MỘT SỐ LƯU Ý KHI XỬ LÝ BẢNG TÍNH

1. Cách nhập dữ liệu trong Excel

khi nhập liệu thì thông thường bạn hay kẻ bảng trước. Tuy nhiên cách làm này sẽ mất
thời gian hơn, vì bạn phải đếm bảng có bao nhiêu cột và dòng để mà kẻ.
Thay vì vậy, bạn nên nhập hết tất cả dữ liệu và xử lý công thức xong, thì khi đó bạn
mới kẻ bảng sẽ nhanh hơn, mà không cần phải chỉnh sửa gì nữa.
Không nên canh chỉnh và định dạng cho dữ liệu, khi chưa nhập dữ liệu và xử lý công
thức xong. Ví dụ như canh giữa dữ liệu…
Để nhập dữ liệu nhanh thì nên hạn chế sử dụng chuột nhé, lúc đầu có vẻ khó khăn
nhưng luyện tập nhiều thì bạn sẽ thành thạo.
Khi nhập dữ liệu trong bảng tính Excel, bạn nên nhập từ trái qua phải. Tức là ở đây,
đầu tiên bạn nên nhập hết dòng tiêu đề, bắt đầu từ trái sang phải cho đến hết nội dung
của dòng.
sử dụng 4 phím mũi tên để di chuyển giữa các ô dữ liệu trong Excel.
Sau khi nhập hết dữ liệu trên 1 dòng rồi, tại ô cuối cùng của dòng, bạn bấm tổ hợp
phím Ctrl + mũi tên sang trái, để con trỏ chuột quay trở lại ô đầu tiên của dòng.
Bấm vào mũi tên xuống để di chuyển xuống ô ở dưới. Rồi bạn tiếp tục gõ, cứ như vậy
cho đến hết nội dung dữ liệu.
Khi nhập dữ liệu xong, mà thấy cột quá nhỏ không hiển thị hết nội dung. Thì bạn rê
chuột lên biên bên phải của cột đó, thấy xuất hiện dấu cộng màu đen, thì bạn bấm đúp
chuột.

Bước tiếp theo chúng ta sẽ kẻ bảng cho nội dung của dữ liệu. Đầu tiên quét chọn toàn
bộ nội dung mà bạn muốn kẻ bảng, sau đó vào Tab Home, chọn vào công cụ Border
và chọn vào All Border để kẻ bảng.
2. Chỉnh sửa dữ liệu trong bảng tính Excel
Nếu muốn thay đổi dữ liệu mà bạn nhập vào bằng dữ liệu khác:
Cách 1: Bấm chọn vào ô muốn chỉnh sửa, sau đó rê chuột lên thanh Formulal, sau đó
bạn xóa dữ liệu cũ đi và gõ nội dung mới vào, sau khi sửa xong thì nhấn Enter để kết
thúc.
Cách 2: Bạn cũng có thể sửa dữ liệu trực tiếp trên ô, bằng cách bấm đúp chuột vào ô
mà bạn muốn sửa nội dung. Xóa nội dung cũ và gõ nội dung mới vào, sau đó bấm Enter
để kết thúc.
 HƯỚNG DẪN CÁCH THAY ĐỔI DẤU NGĂN CÁCH
THÀNH PHẦN TRONG HÀM TỪ ; SANG DẤU ,

Dùng dấu phẩy ngăn cách thành phần trong công thức (hàm), lúc này nếu bạn dùng
hàm VLOOKUP kết hợp hàm CHOOSE thì các tham số hàm sẽ là: CHOOSE({1,2},…):

Dùng dấu chấm phẩy ngăn cách thành phần trong công thức (hàm), lúc này nếu bạn
dùng hàm VLOOKUP kết hợp hàm CHOOSE thì các tham số hàm sẽ là:
CHOOSE({1\2};…)

Tại sao lại có 2 loại dấu này? Tại sao có máy tính dùng dấu phẩy, có máy tính lại dùng
dấu chấm phẩy? Việc này sửa lại như thế nào?
Nguyên nhân
Việc này xảy ra do việc sử dụng quy ước biểu diễn dữ liệu mặc định trong mỗi máy
tính.
Để kiểm tra việc này chúng ta vào phần Control Panel > Chọn Region (Region and
Language)
Trong cửa sổ Region chúng ta bấm Additional Settings…
Trong mục này chú ý ở phần List separator. Đây chính là ký tự sẽ biểu thị phần ngăn
cách các thành phần trong công thức ở Excel
3. Cách thay đổi dấu ngăn cách
Để các thiết lập trong Region không ảnh hưởng tới Excel, chúng ta sẽ thiết lập trong
mục Option của Excel như sau:
 CÁC LỖI PHỔ BIẾN THƯỜNG GẶP KHI SỬ DỤNG HÀM VLOOKUP
 Chú ý:
Lỗi 1: Sai Định Dạng (Định Dạng Text (Kiểu Chữ) Cho Các Số)

Lỗi 2: Thừa Dấu Cách Ở Cuối Cùng Của Điều Kiện Tìm Kiếm

Lỗi 3: Không Khóa Mảng Tham Chiếu Tìm Kiếm

1. HÀM VLOOKUP BỊ LỖI #N/A

Khi hàm VLOOKUP không thể tìm thấy giá trị trong bảng tra cứu, hàm này sẽ trả về
lỗi #N/A.
1.1 LỖI #N/A KHÔNG CÓ TRONG BẢNG TÌM KIẾM
Khi giá trị chúng ta đang tìm kiếm không có trong bảng tìm kiếm thì lỗi #N/A cũng có
thể xảy ra.

Hình 1: Hàm vlookup lỗi #N/A

1.2 SỬ DỤNG VLOOKUP ĐỂ DÒ TÌM GẦN ĐÚNG
 Hình 2: Hàm vlookup bị lỗi #N/A TRUE
Nếu tham số range_lookup chúng ta bỏ qua hoặc để là TRUE thì loại VLOOKUP đang
được sử dụng là loại dùng để dò tìm gần đúng. Trong trường hợp này, lỗi #N/A phát
sinh khi:
Giá trị cần tìm kiếm nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong mảng tìm kiếm
Cột tìm kiếm không được sắp xếp theo thứ tự nhỏ đến lớn
1.3 KHI TRA CỨU CỘT TÌM KIẾM KHÔNG Ở VỊ TRÍ ĐẦU TIÊN
Vị trí cột rất quan trọng ở đây:

Hình 3: Lỗi #N/A khi sử dụng vlookup

Trong trường hợp bạn không thể thay đổi vị trí các cột trong dữ liệu, bạn nên sử dụng
hàm INDEX và MATCH sẽ tốt hơn sử dụng hàm VLOOKUP và giúp bạn xử lý trường
hợp này.
1.4 SỐ NHƯNG ĐỊNH DẠNG KIỂU CHỮ:
Ví dụ như hình vẽ sau đây:

Hình 4: Số định dạng kiểu chữ

Để giải quyết lỗi này, chúng ta sẽ làm như sau: Chọn toàn bộ những ô bị lỗi này, bấm
phím tắt CTRL + 1 hộp thoại Number Format sẽ được hiện ra, bấm chọn thẻ Number
> Number rồi bấm OK. Hoặc làm như hình vẽ bên dưới:
1.5 SỬA LỖI CHÍNH TẢ TRONG GIÁ TRỊ ĐƯỢC TÌM KIẾM (LOOKUP VALUE)
Dữ liệu của chúng ta có thể đến từ nhiều nguồn, nguồn từ các hệ thống khác, nguồn từ
Web, nguồn được gõ tay lại từ 1 tài liệu đã in ra . Đây là nơi mà dữ liệu phát sinh lỗi,
phát sinh những kí tự lạ. Nếu chúng ta rà soát lại lỗi chính tả, làm sạch dữ liệu xong,
thì nhiều khả năng lỗi #NA này sẽ biến mất.
2.XỨ LÝ LỖI #VALUE KHI SỬ DỤNG VLOOKUP:
Một vài nguyên nhân chính sau đây:
2.1 GIÁ TRỊ TRA CỨU BẰNG VLOOKUP CÓ ĐỘ DÀI LỚN HƠN 255 KÍ TỰ
Kích thước tối đa của giá trị tra cứu VLOOKUP là 255 ký tự. Thay vào đó chúng ta có
thể giải quyết bằng kết hợp INDEX với MATCH
2.2 THAM CHIẾU KHÔNG CHÍNH XÁC
Nếu bạn sử dụng VLOOKUP để tra cứu dữ liệu trong 1 file Excel khác và đường dẫn
đến file Excel này không hoạt động, có thể do file excel không còn được lưu ở đó nữa
hoặc vì lý do quyền truy cập.
2.3 CỘT THAM SỐ LẤY DỮ LIỆU VỀ NHỎ HƠN 1
Bình thường, cú pháp của VLOOKUP như sau:
=VLOOKUP(Lookup_value, Table, Col_index_num, [Range_lookup])
Nếu tham số Col_index_num có giá trị nhỏ hơn 1, bạn sẽ gặp lỗi #VALUE khi sử dụng
VLOOKUP
3. Lỗi #NAME khi sử dụng VLOOKUP:
3.1 HÀM VLOOKUP BỊ LỖI SAI CHÍNH TẢ
Nếu hàm VLOOKUP bị lỗi của bạn không phải là #VALUE hoặc #N/A, thì đó có thể là
lỗi #NAME. Đừng hoảng hốt! Đây là lỗi VLOOKUP dễ nhất để khắc phục.

Hình 5: Hàm vlookup bị lỗi #NAME

Một lỗi #NAME xuất hiện khi bạn viết sai chính tả một hàm trong Excel, cho dù đó là
VLOOKUP hoặc một hàm khác như SUM. Nhấp vào ô VLOOKUP của bạn và kiểm tra kỹ
xem bạn có thực sự đánh vần chính xác VLOOKUP không.
3.2 TRONG QUÁ TRÌNH COPY CÔNG THỨC THAM CHIẾU BỊ THAY ĐỔI
Khi bạn copy hay di chuyển công thức, nếu bạn gặp phải lỗi #NAME, hãy nghĩ xem
công thức của bạn đã có những kí tự $ để khoá tham chiếu hay chưa.
VD: Thay vì viết V1:L6, bạn cần viết là $V$1:$L$6
3.3 CỘT ĐƯỢC THÊM HOẶC BỚT TRONG BẢNG TRA CỨU
Vấn đề khi xử dụng VLOOKUP mà chúng ta rất hay gặp đó là: thay đổi cấu trúc bảng
tính: thêm và bớt cột, khi thêm và bớt cột như vậy, VLOOKUP có tham số Col_index
không được cập nhật theo, gây nên lỗi #NAME.
Giải pháp cho trường hợp này: Sử dụng hàm INDEX và MATCH
4. Lỗi #REF! khi sử dụng VLOOKUP:
Nguyên nhân của lỗi #REF! :
Đối số col_index_num được cung cấp lớn hơn số trong cột table_array được cung
cấp.
Công thức cố gắng tham chiếu các ô không tồn tại. Điều này có thể do lỗi tham chiếu
khi Vlookup được sao chép vào các ô khác.
Hình 6: Lỗi #REF! khi sử dụng VLOOKUP
5. SỬ DỤNG HÀM IFERROR HOẶC ISERROR ĐỂ XỬ LÝ LỖI:
5.1 SỬ DỤNG VLOOKUP KẾT HỢP VỚI IFERROR, IFNA
Khi hàm VLOOKUP không thể tìm thấy giá trị trong bảng tra cứu, hàm này sẽ trả về
lỗi #N/A… Hàm IFERROR cho phép bạn bắt lỗi và trả về giá trị tùy chỉnh của riêng
bạn khi có lỗi.
Cú pháp:
=IFERROR(VLOOKUP(value, Table, Col_index, [Range_lookup]), < thông báo lỗi
>)

HÌnh 7: Xử lý lỗi VLOOKUP kết hợp IFERROR

Nếu bạn có giá trị tra cứu trong ô H2 và giá trị tra cứu trong một dải ô có tên bảng và
bạn muốn ô trống nếu không tìm thấy bảng tra cứu nào, bạn có thể sử dụng:
= IFERROR ( VLOOKUP ( H2 , B2:E9, 4 , FALSE ), "" )
Nếu bạn muốn trả lại thông báo “Not found” khi không tìm thấy kết quả phù hợp nào,
hãy sử dụng
= IFERROR ( VLOOKUP ( H2 , B2:E9, 4 , FALSE ), "Not found" )
Tương tự IFNA
Trong Excel 2013, hàm IFNA có sẵn để xử lý các lỗi #N/A cụ thể. Cú pháp sử dụng
giống như với IFERROR:
= IFERROR ( VLOOKUP ( H2 , B2:E9, 4 , FALSE ), "Not found" )

= IFNA ( VLOOKUP ( H2 , B2:E9, 4 , FALSE ), "Not found" )

5.2 SỬ DỤNG VLOOKUP KẾT HỢP VỚI ISERROR
Vì IFERROR chỉ được giới thiệu kể từ Excel 2007, nếu các bạn vẫn cần xử lý và làm
việc với những file Excel cũ hơn, thì hàm ISERROR sẽ giúp các bạn xử lý lỗi của
VLOOKUP. Cú pháp sử dụng như sau:
=IF( ISERROR ( VLOOKUP(…), thông báo lỗi ), VLOOKUP (…) )