan perlu menyediakan maklum balas kepada pihak perancang
tentang perlaksanaan sesuatu rancangan. Input daripada lain-lain individu
yang akan mendapat kesan secara langsung dari rancangan yang dibuat
juga boleh membantu pegawai perancang.

Walau bagaimanapun, bukan semua ahli organisasi boleh atau perlu

dilibatkan dalam proses perancangan. Jenis keputusan dan jenis-jenis data
yang diperlukan akan menentukan pemilihan siapa yang perlu dilibatkan
dalam aspek perancangan yang berbeza dalam sesebuah organisasi.

SOALAN DALAM TEKS 6.4

1. Senaraikan elemen-elemen dalam sub-sistem

perancangan.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

137
6.9 RUMUSAN

Perancangan merupakan salah satu daripada tugas pengurus yang perlu

dilakukan sebelum fungsi-fungsi pengurusan yang lain dapat
dilaksanakan. Melalui perancangan yang berkesan, objektif dan matlamat
organisasi dapat dicapai. Perancangan dalam organisasi bukan hanya
melibatkan pengurus atasan tetapi ia juga perlu mendapat kerjasama
daripada ahli-ahli lain dalam organisasi. Selain daripada ketelitian dalam
membuat perancangan, sejauh mana keberkesanan rancangan yang
dibuat bergantung kepada sokongan daripada pengurus atasan dan
kecekapan jabatan yang membuat perancangan dan mereka bentuk
rancangan yang memfokuskan kepada perlaksanaan.

Cuba anda fikirkan, apa yang akan berlaku jika seseorang

pengurus membuat sesuatu tindakan tanpa membuat
perancangan terlebih dahulu.

Berdasarkan kefahaman anda, bandingkan proses

perancangan yang anda buat secara praktikal (contohnya:
perancangan untuk menyertai PJJ) dengan teori yang
anda pelajari dalam bab ini.

SOALAN PENILAIAN KENDIRI

Soalan Objektif

1. ___________ adalah proses untuk menentukan sistem

pengurusan akan mencapai objektif-objektifnya.

A. Perancangan
B. Mengorganisasi
C. Mempengaruhi
D. Pengawalan

2. Apakah langkah pertama dalam proses perancangan?

A. Menjadikan rancangan kepada tindakan.

B. Memilih alternatif
C. Menyatakan objektif organisasi
D. Membentuk premis perancangan

138
3. Apakah output sub-sistem perancangan?

A. Personel
B. Rancangan organisasi
C. Keuntungan
D. Perkhidmatan

Soalan Esei

1. Senaraikan langkah-langkah yang terdapat dalam proses

perancangan.

Semak jawapan anda di akhir modul kursus ini.

JAWAPAN SOALAN DALAM TEKS

SDT 6.1

Proses menentukan bagaimana sistem pengurusan mencapai objektifnya.

SDT 6.2

Antara kebaikan membuat perancangan adalah membantu pengurus

berfikir tentang masa hadapan, mengukuhkan pengkoordinasian
keputusan, memberi penekanan ke atas objektif organisasi manakala
keburukan perancangan adalah ia mungkin membazirkan masa pengurus
jika tidak diatur dengan baik.

SDT 6.3

Satu sistem dalam organisasi yang diwujudkan sebagai sebahagian

daripada proses sistem pengurusan keseluruhan.

SDT 6.4

Input, proses dan output.

139
 BAB 7

MEMBUAT KEPUTUSAN

OBJEKTIF BAB

Setelah anda mengikuti bab ini, anda seharusnya boleh:

1. Mendefinisikan proses membuat keputusan.
2. Menyenaraikan elemen-elemen dalam situasi membuat
keputusan.
3. Membincangkan proses yang terlibat dalam membuat
keputusan.
4. Membezakan situasi yang wujud dalam membuat keputusan.
5. Membincangkan kebaikan dan keburukan membuat keputusan
secara berkumpulan.
6. Mengenal pasti teknik-teknik yang digunakan dalam membuat
keputusan secara berkumpulan.

7.1 PENGENALAN

Apabila disebut ‘keputusan’, ia bukanlah merupakan sesuatu yang asing

ataupun satu istilah baru yang didengar. Setiap di antara kita tentunya
dapat menerangkan atau memahami maksud perkataan ini, malah kita
semua sering berhadapan dengan kehidupan seharian yang memerlukan
kita membuat keputusan. Seorang pengurus tidak dapat lari daripada
terlibat dalam membuat keputusan dalam organisasi sama ada keputusan
yang melibatkan isu-isu yang mudah (simple) atau yang kompleks. Oleh
itu, dalam Bab 7 ini, kita akan sama-sama mempelajari beberapa konsep
penting dalam proses membuat keputusan dan serba-sedikit teknik-
teknik membuat keputusan.

7.2 DEFINISI KEPUTUSAN

Dalam istilah pengurusan, keputusan merupakan pilihan yang dibuat di

antara dua atau lebih alternatif yang ada. Keputusan juga dikatakan
sebagai pilihan yang dibuat setelah membuat penganalisisan ke atas
alternatif yang wujud dan diikuti dengan tindakan untuk melaksanakan
pilihan tersebut. Proses membuat keputusan pula ialah satu proses
membuat pemilihan alternatif yang terbaik untuk mencapai sesuatu
objektif. Dengan kata lain, proses membuat keputusan merupakan satu

141
siri langkah atau peringkat yang membawa kepada sesuatu tindakan,
pulangan, atau penilaian. Walaupun proses membuat keputusan telah
diterangkan dalam bab sebelum ini tetapi oleh kerana pengurus perlu
juga membuat keputusan dalam ketiga-tiga fungsi pengurusan yang lain
seperti mengorganisasi, mengawal dan mempengaruhi, maka aspek
mengenai keputusan memerlukan satu bab yang khusus dan berasingan.

Seperti yang diterangkan di atas, kita semua menghadapi situasi membuat

keputusan setiap hari. Ia mungkin dalam bentuk keputusan yang mudah
seperti apa yang hendak dimakan, baju mana yang hendak dipakai dan
pasaraya mana yang akan dikunjungi untuk membeli-belah.

Keputusan juga mungkin perlu dibuat bagi perkara-perkara yang berisiko

dan kompleks seperti proses pembelian rumah dan kereta, pelaburan
syarikat malah pemilihan pasangan hidup juga merupakan antara
keputusan berisiko dan penting yang perlu dibuat. Para pengurus dalam
sesebuah organisasi membuat keputusan yang melibatkan organisasi
sehari-hari dan akan mengkomunikasikan keputusan yang dibuat kepada
ahli-ahli organisasi yang lain. Walau bagaimanapun, tidak semua
keputusan yang dibuat mempunyai kesan yang signifikan kepada
organisasi.

Ada keputusan yang melibatkan ramai ahli organisasi, kos yang tinggi dan
mempunyai kesan jangka panjang ke atas organisasi. Keputusan-
keputusan sebegini boleh memberi kesan kepada organisasi, bukan sahaja
kepada sistem pengurusan tetapi kepada kerjaya pengurus yang
melaksanakannya. Contohnya, keputusan untuk membuka pusat
pengeluaran atau kilang di kawasan yang lain.

Sebaliknya, ada keputusan yang dibuat melibatkan hanya sebahagian kecil

sahaja ahli dalam organisasi, kos yang sedikit dan hanya memberi kesan
jangka pendek kepada organisasi. Contohnya, keputusan untuk membeli
dua buah komputer untuk kegunaan Jabatan Sumber Manusia.

7.3 JENIS-JENIS KEPUTUSAN

Keputusan boleh dikategorikan mengikut jumlah masa yang pengurus

ambil dalam membuat keputusan tersebut, bahagian organisasi yang
terlibat dalam membuat keputusan dan fungsi-fungsi dalam organisasi
yang difokuskan dalam membuat sesuatu keputusan.

Walau bagaimanapun, kaedah umum yang selalu digunakan dalam

mengkategorikan keputusan adalah berdasarkan kepada ‘bahasa
komputer’ iaitu membahagikan semua keputusan kepada dua jenis iaitu
keputusan yang ‘diprogramkan’ dan yang ‘tidak diprogramkan’.

142
(a) Keputusan yang Diprogramkan

Ia merupakan keputusan-keputusan yang rutin dan dibuat secara

berulang-ulang dan secara tipikal. Organisasi memerlukan kaedah-kaedah
tertentu untuk menangani keputusan-keputusan yang diprogramkan. Ia
mungkin melibatkan penentuan bagaimana membuat pesanan barang
daripada pembekal ataupun cara penyusunan barang di atas rak di dalam
kedai. Keputusan-keputusan yang rutin dan berulang-ulang ini selalunya
dibuat mengikut garis panduan pengurusan yang telah ditentukan.

(b) Keputusan yang Tidak Diprogramkan

Berbanding dengan keputusan yang diprogramkan, keputusan jenis yang

kedua ini dibuat pada masa-masa tertentu sahaja (one shot) dan tidak
berstruktur. Contohnya, keputusan untuk memasarkan produk ke
Nigeria iaitu satu pasaran yang baru bagi produk syarikat atau keputusan
untuk melabur dalam sebuah syarikat yang baru tersenarai di BSKL.
Pengurus yang terlibat dalam membuat keputusan sebegini perlu berfikir
secara mendalam dan perlu mengambil kira banyak faktor sebelum
membuat keputusan.

SOALAN DALAM TEKS 7.1

1. Berdasarkan huraian di atas, bezakan di antara

keputusan dan proses membuat keputusan.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

7.4 TANGGUNGJAWAB MEMBUAT KEPUTUSAN DALAM

ORGANISASI

Seperti banyaknya keputusan yang perlu kita buat sehari-hari, organisasi

juga mempunyai pelbagai jenis keputusan yang perlu dibuat seperti
keputusan untuk mengeluarkan produk baru, pembelian mesin baru dan
keputusan pelaburan syarikat.

Disebabkan kepelbagaian keputusan yang perlu dibuat dalam organisasi,

perlu dibentuk beberapa asas bagi menentukan siapa di dalam organisasi
yang bertanggungjawab untuk membuat sesuatu keputusan. Asas yang

143
dibentuk adalah berdasarkan dua faktor iaitu skop keputusan yang
hendak dibuat dan tahap/peringkat pengurusan yang terlibat dalam
membuat sesuatu keputusan.

Skop keputusan adalah merujuk kepada peratus bahagian daripada sistem

pengurusan keseluruhan yang mendapat kesan daripada keputusan yang
dibuat. Semakin besar bahagian ini, maka lebih besar skop sesuatu
keputusan.

Peringkat/tahap pengurusan pula adalah terdiri daripada pengurusan

peringkat rendah, peringkat pertengahan dan tinggi. Rasionalnya
perlantikan siapa yang akan membuat keputusan adalah kerana lebih luas
skop sesuatu keputusan, lebih tinggi peringkat pengurus yang
bertanggungjawab untuk membuat keputusan itu.

Pengurus yang bertanggungjawab untuk membuat sesuatu keputusan

tertentu walau bagaimanapun boleh mendapatkan nasihat atau
pandangan daripada pengurus bahagian lain dalam organisasi dan
daripada pekerjanya sebelum menetapkan sesuatu keputusan. Malah,
kebanyakan pengurus hari ini lebih suka membuat keputusan secara
berkumpulan berbanding dengan individu.

Pernahkah anda mendengar perkataan ‘konsensus’? Konsensus

merupakan satu kaedah yang digunakan oleh pengurus dalam membuat
sesuatu keputusan. Apa yang dimaksudkan dengan konsensus adalah
persetujuan bersama oleh individu-individu yang terlibat dalam membuat
sesuatu keputusan selepas membuat perbincangan dan bertukar-tukar
fikiran.

Pengurus yang ingin menggunakan kaedah konsensus dalam membuat

keputusan walau bagaimanapun perlu sedar bahawa kewujudan ramai
individu dalam membuat keputusan kadangkala tidak dapat mencapai
satu keputusan yang baik. Kekurangan kemahiran teknikal atau
hubungan interpersonal yang lemah menyebabkan wujudnya halangan
untuk mencapai sesuatu konsensus.

Sudah menjadi lumrah dunia, setiap perkara akan ada baik dan buruknya.
Begitu juga dengan konsensus. Keputusan-keputusan yang dicapai
melalui konsensus mempunyai kebaikan dan keburukannya yang
tersendiri. Kebaikan kaedah ini ialah ia fokus kepada pendapat daripada
ramai individu dalam membuat keputusan dan pekerja akan lebih
komited dalam melaksanakan sesuatu keputusan yang mereka sendiri
terlibat. Manakala keburukannya adalah ia kerap melibatkan
perbincangan-perbincangan yang mengambil masa yang lama bagi
membuat sesuatu keputusan dan ini boleh meningkatkan kos organisasi.

144
 SOALAN DALAM TEKS 7.2

1. Jelaskan maksud ‘konsensus’.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

7.5 ELEMEN-ELEMEN SITUASI KEPUTUSAN

Wilson dan Alexis telah mengemukakan beberapa elemen asas yang

wujud dalam situasi membuat keputusan (Certo, 1997). Lima daripada
elemen-elemen tersebat ialah:

(a) Pembuat Keputusan

Pembuat keputusan merupakan individu-individu atau kumpulan yang

membuat pilihan di kalangan alternatif yang wujud. Menurut pandangan
yang dikemukakan oleh Dale, pembuat keputusan yang lemah biasanya
mempunyai empat ciri berikut iaitu reseptif, eksploitasi, halangan (hoarding)
dan pemasaran (Certo, 1997).

Pembuat keputusan yang mempunyai orientasi reseptif percaya bahawa

sumber bagi semua kebaikan adalah di luar daripada diri mereka. Oleh
itu, mereka sangat bergantung kepada cadangan daripada ahli-ahli lain
dalam organisasi. Orientasi eksploitasi pula merujuk kepada pembuat
keputusan yang percaya bahawa sumber bagi semua kebaikan adalah di
luar daripada diri mereka dan mereka bersedia untuk ‘mencuri’ idea-idea
orang lain bagi membuat sesuatu keputusan.

Pembuat keputusan yang mempunyai ciri halangan (hoarding) pula

merupakan mereka yang ingin mengekalkan status quo sebaik mungkin.
Mereka tidak suka mendapatkan bantuan daripada orang lain dan percaya
kepada keputusan mereka sendiri. Apa yang penting bagi mereka adalah
mengekalkan kedudukan dan status yang sedang mereka miliki.

Pembuat keputusan yang bercirikan pemasaran adalah yang melihat diri

mereka sebagai komoditi atau barangan yang sama nilainya dengan
keputusan yang mereka buat. Oleh itu, mereka akan membuat keputusan
yang akan meningkatkan nilai mereka dan sentiasa sedar terhadap apa
yang orang lain fikirkan mengenai keputusan yang mereka buat.

Ciri pembuat keputusan yang ideal adalah yang memberi penekanan

terhadap merealisasikan potensi organisasi dan diri mereka sendiri.

145
Mereka cuba menggunakan bakat yang ada dan menggunakan
pertimbangan yang bijaksana dalam membuat keputusan. Selain daripada
itu, mereka juga bebas dari keempat-empat ciri yang disebutkan di atas.

(b) Matlamat yang Dikehendaki

Matlamat yang ingin dicapai oleh pembuat keputusan merupakan elemen

yang kedua dalam situasi keputusan. Dalam kes ini matlamat yang ingin
dicapai adalah objektif organisasi.

(c) Alternatif yang Relevan

Situasi keputusan selalunya mengandungi sekurang-kurangnya dua

alternatif yang relevan. Apa yang dimaksudkan dengan alternatif yang
relevan adalah alternatif yang dianggap berkemungkinan untuk
menyelesaikan masalah yang wujud dan boleh dilaksanakan. Alternatif
yang tidak dapat menyelesaikan masalah yang wujud atau yang tidak
boleh dilaksanakan adalah alternatif yang tidak relevan dan tidak diambil
kira dalam situasi membuat keputusan.

(d) Susunan Alternatif

Susunan alternatif merupakan satu proses atau mekanisme untuk

menyenaraikan alternatif (ranking) mengikut yang paling dikehendaki
kepada kurang dikehendaki. Proses ini boleh menjadi subjektif, objektif
atau gabungan kedua-duanya. Pengalaman pembuat keputusan adalah
contoh proses yang subjektif manakala kadar output per mesin adalah
contoh proses yang objektif.

(e) Pilihan Alternatif-Alternatif

Elemen terakhir dalam situasi membuat keputusan ialah pilihan sebenar

di antara alternatif yang ada. Pilihan ini mewujudkan keputusan sebenar.
Biasanya pengurus memilih alternatif yang boleh memaksimumkan
pulangan jangka panjang kepada organisasi.

SOALAN DALAM TEKS 7.3

1. Cuba anda bezakan di antara pembuat keputusan

yang mempunyai ciri reseptif, eksploitasi, halangan
dan pemasaran.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

146
7.6 PROSES MEMBUAT KEPUTUSAN

Keputusan adalah satu pilihan daripada satu himpunan alternatif yang

wujud. Proses membuat keputusan mengandungi satu siri langkah-
langkah yang diambil oleh pembuat keputusan untuk membuat sesuatu
keputusan.

Proses yang digunakan oleh seorang pengurus untuk membuat

keputusan mempunyai impak yang penting ke atas kualiti keputusan yang
dibuat oleh pengurus. Jika pengurus menggunakan satu proses yang
teratur dan sistematik, kebarangkalian keputusan yang dibuat untuk
menjadi baik atau berkualiti adalah tinggi berbanding dengan jika
menggunakan suatu proses yang tidak teratur dan tidak sistematik.
Model (cara) bagi membuat proses keputusan yang dicadangkan kepada
pengurus ditunjukkan dalam Rajah 7.1 di bawah.

Rajah 7.1
Proses Membuat Keputusan

Mengenal pasti Menyenaraikan alternatif Memilih alternatif

kewujudan masalah penyelesaian masalah yang paling sesuai

Melaksanakan alternatif
Mendapatkan maklum balas yang yang dipilih
berkait dengan masalah

Sumber: Certo. (1997). Modern management, 161.

Mengikut susunan, langkah dalam membuat keputusan terdiri daripada

mengenal pasti masalah yang sedia ada, menyenaraikan alternatif untuk
menyelesaikan masalah, memilih alternatif yang paling baik,
melaksanakan alternatif yang telah dipilih dan mengumpulkan maklum
balas untuk mengetahui jika perlaksanaan alternatif dapat menyelesaikan
masalah yang wujud.

Model ini adalah berdasarkan kepada tiga andaian utama, iaitu

(i) mengandaikan manusia adalah makhluk ‘ekonomi’ yang

mempunyai objektif untuk mendapatkan kepuasan atau
pulangan yang maksimum;

147
 (ii) mengandaikan bahawa dalam situasi membuat keputusan,
semua alternatif dan kemungkinan kesan daripada
alternatif yang dipilih diketahui; dan
(iii) mengandaikan bahawa pembuat keputusan mempunyai
beberapa sistem keutamaan untuk memandu mereka
dalam meletakkan susunan setiap alternatif yang
dikehendaki bagi setiap keputusan yang dibuat.

Walau bagaimanapun, dalam kehidupan sebenar, satu atau lebih daripada

andaian ini biasanya tidak dipenuhi. Oleh itu keputusan yang dibuat
adalah kurang optimal untuk organisasi.

(a) Mengenal Pasti Kewujudan Masalah

Membuat keputusan ialah satu proses menyelesaikan masalah yang sekali

gus melibatkan penghapusan halangan-halangan untuk mencapai
matlamat organisasi. Langkah pertama yang perlu dibuat adalah
mengenal pasti dengan jelas apa sebenarnya masalah atau halangan-
halangan yang wujud. Selepas masalah dikenal pasti barulah pihak
pengurusan boleh mengambil langkah-langkah untuk menghapuskan
halangan itu.

(b) Menyenaraikan Alternatif Penyelesaian Masalah

Apabila masalah telah dikenal pasti, pengurus perlu menyenaraikan

berbagai penyelesaian yang mungkin boleh digunakan. Dalam konteks
ini, realitinya hanya sebilangan kecil sahaja daripada masalah yang wujud
dalam organisasi dapat diselesaikan melalui satu cara. Oleh itu pengurus
perlu mencari beberapa alternatif penyelesaian yang ada untuk
menyelesaikan masalah yang wujud.

Sebelum mencari alternatif penyelesaian, pengurus perlu sedar bahawa

terdapat lima kekangan/had yang wujud dalam mendapatkan alternatif
penyelesaian:

(i) Faktor autoriti atau kuasa (contohnya: pihak atasan

mungkin terlebih dahulu memberitahu bahawa ada
alternatif tertentu yang telah/boleh digunakan).
(ii) Faktor biologi (contohnya: faktor manusia dalam
organisasi mungkin tidak sesuai untuk melaksanakan
alternatif tertentu).
(iii) Faktor fizikal (contohnya: kemudahan fizikal dalam
organisasi seperti mesin mungkin tidak sesuai untuk
alternatif tertentu).

148
 (iv) Faktor teknologi (contohnya: teknologi dalam organisasi
mungkin tidak memadai untuk sesuatu alternatif ).
(v) Faktor ekonomi (contohnya: organisasi mungkin tidak
mampu menanggung kos yang tinggi bagi alternatif
tertentu).

(c) Memilih Alternatif Paling Sesuai

Pembuat keputusan boleh memilih alternatif yang paling baik dan sesuai
selepas setiap alternatif dinilai. Proses penilaian alternatif ini
mengandungi tiga langkah iaitu

(i) Pembuat keputusan perlu menyenaraikan seberapa tepat

yang mungkin kesan setiap alternatif kepada organisasi,
sekiranya ia dilaksanakan.
(ii) Mereka perlu menganggarkan kebarangkalian (anggaran
peratus) kesan setiap alternatif akan berlaku kepada
organisasi sekiranya alternatif tersebut dipilih.
(iii) Pembuat keputusan perlu membandingkan kesan setiap
alternatif kepada organisasi dan kebarangkalian kesan
tersebut akan berlaku dengan matlamat organisasi
keseluruhannya.

Selepas ketiga-tiga langkah ini diambil pengurus akan mengetahui

alternatif mana yang paling sesuai dan memberi faedah kepada organisasi.

(d) Melaksanakan Alternatif yang Dipilih

Langkah seterusnya merupakan untuk menjadikan alternatif yang dipilih

sebagai tindakan atau dengan kata lain melaksanakan alternatif yang
dipilih.

(e) Mengumpul Maklum Balas Berkaitan dengan Masalah

Selepas alternatif yang dipilih telah dilaksanakan pembuat keputusan

perlu mengumpulkan maklum balas untuk mengenal pasti kesan
perlaksanaan alternatif ke atas masalah yang telah dikenal pasti di
peringkat pertama tadi. Jika masalah yang wujud masih tidak dapat
diselesaikan melalui alternatif yang telah dipilih tadi, maka pengurus
perlulah mencari dan melaksanakan alternatif yang lain pula.

149
 SOALAN DALAM TEKS 7.4

1. Senaraikan langkah-langkah dalam membuat

keputusan.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

7.7 SITUASI SEMASA MEMBUAT KEPUTUSAN

Dalam banyak situasi adalah mustahil bagi pembuat keputusan untuk

mengetahui dengan tepat mengenai kesan masa hadapan ke atas alternatif
yang dipilih untuk dilaksanakan. Ini adalah kerana organisasi dan
persekitarannya sentiasa berubah.

Secara amnya, terdapat tiga situasi yang berbeza di mana sesuatu

keputusan dibuat, iaitu situasi ketentuan yang sempurna, situasi
ketidaktentuan yang sempurna, dan situasi berisiko.

7.7.1 Situasi Ketentuan yang Sempurna

Situasi ini berlaku apabila pembuat keputusan mengetahui dengan jelas

apakah hasil yang akan diperoleh daripada alternatif yang dipilih. Ini
bermakna pengurus mempunyai pengetahuan yang cukup dan lengkap
mengenai sesuatu keputusan dan ini membolehkan mereka
menyenaraikan hasil-hasil yang akan diperoleh bagi setiap alternatif dan
kemudiannya memilih alternatif yang mempunyai hasil yang paling baik
dan berfaedah kepada organisasi. Contohnya, hasil yang akan diperoleh
dari pelaburan yang dibuat melalui pembelian bon kerajaan dapat
diketahui dengan jelas kerana kadar faedahnya telah ditetapkan.

7.7.2 Situasi Ketidaktentuan yang Sempurna

Situasi ini berlaku apabila pembuat keputusan tidak mempunyai ide yang
jelas mengenai hasil/kesan daripada sesuatu alternatif. Keadaan ini
biasanya berlaku bila pembuat keputusan tidak mempunyai data yang
lepas untuk dibuat perbandingan atau ramalan mengenai apa yang akan
berlaku pada masa hadapan.

Dalam situasi ini, pembuat keputusan selalunya menganggap bahawa

alternatif terbaik yang dipilih hanyalah sebagai satu kebetulan sahaja.
150
Contohnya, keputusan untuk memperkenalkan produk syarikat kepada
suatu pasaran yang baru.

7.7.3 Situasi Berisiko

Ciri utama situasi ini ialah maklumat yang ada hanya mencukupi untuk
menganggarkan hasil sesuatu alternatif yang dipilih tanpa mempunyai
maklumat yang lengkap seperti keadaan ketentuan yang sempurna.
Keadaan ini berada di tengah-tengah di antara ketentuan sempurna dan
ketidaktentuan sempurna. Contohnya, risiko yang dihadapi bagi syarikat
yang baru mengambil pekerja baru seramai lima orang untuk
meningkatkan jualan syarikat.

SOALAN DALAM TEKS 7.5

1. Senaraikan tiga bentuk situasi yang wujud dalam

proses membuat keputusan.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

7.8 ALAT-ALAT MEMBUAT KEPUTUSAN

Kebanyakan pengurus membuat keputusan menggunakan gerak hati

(perasaan yang subjektif) yang berdasarkan kepada pengalaman yang
lama di dalam organisasi atau industri tertentu. Di samping itu, alat-alat
membuat keputusan yang lebih objektif juga sering digunakan antaranya
adalah teori kebarangkalian (probability) dan pohon keputusan (decision
tree). Anda akan belajar dengan lebih mendalam mengenai kedua-dua alat
ini dalam bab statistik.

7.9 MEMBUAT KEPUTUSAN SECARA BERKUMPULAN

Seperti yang telah diterangkan pada awal bab ini, pembuat keputusan
adalah terdiri daripada individu dan kumpulan yang membuat sesuatu
keputusan atau memilih satu alternatif terbaik daripada banyak alternatif
yang dikenal pasti. Bahagian ini akan fokus pula kepada membuat
keputusan secara berkumpulan dengan melihat kepada kebaikan dan
keburukan membuat keputusan secara berkumpulan dan proses yang
terlibat dalam membuat keputusan secara berkumpulan.

151
7.9.1 Kebaikan dan Keburukan Membuat Keputusan Secara
Berkumpulan

Banyak organisasi hari ini menggunakan kumpulan untuk membuat

sesuatu keputusan. Contohnya, satu ahli jawatankuasa akademik
universiti ditugaskan untuk membuat keputusan terhadap kursus baru
yang akan ditawarkan atau kumpulan eksekutif pemasaran diminta
menentukan produk baru yang perlu ditawarkan kepada pelanggan.
Kumpulan-kumpulan ini selalunya diminta untuk membuat keputusan
organisasi disebabkan terdapat kebaikan tertentu membuat keputusan
secara berkumpulan berbanding dengan individu.

Pertamanya, kumpulan boleh menghasilkan alternatif keputusan yang

lebih banyak dan yang lebih baik kerana ahli kumpulan boleh
mendapatkan alternatif ini secara kolektif dan berdasarkan kepada
berbagai pengalaman daripada ahli-ahli dalam kumpulan berbanding
dengan keputusan individu oleh seorang pengurus yang mempunyai
pengalaman dan idea yang terbatas.

Keduanya, apabila satu kumpulan membuat keputusan, ahli-ahli dalam

kumpulan akan cenderung untuk menyokong perlaksanaan keputusan itu
kerana mereka terlibat dalam membuat keputusan tersebut berbanding
dengan jika keputusan dibuat oleh hanya seorang individu. Ketiga, ahli-
ahli dalam kumpulan cenderung untuk merasakan bahawa keputusan
yang dibuat adalah hak kepunyaan mereka dan persepsi pemilikan ini
akan membuat mereka berusaha untuk melaksanakan keputusan tersebut
dengan jayanya.

Terdapat juga beberapa keburukan membuat keputusan secara

berkumpulan berbanding dengan individu. Seperti yang telah diterangkan
sebelum ini, kumpulan mengambil masa yang lama untuk membuat
keputusan kerana kumpulan perlu mengambil masa untuk hadir dan
berbincang dengan semua ahli. Kumpulan juga akan meningkatkan kos
organisasi kerana ia mengambil masa ramai individu di dalam organisasi.
Di samping itu, keputusan yang diambil melalui kumpulan akan
cenderung menjadi kurang berkualiti sekiranya dicemari dengan usaha
ahli-ahli kumpulan untuk mengekalkan hubungan persahabatan antara
mereka yang menyebabkan mereka mengabaikan keputusan yang
berkualiti demi untuk menjaga hubungan.

Pengurus perlu menimbangkan semua kebaikan dan keburukan ini

sebelum menentukan untuk menggunakan kumpulan atau individu dalam
membuat sesuatu keputusan.

152
7.9.2 Proses Membuat Keputusan Secara Berkumpulan

Membuat keputusan secara berkumpulan dalam suasana/persekitaran

organisasi yang kompleks merupakan satu cabaran yang hebat. Oleh itu
beberapa proses/teknik telah dibentuk untuk membantu kumpulan
menyahut cabaran ini. Teknik-teknik ini termasuklah percambahan
fikiran (brainstorming), teknik kumpulan nominal dan teknik delphi.

(a) Percambahan Fikiran (Brainstorming)

Ia merupakan satu proses membuat keputusan dalam kumpulan di mana

maklum balas negatif ke atas mana-mana alternatif yang dicadangkan
oleh mana-mana ahli kumpulan diabaikan sehingga semua ahli organisasi
mengemukakan alternatif-alternatif yang dirasakan bernilai. Teknik ini
dibentuk dengan teliti untuk menggalakkan semua ahli-ahli kumpulan
menyumbangkan seberapa banyak alternatif-alternatif keputusan yang
logik dan yang boleh difikirkan oleh mereka. Premis kepada teknik ini
adalah jika penilaian ke atas alternatif-alternatif bermula sebelum semua
alternatif yang baik dikemukakan, alternatif-alternatif yang bernilai akan
terlepas pandang atau diabaikan.

Semasa sesi ini dijalankan ahli-ahli digalakkan untuk menyatakan idea-

idea mereka, sementara seorang ahli kumpulan dilantik merekodkan
semua idea untuk perbincangan.

(b) Teknik Kumpulan Nominal

Proses kedua yang berguna untuk membantu kumpulan membuat

keputusan. Proses ini dibentuk untuk memastikan bahawa ahli-ahli
kumpulan mempunyai penglibatan yang sama rata dalam membuat
keputusan. Ia melibatkan beberapa langkah berikut:

(i) Setiap ahli kumpulan mencatatkan idea individu terhadap

keputusan atau masalah yang dibincangkan.
(ii) Setiap ahli mengemukakan idea-idea individu secara lisan.
Idea-idea ini biasanya ditulis di atas papan hitam/putih
untuk di lihat dan di rujuk oleh semua ahli kumpulan.
(iii) Selepas semua ahli mengemukakan idea-idea mereka,
kumpulan tersebut membincangkan idea-idea tersebut
secara serentak. Perbincangan cenderung kepada bentuk
yang tidak berstruktur dan secara spontan.
(iv) Apabila perbincangan telah selesai, satu kertas undi rahsia
(ballot) digunakan bagi membenarkan ahli-ahli
menyokong idea-idea yang disukai tanpa rasa khuatir
(takut). Idea yang menerima paling banyak undi akan
diterima dan dilaksanakan.
153
Selepas setiap ahli mencatatkan ide-ide individu dan mengemukakan
secara lisan kepada kumpulan, kumpulan tersebut membincangkan
semua idea dan kemudiannya mengundi untuk idea terbaik dalam kertas
undi rahsia.

(c) Teknik Delphi

Membantu kumpulan membuat keputusan. Teknik ini merupakan satu

proses membuat keputusan yang melibatkan sirkulasi soal-selidik
mengenai satu masalah yang khusus di kalangan ahli-ahli kumpulan,
berkongsi keputusan (hasil) soal-selidik sesama mereka dan kemudiannya
meneruskan sirkulasi semula dan menghalusi maklum balas individu
sehingga satu konsensus berhubung dengan masalah dicapai.

Berbanding dengan teknik kumpulan nominal dan percambahan fikiran,

teknik delphi tidak mempunyai ahli-ahli kumpulan yang bersemuka.
Langkah-langkah dalam menjalankan teknik ini adalah

(i) Mengenal pasti masalah.

(ii) Ahli-ahli kumpulan diminta mengemukakan alternatif
penyelesaian kepada masalah ini melalui penyelidikan
maklum balas (tanpa dicatatkan nama ahli) terhadap soal
selidik yang dibentuk secara teliti.
(iii) Maklum balas dari semua ahli kumpulan dikumpulkan
dan dikemukakan kepada semua ahli.
(iv) Ahli-ahli kumpulan secara individu diminta untuk
menjana satu penyelesaian individu yang baru kepada
masalah selepas mereka mengkaji maklum balas daripada
semua ahli lain dalam kumpulan yang dikumpulkan
(langkah 3).
(v) Langkah 3 dan langkah 4 diulang sehingga satu
konsensus penyelesaian masalah dicapai.

Ketiga-tiga teknik yang diterangkan di atas mempunyai kebaikan dan

keburukan. Percambahan fikiran (brainstorming) menawarkan kebaikan,
iaitu menggalakkan ekspresi seberapa banyak ide yang mungkin, tetapi
keburukannya adalah ia membazir-kan masa ahli kumpulan bila ada ide
yang tidak praktikal.

Teknik kumpulan nominal, yang menggunakan kertas undi rahsia

mengemukakan satu struktur di mana individu-individu boleh
menyokong atau menolak sesuatu ide tanpa khuatir atau takut kepada
tindak balas. Keburukannya, tidak ada cara untuk mengetahui mengapa
individu-individu mengundi sedemikian.

154
Kebaikan teknik delphi ialah bahawa idea-idea boleh dikumpulkan
daripada ahli-ahli kumpulan yang secara geografinya terpisah atau sibuk
untuk berjumpa secara bersemuka. Keburukannya ialah ahli-ahli tidak
dapat mengemukakan soalan di antara satu sama lain.

Oleh yang demikian, pengurus perlu secara teliti mempertimbangkan

kebaikan dan keburukan ketiga-tiga teknik tersebut dan mengambil salah
satu daripadanya atau beberapa kombinasi daripada ketiga-tiga teknik
tersebut untuk disesuaikan dengan suasana di dalam organisasi.

7.10 RUMUSAN

Membuat keputusan merupakan tugas pengurus yang perlu dilakukan

dalam menjalankan fungsi-fungsi pengurusan. Dari sudut pengurusan,
keputusan yang dibuat oleh pengurus boleh dibahagikan kepada dua
kategori iaitu keputusan yang ‘diprogramkan’ dan yang ‘tidak
diprogramkan’. Tugas membuat keputusan bukan hanya boleh dibuat
secara individu tetapi keputusan juga boleh dibuat secara berkumpulan.
Seperti juga proses pengurusan yang lain, membuat keputusan juga
mengandungi beberapa langkah yang perlu diikuti sebelum keputusan
yang muktamad diperoleh.

Cuba anda fikirkan kembali kenapa kaedah konsensus

banyak diamalkan oleh kebanyakan organisasi hari ini.

Cuba anda berikan contoh-contoh yang

menggambarkan keputusan yang diprogramkan
(programmed decisions) dan yang tidak diprogramkan (non-
programmed decisions).

SOALAN PENILAIAN KENDIRI

Jawab betul atau salah bagi penyataan-penyataan berikut:

1. Keputusan yang diprogramkan (programmed decision) adalah rutin

dan berulang kali.
Betul/Salah

155
2. Keputusan adalah pilihan yang dibuat di antara dua atau lebih
alternatif.
Betul/Salah

3. Semakin luas skop keputusan yang perlu dibuat, semakin tinggi

tahap pengurus yang terlibat dalam membuat keputusan tersebut.
Betul/Salah

4. Teknik delphi adalah proses membuat keputusan dalam kumpulan

yang setiap ahli dipastikan akan mendapat peluang penglibatan
yang sama dalam membuat keputusan.
Betul/Salah

5. Untuk menyelesaikan sesuatu masalah dengan jayanya, ia

mestilah disokong oleh tindakan yang bersesuaian.
Betul/Salah

Soalan Esei

1. Terdapat dua jenis keputusan yang akan diambil oleh pengurus,

iaitu keputusan yang diprogramkan dan keputusan yang tidak
diprogramkan. Jelaskan maksud keputusan tersebut.

2. Nyatakan tiga situasi yang akan dialami oleh pengurus semasa

membuat keputusan.

Semak jawapan anda di akhir modul kursus ini.

JAWAPAN SOALAN DALAM TEKS

SDT 7.1

Keputusan merupakan pilihan yang dibuat di antara dua atau lebih

alternatif yang ada, manakala proses membuat keputusan adalah satu
proses membuat pemilihan alternatif yang terbaik untuk mencapai
sesuatu objektif.

156
 SDT 7.2

Konsensus adalah merupakan satu kaedah yang digunakan oleh para

pengurus dalam membuat keputusan iaitu dengan mendapatkan
persetujuan daripada individu yang lain dalam organisasi apabila
membuat keputusan.

SDT 7.3

Reseptif merupakan ciri pembuat keputusan yang percaya bahawa

sumber bagi semua kebaikan adalah di luar daripada diri mereka dan
mereka sangat bergantung kepada cadangan daripada ahli-ahli lain dalam
organisasi. Eksploitasi pula merujuk kepada pembuat keputusan yang
percaya bahawa sumber bagi semua kebaikan adalah di luar daripada diri
mereka dan mereka bersedia untuk mengambil idea-idea orang lain.
Pembuat keputusan yang bercirikan halangan adalah mereka yang ingin
mengekalkan kedudukan mereka sebaik mungkin dan tidak suka
mendapatkan bantuan daripada orang lain manakala orientasi pemasaran
pula adalah pembuat keputusan yang melihat diri mereka sebagai
komoditi atau barangan yang sama nilainya dengan keputusan yang
dibuat dan mereka akan cuba meningkatkan nilai diri mereka.

SDT 7.4

(i) Mengenalpasti kewujudan masalah.

(ii) Menyenaraikan alternatif penyelesaian masalah.
(iii) Memilih alternatif yang paling sesuai.
(iv) Melaksanakan alternatif yang dipilih.
(v) Mendapatkan maklum balas yang berkait dengan masalah.

SDT 7.5

(i) Keadaan ketentuan yang sempurna.

(ii) Keadaan ketidaktentuan yang sempurna.
(iii) Keadaan berisiko.

157