Professional Documents
Culture Documents
ماهية التسيير الالكتروني للوثائق
ماهية التسيير الالكتروني للوثائق
الموضوع:
-ناجي مصطفى
رقم 01
-سعدي مختار
-لطرش يوسف
-بوسجرة أسامة ياسين
أستاذ المادة:
▪ خالصة
لم تعد المكتبات ومراكز المعلومات قاعات ورفوفا ترتب عليها الكتب والوثائق ،بل أصبحت
فضاء واسعا ال تحده الجدران ،ولم يعد البحث عن المراجع يقتصر على مراجعة قصاصات من
الورق تسمى الفهارس ،بل مداخل البحث اآللي باستخدام الحاسوب بالضغط على أقفال فتصطف
قائمة المراجع على شاشة متابعة مرتبة أبجديا ،ولم يعد القائم على المكتبة والوثائقي مجرد مكتبي
ينظم الكتب والوثائق على الرفوف ،ويقدمها للباحث أو القارئ حين يطلبها بل هو وثائقي متعدد
االختصاصات خاصة المشرف على المكتبة المدرسية الذي ينبغي أن يكون ملما بمبادئ كل
المواد الدراسية ،مطلعا على برامجها الرسمية ،عارفا بأساليب تدريسها وطرائق تعّلمها وتعليمها.
ونتيجة لهذه الثورة ،فإن تسيير الكم الهائل من المعلومات والوثائق قد تطلب بدون شك تغيي ار
جذريا ،وظهر ما يسمى بـ "التسيير االلكتروني للوثائق".
ومن خالل كل هذا تمحورت لدينا إشكالية رئيسية حول موضوع بحثنا والتي كانت:
ما هو مفهوم التسيير االلكتروني للوثائق؟ وماهي أهدافه؟ وماهي مكوناته وماهي •
أ
ماهية التسيير االلكتروني للوثائق المبحث األول:
هو الطريقة اآل لية للتسيير والترتيب والتخزين واألرشفة والبحث في مجال الوثائق.
كما يعرف التسيير االلكتروني للوثائق بأنه تغطية مجموع التقنيات التي تسمح بتسيير تدفق
الوثائق بالمؤسسة هذه التقنيات لها مهام اقتناء أو رقمنه الوثائق وتحويلها إلى شكل ال مادي
ألغراض تنظيم وتسيير وتكشيف وتخزين والبحث من اجل االسترجاع ومطالعة ومعالجة وبث
الملفات الرقمية أيا كانت طبيعتها.1
كما هو مجموع التقنيات التي تسمح وتتيح الوصول بكل سرعة وبأقل تكلفة ممكنة
للمعلومات والوثائق التي تسيرها المؤسسة أو تلك التي ترد إليها سواء كانت مؤسسة أو إدارة
فالتسيير االلكتروني للوثائق مطلوب والبد منه حيثما وجدت تضخم في الوثائق مثل :الوثائق
2
التقنية ،ملفات التامين.
كما هو نظام آلي informatiseلتسيير الوثائق وتصنيفها والبحث عنها .مثل :تحويل
الوثائق الورقية إلى رقمية أو تسيير حياة الوثائق وتدفقها.
إذا التسيير اإللكتروني للوثائق هو مجموعة من األدوات والتقنيات التي بواسطتها يمكن
ترتيب ،تسيير ،وحفظ الوثائق ،واسترجاعها من خالل جملة من تطبيقات اإلعالم اآللي في
إطار النشاط العادي للمؤسسة ،ونتيجة لهذا يمكن لموظف األرشيف مثال أن يصل إلى قيود
الوثائق في وقت قياسي قد يقدر بالثواني.
-بن السبتي عبد المالك .التسيير اإللكتروني للوثائق ،مجلة المكتبات والمعلومات ،مج .2ع ،2005 ،1ص.09 1
4
ماهية التسيير االلكتروني للوثائق المبحث األول:
هناك ارتباط بين مصطلح األرشفة اإللكترونية والتسيير اإللكتروني للوثائق حيث بدأت تقنية
األرشفة اإللكترونية" في حفظ األرشيف الوسيط والنهائي في المؤسسات العسكرية ثم تحولت
التسمية في منتصف الثمانينات من القرن العشرين إلى التسيير االلكتروني للوثائق وكانت الغاية
منها هي المعالجة اإللكترونية لألرشيف الجاري والوسيط والنهائي ،واعتمدت التقنية على نظام
مستخدم وعميل Client/Serverعبر نظام استغالل اينيكس UNIXونظام تسيير لقاعدة
بيانات ترابطية أو تقنية باستخدام برمجية أوراكل" "Oracleوشبكة محلية.
الحاجة الفعلية للنظام :تبرر الحاجة إلى نظام التسيير اإللكتروني للوثائق والمعلومات بوجود
رصيد وثائقي ذو أهمية علمية واستعمالية بالمؤسسة ،مع وجود استم اررية إلنتاج هذا الرصيد
على المستوى ،أو مصادر أخرى ،كما تبرر هذه الحاجة بوجود طلب على هذه الوثائق بشكل
-علوش ليندة ،عجال نورة ،آليات تسيير اال لكتروني للوثائق األرشيفية :دراسة ميدانية بمصلحة األرشيف لوالية مستغانم – أنموذجا 1
،مذكرة لنيل شهادة ماستر في علم المكتبات ،تخصص نظم المعلومات التكنولوجية الحديثة والتوثيق ،جامعة عبد الحميد بن باديس،
مستغانم ،2018 -2017 ،ص .79
5
ماهية التسيير االلكتروني للوثائق المبحث األول:
دائم ومستمر ،إلى جانب عدم مقدرة النظام التقليدي في تلبية احتياجات المستفيدين بالكيفية
المطلوبة ،إذ ال تدعو الحاجة إلى تبني نظام التسيير اإللكتروني للوثائق والمعلومات إذا كان
النظام اليدوي قاد ار على تأمين هذه االحتياجات في الوقت المطلوب ،وبالكيفية الالزمة.
توفر اإلرادة لدى المسؤولين والعاملين إلدخال النظام يتحقق هذا بوجود قناعة لدى
المسؤولين بأهمية الوثائق واألرصدة الوثائقية ،واطالعهم الكامل عن النظام ،وأهميته في توفير
العديد من الخدمات على مستوى المؤسسة ،وكذا دوره في توفير الحماية للوثائق والمعلومات.
تنظيم الوثائق ومعالجتها بالطرق التقليدية :وذلك بتطبيق القواعد الدولية في معالجة الوثائق
وحفظها ،مما يسهل مستقبال عملية إدخال نظام التسيير اإللكتروني للوثائق والمعلومات ،إذ ال
تنتظر من هذا النظام تعويض النقائص المسجلة في المصالح بالمؤسسات التوثيقية.
توفر اإلمكانيات المادية :نظ ار لما يتطلبه النظام من تجهيزات ،وبرمجيات وأدوات ووسائل
االتصال ،وموظفين ،ومصاريف مستمرة لتسييره ،فمن الضروري أن تخصص له االعتمادات
1
المالية الكافية.
توفر اإلطارات الكفأة :تحتاج عملية إدخال نظام التسيير اإللكتروني الوثائق والمعلومات إلى
توفر مختصين في اإلعالم اآللي من جهة ،ووجود مختصين
في علوم المعلومات والتوثيق ،بحيث يعمل الفريقين معا لتصميم النظام ،وتر کيبه،
وتحرييه ،إلى غاية التأكد من صالحيته الكاملة في التطبيق الميداني.
التوفيق في اختيار البرمجيات والتجهيزات :يتوقف نجاح النظام على قدرة مسؤولي المؤسسة
وخبرائها في انتقاء التجهيزات والبرمجيات الجيدة ،فال يقبل أن تغتر باألسعار الرخيصة في
6
ماهية التسيير االلكتروني للوثائق المبحث األول:
سبيل اقتناء تجهيزات وبرمجيات ال تحقق الحلول المنتظرة منها ،أو أن تشغل هذه التجهيزات
والبرمجيات لمدة معينة ثم تبدأ عيوبا في الظهور من حين آلخر ،أو قد تغطي عدد من
التطبيقات دون أخرى.
تحقيق المردودية المطلوبة من النظام :يجب على نظام التسيير اإللكتروني الوثائق
والمعلومات المعتمد أن يستجيب لتطلعات المؤسسية ،بما يحقق جميع الخدمات المنتظرة منه،
سواء ما يتعلق بالتحكم الجيد في حفظ المعلومات والوثائق ،أو توفير السهولة الكاملة في
ا سترجاعها وتوزيعها إلى المستفيدين ،أو القدرة على تغطية عدد معين من الطلبات في وقت
1
واحد.
المتابعة المستمرة للنظام عند تشغيله ووضع آليات لتطويره :يستدعي وجود نظام التسيير
اإللكتروني للوثائق والمعلومات إنشاء مصلحة متخصصة بالمؤسسة التوثيقية ،وظيفتها
األساسية هي المتابعة المستمرة للنظام ،وتسجيل جميع المالحظات المتعلقة بتشغيله ،واقتراح
بعض الحلول التي من خاللها يمكن معالجة الصعوبات التي تواجه المستفيدين من النظام عند
التعامل معه ،وقد يكون هذا اإلجراء أساس تطوير النظام.
7
أهداف ومزايا وهيكلة التسيير االلكتروني للوثائق المبحث الثاني:
لبناء مشروع تسيير إلكتروني للوثائق البد من وضع أهداف تتماشى مع المتطلبات
1
واإلمكانيات المتاحة ومن بين هذه األهداف نذكر ما يلي:
من خالل تقليص المساحات التخزينية واختزال حجم العمليات وكثافتها وضمان سالمة النسخ
األصلية وتقليص األخطار (سرقة حريق ،ضياع).
يمكن بث الوثائق والمعلومات داخل المؤسسة وبين مختلف المصالح من خالل الشبكة
المحلية (اإلنترانت) وتوظيف كثير من الخدمات ووسائل الشبكة العنكبوتية (االنترنت) باإلضافة
إلى أمن وتحسين إتاحة المعلومات والالمركزية المعالجة.
من خالل التحكم األمثل في طرق التسيير وتنوع أدوات المخرجات ،تحقيق عنصر األمن في
سياق نقل الوثائق من أماكن متعددة سواء من القرصنة أو في حال إرسالها أو استقبالها ،تقليص
آجال البحث وعملية اإلطالع والحفظ والوصول إلى المعلومات عبر معايير بحث متعددة.
-غرارمي وهيبة ،تكنولوجيا المعلومات في المكتبات ،الجزائر :ديوان المطبوعات الجامعية, 2012 ،ص ص). (240 - 241 1
8
أهداف ومزايا وهيكلة التسيير االلكتروني للوثائق المبحث الثاني:
من خالل تشجيع العمل الجماعي تقاسم المعلومة إذا يمكن فحصها من قبل عدد كبير من
المستخدمين في وقت واحد ،تيسير سبل التعاون واالتصال ألغراض التبادل.
إن إنشاء نظام التسيير اإللكتروني للوثائق بالمكتبات والمؤسسات التوثيقية لم ياتي من العدم
بل يوجد من وراء ذلك دوافع وأسباب أهمها:
▪ االنفجار المعلوماتي وما صاحبه من تزايد الوثائق مما أدى إلى صعوبة التحكم بها.
▪ المشاكل التي تعاني منها أساليب الحفظ التقليدية.
-غزال عادل ،التسيير اإللكتروني للوثائق ،الجزائر :دار األلمعية للنشر والتوزيع ،2012ص .42 1
9
أهداف ومزايا وهيكلة التسيير االلكتروني للوثائق المبحث الثاني:
ال يمكن الحديث عن نظام التسيير اإللكتروني للوثائق دون أن نتعرض إلى هيكلة النظام
العامة التي يجب أن تتوفر ،والتي ينشأ فيها النظام ،وهذه الهيكلة تتمثل في العناصر التالية:
➢ شبكة إعالم آلي وأدوات اتصال ،وتحويل الملفات والمراسالت المحلية ،وهناك شبكات
خارجية لها العديد من التطبيقات مثل المراسالت العمومية والولوج إلى قواعد
المعلومات الخارجية وغيرها.
➢ تشکيالت من التجهيزات والبرمجيات المسماة بالموزعات ،ويتمثل هدفها في تقديم
خدمات للمستفيدين ،كخدمات الطباعة ،وحفظ المعلومات ،ومعالجة النصوص،
وتطبيقات اإلعالم اآللي ،وقواعد المعطيات.
➢ مناصب عمل عامة أو متخصصة مجهزة بمختلف األدوات التي تمكن الموظف أو
المستفيد من محاورة النظام.
10
خالصة
وفي ختام بحثنا هذا خلصنا إلى أن نظام التسيير اإللكتروني للوثائق الجيد الذي يتيح
الفرصة للمستفيد من النظام بالوصول إلى المعلومات التي يريدها بالدقة المطلوبة وفي وقت
قياسي مع الحفاظ على جميع المواصفات الخاصة بالوثائق والمعلومات ولهذا فإن نظام
التسيير اإللكتروني أصبح أكثر من الضرورة داخل مراكز األرشيف إذ لم نقل واجب.
11
قائمة مصادر والمراجع
.1بن السبتي عبد المالك .التسيير اإللكتروني للوثائق ،مجلة المكتبات والمعلومات ،مج.2
ع.2005 ،1
.2علوش ليندة ،عجال نورة ،آليات تسيير ال لكتروني للوثائق األرشيفية :دراسة ميدانية
بمصلحة األرشيف لولية مستغانم – أنموذجا ،مذكرة لنيل شهادة ماستر في علم
المكتبات ،تخصص نظم المعلومات التكنولوجية الحديثة والتوثيق ،جامعة عبد الحميد بن
باديس ،مستغانم.2018 -2017 ،
.3غرارمي وهيبة ،تكنولوجيا المعلومات في المكتبات ،الجزائر :ديوان المطبوعات الجامعية،
.2012
.4غزال عادل ،التسيير اإللكتروني للوثائق ،الجزائر :دار األلمعية للنشر والتوزيع .2012