EBOOK: TUYỆT ĐỈNH EXCEL

Khai phá 10 tuyệt kỹ ứng dụng Excel mà

Trường đại học không dạy bạn

CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ GIÁO DỤC GITIHO VIỆT NAM

Tầng 8 Tòa Licogi 13 Số 164 Khuất Duy Tiến, phường Nhân Chính, quận Thanh Xuân,
TP Hà Nội, Việt Nam
Gitiho.com
Lời mở đầu

Quan niệm về Excel của bạn là gì?

Bạn có nghĩ rằng Excel chỉ là nơi để nhập các số liệu và thực hiện những phép tính toán
cơ bản như cộng, trừ, nhân, chia mà không cần dùng tới máy tính cá nhân? Nếu vậy thì
bạn chưa biết hết về Excel rồi.
Excel dù đã có từ khá lâu, tới hơn 20 năm, nhưng hiện vẫn đang là phần mềm thông dụng
và phổ biến bậc nhất trên thế giới. Bạn có thể quản lý dữ liệu, xây dựng báo cáo, vẽ biểu
đồ, phân tích dữ liệu, thậm chí viết code để lập trình Excel giống như 1 phần mềm hoàn
chỉnh.
Hãy gạt bỏ những suy nghĩ trước đây của bạn để chúng ta cùng khám phá những điều thú
vị về Excel trong cuốn sách này, bạn nhé!

Học Excel như thế nào?

Trong quá trình giảng dạy Excel, tác giả đã gặp rất nhiều học viên, hầu hết họ đều có
chung 1 thắc mắc: Học Excel như thế nào?.
● Có người cho rằng học thật nhiều hàm, viết hàm thật giỏi là được.
● Có người cho rằng biết dùng các công cụ như Pivot Table là đủ, vì chỉ với vài thao
tác kéo thả là bạn đã làm ra báo cáo, không cần dùng tới hàm, công thức.
● Có người thì cố gắng học thật nhiều phím tắt.
● Có người đã học rất nhiều nhưng lại không biết khi áp dụng vào thực tế thì bắt đầu
từ đâu.
● …
Vậy thì với bạn, bạn đã có phương hướng học Excel như thế nào chưa? Nên bắt đầu từ
đâu, học những gì, học như thế nào?... Hãy đọc những chia sẻ của tác giả trong cuốn sách
này để giúp bạn trả lời những câu hỏi đó.

Sử dụng sách này như thế nào?

Nội dung trong sách diễn tả từng bước của quá trình bạn sử dụng Excel: nhập dữ liệu, định
dạng, quản lý, thống kê, báo cáo, trích lọc… trong từng bước đó bạn sẽ thấy những lỗi hay
sai sót mà bạn thường gặp phải là gì, cách khắc phục những lỗi đó.
Kết hợp với các video bài giảng trong khóa học Tuyệt Đỉnh Excel - EXG01 của Gitiho, bạn
sẽ vừa được hệ thống kiến thức một cách bài bản, vừa có video hướng dẫn chi tiết từng
thao tác. Điều đó giúp bạn vừa dễ nhớ, vừa thuận tiện trong việc học: học bất cứ đâu, bất
cứ khi nào, dù có Internet hay không.

Hãy bắt đầu học cùng Gitiho.com ngay bạn nhé!

1
Chương 1: Nhập dữ liệu trên Excel
Thường chúng ta hay bỏ qua (hoặc rất ít chú ý) tới việc nhập 1 nội dung vào Excel thì Excel
hiểu nội dung đó như thế nào. Do đó đôi khi bạn không hiểu tại sao mình nhập 1 đằng mà
Excel trả về 1 nẻo.

Ví dụ như bạn nhập vào ô A1 nội dung là 1-5

thì Excel lại cho bạn kết quả là:

Tại sao lại như vậy? Cùng tìm hiểu cơ chế tự động nhận dạng dữ liệu của Excel nhé.

Nhập dữ liệu là việc đặc biệt quan trọng trong Excel. Bởi không có dữ liệu đúng thì bạn
không bao giờ tính ra kết quả đúng. Vậy mà người ta thường lười biếng hoặc cẩu thả khi
làm việc này. Dẫn tới không biết mình đã nhập sai. Sửa lỗi nhập sai là việc làm thường
xuyên nhất của những chuyên gia báo cáo trên Excel.

Cơ chế tự động nhận dạng dữ liệu

Excel được thiết kế rất thông minh để có thể đoán trước xem người dùng muốn làm gì. Điều
này giúp cho Excel có thể hiểu:
- Khi bạn nhập bắt đầu với 1 ký tự chữ cái, thì toàn bộ nội dung bạn nhập sẽ được coi
là 1 đoạn văn bản (Text)
- Khi bạn nhập chỉ có các con số liền nhau, Excel sẽ coi là dữ liệu kiểu số (Number)
- Khi bạn nhập số mà có dạng dấu trừ, dấu hai chấm hoặc dấu gạch chéo ( / ) xen kẽ
giữa các con số, đồng thời các con số lại thỏa mãn giá trị giới hạn theo Ngày trong
tháng, Tháng trong năm hoặc theo số giờ, số phút thì sẽ coi đó là dữ liệu Ngày
tháng, thời gian (Date, Time)
Trong ví dụ trên, khi nhập 1-5 thì Excel hiểu rằng bạn nhập kiểu ngày tháng (có dấu - xen
giữa số 1 với số 5). Khi đó xảy ra 2 trường hợp:
- 1-5 có thể hiểu là Ngày 1 tháng 5
- 1-5 có thể hiểu là Ngày 5 tháng 1
Hầu hết chúng ta hay bị nhập sai dữ liệu ngày tháng mà không biết. Bởi vì bạn nghĩ 1 kiểu,
Excel lại tự hiểu theo 1 kiểu khác.
2
Vậy làm thế nào để kiểm soát việc này? Hay nói cách khác làm thế nào để thống nhất về
kiểu dữ liệu khi chúng ta làm việc trên Excel?

Thiết lập chuẩn dữ liệu ngày tháng trên máy tính

Excel chỉ là 1 ứng dụng (thuộc bộ ứng dụng tin học văn phòng của Microsoft) nên bản thân
Excel phải phụ thuộc vào các thiết lập trên máy tính của bạn.
Các thiết lập về cách hiển thị cho dữ liệu Ngày tháng, Số… nằm trong mục Region tại
Control Panel

Hình 1: Vị trí Region trong Control Panel

Khi mở mục Region, chúng ta sẽ thấy nội dung như sau:

3
 Hình 2: cửa sổ Region

Trong hình trên, bạn có thể thấy ở mục Short date đang là M/d/yyyy. Các ký tự này được
hiểu như sau:
● M có nghĩa là Month = Tháng
● D có nghĩa là Day = Ngày
● Y có nghĩa là Year = Năm
M/d/yyyy có nghĩa là máy tính của bạn đang quy định khi nhập dữ liệu về ngày tháng thì
sẽ nhập theo thứ tự Tháng trước, Ngày sau.
Khi bạn nhập 1-5 tức là Excel hiểu bạn nhập Tháng 1, ngày 5.
---
Nhưng ở Việt Nam chúng ta quen với việc nhập thời gian theo thứ tự Ngày trước, tháng
sau. Do vậy rất dễ nhầm lẫn khi nhập dữ liệu ngày trong Excel.
Để thay đổi mặc định trong Region về dạng ngày trước tháng sau, chúng ta làm như sau:
- Bước 1: Bấm chọn mục Additional settings… trong cửa sổ Region. Khi đó xuất hiện
thêm cửa sổ Customize format

4
 Hình 3: Cửa sổ Customize format khi chọn Additional setting…

- Bước 2: bấm chọn thẻ Date để thay đổi thiết lập về Ngày tháng (1), tại mục Short
date nhập là dd/mm/yyyy (2)

5
 Hình 4: thay đổi Short Date trong thẻ Date của Customize Format

Như vậy là chúng ta đã thiết lập xong. Bấm nút OK để hoàn tất thao tác và đóng cửa sổ
Region lại.

Lỗi hay gặp với dữ liệu kiểu Số

Tương tự với kiểu dữ liệu là ngày tháng, kiểu số cũng có 1 sự không thống nhất trong cách
sử dụng dấu ngăn cách phần nghìn và dấu ngăn cách phần thập phân.
Chúng ta thường hay sử dụng dấu chấm để ngăn cách phần nghìn, dấu phẩy để ngăn
cách phần thập phân. Bởi vậy nên khi nghe câu: “Số A có 2 số sau dấu phẩy” thì chúng ta
tự hiểu là Số đó có 2 chữ số phần thập phân.
Nhưng Excel có thể hiểu khác. Nếu nhìn trong bảng Customize format của Region, chúng
ta sẽ thấy:

6
 Hình 5: thẻ Number trong Region

● Dấu ngăn cách phần thập phân là Decimal symbol thường mặc định sẵn là dấu
chấm.
● Dấu ngăn cách phần nghìn là Digit grouping symbol thường mặc định sẵn là dấu
phẩy.
Như vậy ngược lại so với cách sử dụng thông thường của người Việt Nam. Điều đó dẫn tới
khi bạn cố gắng thêm trực tiếp dấu ngăn cách vào dãy số thì khiến dãy số đó bị sai.

Nguyên nhân sâu xa của việc này là Việt Nam chịu ảnh hưởng của hệ viết của Pháp, còn
Excel lại sử dụng hệ viết Anh-Mỹ. Hai hệ này ngược nhau trong cách thể hiện ngày tháng
và các dấu ngăn cách trong dãy số.

Vậy khắc phục điều này thế nào? Rất đơn giản, bạn có 2 lựa chọn:
- Lựa chọn 1: Chấp nhận thay đổi thói quen và sử dụng hệ viết số theo Anh-Mỹ (mặc
định sẵn trong Region > thẻ Number)
- Lựa chọn 2: Sửa lại dấu trong Region > thẻ Number theo ý muốn.

Chú ý:
Khi bạn thay đổi dấu trong Region > thẻ Number về dạng:

7
 ● Dấu chấm ngăn cách phần nghìn (trong Decimal symbol)
● Dấu phẩy ngăn cách phần thập phân (trong Digit grouping symbol)
Việc này đồng thời làm thay đổi dấu ngăn cách các thành phần trong hàm của Excel: Thay
vì mặc định là ngăn cách bởi dấu phẩy thì sẽ tự động chuyển sang dấu chấm phẩy. Bạn
phải rất chú ý vấn đề này khi viết hàm, công thức trong Excel.

Lời khuyên:
Hãy dùng Lựa chọn 1 nếu có thể. Bạn sẽ nhanh chóng thích nghi với cách viết số dạng
Anh-Mỹ hơn so với những thay đổi do Lựa chọn 2 gây ra.

Lỗi nhập sai chính tả và cách khắc phục

Khác với dữ liệu dạng Số hay ngày tháng, việc nhập các ký tự Text (văn bản, chữ cái)
thường khó tránh khỏi sai sót. Ngoài những lỗi sai cơ bản như sai chính tả, viết thiếu dấu
tiếng việt… thì còn có những lỗi sai mà chúng ta khó nhận ra như thêm dấu cách vào phía
sau từ cuối cùng trong đoạn văn bản. Nếu chỉ nhìn bằng mắt thường bạn sẽ không nhận
ra, nhưng lỗi đó khiến Excel tính toán sai.
Hãy xem ví dụ dưới đây:

Hình 6: Kiểm tra 2 ô có nội dung giống nhau hay không với hàm EXACT

Tại ô A1 và A3 đều nhập chữ Hà Nội, nhìn bằng mắt thường thì giống hệt nhau. Nhưng
khi kiểm tra bằng hàm EXACT (hàm so sánh 2 nội dung có giống nhau hay không) thì ra
kết quả là FALSE, tức là không giống nhau.

Việc kiểm soát nhập đúng chính tả thường chỉ áp dụng được với trường hợp bạn nhập nội
dung theo 1 danh sách có sẵn. Ví dụ như nhập tên các tỉnh, thành phố của Việt Nam thì
bạn buộc phải nhập chính xác, không được nhập sai chính tả và giới hạn trong 63 tỉnh
thành.

Dưới đây là ví dụ về việc thiết lập danh sách chọn khi nhập dữ liệu:

8
 Hình 7: Tạo danh sách chọn tỉnh, thành phố

Để làm được việc này thực ra rất đơn giản thôi. Excel đã cung cấp cho bạn 1 tính năng là
Data Validation (hay được hiểu là Điều kiện nhập dữ liệu). Bạn có thể làm theo các bước
sau:
- Bước 1: chuẩn bị sẵn danh sách

Hình 8: Danh sách tỉnh thành phố chuẩn bị sẵn

- Bước 2: trong thẻ Data, bạn chọn Data Validation

Hình 9: vị trí Data Validation trên thẻ Data

- Bước 3: trong cửa sổ Data Validation, bạn chọn List

9
 Hình 10: Thiết lập tạo danh sách chọn trong Data Validation

- Bước 4: chọn Source là vùng danh sách đã chuẩn bị ở Bước 1

Hình 11: Tạo nguồn dữ liệu cho danh sách chọn

Khi thiết lập danh sách chọn bằng Data Validation rồi, bạn có thể:
● Nhập dữ liệu bằng cách chọn 1 nội dung trong danh sách; hoặc
● Nhập thủ công như bình thường, nhưng phải đảm bảo nhập đúng. Nếu nhập sai
Excel sẽ tự đưa ra 1 cảnh báo.
Như vậy chỉ với 4 bước đơn giản bạn đã có thể tạo ra 1 danh sách chọn giúp ích cho việc
nhập dữ liệu nhanh hơn, hạn chế được sai sót trong quá trình nhập.

Bài học rút ra

1. Hãy nhập dữ liệu cẩn thận, hạn chế sai chính tả.
10
2. Hiểu rõ nội dung bạn vừa nhập vào Excel.
3. Đặc biệt chú ý khi nhập ngày tháng.

11
Chương 2: Định dạng dữ liệu

Tại sao cần định dạng dữ liệu?

Sau khi nhập dữ liệu vào Excel, thao tác tiếp theo bạn thường làm là định dạng. Định dạng
tức là việc bạn thiết lập cách thức thể hiện của dữ liệu. Mục đích giúp dễ nhìn hơn, dễ phân
biệt hơn.
Ví dụ khi bạn nhập 1 dãy số trong Excel là 4526300 tại ô A1 và ô C1, sau khi định dạng
cho ô C1 là Number, chúng ta sẽ thấy dãy số có dạng 4,526,300 (trong đó đã tự thêm dấu
ngăn cách phần nghìn là dấu phẩy)

Hình 12: Số được định dạng trở nên dễ nhìn hơn

Cách định dạng dữ liệu

Bạn có thể định dạng cho 1 ô riêng lẻ, 1 vùng nhiều ô hoặc là cả 1 dòng, 1 cột. Chỉ cần bạn
chọn đối tượng muốn định dạng, sau đó mở Format Cells. Mở Format cells thì có nhiều
cách:
- Cách 1: Bấm chuột phải vào đối tượng bạn đã chọn và chọn mục Format cells
- Cách 2: Bấm phím tắt Ctrl + 1
- Cách 3: bấm vào vị trí ô vuông ở góc dưới trên thanh công cụ, tại thẻ Home

Hình 13: Vị trí mở cửa sổ Format cells trên thẻ Home

12
Đặc điểm của việc định dạng
Đặc điểm thứ 1 (quan trọng nhất): Định dạng chỉ thay đổi cách hiển thị, không thay đổi
bản chất dữ liệu.
Nhiều người nghĩ rằng khi định dạng Number thì dữ liệu sẽ tự chuyển từ dạng Text sang
Number, hoặc định dạng Text thì dữ liệu sẽ tự chuyển từ dạng Number sang Text. Suy nghĩ
này là sai lầm.
Bản chất dữ liệu là cái hình thành khi bạn nhập dữ liệu. Do đó việc nhập cái gì, nhập đúng
hay không là điều quan trọng nhất. Phần này đã nói ngay ở chương 1 rồi. Bản chất này
không bị thay đổi thông qua việc định dạng.
Xin nhắc lại: Mục đích của định dạng chỉ là giúp dễ nhìn, dễ phân biệt hơn mà thôi.

Đặc điểm thứ 2: Định dạng giúp thống nhất về cách trình bày, thể hiện dữ liệu.
Vì dữ liệu được nhập vào Excel thường không phải từng ô riêng lẻ, mà ở dạng bảng. Do đó
dữ liệu trên cùng 1 hàng hoặc trên cùng 1 cột thường cùng 1 loại dữ liệu (Ngày / Số / Văn
bản). Để tránh trường hợp mỗi ô trên 1 cột thể hiện 1 dạng khác nhau, chúng ta sẽ cần
định dạng cho cả cột đó về cùng 1 kiểu.

Hình 14: Thống nhất định dạng ngày tháng về dạng dd/MM/yyyy

Đặc điểm thứ 3: Định dạng chỉ làm thay đổi cách thể hiện với dữ liệu dạng Số hoặc Ngày
tháng, thời gian.
● Với dạng Số, bạn có thể định dạng để thêm dấu ngăn cách phần nghìn, phần thập
phân, thêm dấu %, thêm số 0 ở phía trước...
● Với dạng Ngày tháng, thời gian bạn có thể thay đổi thứ tự thể hiện là Ngày trước
tháng sau, hoặc ghi Tháng theo tên tiếng anh…
● Riêng với dữ liệu Text (văn bản) không bị thay đổi dù bạn có định dạng thế nào đi
nữa.
Do đó bạn cần hiểu rõ dữ liệu bạn nhập vào là dạng nào: Số, Ngày hoặc Văn bản.

Tại sao cần phân biệt các kiểu dữ liệu

Vì nếu chỉ nhìn bằng mắt thường, bạn sẽ có thể không xác định đúng kiểu dữ liệu. Điều đó
dẫn tới việc dữ liệu không định dạng được, không tính toán đúng. Bạn sẽ không biết nguyên
nhân tại sao bạn tính nhẩm ra 1 kết quả, trong khi Excel tính ra 1 kết quả khác.
Ví dụ:

13
 Hình 15: Hàm Vlookup không tìm được kết quả dù viết đúng cú pháp
Trong ví dụ trên, bạn có thể thấy bằng mắt thường là số điện thoại cần tìm ở ô E2 là của
Bình (tại dòng A3:B3). Tuy nhiên hàm VLOOKUP lại không ra kết quả dù đã viết đúng cú
pháp.
Nguyên nhân là dữ liệu trong ô E2 và A3 khác nhau về kiểu dữ liệu, dù mắt thường nhìn
thấy không khác nhau.

Cách phân biệt kiểu dữ liệu

Khi bạn nhập nội dung (hay còn gọi là dữ liệu) vào Excel thì thường dữ liệu đó thuộc 1 trong
2 kiểu sau đây:
- Kiểu Number: Gồm dữ liệu là dạng số (chỉ toàn các con số) hoặc dạng Ngày tháng,
thời gian.
- Kiểu Text: Là dữ liệu có chứa ký tự là chữ cái, hoặc được bắt đầu với dấu nháy đơn
(dấu ‘ )
Để kiểm tra dữ liệu trong 1 ô có phải là kiểu Number hay không, chúng ta dùng hàm
ISNUMBER như sau:
=ISNUMBER(ô_cần_kiểm_tra)
● Nếu kết quả là TRUE, ô đó đúng là chứa dữ liệu kiểu Number
● Nếu kết quả là FALSE, dữ liệu trong ô đó không phải kiểu Number.

Để kiểm tra dữ liệu trong 1 ô có phải là kiểu Text hay không, chúng ta dùng hàm ISTEXT
như sau:
=ISTEXT(ô_cần_kiểm_tra)
● Nếu kết quả là TRUE, ô đó đúng là chứa dữ liệu kiểu Text
● Nếu kết quả là FALSE, dữ liệu trong ô đó không phải kiểu Text.

Hình 16: Kiểm tra kiểu dữ liệu trong ô A3 và ô E2 với hàm ISNUMBER

14
Khi kiểm tra bằng hàm ISNUMBER cho 2 ô A3 và E2, chúng ta thấy kết quả khác nhau (A3
là TRUE, E2 là FALSE). Như vậy đúng là kiểu dữ liệu khác nhau, dẫn tới hàm VLOOKUP
không ra kết quả.

Chú ý:
Bạn có biết tại sao ở cột A lại vừa viết số điện thoại có số 0 ở trước, vừa có dấu cách xen
giữa mà vẫn giữ được kiểu dữ liệu là Number không?

Hình 17: Định dạng số điện thoại bằng Custom Format

Giải thích ý nghĩa các nội dung trong thẻ Number của Format cells
Hiểu được ý nghĩa của các mục trong thẻ Number giúp bạn nhanh chóng chọn được cách
định dạng phù hợp với mục đích:
Tiêu chí Dạng dữ Nội dung
liệu

General Tự động, Dạng mặc định trong Excel. Excel tự quy định, tự hiểu.
mặc định Với dữ liệu dạng Date khi để dạng General sẽ cho ra 1 con
số

Number Number Định dạng dữ liệu dạng số thông thường

Currency Number Định dạng dữ liệu dạng tiền tệ, có thể thêm ký tự tiền tệ kèm
theo

Accountin Number Định dạng dữ liệu dạng kế toán. Dữ liệu dạng này có đặc
g điểm:
Có thể kèm theo ký hiệu tiền tệ
Phần số luôn nằm bên phải trong ô
Phần ký hiệu tiền tệ luôn nằm bên trái trong ô
Luôn cách lề bên phải 1 khoảng nhất định
Số 0 được hiển thị dưới dạng dấu -

Date Number Định dạng dữ liệu dạng thời gian: Ngày, tháng, năm

Time Number Định dạng dữ liệu dạng thời gian: Giờ, phút, giây
15
Percentag Number Dữ liệu dạng %, luôn có ký hiệu % ở phía sau các con số
e

Fraction Number Dữ liệu dạng phân số

Scientific Number Dữ liệu dạng khoa học: biểu thị số lớn dưới dạng số mũ

Text Text Khi nhập bất kỳ dữ liệu nào sẽ chuyển về dạng text

Special Text Dạng đặc biệt: các dạng số đặc biệt thường dùng: số điện
thoại, mã vùng…

Custom Tùy chọn Người dùng có thể tự thiết lập định dạng theo ý muốn

Bài học rút ra

1. Dữ liệu dạng Số và Ngày tháng cần phải định dạng lại để thống nhất cách thể hiện.
2. Khi định dạng cho dữ liệu là các con số hoặc ngày tháng mà không thay đổi cách
thể hiện thì dữ liệu đó có thể là kiểu Text. Hãy kiểm tra lại kiểu dữ liệu để chắc chắn.
3. Việc định dạng thường xuyên sử dụng, do vậy cần luyện tập nhiều để thao tác
nhanh và chính xác.

16
Chương 3: Tầm quan trọng của cấu trúc dữ liệu

Chúng ta đang cấu trúc dữ liệu như thế nào?

Có thể đây là lần đầu tiên bạn nghe thấy yêu cầu cần phải biết “cấu trúc dữ liệu” khi làm
việc trên Excel. Bởi từ trước tới giờ chúng ta đều khá thoải mái trong việc nhập và tổ chức
1 bảng dữ liệu.
Thông thường mục tiêu của chúng ta là nhập thật nhanh và nhập ít nội dung nhất (nếu có
thể), vậy nên các cấu trúc thường thấy là:

Hình 18: Cấu trúc bảng dữ liệu 3 chiều

Trong cấu trúc này, khi nhập 1 nội dung về Số tiền, bạn sẽ:
- Có sẵn Chi nhánh là Chi nhánh 1
- Có sẵn Ngày trong cột Ngày
- Có sẵn Nhóm trong dòng tiêu đề
- Có sẵn cột Số tiền thuộc các nhóm, chỉ cần nhập đúng số tiền vào Nhóm tương ứng
với yêu cầu nhập dữ liệu.
Nhưng với cách làm này, bạn sẽ gặp 1 số vấn đề như sau:
- Nếu có tới 20, 30 nhóm (có thể nhiều hơn nữa) thì bảng dữ liệu của bạn sẽ cần rất
nhiều cột, mỗi nhóm lặp lại với 2 cột Tên chi phí và Số tiền. Khi đó bảng dữ liệu khó
kiểm soát khi vừa tăng về dòng (theo ngày), vừa tăng về cột (theo nhóm).
- Nếu có nhiều chi nhánh, bạn sẽ cần làm nhiều bảng tại nhiều Sheet, mỗi bảng tương
ứng với 1 chi nhánh. Điều đó làm dữ liệu phân tán ở nhiều nơi. Khi cần tập hợp lại
để báo cáo sẽ rất khó khăn.
Như vậy với cách cấu trúc dữ liệu ở trên chỉ thuận lợi khi nhập mới dữ liệu, nhưng lại không
tốt cho việc báo cáo.

Mục tiêu cuối cùng của chúng ta khi làm việc trên Excel là:
1. Quản lý dữ liệu cho tốt, dễ dàng kiểm tra, tìm lại khi cần.
2. Dễ dàng báo cáo, tính toán theo bất kỳ yêu cầu nào.
3. Hiểu được ý nghĩa của các con số trong báo cáo để ra quyết định.
Để đáp ứng được mục tiêu này, chúng ta hãy bắt đầu tìm hiểu về cách tổ chức 1 bảng dữ
liệu theo đúng tiêu chuẩn.

17
Bảng dữ liệu tiêu chuẩn

Khái niệm về bảng dữ liệu tiêu chuẩn

Là dạng bảng dữ liệu có cấu trúc phù hợp để quản lý, kiểm soát dữ liệu và từ đó làm được
các báo cáo một cách dễ dàng.
Các yếu tố của 1 bảng dữ liệu tiêu chuẩn:
1. Dòng tiêu đề: Chỉ có duy nhất 1 dòng làm dòng tiêu đề, không trộn ô (merge cells)
tại dòng này.
2. Chiều dữ liệu phát sinh: Mỗi lần phát sinh dữ liệu mới sẽ ghi trên 1 dòng. Tại mỗi
dòng đều có đủ nội dung trong các cột.
3. Nguyên tắc định dạng dữ liệu trong bảng: Thống nhất về cách định dạng các dữ
liệu trên cùng 1 cột
4. Kiểu dữ liệu: Thống nhất về kiểu dữ liệu trên cùng 1 cột (chỉ 1 trong 3 loại: Text/
\Date/Number)

Hình 19: Cách bố cục bảng dữ liệu tiêu chuẩn

Sau đây chúng ta cùng tìm hiểu rõ hơn những ưu điểm, nhược điểm khi sử dụng cách cấu
trúc theo bảng dữ liệu tiêu chuẩn:

Ưu điểm
1. Dễ dàng sử dụng chức năng Filter để lọc, tìm dữ liệu
2. Phù hợp với cách dùng các hàm tính toán như SUMIFS, COUNTIFS để làm báo cáo
tổng hợp
3. Phù hợp với cách dùng Advanced Filter để trích lọc dữ liệu ra báo cáo chi tiết
4. Phù hợp với cách dùng Pivot Table để tạo ra báo cáo bằng Pivot, sử dụng Pivot
Chart, Slicer
18
 5. Tương đồng với cấu trúc dữ liệu bằng Table nên dễ dàng chuyển đổi qua lại
6. Phù hợp với tư duy lập trình, sử dụng VBA để tăng hiệu quả công việc
7. Dễ dàng kết nối tới các chương trình quản lý và phân tích dữ liệu nâng cao: SQL,
Power BI.

Nhược điểm và cách khắc phục

1. Nhập dữ liệu khó hơn: các nội dung cần nhập nhiều hơn, tốn thời gian hơn, dễ nhập
sai, nhập thiếu.
Khắc phục: Sử dụng VBA để thay đổi phương pháp nhập (nhập theo form chứ không
nhập trực tiếp vào bảng), tự động hóa các thao tác lưu, sửa, xóa dữ liệu.
2. Không phổ biến: đã quen với kiểu cấu trúc khác => không muốn hoặc không thể
thay đổi.
Khắc phục: Bạn vẫn nhập theo dạng bảng cũ nhưng dùng thêm Power Query để
tái cấu trúc bảng dữ liệu 1 cách tự động.
3. Phạm vi bảng quá lớn, khó theo dõi, quản lý, bởi số lượng dòng cần dùng tăng lên
rất nhiều (có thể lên tới hàng trăm nghìn, hàng triệu dòng dữ liệu).
Khắc phục: Sử dụng VBA hoặc Power Query, Power BI để tăng tốc độ báo cáo, tính
toán, xử lý dữ liệu.

Thao tác định dạng bảng dữ liệu

Đối với bảng dữ liệu đúng tiêu chuẩn, bạn sẽ định dạng bảng tính như sau:
1. Tên bảng: Không bắt buộc (có thể không có). Nếu có thì trình bày như sau:
- Sử dụng định dạng Cell Style là Title (có thể đổi lại font chữ và cỡ chữ)
- Độ rộng dòng (Row Height) từ 22 đến 24
- Đặt tên ngắn gọn, đủ ý.
2. Dòng tiêu đề: Bắt buộc phải có. Dòng tiêu đề có đặc điểm:
- Đặt tên mỗi ô trong dòng tiêu đề ngắn gọn, không trùng lặp
- Chỉ nên dùng 1 dòng tiêu đề. Trường hợp có nhiều dòng ở phần tiêu đề thì dòng
dưới cùng sẽ là dòng tiêu đề chính thức.
- Có thể sử dụng phong cách định dạng sau:
+ Màu nền đậm, chữ màu trắng, đường viền cùng màu với màu nền (Cell Styles
là các Accent từ 1 đến 5)
+ Màu nền nhạt (hoặc không màu), chữ đen đậm, có kẻ viền dưới nét đậm (Cell
Styles là các Heading 1, 2, 3)
- Căn lề theo loại dữ liệu trong cột (Số lề phải, Text lề trái, Ngày căn giữa) hoặc
căn giữa toàn bộ các ô
- Độ rộng dòng (Row Height) từ 18-20.
- Là vị trí đặt dấu DropDown của bộ lọc Filter
3. Các dòng nội dung
- Định dạng Format Cells thống nhất theo từng cột (chọn cả cột rồi định dạng)
- Thiết lập Data Validation cho những cột nội dung quan trọng để đảm bảo dữ
liệu nhập vào là chính xác:
19
 + Cột chứa ngày tháng, thời gian: Data Validation > Date
+ Cột chứa số: Data Validation > Number (số nguyên = Whole Number, số có
phần thập phân = Decimal)
+ Cột chứa Text theo 1 danh sách hoặc có thể lặp lại: Data Validation > List
Tham khảo: Thiết lập chỉ được nhập ngày tháng trong Excel
- Đặt tên cho các cột dữ liệu quan trọng cần dùng để tính toán trong báo cáo
(công thức trong báo cáo tham chiếu tới)
- Độ rộng dòng (Row Height) từ 13-16.
- Kẻ khung đường viền (Border) cho các ô theo đường kẻ nhạt màu (đồng màu với
màu dòng tiêu đề)
4. Tổng thể
- Đặt tên cho cả bảng tính
- Thiết lập bộ lọc Filter

Hình 20: Sử dụng chức năng Cell Styles tại thẻ Home để định dạng nhanh

Phần cố định (Freeze Pane) trong bảng dữ liệu

Freeze Pane là 1 chức năng rất hay được sử dụng trong Excel với mục đích cố định 1 phần
của bảng tính. Việc này sẽ giúp bạn có thể dễ dàng theo dõi các bảng tính lớn - khi phạm
vi bảng vượt quá 1 màn hình máy tính. Bạn sẽ cần cố định vị trí các dòng tiêu đề (ở phía
20
trên), các cột quan trọng (ở bên trái), để khi kéo chuột xuống dưới (hoặc sang phải), bạn
vừa theo dõi được các nội dung mới, vừa vẫn nhìn thấy dòng tiêu đề.
Cách sử dụng Freeze Pane như sau:

Hình 21: Cách sử dụng Freeze Pane

Bước 1: Xác định vị trí nơi bạn muốn đặt cố định bảng.
+ Vị trí này thường là bên dưới dòng tiêu đề 1 dòng; hoặc
+ Cách cột cần cố định 1 cột về bên tay phải
Ví dụ trong hình trên, chúng ta đặt chuột tại vị trí ô E4, mục đích là muốn cố định từ dòng
1 tới dòng 3 và từ cột A tới cột D.
Bước 2: Chọn thẻ View trên thanh công cụ Excel, bấm chọn Freeze Panes, chọn tiếp mục
Freeze Panes.

Tuy nhiên đó là cách làm thông thường mà hầu như ai cũng biết. Freeze Pane còn có 1 bí
mật nữa mà không phải ai cũng biết. Hãy xem bí mật đó là gì nhé:

Hình 22: Thủ thuật với chức năng Freeze Pane

Trong hình trên, bạn có để ý thấy dòng 4 (là dòng dữ liệu đầu tiên trong bảng) được cố
định cùng với dòng tiêu đề không?
Thông thường chúng ta chỉ hay cố định tới dòng tiêu đề (dòng 3). Vậy thì cố định thêm 1
dòng như trên có tác dụng gì? Bạn sẽ bất ngờ khi nhận được câu trả lời đấy:
- Thứ 1: Các công thức trong bảng dữ liệu thường giống nhau trên cùng 1 cột và bắt
đầu từ dòng đầu tiên. Do đó bạn hay phải kéo công thức từ dòng đầu tiên tới dòng
cuối cùng. Việc cố định dòng đầu tiên giúp bạn kéo công thức dễ dàng hơn.
- Thứ 2: Khi làm công thức trong báo cáo thường tham chiếu tới hết cả cột dữ liệu,
tính từ dòng đầu tới dòng cuối. Việc cố định dòng đầu giúp bạn dễ dàng chọn được
cột dữ liệu từ dòng đầu tới dòng cuối (bằng thao tác chọn ô đầu tiên rồi bấm phím
tắt Ctrl + Shift + Mũi tên đi xuống).

21
Việc này sẽ giúp bạn thao tác nhanh và chính xác hơn rất nhiều khi làm việc với bảng dữ
liệu lớn.

Bài học rút ra

1. Việc tổ chức 1 bảng dữ liệu tốt, khoa học và không có lỗi về nội dung sẽ giúp công
việc báo cáo trở nên rất dễ dàng. Hãy dành nhiều thời gian và sự quan tâm tới bảng
dữ liệu.
2. Luyện tập định dạng nhiều để bảng dữ liệu của bạn trông đẹp và gọn gàng, khoa
học. Khi làm việc trên 1 bảng dữ liệu đẹp sẽ thú vị và dễ dàng hơn rất nhiều.

22
Chương 4: Những chú ý khi dùng bộ lọc (Filter)

Tác dụng của bộ lọc

Bộ lọc (tên tiếng anh là Filter) giúp bạn có thể lọc, tìm, sắp xếp dữ liệu trong 1 bảng tính
theo từng cột. Ngoài ra bộ lọc còn giúp bạn xác định kiểu dữ liệu trong cột, phát hiện 1 số
lỗi, sai sót về dữ liệu một cách nhanh chóng
Bộ lọc là 1 công cụ rất phổ biến để giúp quản lý bảng dữ liệu. Hãy nắm vững cách sử dụng
bộ lọc, bạn sẽ dễ dàng kiểm soát được cả những bảng dữ liệu lớn tới hàng trăm nghìn
dòng.

Hình 23: Biểu tượng bộ lọc trên bảng dữ liệu

Tạo bộ lọc như thế nào

Chú ý: Bộ lọc chỉ hoạt động tốt khi bảng dữ liệu của bạn đúng cấu trúc tiêu chuẩn

Có rất nhiều cách đơn giản để tạo bộ lọc nhưng cách đúng nhất là:
- Bước 1: Chọn toàn bộ bảng dữ liệu
- Bước 2: Chọn thẻ Data trên thanh công cụ, bấm chọn Filter

Hình 24: Cách tạo bộ lọc Filter

Trong việc tạo bộ lọc này có 1 số lỗi hay gặp như sau:
1. Bảng dữ liệu không đúng tiêu chuẩn, có nhiều hơn 1 dòng tiêu đề. Khi đó vị trí bộ
lọc được tạo ra không đặt đúng tại nơi bạn muốn.
2. Bạn không chọn toàn bộ cả bảng, mà chỉ chọn dòng nơi muốn đặt bộ lọc => Khi đó
bộ lọc áp dụng sai phạm vi, hoạt động không chính xác.
Do đó để bộ lọc hoạt động tốt, bạn cần có 1 bảng dữ liệu đúng tiêu chuẩn và thao tác tạo
bộ lọc chính xác.

23
Bộ lọc có đặc điểm gì
Khi bấm vào vị trí bộ lọc, chúng ta sẽ thấy có 1 đặc điểm rất thú vị là:

Hình 25: Giao diện cửa sổ bộ lọc

Bộ lọc sẽ tự động nhận dạng kiểu dữ liệu trong cột là Number / Date / Text.

Đến đây bạn sẽ thấy sự lặp lại thường xuyên của 3 kiểu dữ liệu trong các nội dung từ
Chương 1 tới Chương 4, trong Data Validation, Format cho tới Filter. Điều đó cho thấy
Excel hoạt động xoay quanh 3 kiểu dữ liệu này. Nếu bạn hiểu nguyên tắc đó và quản lý tốt
dữ liệu, bạn sẽ thấy các công việc về sau trên Excel trở nên đơn giản hơn nhiều.

Với mỗi kiểu dữ liệu, bộ lọc sẽ có đặc điểm:

- Number: Các số được xếp theo thứ tự tăng dần từ nhỏ tới lớn, từ số âm tới số dương.
Những nội dung không phải là kiểu Number sẽ nằm ở dưới cùng trong danh sách
lọc.
- Date: Các dữ liệu ngày tháng thường được tự động gộp nhóm theo Năm > Tháng >
Ngày. Nếu không được gộp nhóm có thể dữ liệu đó không phải dạng Date.
- Text: Khi nội dung trong cột lặp đi lặp lại theo 1 danh sách thì mỗi giá trị chỉ xuất
hiện 1 lần. Nếu bạn thấy có 2 nội dung giống nhau trong bộ lọc thì chắc chắn 1 nội
dung là sai, khác.
Nắm rõ những đặc điểm này, bạn sẽ chỉ cần vài giây nhìn qua cấu trúc bảng dữ liệu, nhìn
qua những gì thể hiện khi bấm vào bộ lọc là đã có thể bao quát được toàn bộ bảng dữ liệu
hàng nghìn dòng rồi. Gần như ngay lập tức bạn có thể biết bảng dữ liệu đã đúng chưa, sai
ở đâu, sai ở kiểu dữ liệu nào. Từ đó bạn sẽ có được phương án xử lý, sửa lỗi sai cho phù
hợp.
Thao tác lọc như thế nào

24
Khi bấm vào bộ lọc, bạn có thể thực hiện lọc theo nhiều cách. Dưới đây là một số cách
thường được sử dụng:

Cách 1: Chọn trực tiếp trên cửa sổ lọc.

Cách này chỉ áp dụng khi bạn muốn lọc với số ít đối tượng và lọc theo giá trị cụ thể (không
phải theo khoảng giá trị):

- Chỉ lọc 1 số nội dung cụ thể:

+ (1) Bấm vào Filter tại cột muốn lọc,
+ (2) Bỏ chọn tại mục Select All,
+ (3) Đánh dấu chọn nội dung muốn hiển thị.

- Lọc tất cả nhưng bỏ đi 1 vài nội dung cụ thể:

+ (1) Bấm vào Filter tại cột muốn lọc, Chọn Select All,
+ (3) Đánh dấu tại nội dung bạn không muốn hiển thị.

25
Cách 2: Lọc theo các điều kiện của Filter

Hình 28: Mở chức năng lọc theo điều kiện có sẵn của Filter

Khi bạn chọn vào vị trí Text Filters (hoặc Number Filters, Date Filters tùy theo kiểu dữ liệu
trong cột cần lọc) sẽ thấy xuất hiện các điều kiện lọc có sẵn của Filter. Ở đây điều kiện
được biểu thị dưới dạng tiếng anh, do đó bạn cần nắm được ý nghĩa tiếng việt để sử dụng
cho đúng:
Với Text Filters:
- Equals : là 1 chuỗi văn bản hoặc 1 số ký tự cụ thể
- Does Not Equal : không bằng, khác, không phải (muốn bỏ lọc các giá trị này)
- Begins With : bắt đầu với một ký tự hoặc từ nào đó
- Ends With : kết thúc với một ký tự hoặc từ nào đó
- Contains : có chứa từ hoặc ký tự nào đó
- Does not Contain : không chứa từ hoặc ký tự nào đó
- Custom Filter : tùy chọn điều kiện lọc khác theo bạn chọn
Với Number Filters:
- Equals : bằng 1 giá trị số cụ thể
- Does Not Equal : không bằng, khác, không phải (muốn bỏ lọc các giá trị này)
- Greater than or equal to : Lớn hơn hoặc bằng, tương đương với dấu >=
- Greater than : Lớn hơn tương đương với dấu >
- Less than or equal to: Nhỏ hơn hoặc bằng, tương đương với dấu <=
- Less than: Nhỏ hơn, tương đương với dấu <
- Between: trong khoảng (từ số A đến số B, lớn hơn hoặc bằng A đồng thời nhỏ hơn
hoặc bằng B)
- Ngoài ra với Number có thể lọc theo 10 giá trị lớn nhất (Top 10), hoặc theo giá trị
trung bình (Above Average là trên trung bình, Below Average là dưới trung bình).
Với Date Filters:
- Equals: bằng 1 giá trị thời gian cụ thể
- Before: trước 1 thời điểm cụ thể
26
 - After: sau 1 thời điểm cụ thể
- Between: trong 1 khoảng thời gian (từ ngày… đến ngày…)
- Ngoài ra Date sẽ phân loại cho bạn các phương thức lọc theo Ngày, Tuần, Tháng,
Quý, Năm với các điều kiện Này (This), Trước (Last), Sau (Next). Ví dụ như Tháng
trước (Last Month), Tháng này (This Month), Tháng sau (Next Month)… Năm trước,
Năm nay, Năm sau...
Khá nhiều nội dung phải không nào? Việc phải nhớ hết các nội dung này có vẻ khá khó
khăn khi bạn mới học. Hãy cố gắng luyện tập thật nhiều để nhớ cách lọc theo các điều
kiện. Bởi khi nhớ được ý nghĩa của các điều kiện này, bạn sẽ dễ dàng lập được các báo cáo
trong Excel. Đồng thời thao tác lọc cũng là 1 thao tác quan trọng để kiểm tra kết quả báo
cáo.

Bỏ lọc như thế nào

Khi nhìn vào bộ lọc trên bảng dữ liệu, bạn sẽ nhận ra cột nào là cột đang được lọc dựa trên
dấu hiệu sau:

Hình 29: Dấu hiệu nhận biết bảng tính đang được lọc

● Dấu hiệu (1): ký hiệu lọc có hình cái phễu (đặc trưng của bộ lọc) trên 1 số cột nhất
định.
● Dấu hiệu (2): màu số dòng tại thanh Heading của Excel hiển thị màu xanh, không
phải màu đen như bình thường.

Để bỏ bộ lọc (hoặc bỏ điều kiện lọc), bạn có thể thực hiện 1 số cách sau:
- Cách 1: Tại cột đang có dấu hiệu (1), bạn bấm vào bộ lọc rồi chọn Clear Filter
- Cách 2: Tại cột đang có dấu hiệu (1), bạn bấm vào bộ lọc rồi chọn Select All

Hình 30: Cách bỏ điều kiện trên cột đang lọc

- Cách 3: Chọn thẻ Data trên thanh công cụ, bấm lại vào mục Filter để bỏ bộ lọc
27
Bài học rút ra
1. Bộ lọc là 1 công cụ quan trọng, thường sử dụng để quản lý bảng dữ liệu và làm báo
cáo. Hãy hiểu rõ cách dùng công cụ này và luyện tập thường xuyên để thao tác
chính xác.
2. Bộ lọc phản ánh bản chất dữ liệu và có các điều kiện phù hợp theo từng kiểu dữ liệu.
Do đó đòi hỏi bạn phải kiểm soát được việc nhập đúng kiểu dữ liệu, đúng giá trị vào
bảng thì mới sử dụng bộ lọc được hiệu quả.

28
Chương 5: Cách viết hàm, công thức trong Excel
Rất, rất nhiều người khi học và sử dụng Excel gặp vấn đề với việc viết hàm, công thức.
Người ta thường nghĩ nó rất khó, rất nhiều và chẳng có 1 phương pháp nào thực sự hiệu
quả. Có phải chuyên gia Excel là người rất giỏi về sử dụng hàm không? Bạn chưa biết gì
về Excel thì làm thế nào để học tốt được các hàm? Hãy cùng đi tìm câu trả lời trong chương
này nhé.

Hàm là gì?
- Hàm là những phương pháp làm việc, tính toán đã được thiết kế sẵn (lập trình sẵn) và
được đặt tên sẵn. Khi gọi tên hàm và nạp vào các giá trị, hàm sẽ tự động tính toán ra
kết quả.
- Hàm còn được gọi với tên khác là Công thức.
- Việc sử dụng hàm về bản chất là diễn đạt phương pháp tính từ tiếng việt ra ngôn ngữ
của Excel. Để tính toán ra kết quả mong muốn, đôi khi bạn phải kết hợp nhiều phép
tính, nhiều hàm cùng 1 lúc.

Hàm có quan trọng không?

Đúng là hàm là thứ không thể thiếu được nếu như bạn muốn sử dụng tốt Excel. Nếu như
coi học Excel như học ngoại ngữ (tiếng Anh) thì Hàm chính là các cấu trúc câu. Biết càng
nhiều cấu trúc câu thì bạn nói, viết càng dễ, nhưng không ai giỏi nhờ chỉ tập trung học cấu
trúc câu.
Vậy thì chúng ta phải học hàm như thế nào?
Hãy chú ý đối tượng làm việc của chúng ta là máy tính, là phần mềm. Máy tính đơn giản
chỉ nhận lệnh và thực thi. Do đó để máy thực thi đúng mong muốn, bạn cần ra lệnh 1 cách
thật rõ ràng, ngắn gọn và đủ ý. Để làm được như vậy bạn cần:
- Biết cách dùng tiếng Anh (ngôn ngữ chính sử dụng trong Microsoft Office)
- Tư duy ngôn ngữ bằng tiếng Việt (nói rõ và đủ ý)
- Tư duy logic (sắp xếp trình tự các công việc cần làm 1 cách chính xác)
- Thao tác chính xác (khi lựa chọn các nội dung trong hàm)
Khi đã có đủ các yếu tố trên, lúc đó bạn mới học và tìm hiểu càng nhiều hàm càng tốt.
Nhưng hãy nhớ Phương pháp tư duy, phương pháp làm việc quan trọng hơn. Khi đã xác
định được hướng tư duy đúng, phương pháp chính xác để đến đích, bạn sẽ tự biết cần dùng
hàm gì. Nếu không nhớ cụ thể là hàm gì thì dựa trên phương pháp đã có, bạn tra cứu trên
mạng là sẽ biết.

Cách viết hàm

Để viết hàm nhanh và ít sai sót, chúng ta nên sử dụng phương pháp sau:
- Bước 1: Nhập dấu bằng để bắt đầu việc sử dụng hàm
- Bước 2: Nhập một số ký tự đại diện cho tên hàm. Ví dụ muốn gọi hàm SUMIF, bạn
gõ hai ký tự đại diện là SUM. Khi đó xuất hiện 1 bảng gợi ý các hàm có liên quan:

29
 - Bước 3: Dựa trên gợi ý của Excel, bạn chọn tên hàm phù hợp bằng cách dùng phím
mũi tên lên / xuống để đi đến tên hàm mong muốn.

- Bước 4: Nhấn phím Tab để gọi đầy đủ tên hàm kèm theo dấu mở ngoặc đơn

Cấu trúc của hàm

Cấu trúc của hàm hay còn gọi là cú pháp khi viết hàm. Mỗi hàm có sẵn trong Excel đều
được gợi ý về cấu trúc để chúng ta viết đúng. Để hàm hoạt động được thì bạn bắt buộc
phải viết đúng cấu trúc.
Ví dụ: Cấu trúc hàm VLOOKUP

Ví dụ: Cấu trúc hàm SUMIF

Cấu trúc của hàm gồm các thành phần chính như sau:
- Tên hàm: Sử dụng cách viết ở trên (chọn hàm theo gợi ý rồi bấm phím Tab).
- Dấu mở ngoặc đơn: Để phân biệt tên hàm với các nội dung bên trong hàm.
- Các thành phần trong hàm: Hàm có thể có 1 hoặc nhiều thành phần. Các thành
phần được ngăn cách với nhau bởi dấu ngăn cách. Nếu không viết đủ các thành
phần thì Excel sẽ báo lỗi và không hoạt động được. Chú ý những phần nào được đặt

30
 trong dấu ngoặc vuông là không bắt buộc phải viết, có thể bỏ qua mà hàm vẫn hoạt
động được.
- Dấu ngăn cách các thành phần: Thường gặp là dấu phẩy (,). Trong một số trường
hợp có thể là dấu chấm phẩy (;).
- Dấu đóng ngoặc đơn: Để kết thúc 1 hàm. Khi viết nhiều hàm lồng ghép nhau thì
phải hết sức chú ý việc đóng ngoặc đơn đúng chỗ, đủ dấu để các hàm hoạt động
chính xác.

Chú ý: Khi nào dấu ngăn cách các thành phần trong hàm là dấu chấm phẩy?
Nội dung này đã được nhắc tới trong Chương 1, tại phần “Lỗi hay gặp với dữ liệu kiểu Số”.
Xin phép được nhắc lại 1 lần nữa, bởi nó rất quan trọng:
Chú ý:
Khi bạn thay đổi dấu trong Region > thẻ Number về dạng:
● Dấu chấm ngăn cách phần nghìn (trong Decimal symbol)
● Dấu phẩy ngăn cách phần thập phân (trong Digit grouping symbol)
Việc này đồng thời làm thay đổi dấu ngăn cách các thành phần trong hàm của Excel: Thay
vì mặc định là ngăn cách bởi dấu phẩy thì sẽ tự động chuyển sang dấu chấm phẩy. Bạn
phải rất chú ý vấn đề này khi viết hàm, công thức trong Excel.

Cách nạp giá trị vào các thành phần của hàm
Có 3 cách viết:
- Cách 1: Viết trực tiếp: là khi bạn viết cụ thể 1 con số hoặc 1 đoạn ký tự. Khi viết các
ký tự Text thì bạn cần đặt các ký tự này trong cặp dấu nháy kép (“ký tự text”) còn các
con số thì không cần đặt trong cặp dấu nháy kép.
- Cách 2: Viết tham chiếu: thay vì nhập trực tiếp, bạn sẽ tham chiếu tới tọa độ của 1 ô
đang chứa giá trị mà bạn muốn nạp vào.

Hình 34: Cách viết trực tiếp và viết tham chiếu trong hàm

Trong ví dụ trên, cách viết trực tiếp là ghi rõ các con số cần tính tổng vào trong hàm SUM.
Cách viết tham chiếu là tham chiếu tới vùng ô A2:A4, là nơi chứa các số cần tính tổng.

31
- Cách 3: Viết lồng ghép hàm: Giá trị nạp vào không có sẵn mà phải qua 1 số bước tính
toán bằng hàm khác mới có được.
Ví dụ như sau:
Anh Long ký hợp đồng lao động với công ty A, ngày bắt đầu là từ 05/3/2020, hợp đồng
lao động có thời hạn 1 năm 8 tháng. Hãy xác định ngày hết hạn của hợp đồng đó.
Cách làm:
Ngày hết hạn của hợp đồng được xác định như sau:
- Năm: tính từ năm ký hợp đồng + 1 năm
- Tháng: tính từ tháng ký hợp đồng + 6 tháng
- Ngày: tính từ ngày ký hợp đồng + 0 ngày
Kết quả cần thu được là 1 giá trị ngày tháng được tạo nên từ các tham số Năm, tháng,
ngày được xác định như trên.
Kết quả như sau:

Hình 35: Công thức xác định ngày kết thúc hợp đồng

Như vậy chỉ cần duy nhất 1 công thức tại ô D8 chúng ta có thể tính ra được kết quả rồi.
Trong ô B1 chỉ chứa 1 giá trị gồm đủ ngày tháng năm. Nhưng để có thể cộng riêng được
Số năm, Số tháng vào thời điểm ngày bắt đầu, bắt buộc chúng ta phải tách được riêng
các con số thể hiện số năm, số tháng, số ngày => Dùng các hàm Year, Month, Day để tách
các giá trị này; Sau đó nối lại với hàm DATE để tạo ra 1 kết quả là giá trị đủ ngày tháng
năm.

Chú ý khi viết dấu toán tử trong hàm

Các dấu toán tử là các dấu thể hiện sự so sánh hoặc thể hiện 1 khoảng giá trị (bằng, khác,
lớn hơn, nhỏ hơn...). Các dấu này được viết trong hàm như sau:

Dấu toán tử Ký hiệu Ví dụ

Bằng = =IF(B1=5, “Đúng”, “Sai”)

Nếu ô B1 nhận giá trị bằng 5 thì kết quả là Đúng,
không thì là Sai

32
 Khác <> =IF(AND(B1=”CN1”, C1<>3), “Có”, “Không”)
Nếu đồng thời ô B1 là chữ CN1 và ô C1 khác 3 thì kết
quả là chữ Có, còn không phải thì là chữ Không

Lớn hơn > =COUNTIF(A1:A10, “>5”)

Đếm trong vùng A1:A10 có bao nhiêu giá trị lớn hơn
5

Lớn hơn >= =SUMIF(C3:C10, “>=5”, D3:D10)

hoặc bằng Tính tổng trong vùng D3:D10 tương ứng theo các
giá trị thỏa mãn điều kiện lớn hơn hoặc bằng 5 trong
vùng C3:C10

Nhỏ hơn < =SUMPRODUCT((A3:A10<100)*C3:C10)

Tính tổng các giá trị trong vùng C3:C10 tương ứng
theo các giá trị trong vùng A3:A10 thỏa mãn điều
kiện nhỏ hơn 100

Nhỏ hơn <= =SUMIFS(A3:A10, F3:F10, “<=”&B2)

hoặc bằng Tính tổng các giá trị trong vùng A3:A10 tương ứng
theo các giá trị trong vùng F3:F10 thỏa mãn điều
kiện nhỏ hơn hoặc bằng giá trị tại ô B2

Rỗng “” =IF(A1=1, ”Đúng”, “”)

Nếu ô A1 có giá trị bằng 1 thì kết quả là Đúng, không
phải thì nhận giá trị rỗng (không có nội dung gì)

Khi viết dấu toán tử kèm với 1 số cụ thể (viết số trực tiếp) thì viết bình thường, chú ý 2 dạng:
- Dạng biểu thức so sánh: không sử dụng dấu nháy kép (ví dụ về dấu Bằng, Khác)
- Dạng giá trị theo khoảng: đặt cả dấu toán tử và số trong dấu nháy kép (ví dụ về Lớn
hơn, Lớn hơn hoặc bằng)
Khi viết dấu toán tử kèm với 1 tọa độ (viết tham chiếu) thì viết dấu toán tử trong cặp dấu
nháy kép, sau đó nối với tọa độ tham chiếu bởi dấu & (trong ví dụ về dấu Nhỏ hơn hoặc
bằng)

Các nhóm hàm trong Excel

Vì Excel có rất nhiều hàm nên để thuận tiện cho việc ghi nhớ, tra cứu và sử dụng thì Excel
đã phân nhóm sẵn các hàm. Cụ thể chúng ta có thể thấy các nhóm hàm trong thẻ
Formulas như sau:

33
 Hình 36: Các nhóm hàm trong thẻ Formulas của Excel

Nhóm hàm tính tổng tự động (AutoSum): Gồm các phép tính nhanh, đơn giản như Tính
tổng (SUM), Tính trung bình (AVERAGE), Tìm giá trị lớn nhất (MAX), Tìm giá trị nhỏ nhất
(MIN)

Nhóm hàm thường được sử dụng (Recently Used): là những hàm được nhiều người sử
dụng và phổ biến: Tính trung bình hoặc tính tổng (AVERAGE và SUM), xét tính logic (IF),
nối chuỗi văn bản (CONCAT), thống kê, đếm (COUNT)...

Hàm logic (Logical): là những hàm chuyên về xét tính logic: IF, AND, OR, NOT…

Nhóm hàm trong tài chính (Financial): Những hàm tính toán chuyên biệt về trong ngành
tài chính: Tính dòng tiền hiện tại, dòng tiền tương lai, lợi nhuận gộp, lãi vay…

Hàm ngày tháng, thời gian (Nhóm Date & Time): Những hàm chuyên về xử lý dữ liệu dạng
Ngày tháng, thời gian: DATE, TIME, DAY, MONTH, YEAR, HOUR, MINUTE… hoặc xác định
các mốc thời gian cuối tháng (EOMONTH), khoảng cách thời gian (DATEDIF)...

Hàm tính toán (Math & Trig): Gồm các hàm tính toán chuyên sâu trong toán học như SIN,
COS, LOG… các hàm tính nhân (PRODUCT, SUMPRODUCT), tính chia (MOD, QUOTIENT),
làm tròn số (ROUND, FLOOR…)

Hàm dò tìm, tham chiếu (Lookup & Reference): Gồm các hàm dùng cho mục đích tìm kiếm
kết quả dựa trên 1 dấu hiệu: VLOOKUP, LOOKUP, INDEX, MATCH, ROW, COLUMN,
ADDREESS…

Thật khó để có thể kể tên hết các hàm trong Excel, cũng không thể nói hết được 1 hàm sẽ
sử dụng như thế nào, bởi trong các tình huống khác nhau thì dù cùng là 1 hàm nhưng cách
dùng sẽ khác.
Do vậy chúng ta nên quan tâm tới việc: Trong 1 tình huống, chúng ta đang có gì, cần đạt
được gì. Mô tả cách để đạt được điều đó bằng tiếng việt. Sau đó lựa chọn hàm phù hợp với
từng bước. Quá trình này giống như dịch từ tiếng Việt sang tiếng Anh vậy.

Phương pháp biên dịch từ tiếng Việt thành hàm Excel

Hãy xét ví dụ với 1 câu nói như sau: Nếu hôm nay trời mưa, tôi sẽ ở nhà
Hãy cùng biểu diễn nó trên Excel nhé:

34
 Hình 37: Ví dụ về hàm logic

Trong ô A1 và B1 thể hiện nội dung về thời tiết, có thể chọn 1 trong 3 khả năng: Mưa,
Nắng, Mát mẻ (để làm được mục chọn theo danh sách này thì bạn thực hiện chức năng
Data Validation > List trong ô B1 - Xem lại Chương 1)
Khi chọn nội dung trong ô B1, kết quả sẽ hiển thị tại ô E1 là: Ở nhà hoặc Đi chơi. Khi đó có
các khả năng xảy ra:
● Trường hợp đúng: Nếu trời (thời tiết) là mưa thì kết quả là ở nhà
● Trường hợp không đúng: Nếu thời tiết không phải là mưa thì kết quả là đi chơi
Dù trong ví dụ ban đầu nêu ra chỉ xét trường hợp đúng, nhưng khi xét 1 vấn đề trong chữ
Nếu, thường sẽ xảy ra 1 trong 2 trường hợp: nếu đúng và nếu không đúng.

Trong tiếng anh, NẾU = IF. Do đó ở đây chúng ta xét hàm IF.
Mệnh đề logic thường gắn liền với chữ Nếu, còn mệnh đề kết quả thì không gắn với chữ
nếu.

Cấu trúc hàm IF là: IF(Logical_Test, Value_if_true, Value_if_false)

Hàm này có 3 thành phần, được ngăn cách bởi các dấu phẩy, trong đó:
● Logical_Test: mệnh đề logic (là 1 phép so sánh)
● Value_if_true: kết quả nếu mệnh đề logic xảy ra là đúng
● Value_if_false: kết quả nếu mệnh đề logic xảy ra không đúng
Như vậy có thể viết là:
=IF(Thời tiết = Mưa, Ở nhà, Đi Chơi)
Vì giá trị biểu hiện của thời tiết (Mưa, Nắng, Mát mẻ) được thể hiện tại ô B1 nên ta có thể
viết dưới dạng tham chiếu tới ô B1 như sau:

Hình 38: Kết quả hàm IF

Chú ý rằng các từ tiếng việt như Mưa, Ở nhà, Đi chơi được coi là các ký tự text và viết trực
tiếp trong hàm. Do đó để viết đúng thì phải đặt từ đó trong cặp dấu nháy kép (xem lại
Cách nạp giá trị vào các thành phần của hàm)
Như vậy trình tự là:
- Bước 1: Diễn đạt được việc cần làm bằng tiếng việt thật rõ ràng. Các từ khóa chính
cần được nhấn mạnh vì đó sẽ là dữ kiện để xét các thành phần trong hàm và xét
loại dữ liệu.
- Bước 2: Lựa chọn hàm phù hợp. Sử dụng tiếng anh để biên dịch lại nội dung nhằm
tìm ra hàm phù hợp.
- Bước 3: Nắm rõ cấu trúc hàm, bao nhiêu thành phần, ý nghĩa các thành phần.

35
 - Bước 4: Nạp giá trị vào từng phần. Chú ý giá trị đã có sẵn chưa (nếu chưa thì cần
lồng ghép hàm), nếu có rồi thì viết trực tiếp hay viết tham chiếu.

Lỗi hay gặp khi viết hàm

Thường thì chúng ta hay gặp vấn đề ở ngay Bước 1. Bởi ít khi chúng ta suy nghĩ và làm
việc như vậy, theo lối Chỉ làm khi mọi thứ đã rõ ràng. Chúng ta thường gặp yêu cầu là
làm ngay. Không cân nhắc, xem xét các nội dung đang có, chỉ nghĩ ngay tới việc: Dùng
hàm gì bây giờ, hoặc dùng hàm này (là 1 hàm bạn hay dùng) có được không. Khi đó có
một số vấn đề thường xảy ra:
- Viết sai tên hàm. Không chỉ là sai chính tả mà còn là chọn sai hàm. Ví dụ muốn
thống kê theo nhiều điều kiện mà chỉ viết COUNTIF chứ không phải COUNTIFS.
Chính việc không phân tích kỹ xem cần thống kê theo bao nhiêu điều kiện mà chúng
ta không nhận ra nên dùng hàm gì, chỉ nghĩ COUNTIF = COUNT + IF là đếm (thống
kê) theo điều kiện là đủ.
- Không rõ các thành phần trong hàm viết thế nào. Lỗi này phần nhiều do chúng ta
không tìm hiểu kỹ về cú pháp của 1 hàm. Các hàm trong Excel thường có cấu trúc
đa dạng. Khi sử dụng hàm nào, hãy cố gắng tìm hiểu kỹ về hàm đó.
- Viết sai giá trị khi nạp vào hàm: Khi viết trực tiếp ký tự text mà quên không đưa
vào trong cặp dấu nháy kép sẽ khiến hàm gặp lỗi. Hay khi viết số nhưng lại đưa vào
trong dấu nháy kép cũng làm hàm hiểu sai.

Bí quyết:
Để tìm hiểu về 1 hàm nào đó, bạn có thể tìm kiếm trên Google theo cách: Tên hàm + Gitiho
Bạn sẽ nhận được rất nhiều bài viết chi tiết hướng dẫn cách sử dụng hàm đó.
Ví dụ: Tra cứu hàm Vlookup

Hình 39: Cách tra cứu hàm Excel

36
Các kỹ thuật viết hàm giúp tăng hiệu quả
1. Sử dụng dấu cách sau mỗi thành phần
Cách làm: Khi viết xong 1 thành phần của hàm, bạn sử dụng dấu ngăn cách đồng
thời thêm vào dấu cách trước khi viết thành phần tiếp theo.
Tác dụng: Giúp dễ phân biệt các thành phần trong hàm

2. Chủ động xuống dòng khi công thức dài hoặc lồng ghép nhiều hàm
Cách làm: Mỗi công thức viết 1 dòng, trước khi bắt đầu lồng công thức khác thì
xuống dòng (Alt + enter) trước khi viết tiếp.
Tác dụng: Giúp tách biệt các thành phần, tách biệt các công thức lồng ghép giúp
dễ đọc, dễ phân tích logic công thức

3. Sử dụng Name Range thay vì tọa độ

Cách làm: Thay việc tham chiếu tới tọa độ bằng Name Range; cần đặt tên trước
khi viết công thức
Tác dụng: Giúp dễ đọc công thức, dễ nhớ khi viết công thức, hạn chế sai sót trong
việc phải cố định tọa độ tham chiếu

Bài học rút ra

1. Phân tích chi tiết mục đích cần làm bằng tiếng việt. Dựa trên mục đích bạn sẽ biết
cần sử dụng hàm gì.
2. Tra cứu cách sử dụng hàm và nắm rõ cách viết hàm để hạn chế các sai sót.
3. Sử dụng các kỹ thuật viết hàm giúp trình bày hàm dễ nhìn hơn, viết nhanh hơn, dễ
kiểm tra hơn.

37
Chương 6: Kỹ thuật làm sạch bảng dữ liệu
Trong thực tế rất khó để đảm bảo bảng dữ liệu không có lỗi. Lỗi này có thể do đánh máy
sai, hoặc Excel hiểu sai về kiểu dữ liệu, hoặc dữ liệu bạn nhận được từ người khác... Do vậy
kỹ năng làm sạch bảng dữ liệu là không thể thiếu khi bạn làm việc trên Excel. Kỹ năng này
bao gồm:
1. Phát hiện các lỗi sai trong bảng dữ liệu
2. Sửa các lỗi sai về đúng
Như trong chương 1 chúng ta đã biết có 3 loại dữ liệu hay gặp là:
- Kiểu Text: là dạng văn bản, có chứa các ký tự chữ
- Kiểu Number: là dạng số, chỉ chứa các con số (có thể kèm theo các ký tự về tiền tệ,
%, các dấu ngăn cách phần thập phân, phần nghìn)
- Kiểu Date: là dạng ngày tháng, thời gian. Gồm các con số kết hợp dấu ngăn cách
thời gian như dấu gạch ngang ( - ), gạch chéo ( / ) hoặc dấu hai chấm ( : )

Sau đây chúng ta cùng tìm hiểu cụ thể cách làm với các kiểu dữ liệu nhé.

1. Dữ liệu kiểu Text

Dữ liệu này thường khó phát hiện lỗi bởi nó không có tính quy luật. Đặc biệt trong các bảng
dữ liệu lớn thì càng khó khăn hơn, bởi không thể làm điều này bằng mắt thường.
Tuy nhiên may mắn là không phải dữ liệu Text nào cũng phải kiểm tra và sửa lỗi. Bạn chỉ
cần kiểm tra trên những cột chứa nội dung quan trọng, phục vụ cho việc lập báo cáo thôi.
Những cột này có đặc điểm là dữ liệu có tính lặp lại theo 1 danh sách nhất định.
Các bước kiểm tra như sau:
Bước 1: tạo bộ lọc (Filter) cho bảng dữ liệu. Bước này sẽ giúp bạn giảm bớt được các nội
dung cần đánh giá. Các nội dung trong bộ lọc đã được giản lược đi những nội dung giống
nhau (mỗi nội dung giống nhau chỉ xuất hiện 1 lần)
Bước 2: một số đặc điểm lỗi hay gặp:
- Lỗi dấu cách: có thể là sử dụng nhiều hơn 1 dấu cách giữa các từ hoặc có dấu cách
thừa ở sau từ cuối cùng trong đoạn text (đặc biệt lỗi thừa dấu cách ở cuối rất hay
gặp nhưng khó nhận ra). Lỗi này khiến 1 từ được lặp lại nhiều lần trong bộ lọc:

38
 Hình 40: Lỗi ký tự text về dấu cách trong bộ lọc

- Viết sai chính tả, thiếu dấu khi viết tiếng việt. Những lỗi này khó phát hiện và chỉ
có thể nhận biết bằng mắt thường.
- Viết khác font chữ. Khi sử dụng bộ gõ tiếng việt, nhiều người không chú ý việc sử
dụng bộ gõ nào. Có 3 bộ gõ hay dùng là TCVN3, VNI và Unicode. Dù cùng 1 nội
dung nhưng sử dụng bộ gõ khác nhau thì về bản chất các ký tự text này khác nhau.
Bạn cần hiểu rõ các bộ gõ này sử dụng font chữ nào và thiết lập font chữ phù hợp:
+ Bộ gõ Unicode: sử dụng các font Arial, Times New Roman, Calibri
+ Bộ gõ VNI: sử dụng các font bắt đầu với từ VNI
+ Bộ gõ TCVN3: sử dụng các font bắt đầu với từ .Vn
Khi đó để phát hiện có lỗi font chữ không, bạn sẽ thiết lập định dạng toàn bộ bảng
dữ liệu về thống nhất hiển thị theo 1 font chữ, ví dụ là Times New Roman. Khi đó
các đoạn Text được tạo ra bởi các bộ gõ khác sẽ không hiển thị đúng tiếng việt nữa
(bị lỗi font).

Hình 41: Định dạng thống nhất font chữ

Cách khắc phục sai sót

Bước 1: Chọn toàn bộ cột dữ liệu (chọn ô đầu tiên trong cột, sau đó bấm phím tắt Ctrl +
Shift + Phím mũi tên đi xuống - down arrow)
Bước 2: Copy nội dung được chọn tại Bước 1, dán ra 1 vị trí khác, Sheet khác
Bước 3: Tại vùng kết quả của Bước 2, thực hiện xóa bỏ dữ liệu trùng lặp với Data > Remove
Duplicate

Hình 42: Vị trí công cụ Remove Duplicates trên thẻ Data

Bước 4: Dựa trên danh sách còn lại ở bước 3, bạn nhập lại theo 1 danh sách đúng chính
tả
Như vậy bạn sẽ có 1 bảng gồm 2 cột:
- Cột thứ 1: Danh sách sai tạo ra ở Bước 3
- Cột thứ 2: Danh sách đúng tạo ra ở Bước 4
39
Bước 5: Trong bảng dữ liệu, bạn tạo 1 cột phụ. Mục đích là sử dụng công thức để tham
chiếu tới các dữ liệu đúng.
=VLOOKUP( Dữ liệu gốc, Bảng tham chiếu, 2, 0)
Trong đó:
● Dữ liệu gốc: là dữ liệu trong cột chứa dữ liệu cần sửa (tại Bước 1)
● Bảng tham chiếu: là bảng trong Bước 4. Chú ý phải cố định tọa độ tham chiếu tới
bảng này.
Bước 6: Kéo công thức (filldown) xuống toàn bộ nội dung theo bảng dữ liệu
Bước 7: Copy kết quả trong cột phụ, dán phần giá trị (Paste Special > Value) vào cột dữ
liệu gốc.
Bước 8: Xóa cột phụ, hoàn tất thao tác.

Trong các thao tác trên, quan trọng nhất là bước 3, 4, 5. Mục đích là để tạo ra 1 bảng làm
cơ sở gồm cả danh sách sai và danh sách đúng. Bạn chỉ có thể sửa chính tả trên 1 số ít dữ
liệu, khó có thể sửa trên số lượng lớn. Do vậy cần lọc bỏ các giá trị trùng lặp trước, sau đó
mới sửa lại danh sách.

2. Dữ liệu kiểu Number

Dữ liệu kiểu Number khá dễ để nhận diện và phát hiện sai sót, bởi nó có tính quy luật và
có những đặc trưng riêng. Những sai sót hay gặp với dữ liệu Number thường là:
- Sử dụng dấu ngăn cách phần thập phân, phần nghìn không đúng. Việc này khiến
dữ liệu của bạn nhìn giống Số nhưng không phải kiểu số.
- Viết chữ O thay vì số 0. Vì 2 vị trí phím này gần nhau và cũng giống nhau nên rất
dễ viết nhầm.
- Dữ liệu chứa các con số nhưng là kiểu Text. Loại lỗi này khó phát hiện bằng mắt
thường, bạn cần phải dùng hàm kiểm tra kiểu dữ liệu mới phát hiện được.

Các bước phát hiện sai sót

Bước 1: Tạo 1 cột phụ bên cạnh cột muốn kiểm tra
Bước 2: Tại cột phụ, bạn dùng hàm ISNUMBER để xem dữ liệu tại cột muốn kiểm tra
có đúng kiểu Number hay không. Nếu kết quả là False thì không phải kiểu Number.
Bước 3: Sử dụng bộ lọc Filter lọc những kết quả False trên cột phụ.

Cách khắc phục sai sót

Dựa trên kết quả thu được trong quá trình kiểm tra, bạn sẽ xem xét quy luật và sửa những
lỗi đó.
- Nếu có xen lẫn các ký tự dấu chấm, dấu phẩy một cách cố ý (bản chất dữ liệu số khi
nhập vào Excel sẽ không yêu cầu nhập kèm các ký tự này), bạn hãy xóa các dấu đó
đi với chức năng Find & Replace của Excel
- Nếu sử dụng chữ O thay vì số 0, hãy sửa trực tiếp ký tự này (trường hợp này rất ít
xảy ra nên có thể sửa trực tiếp từng lỗi)

40
 - Nếu lỗi là sai kiểu dữ liệu (ngoài các trường hợp trên mà vẫn có lỗi) thì bạn sửa bằng
cách sau:
+ Bước 1: dùng cột phụ, tại ô đầu tiên trong cột phụ bạn dùng hàm Value như
sau: =VALUE( dữ liệu gốc )
Trong đó dữ liệu gốc là ô trong cột dữ liệu gốc. Hàm Value sẽ chuyển dữ liệu
về dạng Number
+ Bước 2: Kéo công thức tới hết cột phụ
+ Bước 3: Sao chép và dán phần giá trị (Copy và Paste Special > Value) từ cột
phụ vào trong cột chính.
+ Bước 4: Xóa cột phụ, hoàn tất thao tác

3. Dữ liệu kiểu Date

Dữ liệu ngày tháng, thời gian là loại dữ liệu thường xuyên sử dụng và cũng hay có sai sót
nhất. Do chúng ta không để ý tới việc thiết lập chuẩn ngày tháng trong Region dẫn tới việc
nhập sai về thứ tự các số ngày, số tháng trong chuỗi ngày tháng năm (nội dung này đã
được nói rõ tại chương 1).
Việc thiết lập thời gian lại tùy thuộc vào từng máy tính. Khi bạn đưa file Excel sang 1 máy
tính có thiết lập thời gian khác thì dữ liệu ngày tháng lại tự động thay đổi theo máy tính
mới. Việc này gây ra nhiều sai sót, nhầm lẫn trong quá trình thu thập dữ liệu thời gian.

Các bước phát hiện sai sót

Có 2 bước cơ bản để kiểm tra dữ liệu thời gian có sai sót hay không:
- Bước 1: Kiểm tra bằng bộ lọc Filter. Khi bấm chọn bộ lọc trên cột chứa dữ liệu ngày
tháng, những dữ liệu đúng sẽ được tự động gộp nhóm theo Năm, Tháng, Ngày.
Những dữ liệu không được gộp vào nhóm thường là dữ liệu sai.
- Bước 2: Kiểm tra bằng hàm ISNUMBER. Nếu kết quả ra FALSE thì đó không phải dữ
liệu thời gian.

Cách khắc phục sai sót

Về bản chất dữ liệu thời gian là dữ liệu kiểu số (number) nhưng có cách định dạng riêng
(theo dạng Date). Do đó cách xử lý lỗi của dữ liệu Date giống với Number, đó là dùng hàm
Value.
Sau khi thu được kết quả, bạn chỉ cần định dạng lại dữ liệu đó về dạng ngày tháng là được.

Bài học rút ra

1. Luôn kiểm tra lại nội dung trong bảng dữ liệu để đề phòng sai sót. Nếu dữ liệu sai
thì bạn không thể làm ra được báo cáo đúng.
2. Mỗi kiểu dữ liệu lại có 1 cách kiểm tra và sửa khác nhau. Hãy học thuộc và luyện
tập kỹ các kỹ thuật tìm và sửa lỗi này, vì thực tế đôi khi phức tạp hơn nhiều so với
mô tả trong cuốn sách này.

41
Chương 7: Báo cáo tổng hợp
Sau khi đã nắm vững được các vấn đề về dữ liệu, chúng ta sẽ tiến hành lập báo cáo. Trong
đó báo cáo tổng hợp là dạng báo cáo thường xuyên gặp phải. Vậy thì báo cáo tổng hợp
là dạng báo cáo như thế nào? Chúng ta cần chú ý những gì khi làm báo cáo tổng hợp?
Hãy cùng đi tìm câu trả lời trong chương này nhé.

Khái niệm
Báo cáo tổng hợp là việc thống kê, tổng kết từ số liệu chi tiết trong bảng dữ liệu. Do đó kết
quả trong báo cáo thường không có sẵn mà phải qua quá trình tính toán mới có được.
Trong thực tế khi nhận được yêu cầu làm báo cáo, bạn sẽ thấy yêu cầu thường chỉ nói tên
báo cáo chứ không nói cụ thể đó là loại báo cáo tổng hợp hay chi tiết. Do đó bạn cần căn
cứ vào kết quả cần đạt được của báo cáo để biết đó là loại báo cáo gì. Với mỗi loại báo
cáo sẽ có cách làm khác nhau.

Để làm được báo cáo tổng hợp, chúng ta cần có các kỹ năng sau:
1. Xây dựng bố cục báo cáo: gồm các thành phần và các chiều của báo cáo.
2. Định dạng, trình bày báo cáo cho đẹp.
3. Sử dụng hàm hoặc sử dụng công cụ PivotTable để tính ra kết quả báo cáo.
4. Kiểm tra tính chính xác của báo cáo
5. Tối ưu báo cáo: tự động cập nhật, tăng tốc độ tính toán...

Bố cục
Báo cáo tổng hợp thường có bố cục gồm 7 phần như hình dưới đây:

42
 Hình
44: Bố cục thông thường của báo cáo tổng hợp
Trong đó:
(1): Tên cơ quan, nơi làm việc có thể kèm theo logo
(2): Tên của báo cáo
(3): Điều kiện của báo cáo
(4) Dòng tiêu đề của báo cáo
(5) Các dòng nội dung
(6): Dòng tổng cộng
(7): Người ký duyệt nội dung báo cáo

Báo cáo có thể giản lược đi các mục (1), (3), (7), nhưng bắt buộc phải có các mục (2), (4),
(5), (6).
Ngoài ra khi nhắc tới bố cục báo cáo, bạn cần nắm rõ thêm 1 khái niệm nữa là chiều của
báo cáo. Chiều của báo cáo là xu hướng thay đổi kích thước báo cáo

43
 (1) chiều Row: nội dung tăng dần theo dòng (khi thêm nội dung sẽ tăng thêm dòng).
Mục này tương ứng với phần 5_ các dòng nội dung báo cáo
(2) chiều Column: nội dung tăng dần theo cột (khi thêm nội dung sẽ tăng thêm cột).
Mục này tương ứng với phần 4_ dòng tiêu đề của báo cáo
(3) chiều Filter: giới hạn phạm vi tính toán kết quả báo cáo
Mục này tương ứng với phần 3_ vùng điều kiện của báo cáo

Khi nắm rõ bố cục này thì việc xây dựng báo cáo sẽ trở nên đơn giản hơn nhiều.

Quy trình xây dựng

Khi làm báo cáo trên Excel, việc khó nhất với mọi người hầu hết là không biết xây dựng
bố cục như thế nào. Bởi chúng ta chỉ nhận được yêu cầu là “Hãy làm báo cáo…” hoặc “Báo
cáo cho tôi nội dung ...” chứ không có sẵn mẫu báo cáo. Công việc của người làm báo cáo
phải tự xây dựng cấu trúc báo cáo cho phù hợp để đưa ra kết quả chính xác, dễ xem, dễ
hiểu nhất có thể.
Vậy khi nhận được các yêu cầu báo cáo thì chúng ta sẽ bắt đầu từ đâu? Hãy cùng tìm hiểu
về quy trình xây dựng báo cáo nhé:
Bước 1: Nhận yêu cầu báo cáo.
Ví dụ: Báo cáo biến động nhân sự trong tháng
Bước 2: Xác định những từ khóa quan trọng trong yêu cầu
Các từ khóa này thường gắn với các câu hỏi để làm rõ hơn yêu cầu báo cáo:
- Cái gì, Ở đâu (Đối tượng)
- Khi nào, thời gian nào (Thời gian)
- Như thế nào (Cách tính)
Như trong ví dụ trên ta thấy: Báo cáo biến động nhân sự trong tháng
- Cái gì, ở đâu: Nhân sự. Nhưng không nói rõ nhân sự ở đâu, bộ phận nào
- Thời gian nào: Trong tháng
- Như thế nào: Biến động được hiểu như thế nào? Là số nhân sự có mặt đầu tháng,
tăng thêm trong tháng, giảm trong tháng và có mặt ở cuối tháng.

44
Bước 3: Xác định đối tượng trong các chiều của báo cáo
- Để thể hiện số người có mặt Đầu tháng, Tăng, giảm, có mặt cuối tháng => Cần có
4 cột => Đây là dòng tiêu đề của báo cáo (chiều 2)
- Không nói rõ nhân sự ở đâu => Có thể báo cáo theo nhân sự trong các bộ phận của
công ty => Đây là nội dung của báo cáo (chiều 1)
- Thời gian là trong tháng => 1 năm có 12 tháng => Có thể chọn 1 tháng bất kỳ để
báo cáo => Đây là điều kiện của báo cáo = > đưa vào chiều thứ 3
Như vậy báo cáo có cấu trúc như sau:

Hình 45: Cấu trúc báo cáo biến động nhân sự

Có thể bạn sẽ thắc mắc: tôi có thể đưa ra cấu trúc khác được không?
Câu trả lời là Có. Bạn hãy thử đưa ra một số cấu trúc mà bạn thấy có thể tạo được. Sau đó
so sánh các cấu trúc báo cáo với nhau để tìm ra cấu trúc phù hợp nhất với mục tiêu báo
cáo.
Ví dụ chúng ta có thể đưa Tháng vào chiều thứ 1, Phòng ban vào chiều thứ 3 thì báo cáo
sẽ có dạng như sau:

45
 Hình 46: Cấu trúc báo cáo biến động nhân sự theo cách khác

Hai dạng này đều có cấu trúc tốt và dùng được. Tùy theo mục đích chúng ta muốn thể
hiện là theo 1 phòng ban hay theo 1 tháng cụ thể.
Nếu chiếu theo yêu cầu báo cáo không nói rõ phòng ban nào thì chúng ta nên thể hiện hết
các phòng ban. Như vậy khả năng báo cáo theo hình 45 sẽ phù hợp hơn.

Tiêu chuẩn định dạng

Xin bạn hãy nhớ kỹ điều sau đây: Báo cáo làm ra là để người khác xem, bởi vậy tính
thẩm mỹ rất quan trọng. Báo cáo có đẹp, dễ xem thì mới khiến người khác quan tâm.

Vậy thế nào là đẹp? Xét về thẩm mỹ, mỗi người sẽ có 1 gu thẩm mỹ riêng: về bố cục, về
màu sắc, về cách trang trí, định dạng, kẻ khung, cỡ chữ… chưa kể với từng mục đích báo
cáo khác nhau thì tiêu chuẩn thẩm mỹ cũng khác. Ở đây chúng ta sẽ cùng tham khảo 1
tiêu chuẩn định dạng mà tác giả hay sử dụng. Dựa vào đây bạn có thể điều chỉnh lại cho
phù hợp.

Bố cục Cách định dạng

1. Tên cơ quan, - Vị trí: Thường ở 2 dòng đầu của Sheet, phía bên trái.
nơi làm việc, - Vị trí đặt logo: bên trái Tên cơ quan (hoặc đối xứng bên góc
logo phải)
- Cỡ chữ 11-13, phần tên cơ quan in đậm, độ rộng dòng

46
 (Row Height) từ 16-18.

2. Tên báo cáo - Sử dụng định dạng Cell Style là Title (Định dạng này dùng
(đặt tên ngắn font chữ mặc định của Excel. Bạn có thể đổi lại font nếu
gọn, muốn)
đủ ý) - Căn giữa cho toàn bộ bề ngang của báo cáo (Dùng Merge
Cell hoặc định dạng Alignment là Center Across Selection)
- Độ rộng dòng (Row Height) từ 22-24.

3. Điều kiện báo - Thiết lập điều kiện Data Validation để tránh nhập sai.
cáo - Độ rộng dòng (Row Height) từ 18-20.
- Nếu đặt trực tiếp vào báo cáo không đạt hiệu quả thẩm
mỹ thì có thể đặt bên ngoài báo cáo, sau đó kết hợp hàm
nối chuỗi, hàm tìm kiếm để đưa vào báo cáo cho đẹp

4. Dòng tiêu đề - Sử dụng định dạng theo 1 trong 2 phong cách sau:
của bảng báo + Màu nền đậm, chữ trắng, không viền (Cell Styles là các
cáo Accent từ 1 đến 5)
+ Màu nền nhạt (hoặc không màu), chữ đen đậm, có kẻ
viền dưới nét đậm.
- Căn lề theo loại dữ liệu trong cột (Số lề phải, Text lề trái,
Ngày căn giữa)
- Độ rộng dòng (Row Height) từ 18-20.
- Chỉ nên có 1 dòng, hạn chế việc phải có 2 dòng. Nếu nhiều
hơn 1 dòng thì dòng cuối cùng là dòng tiêu đề chính.

5. Các dòng nội - Xác định bởi danh sách có sẵn hoặc tự lọc từ bảng dữ liệu
dung báo cáo (với Remove Duplicate xóa bỏ dữ liệu trùng lặp).
- Độ rộng của dòng khoảng 16-18 (chỉ nên kẻ viền dưới),
màu đường viền đồng màu với dòng tên báo cáo (hoặc
nhạt màu hơn)
- Nếu có phân nhóm thì tô màu nền tại tổng mỗi nhóm
(20% Accent theo màu dòng tiêu đề)

6. Dòng tổng - Sử dụng định dạng Cell Style là Total

cộng - Độ rộng dòng (Row Height) từ 18-20
- Màu đường viền đồng màu với dòng tiêu đề

7. Người ký, - Thời gian lập báo cáo trình bày in nghiêng, sử dụng định
duyệt nội dung dạng Custom trong Format Cells là: "Ngày "dd" tháng
báo cáo "mm" năm "yyyy
- Các thành phần Người ký duyệt báo cáo được trình bày
như sau:
+ Chức danh: in đậm
+ Ký, họ tên: in nghiêng, trong dấu đóng mở ngoặc đơn
+ Trộn ô để cân xứng theo chiều ngang của báo cáo

Trong những nội dung nêu trên có thể rút ra một số nguyên tắc chung:

47
 - Phối màu: Dùng thống nhất 1-2 màu trong báo cáo, hạn chế sử dụng nhiều màu
sắc. Chỉ nên thay đổi về độ đậm nhạt của màu đang sử dụng.
- Kẻ khung: hạn chế kẻ đường viền cả dòng & cột trong bảng báo cáo, bởi nó gây ra
cảm giác dữ liệu bị đóng khung, cứng nhắc và rối mắt hơn.
- Tỷ lệ độ rộng của dòng phù hợp với cỡ chữ: Thay đổi tùy theo tính quan trọng của
nội dung cần thể hiện. Trong đó nhấn mạnh vào Tên báo cáo, dòng tiêu đề và dòng
tổng cộng.
- Điều kiện báo cáo không được phép nhập sai, do đó cần có sự kiểm soát việc nhập
dữ liệu với Data Validation.
- Tham khảo nhiều mẫu báo cáo khác nhau và học tập cách định dạng theo những
báo cáo mà bạn cho là đẹp.

Cách viết công thức tính

Sau khi đã xây dựng xong bố cục và trình bày, định dạng báo cáo, chúng ta sẽ tiến hành
viết công thức (hàm) để tính ra kết quả cho báo cáo. Việc này được thực hiện qua các bước
sau đây:
Bước 1: Xác định các điều kiện cần tính và các điều kiện này nằm ở cột nào trong bảng dữ
liệu.
Các điều kiện xác định dựa trên các chiều của báo cáo.
Các cột trong bảng dữ liệu chứa điều kiện cần xét các yếu tố:
● Được đặt tên chưa (Define Name)?
● Phạm vi vùng Refer to của Name Range có bằng nhau không?
● Nội dung đã chính xác chưa?
● Đang ở dạng dữ liệu nào, có thống nhất về định dạng không?

Bước 2: Xác định kết quả cần tính là dạng thống kê (đếm) hay tính tổng để chọn hàm phù
hợp
● Để làm báo cáo thống kê, dùng hàm COUNTIFS
● Để làm báo cáo tổng hợp (tính tổng), dùng hàm SUMIFS
Hãy tìm hiểu kỹ 2 hàm này bởi bạn có thể làm được hầu hết các báo cáo chỉ với 2 hàm
này.

Bước 3: Viết hàm. Chú ý viết đúng theo cấu trúc quy định của hàm.
● Các vùng Range (Sum_Range, Criteria_Range) sẽ tham chiếu tới bảng dữ liệu (có
thể gọi theo tên đã đặt)
● Các Criteria (Criteria1, Criteria2...) sẽ tham chiếu tới vị trí điều kiện đặt tại báo cáo
(trong các chiều của báo cáo)

Bước 4: Cố định phần điều kiện của hàm

Cố định tọa độ là việc đặt dấu $ vào trước các chỉ số dòng, cột trong tọa độ tham chiếu.
Dấu $ đặt trước nội dung nào thì sẽ cố định nội dung đó.
Ví dụ: tham chiếu tới ô B2 có thể có các cách cố định như sau:
48
 ● $B$2 : Cố định toàn bộ cả cột B và dòng 2.
● $B2 : chỉ cố định cột B, không cố định dòng 2.
● B$2 : chỉ cố định dòng 2, không cố định cột B.

Các vùng Range thường được gọi theo tên đã đặt tên không cần cố định. Nếu tham chiếu
bằng tọa độ thì phải cố định toàn bộ.
Các điều kiện (Criteria) sẽ cố định theo nguyên tắc
● Điều kiện đặt tại chiều 1 (vị trí số 5 - nằm trên cùng 1 cột) sẽ cố định về cột
● Điều kiện đặt tại chiều 2 (vị trí số 4, dòng tiêu đề - nằm trên cùng 1 dòng) sẽ cố định
về dòng
● Điều kiện đặt tại chiều 3 (vị trí số 3 - nằm ngoài phạm vi bảng) sẽ cố định toàn bộ
(cả dòng và cột)

Bước 5: Kéo công thức áp dụng cho toàn bộ những ô có cách tính giống nhau (chỉ khác về
điều kiện tính)

Bước 6: Tại các dòng tính tổng (theo nhóm hoặc toàn bộ) sử dụng hàm Subtotal

Lưu ý:
- Lặp lại từ bước 1 với cột có yêu cầu tính toán khác
- Điều kiện thay đổi về dấu (>, <, >=, <=, =, <>)
- Vùng tính tổng khác hoặc vùng chứa điều kiện khác (Range có thay đổi)
- Yêu cầu tính toán thay đổi (giữa thống kê với tính tổng)

Cách kiểm tra kết quả

Sau khi làm ra kết quả cho báo cáo, bạn nên có thói quen kiểm tra lại. Việc này giúp bạn
tránh được các lỗi và rèn tính cẩn thận, bởi một khi báo cáo đã gửi đi thì bạn không thể
sửa lại lỗi sai được nữa. Dù bạn có sửa lại thì họ vẫn ghi nhớ rằng bạn từng làm sai và
đánh giá bạn thiếu cẩn thận.
Các lỗi hay gặp khi làm báo cáo tổng hợp:
1. Chưa cố định điều kiện trong công thức (hoặc cố định sai) => Khi kéo công thức (Fill)
cho những ô tương tự sẽ ra kết quả sai.
2. Dữ liệu chưa được làm sạch, vẫn còn lỗi nên dù công thức viết đúng cũng không ra
kết quả đúng.
3. Cấu trúc báo cáo chưa đúng => không xác định được điều kiện của báo cáo là gì

Phương pháp kiểm tra:

Sử dụng Filter để kiểm tra ngẫu nhiên 1 kết quả tính toán để xem công thức tính đúng
chưa
● Bước 1: Tại bảng dữ liệu cần áp dụng bộ lọc Filter
● Bước 2: Lọc trong các cột theo điều kiện được dùng để kiểm tra

49
 ● Bước 3: Trong cột chứa dữ liệu tính tổng (với yêu cầu tính tổng) hoặc 1 cột bất kỳ
(với yêu cầu thống kê) chọn toàn bộ dữ liệu trong cột đó để kiểm tra kết quả của
mục Count hoặc Sum (phần phía dưới bên phải thanh Sheet Tab)

Hình 47: Vị trí kết quả dùng để kiểm tra

Bài học rút ra

1. Báo cáo tổng hợp rất quan trọng và là dạng phổ biến nhất. Bạn cần nắm vững kỹ
năng làm báo cáo tổng hợp và thực hành nhiều để thành thạo.
2. Đừng quên việc kiểm tra lại kết quả báo cáo. Việc này không tốn nhiều thời gian
nhưng lại vô cùng quan trọng. Đừng gửi báo cáo cho người khác khi chưa kiểm tra
lại ít nhất 1 lần.

50
Chương 8: Báo cáo chi tiết

Ngoài nhu cầu báo cáo tổng hợp, trong nhiều trường hợp chúng ta còn cần phải trích lọc
một số nội dung chi tiết từ bảng dữ liệu. Đây chính là quá trình tạo ra báo cáo chi tiết. Vậy
chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem báo cáo chi tiết là gì? và vì sao nó lại quan trọng?

Khái niệm
Báo cáo chi tiết là quá trình trích lọc những thông tin chi tiết từ bảng dữ liệu ra báo cáo
theo một số tiêu chí nhất định. Kết quả của báo cáo chi tiết thường có sẵn trong bảng dữ
liệu, chúng ta chỉ việc trích lọc các nội dung đó ra mà thôi.
Trong thực tế có nhiều trường hợp báo cáo yêu cầu vừa tổng hợp, vừa chi tiết trên cùng 1
mẫu báo cáo. Khi đó chúng ta sẽ cần xác định rõ trong bố cục báo cáo phần nào là tổng
hợp, phần nào là chi tiết để có phương pháp làm phù hợp.
Để làm được báo cáo chi tiết, chúng ta cần có các kỹ năng sau:
1. Xây dựng bố cục báo cáo: gồm các thành phần và các tính năng của báo cáo
2. Định dạng, trình bày báo cáo cho đẹp
3. Sử dụng kỹ thuật trích lọc (hoặc đối chiếu) những dữ liệu thỏa mãn điều kiện.
4. Kiểm tra tính chính xác của báo cáo
5. Tối ưu báo cáo: Tự động cập nhật báo cáo mỗi khi thay đổi điều kiện.

Bố cục
Báo cáo chi tiết thường có bố cục như sau:

Hình 57: Bố cục thông thường của báo cáo chi tiết

Trong đó:
(1): Tên cơ quan, nơi làm việc có thể kèm theo logo
(2): Tên của báo cáo
(3): Điều kiện của báo cáo
51
 (4): Phần tổng cộng (tổng hợp) của báo cáo
(5): Dòng tiêu đề của bảng báo cáo
(6): Các dòng nội dung chi tiết
(7): Người ký duyệt nội dung báo cáo
Báo cáo chi tiết có đặc điểm cấu trúc gần giống với bảng dữ liệu tiêu chuẩn (gồm phần 5
và 6). Do đó để làm được báo cáo này bắt buộc bảng dữ liệu gốc phải đúng cấu trúc tiêu
chuẩn này.

Quy trình xây dựng

Quy trình thực hiện báo cáo chi tiết được thực hiện qua các bước sau:

Bước 1: Xác định loại báo cáo.

Khi nhận được yêu cầu làm báo cáo, việc đầu tiên bạn cần làm là xác định xem báo cáo
đó là dạng tổng hợp hay chi tiết. Hãy chú ý đặc điểm là kết quả cần thể hiện trong báo
cáo có sẵn trong bảng dữ liệu không (hay nói cách khác là có thể trích lọc từ bảng dữ liệu
ra được không). Nếu câu trả lời là có thì báo cáo bạn cần làm sẽ có phần chi tiết.

Bước 2: Xác định phần điều kiện và dòng tiêu đề cho báo cáo
Dựa trên yêu cầu của báo cáo, chúng ta sẽ phân làm 2 thành phần chính:
- Phần điều kiện của báo cáo: phần này tương ứng với những cột nào của bảng dữ
liệu. Đây sẽ là căn cứ để lọc theo các điều kiện.
- Phần tiêu chí báo cáo: phần này là những nội dung chi tiết cần thể hiện trên báo
cáo. Những nội dung đã đưa vào điều kiện của báo cáo thì thường sẽ không cần lặp
lại (xuất hiện lại) trên phần tiêu chí báo cáo.

Ví dụ dưới đây thể hiện cách xác định các thành phần của báo cáo:

Hình 58: Cách xây dựng bố cục cho báo cáo chi tiết

52
Phần điều kiện (mục 3 trong bố cục) và phần dòng tiêu chí của báo cáo (mục 5 trong bố
cục) là hai thành phần quan trọng nhất trong báo cáo chi tiết. Bạn cần xác định rõ 2 thành
phần này trước, sau đó mới thêm các thành phần khác theo cấu trúc báo cáo.

Bước 3: Lựa chọn phương thức trích lọc kết quả

Có nhiều cách để giúp bạn thu được kết quả cho báo cáo chi tiết. Trong đó có 3 cách phổ
biến như sau:

Cách 1: Copy Paste thủ công

Cách này chính là việc bạn sẽ thực hiện thao tác Lọc + trích xuất dữ liệu hoàn toàn thủ
công bằng tay, với các thao tác lọc trên bộ lọc Filter của Excel và thao tác copy paste dữ
liệu. Cụ thể như sau:
- Bước 1: Lọc bằng Filter trong bảng dữ liệu theo các điều kiện của báo cáo.
- Bước 2: Copy các kết quả còn lại trong bảng dữ liệu theo từng cột.
- Bước 3: Dán kết quả vào vùng tiêu chí báo cáo theo từng cột. Lặp lại đến hết các
cột trong bảng báo cáo (Các cột liền nhau có thể copy + paste chung 1 lượt)

Cách 2: Sử dụng công thức Logic trong báo cáo

Cách này là việc bạn sẽ biện luận logic để tìm những giá trị trong bảng dữ liệu mà phù hợp
với điều kiện của báo cáo. Cụ thể như sau:
Bước 1: Chọn 1 cột làm mốc để đặt công thức logic (lựa chọn cột có đầy đủ nội dung
nhất so với các cột khác)
- Bước 2: Công thức logic tại cột làm mốc có dạng:
Nếu thỏa mãn tất cả các điều kiện thì lấy theo nội dung trong cột làm mốc (chú ý
xác định mối quan hệ giữa các điều kiện là dạng AND hay OR khi xét nhiều điều
kiện):
=IF(AND(Điều kiện 1=..., Điều kiện 2=...), Ô kết quả, "")
Thực hiện so sánh điều kiện với ô đầu tiên trong các cột tương ứng; Ô kết quả là ô
đầu tiên trong cột chứa kết quả tương ứng
- Bước 3: Các cột kết quả khác trong báo cáo sử dụng công thức logic dạng:
Nếu cột mốc có dữ liệu thì cột khác cũng có dữ liệu
=IF(Ô kết quả cột mốc = "", "", Ô kết quả cột tương ứng)
- Bước 4: Sao chép kết quả từ dòng đầu tiên tới dòng cuối báo cáo
Nguyên tắc: Tổng số dòng trong báo cáo chi tiết = tổng số dòng trong bảng dữ liệu
- Bước 5: Lọc bỏ những dòng không có nội dung (kết quả không phù hợp) bằng
AutoFilter

Cách 3: Sử dụng bộ lọc nâng cao Advanced Filter

Đây là bộ lọc có sẵn trong Excel. Bộ lọc nâng cao cho phép chúng ta có thể vừa lọc, vừa
trích xuất (hay gọi tắt là trích lọc) trong cùng 1 thao tác. Cách thực hiện Advanced Filter
như sau:

53
- Bước 1: bạn cần xác định vùng điều kiện cho Advanced Filter. Vùng điều kiện này
có đặc điểm khác so với vùng điều kiện thông thường của báo cáo:

Hình 59: Cách tổ chức điều kiện dạng và (AND)

Các điều kiện nằm trên cùng 1 hàng
Nếu các điều kiện nằm trên cùng 1 cột, tiêu đề cột đó phải được lặp lại

Hình 60: Cách tổ chức điều kiện dạng hoặc (OR)

Các điều kiện nằm khác hàng (nếu khác tiêu đề thì sẽ đồng thời khác cột)

- Bước 2: Xác định vùng kết quả trích lọc. Đây chính là việc xác định dòng tiêu đề của
báo cáo chi tiết. Nếu tên tiêu đề của báo cáo không khớp với tiêu đề trên bảng dữ
liệu thì không dùng Advanced Filter được. Bạn có thể tạo 1 dòng làm tiêu đề phụ
bên dưới dòng tiêu đề báo cáo để khớp với tên tiêu đề của bảng dữ liệu. Dòng này
sẽ giúp bạn dùng được chức năng Advanced Filter.
- Bước 3: Sử dụng Advanced Filter.
+ Tại nơi chứa báo cáo (Báo cáo đặt tại Sheet nào thì bạn chọn Sheet đó), rồi
gọi Advanced Filter bằng cách chọn thẻ Data > Advanced…
+ Sau đó xuất hiện cửa sổ Advanced Filter như sau:

Hình 61: Cách xác định nội dung cho Advanced Filter
+ Bạn chọn mục Copy to another location để có thể trích lọc dữ liệu chi tiết ra 1
vị trí khác.
+ Xác định các vùng List range, Criteria range, Copy to
54
 + Mục Unique records only: chỉ chọn khi bạn muốn loại bỏ những giá trị trùng
lặp.

- Bước 4: Bấm OK để hoàn tất thao tác. Advanced Filter sẽ tự động trích lọc các kết
quả ra báo cáo.

Lưu ý
Cả 3 cách trên đều yêu cầu có những thao tác thủ công. Mỗi khi thay đổi điều kiện báo
cáo, muốn cập nhật lại nội dung báo cáo theo điều kiện mới, bạn sẽ cần thực hiện lại thao
tác đó. Như vậy bạn sẽ phải lặp đi lặp lại 1 thao tác.
Để khắc phục điều này, bạn sẽ có thể kết hợp với việc sử dụng Macro trong Excel như sau:
Bước 1: chọn thẻ View trên thanh công cụ, sau đó chọn tiếp mục Macro > Record Macro

Hình 61: Chức năng Macro trên thẻ View

Nếu phiên bản Excel của bạn không có chức năng Macro trên thẻ View, bạn vui lòng đọc
hướng dẫn cách mở thẻ Developer trên thanh công cụ của Excel tại bài viết sau:
https://blog.gitiho.com/huong-dan-hien-the-developer-de-ghi-macro-hoac-viet-code-
vba-trong-excel.html
Bước 2: Thực hiện thao tác trích lọc dữ liệu (theo 1 trong 3 cách trên, chú ý nên chọn cách
3)
Bước 3: Bấm Stop Recording để kết thúc quá trình ghi Macro
Bước 4: Vẽ 1 hình khối (Shape) bất kỳ trên Sheet đặt báo cáo
Bước 5: Gán Macro vào hình khối để khi bấm vào hình khối này thì macro sẽ tự động chạy
lại thao tác bạn vừa thực hiện.

Vì nội dung này liên quan nhiều tới thao tác, kỹ thuật sử dụng nên rất khó để giúp bạn hiểu
rõ chỉ thông qua lời nói. Vậy nên bạn vui lòng tham khảo thêm trong khóa học Tuyệt đỉnh
Excel - EXG01 của Gitiho để được hướng dẫn chi tiết các thao tác này.

Bài học rút ra

1. Báo cáo chi tiết nặng về tính kỹ thuật: lọc, trích xuất, sử dụng macro… Hãy luyện
tập nhiều kỹ thuật để làm 1 cách chính xác nhất, hạn chế lỗi sai cũng như các thao

55
 tác thừa. Bởi những sai sót hay thao tác thừa khi Record Macro cũng sẽ lặp lại mỗi
khi bạn cập nhật báo cáo.
2. Bạn cần tìm hiểu thêm về VBA để tăng khả năng tự động hóa khi làm việc trên
Excel. VBA rất cần thiết cho toàn bộ quá trình làm việc của bạn trên Excel, không
chỉ riêng trong công đoạn làm báo cáo.

56
Chương 9: In báo cáo
Sau khi làm xong báo cáo, chúng ta thường phải gửi báo cáo cho người khác. Hình thức
gửi có thể là gửi file Excel, gửi file PDF hoặc in ra giấy. Tất cả những hình thức này gọi
chung là việc in báo cáo. Nếu không biết kỹ thuật in báo cáo, dù bạn có làm ra báo cáo
đúng, chính xác, đẹp thì cũng chỉ 1 mình bạn biết thôi, còn khi gửi cho người khác thì nội
dung lại không đẹp, không đúng theo ý muốn của bạn. Do vậy việc in báo cáo cũng hết
sức quan trọng. Sau đây chúng ta cùng tìm hiểu một số thao tác thiết lập in báo cáo thường
sử dụng nhé:

Thiết lập phạm vi báo cáo cần in

Mỗi báo cáo đều có 1 phạm vi nhất định (dựa theo cấu trúc báo cáo) trong 1 Sheet. Có thể
ngoài phạm vi báo cáo bạn sẽ có thêm những thông tin khác, nhưng khi in chúng ta chỉ
muốn in đúng phạm vi báo cáo mà thôi. Vì vậy khi hoàn thành báo cáo, việc đầu tiên cần
làm là thiết lập phạm vi báo cáo cần in.
Việc này được thực hiện như sau:

Hình 48: Thao tác thiết lập phạm vi báo cáo cần in

Bước 1: Chọn vùng cần in (phạm vi báo cáo)

Bước 2: Trên thanh công cụ của Excel bạn chọn thẻ Page Layout, chọn tiếp mục Print Area
Bước 3: Bấm chọn dòng Set Print Area

Như vậy chỉ với 3 bước đơn giản, bạn đã có thể thiết lập xong phạm vi báo cáo cần in rồi.
Khi thực hiện lệnh in (Print) hoặc xuất file ra dạng PDF thì Excel sẽ chỉ in đúng trong phạm
vi mà bạn đã thiết lập. Ngoài ra bạn cần nhớ thêm 1 vài thao tác sau:

● Muốn thay đổi phạm vi này, bạn chọn 1 vùng khác trong Sheet rồi thực hiện lại
thao tác thiết lập phạm vi vùng in.
● Muốn xóa vùng in đã thiết lập (để trở về trạng thái in bình thường của Excel), bạn
chọn mục Clear Print Area.

Lựa chọn chiều trang in

57
Căn lề cho bảng báo cáo
Mục đích của việc căn lề là giúp cho bảng báo cáo của bạn được đặt tại vị trí cân xứng hơn
trên trang in. Bởi không phải lúc nào bảng báo cáo cũng cân xứng ngay. Có thể phần bảng
báo cáo lệch nhiều hơn về bên lề trái trang giấy (khoảng trắng bên phải lớn hơn nhiều
khoảng trắng bên trái) nhìn sẽ không đẹp mắt. Ví dụ như hình dưới đây:

Hình 49: Báo cáo cách lề không đều trên trang in

Khi đó chúng ta có thể thiết lập lại phần lề và vị trí đặt bảng trên trang giấy in như sau:
Bước 1: Mở cửa sổ Page setup (chọn thẻ Page Layout trên thanh công cụ rồi bấm vào ô
vuông ở góc dưới nhóm Page Setup

Hình 50: thao tác mở cửa sổ Page Setup

Bước 2: trong cửa sổ Page Setup, chọn thẻ Margins

58
 Hình 51: Các thiết lập căn lề trong Margins
Các thiết lập trong Margins bao gồm:
- Căn lề trên, dưới, trái, phải (tại các mục tương ứng Top, Bottom, Left, Right)
- Đưa bảng ra giữa trang in (center on page): theo các chiều ngang (Horizontally),
dọc (Vertically). Việc lựa chọn này giúp bạn nhanh chóng đưa bảng tính ra giữa
trang giấy, giúp cân đối 2 lề để tránh tình trạng khoảng trắng bên lề phải nhiều hơn
lề trái.

Hình 52: Thiết lập cách đều 2 lề với lựa chọn Horizontally trong Margins

59
Đánh số trang in

Thông thường trong 1 sheet, chúng ta chỉ thấy 1 dãy các ô liền nhau theo hàng, cột. Dù
có sang trang khác thì chúng ta cũng không rõ số trang sẽ đặt ở đâu. Bởi vì phần số trang
này được đặt trong Header hoặc Footer của trang in chứ không nằm trong Sheet Excel.

Để thực hiện đánh số trang, chúng ta sẽ chọn thẻ Header & Footer trong cửa sổ Page
Setup rồi thực hiện đánh số trang trong Excel như sau:

Hình 53: Thẻ Header/Footer trong cửa sổ Page Setup

Tại đây bạn có thể thiết lập số trang như sau:

60
Hình 54: Các bước tạo số trang in trong Excel

● Bước 1: Bấm vào vị trí muốn đặt số trang (ví dụ vị trí ở giữa, bên dưới trang in)
● Bước 2: Bấm vào vị trí Insert Page Number

Excel sẽ tự động đánh số trang cho các trang in trong Sheet.

Bạn có thể tham khảo thêm một số cách đánh số trang trong Excel tại bài viết:
https://blog.gitiho.com/huong-dan-3-cach-danh-so-trang-trong-excel-tren-moi-phien-
ban.html

Lặp lại tiêu đề của báo cáo

Trong một số báo cáo (đặc biệt là báo cáo chi tiết) nội dung có thể trải dài trên nhiều trang
in. Khi đó tại những trang in tiếp theo (sau trang đầu tiên) thì sẽ không tự động được lặp
lại dòng tiêu đề của báo cáo, mà chỉ có phần nội dung tiếp theo. Việc đó khiến bạn sẽ gặp
khó khăn khi theo dõi nội dung trong trang này. Nhằm giúp dễ dàng theo dõi báo cáo,
chúng ta cần phải thiết lập sao cho dòng tiêu đề được lặp lại ở các trang in.
Việc thiết lập được thực hiện như sau:

Hình 55: Thiết lập lặp lại dòng tiêu đề của báo cáo khi in

● Trong cửa sổ Page Setup, bạn sẽ chọn thẻ Sheet;

● Tại mục Rows to repeat at top, bạn chọn phần dòng tiêu đề của báo cáo.
● Kết thúc thao tác, bấm OK để đóng cửa sổ Page Setup.
Như vậy bạn đã thực hiện xong thao tác lặp lại tiêu đề rồi. Thao tác này rất đơn giản phải
không nào.

Co dãn cho vừa đủ trang giấy in

Kích cỡ bảng tính không vừa trang in đôi khi khiến bạn mất nhiều thời gian để điều chỉnh
lại. Ví dụ như các bảng tính lớn như bảng chấm công, bảng lương, các báo cáo về tiến độ
công việc… Việc điều chỉnh đôi khi khiến cấu trúc bảng bị xô lệch và không còn đảm bảo
tính thẩm mỹ hoặc khiến bạn lãng phí nhiều thời gian.

61
Chỉ với một số thiết lập đơn giản trong Page Setup, bạn có thể dễ dàng thiết lập cho nội
dung luôn hiển thị vừa đủ trên trang in. Cụ thể như sau:
- Bước 1: Mở cửa sổ Page Setup
- Bước 2: Lựa chọn tỷ lệ co giãn tại mục Adjust to

Hình 56: Thiết lập co giãn nội dung trên trang in theo tỷ lệ
Với thiết lập này, toàn bộ nội dung cần in sẽ tự động được co giãn theo tỷ lệ phù hợp mà
bạn chọn:
- Tỷ lệ dưới 100%: thủ nhỏ nội dung trên trang in
- Tỷ lệ trên 100%: phóng to nội dung trên trang in
Ngoài ra bạn có thể lựa chọn thiết lập Fit to. Với thiết lập này Excel sẽ tự động co giãn cho
nội dung luôn vừa đủ vào số lượng trang in nhất định với:
- Page(s) wide: số trang in theo chiều ngang
- Tall: số trang in theo chiều dọc
Như vậy bạn có thể kết hợp 1 trong 2 lựa chọn trên để giúp nội dung khi in ra luôn hiển thị
vừa đủ trên trang in một cách hoàn toàn tự động, không làm xáo trộn cấu trúc bảng báo
cáo mà bạn đang định dạng. Lưu ý rằng trước khi thực hiện thiết lập này, bạn cần đảm
bảo đã thực hiện thiết lập căn lề rồi. Như vậy mới đảm bảo hiệu quả về tính thẩm mỹ khi
in báo cáo.

Bài học rút ra

1. Hãy quan tâm tới tính thẩm mỹ của báo cáo ngay trong các thao tác trình bày và
in ấn, bởi báo cáo làm ra là để người khác xem.
2. Hãy tham khảo nhiều mẫu báo cáo mà bạn cho là đẹp để xem cách họ trình bày
báo cáo trên 1 trang giấy (hoặc 1 màn hình máy tính) như thế nào. Việc này giúp
bạn học thêm được nhiều thủ thuật hữu ích trong việc in báo cáo.
62
Chương 10: Tối ưu file Excel của bạn
Công việc cuối cùng cần làm sau khi hoàn thành báo cáo đó chính là phải nghĩ cách để tối
ưu báo cáo, tối ưu file Excel của bạn. Có thể đây là lần đầu bạn biết tới khái niệm “Tối ưu”.
Mục đích của tối ưu là để:
- Excel hoạt động nhanh hơn, nhẹ hơn
- Kiểm soát file tốt hơn, tránh các lỗi. Nếu gặp lỗi có thể sửa dễ hơn.
- Các báo cáo vẫn hoạt động đúng mà không cần sửa lại hay thực hiện lại.
- Dễ dàng phát triển file Excel có thêm nhiều tính năng mới tốt hơn: tự động hóa với
VBA, kết nối với Power BI...
Việc này rất cần thiết bởi File của bạn có thể có rất nhiều dữ liệu, rất nhiều hàm và sử dụng
nhiều mẫu báo cáo khác nhau. Để giúp file hoạt động tốt, bạn cần kiểm soát được mọi
hoạt động được diễn ra trong file. Cách tốt nhất để làm điều đó là khi phát sinh bất cứ nội
dung nào, bạn hãy tối ưu nội dung đó.
Sau đây chúng ta cùng tìm hiểu một số kỹ thuật tối ưu file Excel nhé:

Tiết kiệm tài nguyên của Excel

Khi sử dụng Excel, bạn sẽ thấy việc sử dụng khá dễ dàng: thêm Sheet thoải mái, trình bày
và định dạng các ô, vùng ô, hàng, cột... trong Sheet cũng hoàn toàn tùy ý, không có tiêu
chuẩn hay quy tắc nào. Đây là 1 ưu điểm giúp Excel được nhiều người lựa chọn để sử dụng,
đồng thời đó cũng là nhược điểm khi file của bạn ngày càng trở nên khó kiểm soát. Một
nguyên tắc cần nhớ là bạn cần phải tiết kiệm tài nguyên của Excel. Bởi tài nguyên này
không phải là vô hạn. Càng dùng nhiều, Excel càng trở nên nặng nề và chậm hơn, đặc
biệt là khi bạn làm nhiều báo cáo trên Excel. Vậy để tiết kiệm tài nguyên thì chúng ta làm
như thế nào? Câu trả lời là:
- Xác định phạm vi (vùng) được sử dụng. Báo cáo thường có 1 giới hạn nhất định.
- Kiểm soát các thao tác định dạng được sử dụng (chỉ nên định dạng trong phạm vi
bảng báo cáo, không định dạng thừa). Ví dụ: khi sử dụng định dạng Cell Style, bạn
nên chọn đúng vùng ô cần định dạng chứ không chọn cả 1 dòng hoặc cả 1 cột.
- Kiểm soát các thiết lập Data Validation, Conditional formatting được sử dụng. Chỉ
nên dùng thiết lập này với số lượng ô càng ít càng tốt.
- Kiểm soát phạm vi cần in

Viết hàm rõ ràng, dễ đọc

Kỹ thuật viết hàm đã được hướng dẫn kỹ trong chương 5 nhưng không phải ai cũng có
những thói quen này. Xu hướng của chúng ta là cố gắng làm được kết quả mà không quan
tâm nhiều tới việc chúng ta đã làm như thế nào. Điều đó khiến cho trong tương lai, nếu
gặp 1 việc tương tự, chúng ta lại phải làm lại từ đầu, đặc biệt là việc viết và dịch hàm.
Hãy viết hàm rõ ràng, dễ đọc để bạn có thể dễ dàng xem lại những việc đã làm, hiểu được
nhanh hơn ý nghĩa của các hàm, giúp bạn có thể có 1 cột mốc làm tham chiếu, từ đó phát
triển tiếp cho những việc tương tự.

63
Đặt tên các vùng trong bảng dữ liệu rộng hơn
Việc sử dụng Name Range để đặt tên cho vùng dữ liệu đã được nhắc tới trong chương 5.
Thông thường chúng ta hay đặt tên trên phạm vi dữ liệu đã có sẵn. Ví dụ bảng dữ liệu
đang tới dòng 521 thì bạn sẽ chọn từ dòng bắt đầu của bảng tới dòng 521 rồi đặt tên cho
vùng này. Tuy nhiên việc này khiến cho vùng tên của bạn chỉ giới hạn tới dòng 521. Những
nội dung phát sinh thêm (có thể không phát sinh ngay ở hiện tại mà trong tương lai) sẽ
không được tự động đưa vào vùng tên này. Khi đó các công thức tính (trong báo cáo tổng
hợp) hay Advanced Filter (trong báo cáo chi tiết) sẽ không áp dụng cho những dữ liệu mới
được thêm vào. Điều đó khiến báo cáo bị sai.
Hãy đặt tên vượt quá phạm vi dữ liệu đang có, tuy nhiên cần có 1 giới hạn nhất định. Việc
này sẽ giúp bạn không cần làm lại báo cáo mà vẫn có kết quả đúng.
Khi đã sử dụng tên, hãy cố gắng quản lý tốt các Name đã có. Bởi sử dụng tên tuy mang
lại hiệu quả khi quản lý dữ liệu và viết hàm, nhưng lại khiến bạn phải thêm 1 việc là quản
lý các tên đã sử dụng. Hãy cố gắng đơn giản hóa nó bằng cách đặt tên dễ nhớ, dễ viết và
các tên có phạm vi xác định rõ ràng.

Sử dụng VBA
VBA giúp bạn tự động các thao tác lặp đi lặp lại, in ấn hàng loạt, tạo quy trình quản lý dữ
liệu… tất cả những việc này đều rất cần thiết nhằm giúp bạn có 1 file Excel chắc chắn trong
việc thu thập dữ liệu, nhanh chóng tạo ra được báo cáo và các báo cáo hoàn toàn tự động.
Việc học VBA cũng giúp bạn phát triển tư duy lập trình để có thể giao tiếp với máy tính
hiệu quả hơn. Tất cả những gì bạn cần chỉ là tham gia khóa học Tuyệt đỉnh VBA -
VBAG01 của Gitiho. Khi đã làm chủ được kỹ năng báo cáo trong Excel và có thêm sự hỗ
trợ từ VBA, bạn sẽ thấy mình như trở thành 1 chuyên gia báo cáo vậy. Hãy tham gia ngay
để sớm đạt được điều đó, bạn nhé!

Kết thúc

64