Insediamento di CONGO BRANCH

Doc.N.

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COMMUNICATION PROCEDURE ON HSE

Communication sur l’HSE

17/12/18
2 Terza Emissione
12/10/14
1 Seconda Emissione
24/01/14
0 Prima Emissione
REV. DESCRIZIONE DATA RENCO CONGO RENCO
Description Date
BRANCH MANAGER HSE DEPARTMENT

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TABLE OF CONTENTS

1 PURPOSE 4

2 FIELD OF APPLICATION 4

3 RESPONSIBILITIES 4
BRANCH MANAGER 4

HSE MANAGER 4

EMPLOYEE 5

SUBCONTRACTORS 5

4 COMMUNICATION SYSTEM 5

5 COMMUNICATION OF PROCEDURES 6

6 COMMUNICATION OF HSE INFORMATION WITHIN THE ORGANIZATION 7

6.1 Safety Alerts 7

6.2 Cross project Meetings 8

6.3 Periodical Message of Top Management 8

7 DAILY INVOLVEMENT OF THE WORKFORCE 9

7.1 Direct Communication 9

7.2 HSE Meetings 9

7.3 Anomaly System 10

SOMMAIR

1 OBJECT
5

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2 CHAMP D’APPLICATION 5

3 RESPONSABILITES 5
DIRCTEUR DE LA SUCCURSALE 5

MANAGER HSE 5

EMPLOYES 6

SOUS-TRAITANTS 6

4 SYSTÈME DE COMMUNICATION 6

5 COMMUNICATION DES PROCEDURES 7

6 COMMUNICATION DES INFORMATION HSE AU SEIN DE L’ORGANISATION 8

6.1 Alertes de sécurité 8

6.2 Cross project Meetings 9

6.3 Message périodique Top Management 9

7 L’IMPLICATION QUOTIDIENNE 10
7.1 Communication Directe 10

7.2 Reunions HSE 10

7.3 Systemed’anomalies

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1 PURPOSE
This procedures constitutes the ground on which to
base the modalities and actions for communication in
term and matter of HSE, in order to allow the safety
message to be consistent and to be easily received
and applied by all personnel.
1 OBJECT
Cette procédure constitue la base sur laquelle sont
fondées les modalités et les actions de communication en
matière et importance HSE, de permettre la cohérence
du message afin qu’il soit facilement reçu et appliqué par
l’ensemble du personne.

1 FIELD OF APPLICATION 2 CHAMP D’APPLICATION

This procedures is applicable to all personnel and cette procédure est applicable à tout le personnel des
resources operating in Renco Congo and address ressources d’exploitation de Renco CONGO et de tous les
SubContractor working under Renco responsibility sous-traitants travaillant sous la responsabilité de RENCO.

2 RESPONSIBILITIES 7 RESPONSABILITES

BRANCH MANAGER DIRCTEUR DE LA SUCCURSALE

 Ensure that present procedure is applied.  S’assure que la présente procédure soit
appliquée
 Is responsible to put in place all necessary
resources in order to allow the  Il est responsable de mettre en place toutes
implementation and keeping of a good les ressources nécessaires afin de permettre
communication system la mise en œuvre et de maintenir un bon
système de communication.
 He is responsible to be informed of all
relevant communications regarding HSE  Il est responsable d’être informé de toutes les
communications pertinentes concernant
 He is responsible to evaluate, together with
l’HSE
HSE manager, all means of
communication, their efficacity and  Il est responsable d’évaluer en collaboration
eventually implement new ones avec le manager HSE, tous les moyens de
communication, leur efficacité et
HSE MANAGER
éventuellement en mettre d’autres en place.
 He is responsible for the implementation of
MANAGER HSE
the present procedure
 Il est responsable de la mise en place de la
 He is responsible to put in place the
présente procédure.
communication methods.
 Il est responsable de mettre en place les
 He is in charge to ensure that all the

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communications in HSE matter are done
with the aim of making them effective and
acquired by the personnel and workforce
 He is responsible to keep track and records
of communications in HSE matter and
make them available to all
EMPLOYEE
 They are responsible to be involved in
Safety Communication, receiving
information by all the means provided by
Renco
 They have the right to access to all relevant
informations about Safety
SUBCONTRACTORS
 They are responsible to receive all
communications provided by Renco, when
working under direct Renco Responsibility.
3 COMMUNICATION SYSTEM
HSE Communications is that process that address
the information regarding Health, Safety and
Environment and the way it is acquired and shared,
both in relation with the actors and in relations with
means verbal and written.
The communication in HSE matters addresses
several processes:
 Communication of the HSE procedures
 Communication of HSE news
information to the employee
 Daily involvement and participation of
Employee in the HSE management
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méthodes de communication.
 Il est chargé de veiller à ce que toutes les
communications en matière HSE soient
faites, dans le but de les rendre efficaces et
acquises par le personnel et la main d’œuvre.
 Il est responsable du suivi et documents de
communication en matière HSE et de les
rendre accessibles à tous.
the EMPLOYES
 Ils ont la responsabilité d’être impliqués dans la
communication de la sécurité, de recevoir des
informations par tous les moyens prévus par
Renco.
 Ils ont le droit d’accéder à toutes les informations
pertinentes sur la sécurité.
SOUS-TRAITANTS
 Ilssontresponsables de recevoir toutes les
communications prévues par Renco, quand ils
travaillent sous la responsabilité directe de
Renco.
8 SYSTÈME DE COMMUNICATION
La Communication HSE est le processus qui traite des
informations sur la santé, la sécurité et l’Environnement
et la manière dont elles sont acquises et reçues
personnellement et par des moyens verbaux et écrits.
La communication en matière d’HSE traite de plusieurs
processus:
and  Communication des procédures HSE
 Communication des nouvelles et informations
HSE à l’employé
 L’implication quotidienne et la participation des
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The communication system is summarized but not Employés en gestion HSE

limited to the content reported in the ANNEX 1
Le système de communication est résumée mais ne se
limite pas au contenu présentés dans le tableau en
ANNEX 1
4 COMMUNICATION OF
PROCEDURES
Renco holds and maintains a HSE management
9 COMMUNICATION DES
system with the aim of ensuring an overall and PROCEDURES
continuous respect of the Health and Safety of its
Renco détient et maintient un système de gestion HSE
employee and Environment in which perform the
dans le but d’assurer un respect total et continu de la
work. With this HSE system Renco is committed to
santé et sécurité de ses employés et de l’environnement
respect and accomplish the international standards
dans lequel le travail est effectué. Avec ce système
regarding HSE.
HSE Renco s’engage à respecter et à accomplir les
The procedure which are part of the HSE normes internationales en matière d’HSE.
Management System are issued by HSE
La procédure qui fait partie du système de gestion HSE
department with the support of the other Divisions
est émise par le département HSE avec le soutien des
involved and with final approval of General Director
autres divisions concernées et avec l’approbation finale
(Branch Manager).
du Directeur Général (Directeur de la succursale).
Renco requires all its personnel shall be provided
Renco veut que tout le personnel soit au courant des
with the information of the procedure, on their
informations des procédures, des modifications
issuing and every modification and update.
apportées et de la mise à jour de ces dernières.
In order to let employee make confident with the
Afin de permettre à l’employé d’avoir une idée sur les
procedure, All are made available for consultation
procédures. Pour toute consultation, elles sont toutes
on the RENCO INTRANET.
mises à disposition sur le site RENCO INTRANET.
Address:
A l’ adresse ci-après:
Z:\HSE RENCO\01 INTRANET
Z:\HSE RENCO\01 INTRANET
Additionally, when a procedure is issued an email is
En outre, quand une procédure est publiée un mail est
sent to all personnel with the information and
envoyé à tout le personnel avec l’information et le fichier
electronic file of procedure. In the same way an
électronique de la procédure. De la même manière, un
email is sent when a procedure is updated and
mail est également envoyé quand une procédure est
reviewed.
mise à jour ou revue.
The email is sent to congoutenti@renco.it, thus
Cet e-mail est envoyé congoutenti@renco.it, il est reçu
being received by all the personnel working in
par l’ensemble du personnel travaillant à Renco
Renco Congo owning an email address of the
CONGO possédant une adresse e-mail de l’entreprise.
company.
Les Procédures HSE sont fréquemment discutées et
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HSE Procedures are also frequently discussed and
illustrated during the Safety Meetings.
All personnel are required to be familiar with the
general procedures and the procedures regulating
their discipline
illustrées au cours des réunions de sécurité.
Tout le personnel est tenu à se familiariser avec les
procédures générales et toutes procédures régissant
leur discipline.
Communication des informations HSE au sein de
l’organisation

5 COMMUNICATION OF HSE
INFORMATION WITHIN THE
10 COMMUNICATION DES
ORGANIZATION
INFORMATION HSE AU SEIN DE
Renco has implemented a system of delivering all
L’ORGANISATION
relevant HSE information within his whole
Renco a mis en place un système de prestation de
organizations.
toutes les informations pertinentes HSE dans toutes ses
These HSE informations can address many aspects organisations.
of HSE management, among which can be
Ces informations HSE peuvent aborder la gestion HSE
included:
de plusieurs aspects, parmi lesquels peuvent inclure:
 Notices of Incidents happened in a
 Avis et les incidents qui peuvent se produire
particular project or construction site
lors d’un projet ou d’une construction sur site.
 Overall Performances in HSE of the
 Performances globales HSE de l’Entreprise
compay
 Principaux problèmes dans la gestion HSE ou
 Main problems in the HSE management or
dans le processus du travail/ exploitation et les
in working process/operation and solutions
solutions trouvées.
found.
 Changements dans les organisations HSE de
 Changes in HSE organizations of Renco
Renco
 Any other relevant information that needs to
 Toute information pertinente qui doit être
be known
connue

In order to achieve these objectives suitable solution

Afin d’atteindre ces objectifs, des solutions adaptées ont
have been found as means of communication
été trouvées comme moyens de communication.
5.1 Safety Alerts
2.1 Alertes de sécurité
Safety Alerts are messages implemented, issued
Les alertes de sécurité sont des messages mis en
and shared within the workforce in regards of any
œuvre, émis et partagés au sein de la main d’œuvre
incident/accident/near miss happened during work
concernant chaque incident/accident/near survenu lors
in which Renco has been involved.
des travaux auxquels RENCO est impliqué.
Safety Alert usually bring a description of the event
Habituellement l’alerte de sécurité apporte une
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with en explanation on the causes and the
description of correctives actions to be taken in
these cases.
The scope of the Safety Alert is to share with
personnel the event and what to do and not to do in
order to avoid the reoccurrence.
Therefore Safety Alerts can come from Renco, but
also from the Client with which Renco is working.
Safety Alerts are shared within the workforce with
different means, for example by posting them in the
Panel Boards inside the Construction sites,
discussed in the Periodical Meeting or
Electronical means (by emails, posted in the Intranet,
ecc
5.2 Cross project Meetings
These particular meetings are held periodically
within Renco Organisation with the scope to arise
knowledge in HSE matter in a coordinated way.
HSE information are shared in meeting with
attendants coming from different projects and sites
in order to make the responsible of HSE aware of
the HSE situation and management of another
project and also make them provide and take
suggestions, examples or lessons to and from other
experiences.
Cross Project Missing are organized by Renco
periodically on the base of an agree calendar and
are held in the Headquarter, also including electronic
means of communications (like videocalls) to involve
Persons of different locations and country.
5.3 Periodical Message of Top
Management
The organization of Renco include the maximum
involvement of Top Management in the HSE
Management and commitment to raise the HSE
standards and Performance.
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description de l’évènement avec une explication des
causes et la description des actions correctives à
prendre dans ces cas.
Le but de l’alerte de sécurité est de partager avec le
personnel de l’événement de ce qu’il faut et ne pas faire
afin d’éviter que cela se reproduise.
Cependant les alertes de sécurité peuvent provenir de
Renco mais aussi du client avec qui Renco travaille.
Les alertes de sécurité sont inculquées à la main d’œuvre
par différents moyens, par exemple en les affichant sur
des tableaux dans le site de construction et en en
by discutant durant les réunions périodiques ou par des
moyens électroniques (par mail, intranet etc…)
2.2 Cross project Meetings
Ces réunions particulières sont organisées
périodiquement dans l’organisation Renco avec pour
but d’apporter des connaissances de manière
coordonnée.
Les informations HSE sont partagées lors de ces
réunions avec des préposés venant des projets et sites
différents. Afin de mettre le responsable HSE au
courant de la situation et la gestion HSE d’un autre
projet et également les aider à fournir et à prendre des
suggestions, des exemples ou des leçons venanat des
expériences des autres.
Les points manquants du projet sont périodiquement
organisés par Renco sur la base d’un calendrier d’accord
et ont lieu à la maison mère, ceci comprend également
des moyens de communication électroniques (comme les
appels video) pour ainsi impliquer les personnes de
differentes zones et pays
2.3 Message périodique Top Management
L’organisation de RENCO, comprend la participation
maximale du top Management dans la gestion HSE et
dans l’engagement de celui-ci d’élever le niveau et la
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Therefore periodically Top Management, in the
person of General Director or his nominee, address
directly to all the Workforce presenting all relevant
informations on HSE, mainly presenting the overall
performance of the company and illustrating the
situation, the plans and the improvement to put in
place
6 DAILY INVOLVEMENT OF THE 3 L’IMPLICATION QUOTIDIENNE
WORKFORCE La participation du personnel à l’information HSE est un
The participation of personnel in the
information is a key factor to improve the HSE
performance and to increase the standard of
protection during the operative phases of the work.
Throughout this involvement are
enhancement activities that let the
improving several processes, in particularly HSE
processes. In the participation process are involved
all workers and in general all HSE interested parties
(for example site sub-contractor companies, visitors,
etc..)
6.1 Direct Communication
Direct communication is the main mean of involving
personnel in the sharing of HSE aspects of Job,
therefore Renco Policy encourages all personnel to
share the HSE issue while working, speaking to
their rapresentatives and to their collegues.
All degraded and unsafe situations shall be
immediately and directly communicated by the
workers to their direct supervisors and to the HSE
supervisor present on the site in order to be put in
place the due measures to eliminate the risks and
restore the Safety conditions of the work
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performance HSE.
Par conséquent le top Management, en la personne du
Directeur Général ou de la personne qu’il aura nommée
adresse régulièrement à toute la main d’oeuvre
l’ensemble des informations pertinentes sur l’HSE, plus
précisement la performance globale de l’entreprise et
illustrant la situation, les plans et les améliorations à
mettre en place.
HSE facteur clé pour améliorer la performance HSE et à
accroitre le niveau de protection pendant les phases
opérationnelles du travail.
Tout au long de cette implication sont introduites des
activités d’amélioration qui permettent à l’entreprise
inducted
d’ameliorer plusieurs processus, particulièrement toutes
company
les procedures HSE. En général, dans le processus de
participation sont impliqués tous les travailleurs de
sable et toutes les parties HSE (par exemple: les sous-
traitants, visiteurs, etc…).
3.1 Communication Directe
La communication directe est le principal moyen
d’impliquer le personnel dans le partage des aspects
HSE, donc la polique RENCO encourage tout le
personnel de partager la question HSE tout en
travaillant et en parlant à leurs représentants et
collègues .
Toutes les situations dégradées et dangereuses doivent
être immédiatement et directement communiquées par
les travailleurs à leurs superviseurs et au superviseur
HSE présent sur le site en mettant en place les mesures
necessaires afin d’éliminer les risques et ainsi restaurer
les conditions de sécurité de travail
3.2 Reunions HSE
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6.2 HSE Meetings
Involvement of personnel is also granted by the
participation of the workforce throught
rapresentatives to the HSE dedicated periodical
meeting, held by HSE Responsible, in which they
will get in contact with all plans of works, HSE
programs and HSE information regarding the
activities
Safety Meeting with personnel are important way of
communication with personnel in HSE matter.
Safety meetings come in different ways, such as
toolbox meeting before the start of operations,
Weekly meetings, monthly meetings, dedicated
safety meetings, and so on
The aim of meeting is to obtain the involvement of
the workforce in the safety issues and information,
personally or through their representatives or
supervisor.
The meeting usually have the scope of:
 Induct the personnel on the risk, according
to the riskassessment of the activities.
 Present the activities and the way to carry it
out, illustrating the measures to take to
prevent incident/accidents
 Illustrate all other informations as above
described.
The HSE Manager is responsible to keep track of
attendants and record the minute of meetings in HSE
documents
6.3 Anomaly System
Additionaly a specific system of Anomaly Card has
been implemented to report the unsafe and
degraded situations and on the other side the good
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L’implication du personnel est également accordée par
la participation de la main d’oeuvre et par leurs
représentants aux reunions périodiques tenues par le
responsable HSE, au cours desquelles ils rentreront en
their
contact avec tous les plan d’ouvrage, les programmes
HSE et les informations concernant les activités HSE.
Les reunions de sécurité avec le personnel sont
d’importants moyens de communication avec le
personnel en matière HSE.
Les reunions de sécurité se font de différentes
manières, telles que le TOOL BOX avant le début des
opérations,des reunions hebdomadaires, les reunions
mensuelles, reunions dédiées à la sécurité et ainsi de
suite.
L’objectif de la reunion est d’obtenir la participation de la
main d’oeuvre sur les questions de sécurité et
d’informations personnellement ou par le biais de leurs
représentants ou superviseurs.
Les reunions ont généralememnt pour but de:
 Prévenir le personnel sur le risque selon
l’évaluation du risque des activités.
 Presenter les activités et la manière de les
realizer, illustrant les mesures à prendre pour
prévenir les incidents/accidents
 Illustrer toutes autres informations décrites ci-
dessus
Le Manager HSE est responsable de garder une trace
des préposés et d’enregistrer les minutes des reunions
dans les documents HSE
3.3 Système d’Anomalies
En outre un système spécifique des fiches d’anomalies
a été implémenté pour reporter les situations
dangereuses et dégradées d’une part et de l’autre les
comportements et bonnes pratiques en terme de
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practices and behavior in term of Safety. sécurité.

All personnel is granted the opportunity to have Tout le personnel a la possibilité d’avoir accès à une
access to anomaly card and therefore the fiche d’anomalies et de ce fait signaler toutes les
opportunity to signalize all concerning situations situations concernant la sécurité et d’autre part les
about safety and on the other hands signalize a bonnes pratiques.
particularly good practice.
Les fiches d’anomalies seront collectées par le Manager
HSE qui se chargera de les enregistrer dans le
Anomaly Card will be collected by HSE Manager
spécifique plan d’action et de mettre en place toutes les
who will be in charge to record them in the specific
action plan and put in place all necessary actions to actions nécessaires pour rétablir la sécurité en faisant le
restore the safety regarded the reported anomaly report d’anomalies et de répéter les bonnes pratiques
and to track and repeat the good actions in similar dans des pareilles situations
situations

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ANNEX 1 - TABLE OF COMMUNICATION

Area Type Responsable Addressee Mean

Branch HSE Branch
All Renco Intranet
Procedures and Policies

Procedures Manager
Posters and
HSE Branch Information
Renco Policies All
Manager Desks
Induction
Induction
Periodical
All Project
Meeting
Project HSE Project HSE Workers
Internal
Procedures Manager
Training
Subcontractor
Direct
Comunication
Renco HSE
General Director / Yearly Direct
Performances and All
Branch Manager Communication
Objectives
Organisation

Incident share of HSE Branch

All Safety Alert
experience Manager
HSE
HSE Branch Project HSE Cross Project
communication
Manager Managers Meeting
inter Project
HSE Branch All
Change in the Direct
Manager / Concerned
organization Communication
General Director Positions
HSE Branch
HSE Management

Induction
Involvement and
Partecipation in

Communication Manager
All Periodical HSE
on the risks Project HSE
Subcontractor Meeting
related to the job Manager
Daily Toolbox
Work Responsible
Project HSE Direct
Communications Managers All Communication
on HSE matter HSE Officers Subcontractor Periodical HSE
Work Supervisors Meeting
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Branch HSE
Manager
Anomaly and
Improvement and Project HSE
All Initiative
non conformance Managers
System
PM and
Supervisors

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